dus, is_ Google projectbeheer _software een echt ding?
Nee..
Maar in zekere zin, ja.
Laten we het uitleggen:
Google heeft geen volledige software voor projectmanagement. Maar het biedt wel bepaalde apps die tot op zekere hoogte voorzien in specifieke behoeften op het gebied van projectmanagement.
Deze Google tool voor projectmanagement s worden veel gebruikt door organisaties voor samenwerking in teams, documentbeheer en meer.
maar de vraag is of jouw organisatie deze Googletools wel nodig heeft apps voor projectbeheer ?_ In dit artikel bespreken we de voordelen van het gebruik van verschillende Google apps, of ze echt helpen bij projectmanagement en belichten we
een speciaal hulpmiddel dat al hun tekortkomingen kan verhelpen.
Laten we aan de slag gaan.
Wat zijn de verschillende Google Projectmanagement apps?
heeft Google software voor projectmanagement?
Zoiets.
de naam is Suite... G-Suite .
G-Suite (nu
) is een verzameling Google-tools voor projectmanagement. En het is gratis voor alle gebruikers van Google apps.
Het is belangrijk om aan te tonen dat elk van hen zijn eigen nadelen heeft (
), dus we gaan belichten hoe een
zoals ClickUp kan u helpen om hun functie te verbeteren.
PS: ClickUp is een hulpprogramma voor projectmanagement dat
gebruiken!
Hier volgt een blik op elk van deze Google apps:
1. Google Spreadsheets
De meesten van ons kennen deze app wel.
Google Spreadsheets is een spreadsheetsoftware
zoiets als
zij het iets minder intimiderend!
wat het uniek maakt, is dat het cloudgebaseerd is._
Uw team kan in realtime bewerkingen en samenwerkingen uitvoeren op een Google Sheet en al uw gegevens en bewerkingen bestaan op één plaats, zelfs als uw team op afstand werkt!
50% van de werkende Amerikanen
vindt dat het checken van e-mails gedurende de dag hen afleidt en hen niet productiever maakt. Het gebruik van een Google Spreadsheet vermindert de overvloed aan notificaties en e-mails, waardoor de productiviteit toeneemt en uw team gefocust blijft.
Dit betekent dat je niet nog een projectbestand met de naam 'Final Excel Sheet v4.0' op je desktop hoeft te zien.
oef!
Maar hoe helpt het met_ projectbeheer ?
Je hele team kan een gedeelde Google spreadsheet gebruiken om lijsten met taken te maken en een gedetailleerd
project abonnement
dat al je teamleden kunnen weergeven.
Dat geeft ze een idee van het doel van het project en hoe ze het moeten aanpakken; zo kun je projectplanning en samenwerking uitvoeren via een
.
U kunt ook
dashboards maken in Google Spreadsheets
om een overzicht te krijgen van het hele project, hoewel dit wel wat handmatig werk vereist.
**Wat kun je niet doen met Google Spreadsheets?
Laten we de kat uit de zak halen.
Google Spreadsheets is gewoon een
en het is niet ontworpen voor projectmanagement. Dat betekent dat er geen takenlijsten zijn, geen taakplanner, geen
niets.
het is alsof je een huis probeert te bouwen met één hamer en één spijker!
Het gaat gewoon niet werken.
Wat wel kan werken is ClickUp's
.
Hier hebt u eenvoudig toegang tot Google Spreadsheets zonder dat u een volledig functionele projectmanagementtool zoals ClickUp hoeft te verlaten.
Als u echter nog steeds een alternatief nodig hebt, is ClickUp's
. Het is als een kruising tussen een spreadsheet en een hulpmiddel voor Taakbeheer.
Dit is wat je kunt doen:
- Taakdetails in één oogopslag weergeven, zoals status, toegewezen persoon, deadline, prioriteiten, enz.
- Taken in bulk selecteren en verbergen
- Kolommen vastmaken en verbergen
- Gemakkelijk gegevens exporteren
Scan grote hoeveelheden informatie met de tabelweergave van ClickUp
Niet overtuigd? Meer informatie over de voor- en nadelen van
Google Spreadsheets projectmanagement
.
2. Google Documenten
Dit tekstverwerkingsprogramma ondersteunt realtime bewerking, waardoor het een van de best samenwerkende documenttools.
