70%以上のミーティングが、従業員の仕事を妨げていることをご存知でしたか？これは、リモートワークをしている従業員に特に当てはまります。
ビデオ会議は、リモートチーム間のつながりを維持するのに役立ちますが、時間の無駄やフラストレーションの発生を防ぐためには、効果的な構造化が必要です。
では、より効率的なコミュニケーションを可能にするソリューションはあるのでしょうか？もちろんあります！非同期ビデオコミュニケーションが、その答えかもしれません。このアプローチにより、会話と時間管理をより細かく制御でき、遅延を最小限に抑え、効率を向上させることができます。
職場のコミュニケーションを強化する準備はできていますか？非同期ビデオコミュニケーションがどのように役立つか、その方法をご覧ください。
非同期および同期のビデオコミュニケーションについて
リモートチームにおけるビデオコミュニケーションには、主に 2 つのタイプがあります。同期型 と 非同期型 です。
同期型ビデオコミュニケーションとは、2 人以上の間でビデオと音声をリアルタイムで交換することです。これは、対面での会話とよく似ていますが、バーチャルなものです。Zoom やGoogle Meetなどのビデオ会議プラットフォームを想像してください。全員がオンラインで、同時に交流しています。これは、リアルタイムのコラボレーション、ブレインストーミング、迅速な意思決定に不可欠です。
一方、非同期ビデオコミュニケーションとは、ライブのビデオ通話ではなく、事前に録画したビデオメッセージを交換するものです。これは、オンデマンドで共有されるビデオ情報であり、受信者は都合の良いときにそれを閲覧することができます。
すべての参加者が同時に参加しなければならない同期型コミュニケーションとは異なり、非同期型ビデオメッセージは即座の応答を必要としません。基本的に、後でアクセスして閲覧できるビデオメッセージを残すことで、チャットの利便性とビデオ通話の効率性を兼ね備えたコミュニケーションが可能になります。
Remote ブログは、非同期の仕事をよく表現しています。
非同期作業とは、シンプルなコンセプトです。手持ちの資源でできる限りのことを行い、すべてを文書化し、プロジェクトの所有権を次の担当者に移し、次の作業に取り掛かるというものです。
非同期作業とは、シンプルな概念です。手持ちの資源でできる限りのことを行い、すべてを文書化し、プロジェクトの所有権を次の担当者に引き継ぎ、次の作業に取り掛かるというものです。
では、同期型と非同期型、どちらがよいのでしょうか？どちらの方法もリモートワークには適していますが、非同期型のビデオコミュニケーションは新たな仕事の機会を生み出す可能性があります。同期型と非同期型のビデオコミュニケーションの適切なバランスを見つけることが、リモートワーク環境における生産性とチームのエンゲージメントを最大化するための鍵となります。
同期型コミュニケーションと非同期型コミュニケーションの違いと比較
同期型コミュニケーションと非同期型コミュニケーションの違い、そしてそれらが私たちの接続やコラボレーションの形に与える影響について詳しく見ていきましょう。
| ポイント | 同期型コミュニケーション | 非同期コミュニケーション |
| タイミング | リアルタイムで進行し、すべての関係者の即時的な参加が必要です | 遅延が発生し、参加者が都合の良いタイミングで返信できる |
| 例 | ライブミーティング、ビデオ通話、電話、オンラインチャットセッション、インスタントメッセージ、ライブカスタマーサポート | 電子メール、録画ビデオ、メッセージ、ソーシャルメディアの投稿、ブログ |
| インタラクティブ性 | 高い相互作用性、即時的なフィードバック | 相互作用の低下、フィードバックの遅延 |
| 柔軟性 | 柔軟性が低く、参加者が同時に参加する必要がある | より柔軟で、参加者が都合の良いタイミングで応答できる |
| コラボレーション | 迅速な意思決定とリアルタイムな協業に最適 | 熟考と詳細な対応が必要なタスクに適しています。 |
| 注意散漫 | リアルタイムの性質により、注意散漫になりやすい | 集中して仕事をした後に回答できるため、注意が散漫になることが少ない |
