Notion Mail 対 Gmail：2025 年に勝つメールプラットフォームは？

来週のスプリントの計画に没頭していると、ピン！と、別の電子メールがあなたの注意を引き付けます。📧

しかし、それは 1 つだけではありません。受信トレイは、ドキュメントのリンク、タスクの更新、なぜ登録したか覚えていないニュースレターなど、電子メールで溢れています。

Notion Mail は、電子メールと作業スペースを融合することで、この日常的な摩擦を解消することを約束しています。しかし、Gmail が完全に時代遅れというわけではありません。Gmail は高速で信頼性が高く、今でも何百万人ものユーザーに愛用されています。

では、Notion Mail と Gmail の対決の勝者はどちらでしょうか？結果を見てみましょう。🎯

Notion Mail とは？

このツールは、Gmail アカウントを同期して、タスクとのコミュニケーションを同期します。電子メールをページに埋め込んだり、タスクにリンクしたり、スレッドを実行可能なアイテムに変換したりすることができます。

Notion Mail の機能

生産性を向上させることができる、この電子メール管理ソフトウェアの機能の一部を以下にご紹介します。💁

機能 1：AI 搭載の自動ラベル付け

Notion AI を設定すると、人間のような簡単な指示で、受信メールに自動的にラベルを付けることができます。「ニュースレターではなく、私に直接送信されたメールにラベルを付ける」と指示するだけで、自動的に作業が開始されます。

ラベルを付けたら、サイドバーにカスタムビューを作成して、送信者や緊急度など、あらゆる条件で電子メールを整理することができます。これは、通常のフォルダやフィルターでは不可能な、受信トレイをスマートに管理する方法です。

機能 2：データベーススタイルのプロパティとフィルタリング

Notion の他の機能と同様、Notion Mail も電子メールをデータとして扱います。各電子メールにプロパティ（ステータス、優先度、タグなど）を追加し、それに基づいて並べ替え、グループ化、フィルタリングを行うことができます。

フォローアップを追跡したり、優先度の高いメッセージをビューに表示したりする必要がありますか？問題ありません。送信者、キーワード、添付ファイル、カスタムプロパティなど、あらゆる条件でフィルタリングできます。

機能 #3: 豊富なフォーマットと AI 搭載の文章作成機能

Notion Mail で電子メールを書くのは、Notion のドキュメントを作成するような感覚です。見出し、チェックボックス、コールアウト、さらには色も使用できます。

これにより、特にチームでのコミュニケーションにおいて、考えを整理したり、アクションアイテムを共有したり、メッセージをより魅力的なものにしたりすることが容易になります。

さらに、Notion AI はワークスペースからデータを取得して、あなたやあなたのブランドらしいAI メール返信文を作成します。メール受信時に自動的に返信文を提案し、文章を改善する設定もできます。

Notion Mail の価格

(Notion Mail は、Notion プランの一部としてご利用いただけ、別途サブスクリプションとしてご利用いただくことはできません)*

Gmailとは何ですか？

このツールは、Google ドライブ、カレンダー、Meet などの他の Google サービスと接続し、ウェブブラウザ、モバイルアプリ、サードパーティの電子メールクライアントからアクセスできます。

Gmail は複数のアカウントもサポートしており、受信トレイの操作もスムーズです。

Gmail の機能

Gmail の機能の一部を以下にご紹介します。👇

機能 #1: AI による返信と受信トレイの整理

Gmail の最新機能は、AI アシスタント「Gemini」によるコンテキスト認識型の 文章作成アシスタント です。受信トレイが山積みで、会話を進めなければならないときに、時間を大幅に節約できます。

また、プラットフォーム上で自動転送を設定することもできます。

春の大掃除が必要ですか？Gemini に「昨年の未読のプロモーションメールをすべて削除」したり、すでに目を通したニュースレターをアーカイブしたりするよう依頼してください。アシスタントが退屈な雑用を代行するので、「削除」をクリックする手間が省けます。

機能 2：シームレスなスケジュール設定と柔軟な表示

電子メールがカレンダーの領域に入り始めた場合、Gmail が通知します。空き時間の一覧が記載された小さなパネルが表示され、スレッドに貼り付けることができます。クライアントが時間を選択し、確認をクリックすると、全員のカレンダーが更新されます。

さらに、柔軟なビューオプションもご利用いただけます。

デフォルト、快適、コンパクトのビューから、画面に表示するメッセージの数を自由に選択できます。プレビューペインをオンにすると、リストを閲覧しながらメッセージを読むことができます。クリック数が減り、優先順位付けが迅速になります。

