ほぼ 60% のプロジェクト管理者は、同時に2～5つのプロジェクトに取り組んでいる。
プロジェクト間で同じレベルの集中力、生産性、アウトプットの質を確保することは、プロジェクト管理者が持つべき超能力である。プロジェクトがうまくいかないと、膨大な投資の無駄につながる。
/参照 https://www.pmi.org/-/media/pmi/documents/public/pdf/learning/thought-leadership/pulse/pmi-pulse-2020-final.pdf 114%, /%href/
である。
ありがたいことに、プロジェクト管理者は堅牢なシステムを導入してプロジェクトをこなすことができる。
この記事では、あなたが直面する可能性の高い一般的な課題と、あなたがよりスマートに仕事をし、効率を高め、複数のプロジェクトを管理するのに役立つ戦略をご紹介します。その前に、なぜ複数プロジェクトの効率的なプロジェクト管理が不可欠なのかを理解しましょう。
複数プロジェクトの不適切な管理がもたらすリスク
複数のプロジェクトをうまく管理できないと、タイムライン、予算、チームのパフォーマンス、組織の成功に影響を与えるさまざまなリスクが発生する可能性がある。以下は、考慮すべき鍵である：
- 納期の遅れ： 調整や優先順位付けがうまくいかないと、1つまたは複数のプロジェクトで遅れが生じる結果となる。これはクライアントの信頼を低下させるだけでなく、金銭的な影響を及ぼす可能性もある。
- 予算超過： リソースの非効率的な配分や監督の欠如は、予算超過につながる可能性がある。これはプロジェクトの収益性を低下させるだけでなく、将来の資金調達やプロジェクトの承認を得ることを困難にしかねない。
- 不十分なコミュニケーションと不明確な優先度により、チームは何に注力すべきかわからなくなります。これは士気や生産性に影響を与える可能性がある。
- チーム過負荷: ポートフォリオ管理が不十分だと、チームメンバーが多くのプロジェクトに薄く分散し、過度の負担を強いられる可能性があります。これはエラーのリスクを高め、チームの燃え尽きや離職の原因にもなります。
- スコープクリープ： 複数のイニシアチブをまたがるプロジェクトスコープの管理不足は、無秩序な変更や追加につながり、タイムラインの延長、予算の引き伸ばし、チームメンバーの不満につながります。
- 集中力の欠如と急ぎの納期は、品質の妥協につながる。期待どおりの成果が得られないと、クライアントの不満や評判の低下はもちろん、手戻りのコストが発生する可能性がある。
- プロジェクト間の非効率なコミュニケーションや期待に応えられないことは、ステークホルダーとの関係にひずみを生じさせ、将来のビジネスチャンスの喪失につながる。
- プロジェクトの追跡が不十分だと、チームはボトルネックや遅延、コンプライアンス問題、潜在的なリソース不足に気づくことができない。これにより、プロジェクトが軌道から外れてしまう可能性がある。
- 戦略的なズレ： プロジェクトのプランと管理が不十分な場合、プロジェクトが組織の目標に合致せず、リソースの浪費を引き起こす危険性がある。
- リスクの増大： 先を見越してリスク管理を行わなければ、あるプロジェクトの問題がエスカレートし、他のプロジェクトにも波及する可能性がある。これにより、失敗の可能性が高まり、金銭的または風評的な損害が発生する可能性がある。
- 優先順位付けとリソース配分が不十分なため、プロジェクトが停滞したり、未完成のまま残ったりする可能性がある。
- イノベーションの損失: 複数のプロジェクトをこなすことで圧倒されているチームは、創造的な思考やイノベーションを起こすための帯域幅を欠いている可能性があります。
複数のプロジェクトを効果的に管理することは、業務効率を維持し、質の高い成果を提供し、組織の評判と収益性を守るために不可欠である。
複数のプロジェクトをサクセス・マネージャーするための12の戦略
**1.プロジェクト管理ソフトウェアを活用する。 77% 成功したプロジェクト管理チームの77％が、プロジェクトとタスクの管理にソフトウェアを使用している。しかし
/を使用している。 https://www.pmi.org/learning/library/forging-future-focused-culture-11908 46% /ref/の
