I progetti di successo prosperano grazie a relazioni solide con gli stakeholder del progetto, rendendo il coinvolgimento degli stakeholder una componente fondamentale di qualsiasi strategia.
Una ricerca condotta da Alex Chernyi e Juha Outila dimostra che le organizzazioni che danno priorità all'attenzione verso gli stakeholder spesso registrano risultati finanziari migliori nel tempo.
Incoraggiare una comunicazione chiara ed efficiente all'interno del team è più importante che mai per mantenere gli stakeholder allineati, informati e soddisfatti.
Tuttavia, elaborare un piano efficace per il coinvolgimento degli stakeholder può sembrare un compito arduo, soprattutto quando si devono gestire più priorità. Ecco perché avere modelli pronti all'uso può far risparmiare tempo e garantire coerenza nell'approccio.
Scopri questi 10 modelli gratuiti di piani di coinvolgimento degli stakeholder per rafforzare la tua strategia e migliorare la collaborazione.
Cosa sono i modelli di piano di coinvolgimento degli stakeholder?
I modelli di piano di coinvolgimento degli stakeholder sono strumenti progettati per semplificare la gestione e la comunicazione con gli stakeholder durante una fase di progetto o un'iniziativa organizzativa.
Questi modelli coprono tutti gli elementi fondamentali della gestione degli stakeholder, tra cui:
- Identificazione degli stakeholder chiave
- Comprendere le loro esigenze e aspettative
- Sviluppare metodi di comunicazione con gli stakeholder
- Costruire una strategia di coinvolgimento chiara
Un modello ben strutturato delinea come mantenere una comunicazione efficace con gli stakeholder, specificando la frequenza delle comunicazioni, i canali preferiti e il tipo di informazioni da condividere.
👀Lo sapevi? Le ricerche dimostrano che il coinvolgimento degli stakeholder può portare a un tasso medio di soddisfazione dell'80% tra gli stakeholder di un progetto.
Cosa rende efficace un modello di piano di coinvolgimento degli stakeholder?
Un solido modello di piano di coinvolgimento degli stakeholder è essenziale per una collaborazione efficace e un'esecuzione senza intoppi dei progetti.
Dovresti cercare le seguenti funzionalità/funzioni:
- Analisi completa degli stakeholder: include strumenti per identificare e classificare gli stakeholder del progetto in base alla loro influenza e al loro interesse
- Mappatura degli stakeholder: offre strutture visive per mappare le relazioni e condurre analisi degli stakeholder
- Approccio chiaro all'impegno: fornisce linee guida per personalizzare le interazioni, garantendo l'allineamento con le esigenze e le aspettative degli stakeholder
- Piano di comunicazione dettagliato: delinea i metodi, la frequenza e i canali per una comunicazione coerente e trasparente
- Processo definito di gestione degli stakeholder: garantisce un approccio strutturato per affrontare le preoccupazioni e promuovere la cooperazione durante tutto il ciclo di vita del progetto
- Focus sui membri del consiglio di amministrazione: include strategie per coinvolgere e informare in modo efficace i decisori chiave
- Flessibilità e personalizzazione: consente l'adattamento a requisiti di progetto specifici e alle dinamiche degli stakeholder grazie all'integrazione con strumenti di leadership
🧠 Curiosità: la gestione degli stakeholder risale agli anni '80 e affonda le sue radici nell'etica aziendale e nella teoria organizzativa. I primi ad adottarla non disponevano di strumenti sofisticati, solo una lavagna e tanta pazienza!
Leggi anche: Il miglior software per la gestione degli stakeholder
10 modelli gratuiti di piani di coinvolgimento degli stakeholder
Questi 10 modelli gratuiti di piani di coinvolgimento degli stakeholder forniscono un approccio strutturato all'analisi, alla mappatura e alla pianificazione della comunicazione con gli stakeholder per semplificare questo processo critico.
Ciò che rende questi modelli ancora più potenti è la loro integrazione con ClickUp, l'app che fa tutto per il lavoro e che combina gestione dei progetti, documenti e comunicazione del team, il tutto in un'unica piattaforma, accelerata dall'automazione e dalla ricerca IA di nuova generazione.