機能 3：堅牢な電子メール整理機能とタスク管理

ラベルはフォルダのような役割を果たしますが、それよりもさらに便利です。1 つの電子メールに複数のラベルを付け、色分けし、今日必要のないものは非表示にすることができます。星印は重要なものをマークし、フィルターはスパムや優先度の低いものを自動的に非表示にします。

また、1 回タップするだけで、電子メールをタスクに変換して、Google タスクとカレンダーに登録することができます。締め切り、リマインダー、フォローアップも一緒に持ち運べるので、アプリ間で情報が失われることはありません。

Gmailの料金プラン

(Gmail の価格は Google Workspace のプラン料金に含まれています)*

Notion Mail と Gmail：機能の比較

コミュニケーションを簡素化するために Notion Mail と Gmail を比較する場合、そのアプローチがまったく異なることは明らかです。一方はワークスペースの統合とカスタマイズに重点を置き、もう一方は AI と信頼性で優位性を高めています。

2 つの電子メール生産性ツールの違いを詳しく見てみましょう。⚒️

機能 #1：電子メールの整理

受信トレイを整理整頓するには、まず電子メールの整理方法から始めましょう。各ツールがそれをどのように処理しているかを確認してみましょう。

Notion Mail

Notion Mail はカスタマイズがすべてです。「クライアント」、「ニュースレター」、「緊急」などの 独自のラベル を作成し、AI に 自動分類 させることができます。柔軟性があり、ニッチなワークフローにも適応できるため、メインの受信トレイ内に「ミニ受信トレイ」を作成することができます。

Gmail

Gmail も、ラベル、フィルター、カテゴリ などの充実した整理ツールを備えていますが、その多くは手作業で行う必要があります。信頼性は高いですが、より適応性が高く AI 駆動型のツールをお探しの場合は、ダイナミックさに欠けるかもしれません。

機能 #2: AI と自動化

両ツールが AI と自動化を活用して、電子メールをよりスマートかつ高速にする仕組みを探ってみましょう。

Notion Mail

Notion Mail は、電子メールにおける AIを真剣に考えています。

電子メールのドラフト作成、スマート返信の生成、スレッドの要約、さらには受信トレイに最初に届くメールの優先順位付けも行うことができます。

このツールは、再利用可能なスニペットもサポートし、反復的なタスクを自動化するため、単なる電子メールクライアントではなく、ワークフローアシスタントとしての機能も備えています。

Gmail

Gmail には、スパムフィルタリング、スマート返信、フォローアップリマインダー などのスマート機能が組み込まれています。信頼性は高いですが、カスタマイズ性は低く、複雑なワークフローよりも一般的な用途に適しています。

Gemini により、Gmail はAI による文章作成、要約、文脈の理解の支援機能を提供していますが、これは依然としてネイティブのワークフローツールというよりもアドオンのような印象があります。

機能 #3: 統合とエコシステム

各ツールが、より広範なワークスペースやアプリエコシステムにどのように適合するかを確認しましょう。

Notion Mail

Notion Mail は、カレンダー、ドキュメント、プロジェクトなど、Notion スイート と緊密に統合されています。電子メール内で Notion ページを参照したり、受信トレイからミーティングをスケジュールしたりすることができます。ただし、電子メールを Notion データベースに直接リンクすることはまだできないため、より深い統合は制限されています。

Gmail

Gmail の統合は、Google エコシステム で威力を発揮します。

Google カレンダーからドライブ、Meet まで、すべてがクリックひとつで利用できます。Google Workspace をすでに導入しているチームに特に便利です。

機能 4：セキュリティとプライバシー

セキュリティは、特に受信トレイにおいて重要です。各ツールがデータを保護する方法をご紹介します。

Notion Mail

Notion Mail は、SOC 2 Type 1 および HIPAA に準拠しており、セキュリティも万全です。しかし、Skiff の買収後にエンドツーエンドの暗号化を廃止し、プライバシーを重視する一部のユーザーに失望を与えています。

Gmail

Gmail は、成熟したエンタープライズレベルのセキュリティで業界をリードしています。2 段階認証 (2FA)、高度なフィッシング対策、定期的なセキュリティパッチが提供されます。

