アメリカの小規模企業は、平均して期日から 8.2 日後に支払いを受けています。
これは、決算、ターゲットの達成、または経営を維持しようとしている場合には理想的ではありません。財務上の負担に加え、支払いの遅延はクレジットリスクを高め、キャッシュフローを混乱させ、すでに緊張状態にあるチームを疲弊させます。
しかし、支払いプロセスに AI を導入することで、業務をスピードアップし、財務業務におけるコントロールと可視性を高めることができます。
このブログ記事では、売掛金管理に AI を使用することの具体的なメリットと、売掛金プロセスを最新化するための最適なツールをご紹介します。(*ネタバレ注意：その答えはClickUpです。その理由もご説明します！)
⭐️ 機能テンプレート
ClickUp の売掛金アクションプランテンプレートは、貴社の売掛金管理の進捗状況を監視するための貴重なツールです。支払いの遅延の原因となる繰り返しの問題を迅速に特定して対処し、キャッシュフローを健全で予測可能な状態に保つことができます。
売掛金（AR）とは何であり、なぜボトルネックになるのか
売掛金とは、企業がクライアントに対して提供した商品やサービスに対して期待する、期日通りの支払いです。これは、貸借対照表の流動資産として、収入として計上されます。
タイムリーな売掛金回収はキャッシュフロー管理を改善し、企業の経費の支払いやサプライヤーへの支払い、成長のための資金調達を支援します。一方、支払いの遅延は、資金不足、機会の損失、外部資金への依存につながる可能性があります。
売掛金管理における一般的な課題
売掛金管理は、請求書の送付、未払いの支払いの回収、照合という、単純な作業のように思われます。しかし、このプロセスは多くの場合、手作業で時間がかかり、事後対応的なため、組織にコストのかかるボトルネックが生じます。
Xero Small Business Insights (XSBI)によると、請求書の支払いが 1 日遅れるだけで、その四半期の中小企業の借入額は 1.1% 増加し、市場全体でおよそ 2,787 億ドルの追加債務が発生します。
7～8 日分の支払いが遅延している企業は、借入額を 6.8% 押し上げています。これにより、運転資金が逼迫し、高金利の短期クレジットへの依存度が高まります。
ほとんどの中小企業は、キャッシュフローが逼迫しても銀行に頼ることはありません。その代わりに、金利が高く返済サイクルが短い非銀行系金融機関から融資を受け、時間の経過とともに財務上のストレスを悪化させています。
手作業によるワークフローは、状況をさらに悪化させるだけです。多くのチームでは、今でも次のような作業が行われています。
- リマインダーの送信が遅れたり、不規則になったり
- スプレッドシートに頼って請求書の支払期限を追跡
- 自動化されたエスカレーションワークフローの欠如
その結果、回収の遅れ、顧客との関係の悪化、DSO（売掛金回収期間）の長期化につながります。 財務チームは、リスクの高いアカウントや、今後 30 日間で現実的に回収できる現金の額を見極めることにも苦労しています。
この可視性の欠如は、支払期限の遅れ、投資の遅延、そして土壇場での不確実性につながる可能性があります。
会計における AI は、この状況を変えることができます。売掛金プロセスに自動化とインテリジェンスを導入することで、管理、スピード、洞察力を向上させ、最大のメリットを得ることができます。
👀 ご存知でしたか？英国全土の企業は、未払いの支払いの回収に約5,640 万時間を費やしています。
売掛金管理における AI の活用方法
支払期限を長くすると顧客を引き付けることができるかもしれませんが、その代償として、負債の増加やキャッシュフローのリスクが高まることがよくあります。
そのため、売掛金を戦略的に管理することが必要です。タイムラインが延長された場合でも、クライアントに積極的に請求を行い、支払いリマインダーのシステムを構築する必要があります。
AI と機械学習 (ML) モデルは、顧客の行動や支払い履歴など、社内外の膨大なデータを処理してパターンを発見し、予測を行い、推奨事項を生成します。
財務業務に支障をきたすことなく、タイムリーな支払いを促し、規模拡大を可能にする効率的な売掛金管理プロセスをご利用いただけます。
会計における AI ツールが効果を発揮する実用的な使用例をいくつかご紹介します。
