Hai mai la sensazione che le tue attività siano sparse su post-it, email e quella lista di controllo mentale che speri di non dimenticare?
È ora di domare il caos con lo stile Kanban! 🎯
E no, non servono competenze particolari nello sviluppo di software per iniziare. Microsoft OneNote, l'eroe sottovalutato degli strumenti di produttività, può fungere anche da bacheca Kanban, conservando tutte le attività, i progetti e le note in un unico posto.
Che tu stia lavorando da solo o collaborando con un team, in questa guida ti mostreremo come creare una bacheca Kanban in OneNote.
Inoltre, resta con noi: condivideremo uno strumento bonus multifunzionale, esperto di project management e progettato per crescere con te.
⏰ Riepilogo/riassunto di 60 secondi
Ecco cosa tratteremo in questa guida:
- Configurazione di OneNote: Scopri come creare rapidamente una bacheca Kanban in OneNote con sezioni, tabelle e colonne
- Gestione delle attività Kanban in OneNote: aggiungi attività, codici colore e tag per una maggiore visibilità e connettiti a Outlook per ricevere promemoria
- Le pratiche scorciatoie di OneNote: utilizza gli strumenti della barra delle applicazioni, le note rapide e l'integrazione con OneDrive di OneNote
- Bacheche Kanban di ClickUp: Prova le bacheche Kanban di ClickUp per collaborazione in tempo reale, automazioni e corsie
- Flussi di lavoro Kanban di ClickUp: Scopri le integrazioni esterne e le funzionalità/funzioni come i limiti del lavoro in corso (WIP) e la modifica multitasking
- Scegli l'opzione che preferisci: consigliamo OneNote per configurazioni semplici e ClickUp per team più grandi e progetti complessi
Perché utilizzare una bacheca Kanban?
Le app di software per bacheche Kanban sono tele digitali drag-and-drop che aiutano a mantenere fluido il flusso di lavoro e chiaro lo stato di avanzamento.
Ecco come garantiscono che i tuoi standup rapidi rimangano davvero rapidi:
- Attività nei ticket: Cattura le attività utilizzando schede Kanban che includono scadenze, commenti e dettagli rilevanti all'interno
- Organizzazione visiva: raggruppa le attività per assegnatario, canale o etichetta personalizzata e monitora lo stato di avanzamento attraverso fasi quali "Da fare", "In corso" e "In revisione"
- Priorità semplificate: utilizza le corsie per creare una gerarchia verticale tra i ticket, garantendo una chiara visualizzazione delle priorità e delle dipendenze
- Aggiornamenti in tempo reale: aggiorna istantaneamente le attività trascinando e rilasciando i ticket, assicurando che l'intero team rimanga allineato sulla bacheca Kanban di una sola pagina
- Maggiore responsabilità: Incoraggia la trasparenza e aiuta tutti a rispettare le scadenze con una bacheca condivisa
Le bacheche Kanban prosperano grazie alla collaborazione. Mentre le bacheche Kanban fisiche, realizzate su pareti o lavagne con colonne e note adesive, sono state per anni un elemento fondamentale negli ambienti di lavoro di team, gli strumenti digitali come OneNote offrono ora modi più accessibili per gestire le attività rispetto alle bacheche fisiche.
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Impostazione di una bacheca Kanban in OneNote
È più veloce di quanto pensi. Gratuito e personalizzato, Microsoft OneNote ti consente di aggiungere, monitorare e collaborare facilmente alle attività all'interno di un'interfaccia familiare.
Sebbene i modelli predefiniti di OneNote possano semplificare i flussi di lavoro, creare una bacheca Kanban da zero è l'approccio migliore per esigenze uniche o specializzate.
