プロジェクトマネージャーは、プロジェクトの実行を明確かつ管理するために、構造化されたフレームワークに頼ることがよくあります。RACI と RAID は、最もよく使用され、よく混同される 2 つのツールです。
一見すると、どちらも複雑なプロジェクトを整理するために設計された、頭字語の多いモデルという点で似ています。
しかし実際には、これらはまったく異なる問題を解決します。
RACI は役割の明確化を促進し、意思決定プロセスを迅速化します。一方、RAID は、チームがリスク、仮定、問題、依存関係を予測し、管理するのに役立ちます。
この投稿では、両方のモデルを分析し、その違いを説明し、プロジェクトを順調に進めるためにそれぞれをいつ使用すべきかをご紹介します。
RACI チャートとは？
RACI チャートまたは責任割り当てマトリックスは、4 つの役割のいずれかで各タスクにラベルを付けることで、チームが誰が何をすべきかを把握するのに役立つ強力なプロジェクト管理ツールです。
- R – 責任者：タスクを完了する人
- A – 説明責任：最終的に責任を負う者
- C – 相談：情報を提供する者
- I – 情報提供者：誰が情報を共有する必要があるか
プロジェクトマネージャーや PMO プロフェッショナルは、RACI チャートを使用して、作業の重複、タスクの漏れ、意思決定の所有権に関する混乱を防止しています。また、権限を持つ人物と関与すべき人物を定義することで、意思決定プロセスを効率化することもできます。
RACI チャートを使用する場合：
- プロジェクトには複数の利害関係者が関わっています。
- 新しいチームメンバーをオンボーディングしている
- 部門間のワークフローを管理している
- 役割や承認に関する曖昧さがある
より詳しい内容については、RACI チャートの例をご覧ください。
プロジェクト：ウェブサイト立ち上げ
| タスク | デザイナー | PM | 開発者 | マーケティング |
| 最終設計を承認する | R | A | C | |
| 最終設計の承認 | A | C | ||
| フロントエンドコードの実装 | I | R/A | ||
| リリース発表文 | C | R/A |
しかし、毎回チャートをゼロから作成すると、役割の定義や確認に一貫性が失われてしまいます。そこで、RACI チャートテンプレートを使用すると、タスクや役割をプラグインできる構造が提供されます。これにより、設定時間の短縮、プロジェクト間のプロセスの標準化、および一般的な役割の見落としを最小限に抑えることができます。
👀 ご存知でしたか？RACI は、プロジェクトチームのための唯一のフレームワークではありません。
プロジェクトで動きの速いチーム、頻繁な意思決定の変更、責任の所在が曖昧な場合、RACI は厳しすぎると思われるかもしれません。
そのため、多くのチームが次のようなRACI の代替手段に移行しています。
- RASCI（サポートの役割を追加）
- DACI（意思決定の要因を明確にするために製品開発で使用される）
- RAPID（迅速な経営判断のためのフレームワーク）
RAIDログとは何ですか？
RAID ログは、マネージャーが 4 つの重要なカテゴリ（リスク、仮定、問題、依存関係）を監視するのに役立つプロジェクト追跡ツールです。
- リスク：成功に影響を与える可能性のある将来の潜在的なイベント
- 前提条件: 真実と仮定されているが検証されていない信念
- 問題：解決が必要な現在の課題
- 依存関係：最終的な決定を他の役割に依存するタスクまたは成果物。
チームリーダーは、プロジェクトの障害となる要因を、それが納期のリスクになる前に把握しておく必要があります。RAID ログは、タスクの完了だけでなく、プロジェクトの健全性をより明確に把握できる早期警告システムとしての役割を果たします。
これにより、プロジェクトを正確かつ完全に完了するために重要な、すべての決定が慎重に検討されるようになります。
🔑 重要なポイント：誰 に焦点を当てた RACI チャートとは異なり、RAID ログはプロジェクトに影響を与える可能性のあるもの に焦点を当てています。
RAIDログを使用するタイミング:
- 不確実性を文書化するための新しいプロジェクトを開始
- 複雑で長期にわたるプロジェクトの管理
- 毎週のチェックインを実施してプロジェクトの健全性を追跡
- サードパーティベンダーや依存関係との仕事