| 接続要件 | 安定した信頼性の高いインターネット接続が必要 | インターネット接続が不安定または制限されている場合でも動作します |
非同期ビデオコミュニケーションの利用メリット
リモートワークはますます普及しており、2023 年には正社員の 12.7% が在宅勤務となる見通しです。この傾向は今後も続き、2025 年には 3,260 万人、つまり労働人口の約 22% がリモートワークを行うと予測されています。
この傾向を受けて、企業はリモート従業員を関与させる、より効率的なコミュニケーションフォームを模索しています。
対面でのコミュニケーションは重要ですが、すべての議論や発表について、全員のスケジュールに合わせてビデオ通話を設定することは、必ずしも現実的ではありません。しかし、非言語的な合図はメッセージの解釈に影響を与えるため、対面でのやり取りを完全に放棄することも理想的ではありません。
非同期コミュニケーションのメリットの一部を以下に示します：
1. タイムゾーンを超えたコラボレーションを簡素化
異なるタイムゾーンにあるチーム間でライブミーティングのスケジュールを立てることは困難です。非同期ミーティングでは、忙しいスケジュールやさまざまな勤務時間を調整することなく、チーム間でシームレスにコミュニケーションをとることができます。
2. 柔軟性を向上させます
柔軟な勤務体制は、スケジュールに対する柔軟性とコントロールを高めます。しかし、必須のミーティングで1日が埋まってしまうと、1日の仕事を整理する能力が制限されてしまいます。非同期ビデオを使用すると、ミーティングの数を減らすことができ、1日のスケジュールをより自由にコントロールして、タスクに集中することができます。
3. 生産性の向上
非同期ミーティングでは、都合の良いときにビデオコンテンツを視聴することができます。
たとえば、午前中に生産性が最も高い場合は、1 日の終わりに苦労してフィードバックを行うよりも、頭が最も冴えているときにビデオを見てフィードバックを行うことができます。
4. 参照が簡単になります
非同期のミーティングは一時停止して休憩を取ったり、詳細なメモを取ったり、関連するビデオの部分にスキップしたりすることができます。
これにより、重要な情報に簡単に参照したり、疑問点があったセクションを確認したりすることが可能です。
5. セキュリティの確保
幸い、最近の非同期コミュニケーションツールには、データややり取りを保護するセキュリティ機能が組み込まれています。
多くの場合、機密データを保護するために、ビデオ録画へのアクセスにパスワードを必要としたり、特定のチームメンバーのみにアクセスを制限したりする必要があります。
6. メンタルヘルスのサポート
非同期で仕事をするということは、境界線を設定し、情報をよりよく処理し、メンタルヘルスの優先順位を高く設定することで、ストレスを軽減することになります。
これにより、中断されることなく集中して仕事に取り組むことができる環境が生まれ、全体的なウェルビーイングが向上します。
10 の非同期ビデオコミュニケーション戦略とベストプラクティス
ビジネスコミュニケーションの主な目的は、全員に情報を提供し、情報の自由な交換を促進するプラットフォームを確立することです。
しかし、分散したチームを管理するには、特に、さまざまなタイムゾーンやスケジュールに対応できる効果的な非同期コミュニケーション手法を導入する場合、課題が生じます。
非同期ビデオコミュニケーションのための 10 の戦略とベストプラクティスをご紹介します。
1. ビデオコミュニケーションツールを使用する
非同期コミュニケーションを成功させるには、明確さと効率性を高めるために設計されたツールが必要です。ClickUp などの強力なコラボレーションソフトウェアを使用して、リモートチームやハイブリッドチームの透明性を確保してください。
オールインワンのプロジェクト管理プラットフォームである ClickUp は、さまざまな業界やユースケースのニーズに合わせてカスタマイズされています。チームが製品管理やマーケティングキャンペーンでサポートを必要としている場合でも、ClickUp は、仕事の統合、コミュニケーションの簡素化、タスクのシームレスな管理を支援します。非同期のコミュニケーションを容易にする ClickUp の機能の一部を以下にご紹介します。
