ClickUpがタスクの自動化を活用して手動でのプロジェクト更新をなくす方法

プロジェクトの更新情報を正確に保つために、自分自身やチームメンバーに頼り続けることは、最も避けたいことです。

なぜなら、更新の仕事は仕事が行われている最中には行われないからです。更新は、ミーティングの後、決定の後、誰かが確認を思い出した後など、後から行われるものです。

もし、ClickUpではこの作業を自動化に頼っていると言ったら、どう思いますか？

タスクの自動化により、ステータスの更新、次のステップの割り当て、アラートのトリガー、そして仕事の進行が、手作業による煩雑な作業なしに行われます。

その方法を知りたいですか？ぜひ読み進めてください。

手動によるプロジェクト更新の問題点

ClickUpの調査によると、一般的なナレッジワーカーは、仕事を完了するために平均して約6人と接続する必要があるとのことです。

つまり、彼らは状況把握や優先度の調整、仕事の円滑な進行を図るため、毎日、主要な接続者に連絡を取っているのです。

実際のプロジェクト管理において、手動によるプロジェクト更新が機能しなくなる理由は以下の通りです：

プロジェクト管理におけるタスク自動化とは？

プロジェクト管理におけるタスクの自動化とは、ソフトウェアツール、ルール、トリガー、場合によってはAIを活用して、反復的、定型的、あるいは予測可能なタスクを自動的に実行することです。これらは、自動化されなければ、プロジェクトマネージャーやチームメンバーによる手作業が必要となります。

ClickUpの自動化機能による手作業の削減

ClickUpでは、ワークフローの効率化、引き継ぎの管理、チームの手作業の削減を実現する100種類以上の既成の自動化を提供しています。ClickUpの自動化には、カスタマイズ可能な3つのコンポーネントがあります：

毎日を救ってくれるClickUp自動化の機能をご紹介します。👇

1. タスクステータスの自動更新

ClickUpタスクを活用し、作業を明確な親タスク、サブタスク、および依存関係に分解します。その後、ClickUpの自動化アドオンを追加し、サブタスクの完了やクリアされた依存関係といった進捗状況に応じてステータスを変更します。

その数あるトリガーの一つに「サブタスクが完了」があります。親タスクのすべてのサブタスクが完了すると、ClickUpが親タスクの直下のサブタスクを自動的に完了処理すると同時に、自動化が実行されます。

さらに、タスクのブロックが解除された際には、依存関係の変化を手動で確認する必要なく、自動的にタスクを次の段階に進めることができます。

次に、トリガーとアクション（ステータスの変更など）を組み合わせます（必要に応じて条件を追加することも可能です）。

🚀 ClickUpの特長： ClickUpのタスク管理ソフトウェアを使えば、たった1つのコメントやチャットを、わずか数秒で実行可能かつ測定可能なタスクに変えることができます！

タスクコメント、受信トレイのコメント、さらにはドキュメントのコメントから直接タスクを作成できます。また、ClickUp AIを利用すれば、ワークスペース全体のコンテキストを反映したタスクを自動生成することも可能です。

2. 所有者の自動割り当てまたは再割り当て

所有権の混乱を解消する手っ取り早い方法は、ワークフローに次の所有者を自動的に割り当てさせることです。

ClickUpの自動化機能には、「担当者を変更する」アクションが含まれています。

「複数の担当者」ClickAppが有効になっている場合、「担当者の変更」で人を追加できます。有効になっていない場合は、現在の担当者が置き換えられます。

このワークフローの自動化が効果的な理由は何でしょうか？

また、特定の担当者を固定で指定する必要もありません。ClickUpでは、タスクの作成者、タスクのフォロワー、または自動化のトリガーといったスマートなオプションを新しい担当者に設定できます。そのため、チーム構成が変わっても、運用ルールに基づいて仕事を割り当てることができます。

3. 期日と優先度の自動設定

ClickUp自動化では、イベントが発生した時点を基準に期限を設定します。

例えば、タスクが特定のステータスになった数日後に自動的に期日を設定したり、トリガー日（または特定の時刻）に設定したり、正確な日付を指定したり、期日が不要になった際に期日を解除したりすることができます。

これは、適切な期限がプロジェクトのフェーズによって異なる場合に便利です。たとえば、タスクがレビューフェーズに移行したときや、リクエストが承認されたときなどが挙げられます。

優先度についても、同様にプロジェクト管理の自動化機能を活用できます。タスクが時間的制約のあるフェーズに入ると、ClickUpは自動的にその優先度を引き上げ、ビューやダッシュボード上で目立つように表示します。

4. 定期的なタスクやフォローアップを自動作成する

ClickUpのプロジェクト管理ツールが極めて有用である理由は、あらゆるタスクを定期的なタスクに変換できる点にあります。その後、スケジュールを設定し、次回の発生時にどのように動作させるかを決定します。

