I progetti di esito positivo prosperano grazie a relazioni solide con gli stakeholder del progetto, rendendo il coinvolgimento degli stakeholder una componente fondamentale di qualsiasi strategia.
Una ricerca condotta da Alex Chernyi e Juha Outila dimostra che le organizzazioni che danno priorità all'attenzione verso gli stakeholder spesso registrano risultati finanziari migliori nel tempo.
Incoraggiare una comunicazione chiara ed efficiente all'interno del team è più importante che mai per mantenere gli stakeholder allineati, informati e soddisfatti.
Tuttavia, elaborare un piano di coinvolgimento degli stakeholder efficace può sembrare un compito arduo, soprattutto quando si devono gestire più priorità. Ecco perché disporre di modelli pronti all'uso può far risparmiare tempo e garantire coerenza nel tuo approccio.
Dai un'occhiata a questi 10 modelli gratuiti di piani di coinvolgimento degli stakeholder per rafforzare la tua strategia e migliorare la collaborazione.
Cosa sono i modelli di piano di coinvolgimento degli stakeholder?
I modelli di piano di coinvolgimento degli stakeholder sono strumenti progettati per semplificare la gestione e la comunicazione con gli stakeholder durante una fase di progetto o un'iniziativa organizzativa.
Questi modelli coprono tutti gli elementi fondamentali della gestione degli stakeholder, tra cui:
- Identificazione degli stakeholder chiave
- Comprendere le loro esigenze e aspettative
- Sviluppare metodi di comunicazione con gli stakeholder
- Costruire una strategia di coinvolgimento chiara
Un modello ben strutturato delinea come mantenere una comunicazione efficace con gli stakeholder, specificando la frequenza delle comunicazioni, i canali preferiti e il tipo di informazioni da effettuare la condivisione.
👀Lo sapevi? Le ricerche dimostrano che il coinvolgimento degli stakeholder può portare a un tasso di soddisfazione medio dell'80% tra gli stakeholder del progetto.
Cosa rende efficace un modello di piano di coinvolgimento degli stakeholder?
Un modello di piano di coinvolgimento degli stakeholder solido è essenziale per una collaborazione efficace e un'esecuzione del progetto senza intoppi.
Dovresti cercare le seguenti funzionalità/funzioni:
- Analisi completa degli stakeholder: include strumenti per identificare e classificare gli stakeholder del progetto in base alla loro influenza e al loro interesse.
- Mappatura degli stakeholder: offre strutture visive per mappare le relazioni e condurre analisi degli stakeholder.
- Approccio chiaro al coinvolgimento: fornisce linee guida per personalizzare le interazioni, garantendo l'allineamento con le esigenze e le aspettative degli stakeholder.
- Piano di comunicazione dettagliato: delinea i metodi, la frequenza e i canali per una comunicazione coerente e trasparente.
- Processo definito di gestione degli stakeholder: garantisce un approccio strutturato per affrontare le preoccupazioni e promuovere la cooperazione durante l'intero ciclo di vita del progetto.
- Focus sui membri del consiglio di amministrazione: include strategie per coinvolgere e informare in modo efficace i principali responsabili delle decisioni.
- Flessibilità e personalizzazione: consente l'adattamento a requisiti di progetto specifici e alle dinamiche degli stakeholder grazie all'integrazione con strumenti di leadership.
🧠 Curiosità: la gestione degli stakeholder risale agli anni '80 e affonda le sue radici nell'etica aziendale e nella teoria organizzativa. I primi ad adottarla non disponevano di strumenti sofisticati, ma solo di una lavagna e di tanta pazienza!
10 modelli gratuiti di piani di coinvolgimento degli stakeholder
Questi 10 modelli gratuiti di piani di coinvolgimento degli stakeholder forniscono un approccio strutturato all'analisi, alla mappatura e alla pianificazione della comunicazione con gli stakeholder, semplificando questo processo fondamentale.
Ciò che rende questi modelli ancora più potenti è la loro integrazione con ClickUp, l'app completa per il lavoro che combina project management, documenti e comunicazione tra i team, il tutto in un'unica piattaforma, accelerata dalle automazioni e dalla ricerca IA di nuova generazione.