上記のプロジェクトと同じプロジェクトのRAID 分析の例で、その意味を文脈で理解しましょう。
プロジェクト：ウェブサイト立ち上げ
| タイプ | 説明 | 所有者 | ステータス | アクションプラン |
| リスク | クライアントはブランド資産を期日通りに提供します。 | SEO専門家 | 開く | 早期の監査を実施する |
| 前提条件 | マーケティングチームによる最終コピーライティング | アカウントマネージャー | 未確認 | 毎週フォローアップ |
| 問題 | ホームページのデザインが遅延しています。フィードバックの遅延が原因です。 | プロジェクトマネージャー | 進行中 | 設計レビューをできるだけ早くスケジュールしてください。 |
| 依存関係 | マーケティングチームによる最終コピーライティング | コンテンツリード | 保留中 | 期限を設定 |
ローンチ、移行、部門横断的な取り組みの管理など、RAID テンプレートを使用すると、潜在的な障害要因を常に把握し、コントロールを維持することができます。
👀 ご存知でしたか？ 2022 プロジェクトマネジメント協会グローバルサミットの「Show Me Your RAID Log」と題されたセッションで、イベント中に実施されたアンケートでは、次のような結果が出ました。
- 参加者の70%以上がRAIDログを使用した経験があります。
- 57%が当時、いずれかを積極的に活用していました。
- また、現在のユーザーの 93% が、RAID ログは「整理整頓に役立っている」と回答しており、これが最大のメリットとして挙げられています。
RACI と RAID：主な違い
RACI と RAID の主な違いを理解するための簡単な比較表をご紹介します。
| 要素 | RACI | RAID |
| 内容概要 | プロジェクトのタスクに 4 つの役割（責任者、説明責任者、相談先、情報提供先）を割り当てます。 | 4 つのプロジェクトの影響領域（リスク、仮定、問題、依存関係/決定）を追跡します。 |
| 主な焦点 | プロジェクトにおいて、誰が何を担当し、誰が意思決定権限を持つかを明確にする | プロジェクトのフローに影響を与える潜在的な問題、継続的な問題、およびタスクの関連性を発見する |
| 目的 | 役割の混乱やコミュニケーションのミスを防止。説明責任と所有権を強化 | 意識を高め、問題を管理し、意思決定や依存関係を可視化して確実に管理しましょう。 |
| 使用タイミング | プランニングやキックオフ時、特に複雑でチーム間のプロジェクトで活用できます。すべてのタスクで活用可能 | 計画、そして実行中に継続的に使用。スタンドアップ、レビュー、監査で使用します。ダイナミックな環境やリスクの高い環境に最適です。 |
| 最も役立つ対象者 | チームリーダー、PM、ステークホルダー、特にタスクと責任が重複する場合 | PM、リスクマネージャー、運用担当者、プロジェクトの健全性を追跡し、予期せぬ事態の発生を防ぎたい方。 |
| 成果/メリット | 役割が明確 = 電子メールの混乱が減り、承認の漏れも減少。よりスムーズな引き継ぎ | 問題が発生する可能性、故障箇所、プロジェクトの進行を妨げる要因を完全に可視化します。火消し作業の軽減 |
| ツールの種類 | 静的な責任マトリックス（多くの場合、スプレッドシート/ドキュメント） | 新しいアイテムや決定事項が頻繁に更新される、生きたログ |
| 連携機能 | RAID。役割が明確になったら、RAID を使用してプロジェクトの健全性を監視することができます。 | RACI。リスクや問題が発見されたら、RACI によって定義された役割により、修正の適切な所有権が確保されます。 |
💡 プロのヒント： ClickUp の組み込み AI アシスタントであるClickUp Brain を使用すると、これらの 2 つのフレームワークの管理と実装を支援することができます。
プロジェクトデータから、役割の割り当てを自動的に生成し、関係者を特定し、潜在的なリスクや依存関係を明らかにすることができます。また、更新情報を要約したり、問題点をフラグ付けしたりして、プランの実行可能性と整合性を維持することもできます。
🧠 RACI では、Brain を使用して、タスクやリストにカスタムフィールドを作成および管理し、各タスクの責任者、説明責任者、相談先、報告先を追跡することができます。
🧠 RAID について、Brain はプロジェクトにおける現在のすべてのリスク、問題、仮定、依存関係の要約やレポートを作成することができます。
