チームは生成AIに熱意を持っていますが、全員が異なるツールを監視なしで使用しています。明確なガイドラインがなければ、企業はAIの無秩序な拡大——監視・戦略・制御のないAIツール・モデル・プラットフォームの計画外な拡散——に晒されることになります。
これにより、従業員が知らずに機密情報を公開AIモデルに入力することで、データプライバシーリスク、仕事品質の不均一性、コンプライアンス上の重大な問題が生じます。
結果として生じる説明責任の欠如は解決が困難で時間を要し、69％の企業が従業員による禁止AIツールの使用を疑っているか、その証拠を把握しています。
この記事では、文書化されたガイドラインを実行可能かつ追跡可能なプロセスに変換する、10の無料AI利用ポリシーワークフローテンプレートを解説します。
10の無料AI利用ポリシーワークフローテンプレート一覧
| テンプレート名 | ダウンロードリンク | こんな方に最適です | 主な機能 |
| ClickUp™による従業員ハンドブック、ポリシー＆手順テンプレート | 無料テンプレートを入手 | 初めてのAIポリシーハンドブックを作成するチームや、散在するガイドラインを一元的な信頼できる情報源に統合するチーム向け | 12の事前構築済みポリシーセクション組み込みのバージョン管理と改訂履歴承諾状況の追跡部署・リスクレベル・次回見直し日別のタグ付け用カスタムフィールド |
| ClickUpによる企業ポリシーテンプレート | 無料テンプレートを入手 | 包括的なハンドブックの管理を必要とせず、単独ドキュメントとして焦点を絞ったAI適正利用ポリシーを必要とするチーム向け | ポリシー概要セクション；タスク割り当てによる承認ワークフロー（法務、人事、経営陣）；カスタムフィールドによる発効日とレビューリマインダー；リンクされているリソース（トレーニング、FAQ、コンプライアンスドキュメント） |
| ClickUpによるガバナンスプランテンプレート | 無料テンプレートを入手 | 明確な意思決定役割と監督体制を備えた正式なAIガバナンスを導入する組織 | ガバナンス構造マッピング（所有権と責任範囲）；リスク評価リポジトリ；ガバナンスレビューのためのミーティング頻度トラッカー；意思決定ログ |
| ClickUpによるITセキュリティテンプレート | 無料テンプレートを入手 | ITおよびセキュリティチームが、AIガバナンスをサポートする技術的統制（アクセス管理、データ保護、ツール審査）を文書化します | アクセス制御文書と役割ベースの許可設定利用許可と連動したデータ分類マトリックスAI関連侵害へのインシデント対応手順AIツールプロバイダー向けベンダー評価チェックリスト |
| ClickUpによるプロセスと手順テンプレート | 無料テンプレートを入手 | チームはAIポリシーを、従業員が日常的に従える反復可能なステップの手順に変換します | ステップごとのワークフロー分解各ステップの役割割り当てネストされたチェックリストによるコンプライアンス確認ポイント一目で理解できるプロセスフローの可視化 |
| ClickUpによる実装管理テンプレート | 無料テンプレートを入手 | AI職場ポリシーを展開し、草案作成、トレーニング、ローンチ、導入をプロジェクトのように管理するチーム向け | 依存関係を含む段階的導入タイムライン関係者への連絡と承認状況の追跡トレーニングタスクの管理と完了状況の追跡カスタムフィールドによる導入メトリクス |
| ClickUpによる内部監査チェックリストテンプレート | 無料テンプレートを入手 | コンプライアンス、リスク、内部監査チームがポリシーに照らしたAI利用の定期監査を実施 | 事前定義された監査基準チェックリスト；添付ファイル（スクリーンショット、ログ、ドキュメント）による証拠収集；深刻度と必要なアクションによる分類；是正措置の追跡 |
| ClickUpによる内部統制チェックリストテンプレート | 無料テンプレートを入手 | Teamsが管理を監視し、AIポリシー違反を事前に防止（事後監査のみではなく） | 管理目標（各管理措置が防止／検知する事項）；文書化されたテスト手順；説明責任のための管理責任者割り当て；文書化された業務上の正当性を伴う例外記録 |
| ClickUpによる監査ポリシーテンプレート | 無料テンプレートを入手 | AI監査の実施方法（範囲、頻度、資格要件、レポート作成）を標準化する組織 | 監査範囲の定義（ツール、活動、チーム）；監査頻度とトリガー；監査人の資格要件／研修要件；監査結果の標準化されたレポート作成要件 |