Philip Storry, utente di ClickUp e amministratore di sistema senior presso SYZYGY, afferma:
Prima di utilizzare ClickUp, i diversi team utilizzavano una varietà di strumenti che rendevano più difficile il coordinamento e costringevano il personale che passava a un altro team a imparare nuovi prodotti e nuovi flussi di lavoro. ClickUp ha risolto questi problemi e ci ha aiutato a eliminare i silos operativi facilitando il lavoro tra i team. I nostri stakeholder, che siano clienti o dirigenti, possono ora monitorare lo stato di avanzamento del lavoro in modo semplice e veloce senza costi aggiuntivi.
Prima di utilizzare ClickUp, i diversi team utilizzavano una varietà di strumenti che rendevano più difficile il coordinamento e costringevano il personale che passava a un altro team a imparare nuovi prodotti e nuovi flussi di lavoro. ClickUp ha risolto questi problemi e ci ha aiutato a eliminare i silos operativi, facilitando il lavoro tra i team. I nostri stakeholder, che siano clienti o dirigenti, possono ora monitorare lo stato di avanzamento del lavoro in modo semplice e veloce, senza costi aggiuntivi.
Esplora i modelli:
1. Il modello di analisi degli stakeholder di ClickUp
I progetti possono rapidamente deragliare senza una chiara comprensione delle dinamiche degli stakeholder a causa di comunicazioni errate e aspettative non soddisfatte.
Il modello di analisi degli stakeholder di ClickUp semplifica la gestione degli stakeholder e garantisce il successo del progetto. Aiuta i team a valutare il potere, l'influenza e l'interesse degli stakeholder, aprendo la strada a una comunicazione e una collaborazione efficaci.
Ecco alcune delle funzionalità/funzioni chiave del modello:
- Visualizzazione degli stakeholder in base all'influenza: analizza il potere e l'influenza di ciascuno stakeholder sul progetto per stabilire meglio le priorità
- Visualizzazione degli stakeholder per azione: valuta il livello di azione che gli stakeholder interni possono intraprendere per supportare o influenzare il tuo progetto
- Stakeholder in base al supporto visualizzato: identifica gli stakeholder con un elevato interesse che potrebbero fornire il massimo supporto
- Visualizzazione delle parti interessate: ottieni una panoramica completa di tutte le parti interessate, compresi i loro ruoli e i nomi, per maggiore chiarezza
- Gestione delle informazioni di progetto: organizza le attività con gli stati "Aperto" e "Completato" per monitorarne lo stato di avanzamento
- Guida introduttiva: segui le istruzioni passo passo per una configurazione senza intoppi
Ideale per: team di progetto che desiderano rimanere sulla stessa pagina durante l'identificazione degli stakeholder e la valutazione delle loro esigenze
💡Suggerimento: utilizza la mappatura degli stakeholder per comprendere il loro livello di interesse e influenza, quindi personalizza il tuo approccio comunicativo. Ad esempio, gli stakeholder con un alto livello di interesse e influenza potrebbero necessitare di aggiornamenti regolari e report dettagliati, mentre altri potrebbero richiedere solo riepiloghi/riassunti periodici.
2. Il modello di verbale della riunione degli azionisti di ClickUp
I verbali delle riunioni degli azionisti sono fondamentali per qualsiasi azienda. Mantengono tutti informati su ciò che è stato deciso e garantiscono che nulla venga dimenticato.
Il modello di verbale della riunione degli azionisti di ClickUp è ottimo per documentare le riunioni degli azionisti in modo accurato ed efficiente.
Questo modello garantisce chiarezza, allineamento e responsabilità, elementi essenziali per il piano di coinvolgimento degli stakeholder di qualsiasi azienda.