**Hoe helpt het bij projectmanagement?
Al je teamleden hebben toegang tot één Google-document waar ze allemaal hun bewerkingen, opmerkingen, enz. kunnen toevoegen.
Dit alles in realtime!
Dus wat kun je niet doen met Google Documenten?_
Met Google Documenten kun je geen Taken beheren. Het draait allemaal om het maken en bewerken van documenten. Je kunt hooguit een abonnement voor een project maken.
Het is frustrerend, maar je zult andere software moeten gebruiken om je taken en projecten te beheren.
Gelukkig heeft ClickUp Documenten die ook jouw Taken kan afhandelen!
Met ClickUp Docs kunt u documenten maken en eraan samenwerken terwijl u ze allemaal op één plaats opslaat.
Gerelateerde gidsen 👉 GANTT-GRAFIEKEN IN GOOGLE DOCUMENTEN & Een tijdlijn maken in Google Docs Hier zijn een paar dingen die ClickUp Docs kan doen (die Google Documenten niet kan):
- Taken maken en toewijzen binnen Documenten
- Relaties bekijken voor de pagina waarop u zich bevindt of relaties voor een heel document
- Sjablonen snel openen vanuit de rechterzijbalk
- Focusmodus activeren om de aandacht te richten op een enkele zin, regel of alinea in een document
- Een pagina opnieuw indelen door blokken te slepen, waaronder banners, checklistitems, tabellen en meer
/$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2021/10/image11-2.gif clickUp Documenten /%img/
Blokken slepen en neerzetten om je document opnieuw te formatteren
En als u nog steeds geen afscheid kunt nemen van Google Documenten, kunt u het altijd openen vanuit ClickUp met de weergave Embed!
bekijk deze_ google Docs alternatieven
3. Google Drive Google Drive is waar je alle Google Documenten en andere bestanden en projecten kunt opslaan en organiseren. Het biedt je 15GB gratis opslagruimte met offline mogelijkheden.
wat kun je nog doen met Google Drive?
Je hebt toegang tot Google Drive-bestanden vanaf elk apparaat, op elk moment en op elke plaats.
Hoe helpt het bij_ projectbeheer ?
Je kunt bestanden organiseren in mappen en submappen voor een betere structurering van projecten.
Je kunt je Google Drive mappen ook delen met team leden, belanghebbenden ...iedereen, eigenlijk.
**Waar schiet het tekort?
Google Drive is beperkt tot het opslaan en beheren van documenten.
Je kunt geen taken aanmaken en toewijzen binnen de Drive en je kunt er ook geen rapportages mee maken.
U kunt echter uw Google Drive-mappen toevoegen aan uw ClickUp-werkruimte om ervoor te zorgen dat al uw bestanden op dezelfde plaats staan als uw projecten.
4. Google Dia's
Google Slides kan worden gebruikt om visueel aantrekkelijke presentaties te maken .
In feite zijn Google Slides en Microsoft Powerpoint als broers en zussen.
En net als bij elk paar broers en zussen is er één die altijd beter is in alles.
In dit geval is dat Powerpoint (sorry Slides!)
Maar hoe helpt het bij_ projectmanagement ?
Met Google Slides kun je je visie op het project schetsen met diagrammen, tabellen en andere visuele hulpmiddelen.
**Wat kun je niet doen met Google Slides?
Slides heeft heel weinig sjablonen, overgangseffecten en speciale effecten in vergelijking met zijn succesvolle oudere broer.
Dit kan een probleem zijn als je een schitterende en creatieve presentatie wilt maken.
laten we het zo zeggen: Als een Powerpoint-presentatie een Pixar-film is, dan is een Slides-presentatie een animatiefilmpje!
5. Google Agenda
je hebt misschien een mooie kalender, maar wanneer heb je hem voor het laatst gebruikt?
Dat is waar Google Agenda om de hoek komt kijken.
**Hoe helpt het bij projectmanagement?
Je kunt het gebruiken om een kalender te maken voor elk project . En je kunt al je projecttaken overal op de kalender plannen.
Bovendien kun je de samenwerking en communicatie tussen teams stimuleren door uitnodigingen te versturen en vergaderingen in te plannen via de kalender.