⚡ テンプレートアーカイブ：プロジェクトのリスクを効率的に特定、評価、軽減するのに役立つリスク評価テンプレートを使用して、プロのように不確実性を乗り切ってください。
RACIとRAID（または両方）をいつ使用すべきか？
RACI と RAID（あるいはその両方）をいつ使用すべきかを知ることは、プロジェクトの成功に大きな違いをもたらします。それぞれを使用すべき場合は次のとおりです。
RACI を使用してチーム構造と期待値を定義する
RACI は、実際の作業を開始する前に活用すべきフレームワークです。シンプルかつ重要な質問「ここでは誰が何をやっているのか」に答えることで、基礎を築くのに役立ちます。
役割が明確でない場合、プロジェクトではタスクの重複や混乱、さらに悪い場合には重要なプロジェクト情報の損失が発生することがよくあります。
📌 RACIを使用すべき理由とタイミングはこちら：
- プロジェクトの開始時：RACI により、部門やチーム間の責任が明確になるため、全員が同じ認識でスタートできます。
- 役割の混乱を解消：RACI は、責任と意思決定の責任を関係者に割り当てることで、「あなたがやるものだと思っていた」という誤解を回避します。
- 新しいチームメンバーの研修用：RACI チャートは、新入社員がプロジェクトの構造、誰が何を担当し、意思決定がどのように行われるかを理解するためのクイックリファレンスとして役立ちます。
- 責任の所在が曖昧な場合：RACI マトリックスは、タスクが停滞した場合に誰が責任を持つべきかの情報を収集し、進捗を順調に進めるのに役立ちます。
- 承認を効率化：RACI で 1 人の担当者を「責任者」として指定することで、承認が迅速になり、組織の意思決定プロセスがスムーズになります。
- 委任する前に：RACI は、責任者、承認者、関連情報について報告を受ける必要のある者を明確に示することで、タスクを効果的に配布するのに役立ちます。
RAID を使用して、進行中のプロジェクトの健全性を監視
主にプランニング段階で活用される RACI とは異なり、RAID はプロジェクトのライフサイクル全体を通じて有効です。問題が発生してから対応に追われるのではなく、問題を未然に防ぐことができます。
📌 RAIDを使用すべき理由とタイミングはこちら：
- 実行中： プロジェクトが進捗するにつれて、RAID は変化、障害、新たなリスクをリアルタイムで積極的に監視するのに役立ちます。
- 定期的なチェックインやスタンドアップで、RAID ログを確認することで、同期のずれがなく、チーム全員が最新の情報にアクセスできることを確認できます。
- 早期の警告サインをキャッチする： 潜在的なリスクが大きな問題になる前に発見し、後々の時間とリソースの節約に繋げます。
- 複数のステークホルダーを管理する際： 決定内容、前提条件、および責任分担について、すべての関係者が一致していることを確認する。
- 意思決定や変更の記録に：RAIDは、誰が何を決定し、なぜその決定をしたかを記録します。監査トレイルや振り返りに最適です。
- 事後分析： 何がうまくいったか（またはうまくいかなかったか）を確認し、将来のプロジェクトのためのプロセスを構築するために使用します。
🎥 プロジェクトのステークホルダーの定義に迷っていますか？このビデオで、その違いが明確になります。
RACIとRAIDを併用して、最大限の明確さと制御を実現しましょう。
RACI は誰が何をやっているかを定義し、RAID は何が起こっているか、何が問題になる可能性があるかを示します。
これらを組み合わせることで、予期せぬ事態を減らし、コラボレーションを改善し、プロジェクトを期日に確実に完了させる、プロのようなリーダーシップを発揮することができます。
📌 なぜRACIとRAIDの両方を活用すべきか、その理由とタイミングを解説します：
- 役割をマップし、リスクを追跡するには： RACI を使用してタスクの所有権を定義し、RAID を使用して、そのタスクを妨害する可能性のある潜在的なリスクを把握します。
- 人と優先度を調整する： RACI は責任を明確に割り当て、RAID はその仕事に影響を与える可能性のある仮定や依存関係を示します。
- ステータスミーティングやレビューでは： RAID を使用して問題やリスクに関する会話を導き、RACI を使用してそれらの解決に責任のある者を迅速に特定します。