さらに便利なのは、カレンダーに基づく定期的な繰り返しか、完了状況に基づく繰り返しかを選択できる点で、これによりほとんどのフォローアップワークフローをカバーできます。

これは、複数のプロジェクトを管理しており、記憶や手動でのセットアップに頼ることなく、定期的な仕事を一貫して行いたい場合に特に役立ちます。

また、ClickUpのタスク自動化機能を使用すれば、次の実行に持ち越すタスクの量を制御することも可能です。

過去の履歴を含めた同じタスクを維持するか、毎回新しい複製を作成するかを選択できます。また、担当者、チェックリスト、添付ファイル、依存関係など、将来のインスタンスに含めるフィールドを選択することも可能です。

定期的なタスクにサブタスクが含まれている場合、新しいインスタンスが作成された際にサブタスクの日付を再割り当てすることも可能です。

定期的なタスクを把握するには、「定期タスクの概要」セクションを確認するだけです。とても簡単です！

5. 変更内容を関係者に自動通知する

タスクが完了した後はどうなりますか？

多くのチームでは、依然として誰かが関係者に通知したり、背景情報を共有したり、次のステップを確認したりする必要があります。

ClickUpの自動化エンジンがこれを自動的に処理します。タスクのステータス、所有者、優先度、または期日が変更されると、ClickUpは関連する関係者に即座に通知します。

やることとは、更新のトリガーとなる具体的な変更を選択し、通知方法（電子メール、Slack、コメント、webhook）を選ぶことです。

たとえば、次のような場合にステークホルダーへ自動通知を行うことができます：

設定するには、該当するリスト/フォルダ/スペースに移動し、「自動化」を開いて、以下の手順に従ってください：

関係者が仕事の進捗を把握できるようにするには、彼らをタスクのフォロワーとして追加してください。そうすることで、そのタスクの活動や背景に関する更新情報が彼らに通知されます。

ClickUpのタスク自動化がチームにもたらすメリット

G2のレビュー投稿者によると、

ClickUpは非常に多機能で、事実上あらゆるビジネスケースやプロセスに対応するソリューションを構築できます。自動化機能やAIエージェントも非常に強力です。ロジックやAIプロンプトを通じて自動アクションを設定することで、ClickUp上で想像しうるほぼすべての操作を実行できます。

簡単に言えば、それは次のようなことです：

✅ システムのメンテナンスにかかる時間が削減されます： メンバーに雑務を覚えておくよう頼む代わりに、チームはその管理作業をルール化します。タスクの状態が変更されると、ClickUpはアクションとして、担当者、期日、優先度、フォロワー、コメントなどを自動的に更新します。

✅ 引き継ぎが明確になる：よくある問題は、仕事が滞っていることではなく、次のステップの所有者が明確に割り当てられていないことです。自動化機能は、タスクがレビューや承認のフェーズに入った際に所有者を再割り当てすることでこの問題を解決し、適切なタイミングで適切な所有者が表示されるようにします

✅ 期限と緊急度の一貫性が確保されます：チームは、各フェーズにおける妥当な期日の設定を標準化できます。例えば、タスクが「進行中」または「承認待ち」の状態になるとすぐに、自動化が期日を設定し、優先度を調整することで、ビューやダッシュボードに作業が適切に表示されるようになります。

✅ AIエージェントにより、複雑なワークフローを自律的に実行可能： 自動化はあらかじめ定義されたルールに従いますが、ClickUpのスーパーエージェントは文脈を解釈し、動的に行動することができます。例えば、エージェントはスペース全体のタスクを監視し、コメント内でメンションされた障害要因を特定して問題を要約し、関連する文脈と共に適切なチームメンバーに通知することができます。

✨ 実際の運用例をご覧になりたい方は、こちらのビデオで、スーパーエージェントが当社のコンテンツシステムをどのように支えているかをご確認ください。

自動化の実践例

それでは、当社のチーム（および世界中の多くのチーム）がClickUpの自動化をどのように活用しているかを見ていきましょう：

1. マーケティングチーム

ライター、エディター、デザイナー、チャンネル所有者は皆、同じタスクを処理しているため、ステータスの変更は手作業がたまりやすい仕事の一つとなっています。

そこで、数あるタスクの中から、マーケティング部門でClickUpの自動化機能をどのように活用しているか、その一部をご紹介します：

2. プロダクトチーム

プロダクト開発には、PM、デザイン、エンジニアリング、QA、場合によってはサポートやセキュリティなど、複数のステークホルダーが関わっています。

以下に、プロダクトチームがClickUpの自動化をどのように活用しているかをご紹介します：

3. 営業チーム

営業チームにとって、迅速な業務引き継ぎは不可欠です。見込み客が入り、見極めが行われ、デモが予定され、フォローアップが行われ、そのメモは商談に紐づけられたままにしておく必要があります。自動化機能を活用することで、営業担当者や地域を問わず、こうした一連のプロセスを一貫して維持することができます。