| スタートアップ向け HubSpot AI利用ポリシーテンプレート | このテンプレートをダウンロード | コンプライアンス／法務リソースが限られているスタートアップや初期フェーズのチーム向けに、迅速に導入可能なAIポリシーの基盤を提供します | スタートアップ企業向けの平易な表現；カスタムカスタマイズメモ；最小限の修正で迅速な導入を実現 |
AI利用ポリシーとは？
AI利用ポリシーは混乱を防ぐ正式な文書です。従業員が仕事でAIツールをどのように使用できるか、また使用できないかを明確に定めた唯一の信頼できる情報源です。これは単なる非公式なガイドラインではなく、組織を保護する文書化された強制力のある基準です。
企業向けの効果的なAIポリシーでは通常、以下の点を扱います：
- 承認済みAIツール： 使用が許可されているプラットフォームの明確なリスト
- 禁止事項： 公開チャットボットへの機密顧客データの入力など、明示的に禁止されている活動
- データ処理： AIシステムと共有できる情報の種類に関するルール
- 出力レビュー： AI生成コンテンツ使用前の人間による監視要件
- 説明責任：ポリシーの執行責任者とリクエスト対応担当者を明確にした指揮系統
📮ClickUpインサイト：アンケートの回答者の88%が個人タスクにAIを活用している一方、50%以上が仕事での使用を避けています。主な障壁は？シームレスな統合の欠如、知識不足、セキュリティ懸念の3点です。
しかし、AIがワークスペースに組み込まれて既にセキュリティが確保されている状態ならどうでしょうか？ClickUp Brain（ClickUp内蔵のAIアシスタント）がこれを実現します。自然言語のプロンプトを理解し、AI導入の3つの懸念をすべて解決しながら、ワークスペース全体のチャット・タスク・ドキュメント・ナレッジを接続します。ワンクリックで答えと洞察を見つけましょう！
なぜチームにAI利用ポリシーワークフローが必要なのか
AI適正利用ポリシーを作成したものの、共有ドライブに放置されデジタル埃をかぶっている状態では意味がありません。誰も読まないポリシーは存在しないも同然。セキュリティのふりをしながら、危険な行為が野放しにされる結果を招きます。
ルールを覚えてもらうことを期待するのではなく、コンプライアンスを日常業務に直接組み込むべきです。これが効果的なAIポリシー実施の鍵となります。
ワークフローテンプレートは、ポリシーを単なる受動的な文書から、明確なメリットを備えた能動的で自動化されたプロセスへと変革します：
- 一貫性：全チームメンバーがAIツールの申請、承認、インシデント報告において全く同じステップを遵守します
- 可視性：経営陣は、AIが誰によって、どのような目的で使用されているかについて、リアルタイムで監査可能な記録を取得できます
- 適応性: AI規制が変更されても、ワークフローを一度更新するだけで、新たなプロセスが即座に全員に展開されます。全社的な再トレーニングは不要です
- 責任の所在： レビュー、例外処理、コンプライアンス監査の明確なタスク所有権により、見落とされることはありません
💡 プロの秘訣：ClickUpはポリシー作成・追跡・共同作業をAIプロジェクトワークフローと一元管理し、ツールの断片化を解消してガバナンスを強化します。
AI利用ポリシーには何を含めるべきか？
テンプレートを利用する前に、優れたポリシーの要件を理解する必要があります。チームが簡易ルール作成に走りがちですが、脆弱なポリシーは未整備と同等のリスクを招きます。包括的なAI職場ポリシーこそが、AIの無秩序な拡大とコンプライアンスリスクに対する最初の防衛線となるのです。
このリストを活用し、ポリシーが全ての重要領域を網羅していることを確認してください。
- 適用範囲と対象：ポリシーが適用される従業員、契約社員、部門を明確に明記する
- 承認済みツールリスト：認可済みAIプラットフォームの動的リストを維持し、新規プラットフォームの申請・審査プロセスを管理します
- 禁止事項：個人識別情報（PII）や機密クライアントデータの公開AIツールへの入力禁止など、明確な境界線を定義する
- データ分類： 情報の機密性に基づき、AIシステムで安全に使用できる情報を従業員が判断するためのシンプルな枠組みを提供します
- 人的監視要件： AI生成の出力が使用前に人間のレビューと検証を必要とするタイミングを明記する
- インシデント報告：従業員がポリシー違反やAI関連の潜在的なセキュリティ懸念を 報告するための簡潔なプロセスを構築します
- 研修と確認：従業員がポリシーについてどのように研修を受け、その内容を読んだ上で理解したことをどのように確認するかを文書化する
