Werken op afstand was een reddingslijn tijdens de pandemie. Maar nu de wereld zich herstelt van een aantal jaren van sociale afstand, keren meer mensen terug naar kantoor. Werken op afstand is goed voor de balans tussen werk en privé en het welzijn van werknemers. Maar af en toe persoonlijk vergaderen heeft ook voordelen. Als je er nog niet klaar voor bent om een terugkeer naar 100% fulltime persoonlijk werk verplicht te stellen, dan is een hybride werkbeleid misschien precies wat je nodig hebt. ✅
Steeds meer organisaties omarmen een hybride werkbeleid om de kloof te overbruggen tussen de wens van werknemers naar flexibele werkregelingen en de behoefte van het management om persoonlijk contact te hebben. Met hybride werk sta je het team toe om een mix te doen van remote en in-office dagen, meestal volgens een vooraf bepaald schema.
Hybride werk is een nieuw terrein voor de meeste managers en HR-professionals, dus als je nog niet eerder een beleid voor hybride werk hebt geschreven, maak je dan geen zorgen.
In deze gids geven we een overzicht van de sleutelcomponenten van een hybride beleid en delen we een lijst met hulpmiddelen die je kunnen helpen bij het opstellen van een effectief beleid voor je hybride team.
Inzicht in Hybride werkbeleid
Een hybride werkbeleid is een schriftelijk kader dat beschrijft hoe je organisatie een evenwicht vindt tussen persoonlijk werk en werk op afstand. Deze documentatie geeft werknemers de flexibiliteit om in uw kantoorruimte te werken voor persoonlijke samenwerking of op afstand vanuit hun eigen ruimte kantoor aan huis . 🏡
Maar moet iedereen op hetzelfde tijdstip naar kantoor komen? Of mag iedereen zijn eigen werktijden instellen? Hybride werk is ongelooflijk flexibel en open voor interpretatie, dus het is een goed idee om het te documenteren zodat alle leden van het team op dezelfde pagina staan.
Deze documenten zijn echter lastig omdat elke organisatie flexibel werken anders benadert. Het beleid van het ene bedrijf staat werknemers misschien toe om een paar dagen per week op afstand te werken, terwijl een ander bedrijf misschien regelingen aanbiedt waarbij werken op afstand de norm is en ze alleen op locatie vergaderen als dat nodig is.
Hybride werkafspraken zijn ook lastig omdat ze een andere managementaanpak vereisen. In plaats van persoonlijk contact om ervoor te zorgen dat de leden van het team productief zijn, moet je een resultaatgerichte aanpak omarmen die zich meer richt op de prestaties en output van werknemers.
Stem zakelijke doelen op elkaar af, houd de voortgang bij, voer vergaderingen voor projectmanagement en werk efficiënt samen, ongeacht uw locatie, met ClickUp Remote Team Project Management Software
Dit is zeker een andere manier van doen. Maar door te focussen op echte productiviteit kunnen werknemers hun eigen werkschema's beheren, waardoor hun autonomie, betrokkenheid en werktevredenheid toeneemt . Alleen al de afwezigheid van micromanagement kan wonderen doen voor de bedrijfscultuur en het behoud van personeel. 🤩
Zorg ervoor dat je rekening houdt met de juridische implicaties wanneer je een beleid voor hybride werk opstelt. Het moet voldoen aan alle arbeidswetten, vooral die met betrekking tot werktijden, parttime en fulltime werkstatus en regelingen voor werken op afstand voor mensen met een handicap.
Je moet ook rekening houden met:
- Duur van de werkdag
- Overwerk
- Belastingverplichtingen, vooral voor werknemers op afstand in andere staten of landen
- In aanmerking komende werknemers
Leg bij twijfel je hybride werkschema en beleid voor aan de juridische afdeling om er zeker van te zijn dat alles in orde is.
