Als je zoals de meeste projectmanagers bent, jongleer je met meerdere projecten tegelijk. 🤹
Vermenigvuldigd met teams, clients en resources, projectmanagement kan zonder de juiste systemen al snel een ongeorganiseerde chaos worden. Dat is waar een database voor projectmanagement om de hoek komt kijken.
Een PM database is niet alleen een opslagplaats voor alle projectinformatie. Het is een handig hulpmiddel dat de coördinatie tussen de leden van het team verzorgt, de workflows stroomlijnt en de voortgang van het project op een hoog niveau bijhoudt.
Van projecttaken tot tijdlijnen tot resource management, een database voor projectmanagement maakt projectmanagement - zullen we zeggen - leuk. 🎉
Als je nog steeds bijhoudt tijdlijnen van projecten en afhankelijkheid via plakbriefjes of spreadsheets is het tijd voor een gezond verstand besparende verandering. Of je nu software ontwikkelt of een klein bedrijf runt, een gecentraliseerd systeem voor projectmanagement is een must-have.
In deze gids leggen we uit hoe projectmanagement databases werken en delen we een paar handige tips voor het bouwen van je eerste database om projecten te beheren.
Wat Is Een Projectmanagement Database ?
In de kern is een database voor projectmanagement een digitaal kader voor het organiseren, opslaan en ophalen van alle projectgerelateerde gegevens in een handomdraai. 👀
Zie je projectmanagement database als een thuisbasis voor al je projecten. In plaats van verwoed in je inbox van e-mail of Slack chats te zoeken naar belangrijke bestanden, slaat de database alles voor je op en vereenvoudig je het prioriteren van projecten, mensen, clients en meer, zodat je projecten eenvoudig kunt beheren.
Ontdek ClickUp om projecten te beheren met de kracht van ClickUp AI, 15+ weergaven en Taak-taak automatiseringen
Elke database voor projectmanagement is anders, maar meestal hebben ze de volgende functies:
- Takenbeheer : U moet niet alleen uw to-dos bijhouden, maar u bent ook verantwoordelijk voor het bijhouden van de taken van uw team. Dit is bijna onmogelijk om handmatig te doen en daarom vertrouwen veel projectmanagers op databases voor projectmanagement voor het bijhouden van taken, toewijzingen van teamleden, deadlines en statussen. Met de juiste installatie kun je afzonderlijke projectonderdelen gemakkelijker beheren
- Timeline management: Databases voor projectmanagement visualiseren belangrijke deadlines en mijlpalen in een tijdlijn van een project. Of u nu kiest voor een Gantt grafiek weergave, een kalender weergave of iets meer aangepast, deze functie is perfect voor voortgang bijhouden 📈
- Resource management: Budgettering is belangrijk, maar de juiste projectmanagement database houdt ook je andere resources bij, zoals materialen, licenties, abonnementen en teamleden. De juistesoftware voor projectmanagement vertelt u zelfs welke leden van het team over- of onderbezet zijn, zodat u het werk weer in balans kunt brengen en een burn-out kunt voorkomen ⚖️
- Dependenties en workflowoptimalisatie: Databases voor projectmanagement documenteren de afhankelijkheid van taken omuw werkstromen in beweging te houden. Deze functie is geweldig om tijd te besparen en mogelijke knelpunten op te lossen
- Notificaties en updates: Maak je nooit meer zorgen dat je de bal laat vallen. Een projectmanagement database stuurt notificaties naar iedereen op het project om het team op de hoogte te houden van projectwijzigingen of aankomende deadlines
Voordelen van het maken van een projectmanagement database
Het beheren van projecten in een papieren planner of via je inbox van e-mail is een recept voor verloren bestanden en verwarring. Steeds meer projectmanagers stappen over op apps voor projectmanagement die digitaal werken vanwege een groot aantal voordelen. 🙌
Betere organisatie
Complexe projecten vereisen serieuze abonnementen en organisatie. Gelukkig biedt een database voor projectmanagement je een handige, alles-in-één plek om je projectgerelateerde gegevens op te slaan, van lijsten met taken tot tijdlijnen voor projecten.