Ecco come questo modello può aiutarti:
- Creazione del progetto: imposta un progetto dedicato per ogni riunione degli azionisti per mantenere tutto organizzato
- Collaborazione con gli stakeholder: invita gli stakeholder, allinea i programmi e utilizza il modello per collaborare alla raccolta delle discussioni chiave
- Documentazione delle riunioni: registra tutti i punti chiave, le decisioni e le idee in un formato facilmente accessibile
- Monitoraggio degli elementi di azione: organizza i verbali delle riunioni per evidenziare lo stato di avanzamento, le decisioni e le attività da intraprendere per il follow-up
- Aggiornamenti in tempo reale: imposta notifiche per rimanere informato sullo stato e sui risultati delle riunioni
Ideale per: segretari aziendali per registrare decisioni e documentare risoluzioni
Leggi anche: Modelli gratuiti per mappare gli stakeholder in Excel e ClickUp
3. Il modello di report sullo stato di avanzamento del progetto ClickUp
Il modello di report sullo stato di avanzamento del progetto ClickUp è progettato per informare i team e gli altri stakeholder sugli aggiornamenti del progetto, sulle attività cardine e sui passaggi successivi.
Questo modello garantisce trasparenza e allineamento con le aspettative degli stakeholder, aiutando i team a gestire i progetti in modo efficiente.
Ecco alcune delle funzionalità/funzioni chiave del modello:
- Stati personalizzati: monitora lo stato di avanzamento in ogni passaggio con stati delle attività personalizzati, semplificando il monitoraggio degli aggiornamenti
- Campi personalizzati: aggiungi attributi alle attività per organizzare e classificare gli stakeholder in base al loro ruolo o al loro coinvolgimento nel progetto
- Viste personalizzate: utilizza più viste, come Elenco, Gantt, Carico di lavoro e Calendario, per presentare chiaramente gli aggiornamenti del progetto e coinvolgere gli stakeholder con dati visivi
- Strumenti di project management: semplifica i flussi di lavoro con tag, attività secondarie annidate, etichette di priorità e la possibilità di assegnare più membri del team
Ideale per: Project manager che desiderano monitorare le attività cardine dei progetti e preparare report sullo stato di avanzamento
👀 Lo sapevate? Una ricerca condotta dal Drucker Institute, dal Wall Street Journal e da S&P Global ha rivelato che concentrarsi sulla soddisfazione dei clienti ha aumentato i profitti e portato vantaggi a tutte le parti coinvolte, dai dipendenti agli azionisti. È interessante notare che, sebbene investire nelle comunità locali sia essenziale, ha avuto l'impatto minore e più lento sul nostro successo complessivo.
4. Il modello di report mensile sullo stato dei progetti di ClickUp
È fondamentale tenere tutti aggiornati sullo stato di avanzamento di un progetto. I report mensili sullo stato di avanzamento sono un ottimo modo per farlo. Ma siamo onesti: redigere un report di facile lettura può essere davvero complicato.
Il modello di report mensile sullo stato dei progetti di ClickUp aiuta i project manager a monitorare lo stato di avanzamento, gestire le risorse e tenere informati gli stakeholder. Facilita la reportistica consolidando i dati critici in un'unica piattaforma di facile utilizzo.
Ecco cosa puoi fare con questo modello:
- Tieni traccia dei progetti nelle varie fasi, da quelli in sospeso a quelli completati, garantendo aggiornamenti accurati
- Includi metriche chiave quali attività completate, attività in sospeso, budget, sequenza e rischi identificati
- Monitora dettagli importanti come spese, scadenze e carico di lavoro per allinearti agli obiettivi del progetto
- Utilizza gli Obiettivi di ClickUp per misurare lo stato di avanzamento rispetto agli obiettivi del progetto
- Imposta promemoria automatici per rivedere e aggiornare i report mensilmente per garantire la coerenza
Ideale per: Project manager che desiderano aggiornare gli stakeholder sullo stato di avanzamento dei progetti e sulle scadenze
Leggi anche: Modelli gratuiti di report sull'impatto per i team in ClickUp
5. Il modello di piano di comunicazione con gli stakeholder di ClickUp
Il modello di piano di comunicazione con gli stakeholder di ClickUp semplifica la creazione di una strategia di comunicazione chiara e attuabile per i tuoi progetti.
Questo modello garantisce che tutti gli stakeholder rimangano informati, coinvolti e allineati agli obiettivi del progetto.
