Een recent artikel in MIT Sloan stelt dat "kenniswerkers tegenwoordig meer dan 85% van hun tijd doorbrengen in vergaderingen. Meer dan tweederde van de teams op afstand voelt een verhoogde burn-out van digitale communicatiemiddelen. Velen rapporteren dat onophoudelijke vergaderingen hun concentratie en productiviteit verminderen, waardoor ze langer moeten werken.
Laten we eerlijk zijn: Niet iedereen houdt van vergaderingen. Toch maken ze samenwerking, creativiteit en vertrouwen tussen teams mogelijk.
Als teamleider ben je verantwoordelijk voor het faciliteren van boeiende en productieve vergaderingen die de leden van je team in staat stellen om te communiceren en samen te werken.
In deze blogpost geven we je een aantal ideeën voor teamvergaderingen die werken. Maar eerst, waarom heb je eigenlijk vergaderingen voor teams nodig?
Belang van boeiende teamvergaderingen
Breng alle teaminformatie samen op ClickUp en creëer de fase voor effectieve vergaderingen
Als een team wil samenwerken, moeten ze informatie duidelijk, contextueel en volledig uitwisselen. Laten we het voorbeeld van een marketingcampagne nemen.
- Het Business team moet zijn strategie communiceren
- Het marketingteam moet de campagne abonneren
- Het designteam moet visuals creëren in lijn met de strategie/het plan
- Copywriters moeten de campagneverhalen schrijven
- Het distributieteam moet advertentieruimte kopen voor verschillende kanalen
- Het digitale team moet de campagne integreren in de online middelen, zoals websites, apps, enz.
- Het financiële team moet de budgetten herzien en bijwerken
Hoewel iedereen zijn ideeën kan documenteren op een Google-document of elkaar verwoed kan e-mailen, komt de echte waarde voort uit functieoverschrijdende samenwerking . Dit is de belangrijkste reden waarom vergaderingen essentieel zijn. Maar er is meer.
Duidelijkheid van missie: Vergaderingen stellen teams in staat om hun begrip van de ontvangen informatie te verduidelijken. Dit helpt om iedereen op dezelfde pagina en in dezelfde richting te krijgen.
Besluitvorming: Vergaderingen helpen iedereen in het team om context te krijgen. Op deze manier kunnen ze beslissingen nemen die het grotere doel van het project dienen.
Continue verbetering: Wanneer teams de voortgang van hun project bespreken, kunnen ze ideeën uitwisselen die de algemene resultaten verbeteren.
Interpersoonlijke relaties: Het is moeilijk om relaties op te bouwen via e-mails. Vergaderingen helpen mensen elkaar te begrijpen en samen te komen als individuen.
Het gevoel erbij te horen: Teamvergaderingen geven leden het gevoel dat ze deel uitmaken van iets groters dan alleen de Taak die ze dagelijks voltooien.
Ondanks hun vele voordelen zorgen de meeste vergaderingen er tegenwoordig voor dat de leden van het team uitroepen: "Oh nee, niet weer een!" Hier zijn tien ideeën voor virtuele teamvergaderingen om dit te voorkomen en uw vergaderingen productief en boeiend te maken.
10 leuke ideeën voor teamvergaderingen om samen te werken
1. Schrijf een leuke vergaderagenda
Scrum vergadering agenda sjabloon door ClickUp
Een vergadering kan alleen effectief zijn als er een agenda is. Dus schrijven de meeste teamleiders opsommingstekens van dingen die ze willen bespreken.
Om je vergaderingen meer samenwerkend en leuker te maken, moet je het nog beter doen. Voor je volgende vergadering zijn hier ideeën voor teamvergaderingen die je kunt proberen.
Vertel een verhaal met je agenda vergadering . Behandel je teamgenoten als helden in dat verhaal. Als iemand geweldig werk heeft gedaan, schrijf daar dan over, zoals de karakterboog van de held.
Voeg raadsels toe: Zet de belangrijke informatie als een raadsel om het team nieuwsgierig te maken naar de vergadering.
Maak het visueel: Voeg grafieken, tekeningen of diagrammen toe om je agenda snel en gemakkelijk te begrijpen te maken.
Maak een grapje of twee: Houd de agenda van je teamvergaderingen niet saai. Geef het wat persoonlijkheid. Maak een (slechte/slechte) grap om je team te laten lachen.
2. Breek het ijs
legpuzzels als ijsbreker voor vergaderingen /img/ Bron: Wikimedia Commons ]
De eerste paar minuten van de vergadering - vooral als je wacht op mensen die erbij komen - kunnen ongemakkelijk zijn. Neem als teamleider de verantwoordelijkheid om het ijs te breken. Je kunt vragen naar het weekend of de hobby's van mensen. Een gemeenschappelijke vraag stellen is een van de beste ideeën voor teamvergaderingen om het ijs te breken.
Gebruik een vraag als "Wat zou je doen als je een miljoen dollar vond?"