ClickUp Clips
複雑な指示を伝えたり、詳細なフィードバックを提供したりする必要がありますか？ClickUp Clipsがそのための機能です！
この組み込みの画面録画ツールを使用すると、画面録画を共有することでメッセージを明確に伝えることができるため、長大な電子メールのやり取りや対面でのミーティングが不要になります。プロセスの説明、タスクの説明、特定の問題の指摘に最適です。
メッセージのやり取りでは、特に異なる方言や文化を持つ相手の場合、その口調が誤解されやすいものです。そのため、テキスト、音声、ビデオメッセージなど、さまざまなフォーマットでコミュニケーションの機会を設けることは、明確さを確保し、誤解を防ぐために不可欠です。
Clips をClickUp の組み込み AI アシスタントであるClickUp Brain と組み合わせることで、以下のことも可能になります。
- 録音の文字起こし
- 議事録を閲覧する
- 他のコンテキスト用にスニペットをコピー
- Clip の説明を実際のやることリストに変換
- 特定のタイムスタンプにジャンプ
これにより、ビデオ全体を視聴しなくても、重要なポイントを確認したり参照したりすることが容易になります。
画面録画と併せて、よりインタラクティブなコミュニケーションを実現するために、ClickUp は、非同期作業のために設計されたClickUp チャットビューとシームレスに統合されています。メッセージを探すために手間をかける必要はなく、自分のペースでメッセージを確認し、対応することができます。
ClickUp は、Clips を補完する、その他の高度な非同期デジタルコラボレーション機能も提供しています。その一例として、チームでアイデアを議論するためのネストされたコメント機能を備えたClickUp タスクがあります。
ClickUp Chrome 拡張機能
このスクリーンレコーダー機能は 、ClickUp Chrome 拡張機能からアクセスできるため、プラットフォームを切り替えることなく、メッセージや制作映像を簡単にキャプチャできます。このシームレスな統合により、仕事のフローと継続性が維持され、すべてのコミュニケーションが一元化され、簡単にアクセスできるようになります。
ClickUp Brain
ClickUp Brain は、ニーズに応じて AI ナレッジマネージャー、AI プロジェクトマネージャー、ライティングアシスタントとしての役割も果たします。ミーティングやメッセージのスレッドを要約することで、非同期のコミュニケーションを大幅に改善します。たとえば、従来のスタンドアップミーティングは、集中して仕事をしている従業員の邪魔になることがあります。ClickUp Brain は、生産性を犠牲にすることなく、チームに最新情報を迅速に伝達するためのソリューションを提供します。
非同期コミュニケーションを実践するための3つの簡単なヒント
- 最新情報を短いビデオで共有：チームメンバーは、進捗状況、障害、今後のタスクに関する簡単な最新情報を記録できます。これらの最新情報は、テキストメッセージ、音声メモ、または短い画面録画で送信できます。
- 統合と共有：ClickUp Brainなどのツールを使用して、個々の最新情報を収集し、整理します。また、以前の入力内容に基づいてチームメンバーに毎日の最新情報を入力するようプロンプトを表示することで、プロセスを自動化することもできます。
- 都合の良いときに確認：チームメンバーは、自分のペースで統合された最新情報を確認できるため、専用のミーティングに出席する必要がなくなります。
このアプローチは、チームメンバーが仕事により集中し、1 日の仕事をよりよく整理できるようにします。
ClickUp は、リアルタイムで共同作業を行うチームや、非同期でコミュニケーションを行うチームをサポートするように設計されており、すべてのコミュニケーションニーズを 1 つのプラットフォームで満たすことができます。
2. トレーニングの提供
