L'incidente più grave nella storia dell'aviazione, noto come il disastro dell'aeroporto di Tenerife, è stato attribuito a " un malinteso tra la torre di controllo e l'aereo " . In sostanza, un problema di comunicazione.
Che tu stia pilotando un aereo, scrivendo testi per un sito web o sviluppando software, una comunicazione inefficace può avere conseguenze straordinarie. In questo post del blog esploriamo le barriere comunicative e come gestirle.
Comprendere le barriere comunicative
Una barriera comunicativa è qualsiasi cosa che impedisca a una persona di comunicare chiaramente e all'altra persona/alle altre persone di comprendere il messaggio. Le barriere comunicative possono essere dannose per il funzionamento dell'organizzazione sotto diversi aspetti.
❗️Qualità: una comunicazione inefficace crea lacune nella comprensione, con il risultato di un rendimento del lavoro non ottimale.
❗️Produttività: senza una comprensione completa delle istruzioni, i membri del team potrebbero impiegare troppo tempo per elaborarle, provare e fallire, o essere inefficienti nel loro lavoro.
❗️Efficacia: immagina le barriere comunicative tra un dipendente e un cliente/manager, che portano a malintesi. Il dipendente avrà difficoltà a fornire in modo efficace ciò che ci si aspetta da lui/lei.
❗️Disimpegno: quando la comunicazione diventa più difficile, superando ogni giorno le barriere, i membri del team sviluppano stanchezza e disimpegno. Ciò può influire in modo significativo sulle prestazioni sul posto di lavoro.
❗️Innovazione: la creatività collettiva richiede una comunicazione fluida. Senza di essa, l'innovazione sarebbe un sogno lontano.
❗️Cultura: una buona comunicazione crea un senso di scopo collettivo. La sua mancanza crea una cultura disfunzionale in cui le persone sono distanti o addirittura diffidenti. Infatti, le barriere comunicative sono una delle ragioni principali delle dimissioni di massa e delle dimissioni silenziose.
Se ti sembra esagerato, vediamo come funziona sul posto di lavoro.
Ostacoli comuni alla comunicazione sul posto di lavoro
Una buona comunicazione si ha quando una persona esprime il proprio messaggio in modo chiaro e facilmente comprensibile dal pubblico a cui è rivolto. Qualsiasi cosa ostacoli questo processo può essere considerata una barriera comunicativa. Ecco i dieci esempi principali.
1. Barriere fisiche
La barriera comunicativa più semplice è quella fisica. Che tu stia cercando di comunicare con qualcuno a pochi metri di distanza da te durante un concerto o di fare una presentazione con attrezzature difettose, le barriere fisiche sono ovunque.
Sono semplici perché chiari e tangibili. Possono essere risolti con modifiche al sistema.
Ad esempio, se hai difficoltà a spiegare un concetto a qualcuno al telefono, puoi utilizzare uno strumento di videochiamata con condivisione dello schermo per risolvere il problema di questa barriera comunicativa.
2. Barriere psicologiche
A differenza delle barriere fisiche, quelle psicologiche sono nella mente delle persone e quindi molto più complesse da gestire. Alcune barriere psicologiche comuni di chi parla includono il panico da palcoscenico, l'ansia sociale, i disturbi del linguaggio, i problemi di autostima, ecc.
Il destinatario può anche avere barriere psicologiche come pregiudizi, giudizi e supposizioni non verificate, che rendono inefficaci le conversazioni a porte chiuse.
3. Barriere linguistiche
La barriera linguistica più basilare si verifica quando due persone non parlano la stessa lingua. Ad esempio, un madrelingua inglese proveniente dagli Stati Uniti potrebbe incontrare barriere linguistiche quando comunica con colleghi in Francia, Germania o Giappone, dove l'inglese non è la prima lingua.
Ma questa non è l'unica barriera linguistica. Accenti, dialetti, termini tecnici, gergo locale o anche una metafora sconosciuta possono ostacolare la comunicazione. Ad esempio, se ordini delle patatine, otterrai due cose completamente diverse negli Stati Uniti e nel Regno Unito!
D'altra parte, i team e le organizzazioni possono avere un proprio linguaggio.
Ad esempio, espressioni come "sollevare il sipario", "cadere nella tana del bianconiglio", "barra laterale" ecc. sono comuni, ma non familiari a chi non parla quel gergo. Il nostro team social ha molto da dire al riguardo!
4. Barriere culturali
Le differenze culturali creano barriere comunicative. Ad esempio, in alcune culture orientali il divario di potere può essere elevato, rendendo i membri junior del team riluttanti a sfidare i propri superiori.
Alcune organizzazioni, specialmente quelle di lunga data, potrebbero avere una cultura lavorativa formale in cui tutte le comunicazioni devono essere scritte in formati specifici. Questo può lasciare molte informazioni non dette, creando lacune comunicative sul posto di lavoro.
