L'incidente più mortale nella storia dell'aviazione, noto come il disastro dell'aeroporto di Tenerife, è attribuito a " un'incomprensione tra la torre e l'aereo. " In sostanza, un problema di comunicazione.
Che si tratti di pilotare un aereo, scrivere un testo per un sito web o costruire un software, una comunicazione inefficace può avere conseguenze straordinarie. In questo post esploriamo le barriere comunicative e come gestirle.
Comprendere le barriere comunicative
Per barriera comunicativa si intende tutto ciò che impedisce a una persona di comunicare in modo chiaro e all'altra persona o alle altre persone di comprendere il messaggio. Le barriere comunicative possono essere dannose per la funzione organizzativa in diverse dimensioni.
❗️Qualità: Una comunicazione inefficace crea lacune nella comprensione, che risultano in una produzione di lavoro non ottimale.
❗️Produttività: Senza una completa comprensione delle istruzioni, i membri del team potrebbero impiegare troppo tempo per elaborare, provare e sbagliare o essere inefficienti nel loro lavoro.
❗️Efficacia: Immaginate le barriere di comunicazione tra un dipendente e un cliente/direttore, con conseguenti incomprensioni. Il dipendente faticherà a fornire in modo efficace ciò che ci si aspetta da lui/lei.
❗️Disimpegno: Quando la comunicazione diventa più difficile - superando le barriere ogni giorno - i membri del team si affaticano e si disimpegnano. Questo può influire significativamente sulle prestazioni sul posto di lavoro.
❗️Innovazione: La creatività collettiva richiede una comunicazione fluida. Senza di essa, l'innovazione sarebbe un sogno lontano.
❗️Cultura: Una buona comunicazione crea un senso di finalità collettiva. La sua mancanza crea una cultura disfunzionale in cui le persone sono distanti o addirittura diffidenti. In effetti, le barriere comunicative sono un motivo importante per le Grandi Dimissioni e per le dimissioni silenziose.
Se vi sembra un'esagerazione, vediamo come avviene sul posto di lavoro.
Barriere comunicative comuni sul posto di lavoro
Una buona comunicazione è quella in cui una persona articola il proprio messaggio in modo chiaro e in un modo che sia facilmente e completamente compreso dal pubblico a cui è destinato. Tutto ciò che ostacola questo obiettivo può essere considerato una barriera alla comunicazione. Ecco i dieci esempi principali.
1. Barriere fisiche
La barriera comunicativa più semplice è quella fisica. Sia che stiate cercando di comunicare con qualcuno a pochi metri da voi a un concerto, sia che stiate facendo una presentazione su un'attrezzatura difettosa, le barriere fisiche sono ovunque.
Sono semplici perché sono chiare e tangibili. Si possono risolvere modificando il sistema.
Ad esempio, se avete difficoltà a spiegare un concetto a qualcuno al telefono, potete usare uno strumento di videoconferenza con condivisione dello schermo per risolvere il problema di questa barriera di comunicazione.
2. Barriere psicologiche
A differenza delle barriere fisiche, quelle psicologiche si trovano nella mente delle persone e sono quindi esponenzialmente più complesse da gestire. Alcune barriere psicologiche comuni dell'oratore sono la paura della fase, l'ansia sociale, i disturbi del linguaggio, i problemi di autostima, ecc.
Anche il ricevente può avere barriere psicologiche come pregiudizi, giudizi e ipotesi non verificate, che rendono inefficaci le conversazioni a porte chiuse.
3. Barriere linguistiche
La barriera linguistica più elementare si ha quando due persone non parlano la stessa lingua. Per istanza, un madrelingua inglese degli Stati Uniti potrebbe incontrare barriere linguistiche quando comunica con colleghi in Francia, Germania o Giappone, dove l'inglese non è la prima lingua.
Ma questa non è l'unica barriera linguistica. Accenti, dialetti, termini tecnici, gergo locale o persino una metafora sconosciuta possono ostacolare la comunicazione. Per esempio, se ordinate delle patatine fritte, otterrete due cose completamente diverse negli Stati Uniti e nel Regno Unito!
D'altra parte, i team e le organizzazioni possono avere una propria lingua.
Per istanza, termini come "togliere il sipario", "cadere nella tana del coniglio", "barra laterale" ecc. sono comuni, ma non familiari a chi non parla quel gergo.
Il nostro team sociale ha molto da dire al riguardo!