非同期コミュニケーションを導入するには、多くの場合、ClickUp などの新しいツールを職場に導入する必要があります。チームメンバーがこれらのツール、特にその最も効果的な使用方法をすでに熟知しているとは想定しないことが重要です。
文書やビデオなどのトレーニング資料を提供し、質問の窓口を明確に指定することで、スムーズな導入を確実にすることができます。
ClickUp Docsを使用して、トレーニング資料を作成しましょう。トレーニングドキュメントを作成し、画像や、重要なポイントを箇条書きで記載したリストなどを挿入することができます。ClickUp Docs では、ClickUp Clips を使用して、ドキュメントに直接ビデオを録画することもできます。
トレーニングドキュメントの準備ができたら、共有は簡単です。適切なユーザーにアクセス権を付与する許可を設定するか、公開情報の場合はリンクを全員に共有します。これで、研修生は自分のペースで学習を進めることができます。
プロのヒント：Slack チャンネルや共有メッセージングプラットフォームでリソースを発表して、全員に情報を共有しましょう。
3. 明確な目標を設定する
非同期ビデオを作成する前に、その目的と達成目標を明確に定義しましょう。情報提供、教育、説得など、その目的が明確であれば、コンテンツの方向性が決まり、視聴者にとって関連性の高いものになります。
たとえば、新入社員向けのトレーニングビデオを作成する場合、その目的は、新入社員に会社の文化や方針を紹介することかもしれません。
4. テクノロジーガイドラインを確立する
非同期コミュニケーションチャネルに関するガイドラインなど、テクノロジーに関する基本的な職場ルールを導入することは素晴らしいアイデアです。多くの従業員が個人用デバイスを使用してこれらのチャネルにアクセスするため、会社のデータを保護するために VPN などの新しいセキュリティ対策が必要になる場合があります。
すべてのメッセージを常に非同期化できるわけではないため、非同期のビデオやインスタントメッセージで優先すべき事項を決定しましょう。
たとえば、新しいメッセージはすべて翌営業日の終わりまでに返信すること、と決めることができます。また、話題以外の議論のための仮想の「水飲み場」Slack チャンネルを作成することもできます。
5. 透明性のあるコミュニケーションを実践する
コミュニケーションが主に非同期チャネルに移行すると、特にチームメンバーがリモートで作業している場合は、信頼が損なわれる可能性があります。チーム全員に対して、オープンで誠実なコミュニケーションを一貫して行うことで、徹底した透明性の文化 を育んでください。
たとえば、分散したチームでプロジェクトを管理しているとします。予定されたミーティングでのみ最新情報を共有する代わりに、共有のClickUp ドキュメントを使用してプロジェクトの日誌を管理することができます。
このジャーナルには、進捗状況、課題、次のステップなどを定期的に更新してください。チームメンバーにも、自分の貢献、考え、フィードバックを追加するよう促してください。これにより、プロジェクトのステータス、決定事項、直面している問題について全員が情報を共有でき、信頼と協力の雰囲気が生まれます。
6. 簡潔に保つ
特にデジタル環境では、注意力が持続する時間は短くなります。ビデオは、伝えたい重要なメッセージや情報だけに焦点を当て、簡潔かつ簡潔なものにしてください。
不必要な詳細や長々とした説明は避ける。たとえば、製品のデモビデオを作成する場合は、製品のあらゆる側面について詳しく説明しすぎるのではなく、主な機能やメリットを強調することに重点を置いてください。
プロのヒント： ビデオと一緒に、書き起こしたメモやテキストのハイライトを共有して、追加のコンテキストを提供しましょう。
7. フィードバックを収集する
チームメンバーに新しいツールを試してフィードバックを提供するよう促してください。現場の実情は、リーダーやマネージャーの認識とは大きく異なる場合があります。