Speel een paar spelletjes om meer informatie te krijgen over elk lid van je team op afstand. Enkele populaire voorbeelden zijn:
- Wat hebben we gemeen? Begin met iets waar je interesse in hebt, zoals een sport, tv-programma, film, enz. Iedereen die van hetzelfde houdt, kan van daaruit verder praten
- Wat ben ik aan het tekenen? Teken iets en nodig mensen uit om te raden wat. Agoede software voor whiteboards zoals het Whiteboard van ClickUp is een geweldige plek om dit te doen
- Steen, papier, schaar: Speel dit spel om te beslissen wie het eerst zijn update geeft in je dagelijkse standup
- Puzzel: Stel de primaire agenda van de vergadering op als een afbeelding; breek deze op in een puzzel en moedig werknemers aan om deze op te lossen
3. Gebruik pauzezalen voor leuke brainstormsessies
Tijdrovende virtuele vergaderingen, zoals strategievergaderingen of workshops die de hele dag duren, kunnen saai zijn. Maar dat hoeft niet. Zorg voor een lolletje met creatieve brainstormsessies in breakoutrooms die je in elke virtuele vergadering vindt tools voor online vergaderingen vandaag beschikbaar.
Als je bijvoorbeeld een 4 uur durende vergadering over marketingcampagnestrategie faciliteert, verplaats dan kleinere groepen naar aparte ruimtes om ideeën voor slogans te bedenken.
Kondig prijzen aan voor het gekste of grappigste idee. Je kunt het wel of niet kiezen voor de campagne, maar vier ideeën die plezier brengen in het gesprek.
4. Organiseer snelle workshops
Leer complexe concepten eenvoudig en visueel met ClickUp Whiteboard
De beste manier om ervoor te zorgen dat mensen niet het gevoel hebben dat een vergadering tijdverspilling is, is door ze te helpen iets te leren. Op basis van de behoeften en profielen van uw teams kunt u workshops van 15 minuten organiseren.
Dit kan van alles zijn, zelfs als het raakvlakken heeft.
- E-mail schrijven
- CV schrijven
- Kleurenleer
- De gulden snede
Deze workshops kunnen nog boeiender worden als je de leden van je team aanmoedigt om elkaar iets te leren. De copywriter kan leren e-mail te schrijven, de ontwerper kan leren over kleur theorie, enz.
Met speciaal ontworpen apps voor samenwerking je kunt ook activiteiten toevoegen die je binnen die vijftien minuten moet voltooien, zodat er wat actie en spanning in de workshop komt.
5. Doe een quiz
ClickUp formulieren lenen zich gemakkelijk voor het maken van quizzen
Nodig het team uit om wilde gissingen te doen als ze geen achtergrond hebben om de antwoorden te kennen. Bijvoorbeeld, als het engineering team hun updates presenteert aan de rest van de organisatie, kunnen ze vragen stellen als:
- Hoeveel functies hebben we deze maand opgeleverd? Opties: 10, 24, 108
- Hoeveel bugs hebben we opgelost? Opties: 112, 3, 50
- Wie is denieuwe client die we deze maand hebben aangenomen? Opties: Apple, Facebook, Reddit
Het doel van deze quiz is niet om van iedereen de juiste antwoorden te krijgen. Het is om nieuwsgierigheid op te wekken door informatie te presenteren in de vorm van vragen.
Als het instellen van een quiz alleen voor een vergadering van een team een hele klus lijkt, kijk dan eens naar ClickUp formulieren . Met deze eenvoudige maar krachtige functie kun je meerkeuzevragen visueel instellen door elementen te slepen en neer te zetten. Het is aanpasbaar, biedt tal van opties uit de doos en is gemakkelijk te delen!Bekijk deze ClickUp vragenlijst sjablonen ter inspiratie.
6. Houd thematische vergaderingen voor teams
De volgende op onze lijst met leuke vergaderideeën zijn themabijeenkomsten. Als gebeurtenissen en teamuitjes al een thema kunnen hebben, waarom vergaderingen dan niet? Houd eens per maand of twee weken themabijeenkomsten. Je kunt er tijdens het seizoen natuurlijk een kerst-, Thanksgiving- of halloweenthema van maken.
Om de vergadering boeiender te maken, kun je leden van het team vragen om het thema te kiezen dat ze het leukst vinden. Als je fan bent van Marvel of Ghostbusters, heb je ook een leuke vergadering met veel gelach en teambuilding.
7. Geef elkaar updates
Een productieve vergadering is een vergadering waarin iedereen het gevoel heeft dat er duidelijkheid is over wat ze nu moeten doen en waarin ze zich gehoord voelen tijdens de vergadering. In vergaderingen geven mensen meestal hun eigen updates. Dit maakt ze ongemakkelijk en zelfbewust. Schud dat vaak door mensen uit te nodigen om de updates van andere leden van het team te geven.