Potresti anche avere un nuovo membro del team che, fino ad ora, ha lavorato in una cultura diversa e ha bisogno di un riadattamento per comunicare in modo efficace con te.
5. Barriere organizzative
Le idiosincrasie organizzative possono spesso costituire barriere comunicative.
Ad esempio, una startup creata da un piccolo gruppo di amici intimi potrebbe sembrare esclusiva ai nuovi dipendenti al di fuori della loro rete.
Anche un team remoto che non dispone degli strumenti di comunicazione adeguati sul posto di lavoro può creare barriere. Senza un luogo comune in cui svolgere tutte le conversazioni, i team finiscono per disperdere le informazioni tra diversi strumenti, creando lacune nella comprensione.
6. Barriere di processo
Qualsiasi organizzazione è un insieme di processi. Per terminare un'attività, più persone svolgono diverse parti, che vengono poi trasferite ad altri come parte di un processo coerente. Ora, pensa a una situazione in cui una persona non sa a chi trasferire l'attività o come farlo nel modo giusto.
Nei team di sviluppo software, il passaggio di consegne tra progettisti e sviluppatori è una sfida molto comune.
7. Barriere contestuali
Una barriera contestuale si verifica quando le persone che comunicano tra loro non dispongono delle stesse informazioni sul contesto, gli obiettivi, le esigenze del progetto, ecc.
Ad esempio, un nuovo membro del team potrebbe non conoscere tutte le soluzioni precedentemente provate per risolvere un determinato problema, con conseguente necessità di rielaborazione. Quando il team responsabile dei contenuti non dispone di una guida di stile, possono verificarsi incongruenze nei risultati finali.
8. Barriere tecnologiche
Oggi la maggior parte delle comunicazioni avviene in formato digitale. Tuttavia, non tutti si trovano a proprio agio con la comunicazione digitale allo stesso modo.
Alcuni potrebbero non capire le emoji: conosci qualcuno che pensa che l'emoji del pollice alzato sia scortese? Altri potrebbero aver posizionato male la videocamera durante una riunione. Anche l'accessibilità può creare barriere.
9. Barriere emotive
I giorni in cui tenevamo le nostre emozioni a casa hanno lasciato il posto a quelli in cui portiamo tutto noi stessi al lavoro. In ogni caso, ogni ambiente di lavoro è un pot-pourri di persone che nutrono emozioni e atteggiamenti diversi.
Una persona che ha avuto una brutta mattinata potrebbe essere chiusa rispetto all'accettazione di critiche costruttive. Un membro del team stressato potrebbe non essere disposto a fare uno sforzo in più.
10. Barriere legate al sistema di valori dei valori
In genere, il lavoro migliore viene svolto da persone che condividono valori comuni, quali trasparenza, integrità, attenzione al cliente, ecc. Quando i sistemi di valori delle persone sono in conflitto, la comunicazione si interrompe.
Ad esempio, quando un manager ritiene che il lavoro venga svolto bene quando il team si riunisce di persona, ma il team preferisce il lavoro da remoto, ciascuna delle parti potrebbe diventare prevenuta nei confronti del punto di vista dell'altra e creare barriere comunicative, anche se inavvertitamente.
Sebbene le barriere comunicative possano avere conseguenze significative, sono un'occorrenza comune in ogni organizzazione. Sono il risultato naturale dell'incontro di persone diverse che lavorano insieme per raggiungere obiettivi comuni.
Quindi, non temere le barriere comunicative. Crea dei sistemi per superarle. Ecco come.
Superare le barriere comunicative
Le barriere comunicative sono inevitabili. Quindi, il primo passaggio per superarle è osservarle e comprenderle. Inizia da lì.
Identifica le barriere comunicative
Stabilisci imperativi strategici per osservare, identificare e comprendere le barriere comuni.
- Inserisci il monitoraggio delle interruzioni nella comunicazione tra gli indicatori chiave di prestazione di ogni manager.
- Incoraggia i dipendenti a segnalare eventuali problemi relativi alla comunicazione e alla collaborazione sul posto di lavoro.
- Invita i membri del team a fornire regolarmente un feedback sull'efficacia del team.
Coltiva una cultura comunicativa
Crea una cultura della comunicazione efficace nella tua organizzazione. Incoraggia chi invia il messaggio ad assumersi la responsabilità che venga compreso. Consenti a chi riceve il messaggio di porre domande o contestare le idee quando ha bisogno di chiarimenti. Dai l'esempio, dimostrando trasparenza, apertura e collaborazione.
Organizza corsi di formazione regolari
Tutti sono in grado di comunicare, ma comunicare in modo efficace è tutta un'altra cosa. Consenti a tutti di comunicare in modo efficace attraverso una formazione regolare.