Ecco cosa ti consentono di fare:
- Brainstorming collaborativo: utilizza un documento ClickUp per definire in modo collaborativo gli obiettivi e le strategie di comunicazione
- Organizzazione delle attività: crea attività per organizzare gli stakeholder, assegnare ruoli e stabilire responsabilità
- Campi personalizzati: monitora i canali e i metodi di comunicazione per garantire che ogni messaggio raggiunga efficacemente il pubblico giusto
- Monitoraggio delle attività cardine: imposta e monitora le attività cardine per misurare l'esito positivo del lavoro richiesto in termini di comunicazione
Ideale per: Project manager e team leader che desiderano organizzare e monitorare le comunicazioni del team
6. Il modello di comunicazione interna ClickUp
Vuoi costruire una forte cultura aziendale e tenere il tuo team sempre aggiornato? Questo modello di comunicazione interna ClickUp può aiutarti! Rende facile condividere notizie e aggiornamenti importanti con tutti, in modo che sappiano cosa sta succedendo e possano svolgere il proprio lavoro in modo efficace.
Inoltre, aiutano a garantire un flusso di informazioni fluido tra i reparti, semplificando il lavoro di squadra.
Questo modello migliora la collaborazione tra reparti e colleghi. Ecco alcune altre funzionalità/funzioni del modello:
- Stati personalizzati: monitora lo stato di avanzamento della comunicazione con stati quali "Approvato", "Da rivedere", "Pubblicato", "Pianificato" e "Da fare"
- Campi personalizzati: utilizza attributi come "Tipo", "File correlati", "Collegamenti correlati", "Reparto" e "Descrizione" per archiviare e organizzare i dettagli chiave della comunicazione
- Viste personalizzate: accedi a sei diverse viste, tra cui Vista Elenco comunicazioni, Bacheca stati, Calendario, Tipo di evento e Attività, per una panoramica completa
- Strumenti di collaborazione per progetti: migliora il monitoraggio con funzionalità/funzioni quali monitoraggio del tempo, tag, avvisi di dipendenza e integrazione email per aggiornamenti senza interruzioni
Ideale per: Project manager e team leader che desiderano condividere informazioni e rimanere in contatto
7. Il modello di report sullo stato dei progetti per dirigenti di ClickUp
Se sei un dirigente, i report sullo stato dei progetti sono indispensabili. Ti offrono una panoramica generale sull'andamento dei tuoi progetti, consentendoti di prendere decisioni intelligenti, individuare potenziali problemi o opportunità in anticipo e mantenere tutti sulla stessa pagina.
Il modello di report sullo stato dei progetti per dirigenti di ClickUp è progettato per tenere informati gli stakeholder e garantire il corretto svolgimento dei progetti.
Ecco cosa rende questo modello ideale per una carta di progetto:
- Monitoraggio con campi personalizzati: sfrutta 11 attributi quali fase del progetto, budget residuo, ambito, responsabile del progetto e budget pianificato per acquisire dettagli critici sul progetto
- Visualizza con viste personalizzate: accedi a sette diverse configurazioni, tra cui Budget, Sequenza, Guida introduttiva, Stato del progetto e Fase del progetto, per una comprensione completa dello stato di avanzamento del progetto
- Semplifica la comunicazione: utilizza l'email o altri canali per condividere i report, garantendo che gli stakeholder rimangano aggiornati
- Automazione della reportistica: risparmia tempo automatizzando la distribuzione dei report alle persone giuste e mantenendo una comunicazione coerente
Ideale per: Dirigenti che desiderano condividere e comunicare gli aggiornamenti dei progetti e monitorarne lo stato in tempo reale
8. Il modello di matrice delle priorità di ClickUp
Il modello di matrice delle priorità di ClickUp aiuta i team a valutare l'influenza degli stakeholder sulle decisioni, a stabilire le priorità delle attività e ad allineare il lavoro richiesto per ottenere un esito positivo grazie a una matrice di valutazione del coinvolgimento degli stakeholder.
Questo modello offre un modo chiaro e visivo per determinare quali azioni sono più importanti per te in base ai risultati desiderati.
