私の仕事は、そのような仕事ではない。 ソフトウェア開発 会社でも靴屋でも、書類や文書から逃げることはできない。会社の方針から 従業員ハンドブック に サービス契約 そして 財務諸表 平均的な組織では、通常業務の一環として何百もの記録を扱う。📁
混沌とした文書管理は、どんなビジネスにとっても大きなリスク要因です。例えば、次のような記録を紛失したとしましょう。 重要な契約書 -これは、規制上の問題や安全上の懸念につながる可能性があることは言うまでもないが、コラボレーションやタスクのデリバリーといった分野にも負担をかける可能性がある。
解決策は？ 適切な文書管理ワークフローを確立することです。文書の作成、ストレージ、検索、配布、廃棄を指示することで、無秩序と非効率の爪痕からあなたを守ります。この記事では、文書関連プロセスを最適化し、構造化するための専門家お墨付きの方法を紹介する。
ドキュメント管理ワークフローとは？
文書管理ワークフロー（DMW）とは、組織内での文書の取り扱い方法を示すものです。文書管理ワークフローは、文書に関連するあらゆるプロセスやタスクを包含しており、異なるバージョンの文書管理、規制機関へのコンプライアンスの確保、文書管理システムの構築などが含まれます。 レポート作成の迅速化 とエラーは無料です。
以下は、ドキュメントワークフロー内の主なサブプロセスの例です：
- 作成：作成：新しい文書がどのように起草され、作成されるべきかを説明する。
- 編集：編集：コンプライアンスを確保し、エラーを防ぐために、既存の文書をどのように編集、校正、レビューすべきかを示す。
- ストレージ：保管：物理的フォーマットであれデジタルフォーマットであれ、文書をどこにどのように保管すべきかを示す。
- 分類：分類：検索やナビゲーションを容易にするために、文書をどのように整理し、インデックスを付けるべきかを示す。作業スペースの場所、フォルダ、ネストされたフォルダなどを考える。
- 共有：共有：ドキュメントにアクセス、編集、共有できる人を指定します。
- 廃棄：冗長なドキュメントを追跡し、ドキュメント管理システムから排除する方法を概説する。
- 要求と承認：階層を超えた文書承認プロセスを説明します。
- モニタリングモニタリング：透明性を最大化するために、バージョン改訂や変更を追跡する方法を説明する。また、ワークフロー全体のパフォーマンスをレビューし、文書の検索や処理におけ る非効率性を発見し、それを排除する方法を見つけ出すことについても言及する。
なぜ文書管理ワークフローの最適化が重要なのか？
現代において組織が直面する最大の課題のひとつは、非効率な情報管理である。 リモートチームやハイブリッドチーム が関与している。典型的なシナリオは プロジェクト関係者 プロジェクト関係者は、手元で関連文書を探すのに苦労している。これは、部門内のコミュニケーションギャップや、時間やコストの超過をトリガーする可能性がある。
文書管理ワークフローを最適化することは、こうした非効率を抑えることに他ならない。企業における文書管理の重要性は、主に以下の7つの側面に反映される：
- 効率性の向上：効率性の向上：ドキュメント管理ワークフローは、次のような面で役立ちます。一般的なワークフローの最適化 とビジネスプロセスを最適化し、従業員が生産性を高める ドキュメントを探す時間を無駄にしない
- 透明性：すべてのドキュメントを1つの場所に保管することで、部署間の縦割りをなくし、関連するチームメンバーに確実に情報を開示することができます。
- より簡単にオンボーディング:構造化された文書により、新しいチームメンバーが利息のある情報を見つけ、さまざまなタスクの処理方法を学ぶことができる。
- プロセスの標準化：入念にプランニングされたワークフローは、アウトライン化に役立ちます。標準作業手順 (SOP)を作成することができます。機能横断チーム 揃える
- セキュリティの向上：よく設計された文書管理ワークフローは、ファイルやフォルダへのアクセス許可を制御することができます。
- エラーの最小化：文書処理の一貫性を確保し、反復的な管理タスクを自動化することで、手作業によるエラーのリスクを低減できます。
- 改善された意思決定プロセス:文書管理ソリューションの中で、文脈に沿った情報を持つ重要な文書にアクセスすることで、ユーザーはデータに裏打ちされた賢明な意思決定を行うことができる。
ドキュメントワークフローを改善する10の効果的な方法
文書管理のワークフローを改善することは、間違いなく組織の発展につながります。
手始めに、ファイルやフォルダを物理的に保管する従来の方法はダメだ。現在のシナリオでは、次のようなものを使って、質の高い文書システムを考案することができます。 文書管理ソフトウェア 例． クリックUp )を使って記録を整理・管理することができる。