Philip Storry, utente di ClickUp e amministratore di sistema senior presso SYZYGY, afferma:
Prima di utilizzare ClickUp, i diversi team utilizzavano una varietà di strumenti che rendevano più difficile il coordinamento e costringevano il personale che passava a un altro team a imparare nuovi prodotti e nuovi flussi di lavoro. ClickUp ha risolto questi problemi e ci ha aiutato a eliminare i silos operativi, facilitando il lavoro tra i team. I nostri stakeholder, siano essi clienti o dirigenti, possono ora monitorare lo stato di avanzamento del lavoro in modo rapido e semplice, senza costi aggiuntivi.
Prima di utilizzare ClickUp, i diversi team utilizzavano una varietà di strumenti che rendevano più difficile il coordinamento e costringevano il personale che passava a un altro team a imparare nuovi prodotti e nuovi flussi di lavoro. ClickUp ha risolto questi problemi e ci ha aiutato a eliminare i silos operativi, facilitando il lavoro tra i team. I nostri stakeholder, siano essi clienti o dirigenti, possono ora monitorare lo stato di avanzamento del lavoro in modo rapido e semplice, senza costi aggiuntivi.
Esploriamo i modelli:
1. Modello di analisi degli stakeholder ClickUp
Senza una chiara comprensione delle dinamiche degli stakeholder, i progetti possono rapidamente fallire a causa di comunicazioni errate e aspettative non soddisfatte.
Il modello di analisi degli stakeholder di ClickUp semplifica la gestione degli stakeholder e garantisce un esito positivo per il progetto. Aiuta i team a valutare il potere, l'influenza e l'interesse degli stakeholder, aprendo la strada a una comunicazione e una collaborazione efficaci.
Ecco alcune delle funzionalità principali del modello:
- Stakeholder visualizzati in base al loro grado di influenza: analizza il potere e l'influenza di ciascuno stakeholder sul progetto per stabilire meglio le priorità.
- Stakeholder per azione: valuta il livello di azione che gli stakeholder interni possono intraprendere per fornire supporto o influenzare il tuo progetto.
- Stakeholder in base al supporto offerto: identifica gli stakeholder con un elevato interesse che potrebbero fornire il massimo supporto.
- Visione delle parti interessate: ottieni una panoramica completa di tutte le parti interessate, compresi i loro ruoli e i loro nomi, per maggiore chiarezza.
- Gestione delle informazioni di progetto: organizza le attività con gli stati "Aperto" e "Completato" per monitorare i progressi.
- Guida introduttiva: segui le istruzioni passo passo per una configurazione senza intoppi.
Ideale per: team di progetto che desiderano rimanere allineati nell'identificazione degli stakeholder e nella valutazione delle loro esigenze.
💡Suggerimento professionale: utilizza la mappatura degli stakeholder per comprendere il loro livello di interesse e influenza, quindi personalizza il tuo approccio comunicativo. Ad esempio, gli stakeholder con un alto livello di interesse e influenza potrebbero aver bisogno di aggiornamenti regolari e rapporti dettagliati, mentre altri richiedono solo riepiloghi periodici.
2. Modello di verbale della riunione degli azionisti ClickUp
I verbali delle riunioni degli azionisti sono fondamentali per qualsiasi azienda. Consentono a tutti di rimanere informati su quanto deciso e garantiscono che nulla venga dimenticato.
Il modello di verbale dell'assemblea degli azionisti di ClickUp è ottimo per documentare le riunioni degli azionisti in modo accurato ed efficiente.
Questo modello garantisce chiarezza, allineamento e responsabilità, elementi essenziali per il piano di coinvolgimento degli stakeholder di qualsiasi azienda.
Ecco come questo modello può aiutarti:
- Creazione del progetto: imposta un progetto dedicato per ogni riunione degli azionisti per mantenere tutto organizzato.
- Collaborazione con gli stakeholder: invita gli stakeholder, allinea i programmi e utilizza il modello per collaborare alla raccolta delle discussioni chiave.