Sleutelcomponenten van een Hybride werkbeleid
Elke organisatie doet hybride werk op een andere manier, maar je moet ten minste deze onderdelen opnemen in je beleid voor hybride werk:
- Geschiktheidscriteria: Bepaal welke posities in aanmerking komen voor werken op afstand. Invoer van gegevens is bijvoorbeeld zeer geschikt voor hybride werk, terwijl het bijna onmogelijk is om klantgerichte taken vanuit huis te doen. Je hebt ook duidelijke richtlijnen nodig voor aanvaardbare locaties om op afstand te werken. Je kunt eisen dat je team een thuiskantoor heeft dat voldoet aan bepaalde privacy- of veiligheidsnormen
Plan, organiseer en werk samen aan elk project met ClickUp-taaken
- Werkuren: Flexibiliteit is geweldig, maar soms moet iedereen tegelijkertijd online zijn voorgezamenlijk werk en vergaderingen van teams. Specificeer je werkschema in het beleid, inclusief werktijden en dagen van de week waarop ze verwacht worden persoonlijk te komen. Wordt er bijvoorbeeld van werknemers verwacht dat ze beschikbaar zijn tijdens standaard kantooruren, of is er ruimte voor flexibiliteit zolang ze hun werk maar Nog te doen hebben?
- Communicatierichtlijnen: Document dathulpmiddelen voor werken op afstand je gaat gebruiken om in contact te blijven. Populaire opties zijn onder andere Slack, Zoom, Teams van Microsoft enClickUp. Stel verwachtingen op voor responstijden en het juiste gebruik van video- versus messagingconferenties 💻
- Productiviteitsmetingen: Bij hybride werk worden werknemers meestal niet beoordeeld op basis van het aantal werkuren, maar op basis van hun prestaties. Daarom moet je beleid voor hybride werk ook prestatiemetingen voor werknemers vastleggen. Ontwikkel een systeem voor regelmatige check-ins en één-op-één vergaderingen om ervoor te zorgen dat werknemers hun targets halen en de ondersteuning krijgen die ze nodig hebben
Een Hybride werkbeleid implementeren
Een hybride werkbeleid is niet iets dat je zomaar aan je team moet opleggen. Volg deze stappen om met succes een hybride werkbeleid te implementeren dat je team gelukkig, evenwichtig en productief houdt. 🧘
Ontwikkel het beleid
Zelfs als je al een onofficieel hybride werkbeleid hebt, is het een goed idee om een stapje terug te doen en te beoordelen of alles werkt. Als u geen beleid hebt, evalueer dan uw huidige werkomgeving om te bepalen welke vorm van hybride werken het beste zou werken.
Dit is je kans om een aangepast hybride werkmodel te creëren. In plaats van andere voorbeelden van hybride werkbeleid te volgen, kunt u iets creëren dat het beste past bij de manier waarop uw organisatie werk benadert. 📝
Dit voorlopige abonnement moet de structuur van de hybride werkregeling schetsen, inclusief werktijden, locaties en flexibele werkopties. Werk intern aan het beleid om het zo zuiver mogelijk te krijgen en controleer of het in overeenstemming is met wettelijke normen en HR-richtlijnen.
Krijg de steun van het management
Dit is het belangrijkste. Het hogere management, de C-suite of de raad van bestuur moet het beleid voor hybride werk goedkeuren. De kans is groot dat ze feedback hebben over je abonnement, dus wees niet bang om terug te gaan naar de tekentafel tot het perfect is. Hoe meer het management je hybride werkbeleid ondersteunt, hoe soepeler de uitrol zal verlopen.
Communiceer met werknemers
Zodra de hogere leidinggevenden het eens zijn over het hybride beleid, is het tijd om het abonnement te delen met de werknemers. In plaats van "Hey, we hebben een totaal nieuwe werkregeling!" eruit te flappen op Slack, kun je beter wat meer finesse aan de dag leggen. Dit is een grote verandering, vooral als je altijd op afstand hebt gewerkt, dus maak een doordachte communicatie abonnement voor het aankondigen van het nieuwe hybride beleid. 📣
Stuur een bedrijfsbrede e-mail met gedetailleerde informatie over het beleid, inclusief de volledige tekst en opsommingstekens. Werknemers zullen begrijpelijkerwijs veel vragen hebben, dus overweeg om proactief sessies met vragen en antwoorden in te plannen om eventuele zorgen weg te nemen.
Implementeer het beleid
U hebt de nodige infrastructuur nodig om ervoor te zorgen dat hybride werken, nou ja, werken. Je hebt waarschijnlijk een VPN nodig en communicatietools zoals Slack of Zoom die zowel op afstand als op kantoor werken.