徹底的な調査の結果、文書管理ワークフローの中核となる10のベストプラクティスをマップ化しました。また、このプロセスを強化するためのClickUpの機能についてもご紹介します！😍
1.ニーズを特定する
最初のアジェンダは、組織を分析し、ドキュメント関連の具体的なニーズを特定することである。企業はそれぞれ異なるため、深く掘り下げてプロセスを見直し、何がうまくいっておらず、どこに焦点を当てるべきかを理解する必要があるかもしれない。
私の仕事と、管理する必要がある文書について考えてみましょう。例 会計事務所 の場合、大量のドキュメントをサポートし、紛争時にアイテムを迅速に検索できる高度な分類オプションを備えたワークフローが必要になります。
一方、次のような場合はどうでしょう。 スモールビジネス ジュエリーをオンラインで販売する場合、文書管理システムのワークフローは、個々の商品説明の保存と請求書の作成・管理に集中することになるでしょう。
ニーズを特定するのは長く複雑なプロセスですが、文書管理ワークフローの機能はそれにかかっています。チームのサイズを考慮し、ワークフローにアクセスする人数と頻度を検討することから始めましょう。
チームメンバーに、ワークフローに何を求めるか、現在のシステムをどのように感じているか、意見を求めるのも良いアイデアです。あなたは、カスタマイズ可能なを活用することができます。 ClickUp フォーム を使えば、チームからの回答やフィードバックを収集し、ワークフローに接続できる実行可能なタスクに変換できます。
フォームで必要な情報を正確に収集するために、社内でのフィードバック要求を効率化する
必要な情報を収集したら、会社のニーズに合わせてドキュメントワークフローの改革を始めましょう。
2.適切なドキュメントワークフローソフトウェアの活用
適切な文書管理ソフトウェアは、ワークフローを最適化し、効率を最大化するのに役立つオプションを備えていなければならない。
ClickUpはファーストクラスです。 タスクとプロジェクト管理 プラットフォームは、合理化された文書管理プロセスの必要性を理解しています。このツールには以下の機能があります。 クリックUpドキュメント ドキュメントに関連するすべてのタスクを一箇所で処理できる魅力的なスイート。
ClickUp Docsを使えば、以下のような会社関連のあらゆるドキュメントの作成、編集、共有、保存が可能です。 ナレッジベースとwiki から契約書やSOPまで。
クリックアップ3.0ドキュメントでは、コラボレーションが鍵になります。
豊富な編集オプションとスタイリングオプションを使用して、ドキュメントをカスタマイズしたり、ブックマークを追加したり、ネストされたフォルダを挿入したり、テーブルを埋め込んだりして、必要なだけ詳細な記録を作成できます。
ClickUpタスクの最も優れた点の一つは、ドキュメントをワークフローに接続できることです。これにより、タスク担当者は自分の仕事をうまくこなすために十分なコンテキスト情報を得ることができます。
タスクをリンクされているClickUp Docsをワークフローに接続します。
セキュリティが心配ですか？ClickUpならカスタマイズ可能です。 階層レベル フォルダや作業スペースの階層レベル /%ref/ を設定したり、許可やプライバシーの設定を行うことで、誰がドキュメントにアクセス、編集、共有できるかを完了します。
3.AI（人工知能）を活用した文書管理
あなたとあなたのチームは、詳細なドキュメントを作成するために輪をくぐって何時間も費やす必要はありません。幸いなことに、AIは文書管理のスペースに貴重な付加であることが証明されており、チームは文書を分類し、知識アイテムをより速く生成できる。実際 最近の科学的研究 では 生成AIツール ができる：
- 執筆時間を40%短縮
- 出力品質を18%向上 クリックUp AI は、AIが文書管理ワークフローをどのように変革できるかを示す優れた例である。このプラットフォームのジェネレーティブ ライティング・アシスタント カスタマイズ可能な役割別のプロンプトにより、あらゆる文書作成プロセスを加速します。
ClickUp AIでリプロンプティングを使用し、より良いコンテンツにより早く到達できるように結果を微調整します。
ClickUp AIは、ブレインストーミング、コンテンツの生成、推敲、要約など、さまざまなタイプの文書に対応し、トーンや文法を最適化します。やることは、インテント・フィールドに入力するだけ。このツールは、プロジェクト概要のようなプロ級の文書を生成することができます、 ミーティングアジェンダ マーケティング・ケーススタディ プロジェクトタイムライン を最大限に正確に。
さらに、ClickUp AIは以下のような機能を備えています。 アクションアイテム をドキュメントから生成できます！ドキュメントの特定の部分を選択し、AIをクリックし、アクションアイテムの生成を選択するだけです。クリックUp AIが選択されたコンテンツを分析し、やることリストを作成します。✨