Guida passo passo alla creazione di una bacheca
Passaggio 1: crea un nuovo blocco appunti
- Avvia l'applicazione OneNote sul tuo dispositivo
- Clicca su File nel menu in alto, quindi seleziona Nuovo dall'elenco a discesa
- Scegli una posizione in cui salvare il blocco appunti (ad esempio OneDrive o il tuo dispositivo locale)
- Assegna al blocco appunti un nome pertinente, ad esempio "Bacheca Kanban"
- Clicca su Crea blocco appunti
Passaggio 2: imposta una sezione per la tua bacheca
- Fai clic con il pulsante destro del mouse sul nome del blocco appunti nella barra laterale
- Seleziona Nuova sezione dal menu contestuale (denomineremo questa sezione "Bacheca 1")
- In alternativa, puoi fare clic sul pulsante + Nuova sezione nella parte superiore dell'elenco delle sezioni per creare una nuova sezione
Passaggio 3: crea la tua bacheca Kanban
- Passa alla sezione "Bacheca 1" appena creata
- Vai alla barra dei menu, clicca su Inserisci, quindi seleziona Tabella
- Trascina il mouse sulla griglia per selezionare tre colonne e tutte le righe necessarie (puoi sempre aggiungere altre righe e colonne in un secondo momento)
- Nella prima riga della tabella, inserisci le seguenti intestazioni: Da fare In corso Terminato
- Da fare
- In corso
- Terminato
- Da fare
- In corso
- Terminato
Passaggio 4: aggiungi attività come schede
- In ogni colonna, aggiungi le attività come righe singole nella tabella (ogni attività può essere trattata come una scheda)
- Per ogni attività, puoi aggiungere dettagli come date di scadenza o descrizioni facendo clic sulla cella e digitando
- Puoi anche aggiungere una colonna aggiuntiva denominata "Attività" all'estrema sinistra della tabella per suddividere le attività più grandi in attività secondarie più piccole
Et voilà: hai una bacheca Kanban pronta e funzionante in OneNote.
➡️ Per saperne di più: Come creare una bacheca Kanban in Jira
Utilizzo della barra delle applicazioni e delle scorciatoie di Microsoft OneNote
Le scorciatoie e gli strumenti della barra delle applicazioni in OneNote possono semplificare la gestione delle attività, rendendo più veloce la manutenzione della bacheca Kanban. Scopri questi pratici suggerimenti.
Personalizzazione della barra di accesso rapido
- Individua la barra di accesso rapido (in genere si trova nella parte superiore della finestra di OneNote, sopra la barra multifunzione)
- Aggiungi i comandi utilizzati di frequente facendo clic sulla freccia giù
- Sfoglia i comandi suggeriti (come Nuova pagina o Annulla) e fai clic su quello che desideri aggiungere
Utilizzo delle scorciatoie da tastiera per gestire le attività
- Premi Ctrl + N per aggiungere una nuova attività o scheda alla tua bacheca Kanban
- Usa Ctrl + Tab per passare rapidamente da una sezione all'altra, gestendo in modo efficiente le diverse parti della tua bacheca Kanban
Icona nell'area di notifica per un facile accesso
- Apri OneNote, vai su File > Opzioni > Visualizza e seleziona la casella Posiziona l'icona di OneNote nell'area di notifica della barra delle applicazioni
(In questo modo è facile accedere a OneNote mentre si lavora su altre applicazioni)
L'uso delle scorciatoie di OneNote velocizza le operazioni, ma se desideri accedere ai tuoi blocchi app da qualsiasi luogo, valuta la possibilità di connetterti a OneDrive.
