효과적인 업무 플랜을 만드는 방법 (+템플릿)

준비를 소홀히 하는 것은 실패를 준비하는 것입니다.

이 말은 단순한 과장된 표현이 아닙니다. 프로젝트의 성공을 달성하기 위해 고군분투하는 55%의 조직은 능숙한 업무 계획의 부재가 그 원인입니다.

명확한 플랜이 없으면 프로젝트의 모든 것이 모호해집니다. 목표, 일정, 프로젝트 팀의 책임 등 모든 것이 모호해집니다. 이러한 혼란은 리소스 충돌, 예산 초과, 작업 지연 등 프로젝트 관리에 어려움을 초래할 수 있습니다.

어디서 시작해야 할지 모르겠다면 걱정하지 마세요. 필요한 팁, 도구 및 무료 템플릿을 모두 준비해 놓았습니다!

작업 플랜이란 무엇일까요?

효과적인 작업 플랜은 귀하 또는 귀하의 팀이 프로젝트를 완료할 수 있도록 안내하는 도구입니다. 이것을 가장 잘 표현한 것은 로드맵입니다. 프로젝트의 결과물, 마일스톤 및 작업을 정리하고, 누가 무엇을 언제까지 할 것인지 명확하게 정의합니다. 더 간단히 말해서, 작업 플랜은 일을 완료하기 위한 실행 계획입니다.

작업 계획과 프로젝트 계획은 비슷하게 들리지만, 완전히 같은 것은 아닙니다. 작업 계획은 실행에 관한 것입니다. 프로젝트 계획의 '방법'에는 더 높은 수준의 프로젝트 개요가 포함됩니다.

다음은 두 가지를 구분하는 간단한 요약입니다:

일 계획의 이점

좋은 프로젝트 관리 작업 계획이 주는 이점은 다음과 같습니다.

작업 계획의 핵심 구성 요소

잘 구조화된 업무 플랜은 어떤 모습일까요? 각 부분이 원활하고 효율적인 프로세스에 어떻게 기여하는지 이해하기 위해 주요 구성 요소를 자세히 살펴보겠습니다.

일 계획 작성 방법

프로젝트 관리의 최고의 실행 방식을 기반으로 한 견고한 업무 플랜은 프로젝트의 성공에 큰 차이를 만들 수 있습니다. 업무에 필요한 모든 것을 갖춘 앱인 ClickUp과 같은 소프트웨어를 사용하면 업무 플랜을 원활하게 만들 수 있습니다!

일을 순조롭게 진행하기 위한 업무 플랜을 만드는 단계를 살펴보겠습니다.

1단계: 목표 파악

가장 먼저 해야 할 일은 프로젝트의 목표를 정의하는 것입니다.

핵심 목적은 무엇입니까? 고객에게 제공하는 서비스를 개선하는 것이 목표입니까? 아니면 운영을 확장하고 노력을 확대할 준비를 하고 있습니까?

주요 목표를 설정했다면, 이를 구체적인 마일스톤이나 목표로 세분화하세요. SMART 방법을 사용하여 목표를 안내하세요.

ClickUp Goals를 사용하면 목표를 시각적으로 추적하고, 큰 목표를 더 작은 측정 가능한 단계로 나누고, KPI를 모니터링할 수 있습니다.

예를 들어, 최신 캠페인의 주요 목표가 브랜드 인지도 제고인 경우, 도달 범위를 50% 향상하거나 클릭률을 20% 높이는 등 구체적인 목표를 설정할 수 있습니다. 그런 다음, 선택한 플랫폼에서 캠페인의 성과를 실시간으로 추적할 수 있습니다.

가장 좋은 점은 ClickUp에서 작업 계획을 쉽게 조정할 수 있다는 것입니다. ClickUp Sprints를 사용하면 스프린트를 계획 및 구현하여 다양한 전략을 테스트하고, 결과를 추적하고, 신속하게 변경하여 목표를 달성할 수 있습니다.

2단계: 프로젝트 범위 개요

이제 프로젝트의 '범위'를 정할 시간입니다. 즉, 완료해야 할 모든 작업과 하위 작업을 정의하고, 팀을 구성하고, 예산을 추정해야 합니다.

작업 목록을 만들 때 각 단계에 소요될 시간을 추정하여 시간을 포함하세요.

여기서 목표와 목적은 중요한 역할을 합니다. 목표와 목적은 업무 범위에 대한 결정을 안내하고 프로젝트의 방향을 설정합니다. 범위가 명확하게 정의되어 있으면 모든 사람이 포함된 사항과 포함되지 않은 사항을 정확하게 알 수 있습니다. 이를 통해 프로젝트가 단일 비전에 집중하고 일관성을 유지할 수 있습니다.