- コミュニケーションの誤解を減らす： RACI は役割の混乱を防ぎます。RAID は、舞台裏で起こっていることに関する情報のギャップを防ぎます。
- 部門横断的なプロジェクトを管理する場合： RACI を使用してチーム間の調整を行い、RAID を使用して共有の決定事項、障害、優先度の変更を記録します。
- ステークホルダーとの信頼関係を築くため： RACIは誰が何を担当しているかを明確に示します。RAIDは、決定された内容、未完了の事項、現在進行中の事項の全体像を詳細に示します。
📮 ClickUp Insight: コンテキストの切り替えは、チームの生産性を静かに低下させています。当社の調査によると、仕事での混乱の 42% は、プラットフォームの切り替え、電子メールの管理、ミーティングの飛び込みなどによるものです。
これらのコストのかかる中断を排除できたらどうでしょうか？
ClickUp は、ワークフロー（およびチャット）を 1 つの合理化されたプラットフォームに統合します。チャット、ドキュメント、ホワイトボードなどからタスクを開始、管理し、AI 機能によりコンテキストの接続、検索、管理も簡単です。
ClickUp は RACI と RAID の両方をどのようにサポートしているのでしょうか？
適切なツールがない場合、RACI チャートはばらばらのスプレッドシートに散らばり、RAID ログは誰も更新しないドキュメントに埋もれてしまいます。
そこで ClickUp が役立ちます。
仕事のためのすべてを備えたアプリ、ClickUp を使用すると、同じワークスペースで「誰が何をやるか」（RACI）と「何が起こっているか」（RAID）の両方を管理できます。
チーム構造の計画やリアルタイムのプロジェクトリスクの追跡など、ClickUp のプロジェクト管理プラットフォームは、柔軟な機能、カスタマイズ可能なテンプレート、自動化機能により、すべてをスムーズかつ協調的に行えます。
ClickUp が RACI と RAID を連携させ、プロジェクトの計画と追跡をこれまで以上に効率化する方法をご紹介します。
ClickUp ドキュメントで RACI チャートをシームレスに作成、埋め込み
ClickUp Docs は、チームがすでに作業している場所で RACI マトリックスを構築するための、すっきりとしたカスタマイズ可能な方法を提供します。標準的な RACI チャートと同じように、上部にタスクや機能を、側面にチームメンバーをリストしたシンプルなテーブルを作成できます。
これがうまく機能する理由は次のとおりです。
- 動的許可 により、RACI チャートのビュー、コメント、編集を許可するユーザーを制御できます。意思決定者だけに責任の微調整を行わせたい場合に最適です。
- 共同編集 とは、複数のチームメンバーがチャートをリアルタイムで更新できる機能です。
- RACI ドキュメントをタスク、フォルダ、または作業スペースに直接埋め込むことができるため、最も必要な場所で表示およびアクセス可能になります。
さらに、上記の RACI マトリックスの例に示すように、一目で確認できる色分けされた R、A、C、I のエントリーにより、誰が責任者、誰が支援者、誰が情報共有の対象者であるかがすぐにわかります。
ClickUpのカスタムフィールドを使用して、タスク内で直接RACIの役割を割り当てる
ClickUp は、プランニングを支援するだけではありません。ワークフローに責任を組み込むこともできます。これは、役割の明確さがプロジェクトの成否を左右する RACI などのフレームワークを適用する場合にまさに必要な機能です。
ClickUp タスクを使用すると、プロジェクトのあらゆる動きを追跡、割り当て、管理することができます。ClickUp カスタムフィールドを追加すると、タスクは役割認識型の意思決定準備の整った指令センターになります。
設定が完了すると、次のように統合されます。
- カスタムフィールドを使用して、「責任者」、「説明責任者」、「相談先」、「報告先」の列を追加します。これらは、ドロップダウンメニュー、人物選択、またはプロジェクトに優先順位を付けるための色付きタグにすることができます。
- タスク内の各役割にチームメンバーを直接割り当てます。これにより、タスクを実行する人、承認する人、相談すべき人、および最新情報を把握しておくべき人が明確になります。
- タスクの説明、サブタスク、チェックリストを使用して、誰が、いつ、何をするかをさらに明確にし、透明性を高めます。