- レビュー頻度： 新技術や規制の変化に対応するため、ポリシーの見直しと更新の頻度を定義します
📮ClickUpインサイト：AIシステムを完全に信頼して運用しているユーザーは34%である一方、わずかに多い38%のグループは「信頼するが検証する」という姿勢を維持しています。
仕事環境を理解していない独立したツールは、不正確または不十分な応答を生成するリスクが高い傾向があります。
これが、ワークスペース全体および統合されたサードパーティツールにおけるプロジェクト管理、ナレッジ管理、コラボレーションを接続させるAI「ClickUp Brain」を開発した理由です。コンテキストに応じた応答を「切り替えコスト」なしで得られ、Seequentのクライアント様と同様に作業効率が2～3倍向上します。
10種類のFree AI利用ポリシーワークフローテンプレート
AIガバナンスを白紙から構築するには多大な時間と努力がかかります。何を盛り込むべきか、どのように構成すべきか、そしてどのように実行可能にするかといった疑問が残ります。これにより遅延が生じ、企業のリスクへの曝露期間が長期化するのです。
これらのAI利用ポリシーワークフローテンプレートは、包括的なガバナンスフレームワークを迅速に構築するために必要な構造を提供します。ゼロから始める代わりに、スタートアップから大企業まで、組織固有のニーズに合わせてこれらのテンプレートを適応させてください。
1. ClickUp™による従業員ハンドブック・ポリシー＆手順書テンプレート
ClickUpの従業員ハンドブック・ポリシー＆手順テンプレートは、新しいAI利用ガイドラインを含む全ての会社方針を、一元化されたアクセスしやすい場所で文書化するための包括的なフレームワークです。
初めての正式なAIポリシーを構築する組織や、散在するガイドラインを単一の権威あるハンドブックに統合する組織に最適です。
このテンプレートが役立つ理由：
- 事前構築済みポリシーセクション：データ分類、承認済みツールリスト、インシデントレポート作成を網羅する12の即利用可能なポリシー条項から開始—業界に合わせて文言をカスタマイズ可能
- バージョン管理： 組み込みの改訂履歴でAIポリシーの更新を自動的に追跡。変更内容と時期を常に明確に記録
- 承諾状況の追跡：システム内で直接ポリシーを確認・承諾した従業員を監視することで、署名の追跡作業を不要にします
- ClickUpカスタムフィールド：部門、リスクレベル、次回見直し日などでタグ付けし、ポリシーを整理。フィルタリングとレポート作成を容易にします
📚 こちらもご覧ください：AI利用ポリシーのための堅牢なナレッジベースの構築方法
2. ClickUpによる企業ポリシーテンプレート
ClickUpの「会社ポリシーテンプレート」を活用し、明確な構造と組み込みの承認ワークフローを備えた、焦点を絞った個別のAI利用ポリシー文書を作成しましょう。
完全な従業員ハンドブックを管理する複雑さなしに、専用のAI適正利用ポリシーを必要とするチームに最適です。
このテンプレートが役立つ理由：
- ポリシー概要セクション： ポリシーの目的、適用範囲、適用対象を冒頭で定義し、読者が対象範囲を即座に理解できるようにします
- 承認ワークフロー： 組み込みのClickUpタスク割り当てにより、法務、人事、経営陣への自動ルーティングを実現。電子メールのやり取りを排除し、ポリシーの承認を効率化します
- 発効日追跡：ClickUpカスタムフィールドを使用してポリシーの発効日を記録し、次回見直し時期の自動リマインダーを設定
- リンクされているリソース： トレーニング資料、FAQ、外部コンプライアンス文書をポリシーに直接添付ファイルとして添付し、すべてを接続します
3. ClickUpによるガバナンスプランテンプレート
ClickUpのガバナンスプランテンプレートは、戦略的計画策定ツールであり、AIポリシーの作成・施行・更新に必要な包括的な組織的枠組みを構築する支援を行います。
明確な役割・責任・意思決定プロセスを備えた正式なAIガバナンスを導入する組織に最適です。
このテンプレートが役立つ理由：
- ガバナンス構造のマッピング： 経営陣スポンサーから部門レベルの責任者まで、AIポリシー決定の所有者を視覚的に定義します
- リスク評価セクション：AIの潜在的なリスクと、それらに対処するために採用する軽減策を記録するための中央リポジトリを作成します
- 定例ミーティングトラッカー： ガバナンス委員会の定期的なミーティングをスケジュールし管理し、一貫した監視を確保します
- 意思決定記録：将来参照できるよう、根拠と結果を含む主要なガバナンス決定の監査可能な記録を維持します