**Waar schiet het tekort? Google Agenda kan moeilijk te lezen worden als je te veel afspraken of gebeurtenissen op een dag hebt.
En om eerlijk te zijn, het is behoorlijk saai om naar te kijken.
En dat kan een probleem zijn als je er elke week uren naar zit te staren!
(Die mooie muurkalender ziet er nu niet zo slecht uit, toch? 😉)
Hier is iets dat er nog beter uitziet: ClickUp's Google Agenda integratie .
De integratie maakt het mogelijk om in twee richtingen te synchroniseren tussen ClickUp-taaken en Google Agenda .
Zo ontvang je herinneringen op beide kalenders zodat je geen Taak vergeet of een deadline niet haalt.
twee koppen zijn immers beter dan één_.
In twee richtingen synchroniseren tussen ClickUp en uw kalender
6. Gmail
Tenzij je nog steeds het stoffige oude AOL account gebruikt dat je in de jaren 90 hebt aangemaakt, ben je waarschijnlijk geüpgraded naar Gmail.
Maar hoe helpt_ Gmail in projectmanagement ?
Als je een complex project beheert, moet je misschien uitgebreide instructies of feedback naar je teamleden sturen.
Gmail helpt je om al deze instructies netjes te organiseren in één e-mail. Je kunt ook bestanden, video's, afbeeldingen en Google Drive-bestanden versturen, zodat iedereen op de hoogte blijft.
**Wat kun je niet doen met Gmail?
Met Gmail zijn er veel veronderstellingen en onzekerheden.
Zodra je een mail hebt gestuurd waarin je de Taak uitlegt, tast je in het duister.
Je weet niet of:
- ze het gezien hebben
- ze het begrepen
- ze op tijd leveren
En als klap op de vuurpijl: wat als uw e-mail rechtstreeks in de spam terechtkomt?
Belangrijker nog: je kunt je projecten niet via e-mail beheren. Het is iets dat je kan helpen bij het communiceren over projecten (vooral als je het hebt toegevoegd aan je desktop hebt toegevoegd voor offline gebruik), maar zeker niet iets dat je kan helpen bij het managen van projecten.
argh!
We hebben dit allemaal al eens meegemaakt.
So how do you get your projects and emails to work together?
Met de ClickApp voor e-mail kun je e-mails rechtstreeks vanuit je werkruimte verzenden en ontvangen.
Zo kun je eenvoudig al je e-mails naast je projecten beheren en blijft alles georganiseerd op één plek.
Geen gegoochel meer tussen tabbladen!
7. Google formulieren
Google Formulieren zijn als het ware de 'Internet Explorer' van de enquêteprogramma's voor klanten.
Het is zeker niet flitsend of de beste, maar het is de standaardtoepassing voor het maken en delen van formulieren. Het is (discutabel) snel en gemakkelijk te gebruiken en doet de klus.
Hoe helpt het bij project_ management ?
Met Google Formulieren is het superhandig om binnen een paar minuten enquêtes te maken. Op deze manier kunt u uw medewerkers, clients of sponsors vragen om hun mening te geven over uw diensten of projecten.
Wat kunt u niet doen met Google Formulieren?
Zoals elke standaard tool is Google Forms beperkt in functionaliteit.
(Geen wonder dat het eerste wat mensen doen met een nieuwe computer is zorgen dat Internet Explorer niet hun go-to browser is 😉)
Er zijn niet veel velden of sjablonen om uit te kiezen in Formulieren.
Als je echter supergedetailleerde en aanpasbare formulieren wilt maken, is ClickUp's Weergave van formulieren is de beste Google Formulieren alternatief .
Sleep gewoon de velden die je nodig hebt naar je formulier. Je kunt kiezen uit velden zoals Taaknaam, Beoordeling, Labels, Bijlagen, Locaties en meer.
bevalt het wat je hebt gemaakt?
Je kunt je favoriete formulier ook opslaan als sjabloon voor toekomstig gebruik.
8. Google Tabellen
De nieuwste toevoeging aan Google's "suite" van hulpmiddelen voor projectmanagement, Google Tables, kan je helpen bij het beheren van je projectworkflows.