の組織が、プロジェクト管理に価値を置く文化を優先している。
ClickUpのようなプロジェクト管理ソフトウェアは、複数のプロジェクト管理に関連する多くの課題を克服するのに役立ちます。
ClickUpは、一元化された プロジェクト管理ツール は、複数のプロジェクトのプロジェクト管理を簡素化するために設計されています。戦略から実行まで、プロジェクトを一箇所で追跡できます。
ClickUpで複数のプロジェクトの仕事をプラン、追跡、管理する。
ボトルネック、リスク、リソースの問題などを可視化します。ガントチャートからタイムライン、リスト、ボード、カレンダーまで、15種類以上の方法で仕事を可視化できるため、誰にとっても使いやすいビューが見つかります。
さらに
/参照 https://clickup.com/features/dashboards ClickUpダッシュボード /参照
リアルタイムの進捗を表示し、常に一歩先を行くことができます。
/参照 https://clickup.com/teams/project-management プロジェクト管理者向けClickUp /参照
には以下のような機能があります：
- 戦略とプラン
- ワークフローの可視化
- タスクの割り当て
- 時間の追跡とリソースの管理
- チームとのコラボレーション
- 成果の予測
💡プロヒント: ClickUpの
/を使う https://clickup.com/ja/blog/9477/project-management-templates/。 無料プロジェクト管理テンプレート /%href/
そして、すべてのプロジェクトで、あなたのプロジェクトプランニングをジャンプスタートさせましょう。
2.マルチタスクではなく、集中することで生産性を高める。
通常、プロジェクト管理者は3つから4つのプロジェクトを同時にこなすが、その最大の課題は何か？集中することだ。
学習
/参照 https://clickup.com/ja/blog/73859/how-to-focus/ 集中の仕方 /%href/
は思った以上に複雑です。集中力を高めるために、以下のヒントを試してみてください：
- 優先度の低いタスクは断る。マルチタスクをすればするほど、災難に見舞われる可能性が高くなる。
- 管理タスクや繰り返しのToDoを自動化する。 /参照 https://clickup.com/features/ai ClickUp Brain /を使えば、管理業務や繰り返しのタスクを自動化できる。 あなたの代わりにアジェンダを作成したり、チェックリストを作成したり、コンテンツを編集したりすることができます。
- タイムボクシングの完了-指定された時間内にタスクを完了するように意識的に訓練する戦略。
- マインドフルネスを実践し、集中を妨げる厄介な通知をオフにする。また /参照 https://clickup.com/ja/blog/60864/focus-apps/ 集中アプリ /を使うこともできる。 を使うこともできる。
3.タスクの優先順位を正しくつける。
夜中まで残業しているのに、あまり成果が上がらないということはありませんか？時間、エネルギー、努力を浪費している価値の低いタスクを優先しているかもしれません。
/参照 https://clickup.com/features/task-priorities ClickUpにおけるタスクの優先順位付け /%href/
を使えば、最小限の努力で優先度を設定できます。その仕事は次のとおりです：
- 優先度を4つのレベル（フラグ）から選択します： 緊急、高、普通、低の4段階から選べます。
- ワークフロー内で最も重要なタスクを確認するために、タスクを時間で並べ替える
- 優先度の高いアイテムをタスクトレイにドロップ。
- 優先順位をつけたタスクを依存関係と組み合わせます。(「待ち」や「ブロック」など)
- 期日フィルタを設定し、保存したりチームで共有したりできます。
を使って、より効率的にやることもできます。
/参照 https://clickup.com/ja/blog/67187/prioritization-templates/ 優先順位テンプレート /%href/
.