- Documentazione delle riunioni: registra tutti i punti chiave, le decisioni e le idee in un formato facilmente accessibile.
- Monitoraggio delle azioni da intraprendere: organizza i verbali delle riunioni per evidenziare lo stato, le decisioni e le attività da intraprendere per il follow-up.
- Aggiornamenti in tempo reale: imposta le notifiche per rimanere informato sullo stato e sui risultati delle riunioni.
Ideale per: segretari aziendali per registrare decisioni e documentare risoluzioni
3. Modello di rapporto sullo stato di avanzamento del progetto ClickUp
Il modello di rapporto sullo stato di avanzamento del progetto ClickUp è progettato per informare i team e gli altri stakeholder sugli aggiornamenti del progetto, le attività cardine e i passaggi successivi.
Questo modello garantisce trasparenza e allineamento con le aspettative degli stakeholder, aiutando al contempo i team a gestire i progetti in modo efficiente.
Ecco alcune delle funzionalità principali del modello:
- Stati personalizzati: monitora i progressi in ogni passaggio con stati delle attività personalizzati, che semplificano il monitoraggio degli aggiornamenti.
- Campi personalizzati: aggiungi attributi alle attività per organizzare e classificare gli stakeholder in base al loro ruolo o al loro coinvolgimento nel progetto.
- Visualizzazioni personalizzate: utilizza più visualizzazioni, come Elenco, Gantt, Carico di lavoro e Calendario, per presentare in modo chiaro gli aggiornamenti del progetto e coinvolgere gli stakeholder con dati visivi.
- Strumenti di project management: semplifica i flussi di lavoro con tag, attività secondarie annidate, etichette di priorità e la possibilità di assegnare più membri del team.
Ideale per: Project manager che desiderano effettuare il monitoraggio delle attività cardine del progetto e preparare rapporti sullo stato di avanzamento dei lavori.
👀 Lo sapevi? Una ricerca condotta dal Drucker Institute, dal Wall Street Journal e da S&P Global ha rivelato che concentrarsi sulla soddisfazione dei clienti ha aumentato i profitti e portato benefici a tutti i soggetti coinvolti, dai dipendenti agli azionisti. È interessante notare che, sebbene investire nelle comunità locali sia essenziale, questo ha avuto l'impatto minore e più lento sul nostro esito positivo complessivo.
4. Modello di rapporto mensile sullo stato di avanzamento del progetto ClickUp
È fondamentale tenere tutti aggiornati sullo stato di un progetto. I rapporti mensili sullo stato di avanzamento dei lavori sono un ottimo modo per farlo. Ma siamo onesti: redigere un rapporto di facile lettura può essere davvero complicato.
Il modello di rapporto mensile sullo stato di avanzamento del progetto ClickUp aiuta i project manager a effettuare il monitoraggio dei progressi, gestire le risorse e tenere informati gli stakeholder. Facilita la reportistica consolidando i dati critici in un'unica piattaforma di facile utilizzo.
Ecco cosa puoi fare con questo modello:
- Tieni traccia dei progetti in varie fasi, da quelli in sospeso a quelli completati, garantendo aggiornamenti accurati.
- Includi metriche chiave quali attività completate, attività in sospeso, budget, tempistiche e rischi identificati.
- Monitora dettagli importanti come spese, scadenze e carico di lavoro per allinearti agli obiettivi del progetto.
- Utilizza ClickUp Goals per misurare i progressi rispetto agli obiettivi del progetto.
- Imposta promemoria automatici per rivedere e aggiornare i rapporti mensilmente per garantire la coerenza.
Ideale per: Project manager che desiderano aggiornare gli stakeholder sullo stato del progetto e sulle scadenze
5. Modello di piano di comunicazione con gli stakeholder di ClickUp
Il modello di piano di comunicazione con gli stakeholder di ClickUp semplifica la creazione di una strategia di comunicazione chiara e attuabile per i tuoi progetti.
Questo modello garantisce che tutti gli stakeholder rimangano informati, coinvolti e allineati agli obiettivi del progetto.
Ecco cosa ti consentono di fare:
- Brainstorming collaborativo: utilizza ClickUp documento per definire in modo collaborativo gli obiettivi e le strategie di comunicazione.
