Se sei un fondatore o un leader, la maggior parte delle giornate ti sembrano un susseguirsi di mille micro-decisioni. Ti svegli con un piano, ma nel giro di un'ora sei sommerso da thread di commenti, richieste di approvazione e ciò che alle 8 del mattino sembrava urgente alle 11 è già sepolto sotto una montagna di lavoro. All'ora di pranzo, è difficile capire da cosa dovresti occuparti per primo.
Questa lacuna rispecchia esattamente ciò che ho riscontrato nei miei flussi di lavoro. Mi sono reso conto che gli strumenti che utilizzavo (elenchi di attività, bacheche, dashboard) mi dicevano cosa c'era, ma non cosa era importante oggi. È stato allora che mi sono rivolto a un nuovo tipo di collega per aiutarmi in questo.
Un compagno di squadra AI all'interno di ClickUp: un Daily Focus Super Agent creato per la prioritizzazione delle attività con l'IA.
A differenza degli assistenti IA isolati, i Super Agent vivono all'interno della tua area di lavoro di ClickUp, dove hanno un contesto reale del tuo lavoro (attività, documenti, chat, scadenze e attività tutte insieme) e possono aiutarti a individuare le priorità in modi comprensibili per l'uomo.
Chi sono: ClickUp Verified Consultant ed esperto di efficienza
Sono Yvonne "Yvi" Heimann, ClickUp Verified Consultant e coach di efficienza aziendale, e conosco fin troppo bene questa difficoltà. In un recente webinar della community ClickUp, ho condiviso il modo in cui utilizzo i Super Agent ClickUp per la mia attività.
In questo post, ti spiegherò come utilizzo un Daily Focus Super Agent per:
- Evita le riunioni che "avrebbero potuto essere un messaggio"
- Metti in evidenza ciò che conta davvero quando conta davvero.
- Trasforma attività sparse in un elenco di obiettivi semplice e realizzabile.
Non si tratta di sostituire i manager o di affidare la tua attività all'IA. I Super Agent sono lì per aiutarti a prendere decisioni più rapidamente e sapere su cosa concentrarti in seguito, non per gestire la tua azienda al posto tuo.
📚 Leggi anche: Come stabilire le priorità nel tuo lavoro
Perché la prioritizzazione delle attività con l'IA è importante per i team moderni
Negli ultimi anni, il volume di lavoro che i team devono gestire è aumentato in modo esponenziale. Il 40% di noi knowledge worker passa da oltre 26 strumenti al giorno e quasi il 60% di una tipica settimana lavorativa è dedicato al "lavoro sul lavoro". Pensate al coordinamento, al cambio di contesto e agli aggiornamenti di stato piuttosto che all'esecuzione effettiva.
La produttività non consiste sempre e solo nel svolgere più attività. Si tratta piuttosto di rispondere in modo affidabile a una domanda quotidiana: "Da cosa dovrei occuparmi per primo?" Gli elenchi tradizionali di cose da fare e i dashboard possono mostrare tutte le scadenze imminenti, ma non comprendono il contesto.
Anche con spazi, elenchi e flussi di lavoro ben strutturati, c'è ancora un divario tra ciò che è presente in ClickUp e ciò che viene effettivamente terminato. Il lavoro si blocca non perché il sistema sia difettoso, ma perché:
- Nessuno sta mettendo in evidenza in modo coerente i passaggi successivi più importanti
- Le decisioni e le approvazioni rimangono in sospeso nei thread dei commenti
- I titolari non sempre si rendono conto che c'è un blocco o che qualcosa deve essere completato oggi.
Questo è esattamente il motivo per cui la prioritizzazione delle attività tramite IA sta guadagnando terreno.
Riduce il carico cognitivo legato alla scelta di ciò che è importante. Sintetizza il contesto da più fonti e applica regole decisionali coerenti.
Ed è proprio questo che si può usufruire con il Daily Focus Super Agent. Il mio obiettivo era quindi quello di creare questo Super Agent che agisse come un assistente operativo professionale, assicurandosi che nulla di importante andasse perso nel trambusto.