4. Barriere culturali
Le differenze culturali creano barriere alla comunicazione. Ad esempio, la distanza di potere in alcune culture orientali può essere elevata, rendendo i membri più giovani del team riluttanti a sfidare i loro capi.
Alcune organizzazioni, soprattutto quelle di lunga data, possono avere una cultura del lavoro formale in cui tutte le comunicazioni devono essere scritte in formati specifici. Questo può lasciare molte informazioni non dette, creando un'atmosfera di lacune nella comunicazione sul posto di lavoro .
Potreste anche avere un nuovo membro del team che, fino ad ora, ha lavorato in una cultura diversa e che ha bisogno di un riallineamento per comunicare efficacemente con voi.
5. Barriere organizzative
Le idiosincrasie organizzative possono spesso costituire delle barriere alla comunicazione.
Ad esempio, una startup costruita da un piccolo gruppo di amici stretti potrebbe sentirsi esclusa dai nuovi dipendenti al di fuori della loro rete.
Un team remoto che non ha i giusti contatti con le persone che lo compongono, può essere un ostacolo alla comunicazione strumenti di comunicazione sul posto di lavoro possono anche creare barriere. Senza un luogo comune in cui tenere tutte le conversazioni, i team finiscono per disperdere le informazioni tra gli strumenti, creando crepe nella comprensione.
6. Barriere di processo
Qualsiasi organizzazione è un insieme di processi. Per Da fare un'attività, più persone eseguono delle parti, che vengono poi passate ad altri come parte di un processo coerente. Ora, pensate a una situazione in cui una persona non sa a chi passare il testimone o come Da fare.
Nei team di sviluppo software, il passaggio di consegne tra progettista e sviluppatore è una sfida molto comune.
7. Barriere del contesto
Una barriera di contesto si ha quando le persone che comunicano tra loro non hanno le stesse informazioni sul background del progetto, sugli obiettivi, sulle esigenze, ecc.
Per istanza, un nuovo membro del team potrebbe non conoscere tutte le soluzioni precedenti tentate per risolvere un determinato problema, con il risultato di una rielaborazione. Quando il team dei contenuti non dispone di una guida di stile, possono verificarsi incoerenze nei risultati.
8. Barriere tecnologiche
Oggi la maggior parte della comunicazione è digitale. Tuttavia, non tutti si trovano a proprio agio con la comunicazione digitale allo stesso modo.
Alcuni potrebbero non capire le emoji: conoscete qualcuno che pensa che l'emoji del pollice in su sia scortese? Altri potrebbero aver posizionato male la videocamera durante una riunione. Anche l'accessibilità può creare delle barriere.
9. Barriere emotive
I tempi in cui si tenevano le emozioni a casa hanno lasciato il posto al portare tutto se stesso al lavoro. In ogni caso, ogni luogo di lavoro è un potpourri di persone che coltivano emozioni e atteggiamenti diversi.
Una persona che ha avuto una brutta mattinata potrebbe essere chiusa a ricevere un feedback critico. Un membro del team stressato potrebbe non essere disposto a fare il passo più lungo della gamba.
10. Barriere del sistema di valori
In genere, il lavoro migliore viene terminato da persone con convinzioni comuni, come la trasparenza, l'integrità, la centralità del cliente, ecc. Quando i sistemi di valori delle persone sono in conflitto, la comunicazione si interrompe.
Ad esempio, se un manager ritiene che il lavoro sia terminato quando il team si riunisce di persona, ma il team preferisce un lavoro da remoto, ciascuna parte potrebbe essere prevenuta verso la propria visione e creare barriere di comunicazione, anche se inavvertitamente.
Sebbene le barriere di comunicazione possano avere conseguenze significative, sono occorrenze comuni in ogni organizzazione. Sono il risultato naturale dell'incontro di persone diverse che lavorano per obiettivi comuni.
Quindi, non temete le barriere di comunicazione. Create dei sistemi per superarle. Ecco come fare.
Superare le barriere comunicative
Le barriere comunicative sono inevitabili. Quindi, il primo passaggio per superarle è osservarle e capirle. Iniziate da qui.
Identificare le barriere comunicative
Impostare imperativi strategici per osservare, identificare e comprendere le barriere comuni.