ClickUp AIを使って、コピーや電子メールの返信などをより速く、より洗練されたものにしましょう。
ClickUp AIに加えて、このプラットフォームはもう一つの文書作成支援ツール、テンプレートを提供しています！ClickUpの優れた機能 ライブラリには1,000以上のテンプレートがあります。 は、文書、日課表、ナレッジベース、電子メールの作成プロセスを高速に追跡します。100％カスタマイズ可能なので、あなたの会社のガイドラインや仕事内容に合わせることができます。
4.ドキュメントを一元管理
すべての書類を一元管理していないと、混乱や無秩序の根源になりかねない、 透明性の欠如 そして データ損失 .効率的な文書管理ワークフローでは、従業員、マネージャー、クライアントを含むすべての人が、電子メールやスレッドではなく、一箇所で重要なファイルや情報にアクセスできるようにする必要があります。
ClickUp 3.0を使えば、以下のようなことが可能です。 ドキュメントハブ は、会社関連のあらゆるドキュメントを保存するための優れたセンターです。最近の、お気に入り、自分が作成したの3つのカードと、すべての記録を表示するテーブルですべての文書を表示します。😎
ClickUp ドキュメントハブは社内ドキュメントの中央リポジトリです。
5.ワークフロー管理ソフトウェアで文書を見つけやすくする
すべての社内ドキュメントを1つの場所に保管していますが、もう1つの問題があります-特定のドキュメントを探すのは、干し草の山から針を探すようなものです。検索価値の低さは、あらゆる文書管理ワークフローの大きな欠陥です。小さなクライアントを抱える会社を立ち上げたばかりなら、これは大した問題ではないかもしれない。しかし、3～4年前に作成したドキュメントを掘り起こすことを想像してみてほしい。
最適化された文書管理ワークフローは、検索性を中心に展開されます。ワークフローでは、どんな文書でも数秒以内に場所を特定できるようにする必要があります。 プロセス効率 .
多くのトップ文書管理ツールは、検索機能の弱さに悩まされているが ユニバーサル検索 ClickUp 3.0の機能です。この機能により、基本的なキーワードを使用してワークスペース内のあらゆるものを検索できます。また、アイテムが最後に更新されビューされた時間で検索することもできます。
ClickUpユニバーサル検索は、ワークスペース全体、そして他の接続作業アプリでも、タスク、ドキュメント、ファイル、ユーザー、チャット、ダッシュボードを素早く見つけることができます。
ドキュメントの名前が思い出せない？レコードにカスタマイズ可能なタグを作成することで、クリックアップ内の検索ロジスティクスを向上させることができます。例えば、以下のようなドキュメントを複数作成したとします。 プロセス改善方法論 をタグ付けすることで、process improvementとタグ付けすることができる。
ClickUpはまた、検索結果からLocated In列を追加します。これにより、特定のドキュメントがどこに保存されているかを確認し、数回のクリックで見つけることができます。
6.仕事の自動化
文書管理ワークフローを最適化する最も手っ取り早い方法の1つは、次のことです。 タスクやアクティビティを自動化することです。 .自動化により、チームはエラーの多い反復タスクから解放され、効率が向上し、より付加価値の高い活動に集中できるようになります。
ワークフローの自動化にはコードが必要な場合が多く、非技術チームには難しいと思われるかもしれませんが、ClickUpのような強力なツールを使えば簡単です。
100以上のコード不要の ClickUp自動化 ClickUpオートメーションは、ルーチンタスクをプラットフォームに任せることができます。自動化のトリガーとトリガー後の処理をビジュアルなインターフェイスでコントロールできます。ドキュメントレビューの管理や承認ステータスの更新に便利です。😍
自動化は、アクションが発生したときに自動的に結果をトリガーするために使用されます。例えば、"ステータスが変更されたとき "の自動化を使用して、クライアントのハンドオフ中に貴重な情報が失われないようにタスクにテンプレートを適用します。
7.文書管理ソフトウェアを他のプラットフォームと統合
組織が単一のアプリやプラットフォームに完全に依存できた時代は終わった。現在では、請求書の作成から、文書管理まで、すべて別のアプリを使用しています。 時間追跡 に ミーティング チームメンバーとのミーティングを行う。
何十ものアプリを飛び回るのは疲れるが、現代の職場では必要悪だ。ドキュメント管理のワークフローを最適化し、アプリを常に切り替える必要性をなくす簡単な方法は、統合を利用することです。