Puoi utilizzare questa matrice di coinvolgimento degli stakeholder per:
- Valuta le priorità in base a Importanza elevata vs. Importanza bassa e Priorità elevata vs. Priorità bassa
- Utilizza le note adesive per suddividere le attività in quattro categorie: Da fare prima (alta importanza, alta priorità), Da fare dopo (alta priorità, bassa importanza), Da fare per ultime (bassa priorità, bassa importanza) e Da fare più tardi (bassa priorità, alta importanza)
- Converti le note adesive in attività concrete e assegnale ai membri del team direttamente dalla lavagna online
- Dai vita alle tue idee con un'interfaccia touch che ti consente di abbozzare, disegnare e visualizzare concetti con gesti intuitivi
Ideale per: professionisti che desiderano visualizzare le priorità dei progetti e delegare le attività in base all'impatto e al lavoro richiesto
9. Il modello di pianificazione RACI di ClickUp
Le matrici RACI (Responsabile, Accountabile, Consultato e Informato) sono fondamentali per garantire l'avanzamento dei progetti. Assicurano che tutti sappiano esattamente chi sta facendo cosa e aiutano a evitare confusione e mancato rispetto delle scadenze.
Il modello di pianificazione RACI di ClickUp chiarisce i ruoli e le responsabilità nel project management, in modo che il tuo team possa lavorare in modo coeso verso obiettivi condivisi.
Questo modello è altrettanto efficace per la gestione degli stakeholder, offrendo struttura e chiarezza.
Ecco alcune delle funzionalità/funzioni chiave:
- Integrazione del grafico RACI: definisci i ruoli come Responsabile, Accountable, Consultato o Informato, semplificando la titolarità e la responsabilità delle attività
- Pianificazione specifica per progetto: crea progetti dedicati per ciascun obiettivo di pianificazione RACI per mantenere l'attenzione e l'organizzazione
- Assegnazione delle attività: assegna le attività ai membri del team, imposta le sequenze e assicurati che tutti comprendano le proprie responsabilità
- Collaborazione con gli stakeholder: collabora con gli stakeholder interni ed esterni per assegnare i ruoli e mantenere l'impegno in linea con gli obiettivi del progetto
- Monitoraggio dello stato di avanzamento: organizza le attività in categorie e monitora efficacemente il loro stato
Ideale per: Project manager che desiderano suddividere equamente le attività, garantire la responsabilità e creare trasparenza
10. Il modello di piano di gestione dell'ambito di ClickUp
Hai difficoltà con progetti che si espandono costantemente oltre i confini originali? Il modello di piano di gestione dell'ambito di ClickUp è prezioso per definire, monitorare e controllare l'ambito del progetto durante tutto il suo ciclo di vita. Garantirà che gli obiettivi del progetto siano documentati, controllando al contempo le modifiche.
Ecco cosa puoi fare con questo modello:
- Traccia le modifiche all'ambito: monitora ogni modifica con stati personalizzati su misura per il tuo flusso di lavoro, come In sospeso, Approvato o Rifiutato
- Organizza i dettagli chiave: Utilizza i campi personalizzati per classificare le modifiche dell'ambito, monitorare gli impatti e visualizzare i dati critici del progetto
- Flussi di lavoro flessibili: sfrutta più viste, tra cui Elenco, Gantt, Carico di lavoro e Calendario, per adattarti alle esigenze del tuo team e visualizzare la gestione dell'ambito da tutte le angolazioni
- Controllo avanzato dei progetti: utilizza il monitoraggio del tempo, i tag, gli avvisi di dipendenza e le notifiche via email per mantenere l'ambito del progetto in linea con gli obiettivi generali
Ideale per: Project manager che desiderano gestire l'ambito dei propri progetti mantenendo aggiornati gli stakeholder
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Un piano di coinvolgimento degli stakeholder ben strutturato semplifica la gestione delle relazioni e rafforza la collaborazione.
Con i modelli personalizzabili, le visualizzazioni multiple e le automazioni avanzate di ClickUp, puoi trasformare la gestione degli stakeholder in un processo senza soluzione di continuità.
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