Gli strumenti di IA come ChatGPT stanno rivoluzionando il settore, trasformando le lunghe bozze di email e le maratone di creazione di contenuti in rapidi sprint.
E non è solo per fare bella figura: i marketer che utilizzano l'IA per personalizzare le email hanno registrato un aumento del 41% dei ricavi. Dalla riduzione degli errori di battitura alla creazione di oggetti perfetti, fino alla stesura di email che sembrano scritte da esseri umani, ChatGPT è qui per farti risparmiare tempo.
Che tu sia un autore, un creatore di contenuti o un imprenditore nel settore delle app web, padroneggiare ChatGPT significa conquistare il caos della tua casella di posta elettronica.
Segui questa guida per imparare a scrivere email aziendali efficaci, senza sacrificare la tua sanità mentale!
Come bonus, prova la migliore alternativa a ChatGPT per i tuoi flussi di lavoro di comunicazione, ClickUp Brain.
⏰ Riepilogo/riassunto in 60 secondi
Ecco come puoi utilizzare ChatGPT per scrivere le tue email:
- Ottimizza le tue email per aumentare il coinvolgimento concentrandoti sulla personalizzazione, sul targeting del pubblico e sui contenuti accattivanti 📩
- Usa ChatGPT per bozze veloci, ma tieni conto dei suoi limiti per esigenze aziendali specifiche.
- Fornisci il contesto (tono, struttura, dettagli) per ottenere la bozza migliore
- Rigenera o modifica le bozze per maggiore chiarezza e personalizzazione.
- Controlla attentamente l'accuratezza e l'allineamento con il tuo stile.
- Passa a ClickUp . Inizia a utilizzare l'IA per le email con ClickUp Brain e semplifica la presa di appunti, l'analisi dei dati, la stesura delle email e la comunicazione.
- Gestisci tutte le tue e-mail e il tuo lavoro da un unico posto, con ClickUp Email Project Management.
Come utilizzare ChatGPT per scrivere email
Se fornisci a ChatGPT un contesto sufficientemente ampio, potrà creare contenuti perfetti come punto di partenza per le tue e-mail. Basta effettuare la condivisione di alcune istruzioni chiare e voilà: anche tu potrai utilizzare l'IA per scrivere e-mail che rispecchiano il tuo tono e il tuo messaggio, risparmiando tempo prezioso.
Pronto? Ecco come puoi sfruttare efficacemente ChatGPT per scrivere email:
Passaggio 1: definisci il contesto e lo scopo
Prima ancora di iniziare a comprendere i dettagli di ChatGPT, chiarisci bene quale sarà l'oggetto della tua email.
Dopotutto, come scrisse Shakespeare, "La brevità è l'arguzia dell'anima. " Quindi, cerca di capire cosa vuoi ottenere con l'e-mail senza girarci troppo intorno.
Migliori sono le istruzioni fornite a ChatGPT, migliore sarà la sua comprensione del tono, dello scopo e della struttura delle tue email. Puoi inviare un promemoria, rispondere a una query o dare seguito a un'attività, ma è fondamentale impostare il contesto.
Supponiamo che tu stia richiedendo un aggiornamento a un collega o a un client. Il tuo obiettivo è probabilmente quello di stimolare un'azione o raccogliere maggiori dettagli. Se stai programmando una riunione, vorrai che l'email sia cortese e chiara, in modo da facilitare al destinatario il passaggio successivo.
In questo caso, ChatGPT capisce che l'obiettivo è chiedere un feedback su un aggiornamento, quindi personalizza l'email per concentrarsi sulla richiesta dello stato attuale e di ciò che seguirà. Assicura che il messaggio sia chiaro, cortese e conciso, rendendo più facile per il destinatario rispondere con le informazioni necessarie.
🧠Curiosità: ChatGPT ha raggiunto un milione di utenti in soli cinque giorni dal suo lancio nel 2022.
Passaggio 2: apri un account con ChatGPT
Per iniziare a utilizzare ChatGPT, vai su chat.openai.com e crea un account. Puoi registrarti utilizzando il tuo indirizzo email o tramite Google. Una volta verificato il tuo account (riceverai un codice a sei cifre sul tuo telefono), sei pronto per iniziare!
Avrai accesso alla versione gratis di GPT-3. 5, oppure, se desideri un'esperienza più avanzata, puoi passare a GPT-4 per 20 $ al mese.
GPT-4 offre risposte più rapide e funzionalità avanzate come la navigazione e l'interpretazione del codice, rendendolo una scelta affidabile per chi deve gestire email urgenti o è alla ricerca di un ulteriore aumento della produttività.
Se stai lavorando su email urgenti e desideri risposte più rapide e personalizzate, GPT-4 potrebbe essere un investimento utile.