Nooit meer graven naar informatie: alle projecttaken, bestanden en details van belanghebbenden staan in de database zodat je ze eenvoudig kunt terugvinden. Bovendien worden de meeste databases met projectmanagementsoftware geleverd met een kant-en-klare bestandsorganisatiestructuur zodat u niets handmatig hoeft te organiseren. 🗂️
Vereenvoudigd bijhouden van projecten
Functies zoals dashboards en weergaven van Gantt grafieken bieden de broodnodige visualisaties van tijdlijnen en voortgang van projecten, waardoor het plannen en bijhouden van projecten een fluitje van een cent wordt.
Volg, prioriteer en abonneer de werklast van uw team met ClickUp Tijdinschattingen
Met een projectmanagement database is het veel gemakkelijker om middelen bij te houden en toe te wijzen, of dat nu mankracht, tijd of budget is. Ingebouwde functies voor tijdsregistratie maken het gemakkelijker om de tijd te controleren die aan elke taak of projectfase wordt besteed, zodat iedereen in uw team comfortabel en productief blijft.
Werkstroom automatisering
Projectmanagement vereist hard werk. Heel veel werk. Waarom zou je het jezelf moeilijker maken? Kiezen voor een digitale database voor projectmanagement automatiseert repetitieve taken zoals handoffs, statusupdates of notificaties. Bovendien hebben de meeste databases voor projectmanagement integraties voor tools zoals Microsoft Project jira en Slack, waardoor het nog eenvoudiger wordt om handmatige inspanningen op verschillende platforms te minimaliseren.
Aanpassing en schaalbaarheid
De meeste projectdatabases worden geleverd met een kant-en-klare organisatie of structuur, maar je kunt het platform ook naar eigen inzicht aanpassen. In databases met sjablonen kun je bijvoorbeeld aangepaste velden maken en de installatie van de database aanpassen aan een specifiek project. Projectdatabases zijn ook gemakkelijk schaalbaar, zodat je meer gegevens, gebruikers of functies kunt opnemen zonder dat je van platform hoeft te veranderen.
Soorten Projectmanagement Databases
Projectmanagement databases zijn er in allerlei formulieren en smaken. De juiste optie hangt af van de behoeften en de organisatiestructuur van uw project. Hier zijn een paar soorten projectmanagement databases die je kunt overwegen.
Traditioneel projectmanagement databases
Dit is de gewone PM-database met hulpmiddelen voor het plannen, bijhouden en beheren van projecten. Opties zoals Microsoft Project zijn een goed voorbeeld van een traditionele database voor projectmanagement.
Agile projectmanagement databases
Werkt u in de softwareontwikkeling? Zo ja, dan gebruikt u waarschijnlijk een of andere vorm van Agile-methodologie om uw business te regelen. Tools voor projectmanagement zoals Jira en ClickUp zijn ideaal voor Agile projectmanagement, dat functies vereist voor het beheren van veren, backlogs en verhalen van gebruikers.
Aangepaste workflows en agile trackers instellen voor uw teams van projecten
Als u niet in een technisch team zit, maar houdt van de ideeën achter Agile- of watervalmethodologieën, zijn Kanban-borden ook een geweldige optie. Deze tools visualiseren taakbeheer met borden en kaarten, die je team helpen om op de hoogte te blijven van continue, iteratieve taken. 👩🏽💻
Ondernemingssystemen
We raden het niet aan, maar kleine bedrijven kunnen soms wegkomen met het gebruik van Excel-spreadsheets voor projectmanagement. Een onderneming kan daar echter op geen enkele manier mee wegkomen. Daarom zijn databases voor enterprise resource planning (ERP) meestal een betere keuze.
