Se sei a capo di un team snello che si occupa di servizi o software, probabilmente riconosci bene questa situazione. La tua bacheca degli sprint è piena, gli esperimenti con i clienti sono a metà strada e ogni “domanda veloce” finisce in qualche modo tra le tue responsabilità. Poi, nel momento peggiore possibile, arriva nella tua casella di posta un’email di un cliente che comporta una decisione di grande importanza.
Per me, quel momento è arrivato il giorno di Capodanno.
Un client che consideravamo quasi certo di rinnovare il contratto ci ha scritto dicendo: “Vogliamo mettere in pausa il servizio. Vi preghiamo di fatturarci l’importo relativo al periodo già fruito. Chiudiamo la questione.”
In passato, avrei trascorso il fine settimana a fissare un cursore vuoto, cercando di valutare ogni implicazione: impatto sui ricavi, rischio di consegna, capacità del team e mantenimento delle relazioni. Questa volta, ho affidato la situazione a quello che ora chiamiamo il nostro consiglio di amministrazione basato sull’IA: un piccolo gruppo di Super Agent di ClickUp che agiscono come membri esecutivi del team all’interno dell’area di lavoro di ClickUp.
La maggior parte dei team dispone già di strumenti ricchi di dati. Ciò che manca loro è un livello gestionale basato sull’IA affidabile, in grado di trasformare i cambiamenti imprevisti in un piano sereno e strutturato.
Chi sono: CEO di HybridHELIX Consulting ed esperto di ClickUp
Mi chiamo Andrew e, in qualità di ClickUp Verified Consultant, progetto sistemi di gestione basati sull’intelligenza artificiale per team di sviluppo software che adottano un approccio lean. La mia azienda, HybridHELIX Consulting, offre servizi di consulenza e coaching sulla produttività per aiutare i team a lavorare meglio con gli strumenti che già utilizzano.
Questo post illustra in dettaglio come abbiamo creato un consiglio di amministrazione basato sull’IA all’interno di ClickUp e come questo abbia gestito un vero e proprio cambiamento di rotta da parte di un cliente senza costarmi né il mio weekend di vacanza né la relazione con il cliente.
Perché i team Lean hanno bisogno di un consiglio di amministrazione basato sull'IA
In qualità di fondatori e leader che operano in solitaria, finisci quasi sempre per diventare il punto di riferimento per tutto. Ogni escalation, ogni decisione, ogni “cosa dovremmo fare in questo caso?” ti passa per la testa.
Hai troppi strumenti pieni di informazioni. Hai bacheche degli sprint, commenti, documenti, ticket e tantissime e-mail, ma ognuno di essi contiene solo frammenti del quadro generale. E nessuno di essi ha il compito di aiutarti a decidere quale sia il passo da fare successivo. Questo è il “Work Sprawl” in azione. Ed è il motivo per cui ti senti così esausto.
Il problema è l’assenza di un sistema integrato in grado di interpretare il clima generale, inquadrare una situazione e presentarti una decisione strutturata anziché un insieme disordinato di informazioni. Il nostro consiglio di amministrazione basato sull’IA è stato progettato proprio per colmare questa lacuna.
👀 Lo sapevi? Il 61% dei CEO sta già adottando attivamente agenti basati sull'IA. Inoltre, ha un piano per implementarli su larga scala.
Perché abbiamo creato il nostro consiglio di amministrazione basato sull'IA all'interno di ClickUp?
Perché un consiglio di amministrazione basato sull'IA è efficace solo nella misura in cui è in grado di comprendere il contesto.
La maggior parte degli strumenti di IA rimane al di fuori del tuo flusso di lavoro. Riassumono un documento, riscrivono un’email o rispondono a una domanda in modo isolato. Ma non riescono a vedere come le decisioni si colleghino tra attività, sequenze, conversazioni e lavoro di consegna. È proprio così che persiste la dispersione del lavoro. Il contesto rimane frammentato e i leader sono ancora costretti a ricostruire il quadro generale da soli.
ClickUp funziona in modo diverso. È il primo spazio di lavoro convergente basato sull’IA al mondo in cui attività, documenti, chat, piani di sprint e decisioni coesistono fianco a fianco. Questa convergenza è fondamentale perché consente all’IA di avere accesso al quadro completo, non solo a un singolo elemento.