また、職場でのコミュニケーションやプロジェクトのワークフローについて、彼らの見解を共有してもらい、改善点を提案してもらうのも良いでしょう。非同期ビデオでフィードバックを求める場合、ClickUp Proofing が便利です。このツールを使用すると、画像、ビデオ、PDF に注釈を付け、詳細なフィードバックを入力するスペースを作成することができます。
ClickUp Proofing は、次のように役立ちます。
- PNG、GIF、JPEG、WEBP、ビデオファイル、PDF ファイルで作業
- チームメンバーにコメントを割り当てて、誰がアクションを起こす必要があるかを示します。
- フィードバックを後で簡単にアクセスできるようにし、仕事の記録を残す
- チームとの会話の内容を正確に把握して、時間を節約
8. 過剰なコミュニケーションを避ける必要はありません
受信者は都合の良いときにメッセージを確認できるため、必要な情報をすべて事前に提供することで、明確さを確保し、フォローアップの質問の必要性を減らすことができます。
この状況では、コミュニケーションを過剰に行うことは有益であると言えます。なぜなら、受信者はメッセージを完全に理解し、必要なアクションを遅滞なく実行できるからです。このアプローチにより、非同期コミュニケーションの効率と有効性が確保され、ワークフローの円滑化とコラボレーションの強化につながります。
9. プロフェッショナルな口調を保つ
非同期のコミュニケーションは柔軟性がありますが、ビデオではプロフェッショナルな態度を保ちましょう。適切な服装をし、はっきりと自信を持って話してください。相手にとって不適切な場合を除き、スラングや口語的な表現は使用しないでください。
社内のコミュニケーション用にビデオを作成する場合は、社外の関係者向けに作成するビデオよりも、よりカジュアルな口調を使用するとよいでしょう。
10. 非同期のコミュニケーションを同期型に変換しないでください
非同期のコミュニケーションは非同期のままにしておきましょう。たとえば、同僚と電子メールのやり取りを頻繁に始めた場合、それは本質的に電子メールを同期的に使用していることになり、今後のやり取りの先例となってしまいます。
明確なガイドラインを設定しないと、境界線が曖昧になり、コミュニケーションの期待が混乱する可能性があります。合意したタイムラインを全員が理解し、順守するためには、コミュニケーションの非同期性を維持することが重要です。
在宅勤務のヒントと非同期ビデオコミュニケーションのベストプラクティスが、あなたの仕事のセットアップにおける生産性とコラボレーションの向上に役立つことを願っています。
これらの戦略を導入することで、ClickUp などの非同期コミュニケーションツールを使用して、ワークフローを簡素化し、チームのコミュニケーションを改善し、目標をより効率的に達成することができます。
潜在的なリスクと対策
間違いなく、非同期ビデオツールは、リモートコラボレーションに柔軟性と利便性をもたらします。
しかし、これらのメリットには、スムーズで安全なコラボレーションを確保するために対処しなければならない潜在的なリスクも伴います。
これらのリスクの一部を見て、それらを軽減する方法を検討してみましょう。
同期ビデオ通話における「ズーム爆弾」の問題を分析
さらに進む前に、まず「ズームボミング」とは何かを理解する必要があります！
Zoombombing とは、ビデオ会議や電話会議に不正に侵入することを指します。非同期のビデオ通信では、通常、この特定のリスクは発生しませんが、その他の不正アクセスやデータ侵害が発生する可能性があります。
このような違反を防ぐため、選択するプラットフォームが堅牢なセキュリティ機能を備えていることを確認してください。エンドツーエンドの暗号化、強力なパスワードの要求、アクセス制御の実装 の導入をご検討ください。チームに、安全なコミュニケーションの実践の重要性について教育し、セキュリティプロトコルを常に最新の状態に保ちましょう。
ビデオ通信におけるデータセキュリティとプライバシーの重要性
非同期ビデオツールを含むデータセキュリティとプライバシーは、あらゆるコミュニケーションにおいて重要です。
機密情報を保護するには、GDPR や CCPA などのデータ保護規制に準拠したプラットフォームを使用してください。保存中および転送中のビデオファイルを暗号化し、アクセスを権限のある担当者にのみ制限してください。