ClickUp 優先度マトリックステンプレート
💡* Pro Tip:を使用してください。
/を使用してください。 https://clickup.com/templates/priority-matrix-kkmvq-14411。 ClickUp 優先度マトリックステンプレート /%href/
を使用して、影響度と努力に基づいてタスクを分類します。
**4.明確に伝える
コミュニケーションを常に維持することは、多くの理由からプロジェクトの成功の中心である：
- 利害関係者はチームメンバーと期待を共有することで、仕事の整合性を高めることができる。クライアントは、物事がうまくいかない場合、即座にフィードバックを共有することができます。
- チームにフィードバックのループを作り、品質を落とすことなく目標をより早く達成できるよう支援する。
- チームミーティングを実施し、戦略を練り直し、プロジェクトのステータスを見直す。先を見越したアプローチ
- クライアントの期待とタイムラインを管理し、スコープクリープを防ぐ。
しかし、どのようにすれば明確なコミュニケーションができるのだろうか？それは、仕事がどこで行われているかを伝えることだ。
手始めに、以下のようなコミュニケーションに優先順位をつけるツールに投資するのがいいだろう。
/参照 https://clickup.com/features/chat-view ClickUp チャット /%href/
:
ClickUpチャットで私の仕事と会話を一元管理。
複数のツールで分散して行われる会話は、混乱やエラーにつながります。チャットを使えば、仕事が行われている場所でリアルタイムに最新情報を共有し、誰が何に取り組んでいるかをチーム全体で可視化できます。
また、やりとりに視覚的なコンテクストを重ね、理解しやすさを向上させることもできます。リンク、添付ファイル、ファイル、GIF、画像、ビデオなど、メッセージを伝えるものなら何でも追加できます。
仕事上の会話には@メンションで誰でも追加でき、コメントを個々のメンバーに割り当てることができます。 アクションアイテム 動く。
💡* プロのヒント: 採用する
/参照 https://clickup.com/ja/blog/193059/ai-communication-tools/ コミュニケーションツール /💢*プロヒント:コミュニケーションツールの採用
時間と努力を節約するテンプレート
5.コンテキストの切り替えをリミットする。
複数のプロジェクトを管理し、生産性を高めようとするとき、「コンテキストの切り替え」が邪魔になることがある。
マルチタスクと混同されがちだが、コンテキスト・スイッチングは2つの悪のうちどちらか少ない方だ。コンテキスト・スイッチングでは、アプリ間をジャンプして新しいタスクを開始し、古いタスクは途中のままにしておきます。
悲しいことに、その悪影響は生産性だけにとどまらない。以下の研究がある。 カリフォルニア大学アーバイン校 のレポート作成によると、たった20分中断が繰り返されるだけで、仕事上のストレス、プレッシャー、フラストレーションが高くなるという。
では、コンテキスト・スイッチにどう対処すればいいのだろうか？
バラバラのアプリやツールをすべて1つのプラットフォームに置き換え、チームが指先ひとつですべてにアクセスできるようにしましょう。
例えばClickUpは、タスク、会話、プロジェクトを1つのユーザーフレンドリーなプラットフォームにまとめます。仕事管理、コミュニケーションからコラボレーションまで、すべてが1つの共有スペースで行われます。
さらに、ClickUpは以下をサポートします。
/参照 https://clickup.com/integrations 1000以上のサードパーティアプリの統合 /をサポートしています。
これにより、お気に入りのツールをホームとする組織全体のソリューションを導入することができます。そして、チームから無意識のコンテキストの切り替えをなくすことができます。
6.優先度が変わったら、柔軟に対応する。
あなたのチームは、変化する優先度を追跡できているだろうか？状況に応じてピボットできないのは、プロジェクト管理者にとって重大な欠点だ。
これは、プロジェクトの進捗を把握するために、複数のやることリストやスプレッドシートを使っている場合によく起こります。
2つの大きな解決策は？
- 変更管理プロセスを導入する： これにより、プロジェクトの変更要求を管理できるようになる。ステークホルダーからプロジェクトの変更要求があれば、即座にプロジェクトスケジュールでビューすることができます。また、このプロセスを活用することで、ステークホルダーが適切と判断した変更要求を承認/拒否することができます。
- 真実の中心ソースの共有：変更されたプロジェクト要求を追跡するツールを使用し、このツールをチームメンバーがオフラインでもオンラインでも使用できるようにします。
チームメンバーがチームの帯域幅やタスクのステータスをリアルタイムで可視化できれば、ギアチェンジして効率的に仕事を進めることができる。さらに、状況が厳しくなったときにチームをチェックすることもできます。
7.チームの作業負荷のバランスをとる。
チームの作業負荷を均等に配布することは、ビジネスの成長と従業員の幸福を促進します。
従業員にタスクを詰め込み過ぎると、よくても不完全な仕事、悪くても質の低い仕事になります。従業員を十分に活用できていない場合も、やる気を失い、ストレスを抱えることになります。
驚くなかれ、アメリカは次のような経費を費やしている。
/を費やしている。 https://www.stress.org/workplace-stress 3000億ドル /%href/