3단계: 리소스 목록 작성 및 작업 할당

일을 완료하려면 리소스가 필요합니다. 여기에는 내부 문서 및 자산의 완료 확인부터 외부 컨설턴트 고용 또는 추가 예산 요청에 이르기까지 모든 것이 포함됩니다.

필요한 사항을 파악한 후에는 나중에 혼동이 발생하지 않도록 팀 회원에게 작업을 할당하세요. 각 작업의 책임자를 명확히 하세요.

ClickUp 작업은 모든 것을 관리하는 데 도움이 될 수 있습니다. 소셜 미디어, 이메일, 콘텐츠 생성 등 각 업무 영역에 대한 작업을 생성하세요. 또한 각 작업에 하위 작업을 만들고, 팀 회원에게 할당하고, 마감일을 설정할 수도 있습니다.

또한 작업 기능을 사용하여 작업 플랜의 주요 단계에 체크리스트를 ClickUp에 추가할 수도 있습니다. 예를 들어, 매월 50개의 블로그 게시물을 게시할 계획인 경우, 각 게시물의 초안 작성, 승인, 게시 등의 단계를 체크하여 누락이 없도록 할 수 있습니다.

4단계: 명확한 타임라인 수립

작업 계획은 시간 제한이 있어야만 효과적입니다. 따라서 각 작업에 대한 명확한 마감일을 설정하세요. 마감일은 변경될 수 있지만, 팀이 일정을 준수하고 클라이언트의 기대치를 관리하는 데 매우 중요합니다.

ClickUp의 타임라인 기능은 이러한 작업에 이상적입니다. 이 기능을 사용하면 작업 계획과 프로젝트의 진행 상황을 시각적으로 지도에 표시할 수 있습니다. 시작 및 종료 날짜를 설정하고, 다양한 작업이나 미디어 채널에 색상 코드를 지정할 수 있습니다. 주요 마일스톤과 마감일을 쉽게 추적할 수 있어 모든 것을 완벽하게 관리할 수 있습니다.

타임라인을 ClickUp 달력 보기로 연결하여 일일 플랜의 개요를 확인하세요. 이 조합을 사용하면 모든 사람이 동일한 페이지를 보고 장기적인 일정과 다가오는 마감일을 명확하게 확인할 수 있습니다.

5단계: 잠재적인 장애물 파악

최고의 플랜도 장애물에 직면할 수 있습니다. 팀원들의 질병이나 기술적 문제와 같은 예상치 못한 문제는 진행을 방해할 수 있습니다. 잠재적인 위험을 조기에 파악하고 백업 플랜을 마련하세요. 이러한 사전 대응을 통해 문제가 발생해도 유연하게 대응할 수 있습니다.

ClickUp의 칸반 보드 보기를 사용하면 명확한 드래그 앤 드롭 워크플로우로 작업을 시각화하여 지연을 쉽게 파악할 수 있습니다. 작업이 쌓여 있는 곳을 확인하여 병목 현상을 파악하고 "진행 중" 또는 "블록"과 같은 상태 업데이트를 통해 진행 상황을 추적할 수 있습니다. WIP(작업 진행 중) 한도는 각 단계의 작업 수를 제한하여 과부하를 방지합니다. 또한, 실시간 업데이트 및 자동화 기능으로 작업이 지연될 경우 팀에 알림이 전송되므로 아무것도 놓치지 않을 수 있습니다.

6단계: 예산 수립

견고한 예산은 일정을 준수하기 위해 매우 중요합니다. 예산을 통해 리소스를 할당하고, 지출을 추적하며, 재무 목표에 집중할 수 있습니다. 명확한 예산이 없으면 과다 지출이나 중요한 투자를 놓칠 위험이 있습니다.

ClickUp 사용자 지정 필드를 사용하여 작업 계획에 대한 예산 추적기를 구축하세요. 예를 들어, 중요한 프로모션 캠페인의 경우 각 미디어 채널에 대한 필드를 만들고, 채널별로 할당된 예산을 설정하고, 실제 지출을 추적하고, ROI를 측정하여 가장 수익성이 높은 채널을 파악하고 그 채널에 노력을 집중할 수 있습니다.

이 방법을 통해 전체 지출을 모니터링하고 필요한 조정을 할 수 있습니다.