1. 請求書の発行と管理
手作業による請求書発行では、フォローアップ段階に入る前に回収が遅れてしまいます。タイプミスや期日の誤りは、支払いを数週間遅らせ、クライアントとの不必要なやり取りのトリガーとなる可能性があります。
AI ソリューションを活用することで、請求書の処理を正確、適応性、迅速にし、この状況を変えます。
🔍 自動請求書作成機能を使用すると、以下のことが可能になります。
- 契約、発注書、CRM エントリーから請求の詳細 を抽出して、手作業による入力は最小限で請求書を自動作成します。過去の支払い追跡から学習し、クライアントの履歴に基づいて適切な税率、割引条件、支払い指示を自動的に適用します。
- 請求書が送信される前に、欠落データ、フォーマットエラー、不整合 をフラグで表示し、紛争の可能性を低減
📌 ERP と統合された AI ツールを使用して、ジョブが完了または出荷が確認されたときに請求書作成をトリガーします。これにより、サービス提供と請求のギャップが解消されます。
📖 関連記事：会計の総勘定元帳の例とフォーマット
2. 支払いの予測とリスク評価
誰にいつフォローアップすべきか判断するのは、売掛金プロセスを混乱させる要因となります。顧客は皆同じ行動をとるわけではありません。確実に期日に支払う顧客もいれば、リマインダーを毎回必要とする顧客もおり、エスカレーション後にようやく支払う顧客もごく一部ですがいます。
従来、これらのパターンを特定するには、経過報告書を丹念に調べ、推測に頼るしかありませんでした。しかし、AI は、生の支払いデータを明確で将来を見通す洞察に変換することで、この状況を変えます。
🔍 具体的な効果はこちら：
- 過去の支払い行動、業界動向、外部クレジットデータについて予測分析を行い、特定の顧客の支払いがいつ行われるかを予測します。
- すべての顧客または請求書にリアルタイムのリスクスコアを割り当て、ML を使用して延滞傾向のあるアカウントを強調表示
- 主要クライアントの支払遅延が、全体的な流動性 およびキャッシュフロー管理に与える影響をシミュレーション
📌 財務チームは、正確な予測に基づいて、キャッシュの逼迫が発生する前に、回収の優先順位付け、準備金の積み立て、条件の再交渉を行うことができます。
⭐️ ケーススタディ：回収努力を導く予測分析
大手 PVC パイプメーカーは、キャッシュフローを圧迫し、業務に負担をかけていた延滞アカウントのバックログの増加という課題に直面していました。従来の回収プロセスでは対応しきれないため、財務チームは、緊急の対応が必要なアカウントを識別するためのよりスマートな方法が必要でした。
この問題を解決するため、同社はNitor Infotechと提携し、AI/ML 駆動の予測分析システム を導入しました。最初のステップは、長年にわたる販売および支払いデータを中央のデータウェアハウスに統合することでした。この基盤により、AI は顧客の行動パターンを分析し、リスクの高いアカウントにフラグを立て、チームが回収の努力を集中すべき箇所を明確に把握できるようになりました。
その効果は絶大でした。わずか 24 週間で、未払いの売掛金が 75% 減少し、平均支払い遅延は 20 日間に短縮されました。かつては事後対応で時間のかかるプロセスだったものが、AI を活用したプロアクティブな戦略へと変化し、キャッシュフローの健全化を実現。財務チームは支払いの回収に追われることなく、成長に専念できるようになったのです。
3. 自動化されたフォローアップと回収
延滞請求書のフォローアップは、売掛金管理において最も反復的で時間のかかるタスクのひとつです。 これには、一貫性、タイミング、そして適切な口調が求められます。AI は、一般的なメッセージやスプレッドシートに代わって、フォローアップのパーソナライズと優先順位付けを支援します。
🔍 以下の点で役立ちます：
- 顧客データに基づいて、フォローアップの時期と方法をパーソナライズ（顧客が火曜日に電子メールに返信する場合、それに応じてリマインダーを送信）
- 顧客の感情や履歴に応じてコミュニケーションを調整—常連客には親しみやすいリマインダー、慢性的な支払遅延者には厳格なリマインダー
- 再注文のフォローアップキュー を設定して、価値の高い請求書やリスクの高い請求書を優先的に処理