**Hoe helpt het bij projectmanagement?
Google Tables is een goede manier om verschillende pijplijnen in je trechter te beheren en bepaalde processen te automatiseren. Je kunt bijvoorbeeld Tabellen gebruiken om je IT-taken te beheren en bij te houden hoe ze het doen.
**Is Google Tabellen perfect?
Hoewel Tables absoluut Google's meest projectgerichte tool is, is het nog steeds verre van ideaal. Bijvoorbeeld, je bent beperkt tot het gebruik van een tabel, er is niet veel anders beschikbaar.
En hoewel je tabellen af en toe nodig hebt, zijn ze niet alles wat je nodig hebt voor projectmanagement. Daarom is het zinvol om eens te kijken naar ClickUp's Weergave van tabellen in plaats daarvan.
Het geeft je alle functies die Tabellen je biedt, samen met de mogelijkheid om ze publiekelijk te delen en om snel te wisselen tussen andere weergaven. Op deze manier kun je binnen enkele seconden schakelen tussen een tabel, een lijst, een Kanban-bord en meer!
Vijf limieten van Google projectmanagement software (met oplossingen)
We kunnen niet veranderen dat Google projectmanagement software een aantal grote gebreken heeft. Maar wat we wel kunnen doen, is je helpen er omheen te komen.
Probleem 1: Geen manier om doelen bij te houdenElk nieuw project heeft een doel of meerdere doelen.
Met Google Agenda kun je:
- doelen markeren
- tijd inplannen voor de doelen..
En dat is alles mensen!
_Maar wacht, hoe zit het met het bijhouden en controleren van doelen?
Helaas kan geen enkele tool voor projectmanagement van Google garanderen dat je je doelen ook volgt.
Erg jammer, we weten het.
De oplossing van ClickUp: DoelenMet de functie Doelen van ClickUp kunt u elk denkbaar doel bijhouden, plannen en beheren. Deze Doelen zijn verder onderverdeeld in meetbare Targets. Het enige wat u hoeft te doen is uw Doelen voltooien om uw Doel te bereiken!
U hebt ook veel flexibiliteit als het gaat om deze Targets.
Je Targets kunnen zijn:
- Nummers
- Taken lijsten
- Geld
- En zo'n beetje alles wat je nodig hebt om je doelen te bereiken!
/$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2020/12/image1.png projectmanagement doelen in ClickUp /%img/
Targets zijn meetbare resultaten
Probleem 2: Geen functies voor projectmanagement
Wacht... hoe zit het met Google Tabellen?
Tabellen kunnen je helpen bij het beheren van Taken, maar het is geen geweldige manier om het te doen.
Vergeet niet dat één project uit tonnen taken bestaat. En soms lopen er meerdere projecten tegelijk. En onder elk project werken meerdere mensen die specifieke Taken uitvoeren.
Stel je nu voor dat je dat allemaal tegelijk kunt beheren met een spreadsheetachtige tabel.
Het werken met een andere Google projectmanagementtool zal niet werken omdat deze geen speciale functies voor projectmanagement hebben.
Aantekening: Terwijl Google Taken bestaat, het is meer een persoonlijke takenlijst dan een beheersoftware.
De oplossing van ClickUp: Krachtige functies voor TaakbeheerMet ClickUp-taak kunt u uw enorme taken opdelen in kleine, beheersbare
subtaken . Elke subtaak kan een andere toegewezen persoon , prioriteit, en deadline. Als je graag wilt dat alles precies goed is (zoals Goldilocks 👱🏻♀️), dan zul je dol zijn op Checklists. Het zijn eenvoudige takenlijsten die de exacte stappen aangeven die je moet nemen om een taak te voltooien. Zelfs projectmanagers hebben hun eigen checklists !
Snel checklistitems toewijzen aan leden van een team Statussen laten je bijhouden waar de taak staat. De status van de Taak kan bijvoorbeeld zijn "Nog te doen", "In uitvoering", "Voltooid" of wat je maar wilt dat het is!
Je kunt Taken aan één persoon toewijzen, Meerdere toegewezen personen of Teams . Deze taken verschijnen op het dashboard van je teamleden, zodat ze weten dat ze eraan moeten werken.
De start- en deadlines van alle taken opnieuw toewijzen
waarom?