当社の営業チームは、日々のワークフローにおいてClickUpの自動化を活用しており、具体的には以下の業務を行っています：

4. 運用チーム

オペレーションの仕事は、マーケティング、プロダクト、営業とは異なる形を持っています。処理量が膨大で、ポリシーが多く、一見すると似たようなリクエストが山のように寄せられます。しかし、それらにはルーティング、タイミング、承認といったプロセスが伴います。当社のオペレーションのワークフローにおいて、自動化は、インプットを整理し、実行を一貫させるための「ガードレール」としての役割を果たしています。

運用部門におけるClickUp自動化の活用例：

ClickUpでの自動化ワークフローの構築（ステップバイステップ）

では、ClickUpでAIワークフローの自動化を構築するにはどうすればよいのでしょうか？

ステップ1：自動化したいワークフローを整理する

設定を変更する前に、次の3つの事項を明確にしておきましょう：

ステップ2：自動化の場所を選択する

ここで問われるのは、「この自動化を1つのワークフローに適用するか、それとも同じ構造を持つ複数のワークフローに適用するか？」ということです。

その答えによって、リストレベルで構築するか、それより上位のレベルで構築するかが決まります。つまり、👇

私たちが迅速に決定する方法：

ステップ3：自動化を開く

さて、このプロジェクト管理ソフトウェアの「自動化ビルダー」について詳しく見ていきましょう。操作は、ワークフローを管理する場所（リスト、フォルダ、またはスペース。ステップ2で選択した場所）から行います。

つまり：

ステップ4：構築方法を選択する

「Automations」画面に移動すると、ClickUpでは通常、2つの方法で開始できます。つまり、一から独自の自動化ルールを追加することも、あらかじめ定義されたリストから選択することも可能です。

では、どれを選べばよいのでしょうか？それは、主に何を自動化したいか（そしてそのプロセスがどれほど複雑か）によって異なります。そこで、利用可能な解決策を見ていきましょう：

方法A：推奨される自動化から始める（最も迅速）

ClickUpは、ステータスの変更や担当者の更新など、よくあるパターンに基づいた提案を表示します。必要な内容に近いものがあればそれを選択し、詳細を編集してください。

オプションB：カスタム自動化を作成する（最も正確）

ここでは、手動で選択します：

ワークフローに特定のルール（カスタムフィールド、複数の経路、例外処理など）がある場合、これが最適な選択肢となります。

👉 オプションCもありますが、詳細はこちらでご紹介します！

ステップ5：トリガーを設定する

ClickUpの自動化は常にトリガー（結果につながる構成要素）から始まります。トリガーはタスク、サブタスク、またはその両方に適用できます。

設定方法は以下の通りです：

よく使うトリガー（およびその用途）：

ステップ6：設定を行い、必要に応じて条件を追加する

ClickUpの自動化において、条件とは、自動化を実行するために満たされる必要がある基準のことです。トリガーが発生しても条件が満たされない場合、何も実行されません 🤷。

設定方法は以下の通りです：

ステップ7：1つ以上のアクションを追加する

アクションとは、自動化における「その後、これをやること」という部分のことです。トリガーが発動し（条件を設定している場合は、その条件が満たされた上で）、ClickUpが実行するのがアクションです。

自動化ビルダーでは：

ステップ8：名前を付け、公開し、内容を確認する

あと少しで完了です！あとは、自動化が有効になっており、意図したことをやっていることを確認してください。

要約すると 👇

基本機能を超える高度な自動化機能

ClickUpの自動化機能は基本的なものだけだと思っていませんか？ そんなことはありません！ ClickUpは、日々の業務を少しでも楽にしてくれる、高度で複雑な自動化機能をサポートしています。

その概要をご紹介します：

1. 人間のような多ステップの自動化

ClickUpの自動化機能は、日常的な作業をワンクリックで完了させるのに最適です。タスク管理の要点を網羅しており、コメントやリマインダー、フォローアップに頼らざるを得なかった反復的なタスクを自動化するのに役立ちます。

しかし、ワークフローに判断力や複数のステップ（状況の把握、成果物の草案作成、複数の場所への更新、人間への引き継ぎなど）が必要な場合、そこで「ClickUp Super Agents」の出番となります。

スーパーエージェントは、AIを搭載したチームメイトであり、ワークスペース全体のコンテキストを把握した上で、複数のステップからなるワークフローを安全に実行でき、実質的に人間の同僚として自律的に活動します。

活用方法は以下の通りです：

さらに、その柔軟性も抜群です！DMでトリガーしたり、タスク・ドキュメント・チャット内で@メンションしたり、仕事アイテムを直接割り当てたり、スケジュールや自動化を通じて実行したりできます。