- Organizzazione delle attività: crea attività per organizzare gli stakeholder, assegnare ruoli e stabilire responsabilità.
- Campi personalizzati: monitora i canali e i metodi di comunicazione per garantire che ogni messaggio raggiunga efficacemente il pubblico giusto.
- Monitoraggio delle attività cardine: definisci e monitora le attività cardine per misurare l'esito positivo delle tue attività di comunicazione.
Ideale per: project manager e team leader che desiderano organizzare e effettuare il monitoraggio delle comunicazioni del team.
6. Il modello di comunicazione interna ClickUp
Vuoi costruire una solida cultura aziendale e tenere aggiornato il tuo team? Questo modello di comunicazione interna ClickUp può aiutarti! Rende facile la condivisione di notizie e aggiornamenti importanti con tutti, in modo che sappiano cosa sta succedendo e possano svolgere il loro lavoro in modo efficace.
Inoltre, contribuiscono a facilitare il flusso di informazioni tra i reparti, semplificando il lavoro di squadra.
Questo modello migliora la collaborazione tra reparti e colleghi. Ecco alcune altre funzionalità del modello:
- Stati personalizzati: monitora lo stato di avanzamento della comunicazione con stati quali "Approvato", "Da rivedere", "Pubblicato", "Pianificato" e "Da fare".
- Campi personalizzati: utilizza attributi come "Tipo", "File correlati", "Link correlati", "Reparto" e "Descrizione" per archiviare e organizzare i dettagli chiave della comunicazione.
- Visualizzazioni personalizzate: accedi a sei diverse visualizzazioni, tra cui Elenco comunicazioni, Bacheca di stato, Calendario, Tipo di evento e Attività, per una panoramica completa.
- Strumenti di collaborazione per i progetti: migliora il monitoraggio con funzionalità quali monitoraggio del tempo, tag, avvisi dipendenza e integrazione email per aggiornamenti continui.
Ideale per: project manager e team leader che desiderano effettuare la condivisione di informazioni e rimanere in contatto.
7. Modello di rapporto sullo stato del progetto esecutivo ClickUp
Se sei un dirigente, i rapporti sullo stato dei progetti sono indispensabili. Ti forniscono un quadro generale dell'andamento dei tuoi progetti, consentendoti di prendere decisioni intelligenti, individuare potenziali problemi o opportunità in anticipo e mantenere tutti allineati.
Il modello di rapporto sullo stato del progetto ClickUp Executive è progettato per tenere informati gli stakeholder e garantire il corretto svolgimento dei progetti.
Ecco cosa rende questo modello ideale per la carta del progetto:
- Monitoraggio con campi personalizzati: sfrutta 11 attributi quali fase del progetto, budget residuo, ambito, responsabile del progetto e budget pianificato per acquisire dettagli fondamentali sul progetto.
- Visualizza con viste personalizzate: accedi a sette diverse configurazioni, tra cui Budget, Sequenza, Guida introduttiva, Stato del progetto e Fase del progetto, per una comprensione completa dello stato del progetto.
- Semplifica la comunicazione: utilizza l'email o altri canali per la condivisione dei rapporti, assicurandoti che gli stakeholder rimangano aggiornati.
- Automatizza la reportistica: risparmia tempo automatizzando la distribuzione dei report alle persone giuste, mantenendo una comunicazione coerente.
Ideale per: dirigenti che desiderano condividere e comunicare gli aggiornamenti sui progetti e effettuare il monitoraggio dello stato dei progetti in tempo reale.
8. Modello di matrice delle priorità ClickUp
Il modello di matrice delle priorità ClickUp aiuta i team a valutare l'influenza degli stakeholder sulle decisioni, a stabilire le priorità delle attività e ad allineare il lavoro richiesto per un esito positivo con una matrice di valutazione del coinvolgimento degli stakeholder.
Questo modello offre un modo chiaro e visivo per determinare quali azioni sono più importanti per te in base ai risultati desiderati.
Puoi utilizzare questa matrice di coinvolgimento degli stakeholder per:
- Valuta le priorità in base a Importanza elevata vs. Importanza bassa e Priorità elevata vs. Priorità bassa.