Omdat je met deze interactieve Gantt Grafiek automatisch:
- VisualiserenTaak afhankelijkheden zodat je weet aan welke Taken je het eerst moet werken
- Bijhouden van voortgangspercentage, zodat je weet hoe dicht of ver je bent tot voltooiing van het project
- Bereken jeKritisch pad om je te helpen je project af te krijgen als je weinig tijd hebt
Probleem 4: gebrek aan functies voor samenwerking
Als je op zoek gaat naar software voor projectmanagement, mag je één cruciaal aspect niet over het hoofd zien: samenwerking.
Helaas is samenwerken op Google Documenten, Sheets of een andere Google projectmanagement app niet genoeg.
Zeker, met Tabellen kun je integreren met Slack en Google Chatten, maar je bent nog steeds afhankelijk van een externe tool voor basis projectcommunicatie.
En je wilt veel meer kunnen doen dan alleen bestanden delen en berichten versturen.
De oplossing van ClickUp: Toegewezen opmerkingenOpmerkingen
breng samenwerking naar een hoger niveau.
Met Toegewezen opmerkingen kun je opmerkingen omzetten in bruikbare items en taken toewijzen aan je teamleden. De leden van je team krijgen dan direct een melding zodat ze direct aan de slag kunnen.
Klik op het pictogram om toegewezen opmerkingen op te lossen
En nadat de toegewezen persoon het probleem heeft opgelost, kunnen ze gewoon op Taak oplossen klikken om onnodige follow-ups te voorkomen.
Probleem 5: Geen hulpmiddelen om projecten te bewaken
als _project manager wilt u weten hoe het project _gaat, nietwaar? Monitoring van projecten helpt u om activiteiten en leden van het team onder controle te houden.
Helaas is er geen manier om dat te doen met Google projectmanagement software.
Ik bedoel, tenzij je wilt vertrouwen op het sorteren van tonnen rijen en tabellen!
Maar vergeet niet dat een tabel maar zoveel kan doen. Op een gegeven moment heb je ook een manier nodig om je voortgang bij te houden en grafieken te maken.
ClickUp's oplossingen: DashboardsMet ClickUp Dashboards kunt u het volgende gebruiken
aanpasbare widgets om inzicht te krijgen in teamleden, projecten, Taken, Sprint enz.
Je kunt deze widgets gebruiken om verkooprecords te visualiseren het aantal Taken per persoon, urenregistraties noem maar op.
hou je van Agile ?_
Je hebt ook toegang tot diagrammen zoals Cumulatieve werkstroom , Burndown grafieken , Grafieken opbranding , Snelheidsgrafieken en nog veel meer om uw projecten bij te houden.
Gebruik aanpasbare widgets om waardevolle inzichten te krijgen in je werkruimte
Maar dat is niet alles wat ClickUp voor u in petto heeft.
Hier zijn nog een paar spannende functies:
- Werklastweergave : Bewaak en abonnement van uw teamwerk capaciteit Mindmaps*: Plan en organiseer uw ideeën met detechniek voor mindmapping* Aangepaste toestemmingen: Samenwerken met belanghebbenden, sponsors en buitenstaanders met beperkte toegang
- Automatiseringen : Combinaties van triggers en acties instellen om r te automatiserenepetitieve taken enwerkstromen* Inheemse integraties: verbinding maken met werktools zoals Evernote, Google Documenten en Zoom
Aantekening: Met het gratis abonnement van ClickUp krijgt u onbeperkte gebruikers en onbeperkte projecten, en met de betaalde abonnement krijg je niet alleen onbeperkte opslagruimte, maar ook onbeperkte integraties!
Conclusie
Als het op zoekmachines aankomt, is Google het coolste jongetje van het blok.
Maar als het op projectmanagement aankomt... umm... niet zo veel.
Speciale tools zoals ClickUp maken het projectmanagement efficiënter en helpen je ook om de werkstroom te stroomlijnen.
Het biedt snelle en eenvoudige oplossingen voor de problemen met Google tools voor projectmanagement.
Maar wacht, er is meer.
ClickUp heeft genoeg functies voor projectmanagement om andere tools voor projectmanagement zoals Jira , Basecamp en Evernote ook een moeilijke tijd!
En het doet dit allemaal nog gratis ook.
Dus ontvang ClickUp vandaag nog gratis en zeg adios tegen uw projectmanagement worstelingen!