📚 Leggi anche: Come generare etichette di priorità delle attività con l'IA
Come i Super Agent di ClickUp consentono la prioritizzazione delle attività con l'IA
Quando ho sentito parlare per la prima volta dei Super Agent di ClickUp, ero curioso ma cauto. Molti strumenti di IA sembrano solo parole alla moda finché non si verifica se sono in grado di rimanere nel contesto del proprio lavoro reale.
I Super Agent di ClickUp sono diversi perché non si limitano a generare testo, ma comprendono il contesto. Vivono all'interno della tua area di lavoro, comprendono le tue autorizzazioni e vedono attività, chat, documenti, programmi e attività come elementi collegati del lavoro reale.
Questo video spiega come funzionano:
Per la prioritizzazione delle attività, ciò significa che il tuo Super Agent esamina le tue attività effettive, le scadenze e la titolarità, e utilizza tutte queste informazioni per aiutarti a eliminare le distrazioni.
Il Super Agent specifico che ho creato si concentra su un unico semplice compito: scansionare la mia area di lavoro e fornire un elenco chiaro e prioritario di ciò che è importante oggi.
Scopri il Super Agent che mi comanda a bacchetta (nel modo migliore possibile)
Il mio Super Agent si trova proprio all'interno di ClickUp, nella scheda IA sul lato sinistro. Lì ho creato quello che chiamo il mio Daily Focus and Delegation Assistant.
Lo considero come un capo del personale operativo che non dorme mai. Il suo compito è semplice ma potente:
- Guarda tutte le attività nell'area di lavoro
- Decidi cosa conta davvero oggi
- Forniscimi direttamente un elenco breve e chiaro delle priorità.
Come viene triggerato l'agente
Ogni mattina dei giorni feriali, esattamente alle 8:00, l'agente si avvia automaticamente. Non aspetta che mi ricordi di cliccare su un pulsante o di controllare un rapporto: si attiva, analizza ciò che sta accadendo e prepara un nuovo messaggio di focus. Oltre alla mia lista di attività e alle mie priorità personali, tiene conto delle date di scadenza, dei cambiamenti di stato, delle menzioni e della titolarità, quindi la lista delle priorità è altamente contestualizzata.
Come l'agente produce le mie priorità principali
Ogni mattina apro ClickUp e vedo un messaggio diretto dal mio Super Agent con tre cose su cui dovrei concentrarmi oggi.
Ogni priorità include:
- Cos'è: il nome dell'attività, collegato direttamente in ClickUp.
- Perché oggi: una spiegazione in una sola frase del perché è importante adesso.
- Come gestirlo: un'etichetta chiara: Da fare, Da decidere o Da delegare
Oltre al messaggio stesso, l'agente aggiunge queste tre attività prioritarie alle mie priorità di attività in modo che abbiano una visibilità costante per tutta la giornata, anche se non posso affrontarle immediatamente. Questo è ciò che lo rende utile: non si limita a inserire le attività, ma spiega la logica alla base della loro urgenza.
Evidenzia anche una serie di elementi da tenere in considerazione, senza nascondere l'elenco principale nel rumore di fondo.
Invece di restituirmi un altro dashboard o un elenco infinito, il mio Super Agent trasforma questa attività in una guida chiara. Quindi, so che se riesco a portare a termine queste tre cose, sarò "più avanti", senza dovermi districare tra caselle di posta, visualizzazioni e bacheche.
E poiché l'agente collega l'elenco delle priorità alle attività effettive in ClickUp, posso agire immediatamente. Non ho bisogno di passare da uno strumento all'altro o di cercare di ricomporre frammenti di contesto.
📚 Leggi anche: Come scegliere un Super Agent
Priorità senza sovraccarico: perché il limite alla produzione rende questo agente effettivamente utilizzabile
È allettante affidare a un agente IA Tutto da monitorare e chiedergli di riepilogare/riassumere tutte le cose. Ma questo è il modo più veloce per rendere l'agente, e te stesso, meno efficaci.