しかし、Google の製品であるため、プライバシーの批判者は、広告ベースのビジネスモデルをしばしば指摘しています。

Reddit での Notion Mail と Gmail の比較

まだ決められない？Redditの実際のユーザーレビューが参考になるかもしれません！

2 つを比較する具体的なスレッドはありませんが、Notion Mail についてユーザーからのコメントをご紹介します。

私の第一印象は、これは Notion に似ていると感じ、これまで試した他の Gmail ラッパーよりも機能的だということです。その多くは、カスタマイズ可能なビュー（フィルター、グループ化、プロパティ）の機能によるものだと思います… 今のところ、私が唯一混乱しているのは、プロパティは普遍的なものなのか、それとも 1 つのビューにのみ関連するものなのか、ということです。「優先度」と「ステータス」というプロパティが何度も出てくるのですが、これらは同じもののように思えます。これらがアプリ/システムでデフォルトで設定されているものなのかどうかが、よくわからないのです。

一部のユーザーは、Gmail のフロントエンドの代替としてこのサービスを利用しているとメンションしています。

新しい Notion Mail を試用した結果、私たちの考えはまったく間違っていたと思います。これは、人生を変えるような新しい電子メールアプリではなく、Gmail の代替フロントエンドにすぎません…見た目ははるかに優れています。メールの概要を簡単に確認できます。自動ラベル（ビュー）でメールを分類するのに役立ちます。しかし、それくらいです… 特に欠点もないので、私は使い続けるつもりですが、Notion Mail と Notion データベースの統合が実現するまでは、このアプリを使う大きな理由はありません。

ClickUp について—Notion Mail と Gmail の最良の代替手段

Notion Mail のカスタマイズ機能と Gmail の信頼性のどちらを選ぶべきか迷っていますか？受信トレイを選ぶ必要はもうないかもしれません。

ClickUp は、プロジェクト管理、ドキュメント、チームコミュニケーションを 1 つのプラットフォームに統合した、仕事のための「すべて」のアプリです。次世代の AI 自動化と検索機能により、作業効率が向上します。

この電子メールタスク管理ツールが、この 2 つのツールとどのように比較されるか見てみましょう。⚖️

ClickUp の優位点 1：電子メールプロジェクト管理

電子メールとプロジェクト管理は、必ずしも相性の良い組み合わせとは限りません。クライアントからのリクエストを電子メールで受け取った場合、タスクマネージャーにジャンプしてそれを記録し、フォローアップのためにコミュニケーションチャネルでチームメイトにタグを付け、そしてどのタブに添付ファイルがあったかを忘れてしまう、といったことがよくあります。

ClickUp Email Project Managementは、この問題を解消します。

電子メールプロジェクト管理ツールは、文字通り、受信トレイをワークフローに取り込みます。

ClickUp の電子メールプロジェクト管理でコミュニケーションを一元化

たとえば、顧客オンボーディングを担当するリモートスタートアップチームの一員だとします。クライアントから、いくつかの質問とリクエストが電子メールで届きました。その電子メールをClickUpのタスクにリンクし、チームメイトに割り当て、関連するすべてのファイルを添付するだけです。

すでに固定の電子メールツールをお持ちですか？それらを放棄する必要はありません。

ClickUp の Gmail 統合機能を使用すると、受信トレイを生産性向上ツールに変えることができます。Gmail から直接タスクを作成したり、既存のタスクに電子メールを添付したり、電子メールのコンテンツを使用してタスクにコメントを付けたりすることができます。

これにより、重要な依頼の把握、仕事の割り当て、期限の設定をリアルタイムで簡単に行うことができます。

また、Gmail のアクティビティに基づいてタスクの作成や電子メールの返信をトリガーするClickUp 自動化を設定することもできます。

ClickUp と Outlook の統合により、Microsoft ユーザーにも同じ合理化されたワークフローを提供します。Outlook のアドレスを使用して、ClickUp 内から電子メールに返信したり、電子メールを送信したりすることもできます。

シニアプロジェクトマネージャーのサマンサ・デンゲートが、ClickUp を使用した Diggs について語っています。

ClickUp を導入する前は、ミーティングや電子メールのやり取りが、アイテムが見過ごされたり、放置されたりするというブラックホールのような状況に陥っていました。そのため、タスクが予定通りに確認されず、クリエイティブな開発がどのように進んでいるのか誰も把握できませんでした。現在では、チームメンバー全員が、アクションアイテムの期限を明確に確認し、タスク内でチャットやコラボレーションを行うことができます。

ClickUp の優位点 2：コンテキストに応じた AI アシスタント

Gmail と Notion には AI 搭載のアシスタント機能がありますが、ClickUp は、受信トレイの枠を超えた、専用の AI によって仕事のやり方を一から再構築します。