Integrazione di OneDrive per lo spazio di archiviazione e l'accesso ai file
Esportare le note da OneNote ad altre app come OneDrive consente un facile accesso da qualsiasi dispositivo con una connessione Internet. Ecco i metodi migliori per una transizione fluida:
Metodo 1: sposta le sezioni in un nuovo blocco appunti cloud
- Passaggio 1: apri OneNote e fai clic con il pulsante destro del mouse sulla scheda della sezione che desideri spostare
- Passaggio 2: seleziona Sposta o Copia dal menu di scorciatoia
- Passaggio 3: scegli un blocco appunti archiviato in OneDrive
- Passaggio 4: fai clic su Sposta per trasferire la sezione
Metodo 2: cambiare la posizione del blocco appunti
- Passaggio 1: apri OneNote e clicca su File
- Passaggio 2: seleziona la scheda Informazioni e fai clic su Impostazioni per il blocco appunti che desideri spostare
- Passaggio 3: seleziona Proprietà, quindi fai clic su Cambia posizione
- Passaggio 4: seleziona la cartella OneDrive desiderata e fai clic su Seleziona
OneNote utilizza un meccanismo di sincronizzazione unico, diverso dai tipici sistemi di archiviazione dei file. Le modifiche apportate in OneNote vengono salvate in una cache e sincronizzate con il cloud, migliorando la collaborazione senza problemi di blocco dei file.
Utilizzare in modo efficace la bacheca Kanban
La chiave per creare una bacheca OneNote di successo è sapere come utilizzare Microsoft OneNote in modo efficace. Ecco alcuni suggerimenti:
Organizzazione delle attività in OneNote
- Man mano che le attività procedono, copiale e incollale nelle colonne appropriate, monitorando visivamente lo stato di ciascuna attività
Codici colore e tag per una maggiore visibilità
- Assegna colori diversi alle attività in base alla priorità o alla categoria. Ad esempio: Rosso per attività urgenti/importanti Giallo per attività con priorità media Verde per attività con priorità bassa
- Rosso per attività urgenti/importanti
- Giallo per le attività con priorità media
- Verde per le attività con priorità bassa
- Rosso per attività urgenti/importanti
- Giallo per le attività con priorità media
- Verde per le attività con priorità bassa
- Usa la funzionalità/funzione di tagging di OneNote (Menu > Home > Tag) per aggiungere contesto alle attività. Ad esempio, puoi creare tag per: Attività urgenti Attività che richiedono revisione Attività completate
- Attività urgenti
- Attività che richiedono revisione
- Attività completate
- Attività urgenti
- Attività che richiedono revisione
- Attività completate
- Aggiungi simboli o immagini per differenziare ulteriormente le attività o indicarne lo stato (ad esempio, segni di spunta per le attività completate)
Impostazione di promemoria e scadenze
OneNote non dispone di una funzione di promemoria integrata, ma è possibile integrarlo con Outlook per impostare promemoria per le attività. Ecco come fare:
- Inizia creando un'attività in OneNote. Ad esempio, potresti scrivere: Attività: "Completare il rapporto" - Data di scadenza: 25 febbraio 2025
- Copia l'attività in Outlook facendo clic con il pulsante destro del mouse sull'attività e selezionando l'opzione per creare un'attività di Outlook (in alternativa, puoi utilizzare la funzionalità Attività di Outlook disponibile nella scheda Home nel gruppo Tag)
- Seleziona l'opzione appropriata dall'elenco a discesa (ad esempio, Oggi, Domani) per contrassegnare l'attività per Outlook
- Apri Outlook e vai alla sezione Attività; dovresti vedere l'attività appena creata nell'elenco
- Clicca per aprire l'attività; nei dettagli dell'attività, puoi impostare una data di scadenza specifica
- Per aggiungere un promemoria, seleziona la casella Promemoria e scegli quando desideri ricevere la notifica
Una volta creata l'attività in Outlook, questa rimarrà collegata alla nota originale in OneNote. Se la contrassegni come completata in Outlook, lo stato verrà aggiornato anche in OneNote.
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Tuttavia, quasi il 60% della loro giornata lavorativa viene perso passando da uno strumento all'altro e cercando informazioni. Con un'app che fa tutto per il lavoro come ClickUp, il project management, la messaggistica, le email e le chat convergono tutte in un unico posto! È ora di centralizzare e dare energia!