👀 Lo sapevi? Solo la metà degli americani conosce ChatGPT in una certa misura, e due terzi di loro hanno un diploma di laurea. È interessante notare che il 54% degli intervistati ha dichiarato di non aver mai sentito parlare di ChatGPT.
Passaggio 3: fornisci a ChatGPT istruzioni personalizzate
Ti sei registrato? È ora di configurare ChatGPT per eseguire i tuoi comandi. Ma prima di iniziare a generare risposte ed email, devi fornirgli alcune informazioni di base. Specifica come desideri che lo strumento generi le risposte.
Per rendere ChatGPT il tuo vero assistente, segui questi passaggi: Clicca sul tuo nome o immagine per aprire l'elenco a discesa. Quindi clicca su Personalizza ChatGPT.
Ti verranno poste due domande chiave a cui rispondere per personalizzare le risposte dell'IA:
- Cosa vorresti che ChatGPT sapesse di te per fornirti risposte migliori?
Puoi effettuare la condivisione di dettagli sul tuo lavoro, lo stile di comunicazione via email, il tono e altre preferenze rilevanti. Ciò potrebbe includere la tua professione, se preferisci un tono formale o informale e quanti dettagli desideri includere nelle tue email.
- Come vorresti che rispondesse ChatGPT?
Qui puoi definire il tono e la struttura delle email che ChatGPT genererà. Specifica se preferisci formati concisi o dettagliati, scegli il livello di formalità (amichevole, formale o intermedio) e decidi se desideri che l'IA esprima opinioni o mantenga una posizione neutrale.
In alternativa, puoi inviare la tua presentazione e le tue istruzioni tramite la finestra di chat per aiutare ChatGPT a capirti meglio.
Questo è un esempio di introduzione che potresti fornire:
🧠Curiosità: circa il 25% delle aziende statunitensi ha risparmiato tra i 50.000 e i 70.000 dollari utilizzando ChatGPT.
Passaggio 4: usa il prompt per chiedere a ChatGPT di scrivere l'email
Dopo la condivisione dei tuoi dati, delle tue preferenze e del tono desiderato, puoi chiedere a ChatGPT di creare l'email di cui hai bisogno. Se la prima bozza non è perfetta, chiedi di rigenerare la risposta.
🤖 Ad esempio, se stai scrivendo un'email di dimissioni, ChatGPT può aiutarti a redigere un messaggio che trovi il giusto equilibrio, sia che tu stia lasciando il lavoro per nuove opportunità o per insoddisfazione. L'obiettivo è quello di andarsene in buoni rapporti e assicurarsi di separarsi in modo professionale senza bruciare i ponti.
Ecco un esempio di ciò che ChatGPT potrebbe generare:
🤖Un altro scenario potrebbe essere quello di rifiutare l'incarico del progetto.
Una risposta ponderata è fondamentale se sei sommerso di lavoro e non puoi assumerti una nuova responsabilità. Anche se potresti essere tentato di esprimere la tua frustrazione, è essenziale mantenere la calma, essere premuroso e professionale. ChatGPT può aiutarti a redigere un messaggio diplomatico che comunichi i tuoi limiti senza sembrare sprezzante.
Ecco un esempio di come rifiutare un nuovo progetto in modo cortese e professionale:
Passaggio 5: rivedi e modifica l'email
Dopo che ChatGPT ha generato l'email, rivedila attentamente. Puoi modificare il tono, aggiungere dettagli mancanti o cambiare la struttura per adattarla meglio alle tue intenzioni. Controlla se è necessario correggere errori grammaticali o ortografici nell'email.
Prima di premere "Invia", ricontrolla la tua risposta per assicurarti che sia chiara e in linea con le politiche aziendali. In questo modo il tuo messaggio sarà professionale e in linea con le aspettative, aiutandoti a evitare passi falsi.
Sebbene ChatGPT sia molto efficiente, il contenuto generato potrebbe non essere sempre perfetto. La personalizzazione è fondamentale per garantire che sia perfettamente in linea con il tuo stile e il contesto specifico del tuo messaggio.
👀 Lo sapevi? ChatGPT a volte può avere delle "allucinazioni", generando informazioni che sembrano plausibili ma che sono completamente inventate. Queste possono includere fatti inventati, studi inesistenti o dettagli imprecisi. Sebbene i modelli di IA siano addestrati per offrire risposte utili e accurate, non sono in grado di verificare la veridicità delle loro informazioni in tempo reale.
Ecco perché è fondamentale ricontrollare i fatti critici quando si utilizza l'IA per la ricerca o il processo decisionale!
Per le tue esigenze specifiche, assicurati di:
- Assicurati di includere tutte le informazioni necessarie
- Assicurati che il tono sia in linea con il tuo stile
- Controlla attentamente date, nomi o dettagli importanti per verificarne l'accuratezza.
Un po' di attenzione in più può fare davvero la differenza!
Passaggio 6: invia l'email
Una volta riletta e modificata la tua email, è il momento di cliccare su "invia".
Prima di farlo, prenditi un momento per ricontrollare che tutto sia in ordine nella finestra di composizione. Assicurati che l'email rispetti le tue strategie di gestione della posta elettronica e sia professionale, chiara e concisa.
Supponiamo che tu stia inviando email su argomenti essenziali come quelli che abbiamo discusso. In questo caso, è ancora più importante trovare il tono giusto. Invia l'email solo quando sei sicuro che il messaggio sia perfetto e in linea con i tuoi obiettivi!
Non stressarti troppo per la reazione: fidati del fatto che l'IA ti ha aiutato a creare una risposta ponderata e ben strutturata.
💡Consiglio da esperto: il galateo delle email è fondamentale per il modo in cui il tuo messaggio viene percepito e riceve risposta. Dalla revisione per garantire la chiarezza all'impostazione di un tono rispettoso, queste piccole modifiche possono fare una grande differenza nel garantire che le tue email siano professionali ed efficaci.
Limiti dell'utilizzo di ChatGPT per la scrittura di email
L'uso dell'IA per la scrittura di email può essere comodo, ma comporta una serie di sfide. Eccone alcune da tenere a mente:
- Comprensione limitata del contesto: l'IA potrebbe avere difficoltà a cogliere i dettagli del tuo messaggio o le esigenze del tuo pubblico. Ciò può portare a contenuti generici o non allineati (allucinazioni), soprattutto in situazioni complesse o delicate ❌
- Difficoltà con la personalizzazione: sebbene ChatGPT sia in grado di generare un messaggio di base, potrebbe mancare quel tocco personale che risuona con il tuo pubblico. Ad esempio, nella gestione delle campagne email, lo strumento potrebbe trascurare dettagli personalizzati importanti come nomi o preferenze, compromettendo l'efficacia del messaggio ❌.
- Problemi di accuratezza: nonostante la sua vasta base di conoscenze, l'IA non fornisce sempre informazioni accurate. È necessario ricontrollare dettagli essenziali come date, nomi o cifre, soprattutto quando si fa riferimento a KPI di email marketing ❌
- Conteggio parole incoerente: se specifichi un limite di parole nel tuo prompt, ChatGPT potrebbe occasionalmente rispettarlo. Spesso è imprevedibile e potrebbe non soddisfare la tua richiesta. Come nell'esempio seguente, ChatGPT risponde con 39 parole, non 42. ❌
- Uso eccessivo di frasi generiche: ChatGPT ricorre spesso a frasi abusate e cliché, specialmente nelle email professionali. Sebbene possano sembrare sicure, possono risultare poco sincere o ripetitive, rendendo il tuo messaggio meno coinvolgente ❌
- Difficoltà con istruzioni complesse in più passaggi: ChatGPT potrebbe non funzionare bene con istruzioni in più passaggi. Ad esempio, un'email che combina promemoria, approvazioni e follow-up in un'unica bozza potrebbe risultare disarticolata o poco chiara ❌
Utilizza ClickUp Brain per scrivere e gestire le tue email
Immagina di avere un assistente IA in grado di creare testi accattivanti per le email, generare oggetti interessanti, personalizzare i messaggi per ogni destinatario e effettuare l'automazione delle email di follow-up.
Beh, è qui, su ClickUp, l'app che fa tutto per il lavoro.
ClickUp Brain è un'intelligenza artificiale avanzata basata su rete neurale integrata nella piattaforma di project management via e-mail di ClickUp. Ti aiuta a creare testi di marketing, rispondere alle e-mail e gestire le attività in modo efficiente, tutto in un unico posto!
ClickUp Brain
A differenza di ChatGPT, che a volte genera informazioni inaccurate o obsolete, ClickUp Brain si integra direttamente con la knowledge base del tuo team e con le attività attuali del progetto.
In questo modo avrai sempre accesso alle informazioni più aggiornate e pertinenti, riducendo il rischio di errori grammaticali e rendendo le tue risposte via email più accurate e affidabili.
Con AI Writer for Work di ClickUp Brain ottieni:
- Un assistente di scrittura per gestire tutte le tue esigenze di copywriting
- Risposte automatiche rapide alle attività, ai commenti ed alle email
- Un trascrittore automatico da voce a testo per prendere appunti e aggiornamenti gratis senza usare le mani.
- La possibilità di trascrivere le tue riunioni e le registrazioni dello schermo, rispondendo a eventuali domande di follow-up direttamente da ClickUp Clips.
- Modelli facili da creare per tutte le tue esigenze: campagne email, annunci pubblicitari, campagne di gocciolamento o reclutamento.
Ecco come fare con ClickUp:
Per redigere una nuova email con ClickUp Brain, basta individuare un'attività aperta e andare alla sezione dei commenti.
Quindi, clicca sull'icona dell'email e digita il comando slash "/Write email", seguito dal tasto Return o Enter. Apparirà una finestra modale ClickUp Brain che ti consentirà di inserire un breve riassunto dello scopo dell'email.
Ecco come apparirebbe:
ClickUp Brain analizzerà i dati inseriti e genererà una bozza di email basata sulla tua descrizione.
Puoi personalizzare la bozza generata in base al tuo stile o tono. La piattaforma offre anche ulteriori opzioni per una maggiore flessibilità: puoi copiare il testo dell'email generato direttamente negli appunti.
Se la bozza non è perfetta, clicca su "Riprova" per far sì che ClickUp Brain generi una versione diversa basata sugli stessi punti chiave. In questo modo otterrai sempre l'email perfetta con il minimo lavoro richiesto!
L'email è fuori, ClickUp è dentro! ClickUp ci ha permesso di ridurre il numero di email che inviamo e riceviamo come team, il che è stato un vero punto di svolta. Significa anche che le conversazioni via email non vanno perse, le persone non interrompono le comunicazioni, ecc. poiché tutte le informazioni sono in ClickUp.
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ClickUp per i team di marketing
La parte migliore di ClickUp è che ti permette di utilizzare i suoi strumenti di IA per scrivere testi accattivanti, mantenendo tutti i tuoi documenti in un'unica posizione centrale.
Con ClickUp for Marketing, puoi redigere, organizzare e archiviare rapidamente modelli di email direttamente all'interno di ClickUp Documenti. Invece di passare da una piattaforma all'altra, tutto ciò di cui hai bisogno è in un unico posto.
ClickUp Docs
ClickUp Docs si integra anche con i flussi di lavoro, quindi qualsiasi attività creata da un'email generata rimane collegata al quadro generale.
Per la collaborazione in team, puoi assegnare sezioni specifiche del documento ai membri del team. Ciò semplifica la condivisione e la collaborazione sui documenti in tempo reale. Che si tratti di perfezionare script di email o gestire una campagna di marketing, il tuo team può contribuire, commentare e aggiornare il documento contemporaneamente.
Modelli ClickUp
Oltre ad essere un potente strumento di scrittura basato sull'IA, ClickUp offre una varietà di modelli personalizzabili progettati per migliorare i flussi di lavoro di gestione delle e-mail. ChatGPT non dispone di questa funzionalità, poiché non ha integrazioni di questo tipo per gestire l'intero flusso di lavoro di marketing.
Modello di email marketing ClickUp
Ad esempio, il modello di email marketing di ClickUp ti consente di rimanere organizzato ed efficiente mentre pianifichi le campagne, scrivi l'oggetto, programmi i messaggi e effettui il monitoraggio delle metriche chiave di esito positivo.
Puoi anche automatizzare le email in base al comportamento degli utenti, assicurandoti che azioni specifiche attivino i tuoi messaggi. In questo modo è facile inviare email personalizzate ai clienti giusti al momento giusto.
ClickUp Brain non serve solo a scrivere e-mail, ma ti aiuta anche a organizzare, personalizzare e collaborare con il tuo team. Supera i limiti tipici degli strumenti di IA, rendendo la scrittura delle e-mail e il marketing più efficaci e semplici.
Ottimizza le tue email per un migliore coinvolgimento con ClickUp Brain
Ottimizzare la tua email per ottenere un maggiore coinvolgimento non significa solo scrivere il messaggio perfetto, ma anche personalizzarlo, rivolgersi al pubblico giusto e assicurarsi che il contenuto sia di interesse per il lettore.
Sebbene ChatGPT possa essere d'aiuto, potrebbe non soddisfare sempre le esigenze specifiche della tua azienda. Se scrivere email o partire da zero ti sembra un compito arduo, ClickUp è la soluzione che fa per te.
Con ClickUp Brain, puoi prendere appunti, analizzare dati e redigere email più velocemente, risparmiando tempo. Basta abilitare la ClickApp Email nel tuo spazio di lavoro per usufruire di tutte le funzionalità di posta elettronica. Dì addio al blocco dello scrittore e alle attività ripetitive, mantenendo le tue email autentiche e personalizzate.
ClickUp non si limita alle e-mail: gestisci le attività, collabora e effettua il monitoraggio del tempo per aumentare la produttività del team. Sei pronto a migliorare le tue comunicazioni via e-mail? Registrati oggi stesso per ottenere un account ClickUp gratis!