Deze uitgebreide systemen integreren projectmanagement met andere zakelijke functies zoals facturatie, HR en een verkoop-CRM. Ze zijn ideaal voor het beheren en toewijzen van talent, apparatuur en materialen voor grootschalige projecten. 🏗️
Het is niet ongebruikelijk dat ondernemingen hun eigen aangepaste databases bouwen omdat ze meer unieke vereisten hebben, maar er zijn ook veel ondernemingen die oplossingen van derden gebruiken.
Cloudgebaseerd projectmanagement oplossingen
De meeste moderne databases voor projectmanagement werken in de cloud, wat betekent dat u ze niet lokaal host. Dit geeft je team de mogelijkheid om toegang te krijgen tot projectgegevens vanaf vrijwel elke locatie, zolang ze maar een internetverbinding hebben. 💻
Als je een wereldwijd of extern team beheert, is een cloud-gebaseerde projectdatabase is de manier om te gaan. Omdat ze in de cloud werken, kunnen cloud-gebaseerde PM-tools kunnen eenvoudig op- en afgeschaald worden op basis van de grootte en complexiteit van een project, waardoor ze een betaalbare optie zijn voor bedrijven van elke grootte.
Waarom is het onderhouden van een Projectmanagement Database belangrijk?
U zult onmiddellijk voordeel zien zodra u uw eerste database voor projectmanagement hebt opgezet. Maar het is niet genoeg om de database te maken - je moet hem ook onderhouden. ⚒️
Zonder reviews, updates en kleine aanpassingen loop je het risico dat je een tool gebruikt die niet past bij de manier waarop je eigenlijk zaken doet. Dat is een recept voor handmatig werk, miscommunicatie en dure fouten.
Regelmatig databaseonderhoud is om veel redenen cruciaal.
Gemakkelijker samenwerken
Of uw automatiseringen nu niet werken of uw team overweldigd wordt door notificaties in de database, de kwaliteit van uw database heeft een grote invloed op de samenwerking binnen uw team.
Doelen maken, targets toewijzen en toevoegen Deel ze met je team zodat iedereen op één lijn zit
Aangezien u op deze database vertrouwt om te zien waar iedereen staat, moet u ervoor zorgen dat het platform statusupdates bevat. In de meeste databases kun je ook de statussen van taken aanpassen.
3. Tijdlijn beheer
Gantt grafieken en Kanban-borden zijn handige visuele weergaven van mijlpalen, tijdlijnen en taken van een project.
Visualiseer de voortgang van uw taken met Kanban-borden
Schakel tussen tijdlijn, project of weergave van taken om snel te begrijpen hoe taken zich tot elkaar verhouden en of u uw doelen van het project zult bereiken. 🎯
4. Stakeholder bijhouden
Als je meerdere projecten met verschillende teams beheert, is het makkelijk om mensen door elkaar te halen. Databases voor projectmanagement moeten belangrijke details over alle projectstakeholders vastleggen, inclusief leden van het team, rollen binnen het project en ieders contactgegevens.
Beter nog, ga voor databasesoftware waarin alle communicatie met belanghebbenden, aantekeningen van vergaderingen en chats worden vastgelegd.
5. Prestaties bijhouden
Essentiële prestatie-indicatoren (KPI's) verschillen per project, maar ze zijn een belangrijke maatstaf voor het evalueren van het succes van een project. Gebruik een aanpasbare database voor projectmanagement waarmee je aanpasbare, realtime dashboards voor projectprestaties kunt genereren.
Verdeel doelen, taken, agile-punten en projectstatussen in het zeer aanpasbare ClickUp 3.0 Dashboard
De juiste statistieken waarschuwen u van tevoren als u te maken krijgt met vertragingen of kwaliteitsproblemen, zodat u genoeg tijd hebt om te corrigeren. 🚢
Hoe maak je een projectmanagement database?
Met projectmanagement tools kunt u uw team op weg helpen naar succes. Maar zelfs dan is het cruciaal om de juiste databaseoplossing te kiezen en deze correct in te stellen.