Werk samen aan ideeën en maak verbluffende documenten of wiki's met geneste pagina's en aangepaste opmaakopties voor stappenplannen, kennisbanken en meer
Overweeg om uw werk in één alles-in-één document te bundelen hybride software voor werk oplossing zoals ClickUp zodat werknemers toegang hebben tot alles, ongeacht waar ze werken. ✨
Pas aan terwijl u werkt
Hybride werk is voor sommige bedrijven een nieuw concept. Het implementeren van een radicaal nieuw beleid als dit zal waarschijnlijk op een paar problemen stuiten. Beoordeel regelmatig de effectiviteit van uw hybride model en pas het aan op basis van feedback van het team en de behoeften van de business.
Hybride werkbeleid in de context van Human Resource Management
Hybride regelingen zijn moeilijker te realiseren dan volledig op afstand of alleen op locatie werken.
Dus waarom zou je überhaupt voor hybride gaan? 🤷
Het korte antwoord is dat werknemers hybride werk willen.
Een hybride werkbeleid heeft een grote invloed op uw vermogen om goede werknemers te werven en een gezonde werkcultuur op te bouwen. Werkzoekenden van nu hechten waarde aan flexibiliteit en evenwicht tussen werk en privé, en een hybride werkbeleid is een enorm verkoopargument. 🙌
Bovendien richt de hybride cultuur zich meer op de output en autonomie van werknemers, wat leidt tot een grotere betrokkenheid van werknemers - een must voor het behoud van personeel op de lange termijn.
Hulpprogramma's voor werknemers (EAP's) werken ook goed samen met het beleid voor hybride werken. Je kunt je EAP's aanpassen aan de unieke uitdagingen van telewerkers en hybride werknemers, zoals isolement, evenwicht tussen werk en privé en zelfs de ergonomie van het thuiskantoor.
EAP's kunnen middelen en hulpmiddelen bieden om werknemers te helpen zich aan te passen aan uw hybride werkmodel, zoals workshops over tijdbeheer en productiviteit, die een directe invloed hebben op de prestaties van werknemers.
Integratie van training en ontwikkeling van werknemers in hybride/ Beleid voor telewerken
Zorgvuldig communiceren over de overstap naar een hybride installatie is geweldig, maar als je echt wilt dat je werknemers slagen, train ze dan. Je team zal niet altijd bij elkaar zijn, dus het is belangrijk om een stapje extra te zetten en je team professionele ontwikkeling aan te bieden, ongeacht waar ze werken.
Zo zullen sommige werknemers waarschijnlijk baat hebben bij technologische training. Niet iedereen is handig met tools zoals Microsoft Teams of Slack. Een paar trainingssessies zullen zowel jou als je werknemers helpen om meer waarde te halen uit de tools waar je al voor betaalt. 🛠️
Houd de status van projecten en taken inzichtelijk met de tool voor projectmanagement van ClickUp
Naast technologie is voortdurende ontwikkeling van vaardigheden een geweldige manier om de prestaties en motivatie van werknemers in een hybride omgeving te stimuleren. Voorbeeld projectmanagement met deze training blijven uw PM's op de hoogte van de nieuwste strategieën voor het beheren van winstgevende projecten.
De meeste managers zijn nieuw in het managen van hybride teams, dus verplicht al je leiders om een gespecialiseerde training te volgen over hybride management best practices. Veel leiders zijn bekend met de "konten in zetels" managementstijl, die het succes van een hybride team alleen maar zal doen ontsporen.
Regelmatige training zorgt ervoor dat het management zich meer op zijn gemak voelt met de hands-off hybride aanpak, ondersteunt de autonomie van medewerkers en een verschuiving naar prestatiegerichtheid werkbeheer .
Bonus: Software voor het plannen van kantoorruimte !
Hulpmiddelen bij het maken Hybride werkbeleid
Het maken van een hybride werkbeleid kost normaal gesproken een paar documenten, spreadsheets en krabbels op servetten. Daarom gebruiken bedrijven ClickUp om in recordtijd een hybride werkbeleid op te stellen, te delen en te implementeren. 🏎️
Ontdek ClickUp om uw projecten te beheren met de kracht van ClickUp AI, 15+ weergaven en Taak-taak automatiseringen
ClickUp is veel meer dan een hulpmiddel voor werk op afstand . Het is een oplossing voor hybride werk, ontworpen voor het inzetten en efficiënt beheren van een hybride personeelsbestand, of ze nu op kantoor zijn of kilometers van elkaar verwijderd.