Ecco perché il mio Daily Focus Super Agent è volutamente limitato:
- Solo tre priorità principali
- Alcune "cose da tenere a mente"
- Una piccola serie di etichette di azione chiare
Inizia con calma. Concentrati sui tre punti chiave e su tutto ciò che devi sapere. Poi continua a costruire su queste basi.
Ci sono due ragioni principali alla base di questo design:
- Un carico di lavoro eccessivo è opprimente. Se l'agente ti assegna una montagna di attività, le ignorerai proprio come qualsiasi altra notifica fastidiosa.
- La qualità dei prompt è tutto. Il modo in cui dici al Super Agent di prendere decisioni, il valore che attribuisci alle cose, come preferisci ricevere le informazioni, è il fattore determinante per stabilire se è davvero utile.
Limitando l'ambito e chiarendo le regole decisionali, l'agente diventa una voce affidabile invece che un semplice avviso.
📚 Leggi anche: Ti presentiamo il tuo prossimo compagno di squadra: gli IA Super Agent e l'ascesa dell'IA agentica
Come la prioritizzazione delle attività tramite IA con un Super Agent di ClickUp cambia il modo in cui inizi la tua giornata
Prima di questa configurazione, il mio team seguiva un metodo operativo quotidiano più tradizionale: controllare le finestre In arrivo, esaminare le bacheche, passare da una visualizzazione all'altra e cercare di mettere insieme ciò che era più importante.
Ora la giornata inizia in modo diverso:
- Il Super Agent ha già scansionato l'area di lavoro.
- Le tre priorità principali arrivano nella mia DM con contesto ed etichette di azione.
- Le attività con una priorità alta vengono evidenziate e contrassegnate in modo che non scompaiano.
Da quando questo Super Agent è in funzione, non sono mai stato così produttivo.
Da quando questo Super Agent è in funzione, non sono mai stato così produttivo.
Invece di iniziare la giornata in modo frenetico cercando di capire cosa fare, so che:
- Quali decisioni devo prendere
- Quali attività devo fare personalmente
- Quali elementi dovrebbero essere delegati
Questa è la promessa della prioritizzazione delle attività con l'IA all'interno di un 'area di lavoro convergente come ClickUp, che riunisce attività, documenti, progetti e IA. Ti troverai di fronte a meno distrazioni, maggiore concentrazione e un elenco di decisioni pronte che ti aspetta ogni mattina.
📚 Leggi anche: Come creare un agente IA per una migliore automazione
Come creare il tuo Daily Focus Super Agent (Versione 1)
I principi alla base della mia configurazione Super Agent sono abbastanza semplici da poter essere adattati da qualsiasi team.
Ecco come pensare alla tua versione uno:
1. Assegna all'agente un unico compito chiaro
Inizia con un Super Agent la cui unica missione è quella di concentrarsi sulle attività quotidiane, senza cercare di fare tutto contemporaneamente.
📌 Esempi di lavori chiari:
- "Ogni mattina dei giorni feriali, indicami le mie tre priorità principali nell'area di lavoro".
- "Lavori superficiali che sono in fase di stallo e in attesa di una mia decisione"
- "Evidenzia le approvazioni e i thread di commenti in cui sono io a bloccare il processo".
Se la descrizione del lavoro del tuo agente è poco chiara, anche i suoi risultati saranno poco chiari.
2. Limita i risultati a ciò su cuiagirai effettivamente
Limita ciò che il tuo agente restituisce:
- Le tre attività principali su cui concentrarsi oggi
- Un breve elenco di ulteriori elementi da tenere presenti
- Spiegazioni in una sola frase sul perché ogni elemento in cima alla lista è importante oggi
In questo modo l'elenco delle priorità rimane abbastanza breve da poter essere effettivamente letto e utilizzato.
3. Insegna all'agente come prendi le decisioni
La magia non sta solo in ciò che il Super Agent osserva, ma anche nel modo in cui viene istruito a decidere.