Quando abbiamo creato il nostro consiglio di amministrazione basato sull’intelligenza artificiale all’interno di ClickUp, abbiamo aggiunto un livello gestionale al di sopra del lavoro già interconnesso. I Super Agent sono in grado di leggere le conversazioni in corso, comprendere quali attività sono in fase di svolgimento, fare riferimento alle decisioni passate e inserire le risposte nello stesso sistema. Ciò consente loro di creare attività, definire gli sprint e trarre insegnamenti senza dover passare da uno strumento all’altro.
In altre parole, ClickUp offre all’IA uno spazio per ragionare nel contesto. E una volta che l’IA è in grado di vedere l’intero sistema, può smettere di comportarsi come un chatbot e iniziare ad agire come un consiglio di amministrazione.
Il futuro della produttività consiste nel riunire tutti i contesti lavorativi e le interazioni in un unico luogo, dove l’IA opera in modo ambientale. L’IA ambientale si integra perfettamente nella vita degli utenti sfruttando il contesto e le interazioni per anticipare le esigenze, fornire approfondimenti e offrire valore senza richiedere prompt espliciti. Questo è il futuro del lavoro.
Il futuro della produttività consiste nel riunire tutti i contesti lavorativi e le interazioni in un unico luogo, dove l’IA opera in modo ambientale. L’IA ambientale si integra perfettamente nella vita degli utenti sfruttando il contesto e le interazioni per anticipare le esigenze, fornire approfondimenti e offrire valore senza richiedere prompt espliciti. Questo è il futuro del lavoro.
Come si presenta effettivamente un consiglio di amministrazione basato sull’IA in ClickUp
Il nostro consiglio di amministrazione basato sull’IA non è un singolo assistente né un semplice prompt intelligente. Si tratta di un piccolo gruppo di Super Agenti, ciascuno con un mandato ben definito, che operano all’interno di ClickUp con accesso allo stesso contesto utilizzato dal nostro team umano.
Al centro di questa configurazione c’è quella che chiamiamo mappa contestuale di triage per ogni client.
Come la mappa contestuale di triage mantiene tutto collegato
Nella parte superiore, la mappa riassume il contesto di lavoro attivo:
- Email e messaggi dei clienti recenti
- Appunti delle riunioni e thread delle chat
- Commenti sulle attività in corso
Alla base si trova una base di conoscenze più solida:
- Documentazione su ciò che è stato realizzato finora
- Problema e richiesta pull su GitHub
- Piani di sprint e roadmap precedenti
- Un “archivio di conoscenze” di ciò che il team ha appreso
Al centro c’è l’elenco dei Super Agenti-Amministratori che sanno come utilizzare questo contesto.
Chi fa parte del consiglio di amministrazione basato sull'IA?
Il nostro consiglio di amministrazione basato sull'IA comprende attualmente:
- Direttore della crescita: è responsabile dei momenti chiave per il fatturato, dei rinnovi e delle decisioni cruciali relative alle trattative
- Direttore delle operazioni e del supporto alla produzione: monitora i carichi di lavoro, la capacità e i rischi di produzione in tutti gli spazi di ClickUp
- Super Agent per la gestione dei progetti dei clienti: opera all’interno del contesto del progetto del cliente e ha visibilità su ogni lista di controllo, sprint e elemento in corso
- Client Sprint Planner: Riorganizza gli sprint per stabilizzare il motore ClickUp del cliente durante i cambiamenti
- Direttore dell’Intelligence: trasforma il contesto grezzo in briefing semplici e di facile comprensione
- Responsabile della formazione dei clienti: raccoglie le conoscenze acquisite dal team per rendere più efficaci le trattative future
Ogni membro del consiglio ha un ambito specifico, input definiti e output chiari: in questo modo si comporta come un piccolo team esecutivo all’interno di ClickUp, non come un insieme di automazioni scollegate tra loro.
📮 Approfondimento ClickUp: Il 12% degli intervistati nel nostro sondaggio afferma che gli agenti basati sull’IA sono difficili da configurare o da collegare ai propri strumenti, mentre un altro 13% sostiene che siano necessari troppi passaggi anche solo per svolgere operazioni semplici con gli agenti.