A seconda delle competenze della tua forza lavoro, ciò può riguardare l'ascolto attento, la scrittura di email, il lavoro da remoto, l'uso di un linguaggio inclusivo o la comunicazione con i clienti. È utile anche disporre di lezioni brevi, poster o liste di controllo su come effettuare la condivisione delle informazioni con i membri del team o su come evitare comunicazioni errate sul posto di lavoro.
Predisponi strumenti e risorse per una comunicazione efficace.
Non aspettarti che tutti sappiano comunicare in modo efficace. Crea sistemi che li incoraggino a migliorare.
Ad esempio, i team di sviluppo software possono utilizzare modelli o moduli per acquisire tutte le informazioni rilevanti. I team che si occupano dei contenuti possono assumere editori/correttori di bozze che garantiscano la coerenza.
In realtà, questi sistemi possono essere semplici come un formato di programma per ogni riunione. Oppure completi come una piattaforma di collaborazione come ClickUp.
Lettura bonus: ecco alcuni strumenti di comunicazione asincrona che possono esserti utili.
Collaborazione di team
I team moderni richiedono una comunicazione ibrida efficace sul posto di lavoro. Hanno bisogno di un luogo in cui comunicare in modo contestuale, collegando progetti, attività, commenti, documenti e videoconferenze.
ClickUp Chat è progettato proprio per questo. Usa ClickUp Chat per comunicare in modo ottimale sul lavoro. Crea canali che rispecchino l'organizzazione della tua area di lavoro. Tieni tutti aggiornati con i post. Collega attività esistenti o creane di nuove dalle conversazioni in chat. Imposta chiamate con un solo clic con riepiloghi automatici e azioni da intraprendere, tutto all'interno di ClickUp!
Gestione delle attività
Affinché la comunicazione sia efficace, deve coprire il cosa, il come, il chi e il quando. In termini di project management, ciò si traduce in:
- Cosa: Una richiesta di breve durata o di funzionalità/funzione
- Come: standard o criteri di accettazione
- Chi: Assegnatario o titolare dell'attività
- Entro quando: Scadenza
Un buon strumento di gestione delle attività ti consentirebbe di documentare tutto questo. ClickUp Tasks offre tutto questo e molto altro ancora. Ti consente di stimare il tempo, monitorarlo, scambiare commenti e aggiungere un numero illimitato di campi personalizzati in base alle tue esigenze.
Cosa c'è di più? Puoi anche utilizzare ClickUp Assign Comments per garantire la responsabilità della comunicazione al membro giusto del team.
Dall'altra parte, consenti ai tuoi team di superare il sovraccarico di notifiche con ClickUp Inbox. Aiuta i tuoi team a vedere tutto in un unico posto e a concentrarsi su ciò che conta.
Se sei alle prime armi, prova il modello di piano di comunicazione di ClickUp per iniziare. Migliora la messaggistica interna ed esterna, crea banche dati, effettua una condivisione ampia e riduci al minimo le barriere comunicative con questo modello.
⚡️Archivio modelli: Altri modelli di piani di comunicazione tra cui scegliere.
Documentazione
La mancanza di informazioni di base sufficienti è una delle maggiori sfide dei team virtuali. Affrontala con una documentazione chiara.
Che si tratti di un accordo sul livello di servizio (SLA) o della cultura aziendale, mettilo per iscritto con ClickUp Docs. Utilizza i vari elementi di stile per enfatizzare i punti importanti. Collega i documenti correlati, collegali ai flussi di lavoro, tagga le persone e modifica in modo collaborativo.
Se stai creando materiale formativo e didattico, prova ClickUp Clips. Usalo per dimostrare in modo inequivocabile il tuo processo con la registrazione dello schermo.
Brainstorming
Il modo più semplice per abbattere le barriere comunicative è quello di metterli tutti sulla stessa pagina, letteralmente. Avvia ClickUp lavagne online e fai brainstorming di idee, disegna processi, discuti modelli o prototipi di prodotti.
Una volta ottenuto il consenso del team, converti gli elementi in attività e mettiti al lavoro direttamente dalla tua lavagna online!
Consolidamento
Se nella tua organizzazione utilizzi più strumenti digitali, la comunicazione rischia di essere frammentata. Evita che ciò accada integrando tutti i tuoi strumenti in un'unica piattaforma di comunicazione centralizzata.
ClickUp si integra con oltre 1000 strumenti, come Slack, Zoom, Google Workspace, GitHub e Discord. Puoi anche importare automaticamente le informazioni da decine di strumenti su ClickUp.