Centraliseer communicatie, Taakbeheer en documentatie in één enkel gebruiksvriendelijk platform. Alle ClickUp-werkruimten zijn aanpasbaar, dus u hebt de vrijheid om de digitale omgeving aan te passen zoals u dat wilt.
Vertrouw op de robuuste, afstandsvriendelijke functies van ClickUp om uw hybride team op dezelfde pagina te houden.
- Eenvoudig brainstormen: In plaats van een schriftelijk beleid toe te wijzen waarvan u weet dat het later zal veranderen, brainstormt u eerst over uw hybride werkbeleid in eenClickUp Whiteboard. Uw hele HR- en leiderschapsteam kan er op afstand in realtime op samenwerken en uw ideeën omzetten in uitvoerbaar beleid. Het beste van alles is dat Whiteboards met slechts een paar klikken kunnen worden omgezet in projecten, documenten of Taken 💡
Brainstorm, plan, strategiseer en stroomlijn communicatie in realtime om projecten sneller uit te voeren met ClickUp Whiteboards
- Schrijf het op: U hoeft niet meer te wisselen tussen opslagruimte voor documenten en samenwerkingsplatforms in de cloud. ClickUp combineert realtime samenwerking en opslagruimte metClickUp Documenten. Maak prachtige Documenten en verbind ze met uw projecten of werkstromen om het hybride werkbeleid beter uitvoerbaar te maken
- Gebruik een tijdbesparend sjabloon: Wie zegt dat u documenten of whiteboards helemaal opnieuw moet maken?ClickUp biedt vooraf geladen sjablonen voor plug-and-play werk. Gebruik deClickUp Whiteboard sjabloon voor werkplan om in realtime te brainstormen over uw hybride beleid en deClickUp Beleidsmemo sjabloon om het nieuwe beleid met uw team te delen
Evaluatie van het succes van Hybride werkbeleid
Hybride werkbeleidslijnen zijn de volgende fase van werk op afstand . Hybride werk is een win-winsituatie zolang je het op de juiste manier implementeert. 🏆
Maar hoe weet je of je beleid voor hybride werken ook echt succesvol is?
Het is belangrijk om de processen te controleren om er zeker van te zijn dat de nieuwe aanpak echt werkt. Als er nieuwe hoofdpijn ontstaat die de voortgang van het team belemmert, is het waarschijnlijk tijd om veranderingen aan te brengen.
Stel duidelijke doelen voor uzelf en uw team en houd de voortgang bij met ClickUp Goals
Natuurlijk hebt u gegevens nodig om te begrijpen of uw hybride werkafspraken voldoen. Maak traceerbare ClickUp Doelen om te controleren:
- Betrokkenheid van werknemers
- Voortgang project
- Teamuren
- Werklasten
Aangepast creëren ClickUp Dashboards voor het bedrijf als geheel, voor een hele afdeling of per werknemer. U kunt de prestaties in realtime volgen, ongeacht waar uw team de hele dag werkt.
Bouw uw Hybride werkplek in ClickUp
Hybride werken biedt u de cultuurversterkende voordelen van een persoonlijke verbinding zonder aan flexibiliteit in te boeten. Het hybride werkbeleid neemt ambiguïteit weg en beheert verwachtingen, waardoor iedereen ingesteld is op succes op lange termijn.
Natuurlijk kost het opstellen van een nieuw beleid wat tijd en moeite, maar het is de beste manier om werknemers meer macht te geven en een efficiënter bedrijf te runnen. 🎯
Ja, je kunt proberen het allemaal zelf te doen. Maar als resultaten er toe doen, beheer dan uw hybride team in ClickUp. Dit toonaangevende platform heeft niet alleen de capaciteiten om uw hybride beleid te schrijven, maar beheert ook projecten, taken, communicatie, documenten, sjablonen en alles daartussenin voor hybride teams.
Je hoeft ons niet op ons woord te geloven. Probeer ClickUp zelf. Creëer uw gratis ClickUp-werkruimte nu.