I dati devono essere inseriti manualmente, le autorizzazioni devono essere ridefinite e ogni flusso di lavoro dipende da una catena di integrazioni che può interrompersi o subire variazioni nel tempo.
La buona notizia? Non è necessario “collegare” i Super Agent di ClickUp alle tue attività, ai tuoi documenti, alle chat o alle riunioni. Sono integrati nativamente nella tua area di lavoro di ClickUp e utilizzano gli stessi oggetti, autorizzazioni e flussi di lavoro di qualsiasi altro collega umano.
Poiché le integrazioni, i controlli di accesso e il contesto vengono ereditati dall’area di lavoro per impostazione predefinita, gli agenti possono agire immediatamente su tutti gli strumenti senza bisogno di configurazioni personalizzate. Dimentica la configurazione degli agenti da zero!
Come il consiglio di amministrazione basato sull’IA gestisce un cambiamento strategico di grande importanza per un cliente
Torniamo a quell’email di Capodanno.
Sono le 16:59. Un client che sembrava una “certezza” per il rinnovo scrive per comunicare che intende sospendere i servizi e chiudere il rapporto. Il trigger è semplice — un cliente sta rifiutando ciò che ti aspettavi di concludere — ma la situazione è complessa.
Avevo tre obiettivi contrastanti:
- Proteggi la relazione e rispetta il contesto aziendale del client
- Evita di prendere decisioni affrettate e dettate dall’emotività sulla base di una singola email
- Proteggere il tempo da dedicare alla mia famiglia durante il weekend festivo
Quindi, invece di buttarmi a capofitto nella mia finestra In arrivo, lascio che sia il consiglio di amministrazione basato sull'IA a dare una prima valutazione della situazione in evoluzione.
🔑 Punto chiave: Quando arriva un’email cruciale, il consiglio si attiva e la trasforma in una decisione strutturata prima ancora che io debba fissare il cursore su uno schermo vuoto.
Fase 1: Il responsabile della crescita riformula un’email preoccupante trasformandola in una decisione strutturata
Il primo agente a rispondere è il Direttore della crescita.
Questo agente ha riunito:
- L'email in arrivo
- Note e aggiornamenti recenti
- L'accordo firmato e le fatture
- Eventuali opportunità o versioni di prova in corso legate al client
La svolta? Anziché considerare il messaggio come un ticket di supporto, il Growth Director lo ha riconosciuto come un momento decisivo per la fidelizzazione.
Dietro le quinte, esso:
- Ho creato un'attività dedicata all'accordo per il cambiamento di rotta, in modo che non venisse sepolta tra le richieste di supporto generali
- Ho taggato correttamente il lavoro in modo che comparisse nell'elenco ristretto delle mie decisioni
- Ho delineato un piano in tre fasi per rispondere in modo ponderato: decidere cosa offrire effettivamente; inviare un’email chiara e professionale per proporre un cambiamento di rotta; se il client accetta, attuare il cambiamento in modo pulito
- Decidi cosa offrire effettivamente
- Invia un’email di cambiamento di rotta chiara e professionale
- Se il client dice di sì, attua il cambiamento in modo netto
- Decidi cosa offrire effettivamente
- Invia un’email di cambiamento di rotta chiara e professionale
- Se il client dice di sì, attua il cambiamento in modo netto
Allo stesso tempo, è intervenuto il Direttore dell’Intelligence, che ha analizzato l’intera cronologia del client per spiegare cosa stesse realmente accadendo:
- Il client ha apprezzato moltissimo il “motore” di ClickUp e il sistema di gestione agile che è stato realizzato
- Stavano entrando in modalità di risparmio di liquidità per il nuovo anno
- Il problema era in realtà il compenso fisso, non il sistema in sé
Quel cambio di prospettiva ha cambiato tutto. Anziché opporsi alla pausa, il consiglio ha proposto un'uscita professionale abbinata a un percorso di migrazione fai-da-te e di autogestione. Ciò avrebbe aiutato il client a mantenere il motore e le pratiche che amava, riducendo al contempo i costi di servizio ricorrenti.