Limiti dell'utilizzo di OneNote per la creazione di bacheche Kanban
Usi OneNote per le tue bacheche Kanban? Ecco cosa potresti incontrare:
- Mancanza di funzionalità/funzioni Kanban native: OneNote non è stato progettato specificatamente per le bacheche Kanban, quindi non dispone di funzionalità integrate come il trascinamento della selezione o i flussi di lavoro automatizzati
- Aggiornamenti manuali: le attività e gli stati devono essere aggiornati manualmente, il che può richiedere molto tempo per i progetti più grandi
- Collaborazione limitata: sebbene OneNote supporti la modifica collaborativa, gli aggiornamenti in tempo reale sulle attività potrebbero subire ritardi rispetto agli strumenti specializzati
- Lacune di integrazione: a differenza degli strumenti dedicati al project management, OneNote offre solo un'integrazione di base con altre app per l'aggiornamento automatico delle attività
Per esigenze più dinamiche, esplora queste alternative a OneNote.
Creazione di bacheche Kanban con ClickUp
ClickUp, l'app che fa tutto per il lavoro, è progettata per soddisfare le tue esigenze di project management e una delle sue offerte chiave è la bacheca Kanban nativa.
Le bacheche Kanban di ClickUp non si limitano ad aiutarti a spostare le attività: fanno parte di un ecosistema più ampio che gestisce ogni aspetto del tuo flusso di lavoro
Ad esempio:
- I campi personalizzati sulle schede delle attività ti aiutano a monitorare dettagli quali date chiave, budget, punteggi di feedback e persino le approvazioni dei client direttamente nella visualizzazione Kanban
- Hai bisogno di svolgere più attività contemporaneamente su diverse bacheche? I filtri di isolamento consentono di ingrandire facilmente attività specifiche per membro del team, priorità o data di scadenza
- Le attività possono essere visualizzate contemporaneamente su più bacheche. Ad esempio, un'attività nella bacheca "Obiettivi settimanali" può essere sincronizzata con la bacheca "Campagne" del team di marketing, senza duplicati né aggiornamenti persi
La piattaforma ti aiuta anche a tenere sotto controllo il carico di lavoro integrando corsie orizzontali nelle bacheche Kanban. Le attività possono essere classificate visivamente in tempo reale, in modo che quelle "indispensabili" rimangano sempre in cima.
Inoltre, puoi personalizzare le schede delle attività per:
- Regola le dimensioni delle schede
- Impilare e riorganizzare i campi
- Aggiungi liste di controllo, tag, tutto quello che vuoi
E poi passa a ClickUp Brain , lo strumento di rete neurale basato sull'IA che apprende attivamente il tuo flusso di lavoro e suggerisce azioni per rendere tutto più fluido.
Ad esempio:
- ClickUp Brain è in grado di identificare le dipendenze delle attività trascurate e suggerire lo spostamento delle attività in base allo stato delle attività correlate
- Lo strumento può automatizzare gli aggiornamenti, come l'invio di un messaggio di chat ClickUp al team o la registrazione del tempo quando un'attività viene contrassegnata come "Terminata"
Ora che abbiamo esplorato le soluzioni Kanban di ClickUp, vediamo come si confronta con OneNote.