- Inserire tra gli indicatori di prestazione chiave di ogni manager il monitoraggio delle interruzioni della comunicazione
- Incoraggiare i dipendenti a segnalare le preoccupazioni relative alla comunicazione e allacollaborazione sul posto di lavoro
- Invitare i membri del team a fornire regolarmente un feedback sull'efficacia del team
Alimentare una cultura comunicativa
Create una cultura della comunicazione efficace nella vostra organizzazione. Incoraggiate chi invia il messaggio ad assumersi la responsabilità di farlo capire. Consentite ai destinatari di porre domande o contestare le idee quando hanno bisogno di chiarimenti. Date l'esempio, dimostrando trasparenza, apertura e collaborazione.
Condurre corsi di formazione regolari
Tutti possono comunicare, ma una comunicazione efficace è un gioco completamente diverso. Mettete tutti in condizione di comunicare efficacemente attraverso una formazione regolare.
In dipendenza delle competenze della vostra forza lavoro, la formazione può riguardare l'ascolto ponderato, la scrittura di email, il lavoro da remoto, l'uso di un linguaggio inclusivo, oppure comunicazione con il cliente . È utile anche avere lezioni, poster o liste di controllo di dimensioni ridotte su come condividere le informazioni con i membri del team o come evitare gli errori di comunicazione sul posto di lavoro .
Impostazione di strumenti e risorse per una comunicazione efficace
Non aspettatevi che tutti sappiano comunicare in modo efficace. Impostate sistemi che li incoraggino a fare meglio.
Ad esempio, i team che si occupano di sviluppo software possono utilizzare modelli o moduli per acquisire tutte le informazioni rilevanti. I team che si occupano dei contenuti possono assumere degli editor/lettori di bozze che assicurino la coerenza.
In realtà, questi sistemi possono essere semplici come un programma da formattare per ogni riunione. O completi come una piattaforma di collaborazione come ClickUp .
Bonus di lettura: Qui ci sono alcune strumenti di comunicazione asincrona che possono aiutare.
Collaborazione in team
I team moderni hanno bisogno di una collaborazione efficace comunicazione ibrida sul posto di lavoro . Hanno bisogno di un luogo in cui comunicare in modo contestuale, in connessione con progetti, attività, commenti, documenti e videoconferenze. ClickUp Chattare è stato progettato per consentire proprio questo. Utilizzate ClickUp Chattare per l'eccesso di comunicazione sul lavoro . Create canali che rispecchino l'organizzazione della vostra area di lavoro. Tenete tutti informati con i messaggi. Collegate attività esistenti o create nuove attività dalle conversazioni in chat. Impostare chiamate con un solo clic, con riepiloghi automatici e elementi d'azione all'interno di ClickUp!
comunicare in modo efficace con ClickUp Chat
Gestione delle attività
Affinché la comunicazione sia efficace, deve riguardare il cosa, il come, il chi e il quando. In termini di project management, si tratta di quanto segue:
- Cosa: Un brief o una richiesta di funzionalità/funzione
- Come: Standard o criteri di accettazione
- Chi: Assegnatario o titolare dell'attività
- Entro quando: Scadenza
Un buon strumento di gestione delle attività consente di documentare tutto questo. ClickUp Tasks offre tutto questo e molto di più. Permette di stimare la durata, di monitorarla, di scambiare commenti e di aggiungere un numero qualsiasi di campi personalizzati.
Inoltre, è possibile utilizzare Potete anche utilizzare ClickUp Assegnazione di commenti per garantire la responsabilità della comunicazione al membro giusto del team.
Dall'altra parte, permettete ai vostri team di sconfiggere il sovraccarico di notifiche con Finestra In arrivo di ClickUp . Aiuta i team a vedere tutto in un unico posto e a concentrarsi su ciò che conta.
Se siete alle prime armi, provate a Modello di piano di comunicazione di ClickUp per iniziare. Migliorate la messaggistica interna ed esterna, create banche di conoscenza, condividete ampiamente e riducete al minimo le barriere di comunicazione con questo modello.
⚡️Archivio modelli: Altro modelli di piani di comunicazione tra cui scegliere.
Documentazione
Non disporre di sufficienti informazioni di base è uno dei maggiori problemi di sfide dei team virtuali . Affrontate questo problema con una documentazione chiara.
Che si tratti di un accordo sul livello del servizio (SLA) o della cultura aziendale, scrivetelo con Documenti ClickUp . Utilizzate i vari elementi di stile per sottolineare i punti importanti. Collegate i documenti collegati, collegateli ai flussi di lavoro, taggate le persone e modificateli in modo collaborativo.
impostazione della base di comunicazione con ClickUp Docs
Se state creando materiale per la formazione e l'istruzione, provate a ClickUp Clip . Utilizzatelo per dimostrare in modo inequivocabile il vostro processo con la registrazione dello schermo.