U hebt hier de keuze, maar wij raden u aan te kiezen voor een alles-in-één projectmanagementoplossing zoals ClickUp. Alles is 100% aanpasbaar, maar met een veel lagere invoerbarrière dan alternatieven zoals bijvoorbeeld Jira. Volg deze stappen om uw eerste PM database te bouwen in ClickUp. ✨
Aanmelden bij ClickUp
Deze is zo eenvoudig als wat! Maak gewoon uw gratis ClickUp account aan en begin het platform binnen enkele seconden te gebruiken. Hebben we al vermeld dat het gratis is en u geen krediet nodig hebt? 🤸
Gebruik een ClickUp projectmanagement database sjabloon
Het staat u gratis om uw eigen database vanaf nul op te bouwen, maar we weten dat u het druk hebt. Gebruik de ClickUp Projectmanagement Dashboard sjabloon om snel aan de slag te gaan.
Plan, organiseer en werk samen aan elk project met ClickUp
Het wordt geleverd met alles wat u nodig hebt om een project out of the box te beheren, inclusief budgetbeheer, werklastbalancering en statussen van taken. Het sjabloon wordt geleverd met alles wat je nodig hebt om aan de slag te gaan en is 100% aanpasbaar, dus je kunt het gratis aanpassen aan je eigen wensen. 💃
Als dit sjabloon niet je ding is, geen probleem. ClickUp heeft duizenden sjablonen voor Agile projectmanagement, waterval en zowat elke andere PM-methodologie onder de zon.
Plug uw gegevens in
Hier begint het plezier. U kunt uw eigen doelen, doelstellingen, taken en toegewezen personen invoeren of deze gegevens importeren in ClickUp van een andere oplossing . Als uw sjabloon niet helemaal overeenkomt met uw gegevens, kunt u de installatie naar wens aanpassen. Voeg kolommen toe of verwijder ze, verberg bepaalde gegevenstags of pas de statussen van taken aan.
Uw tabel weergave aanpassen
Een database is geen database zonder tabelweergave, toch? Met ClickUp Tabel weergave , alle velden zijn kolommen en elke rij is even hoog, zodat u een beknopte weergave krijgt van alle taken, statussen en toegewezen personen in één weergave. 📊
Beweeg tussen de veelzijdige ClickUp 3.0 tabelweergave en kalenderweergave om al uw werk zo goed mogelijk te visualiseren
Om een project om te zetten naar een tabelweergave, gaat u naar uw project en gaat u naar Weergave toevoegen > Tabel. U kunt op "Weergave vastmaken" klikken als u wilt dat de gegevens altijd in tabelweergave worden weergegeven.
Monitor in de tijd
Het is gratis om projecten in tabelweergave te volgen, maar je kunt het beste je aangepaste ClickUp Dashboards .
Kies uit meer dan 15 weergaven van dashboards in ClickUp
Dashboards verzamelen de belangrijkste gegevens in één weergave en geven u een snel idee van de algemene gezondheid van het project. Ga naar beneden om de prestaties per teamlid, type project, project en nog veel meer weer te geven.
ClickUp: De alles-in-één Projectmanagement App
Als projectmanager bent u niet onbekend met de eisen van projectplanning, toewijzing van resources en lange lijsten met taken. 📝
Een database voor projectmanagement lost niet al je uitdagingen op het gebied van projectmanagement op, maar het is wel een essentieel hulpmiddel om de voortgang bij te houden, draaiboeken op te stellen en teamwerk te vergemakkelijken.
Maar niet zomaar elke PM database is goed genoeg. Als de kwaliteit van het werk belangrijk is, kies dan voor ClickUp. Onze alles-in-één oplossing zorgt ervoor dat u niet meer hoeft te switchen tussen verschillende oplossingen door uw communicatie, statistieken, sjablonen, databases en meer onder één dak te brengen.
Ervaar zelf het verschil: Maak nu gratis uw ClickUp PM database aan .