- Usa dei post-it per organizzare le attività in quattro categorie: Da fare per primo (alta importanza, alta priorità), Da fare dopo (alta priorità, bassa importanza), Da fare per ultimo (bassa priorità, bassa importanza) e Da fare più tardi (bassa priorità, alta importanza).
- Converti i post-it in attività concrete e assegnale ai membri del team direttamente dalla lavagna online.
- Dai vita alle tue idee con un'interfaccia touch che ti consente di abbozzare, disegnare e visualizzare concetti con gesti intuitivi.
Ideale per: professionisti che desiderano visualizzare le priorità del progetto e delegare le attività in base all'impatto e al lavoro richiesto.
9. Il modello di pianificazione RACI di ClickUp
Le matrici RACI (Responsabile, Responsabile, Consultato e Informato) sono fondamentali per garantire il corretto avanzamento dei progetti. Assicurano che tutti sappiano esattamente chi sta facendo cosa e aiutano a evitare confusione e mancato rispetto delle scadenze.
Il modello di pianificazione RACI di ClickUp chiarisce i ruoli e le responsabilità nel project management, in modo che il tuo team possa lavorare in modo coeso verso obiettivi condivisi.
Questo modello è altrettanto efficace per la gestione degli stakeholder, offrendo struttura e chiarezza.
Ecco alcune delle funzionalità principali:
- Integrazione del grafico RACI: definisci i ruoli come Responsabile, Accountabile, Consultato o Informato, semplificando la titolarità delle attività e la responsabilità.
- Pianificazione specifica per progetto: crea progetti dedicati per ciascun obiettivo di pianificazione RACI per mantenere la concentrazione e l'organizzazione.
- Assegnazione delle attività: assegna le attività ai membri del team, stabilisci le sequenze e assicurati che tutti comprendano le proprie responsabilità.
- Collaborazione con gli stakeholder: collabora con gli stakeholder interni ed esterni per assegnare i ruoli e mantenere il coinvolgimento in linea con gli obiettivi del progetto.
- Monitoraggio dei progressi: organizza le attività in categorie e monitora efficacemente il loro stato.
Ideale per: Project manager che desiderano suddividere equamente le attività, promuovere la responsabilità e creare trasparenza.
10. Modello di piano di gestione dell'ambito ClickUp
Hai difficoltà con progetti che superano costantemente i limiti originari? Il modello di piano di gestione dell'ambito di ClickUp è prezioso per definire, effettuare il monitoraggio e controllare l'ambito del progetto durante tutto il suo ciclo di vita. Ti consentirà di documentare gli obiettivi del progetto controllando al contempo le modifiche.
Ecco cosa puoi fare con questo modello:
- Tieni traccia delle modifiche all'ambito: monitora ogni modifica con stati personalizzati su misura per il tuo flusso di lavoro, come In attesa, Approvato o Rifiutato.
- Organizza i dettagli chiave: utilizza i campi personalizzati per classificare le modifiche dell'ambito, effettuare il monitoraggio degli impatti e visualizzare i dati critici del progetto.
- Flussi di lavoro flessibili: sfrutta diverse visualizzazioni, tra cui Elenco, Gantt, Carico di lavoro e Calendario, per adattarti alle esigenze del tuo team e visualizzare la gestione dell'ambito da tutte le angolazioni.
- Migliore controllo del progetto: utilizza il monitoraggio del tempo, i tag, gli avvisi di dipendenza e le notifiche email per mantenere l'ambito del progetto in linea con gli obiettivi generali.
Ideale per: Project manager che desiderano gestire l'ambito dei propri progetti mantenendo gli stakeholder sempre informati.
Dai più potere ai tuoi stakeholder con ClickUp
Un piano di coinvolgimento degli stakeholder ben strutturato semplifica la gestione delle relazioni e rafforza la collaborazione.
Grazie ai modelli personalizzabili, alle visualizzazioni multiple e all'automazione avanzata di ClickUp, puoi trasformare la gestione degli stakeholder in un processo senza intoppi.
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