毎年、仕事に関連したストレスから生じる欠勤や健康問題で3,000億ドル /%ref/。
どちらのシナリオでも、組織は損をする。
スイートスポットを見つけることで チームの士気 そしてプロジェクトを円滑に進める。
ClickUpのようなプロジェクト管理プラットフォームは、プロジェクトがいかに重要であるかを理解している。 作業負荷管理 はプロジェクトに対するものである。
全員に均等な作業負荷がかかるようにするには、関係する人、プロジェクト、タスクを完全に可視化する必要がある。
/参照 https://help.clickup.com/hc/en-us/articles/6310449699735-Use-Workload-view ClickUpの作業負荷ビュー /%href/
を使えばそれが可能です。各メンバーのタスクシートとカレンダーを確認し、誰が何の仕事をしているかを確認できます。
ClickUp Goalsで明確な目標を簡単に設定・追跡し、チームの成功を促進しましょう。
9.デリゲート済み
すべてのタスクを自分で管理することはできません。適切なデリゲート済みはチームメンバーに力を与えます。プロジェクトの責任をどのようにデリゲートすればよいかわからない場合は、以下のステップを参考にしてください：
- 各チームメンバーの強みと能力を評価する。
- 各メンバーの専門知識、キャパシティ、作業負荷に基づいてタスクを割り当てる。
- チームを信頼し、マイクロマネジメントではなく指導に専念する。
- 強固なシステムとプロセスを採用し、アカウント責任を構築する。
💡* プロからのヒント:
/参照 https://clickup.com/ja/blog/3892/task-management-software/ タスク管理ソフト /%href/
を使えば、プロジェクトの期間中、タスクの割り当てや進捗の追跡が簡単にできる。
10.繰り返しのワークフローをテンプレート化し、貴重な時間を節約。
新しいプロジェクトが始まるたびに、いつも同じワークフローを作り直していませんか？
これは最も生産性の高い時間の使い方ではありません。もし、あなたのプロジェクトに共通するワークフローがあるのなら、それをテンプレート化しましょう。 プロジェクトの成果物 やプロセスなど、よく使用するワークフローやプロセス用に独自のテンプレートを作成します。
これにより、仕事が加速し、ワークフローのギャップを防ぐことができます。
💡💡💡💡💡💡💡 テンプレートを定期的に更新し、洞察やベストプラクティス を取り入れて、質の高いデリバリーを実現しましょう。
11.ドキュメンテーションで整理整頓
複数のプロジェクトを管理するのは大変です。多くのプロセス、ワークフロー、チーム、スケジュール。構造化された プロジェクト文書 .
正確で最新の文書が混乱を防ぎ、プロジェクトを軌道に乗せる。
プロジェクトごとに標準化された文書（要件、タイムライン、リスクログなど）を別々にメンテナーし、文書管理ツールを使用して、すべての利害関係者がアクセスできるようにする。
ClickUp Brainでアイデア、製品ロードマップ、製品概要、文書化、SOPなどを自動化。
💡Pro Tip: ClickUp Brainでプロジェクト文書を作成し、以下の方法で安全に共有できます。
/参照 https://clickup.com/features/docs。 ClickUp ドキュメント /%href/
12.リスクの予測と管理
複数のプロジェクトをまとめて効率的に管理する最善の方法は、十分な準備をすることである。この準備の重要な側面の1つが、リスクに対するプランである。
/参照 https://clickup.com/ja/blog/37971/risk-management-software/ リスク管理ソフトウェア /%href/
ClickUpのようなものが役に立つ。
重複するプロジェクトは、リスクや混乱の可能性を増大させます。さらに、あるプロジェクトの遅れが他のプロジェクトに波及する可能性もあります。そのため
- プロジェクトごとにリスクアセスメントを実施し、コンティンジェンシープランを文書化する。
- プロジェクト間の相互依存関係を明らかにし、それに基づいてスケジュールを調整する。
- プロジェクト更新時に定期的にリスクをレビューし、潜在的な問題に早期に対処する。
💡* プロアドバイス:
/参照 https://clickup.com/ja/blog/44927/risk-assessment-templates/ リスクアセスメントのテンプレート /%href/
を使えば、リスクを推測する手間が省ける
クリックアップで複数のプロジェクトを簡単に管理できます。
プロジェクト管理者が直面する最も一般的なジレンマは何でしょうか？正気を失うことなく、複数のプロジェクトを管理する方法。
無理もない。プロジェクト管理者は仕事に追われている。
プロジェクト管理者として、昨日締め切りの納品物に膝を抱えることも多いだろう。また、プレッシャーの高いクライアントや働き過ぎのチームに取り組むこともあるでしょう。プロジェクト予算が厳しい中、ステークホルダーの期待を維持することも忘れてはならない。
強固な
/(参考) https://clickup.com/ja/blog/1964/free-project-management-software/ プロジェクト管理ソフトウェア /%href/
ClickUpのようなプロジェクト管理ソフトは、まさにこの仕事のためのツールだ。
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複数のプロジェクト管理から解放されましょう。