Automazioni
Non tutte le comunicazioni devono avvenire manualmente. ClickUp Automations offre oltre 100 modelli predefiniti per iniziare rapidamente. Attività come avvisare uno sviluppatore quando il team di test ha creato un bug o avvisare un editor che un nuovo articolo è in fase di elaborazione possono essere eseguite automaticamente.
L'IA può portare tutto questo a un livello superiore. I membri del team possono discutere, collaborare e scambiarsi idee con l'IA in modi finora impossibili. Ottieni risposte immediate a tutte le domande relative al progetto, crea riassunti automatici, esegui controlli ortografici, crea modelli, trascrivi video e molto altro con ClickUp Brain.
Diverse organizzazioni hanno provato e sono riuscite a ridurre al minimo le barriere comunicative con gli strumenti e le strategie sopra indicati. Diamo un'occhiata ad alcuni esempi.
Esempi reali e casi di studio
Se hai mai guardato un film in lingua straniera con i sottotitoli, l'azienda ha superato in modo efficiente una forma di barriera comunicativa. Noterai che intorno a te le aziende seguono varie strategie e tattiche per comunicare in modo più efficace. Di seguito sono riportati alcuni esempi.
Il multilinguismo alle Nazioni Unite
Le Nazioni Unite sono composte da 193 Stati membri, i cui cittadini parlano quasi altrettante lingue. Eliminare le barriere linguistiche in un'organizzazione di questo tipo richiede strategie di comunicazione ponderate, complete e costanti.
L'ONU è uno dei maggiori datori di lavoro di professionisti linguistici in tutto il mondo. Stabilisce standard elevati per l'interpretazione (da parlato a parlato) e la traduzione (da scritto a scritto) tra le lingue.
I discorsi durante gli eventi delle Nazioni Unite vengono interpretati simultaneamente in sei lingue ufficiali: arabo, cinese, inglese, francese, russo e spagnolo. Per coloro che desiderano parlare in qualsiasi altra lingua, le Nazioni Unite forniscono servizi di interpretariato e traduzione su richiesta.
Disambiguazione in Wikipedia
Hai mai visto l'avviso di disambiguazione nella parte superiore di una pagina di Wikipedia? Prova, ad esempio, a cercare Top Gun o Prince. Troverai un messaggio che ti spiega di cosa tratta la pagina corrente e ti indirizzerà altrove se stai cercando qualcos'altro.
La disambiguazione è un ottimo modo per ridurre al minimo le barriere culturali e contestuali alla comunicazione. Aiuta a prevenire possibili malintesi e a rendere disponibili informazioni alternative all'utente in culture diverse. È incentrata sull'utente, empatica ed efficace.
Come il team di marketing di ClickUp utilizza ClickUp
Il team di marketing distribuito di ClickUp lavora con decine di liberi professionisti e agenzie per portare a termine il lavoro. Con l'espansione del team, la dispersione geografica e il triplicarsi dei budget, sono emerse diverse barriere comunicative.
Per gestire questo volano, il team di marketing ha creato uno spazio di lavoro virtuale con ClickUp. Grazie a cartelle funzionali, elenchi, obiettivi e dashboard, il team lancia una campagna dopo l'altra senza soluzione di continuità, oltre a svolgere le normali attività aziendali.
Hai bisogno di ispirazione? Leggi ulteriori informazioni su come il team di marketing di ClickUp utilizza ClickUp.
Il CEO di Airbnb riduce al minimo le riunioni individuali
In una recente intervista, Brian Chesky, CEO di Airbnb, ha definito il modello di riunione individuale imperfetto. Ha affermato:
Quello che succede è che spesso non parlano delle cose di cui vorresti parlare.
Quello che succede è che spesso non parlano delle cose di cui vorresti parlare.
Per eliminare le barriere psicologiche e culturali che ostacolano una comunicazione trasparente, Cheskey preferisce le riunioni con più partecipanti. Ritiene che ciò aiuti più persone a contribuire e a stimolarsi a vicenda, accelerando il flusso di informazioni e il processo decisionale.
Abbatti le tue barriere comunicative con ClickUp
Una buona comunicazione è alla base di tutto, che si tratti di relazioni personali, funzioni aziendali o interazioni pubbliche. Tutti, dal presidente al pilota di linea, devono essere in grado di comunicare in modo chiaro, assertivo ed efficace ogni singolo giorno.
Il raggiungimento di questo obiettivo dipende tanto dal singolo individuo quanto dall'organizzazione per cui lavora, ed è per questo che esistono professionisti della comunicazione come gli speechwriter, processi come il programma di formazione sulla gestione delle risorse dell'equipaggio e strumenti di collaborazione sul posto di lavoro come ClickUp.
Con ClickUp, non solo potrai comunicare in modo efficace, ma anche rendere la comunicazione contestuale, multimodale e automatizzata. Scopri cosa può fare per te uno strumento completo di project management.