🔑 Punto chiave: I direttori della crescita e dell’intelligence trasformano in pochi minuti un’email sconvolgente in un piano di riorientamento sereno, articolato in tre fasi.
Fase 2: Proteggere la consegna prima che si verifichino problemi, grazie alle operazioni, al project management e ai Sprints
Una volta data la forma al piano generale, il resto del consiglio è intervenuto per proteggere il lavoro in corso.
Il Direttore delle operazioni e del supporto alla produzione ha esaminato tutti i carichi di lavoro attivi negli spazi di ClickUp e ha chiesto:
- Se chiudessimo questo client, quali sarebbero le conseguenze?
- In quali casi dobbiamo preservare la capacità o adeguare altri sprint?
- Quali sarebbero le ripercussioni sulla nostra produttività e capacità se il client accettasse l’offerta di migrazione?
Questo ha messo in luce gli effetti a catena, in modo che il team non sovraccaricasse accidentalmente altri progetti nel tentativo di “salvare” questo.
Il Super Agente per il project management dei clienti opera all’interno del contesto del progetto del cliente stesso. È in grado di:
- Ogni lista di controllo, sprint e elemento di servizio in corso
- Dipendenze che si estendono ai problemi e alle richieste pull di GitHub
- Quali esperimenti sono attivi e quali sono in sospeso
Da lì, ha iniziato a delineare un piano di passaggio delle consegne chiaro e realizzabile, in modo che il client sapesse sempre cosa sarebbe stato completato, cosa sarebbe stato messo in pausa e in che stato sarebbe rimasto il suo motore ClickUp.
Infine, il Client Sprint Planner ha ridefinito lo sprint successivo trasformandolo in uno sprint di stabilizzazione:
- Porta a termine il lavoro fondamentale che garantisce l’affidabilità del sistema
- Metti da parte gli esperimenti di minore valore in modo che la roadmap rimanga coerente
- Prepara un percorso di sviluppo a breve termine che il client possa seguire nelle prossime settimane senza l’agenzia
🔑 Punto chiave: Invece di districarmi tra bacheche e backlog, il mio consiglio di amministrazione basato sull’IA mi ha fornito una visione chiara, elaborata dall’IA, di cosa portare a termine, cosa mettere in pausa e come lasciare il sistema in ottime condizioni.
Fase 3: Progetta un'uscita professionale e un percorso di migrazione fai-da-te
Una volta che il consiglio di amministrazione ha compreso sia la decisione che il suo impatto sull’attuazione, è passato alla fase di esecuzione.
Insieme, gli agenti di pianificazione degli sprint hanno prodotto:
- Un percorso di sviluppo a breve termine: quali lavori portare a termine ora, quali esperimenti accantonare e cosa tenere d’occhio nei prossimi giorni
- Una guida all’autogestione: un semplice manuale che ha illustrato al client come gestire autonomamente la pianificazione e le revisioni settimanali dei sprint
- Un manuale post-exit: una descrizione chiara del sistema che stanno ereditando e di come gestirlo
In questo caso, il client era un'azienda di software. Ciò significa che la qualità dell'esperienza degli sviluppatori con il motore di ClickUp era per loro di fondamentale importanza.
L'obiettivo del consiglio non era solo quello di "concludere" la collaborazione in modo ordinato. Era invece quello di:
- Mantieni le pratiche agili sviluppate nelle ultime dodici settimane
- Assicurati che la roadmap rimanga coerente invece di precipitare nel caos
- Lascia il client in una situazione migliore rispetto a quando è iniziato il rapporto di collaborazione
🔑 Punto chiave: Indipendentemente dal fatto che il cliente abbia mantenuto o meno l’anticipo, il consiglio di amministrazione basato sull’IA ha garantito che il sistema, la roadmap e la relazione non andassero a rotoli.
Cogli le lezioni apprese, così il tuo consiglio di amministrazione basato sull'IA diventerà sempre più intelligente
L'ultimo elemento del sistema è uno dei miei preferiti: il Responsabile delle lezioni per i clienti.