次のような利点があります。 ClickUpは1,000以上のプラットフォームと統合しています。 Slack、GitHub、Everhour、Zoomなどのプラットフォームと統合できます。リストに統合したいアプリが見つからない場合は、ClickUp APIを使用してカスタム統合を構築し、単一のリソースハブからプラットフォーム間の情報にアクセスできるようにしましょう！
8.ドキュメント関連のワークフローを柔軟に保つ
ドキュメントとプロジェクト管理のワークフローは密接に接続されている。そして、プロジェクトプロセスは大きく変化する傾向があるため、ドキュメントワークフローもそれに追従できるようにしなければならない。
プロジェクトとドキュメントのワークフローを一致させるには、次のような方法があります。 ClickUpプロジェクト管理スイート 綿密な組織化、共同作業、正確さを中心とした機能で構成されている。
あなたのチームに完了する柔軟性を与える傑出したオプションは、次のとおりです。 ClickUpビュー .ClickUpには15以上のビューがあり、ドキュメントワークフローを自由に整理することができます。リストビューでドキュメントを並べ替えたり、ガントチャートビューでタイムラインを通してドキュメントの必要性を監視したり、アクティビティビューで最近の編集や更新を監視することができます。
ClickUpの15以上のビューは、各チームに壁一面のソリューションを提供します。
チームメンバーが特定のタスクに費やす時間を知りたいですか？クリックアップの ネイティブタイムトラッカー 時間を監視・管理し、作業負荷を簡単に整理する。
ClickUpを使えば、チームメンバーとリアルタイムでチャットしたり、アクションアイテム付きのコメントを割り当てたり、通知をカスタムしたりして、ドキュメントに関連するすべての雑談を迅速に伝えることができます。😍
その他にも便利な機能があります：
9.チームをトレーニングする
ニーズを特定し、新しいドキュメント管理プラットフォームを使い始め、ドキュメントを一元化しました。しかし、最新の変更点についてチームをアップデートするまでは、仕事は完了しません！
文書管理ワークフローをうまく導入したいのであれば、新しいプラクティスについて全員が情報を共有していることを確認しましょう。
ClickUpは、トレーニングのための豊富なオプションを提供します。 チームマネージャー .
プロセスを刷新し、チームがすべてのステップを理解できるようにしたい場合は、次のように使用できます。 プロセスマップ を使い、すべてを詳しく説明します。チームメンバーはマップに従ってタスクを完了するだけで、確実に成功することができます。標準作業手順をトレーニングモジュールのフォームで作成し、関連するチームメンバーを招待する。質問があれば、直接文書にコメントを残すことができます。✨
ClickUp Docs内での共同検出と編集、コメントの追加、リンクの埋め込み。
ドキュメントベースのワークフローで定期的な問題となるのは、複数の人が同じタスクに取り組むことで冗長な仕事が発生することです。しかし クリックアップ共同作業検知 ClickUpを使用すると、他のユーザーがあなたと同じドキュメントにコメントしたり編集したりすると、ネームタグ付きの複数のカーソルが表示されます。これにより、リアルタイムおよび非同期のコラボレーションが開始され、ドキュメントの重複が防止されます。
10.モニターとアップグレード
文書管理ワークフローを、花を咲かせるために絶え間ない手入れを必要とする植物のように考えてみよう。数年前にあなたの組織でうまくいっていた仕事が、今では無意味になっているかもしれない。そのため、ワークフローの効率を監視し、パフォーマンスを再評価し、必要に応じてアップグレードする必要があります。🌱
ClickUp 3.0 ダッシュボード・ソフトウェア 優先度とバーンダウンカードを持つチーム
ClickUpでは、ワークフローを追跡する様々な方法があります。 例えば、KPIを定義して、それを追跡することができます。 ClickUpダッシュボード 50以上のウィジェット。ボトルネックを特定するために特定の側面に焦点を当て、その都度調整することができます。
ClickUp：ドキュメント管理ワークフローウィザード
文書管理システムは、競争力を維持し、効率的でありたいと願うすべての組織にとって、極めて重要な機能です。チームに秩序と構造をもたらし、コストを削減し、コラボレーションを強化します。
ClickUpは、ドキュメントの作成、管理、共有、保存、プロセスの自動化、チームワークとコミュニケーションの効率化に最適なツールです！ サインアップ 無料でサインアップして、文書管理ワークフローに全社的な一貫性を持たせるのに役立つ方法をご覧ください！💗