Funzionalità di ClickUp rispetto a OneNote
Sia ClickUp che OneNote offrono funzionalità/funzioni esclusive, ma quando si gestiscono le attività con un approccio Kanban, ciascuno offre punti di forza diversi. Ecco un rapido confronto:
| Funzionalità | ClickUp | OneNote |
| Bacheca Kanban | Bacheche completamente integrate | Nessuna funzionalità nativa della bacheca |
| Spostamento delle attività | È possibile trascinare e rilasciare più ticket contemporaneamente tra le colonne | Le attività devono essere modificate manualmente |
| Personalizzazione delle colonne | Le colonne e le fasi sono completamente personalizzabili | Le colonne possono essere riprodotte utilizzando le tabelle, ma non sono dinamiche |
| Priorità delle attività | Le attività possono essere contrassegnate con colori e classificate in base all'urgenza | Le attività possono essere etichettate solo manualmente o spuntate utilizzando le caselle di controllo |
| Filtraggio delle attività | Le attività possono essere filtrate per stato, priorità, assegnatari e date di scadenza | Le attività possono essere organizzate solo per sezioni o tag |
| Dettagli attività | È possibile allegare file, aggiungere collegamenti, impostare date di scadenza e applicare campi personalizzati alle attività | È possibile aggiungere solo note di testo e immagini di base |
In breve, ClickUp va oltre la semplice gestione delle attività. Le sue bacheche Kanban sono una rappresentazione visiva su una sola pagina dell'intero flusso di lavoro.
⚡️ Archivio modelli: scarica il modello Kanban ClickUp intermedio per organizzare facilmente le attività in colonne personalizzate, che ti consentono di raggrupparle in base a opzioni quali Assegnatari o Data di scadenza.
Assegna rapidamente i dettagli passando il mouse sulle schede e utilizza la barra delle azioni in blocco per apportare modifiche in blocco, come l'aggiornamento degli stati o l'archiviazione delle attività, tutto in una volta sola.
Scopri altre funzionalità/funzioni specifiche per Kanban.
Funzionalità/funzioni avanzate di ClickUp per le bacheche Kanban
- Limiti del lavoro in corso (WIP): imposta i limiti WIP sulle colonne della bacheca Kanban, assicurandoti che i team non assumano troppe attività contemporaneamente
- Integrazioni dinamiche: connetti ClickUp con Google Drive, Zoom (e oltre 1.000 altri strumenti) per centralizzare comunicazioni, file e riunioni, in modo che tutto ciò che riguarda le tue attività rimanga in un'unica bacheca
- Collaborazione in tempo reale: lascia commenti in tempo reale e @menziona i membri del team per ricevere feedback sui ticket, oppure inserisci il link nella chat di ClickUp per tenere tutti aggiornati
- Monitoraggio del tempo: usa la funzionalità/funzione di monitoraggio del tempo integrata per registrare le ore dedicate a ciascuna attività direttamente nella bacheca Kanban, in modo da rispettare facilmente le sequenze temporali dei progetti
- Modelli Kanban: utilizza modelli di bacheca Kanban predefiniti per semplificare la configurazione e l'utilizzo
⚡️ Archivio modelli: Per un approccio intuitivo, prova il modello Roadmap di ClickUp. Questo ti offre una vista Bacheca Kanban Roadmap per monitorare le attività nelle varie fasi, mentre la vista Elenco Roadmap fornisce una sequenza lineare e chiara delle attività e delle attività cardine.
Inoltre, utilizza la vista Elenco backlog per gestire le attività imminenti e la vista Calendario carico di lavoro del team per visualizzare la capacità del tuo team.
Opzioni di importazione/esportazione versatili di ClickUp
ClickUp offre anche opzioni di transizione dei dati, aiutandoti a gestire in modo efficiente le attività tra piattaforme o formati diversi. Ecco come puoi procedere:
Importazione di attività in ClickUp
- Puoi importare attività da varie piattaforme, come Notion, nonché da file Excel e CSV
💡Suggerimento: il processo di importazione è semplice: vai alla sezione Importa/Esporta nelle impostazioni, seleziona l'origine (ad esempio Excel o un'altra app) e segui i prompt per mappare correttamente i dati.
- Durante l'importazione delle attività, ClickUp crea automaticamente un nuovo elenco degli elementi importati, aiutandoti a classificare le attività in modo efficace sin dall'inizio
- Dopo l'importazione, puoi esaminare un report di importazione che evidenzia eventuali problemi riscontrati durante il processo, come elementi duplicati
Esportazione delle attività da ClickUp
- È possibile esportare le viste Elenco o Tabella come file CSV o Excel. Questa funzionalità è utile per analizzare i dati delle attività al di fuori di ClickUp o per condividerli con le parti interessate che potrebbero non utilizzare la piattaforma
💡Suggerimento: personalizza l'esportazione selezionando le colonne visibili, i nomi delle attività specifiche o tutte le colonne per una maggiore flessibilità nella presentazione dei dati.