Questo amministratore ha esaminato cosa è realmente accaduto in questa fase di incertezza di un processo che sembrava "una cosa sicura":
- Quali segnali iniziali lasciavano intendere che il rinnovo potesse essere a rischio?
- Quali parti dell'email di riorientamento e dell'offerta fai-da-te hanno avuto successo?
- Dove si sono verificati attriti per il client o per il team interno?
In collaborazione con il Direttore dell’Intelligence, queste intuizioni sono state trasformate in un modello riutilizzabile all’interno di ClickUp:
- Avvisi precoci documentati per future sperimentazioni e rinnovi
- Uno schema di riferimento per email di pivot simili
- Lista di controllo e linee guida a cui gli altri membri del consiglio potranno fare riferimento in futuro
La prossima volta che un processo o un incarico “sembra una certezza”, il consiglio potrà tranquillamente alzare la mano e dire:
“Ehi, questa situazione assomiglia molto a quella che ha vissuto quell’altro client. Forse dovremmo preparare un piano fai-da-te prima di dare per scontato il rinnovo.”
🔑 Punto chiave: Ogni esitazione diventa un'occasione di apprendimento per il consiglio, così il tuo livello di gestione basato sull'IA diventa più preciso ad ogni intervento.
📮 Approfondimento ClickUp: Il nostro sondaggio sulla maturità dell’IA ha rilevato che il 33% delle persone è restio ad adottare nuovi strumenti, mentre solo il 19% adotta e scala rapidamente l’IA. Quando ogni nuova funzionalità si presenta sotto forma di un’altra app, un altro accesso o un altro flusso di lavoro da imparare, i team si trovano quasi immediatamente alle prese con la “fatica da strumenti”. ClickUp Brain colma questa lacuna integrandosi direttamente in uno spazio di lavoro unificato e convergente dove i team già pianificano, monitorano e comunicano. Porta diversi modelli di IA, generazione di immagini, supporto alla programmazione, ricerca nel deep web, riassunti istantanei e ragionamento avanzato proprio nel luogo in cui il lavoro già si svolge.
“Ehi, questa situazione assomiglia molto a quella che ha vissuto quell’altro client. Forse dovremmo predisporre un percorso fai-da-te prima di dare per scontato il rinnovo.”
🔑 Punto chiave: Ogni esitazione diventa un'occasione di apprendimento per il consiglio, così il tuo livello di gestione basato sull'IA diventa più preciso ad ogni intervento.
📮 Approfondimento ClickUp: Il nostro sondaggio sulla maturità dell’IA ha rilevato che il 33% delle persone è restio ad adottare nuovi strumenti, mentre solo il 19% adotta e scala rapidamente l’IA. Quando ogni nuova funzionalità si presenta sotto forma di un’altra app, un altro accesso o un altro flusso di lavoro da imparare, i team si trovano quasi immediatamente alle prese con la “fatica da strumenti”. ClickUp Brain colma questa lacuna integrandosi direttamente in uno spazio di lavoro unificato e convergente dove i team già pianificano, monitorano e comunicano. Porta diversi modelli di IA, generazione di immagini, supporto alla programmazione, ricerca nel deep web, riassunti istantanei e ragionamento avanzato proprio nel luogo in cui si svolge già il lavoro.
Come creare il tuo consiglio di amministrazione basato sull'IA in ClickUp
Non serve un team numerosissimo per farlo. Il nostro approccio è pensato appositamente per team snelli che lavorano su ClickUp tutto il giorno.
Ecco come puoi iniziare in piccolo e ottenere comunque risultati concreti:
- Scegli un momento decisionale critico. Per noi si trattava delle “incertezze” relative ai rinnovi e alle versioni di prova. Per te potrebbero essere lo scope creep, gli incidenti ad alto rischio o le scommesse importanti sui prodotti.
- Progetta il tuo primo membro del consiglio. Inizia, ad esempio, con un "Growth Director": assegnagli un ambito di competenza ben definito (ad es. decisioni relative a rinnovi ed espansioni); definisci i suoi input (email, elenchi chiave di ClickUp, fatture, note delle riunioni); specifica i suoi output (sintesi delle decisioni, bozze di e-mail, attività relative agli accordi, aggiornamenti del playbook).