Brainstorming
Il modo più semplice per infrangere le barriere della comunicazione è quello di portare i partecipanti sulla stessa pagina, letteralmente. Fate girare Lavagne online ClickUp e fare brainstorming di idee, disegnare processi, discutere modelli o prototipi di produttività.
Una volta ottenuto il consenso del team, convertite gli elementi in attività e mettetevi al lavoro direttamente dalla vostra lavagna online!
brainstorming collaborativo con le lavagne ClickUp
Consolidamento
Se nella vostra organizzazione utilizzate più strumenti digitali, la comunicazione è destinata a essere dispersiva. Per evitare che ciò accada, integrate tutti gli strumenti in un'unica soluzione comunicazione centralizzata piattaforma. ClickUp integra con oltre 1000 strumenti, come Slack, Zoom, Area di lavoro di Google, GitHub e Discord. È anche possibile importare automaticamente le informazioni da decine di strumenti in ClickUp.
Automazioni
Non tutte le comunicazioni devono avvenire manualmente. Automazioni di ClickUp offre oltre 100 modelli precostituiti per iniziare rapidamente. Attività come la notifica a uno sviluppatore della creazione di un bug da parte del team di testing o l'avviso a un editor della presenza di un nuovo articolo nella sua pipeline possono essere terminate automaticamente.
L'IA può portare tutto questo a un livello superiore. I membri del team possono discutere, collaborare e fare brainstorming con l'IA in modi finora impossibili. Ottenere risposte istantanee a tutte le domande relative al progetto, creare riepiloghi automatici, eseguire controlli ortografici, creare modelli, trascrivere video e molto altro ancora con l'intelligenza artificiale ClickUp Brain .
collaborazione alimentata dall'IA con ClickUp Brain
Diverse organizzazioni hanno provato e sono riuscite a ridurre al minimo le barriere di comunicazione con gli strumenti e le strategie di cui sopra. Vediamone alcune.
Esempi e casi di studio del mondo reale
Se avete mai visto un film in lingua straniera con i sottotitoli, significa che l'azienda ha superato efficacemente un modulo di barriera comunicativa. Vedrete che intorno a voi le aziende seguono diverse strategie e tattiche per comunicare in modo più efficace. Di seguito sono riportati alcuni esempi.
Multilinguismo all'ONU
Le Nazioni Unite sono composte da 193 Stati membri, i cui cittadini parlano quasi altrettante lingue. L'eliminazione delle barriere linguistiche in un'organizzazione di questo tipo richiede un'azione ponderata, completa e costante strategie di comunicazione .
L'ONU è uno dei maggiori datori di lavoro di professionisti del settore linguistico in tutto il mondo. L'ONU è uno dei maggiori datori di lavoro di professionisti delle lingue in tutto il mondo e imposta standard elevati per l'interpretazione (da parola a parola) e la traduzione (da parola scritta a parola scritta) tra le varie lingue.
I discorsi durante gli eventi delle Nazioni Unite sono interpretati simultaneamente in sei lingue ufficiali: arabo, cinese, inglese, francese, russo e spagnolo. Per coloro che desiderano parlare in qualsiasi altra lingua, l'ONU facilita l'interpretazione e la traduzione su richiesta.
Disambiguazione in Wikipedia
Avete mai visto l'avviso di disambiguazione in cima a una pagina di Wikipedia? Provate, ad esempio, a cercare Top Gun o Prince. Troverete un messaggio che vi dirà di cosa parla la pagina corrente e vi condurrà altrove se state cercando qualcos'altro.
Screengrab of pagina di Wikipedia per "principe"
La disambiguazione è un ottimo modo per ridurre al minimo le barriere culturali e contestuali alla comunicazione. Aiuta a prevenire possibili malintesi e a mettere a disposizione dell'utente informazioni alternative in culture diverse. È centrata sull'utente, empatica ed efficace.
Come il team di marketing di ClickUp utilizza ClickUp
Il team di marketing distribuito di ClickUp lavora con decine di freelance e agenzie per terminare il lavoro. Con l'espansione del team, la dispersione geografica e la triplicazione dei budget, sono emerse diverse barriere di comunicazione.
Per gestire questo volano, il team di marketing ha creato un'area di lavoro virtuale con ClickUp. Grazie a cartelle, elenchi, obiettivi e dashboard funzionali, il team lancia senza problemi una campagna dopo l'altra, oltre alla normale attività aziendale.
Avete bisogno di ispirazione? