Gli strumenti di IA come ChatGPT stanno rivoluzionando il settore, trasformando le lunghe bozze di email e le maratone di creazione di contenuti in rapidi sprint.
E non è solo per fare bella figura: i marketer che utilizzano l'IA per personalizzare le email hanno registrato un aumento del 41% delle entrate. Dalla riduzione degli errori di battitura alla creazione di oggetti perfetti, fino alla stesura di email che sembrano scritte da una persona reale, ChatGPT è qui per farti risparmiare tempo.
Che tu sia un autore di contenuti, uno scrittore o un imprenditore nel settore delle app web, padroneggiare ChatGPT significa conquistare il caos nella finestra In arrivo.
Segui questa guida per imparare a scrivere email aziendali efficaci senza sacrificare la tua sanità mentale!
Come bonus, prova la migliore alternativa a ChatGPT per i tuoi flussi di lavoro di comunicazione, ClickUp Brain.
⏰ Riepilogo/riassunto in 60 secondi
Ecco come puoi utilizzare ChatGPT per scrivere le tue email:
- Ottimizza le tue email per ottenere un maggiore coinvolgimento concentrandoti sulla personalizzazione, sul targeting del pubblico e su contenuti accattivanti 📩
- Usa ChatGPT per bozze veloci, ma considera i suoi limiti per esigenze aziendali specifiche
- Fornisci il contesto (tono, struttura, dettagli) per ottenere la bozza migliore
- Rigenera o modifica le bozze per maggiore chiarezza e personalizzazione
- Controlla attentamente l'accuratezza e l'allineamento con il tuo tono di voce
- Passa a ClickUp . Inizia a utilizzare l'IA per le email con ClickUp Brain e semplifica la presa di appunti, l'analisi dei dati, la stesura delle email e la comunicazione
- Gestisci tutte le tue email e il tuo lavoro da un unico posto, con il Project Management per email di ClickUp
Come utilizzare ChatGPT per scrivere email
Se fornisci a ChatGPT un contesto sufficientemente ampio, può creare contenuti che costituiscono un punto di partenza perfetto per le tue email. Basta condividere alcune istruzioni chiare e voilà: anche tu potrai utilizzare l'IA per scrivere email che rispecchiano il tuo tono e il tuo messaggio, risparmiando tempo prezioso.
Pronto? Ecco come puoi sfruttare ChatGPT in modo efficace per scrivere email:
Passaggio 1: imposta il contesto e lo scopo
Prima ancora di iniziare a comprendere i dettagli di ChatGPT, chiarisci bene l'oggetto della tua email.
Dopo tutto, come scrisse Shakespeare, "La brevità è l'anima dell'ingegno. " Quindi, cerca di capire cosa vuoi ottenere con l'e-mail senza girarci troppo intorno.
Migliori sono le istruzioni fornite a ChatGPT, migliore sarà la sua comprensione del tono, dello scopo e della struttura delle email. È possibile inviare un promemoria, rispondere a una query o dare seguito a un'attività, ma è fondamentale impostare il contesto.
Supponiamo che tu stia richiedendo un aggiornamento a un collega o a un client. Il tuo obiettivo è probabilmente quello di stimolare un'azione o raccogliere maggiori dettagli. Se stai programmando una riunione, vorrai che l'email sia cortese e chiara, in modo da facilitare il passaggio successivo per il destinatario.
In questo caso, ChatGPT capisce che l'obiettivo è quello di chiedere un feedback su un aggiornamento, quindi personalizza l'email per concentrarsi sulla richiesta dello stato attuale e su cosa succederà dopo. Assicura che il messaggio sia chiaro, educato e conciso, rendendo più facile per il destinatario rispondere con le informazioni necessarie.
🧠Curiosità: ChatGPT ha raggiunto un milione di utenti in soli cinque giorni dal suo lancio nel 2022.
Passaggio 2: apri un account con ChatGPT
Per iniziare a utilizzare ChatGPT, vai su chat.openai.com e crea un account. Puoi registrarti utilizzando il tuo indirizzo email o tramite Google. Una volta verificato il tuo account (riceverai un codice a sei cifre sul tuo telefono), sei pronto per iniziare!
Avrai accesso alla versione gratuita di GPT-3. 5, oppure, se desideri un'esperienza più avanzata, puoi passare a GPT-4 per 20 $ al mese.
GPT-4 offre risposte più rapide e funzionalità avanzate come la navigazione e l'interpretazione del codice, rendendolo una scelta solida per chi deve gestire email urgenti o è alla ricerca di un ulteriore aumento della produttività.
Se lavori su email urgenti e desideri risposte più rapide e personalizzate, GPT-4 potrebbe essere un investimento utile.
👀 Lo sapevate? Solo la metà degli americani conosce ChatGPT in una certa misura, e due terzi di loro hanno un titolo di studio post-laurea. È interessante notare che il 54% degli intervistati ha dichiarato di non aver mai sentito parlare di ChatGPT.
Passaggio 3: fornisci a ChatGPT istruzioni personalizzate
Ti sei registrato? È ora di configurare ChatGPT per eseguire i tuoi comandi. Ma prima di iniziare a generare risposte ed email, devi fornirgli alcune informazioni di base. Specifica come desideri che lo strumento generi le risposte.
Per rendere ChatGPT il tuo vero assistente, segui questi passaggi: Clicca sul tuo nome visualizzato o sulla tua immagine per aprire il menu a discesa. Quindi clicca su Personalizza ChatGPT.
Ti verranno poste due domande chiave a cui rispondere per personalizzare le risposte dell'IA:
- Cosa vorresti che ChatGPT sapesse di te per fornirti risposte migliori?
Puoi condividere dettagli sul tuo lavoro, lo stile di comunicazione via email, il tono e altre preferenze rilevanti. Questi potrebbero includere la tua professione, se preferisci un tono formale o informale e quanto dettaglio desideri includere nelle tue email.
- Come vorresti che ChatGPT rispondesse?
Qui puoi definire il tono e la struttura delle email che ChatGPT genererà. Specifica se preferisci un formato conciso o dettagliato, scegli il livello di formalità (amichevole, formale o intermedio) e decidi se desideri che l'IA esprima opinioni o mantenga una posizione neutrale.
In alternativa, puoi inviare la tua presentazione e le tue istruzioni tramite la chat box per aiutare ChatGPT a capirti meglio.
Ecco un esempio di introduzione che potresti fornire:
🧠Curiosità: circa il 25% delle aziende statunitensi ha risparmiato tra i 50.000 e i 70.000 dollari utilizzando ChatGPT.
Passaggio 4: Prompt ChatGPT per scrivere l'email
Dopo aver condiviso i tuoi dati, le tue preferenze e il tono desiderato, puoi chiedere a ChatGPT di creare l'email di cui hai bisogno. Se la prima bozza non è del tutto soddisfacente, chiedi di rigenerare la risposta.
🤖 Ad esempio, se stai scrivendo un'email di dimissioni, ChatGPT può aiutarti a redigere un messaggio che trovi il giusto equilibrio, sia che tu stia lasciando il lavoro per nuove opportunità o per insoddisfazione. L'obiettivo è quello di andarsene in buoni rapporti e assicurarsi di separarsi in modo professionale senza bruciare i ponti.
Ecco un esempio di ciò che ChatGPT potrebbe generare:
🤖Un altro scenario potrebbe essere quello di rifiutare un incarico di progetto.
Una risposta ponderata è fondamentale se sei sommerso dal lavoro e non puoi assumerti una nuova responsabilità. Anche se potresti essere tentato di esprimere la tua frustrazione, è essenziale mantenere la calma, essere premuroso e professionale. ChatGPT può aiutarti a redigere un messaggio diplomatico che comunichi i tuoi limiti senza sembrare sprezzante.
Ecco un esempio di come rifiutare un nuovo progetto in modo cortese e professionale:
Passaggio 5: rivedi e modifica l'email
Dopo che ChatGPT ha generato l'email, rivedila attentamente. Puoi modificare il tono, aggiungere dettagli mancanti o cambiare la struttura per adattarla meglio alle tue intenzioni. Controlla se è necessario correggere errori grammaticali o ortografici nell'email.
Prima di inviare, ricontrolla la tua risposta per assicurarti che sia chiara e in linea con le politiche aziendali. In questo modo il tuo messaggio sarà professionale e in linea con le aspettative, aiutandoti a evitare passi falsi.
Sebbene ChatGPT sia molto potente, il contenuto generato potrebbe non essere sempre perfetto. La personalizzazione è fondamentale per garantire che sia perfettamente in linea con il tuo tono e il contesto specifico del tuo messaggio.
👀 Lo sapevi? ChatGPT può talvolta sperimentare delle "allucinazioni", generando informazioni che sembrano plausibili ma sono completamente inventate. Queste possono includere fatti inventati, studi inesistenti o dettagli imprecisi. Sebbene i modelli di IA siano addestrati per offrire risposte utili e accurate, non sono in grado di verificare la veridicità delle informazioni in tempo reale.
Ecco perché è essenziale ricontrollare i fatti critici quando si utilizza l'IA per la ricerca o il processo decisionale!
Per le tue esigenze specifiche, assicurati di:
- Assicurati che tutte le informazioni necessarie siano incluse
- Assicurati che il tono sia in linea con il tuo stile
- Controlla attentamente date, nomi o dettagli importanti per assicurarti che siano corretti
Un po' di attenzione in più fa davvero la differenza!
Passaggio 6: invia l'email
Una volta che hai rivisto e modificato la tua email, è il momento di cliccare su "invia"
Prima di farlo, prenditi un momento per ricontrollare che tutto sia a posto nella tua casella di composizione. Assicurati che l'email segua le tue strategie di gestione delle email e che sia professionale, chiara e concisa.
Supponiamo che tu stia inviando email su argomenti essenziali come quelli che abbiamo discusso. Ottenere il tono giusto è ancora più cruciale. Invia l'email quando sei sicuro che il messaggio sia perfetto e in linea con i tuoi obiettivi!
Non stressarti troppo per la reazione: fidati dell'IA, che ti ha aiutato a creare una risposta ponderata e ben strutturata.
💡Suggerimento professionale: Il galateo delle email è la chiave per come il tuo messaggio viene percepito e riceve risposta. Dalla correzione per garantire la chiarezza all'impostazione di un tono rispettoso, queste piccole modifiche possono fare una grande differenza nel garantire che le tue email siano professionali ed efficaci.
Limiti dell'utilizzo di ChatGPT per scrivere email
L'uso dell'IA per scrivere email può essere comodo, ma presenta una serie di sfide. Eccone alcune da tenere a mente:
- Comprensione limitata del contesto: l'IA potrebbe avere difficoltà a cogliere i dettagli del tuo messaggio o le esigenze del tuo pubblico. Ciò può portare a contenuti generici o non pertinenti (allucinazioni), soprattutto in situazioni complesse o delicate ❌
- Difficoltà con la personalizzazione: sebbene ChatGPT sia in grado di generare un messaggio di base, potrebbe non riuscire a dare quel tocco personale che risuona con il tuo pubblico. Ad esempio, nella gestione delle campagne email, lo strumento potrebbe trascurare dettagli personalizzati importanti come nomi o preferenze, compromettendo l'efficacia del messaggio ❌
- Problemi di accuratezza: nonostante la sua vasta base di conoscenze, l'IA non fornisce sempre informazioni accurate. È necessario ricontrollare i dettagli essenziali come date, nomi o cifre, soprattutto quando si fa riferimento a KPI di email marketing ❌
- Conteggio parole incoerente: se specifichi un limite di parole nel prompt, ChatGPT potrebbe occasionalmente rispettarlo. Spesso è imprevedibile e potrebbe non soddisfare la tua richiesta. Come nell'esempio seguente, ChatGPT risponde con 39 parole, non 42. ❌
- Uso eccessivo di frasi generiche: ChatGPT tende spesso a ricorrere a frasi abusate e cliché, specialmente nelle email professionali. Sebbene possano sembrare sicure, possono risultare poco sincere o ripetitive, rendendo il tuo messaggio meno coinvolgente ❌
- Difficoltà con istruzioni complesse in più passaggi: ChatGPT potrebbe non funzionare bene con istruzioni in più passaggi. Ad esempio, un'email che combina promemoria, approvazioni e follow-up in un'unica bozza potrebbe risultare disarticolata o poco chiara ❌
Leggi anche: I migliori strumenti per l'email outreach (recensioni e prezzi)
Utilizza ClickUp Brain per scrivere e gestire le tue email
Immagina di avere un assistente IA in grado di creare email accattivanti, generare oggetti interessanti, personalizzare i messaggi per ogni destinatario e automatizzare le email di follow-up.
Beh, è qui, su ClickUp, l'app che fa tutto per il lavoro.
ClickUp Brain è un'intelligenza artificiale basata su una rete neurale avanzata integrata nella piattaforma di project management via email di ClickUp. Ti aiuta a creare testi di marketing, rispondere alle email e gestire le attività in modo efficiente, tutto in un unico posto!
ClickUp Brain
A differenza di ChatGPT, che a volte genera informazioni inaccurate o obsolete, ClickUp Brain si integra direttamente con la knowledge base del tuo team e con le attività del progetto in corso.
In questo modo avrai sempre accesso alle informazioni più aggiornate e pertinenti, riducendo il rischio di errori grammaticali e rendendo le tue risposte via email più accurate e affidabili.
Con AI Writer for Work di ClickUp Brain, ottieni:
- Un assistente di scrittura per gestire tutte le tue esigenze di copywriting
- Risposte automatiche rapide ad attività, commenti ed email
- Un trascrittore automatico da voce a testo per prendere appunti e aggiornamenti senza usare le mani
- La possibilità di trascrivere le tue riunioni e le registrazioni dello schermo, rispondendo a qualsiasi domanda di follow-up direttamente da ClickUp Clips
- Modelli facili da creare per tutte le tue esigenze: campagne email, annunci pubblicitari, campagne di gocciolamento o reclutamento
Ecco come fare con ClickUp:
Per redigere una nuova email con ClickUp Brain, individua un'attività aperta e vai alla sezione dei commenti.
Quindi, clicca sull'icona dell'email e digita il comando slash "/Scrivi email", seguito dal tasto Return o Enter. Apparirà una finestra modale ClickUp Brain che ti consentirà di inserire un punto di discussione conciso che riepiloga/riassume lo scopo dell'email.
Ecco come sarebbe:
ClickUp Brain analizzerà l'input e genererà una bozza di email basata sulla tua descrizione.
Puoi personalizzare la bozza generata in base al tuo stile o tono. La piattaforma offre anche opzioni aggiuntive per una maggiore flessibilità: puoi copiare il testo dell'email generata direttamente negli appunti.
Se la bozza non è proprio quella giusta, clicca su "Prova di nuovo" per chiedere a ClickUp Brain di generare una versione diversa basata sugli stessi punti chiave. In questo modo avrai sempre email perfette con il minimo lavoro richiesto!
L'email è fuori, ClickUp è dentro! ClickUp ci ha permesso di ridurre il numero di email che inviamo e riceviamo come team, il che è un vero punto di svolta. Significa anche che i thread delle email non vanno persi, le persone non perdono comunicazioni, ecc. poiché tutte le informazioni sono in ClickUp.
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ClickUp per i team di marketing
La parte migliore di ClickUp è che ti consente di utilizzare i suoi strumenti di IA per scrivere testi accattivanti, mantenendo tutti i tuoi documenti in un'unica posizione centrale.
Con ClickUp per il marketing, puoi redigere, organizzare e archiviare rapidamente modelli di email direttamente all'interno di ClickUp Docs. Invece di passare da una piattaforma all'altra, tutto ciò di cui hai bisogno è in un unico posto
Documenti ClickUp
I documenti ClickUp si integrano anche con i flussi di lavoro, quindi qualsiasi attività creata da un'email generata rimane connessa al quadro generale.
Per la collaborazione in team, puoi assegnare sezioni specifiche dei documenti ai membri del team. In questo modo è più facile condividere e collaborare sui documenti in tempo reale. Che tu stia perfezionando script di email o gestendo una campagna di marketing, il tuo team può contribuire, commentare e aggiornare il documento contemporaneamente.
Modelli ClickUp
Oltre ad essere un potente strumento di scrittura basato sull'IA, ClickUp offre una varietà di modelli personalizzabili progettati per migliorare i flussi di lavoro di gestione delle email. ChatGPT non dispone di questa funzionalità, poiché non ha tali integrazioni per gestire l'intero flusso di lavoro di marketing.
Modello di email marketing ClickUp
Ad esempio, il modello di email marketing di ClickUp ti consente di rimanere organizzato ed efficiente mentre pianifichi le campagne, scrivi un oggetto, pianifichi i messaggi e monitori le metriche chiave di esito positivo.
Puoi anche automatizzare le email in base al comportamento degli utenti, assicurandoti che azioni specifiche triggerino i tuoi messaggi. In questo modo è facile inviare email mirate ai clienti giusti al momento giusto.
ClickUp Brain non serve solo per scrivere email: ti aiuta a organizzare, personalizzare e collaborare con il tuo team. Supera i limiti tipici degli strumenti di IA, rendendo la scrittura delle email e il marketing più efficaci e semplici.
Leggi anche: I migliori software per la gestione delle email (gratuiti e a pagamento)
Ottimizza le tue email per un migliore coinvolgimento con ClickUp Brain
Ottimizzare le email per ottenere un maggiore coinvolgimento non significa solo scrivere il messaggio perfetto, ma anche personalizzarlo, rivolgersi al pubblico giusto e assicurarsi che il contenuto colpisca il lettore.
Sebbene ChatGPT possa essere d'aiuto, potrebbe non soddisfare sempre le esigenze specifiche della tua azienda. Se scrivere email o partire da zero ti sembra un lavoro noioso, ClickUp è la soluzione che fa per te.
Con ClickUp Brain, puoi prendere appunti, analizzare dati e redigere email più velocemente, risparmiando tempo. Basta abilitare ClickApp Email nella tua area di lavoro per sbloccare tutte le funzionalità email. Dì addio al blocco dello scrittore e alle attività ripetitive, mantenendo le tue email autentiche e personalizzate.
ClickUp non si limita alle email: gestisci le attività, collabora e monitora il tempo per aumentare la produttività del team. Pronto a migliorare le tue comunicazioni via email? Registrati oggi stesso per un account ClickUp gratuito!