📌 「5 日経過の未払いアカウント」や「2 回リマインダーを送っても応答がない」などのトリガーに基づいて、AI にフォローアップをエスカレーションさせます。システムはタスクを割り当てたり、電子メールを送信したりすることができるため、売掛金チームはより緊急性の高い業務に集中することができます。
💡 プロのヒント：ClickUp のカスタムオートパイロット AI エージェントを使用すると、特定の期日や基準に基づいて、クライアントのチャネルやグループに自動リマインダーを送信することができます。AI エージェントが役立つ例をご紹介します。
- 自動リマインダー： AI エージェントを設定して、クライアントのタスクやレコードの期日やカスタムフィールド（「支払期日」など）を監視することができます。そうすることで、支払期日が近づいたり、支払いが遅れた場合に、エージェントが自動的にリマインダー（コメント、チャットメッセージ、電子メール）を送信します。
- カスタムトリガー： タスクのステータス、カスタムフィールド、日付の変更に基づいてアクションをトリガーするようにエージェントを設定できます。支払いの追跡に最適です。
- 統合： Stripe、QuickBooks などの外部支払いツールを使用している場合は、それらを ClickUp と統合することができます。AI エージェントは、これらのツールからの支払いステータスの更新に基づいて行動することができます。
ClickUp のプロダクトマネージャー、ケンが、このビデオ解説で、これらのエージェントの設定方法をご説明します。
👀 ご存知でしたか？ 支払いの遅延を 1 日短縮することで、EU 企業の総キャッシュフローは 0.9% 増加し、1 億 5,800 万ユーロの融資コストを削減できます。
4. 紛争管理と解決
1 行のアイテムのエラーや見落としがあった発注条件により、支払いが数週間遅れることがあります。さらに悪いことに、顧客が懸念を表明するまで紛争は表面化しないことが多く、その時点でキャッシュフローはすでに打撃を受けています。
AI は紛争が発生する前にそれを検出して防止し、紛争が発生した場合にチームがそれを管理および解決する方法を調整します。
🔍 以下の用途に利用できます：
- 製品数量の問題、請求の不一致など、履歴データから繰り返される紛争の原因 を特定し、リスクの高い請求書を事前にフラグ付けします。
- 電子メールやサポートチケットをスキャンして、不満の感情を検知し、より迅速なエスカレーションや解決を可能にします。
- 紛争を適切な社内の関係者にエスカレーションし、過去の事例に基づいて解決策を提案
📌 解決の迅速化により、DSO が短縮され、顧客満足度が向上します。これらは通常、両立が難しい 2 つの成果です。
📖 こちらもご覧ください：Excel および ClickUp の無料簿記テンプレート
5. キャッシュフロー予測
キャッシュフローは、事業の運営、成長、チームへの給与の支払い能力を決定します。しかし、スプレッドシートや静的なモデルなどの従来の予測手法では、顧客行動の変化や経済の不確実性に対応することはできません。
AI は、事後対応型の計画から、リアルタイムのデータに基づく予測型計画へと移行する方法を提供します。
🔍 どのように役立つか：
- 経過期間レポート、支払いパターン、請求書のステータス、マクロトレンドを統合
- 新しい請求書の発行や支払いの受領に応じて予測を自動調整
- 変化をシミュレーション 上位 10 社の顧客が 5 日遅れて支払った場合など、下流への影響を確認
📌 AI 搭載のダッシュボードを構築して、予想と実際の現金収入を比較追跡し、大きな差異があった場合にアラートを設定します。
💡 プロのヒント： 予想と実際の入金状況を追跡するだけでなく、番号の背後にある「理由」も説明する AI 搭載のダッシュボードを構築しましょう。ClickUp ダッシュボードの AI カードを使用すると、トレンドを自動的に要約したり、異常をフラグ付けしたり、ダッシュボード内でわかりやすい英語による洞察をドラフトしたりできるウィジェットをドロップインできます。レポートを手作業で精査する代わりに、プロアクティブなアラートとコンテキストを取得できるため、差異が最も重要な場合に迅速に対応できます。
売掛金管理に AI を使用することのメリット
支払いサイクルが長期化し、運用コストが上昇する中、財務チームはより少ないリソースでより多くの仕事をこなさなければなりません。AI は、手作業による売掛金管理プロセスを、プロアクティブで洞察力に富んだシステムに変えます。