- Assegnagli un ambito ben definito (ad es., decisioni relative al rinnovo e all’espansione)
- Definisci i suoi input (email, elenchi chiave di ClickUp, fatture, appunti delle riunioni)
- Specifica i risultati attesi (sintesi delle decisioni, bozze di email, attività relative agli accordi, aggiornamenti del playbook)
- Assegnagli un ambito ben definito (ad es., decisioni relative al rinnovo e all’espansione)
- Definisci i suoi input (email, elenchi chiave di ClickUp, fatture, appunti delle riunioni)
- Specifica i risultati attesi (sintesi delle decisioni, bozze di email, attività relative agli accordi, aggiornamenti del playbook)
- Integralo nella tua struttura ClickUp esistente. Utilizza i Super Agents di ClickUp e ClickUp Brain (l’assistente IA nativo) per leggere dagli spazi, dagli elenchi e dai documenti corretti e per reinserire attività strutturate, commenti e riepiloghi
- Aggiungi un "Director of Intelligence". Il suo compito è quello di tradurre il contesto grezzo in narrazioni semplici che puoi verificare in pochi minuti, non in un'ora.
- Fai una prova pratica. La prossima volta che una “cosa sicura” inizia a vacillare, lascia che sia il consiglio a occuparsene per primo. Confronta il suo piano con quello che avresti messo in atto da solo
- Trasforma il risultato in uno schema. Individua cosa ha funzionato, cosa no e cosa cambieresti, quindi aggiorna le istruzioni e le liste di controllo dei tuoi amministratori all’interno di ClickUp
🎥 Bonus: Vuoi un modello pronto all’uso per ClickUp per progettare il tuo Growth Director? Dai un’occhiata al nostro modello “Super Agent Directors”!
💡 Consiglio da esperto: Come iniziare a utilizzare i Super Agents (anche se sei nuovo su ClickUp)
Inizia aprendo l’AI Hub in ClickUp e crea un Super Agent con un unico incarico. Scegli “Crea agente da zero”, quindi descrivi il suo ruolo in un linguaggio semplice (ad esempio: “Agisci come direttore della crescita e aiutami a valutare i rischi di rinnovo e i cambiamenti di strategia dei clienti”). Non è necessario conoscere il codice per crearlo.
Quando richiesto, collega l’agente a uno spazio o a un elenco in cui sono già presenti tali decisioni. Imposta un semplice trigger — un’esecuzione manuale o un controllo programmato — e provalo su un’attività reale. Puoi perfezionare le istruzioni direttamente all’interno del profilo dell’agente man mano che procedi.
Guarda questo video per un breve tutorial:
Assicurati un livello di gestione basato sull’IA che ti garantisca tranquillità prima della prossima turbolenza
Un fondatore su due dichiara di sentirsi esausto. Non perché ci tenga troppo, ma perché porta con sé l’intero albero decisionale nella propria mente.
Un consiglio di amministrazione basato sull'IA offre una prospettiva diversa:
- Il contesto proveniente da chat, documenti, ticket e repository viene mappato in un'unica vista condivisa
- I Super Agent entrano in azione quando succede qualcosa di importante, non solo secondo una pianificazione prestabilita
- Avrai a disposizione sintesi decisionali, sprint stabilizzanti e percorsi di uscita professionali, prima ancora di dover sacrificare il tuo fine settimana
Se sei pronto a smettere di essere il punto di riferimento per tutto e iniziare a comportarti come il presidente del consiglio di amministrazione della tua azienda, prova a definire un singolo amministratore nell'area di lavoro di ClickUp. Lascia che sia lui a gestire la prossima situazione instabile, impara dal risultato e poi, col tempo, trasformalo in un vero e proprio consiglio di amministrazione basato sull'IA.
Il te stesso del futuro — e il tuo prossimo rinnovo — ti ringrazieranno!
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Andrew Cordova-Andrews è amministratore delegato e consulente strategico esecutivo presso HybridHELIX Consulting, società specializzata in servizi orientati al successo visionario per imprenditori, investitori, aziende e family office. Grazie alla sua vasta esperienza nel project management e nella supervisione strategica, Andrew aiuta le organizzazioni a raggiungere chiarezza, allineamento e risultati misurabili.