Nel tuo prompt e nella tua configurazione, assicurati di:
- Spiega quali segnali sono più importanti (ad esempio, date di scadenza vs. menzioni vs. cambiamenti di stato)
- Chiarisci cosa significa davvero "urgente" per il tuo team.
- Specifica il tono e il formato che preferisci vedere nei tuoi DM quotidiani.
Più l'agente rispecchia il tuo reale processo decisionale, più ti sembrerà di avere un assistente operativo umano che ti "capisce".
4. Inizia con un agente, poi ripeti
E, infine, il mio consiglio più importante: non cercare di creare cinque Super Agent contemporaneamente.
- Inizia con un singolo agente Daily Focus
- Lascialo funzionare per un po'.
- Modifica il prompt e i filtri man mano che impari cosa funziona (e cosa no).
Una volta che la versione uno è affidabile e utile, puoi espandere il tuo utilizzo con ulteriori Super Agent per delegare i flussi di lavoro, concentrarti a livello di team o effettuare la reportistica.
💡 Suggerimento professionale: non è necessario scrivere una sola riga di codice per creare un Daily Focus Super Agent. Il generatore di Super Agent in linguaggio naturale di ClickUp ti guida passo dopo passo mentre descrivi ciò che desideri che l'agente realizzi. Inoltre, pone domande di follow-up e perfeziona il suo comportamento direttamente nell'IA Hub.
Quando inizi a creare un nuovo agente dalla barra laterale dell'IA, il builder ti guida nella scelta delle fonti di conoscenza dell'agente, nell'impostazione dei trigger (come un programma giornaliero) e nella definizione della forma con cui ragiona sul tuo lavoro.
Una volta creato un Super Agent, puoi testarlo e perfezionarlo direttamente dal suo profilo inviando un messaggio diretto o eseguendolo secondo il programma per vedere come si evolve il suo output. Poiché i Super Agent hanno una visione completa del tuo spazio di lavoro (attività, documenti, chat e programmi), configurarli in questo modo produce informazioni reali e pertinenti sulla prioritizzazione.
📚 Leggi anche: Per ulteriori spunti sulla creazione di flussi di lavoro basati sull'IA in ClickUp, consulta:
Crea il tuo Super Agent: la prima "riunione" della tua giornata
Il risultato finale? I Super Agent dovrebbero aiutarti a portare avanti il lavoro senza che tu debba seguire ogni singolo passaggio.
Il risultato finale? I Super Agent dovrebbero aiutarti a portare avanti il lavoro senza che tu debba seguire ogni singolo passaggio.
Trasformando tutto ciò che già accade in ClickUp (attività di ClickUp, commenti, processi e priorità) in un semplice messaggio di focus giornaliero, il mio Super Agent:
- Impedisce che il lavoro critico subisca rallentamenti
- Riduce la necessità di riunioni di aggiornamento
- Mi offre un punto di partenza sereno e sicuro ogni mattina.
Se sei pronto a provarlo nella tua area di lavoro:
- Definisci un compito chiaro per il tuo primo Super Agent (il Daily Focus è un ottimo punto di partenza).
- Limita il risultato a un elenco breve e utilizzabile (tre priorità, alcune informazioni utili).
- Insegnagli come decidere, poi ripeti in base a ciò che ritieni più utile.
Inizia in piccolo, rimani determinato e lascia che i Super Agent di ClickUp diventino l'operatore costante che mantiene i tuoi progetti in movimento, senza aggiungere ulteriori strumenti o dashboard alla tua giornata già piena.
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Yvonne Heimann è la fondatrice di FemAuthority LLC, CEO di Ask Yvi e autore della Boss Your Business Academy, dove aiuta gli imprenditori a costruire attività sostenibili attraverso sistemi semplici e flussi di lavoro basati sull'IA. In qualità di esperto di ClickUp e stratega delle automazioni, è specializzata nella riduzione del lavoro manuale, nel miglioramento dell'esecuzione e nella promozione della crescita con un design incentrato sull'uomo.