Als ze dat doen, kunnen de leden van het team:
- Elkaars werk beter begrijpen
- Elkaars blokkades en uitdagingen kennen
- Zich inleven in elkaars behoeften en hiaten
- Elkaar waarderen en voor elkaar opkomen
ClickUp Docs om uitgebreide aantekeningen te maken bij vergaderingen
Hoewel dit een geweldige teambuildingactiviteit is, kan het een beetje verwarrend worden als iemand anders een update geeft. Voor zulke momenten, ClickUp vergaderingen is een fantastische manier om duidelijkheid terug te brengen. Zet uw agenda om in een checklist om er zeker van te zijn dat u ze allemaal hebt doorgenomen. Met de uitgebreide editor kunt u real-time updates stroomlijnen en organiseren.
Wanneer opmerkingen inspanning vereisen van een team lid, kun je ze toewijzen en taggen. Gebruik terugkerende taken om ervoor te zorgen dat je altijd je agenda klaar hebt voor vergaderingen.
8. Vergaderingen zonder opsmuk organiseren
Teamleden hebben vaak veel vragen of feedback die ze misschien niet graag delen. Bovendien kunnen ze, wanneer de vergadering een tijdslimiet heeft, hun vragen voor later opzij zetten en vergeten.
Zorg voor regelmatige vergaderingen zonder grenzen. Nodig leden van het team uit om te vragen of te delen wat ze maar willen. Als teamleider kun je AMA's (Ask Me Anything) gebruiken om je openheid en verantwoordelijkheid te tonen.
Gebruik deze vergaderingen zonder grenzen om het team te motiveren om eigendom te nemen en zinvol deel te nemen.
9. Organiseer interactieve vergaderingen voor teams
gebruik het ClickUp Whiteboard voor interactieve en coöperatieve vergaderingen_
Vergaderingen zijn het saaiste wanneer één persoon al het woord doet terwijl anderen luisteren. Verander dat door interactieve vergaderingen te houden met de beste tools voor projectsamenwerking .
Laten we zeggen dat je een vergadering van een productteam houdt om de werkstroom te ontwerpen voor de nieuwe functie die je aan het plannen bent.
- Start eenClickUp Whiteboard en stel het beginpunt in
- Moedig leden van het team aan om de stappen toe te voegen die volgens hen deel moeten uitmaken van de werkstroom van de gebruiker
- Prioriteer en organiseer ze moeiteloos met drag-and-drop mogelijkheden
- Ideeën omzetten inaction items rechtstreeks van uw Whiteboard naar uw ClickUp-werkruimte
10. Samen schrijven
De persoon die is aangewezen om de 'notulen van de vergadering' te schrijven, heeft waarschijnlijk een hekel aan deze Taak. Het is een van die taken waar mensen bang voor zijn omdat het vaak passief is en niet op samenwerking gericht.
Verander het met een online samenwerkingstool zoals ClickUp Documenten . Maak voor elke vergadering een document en nodig iedereen uit om aantekeningen te maken in realtime. Formateer de tekst in koppen, checklists, koppelingen en meer.
Zodra u de actiepunten hebt geprioriteerd, zet u ze onmiddellijk om in Taken binnen ClickUp. Voeg deze documenten toe als onderdeel van uw werkstromen om ervoor te zorgen dat ze altijd bij de hand zijn.
ClickUp Docs aan uw werkstroom koppelen door taken aan elkaar te koppelen
Dat is nog niet alles. U kunt ook AI-tools voor aantekeningen van vergaderingen zoals ClickUp AI om uw aantekeningen van vergaderingen samen te vatten en automatisch om te zetten in taken.
Weet u niet zeker waar u moet beginnen? Kies uit een van de ClickUp's sjablonen voor vergaderingen en pas ze aan aan uw behoeften.
Haal het meeste uit uw teamvergaderingen met ClickUp
Of we ze nu leuk vinden of niet, vergaderingen zijn onvermijdelijk. Ze hoeven niet vervelend of ongewenst te zijn omdat ze onvermijdelijk zijn. Door deze positieve ideeën voor personeelsvergaderingen te implementeren, worden vergaderingen voor iedereen beter. Vergaderingen hoeven niet saai te zijn.
Probeer deze leuke onderwerpen voor teamvergaderingen tijdens je volgende vergadering. Of het nu gaat om een teambuilding waarbij je hele team betrokken is of als je een teamleider bent die experimenteert met een vergaderidee - toekomstige vergaderingen leuk maken is het ultieme doel.
Wat is een andere leuke manier om vergaderingen interessant te maken? Gebruik het juiste hulpmiddel.
Organiseer leuke, boeiende en productieve vergaderingen met de speciaal ontworpen functies van ClickUp. Met ClickUp Meetings kunt u de agenda opstellen, aantekeningen maken tijdens vergaderingen en ideeën bespreken. Gebruik ClickUp Whiteboard om samen visueel te brainstormen en innoveren. Zet elementen op het Whiteboard, in vergaderingen of documenten om in taken en houd ze in realtime bij. Ga van ideeën naar actie.