売掛金業務における AI のメリットをいくつかご紹介します。
- DSOを削減するため、遅延リスクの高い請求書を特定し優先順位を付けます。
- 人員を増やすことなく、より多くの請求書を処理することで効率的にスケールアップできます。
- 請求書のステータス、顧客の行動、財務データ、予測を 1 つのダッシュボードに統合して、可視性を向上
- 動的なリスクスコアを割り当て、早期の支払い傾向を発見して、クレジットリスク評価を実施
- リマインダー、エスカレーション、データ入力などの日常的なタスクを自動化して、チームの負担を軽減
👀 ご存知でしたか？ 財務パフォーマンスの向上のために売掛金プロセスを自動化している企業は、わずか44% に留まっています。
売掛金管理に最適な AI ツール
適切な売掛金自動化ツールを使用することで、支払いの回収と追跡が簡単になります。
売掛金業務にインテリジェントな自動化と予測的洞察をもたらす 3 つのツールをご紹介します。
1. Versapay
Versapay は、AR の自動化と顧客連携機能を組み合わせ、企業の支払いの迅速化と透明性の向上を支援します。
Versapayをご利用ください：
- 機械学習を導入して、現金適用を自動化し、支払いと送金を照合します。
- 顧客の行動や紛争履歴に基づいて、支払いのリスクを予測
- 組み込みのコメント機能と顧客ポータルで回収を整理
📖 関連記事：請求書を簡素化する無料の商業用請求書テンプレート
2. HighRadius
HighRadius は、売掛金の自動化とキャッシュフロー管理の改善に重点を置いた、CFO 部門向けの AI 搭載の包括的なツールスイートを提供しています。
以下のようにご活用いただけます：
- 高度な行動モデルを使用して支払い日を予測
- AI が提案する対応とルーティングにより、紛争解決を迅速化
- さまざまなフォーマットやソースの請求書と送金を照合
3. ClickUp
仕事のための「すべて」のアプリ、ClickUp は、複数のスプレッドシートや連携していないツールを扱うことなく、支払いのステータスやアカウント情報を完全に可視化します。
財務チーム向け ClickUp
ClickUp for Finance を使用すると、以下のことが可能になります。
- 期日と完了日を使用して、売掛金の延滞日数を計算します。カスタムフィールド
- ClickUp ダッシュボードの自動アラートと AI の洞察を組み合わせて、会社の平均経過期間しきい値を超えた請求書にフラグを立てます。
- 未払残高と全体的な財務データに基づいて、毎月のキャッシュフローに与える潜在的な影響を予測します。たとえば、ClickUp のカスタムフィールドを使用すると、請求書処理番号、支払いステータス、顧客名、支払額などのデータポイントを追跡して、コンテキストを把握することができます。
- また、式フィールドを追加して、ワークスペース内でリアルタイムの計算を実行することもできます。これは、スプレッドシートのロジックに慣れている財務チームに特に役立ちます。
この情報は、スプレッドシートのような機能（ただし、より優れた機能も備わっています）を備えたClickUp のテーブルビューで管理できます。各行はタスクに変換され、各列は直接操作できるライブデータフィールドになります。売掛金チームは、請求書のステータスを管理し、支払いのメモを更新し、フォローアップタスクを割り当てることができます。
ClickUp Brain
AR チームは、長い番号の計算や手作業による分析に頼る代わりに、ClickUp Brainにクエリを入力するだけで済みます。
ClickUp Brain は、タスク、ドキュメント、顧客とのコミュニケーションを理解する、ClickUp に組み込まれた AI アシスタントです。クライアントの支払い履歴を要約したり、フォローアップの電子メールを生成したり、1 週間動きのない請求書にフラグを立てたりすることができます。
たとえば、顧客に 3 件の未払いの請求書がある場合、ClickUp Brain は、これまでのやり取り、期日、金額などを記載した電子メールの下書きを作成します。数秒で、顧客にパーソナライズされた支払いリマインダーを送信してフォローアップすることができます。