ClickUp Brainは、仕事を管理するためのプラットフォームのニューラル AI エンジンです。

一般的な AI アシスタントとは異なり、ClickUp Brain はワークフローに直接組み込まれているため、プロジェクト、ドキュメント、チーム全体で スマートで状況に応じたサポート を提供します。

あなたが製品発売を指揮し、市場調査、コピーの草案作成、デザインの承認、関係者のフィードバックなど、数十もの業務を担当しているとします。ClickUp Brain は、AI Knowledge Manager として、関連するドキュメントや最新情報を瞬時に検索します。

「最新バージョンのリリースタイムラインは？」と質問するだけで、必要な情報を正確に取得できます。

その後、AIプロジェクトマネージャーとして、プロジェクトの進捗を要約し、チームの最新情報をまとめ、マーケティングキャンペーンのコンテンツ草案を作成します。100 以上の役割別 AI ツールが組み込まれた ClickUp Brain は、ワークフローを加速します。

その上に、ClickUp AI Notetaker が重ねられています。これは、あなたがその場にいなくても、あらゆる会話を記録するミーティングアシスタントです。

たとえば、UX チームがステークホルダーとフィードバックセッションを行っているとします。ミーティングが行われている間、AI ノートテイカーが会話全体をリアルタイムで文字起こし、フィードバックのすべてのポイントを取り込みます。

通話が終了するまでに、メモ取り担当者はすでに要約を作成し、重要なアクションアイテムを特定し、ClickUp で「ワイヤーフレームの修正」や「ユーザーフローの更新」などのタスクを適切なチームメンバーに割り当てています。

ClickUp の優位点 3：コラボレーションツール

ClickUp Brain が自動化を処理し、ClickUp のコラボレーションツールが全員の認識を統一します。

まず、チームの仕事の現場での会話を一元管理できる組み込みのメッセージングハブ、ClickUp Chat から始めましょう。

たとえば、マーケティングチームがチャットチャンネルでキャンペーンのアイデアをブレインストーミングしていて、誰かが「顧客フィードバックアンケートを実施しよう」と提案したとします。このメッセージをタスクに変換し、割り当て、期日を設定し、第 2 四半期のキャンペーンリストにリンクすることができます。

さらに、ClickUp Brain は チャットスレッド全体を要約 し、次のステップを提案し、チャットに遅れて参加した場合にも簡単な TL;DR を提供します。チームリーダーは、SyncUps を使用して 音声またはビデオ通話 をすばやく行うこともできます。

質問の答えをすぐに知りたいのに、どこで見つければよいのかわからない？AI オートパイロットエージェント に質問すれば、5 タイムゾーン離れた同僚からの返事を待つ必要はありません。

より構造化されたコラボレーションが必要な場合、例えば提案書の作成やオンボーディング資料のドラフト作成などには、どのようなツールが適していますか？

ClickUp ドキュメントが主役です。

ClickUp Docs を使用して、チームとリアルタイムでコラボレーションしましょう。

たとえば、プロジェクトマネージャーが新製品の発売を計画しているとします。ClickUp ドキュメントを開いて、発売プランの草案を作成します。作成中に、期日付きのタスクリストを埋め込み、デザイナーにモックアップの承認をタグ付けし、リアルタイムの進捗状況を示すライブのカンバンボードをドロップすることができます。

チームは、コメント、編集、フォーマット、変更の追跡など、共同作業を行うことができます。

また、提案書からチーム wiki まで、あらゆる用途に対応したカスタマイズ可能な既製のテンプレートが用意されているため、一から作成する必要はありません。すぐにアクセスしたい？ドキュメントハブを使えば、あらゆる情報を簡単に見つけることができます。

ClickUp で職場のコミュニケーションを効率化

Gmail と Notion Mail のどちらを選ぶかは、あなたの優先度によって異なります。Gmail の実績のあるエコシステム、それとも Notion Mail のミニマルで集中的なコミュニケーションの新しいアプローチ、どちらを選びますか？

しかし、問題があります。どちらも電子メール以外の処理はまったく行わないのです。

そこで、仕事のためのオールインワンアプリ、ClickUp が役立ちます。受信トレイ、タスク、ファイル、ミーティングのメモを AI およびコラボレーションツールと接続し、チーム間の仕事に関する情報を明確化します。

今すぐClickUp に無料登録しましょう！✅