- タスクコメントと @メンションを使用して、「相談」または「報告」とタグ付けされた関係者に情報を回覧します。これにより、コミュニケーションが一元化され、ツール間のやり取りが削減されます。
- タイムライン、優先度、ステータスの更新などのフィールドを追加して、タスクを表示する際に全員が完全なコンテキストを把握できるようにします。
このタスクレベルのセットアップは、チームメンバーが頻繁に役割を切り替えるプロジェクトや、責任の重複によって混乱が生じるプロジェクトで特に役立ちます。外部文書だけに頼るのではなく、RACI はアクションが行われるタスクボード内に直接表示されます。
⚡ テンプレートアーカイブ：作業負荷のバランスを取り、バーンアウトを回避するのに苦労していますか？このリソース計画テンプレートは、人員、時間、ツールを適切に割り当てるのに役立ちます。
ClickUp のリストビューまたはテーブルビューを使用して、RAID ログを視覚的に追跡
リスク、仮定、問題、依存関係（RAID）の管理に関しては、ClickUp を使用すると、スプレッドシート、ドキュメント、チャットを切り替えることなく、必要なすべての柔軟性を活用できます。
ClickUp リストビューと ClickUp テーブルビューを使用すると、視覚的で整理され、リアルタイムで実行可能な RAID ログを作成できます。
まず、RAID アイテム専用のリストを作成します。カスタムフィールドを使用して、各エントリーに「リスク」、「仮定」、「問題」、「依存関係」などのタグを付け、優先度、影響、所有者、緩和プランなどの重要な詳細情報を記録します。
リストビューでは、エントリーをカテゴリやステータスでグループ化できるため、チームは未解決の問題やリスクの高い問題に集中できます。テーブルビューでは、並べ替え可能な列とフィルターを備えたスプレッドシートスタイルのレイアウトが追加され、影響、チームの所有者、解決ステータスで素早く確認、整理するのに最適です。
💡 プロのヒント： 色分けされた優先度タグ、インライン編集、リアルタイムの更新により、毎週のレビューが簡単になります。同期中にビューを表示し、変更を加えて、作業を進めてください。
さらに優れた点は、すべてがリアルタイムで更新されるため、バージョンの混乱やメモの散乱がなくなることです。
ClickUp 自動化機能を使用して、RAID の更新とエスカレーションを自動化
RAID アイテムを手作業で追跡することは、特に動きの速いプロジェクトでは、すぐにフルタイムの仕事になってしまう可能性があります。そこで、ClickUp の自動化機能が役立ちます。自動化機能により、反復的な作業を排除し、人為的なエラーを減らし、RAID ログを正確かつ最新の状態に保つことができます。
RAID 追跡に自動化の魔法をもたらす方法は次のとおりです。
- トリガーによるステータスの自動変更: 「リスクが「解決済み」とマークされたら、「アーカイブ」リストに移動する」、「問題が「優先度高」になった場合は、プロジェクトリーダーに警告する」などのルールを設定します。
- チームメンバーの自動割り当て：RAID アイテム（新しいリスクや問題など）が追加されると、あらかじめ定義されたルールに基づいて、そのアイテムが関連する所有者に自動的に割り当てられます。
- インスタントアラートやリマインダーを送信：RAID エントリの重大度が変わった、期日が近づいた、または早急な対応が必要な場合に、Slack メッセージ、電子メール、またはClickUp コメントを自動的に送信します。
- カスタムフィールドをリアルタイムで更新：たとえば、「依存関係」に遅延が発生した場合、リンクされているタスクのステータスを自動的に更新したり、関連する新しい問題を記録したりすることができます。
- 定期的な RAID レビューのスケジュール設定: 自動化機能を使用して、毎週金曜日にチームにすべての未解決の RAID アイテムを確認および更新するようリマインダーを送信し、ログを常に最新の状態に保ち、忘れがないようにします。
ClickUp の自動化はコード不要でカスタマイズ可能なので、RAID プロセスにぴったり合わせて、わずか数クリックで設定できます。
リアルタイムのコメントやメンション機能を使って、RACI と RAID をシームレスに連携