📌 売掛金処理に ChatGPT やその他の LLM をまだ使用していますか？アプリを切り替える必要はありません。ClickUp Brain から ChatGPT、Gemini、Claude をすべて使用できるようになりました。
💡 プロのヒント：セットアップの手間を省き、すぐに AR プロセスの管理を開始したい場合は、ClickUp Invoices テンプレートが最速の方法です。これは、システムをゼロから構築することなく、一元化されたダッシュボードから請求書の追跡、送信、監視を行いたい財務チームやビジネスオーナーのために特別に設計された、プラグアンドプレイのリストセットアップです。
ClickUp 自動化
ClickUp 自動化は、反復的または退屈なタスクに最適なセットアップを提供します。AR プロセス全体でアクションを自動実行するための条件とトリガーを設定して、タスクを前進させましょう。
たとえば、ClickUp Automations を使用してワークフローを作成し、ClickUp Brain が作成した電子メールを顧客に自動的に送信し、プロフェッショナルな支払い依頼を行うことができます。
ClickUp 自動化機能を使用すると、以下のことが可能になります。
📮ClickUp Insight：最近、ナレッジワーカーの約 33% が、必要な情報を入手するために 1 日に 1 人から 3 人にメッセージを送っていることがわかりました。しかし、すべての情報が文書化され、すぐに利用可能だったらどうでしょうか？
ClickUp Brain のAI Knowledge Manager があれば、コンテキストの切り替えは過去のものになります。ワークスペースから直接質問するだけで、ClickUp Brain がワークスペースや接続されたサードパーティのアプリから情報を引き出します。
ClickUp ダッシュボード
キャッシュの流入、流出、支払、および売掛金を監視するために、チームが必要とする情報を正確に反映したカスタムClickUp ダッシュボードを作成することができます。ダッシュボードは、タスクのワークフローからライブデータを取得するため、ステータス、割り当て、または支払の確認に変更があった場合は、その変更がレポートに即座に反映されます。
ClickUp ダッシュボードでは、以下を追跡できます。
- ステータス、経過期間、回収担当者別の未払残高
- エスカレーション、フォローアップ、または解決済みステータスの請求書の番号
- 週、地域、顧客タイプ別の回収傾向
- 目標に対する DSO 平均および回収率
実際、ClickUp ダッシュボードは、売掛金レビューミーティングや、経営幹部が売掛金のパフォーマンスをすばやく把握したい場合に最適です。
💡 プロのヒント：ClickUp Universityを使用して、時間を節約し、従業員をトレーニングしましょう。ClickUp のエコシステム内で作業することで、魅力的なハウツーガイドにアクセスし、必須のツールを習得することができます。
ClickUp の視覚的なダッシュボードは、財務 KPI を標準化するだけでなく、情報処理の整理にも役立ちます。
ClickUp フォーム
ClickUp フォームは、フォローアップタスクやリクエストをパイプラインに入る前に標準化します。顧客名、請求額、期日、PO 参照、連絡先情報などの必須フィールドを含む、社内のチームが請求書を提出するためのフォームを作成できます。
ClickUp フォームで提出された情報は、自動的にClickUp タスクに変換されます。その後、必要な情報がすべて記載された状態で、適切な担当者に割り当てられます。
AR チームでは、ClickUp フォームを使用して次のことができます。
- 往復の確認作業を省略して時間を節約
- フォームの入力内容に基づいて特定の自動化をトリガー（例：高額請求書をシニアコレクターに自動的に割り当てる）
- フォームの提出を、エスカレーションや承認のためのカスタムワークフローにリンク
ClickUp ドキュメント
ClickUp ドキュメントは、売掛金チームに必要なすべてを一元管理できるスペースを提供します。
プレイブック、フォローアップ電子メールテンプレート、紛争解決ガイド、エスカレーションポリシーをドキュメントにまとめて保管しましょう。これらはタスクに直接リンクできるため、全員の表現やプロセスを統一することができます。