- Tutte le attività secondarie e i campi personalizzati possono essere aggiunti alle esportazioni. Questa funzionalità garantisce che tutti i dettagli rilevanti delle attività vengano acquisiti e possano essere utilizzati per ulteriori analisi o reportistica
La suite di funzionalità/funzioni di ClickUp è perfetta per flussi di lavoro complessi. Detto questo, se le tue esigenze sono più semplici, vale sempre la pena imparare a massimizzare la tua efficienza utilizzando OneNote.
Ottimizzazione dell'efficienza delle tue bacheche Kanban
I buoni esempi di bacheche Kanban si basano su pratiche efficienti che funzionano dietro le quinte.
Best practice per mantenere una bacheca efficace
✅ Imposta una struttura chiara: organizza la tua bacheca con sezioni tabellari che corrispondono alle colonne Kanban come Backlog, In corso e Terminato
✅ Aggiungi elementi visivi: migliora la tua bacheca con colori, emoji e tag per evidenziare le priorità e lo stato delle attività
✅ Archivia regolarmente le attività completate: crea una sezione "Archivio completato" per mantenere pulita la bacheca conservando le attività passate come riferimento
Errori comuni e come evitarli
❌ Bacheca troppo complicata: mantieni semplice il layout della bacheca in modo che rifletta il tuo flusso di lavoro senza aggiungere sezioni inutili che potrebbero confondere gli utenti
❌ Trascurare la manutenzione: aggiornare regolarmente lo stato delle attività per evitare confusione su quelle in corso o completate, poiché gli aggiornamenti manuali sono essenziali in assenza di trigger automatici
❌ Funzionalità/funzioni non utilizzate: esplora tutte le funzionalità disponibili, come il collegamento di pagine esistenti e l'utilizzo di tabelle, per migliorare il monitoraggio e l'organizzazione delle attività
Suggerimenti per il miglioramento e l'adattamento continui
📌 Integra i cicli di feedback: imposta un processo per raccogliere il feedback del team sulla bacheca Kanban, consentendo il miglioramento continuo dei flussi di lavoro sulla base di informazioni reali
📌 Usa la tecnologia: trova strumenti e integrazioni aggiuntivi, come app di automazione o project management, per migliorare la tua esperienza con la bacheca Kanban di OneNote
📌 Rimani informato: leggi gli ultimi articoli o partecipa ai forum sul project management per rimanere aggiornato e migliorare il tuo processo
Padroneggia i flussi di lavoro di project management con le bacheche Kanban di ClickUp
In definitiva, sia OneNote che ClickUp offrono una gestione delle attività in stile Kanban, ma le differenze risiedono nella quantità di attività che desideri che le tue bacheche svolgano per te.
OneNote può fungere da spazio visivo e personalizzabile per un monitoraggio semplice. Tuttavia, quando si tratta di integrare le attività con un team più ampio, automatizzare i flussi di lavoro o scalare i processi, ti lascia a fare più lavoro manuale.
È proprio qui che entra in gioco ClickUp. Se stai gestendo progetti complessi e hai bisogno di qualcosa di più del semplice monitoraggio delle attività, le bacheche Kanban di ClickUp diventano il ponte tra la pianificazione e l'esecuzione
Include tutte le funzionalità/funzioni necessarie (dalla collaborazione in tempo reale all'assistenza tramite IA) per rendere ogni attività una parte dinamica del flusso di lavoro.
Iscriviti gratis a ClickUp e lascia che le tue bacheche Kanban facciano il lavoro pesante al posto tuo. 🏋️♂️