💡 プロの秘訣： ClickUpでユーザーがポリシーを自主的に理解し、セルフサービスできるようにしましょう。ClickUpDocsで全てのポリシーを一元管理し、重要なものはwikiとしてマークします。ClickUpの企業検索により、検索者は必要な回答やAI要約を素早く入手できます。
以下のビデオでは、AIを社内検索ツールとして活用する方法をご紹介します。
4. ClickUpによるITセキュリティテンプレート
アクセス制御、データ保護対策、ベンダーセキュリティプロトコルを文書化することで、AIガバナンスの技術的基盤を構築します。ClickUpのITセキュリティテンプレートは、データ入力制限やツール審査など、AI利用の技術的側面を優先するIT・セキュリティチーム向けに設計されています。
このテンプレートが役立つ理由：
- アクセス制御文書： どのAIツールを誰がどの許可レベルで使用できるかを明確に定義し、役割ベースのアクセスを強制します
- データ分類マトリックス： データの機密レベルを特定のAI使用許可にマッピングし、従業員が安全に共有できる内容を明確に示します
- インシデント対応手順：AI関連のセキュリティ侵害が発生する前に、その対応手順をステップごとに文書化しておく
- ベンダー評価チェックリスト： 新規AIツールプロバイダーを自社のセキュリティ要件に対して評価する方法を標準化します
5. ClickUpによるプロセスと手順テンプレート
抽象的なポリシー声明を、従業員が迷わず従える具体的かつ再現可能な手順に変換します。ClickUpのプロセス・手順テンプレートは、日常仕事におけるAIツールの申請・使用・レポート作成方法を従業員に明確に示す必要があるチームに最適です。
このテンプレートが役立つ理由：
- 段階的なタスク分解：AIツール利用ワークフローの各フェーズを定義します。初期リクエストから最終出力レビューまでを網羅します
- 役割の割り当て： 手順の各ステップの責任者を明確化し、混乱を排除して説明責任を確保します
- ClickUpチェックリスト：各フェーズで完了必須のネストされたチェックリストを活用し、手順にコンプライアンスチェックポイントを直接組み込みます
- プロセスフローの可視化：図表を用いて手順を視覚的にマップし、誰もがひと目で理解できるようにします
6. ClickUpによる実装管理テンプレート
AIポリシーの導入を正式なプロジェクトとして扱い、明確なマイルストーン、タスク、期限を設定することで、展開中に漏れが生じないようにします。ClickUpの実装管理テンプレートは、新しいAI職場ポリシーを立ち上げるチーム向けに設計されており、草案作成からトレーニング、導入に至るまでのあらゆる要素を管理する必要があります。
このテンプレートが役立つ理由：
- 展開タイムライン：ポリシー導入を段階的にプランし、依存関係と期限をClickUpガントチャート上で明確に可視化
- 関係者連絡追跡トラッカー： 異なる部門への全連絡を記録し、承認ステータスを一元管理
- トレーニングタスク管理： 関係する全従業員に対するAIポリシー研修セッションの割り当てと完了管理
- 導入メトリクス： ポリシー導入後、組織全体の認知度と遵守率を追跡するためにClickUpカスタムフィールドを活用
💡 プロの秘訣： チャットチャネルで利用可能な事前構築済みオートパイロットエージェント「Ambient Answers」は、チームからの質問に対して詳細かつ正確で文脈に応じた回答を提供します。
7. ClickUpによる内部監査チェックリストテンプレート
ClickUpの内部監査チェックリストテンプレートを活用し、確立されたポリシーに沿った自社AI利用状況を定期的に検証しましょう。コンプライアンス、リスク管理、内部監査チーム向けに設計されており、AIポリシー監査を定期的なスケジュールで実施する必要があります。
このテンプレートが役立つ理由：
- 監査基準チェックリスト：各AIポリシー監査時に確認すべき事前定義アイテムで時間を節約し、レビュー間の一貫性を確保
- 証拠収集：各監査アイテムに直接、補足文書、スクリーンショット、またはログを添付し、完全かつ正当性を証明できる記録を作成します
- 分類の特定: 問題の深刻度（例: 高、中、低）と必要な対応をタグ付けし、是正措置の優先順位付けを支援します
- 是正措置の追跡：監査結果に基づく是正措置を割り当て、完全な解決までそのステータスを監視します
8. ClickUpによる内部統制チェックリストテンプレート
AIの安全対策が意図した通りに機能していることを定期的に検証することで、事後対応型の監査から事前予防型の管理監視へ移行しましょう。ClickUpの内部統制チェックリストテンプレートは、AIポリシー違反を事後的に検出するだけでなく、発生前にチームが防止する手助けをします。