たとえば、クライアントの紛争に関するタスクを調査する場合、担当の回収担当者は、適切な文書にアクセスし、バージョン履歴を使用してプロセスの変更を追跡することができます。
ClickUp 統合
フォームで請求書情報を収集し、カスタムフィールドと自動化機能でタスクを管理し、ダッシュボードで進捗状況を監視し、ドキュメントで一貫性を確保し、ClickUp 統合機能で財務関連システムを連携させることができます。
たとえば、ClickUp は QuickBooks と統合して、請求書のアクティビティをタスク管理と同期します。QuickBooks で新しい請求書が発行されると、ClickUp に、支払い条件、クライアントの詳細、フォローアップの期限を含む対応するタスクが自動的に作成されます。
支払いが受領されると、タスクは自動的に完了とマークされ、ワークフローが最新の状態に保たれます。
これは ClickUp Brain にもフィードバックされ、次のような機能を利用できます。
- 同期されたデータに基づいて、未払いの請求書に対するパーソナライズされたフォローアップの草案を作成
- QuickBooks から取得した顧客の支払い行動の傾向を要約する
- 経過データや繰り返される支払い問題に基づいて、推奨措置を提案
ClickUp は、より高速な支払い処理機能により、完全な AR ワークフローを形成します。
Launch Control のカスタマーサポートマネージャー、アーノルド・ロジャース氏も同意見です。
当社は、Intercom、Stripe、ChurnZero、Slack、Gmail、ProfitWell などのツールと統合しています。これにより、使用するすべてのツールから情報を取得し、ClickUp にまとめて、すべての部門が関与したり、スケジュールを調整したりすることなく、財務、顧客維持、レポート作成、顧客の詳細情報を 1 つのスペースで追跡することができます。
当社は、Intercom、Stripe、ChurnZero、Slack、Gmail、ProfitWell などのツールと統合しています。これにより、使用するすべてのツールから情報を取得し、ClickUp にまとめて、各部門が関与したり、スケジュールを調整したりすることなく、財務、顧客維持、レポート作成、顧客の詳細情報を 1 つのスペースで追跡することができます。
売掛金管理における AI の活用を開始する方法
生成型 AI の導入は、売掛金システム全体を置き換えることを意味するものではありません。摩擦の多いタスクから自動化を開始し、小規模から始めましょう。
AR チームが既存のシステムに AI を適用して、タイムリーな支払い回収を実現するためのクイックスタートリストをご紹介します。
| タスクまたは課題 | AI 搭載ソリューション |
| 延滞金の回収 | 期日や顧客の行動に基づいてフォローアップをトリガー |
| 請求書の提出の遅延や不備 | 構造化された入力フォームで入力を標準化 |
| 売掛金のパフォーマンスの可視性の欠如 | リアルタイムのダッシュボードを使用して、経過期間、DSO、エスカレーションを追跡 |
| 紛争処理と解決の遅延 | 過去のデータを使用して、問題を自動的に転送し、対処方法を提案 |
👀 ご存知でしたか？アメリカの企業の 99% は中小企業に分類されます。したがって、支払いの遅延は、米国の労働力の半分以上に影響を及ぼしています。
売掛金を債務に変えないでください—ClickUp でより適切に管理しましょう
未払いの請求書や支払遅延の追跡に 1 週間を費やす人はいません。ワークフローに AI を導入することで、事後対応型のタスクを事前対応型のシステムに置き換えることができます。その結果、売掛金プロセスを戦略的に管理し、大幅なコスト削減を実現できます。
ClickUp は、まさにそれを実現するためのツールキットを備えたオールインワンプラットフォームです。フォローアップの草案作成、リマインダーやエスカレーションを処理する自動化の設定、ライブダッシュボードによる支払いの傾向のリアルタイム監視など、さまざまな機能を利用できます。
プロセスを標準化し、手作業を削減するため、問題が発生してから対応するのではなく、問題が発生する前に解決できます。
ClickUp に無料で登録して、よりスマートで迅速な AR プロセスを構築しましょう！