タスクやチャンネルで担当者を@メンションしたり、1対1のサポートのためにDMを送ったり、タスクを割り当てて担当者に所有権を持たせて仕事を開始させたりするなど、直接的な制御が必要な場合は、手動トリガーを使用してください。

タスクやドキュメントの全コンテンツを取得したり、チャットメッセージを取得したり、ワークスペース（および接続アプリ）を検索したり、Memory（最近の履歴＋設定＋インテリジェンス）を活用して、時間の経過とともに改善を図ることができます。

ClickUpでエージェントをトリガーする方法について詳しく知りたい方は、こちらのビデオをご覧ください 👇

2. スペースをまたぐ自動化トリガー

「スペース間」の自動化は、スムーズな引き継ぎを行う場合に最も役立ちます。リクエストはあるチームのスペースで開始されるかもしれませんが、特定のステータスに達すると、自動的に次のチームのワークフローに移行するよう設定できます（再トリアージの手間がなくなります😮‍💨）。

そのために、「リストに移動」（タスクを目的のチームのリストに振り分ける）や、「リストに追加」といった自動化アクションを活用しています。後者は、「複数のリストにまたがるタスク」機能を通じて、同じタスクを両方のチームで可視化したい場合に使用します。

設計上の選択として、受け取り側のチームが単にタスクを確認するだけでよいか、それともタスクを完全に実行する必要があるかが挙げられます。タスクの進捗を追跡するだけの場合、通常はリストに追加するだけで十分です。しかし、実行と進捗レポート作成の責任を負う場合は、タスクを宛先リストのワークフローに移動させます。

3. 外部ツールとの連携

チームが日常的に使用しているツールとClickUpを常に同期させたい場合は、ClickUp自動化に対応したIntegrationに切り替えるだけです。これにより、GitHubのプルリクエストがマージされた際にClickUpタスクを更新したり、タスクのブロックが解除された際に電子メールを送信したりするなど、エンドツーエンドの自動化タスクを実行できます。

さらに高度なカスタムが必要な場合は、webhookを使用します。ClickUpは、自動化内の「webhookを呼び出す」アクションをサポートしており、タスクのイベントを任意の外部エンドポイントに送信することができます。

Webhookを作成し、URLを設定し、動的フィールドをURLに挿入し、ヘッダーを追加することができます（「Content-Type」はデフォルトで「application/json」になります）。さらに、Webhookはワークスペース全体で再利用可能です！

4. AIを活用した自動化

「オプションC」と言っていたのを覚えていますか？それがこちらです！

時間（あるいはエネルギー😴）が足りないときは、「ステータスが『In Review』に変わったら、担当者をエディターに割り当ててコメントを追加する」といったように、平易な英語で希望の内容を入力するだけで、ClickUp Brainの一部であるClickUp AI Automation Builderが、すぐに使える自動化機能の作成をサポートします。

実際には、これはClickUpですでに使用しているAI機能と同じレイヤーに組み込まれています。BrainはClickUp全体で利用可能であり、カスタムフィールドや@メンションを含むワークスペースのコンテキストと連携して動作します。

さらに魅力的なのは、ClickUpが自動化の処理結果においてAIを活用したロジックもサポートしている点です。例として、「AIアサイン」や「AI優先順位付け」を、追加の自動化アクションとして活用することができます。

ClickUpが究極の自動化hubである理由

ついに正式発表！🏆 ClickUpは、あなたが必要とする究極の自動化hubです。

要約すると：

ClickUpで手動のプロジェクト更新にさよならを

タスクの更新が誰かの記憶に依存している場合、そのシステムはすでに機能不全に陥っています。タスクの進捗状況は、断片的なメッセージや、誰かが時間がある時だけ行われる手動のデータ入力に委ねるべきではありません。

ClickUpは、仕事そのものを更新とすることで、この問題を解決します。

ClickUpタスクは、各プロジェクトにおいて、所有者、期日、依存関係、重要タスクに関する唯一の信頼できる情報源を提供します。

ClickUpの自動化機能は、ステータスの更新、次の所有者の割り当て、タスクの引き継ぎのトリガーなど、反復的な作業を処理します。

また、瞬時に状況把握が必要な時には、ClickUp Brainが進行中の仕事から要約、回答、次のステップを即座に抽出します。

さらに一歩進んだ機能として、ClickUp Super Agentsは、設定したルールに基づいてリスクをフラグ付けし、所有者にリマインダーを送り、障害要因をエスカレーションします。

重要なのは「自動化を増やすこと」ではありません。ClickUpは、集中力を維持し、タスクの進捗をリアルタイムで把握し、重要な事項が更新待ちで滞ることを防ぐ、優れた自動化機能を備えています。今すぐClickUpに登録して、プロジェクトを自律的に進めましょう。✅