7단계: 일정 작성

일정을 만드는 것은 업무 계획을 정리하고 실행하는 데 중요한 키입니다. 명확한 타임라인을 통해 모든 사람이 일정을 준수하고 작업을 제 시간에 완료할 수 있습니다. 이를 통해 혼란을 방지하고 팀이 집중력을 유지할 수 있습니다.

이 템플릿 다운로드

ClickUp은 일정을 계획하고 시각화할 수 있도록 다양한 기성 작업 계획 템플릿을 제공합니다. 예를 들어, ClickUp 프로젝트 작업 계획 템플릿을 사용하면 시작부터 끝까지 모든 것을 한 곳에서 관리할 수 있습니다. 이 템플릿은 다음과 같은 이점을 제공합니다.

이 템플릿을 사용하면 일정, 노력, 실제 기간 일수, 실제 시작 날짜 및 기간 일수 등 9개의 사용자 정의 필드를 사용하여 주요 프로젝트 세부 정보를 캡처하고 작업 일정을 쉽게 시각화하여 타임라인을 원활하게 추적하고 조정할 수 있습니다.

이 템플릿 다운로드

관리하기 쉬운 접근 방식을 위해 ClickUp 간단한 작업 플랜 템플릿을 사용할 수도 있습니다. 이 템플릿 을 사용하면 프로젝트가 완료되기 전에 완료해야 하는 모든 작업을 세분화할 수 있습니다. 다음을 수행할 수 있습니다.

이 템플릿에는 사용자 정의 필드도 포함되어 있어 필요에 맞게 조정할 수 있습니다. 크기에 상관없이 모든 프로젝트 또는 작업에 유연한 출발점이 될 수 있습니다.

8단계: 위험, 제약 및 가정을 관리하세요

위험 관리는 모든 업무 계획의 핵심 부분입니다.

잠재적인 위험의 범위는 중요한 계획 단계에서 핵심 팀 회원을 잃는 것부터 예상치 못한 예산 제약에 직면하는 것까지 다양합니다.

팀과 함께 모여 가능한 위험과 그 위험에 대처할 수 있는 방법을 브레인스토밍하세요. ClickUp 화이트보드를 사용하면 실시간으로 협업하고 아이디어를 교환할 수 있는 공유 스페이스를 만들 수 있습니다. 잠재적인 병목 현상을 파악하고 미리 해결책을 계획하여 위험을 더 잘 관리하세요.

스티커 노트, 플로우차트 및 커넥터를 사용하여 위험 요소와 프로젝트에 미치는 영향을 시각화하세요. 화이트보드에서 직접 작업을 할당하고 워크플로우의 실행 항목에 연결하여 원활하게 실행할 수 있습니다. 실시간 편집 및 댓글 기능을 통해 모든 사람이 비상 계획 및 다음 단계에 대해 동일한 정보를 공유할 수 있습니다.

아래 비디오에서 공유된 팁을 통해 화이트보드에서 프로젝트 계획을 더 자세히 살펴보세요!

9단계: 플랜 실행

모든 것이 준비되고 모든 사람이 자신의 역할을 파악했다면, 이제 프로젝트를 실행할 시간입니다.

ClickUp 채팅을 사용하면 팀이 프로젝트 작업 공간을 떠나지 않고도 할당된 책임을 처리하고, 업데이트를 공유하고, 질문을 할 수 있습니다.

ClickUp 자동화를 통해 반복적인 단계를 자동화하여 업무 인계 및 승인을 간소화하세요.

견고한 업무 플랜은 프로젝트 라이프사이클 전반에 걸쳐 기준점이 되어, 프로젝트 관리자가 없어도 모든 사람이 일정을 준수할 수 있도록 해줍니다.

15개 이상의 ClickUp 보기를 통해 작업 플랜과 진행 상황을 실시간으로 쉽게 추적할 수 있습니다.

예를 들어, 달력 보기를 사용하여 중요한 마감일과 마일스톤을 한눈에 파악하고, 칸반 보드를 사용하여 다양한 완료 단계에 따른 작업을 추적하고, 목록 보기를 사용하여 모든 프로젝트 구성 요소를 한눈에 볼 수 있습니다.

10단계: 결과 모니터링 및 전달

플랜이 실행에 들어간 후에도 일은 계속 진행됩니다. 프로젝트가 진행됨에 따라 성과를 모니터링하고 필요한 경우 조정해야 합니다.

ClickUp 대시보드는 작업 진행 상황을 실시간으로 표시하여 완료, 타임라인, 리소스 가용성 및 사용량과 같은 주요 지표를 추적할 수 있도록 지원합니다. 50개 이상의 사용자 지정 가능한 카드와 차트를 통해 팀 성과, 작업 마감일 및 작업 진행 상황을 모니터링할 수 있습니다.