RACI および RAID フレームワークは、明確なコミュニケーションによってその威力を発揮しますが、ClickUp は、組み込みのリアルタイムコラボレーション機能により、そのコミュニケーションをシームレスに実現します。役割の割り当てでも、プロジェクトのリスク管理でも、ClickUp なら、電子メールのスレッドや更新の遅延による混乱を発生させることなく、全員の連携と情報共有を維持できます。
ClickUp の @メンションを使用すると、タスクの責任者であるアカウント所有者にタグを付けたり、相談先の関係者に意見を求めたりするなど、適切な担当者に即座に連絡を取ることができます。
その基盤の上に、ClickUp の「割り当てられたコメント」は、フィードバックや決定を、所有権が明確な実行可能なアイテムに変換することで、さらに一歩進んだ明確化を実現します。これは、RACI および RAID ワークフローで特に役立ちます。責任のあるチームメンバーを特定のコメントに割り当てることができるため、タスクやリスクの軽減措置が見落とされる心配がありません。
コメントに対処すると、明確な監査証跡が提供されるため、プロジェクトライフサイクル全体における意思決定、実施されたアクション、および説明責任の追跡が容易になります。これは、組み込みの意思決定ログのようなものです。
何よりも、これらの会話は、ドキュメント、タスク、リストビューなど、仕事が行われる場所で直接行われるため、コンテキストを切り替える必要がありません。マーケティング、製品、開発など、すべてのユーザーが 1 つのワークスペースで同じ情報を見ることができます。
RACI および RAID のセットアップを迅速に行うための ClickUp テンプレート
ClickUp には、RACI または RAID フレームワークを、すべて一から構築することなく、非常に簡単に実装できる、すぐに使えるプロジェクト管理テンプレートがいくつか用意されています。開始するのに最も役立つ 2 つのテンプレートをご紹介します。
ClickUp RACI マトリックステンプレート
ClickUp RACI マトリックステンプレートは、プロジェクト内のすべてのタスクについて、責任者、報告先、相談先、報告先などを明確にレイアウトできる、カスタマイズ可能なテンプレートです。ドラッグ＆ドロップの簡単な操作で、フィールドの更新、新しいタスクの追加、役割の割り当て、リアルタイムのコラボレーションを、すべて ClickUp の柔軟なワークスペース内で実行できます。
なぜこれが役立つのか：
- 役割と責任について、全員の認識を統一
- 所有権を明確に割り当てる これにより、タスクの見落としがなくなります。
- @メンションとリアルタイムの更新により、チームメンバーに最新情報を提供し、関与を維持
- プロジェクトのサイズ、ワークフロー、チーム構造に合わせて簡単にカスタマイズ可能
- 繰り返し発生するタスクのセットアップや外部文書作成を省略することで、時間を節約
✅ 理想的な用途：混乱や遅延を回避するために、明確なタスクの所有権と役割に基づく説明責任が重要なプロジェクト
ClickUp RAID ログテンプレート
ClickUp RAID ログテンプレートを使用すると、プロジェクトのリスク、仮定、問題、依存関係を 1 つのスペースにまとめて記録、追跡、解決することができます。完全にカスタマイズ可能で、すべてをリアルタイムで整理して可視化することで、障害を未然に防ぐことができます。
なぜこれが役立つのか：
✅ 理想的な用途：スケジュールを順守し、直前の予期せぬ事態を回避するために、継続的なリスクの追跡と問題解決が必要なプロジェクト
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ClickUp を使用して RACI および RAID をより簡単に導入
役割の定義であれ、リスクの追跡であれ、プロジェクト管理では明確さが鍵となります。
RACI は、適切なタスクに適切な人材を割り当てるのに役立ち、RAID は障害に備えるのに役立ちます。
しかし、両方を同時に扱うのは難しい場合があります。適切なツールがない限りは。
ClickUp を使用すると、RACI と RAID を文書化するだけでなく、ワークフローの定期的な一部として活用することができます。タスクの割り当てからリスクの追跡まで、すべてが常に最新の状態に保たれ、可視化され、チーム間で同期されます。
ClickUp を使用して、プロセスを簡素化し、自信を持ってプロジェクトを管理しましょう。