このテンプレートが役立つ理由：
- 管理目標： 各内部統制が防止または検出を目的とする事項を明確に定義する（例：「個人識別情報（PII）が公共のAIツールに入力されるのを防止する」）
- テスト手順： 各制御が正しく機能していることを確認するために必要な正確なステップを文書化する
- 責任者の割り当て管理： 各安全対策を異なる部門にまたがる特定の担当者またはチームに割り当てることで、責任の所在を明確化します
- 例外記録： 制御が回避されたインスタンスを追跡し、ビジネス上の正当性を文書化する正式なプロセスを構築します
9. ClickUpによる監査ポリシーテンプレート
AIポリシー監査の実施方法・時期・担当者を正式に定めることで、ガバナンスプログラムのメタレイヤーを構築します。ClickUpの監査ポリシーテンプレートは、文書化された基準とスケジュールでコンプライアンス審査のアプローチを標準化したい組織向けです。
このテンプレートが役立つ理由：
- 監査範囲の定義： 監査レビューの対象となるAI活動、ツール、チームを特定する
- 監査頻度：四半期ごと、年次、あるいは新ツール導入などの特定イベント発生時など、明確なレビューサイクルを設定します
- 監査人の資格要件： AIポリシー監査の実施を許可された個人に必要な基準と研修を定義します
- レポート作成要件：監査結果の文書化および経営陣やその他の関係者への伝達方法のフォーマットを標準化する
💡 プロの秘訣：職場の既存AIポリシーを修正するお手伝いが必要ですか？ClickUp Brainの生成AIがサポートします。プロンプトを入力するだけで、必要な通りに文言を修正します。
10. HubSpot for Startups提供 AI利用ポリシーテンプレート
HubSpot for Startupsの「AI利用ポリシーテンプレート」を活用すれば、一から作成せずにすぐに使えるAIポリシーを導入できます。小規模チームやスタートアップ向けに設計されたこの即戦力文書は、ガバナンスの確立が急務でありながら、専任の法務・コンプライアンス担当者が不足している初期フェーズの企業に最適です。
このテンプレートが役立つ理由：
- スタートアップ向け表現： 本ポリシーは、コンプライアンスの専門知識を持たないチームを考慮して作成されています
- 主要ポリシー項目： 許容される利用範囲、データ制限、開示要件など、基本事項を網羅しています
- カスタマイズガイダンス：テンプレートには、特定の業界やビジネスモデルに合わせて各セクションを適応させる方法に関する役立つメモが含まれています
- 迅速な導入： 最小限の修正で基本ポリシーを確立できるよう、迅速な実装を前提に設計されています
ClickUpのAIが仕事の生産性を向上させる全機能の要約はこちら：
ClickUpで効果的なAIガバナンスプロセスを構築
AIガバナンスには静的な文書以上のものが必要です。日常業務にポリシーを組み込み、明確な所有権を定め、定期的な見直しを行うワークフローが不可欠です。構造化されたポリシーなしにAIを導入するチームは、AIの無秩序な拡大、コンプライアンスリスク、一貫性のない運用に直面します。
AIワークフローテンプレートは、一から構築することなくAI利用を管理するための基盤を提供します。AIの能力が拡大し規制が強化される中、文書化され強制力のあるポリシーを持つ組織は、後手に回って対応に追われる組織よりも迅速に適応できるでしょう。
ClickUpで今すぐ無料で始め、AI利用ポリシーワークフローを構築しましょう。
よくある質問
AI利用ポリシーは従業員向けの日常的なルールを定義する一方、AIガバナンスポリシーは組織がAIリスクと戦略を管理する方法を定める高次元の枠組みです。利用ポリシーを「何を」行うか、ガバナンスを「どのように、なぜ」行うか、と捉えてください。
ワークフローテンプレートはポリシーを対話型プロセスに変換します。コンプライアンスチェックポイントと承認を日常タスクに直接組み込み、自動監査証跡を生成。記憶に頼らずルール遵守を保証します。
企業のAI利用ポリシーは、社内システムやデータにアクセスする全従業員、契約社員、外部ベンダーを対象とする必要があります。組織での仕事中にAIツールを使用する可能性のある者は、基本的に全員を含める必要があります。
多くの組織では、AI利用ポリシーを四半期ごと、または新たなAIツールの導入、主要な規制更新、セキュリティインシデント発生時など、重要な変更が生じた際にレビューします。ポリシーが陳腐化しないよう、明確なレビュー頻度を定めておく必要があります。