이 데이터는 문제를 파악하고, 전략을 조정하며, 팀이 프로젝트를 성공적으로 완료할 수 있도록 지원하는 데 도움이 됩니다.

무료 업무 계획 템플릿

관리자, 팀 리더 또는 기업가로서, 프로젝트를 순조롭게 진행하기 위해서는 견고한 업무 플랜이 핵심이라는 것을 잘 알고 계실 것입니다. 업무 플랜은 타임라인을 관리하고, 리소스를 할당하고, 의사 결정을 안내하는 데 도움이 됩니다.

처음부터 새로 만드는 것은 어려울 수 있지만, 기성 템플릿을 사용하면 도움이 될 수 있습니다. 이 사용자 지정 가능한 템플릿을 사용하면 빠르게 시작하고 프로젝트의 요구 사항에 맞게 플랜을 조정할 수 있습니다.

다음은 추천하는 업무 계획 템플릿입니다.

1. ClickUp 연간 업무 계획 템플릿

이 템플릿 다운로드

팀이나 비즈니스를 1년 내내 순조롭게 진행하려면 ClickUp 연간 업무 계획 템플릿이 꼭 필요합니다. 이 템플릿은 장기적인 목표를 설정하고 이를 관리 가능한 단계로 세분화할 수 있도록 설계되었습니다.

작업 책임 및 상태에 대한 전용 섹션이 포함된 이 템플릿을 사용하면 팀의 책임 의식을 유지하면서 전체 프로젝트 진행 상태를 항상 파악할 수 있습니다. 이 템플릿은 목표를 현실로 만들기에 필요한 구조를 제공합니다.

2. ClickUp 원격 근무 플랜 템플릿

이 템플릿 다운로드

원격 팀을 관리하는 것은 특히 모든 팀원이 서로 다른 위치에서 일하는 경우 어려울 수 있습니다. ClickUp 원격 근무 플랜 템플릿을 사용하면 협업을 더 쉽게 하고 모든 팀원이 동일한 정보를 공유할 수 있습니다. 이 템플릿은 프로젝트의 영향에 따라 프로젝트를 분류하여 팀이 가장 중요한 일에 우선순위를 할당할 수 있도록 지원합니다.

각 프로젝트에 구체적인 목표, 예산 정보, 노력 수준 및 주요 결과물을 추가할 수 있습니다. 이렇게 하면 모든 사람이 기대되는 사항을 정확히 파악하고 한 곳에서 모든 프로젝트 세부 정보에 액세스할 수 있어 원격 협업이 개선됩니다.

3. ClickUp 12주 플랜 템플릿

이 템플릿 다운로드

이 템플릿은 분기별로 일하거나 다음 12주 동안 집중할 플랜이 필요한 경우에 적합합니다. ClickUp 12주 플랜 템플릿을 사용하면 작업을 관리 가능한 실행 항목으로 나눌 수 있습니다.

진행 상황을 명확하게 파악하면서 개인 및 업무 관련 목표를 추적하세요. 템플릿을 사용하여 작업을 목록으로 작성하고 마감일을 설정하고 다음 3개월 동안의 우선순위를 설정하세요. 또한 진행 상황 추적 및 '업무', '개인', '재무'와 같은 카테고리를 통해 집중력을 유지할 수 있습니다

작업 플랜을 구현하기 위한 최고의 실행 방식

작업 플랜을 만들기 전에, 일반적인 실수를 방지하는 데 도움이 되는 몇 가지 간단한 팁을 확인하세요.

ClickUp으로 작업 플랜을 더 잘 관리하세요

일 계획은 복잡할 필요가 없습니다. 올바른 업무 계획 및 프로젝트 관리 도구를 사용하면 계획 프로세스를 간소화하고 일정을 준수할 수 있습니다.

ClickUp을 사용하면 모든 것을 한 곳에서 쉽게 정리할 수 있습니다. 팀의 작업을 명확하게 확인하고, 진행 상황을 추적하고, 프로젝트 타임라인을 빠르게 업데이트하거나 작업을 재할당할 수 있습니다. 새로운 프로젝트로 일정의 공백을 채우고 예산을 초과하지 않도록 할 수도 있습니다. 실시간 데이터를 통해 더 현명한 결정을 내리고 모든 것이 원활하게 진행될 수 있도록 지원합니다.

일 계획 관리를 시작할 준비가 되셨나요? ClickUp에 무료로 가입하고 프로젝트 리소스를 원활하게 관리하세요!