さらに、潜在的な脅威を回避するために、セキュリティ対策を定期的に見直して更新してください。
職場ですでに ClickUp を使用している場合は、ClickUp の Zoom 統合を選択して、ClickUp 内でミーティングを開催することで、コラボレーションの層を追加することができます。
この統合により、いくつかの点でセキュリティが強化されます。
- コミュニケーションの一元化：ClickUp 内で Zoom ミーティングをホストすることで、コミュニケーションを一元化し、複数のプラットフォームを切り替える必要がなくなるため、セキュリティ侵害のリスクを最小限に抑えることができます。
- アクセス制御： ClickUp と Zoom の統合により、追加のアクセス制御機能が利用可能になり、ミーティングの参加者をより効果的に管理し、不正アクセスリスクを軽減できます。
- データ暗号化： ClickUp と Zoom はどちらもデータセキュリティを最優先事項とし、コミュニケーションとファイル共有の暗号化機能を提供しています。これらを併用することで、ミーティングや共有データの保護を確保することができます。
- 統合されたセキュリティ対策： どちらのツールも、新たな脅威に対応するためにセキュリティ対策を定期的に更新しています。これらを統合することで、セキュリティ強化のための両社の努力の成果を最大限に活用することができます。
これらのセキュリティ対策とZoom のヒントに従うことで、リモートワークをあなたとあなたのチームにとってより簡単かつ安全なものにすることができます。
ClickUp を使用して非同期ビデオコミュニケーションを開始
同期型コミュニケーションが「標準」と見なされるかもしれませんが、より良い方法があります！
非同期コミュニケーションは柔軟性を高め、従業員のストレスを軽減します。また、常に接続していなければならないというプレッシャーを軽減することで、リモートワーカーのワークライフバランスの構築にも役立ちます。
非同期コミュニケーションを最適化したい場合は、ClickUp を活用してみてはいかがでしょうか？
ClickUp は、タスク管理、ファイル共有、画面録画など、チームのコラボレーションを強化するさまざまな機能を提供しています。これらのツールを使用することで、リモートワーク環境でも、チーム全体の整理整頓、各自のペースに合わせたコミュニケーション、目標の効率的な達成が可能になります。
ClickUp を無料で試して、生産性を高め、チームの貴重な時間を節約しましょう！
よくある質問（FAQ）
非同期ビデオと同期ビデオの違いは何ですか？
非同期ビデオとは、録画された講義、トレーニングビデオ、オンデマンドのウェビナーなど、視聴者が自分のペースで視聴できる事前に録画されたコンテンツのことです。一方、同期ビデオとは、ビデオ会議、ライブストリーミング、バーチャルミーティングなど、参加者が同時に交流するライブのリアルタイムのビデオ対話のことです。
非同期ビデオコミュニケーションとは？
非同期ビデオコミュニケーションとは、事前に録画されたコンテンツや非同期ビデオメッセージを、異なるタイミングで閲覧できるコミュニケーション手段です。これにより、参加者は自分の都合に合わせてコンテンツに返信したり、コンテンツに関与したりすることができます。
同期ビデオとは？
同期ビデオとは、参加者がリアルタイムのビデオ通話を行うライブのやり取りを指します。これには、ビデオ会議、ライブストリーミング、参加者が即座にコミュニケーションできるバーチャルミーティングなどが含まれます。
ビデオ通話は非同期ですか？
いいえ、ビデオ通話は同期型です。ビデオ通話では、コンピュータの画面やその他のモバイルデバイスを介して、参加者が互いに瞬時に見たり聞いたりできる、対面でのやり取りと同様のリアルタイムのコミュニケーションが行われます。
「同期」とはどういう意味ですか？
同期とは、同時に、またはリアルタイムで発生するイベントやプロセスを指します。ビデオコミュニケーションの文脈では、同期的なやり取りとは、Zoom コールのような参加者間のビデオ通話を指します。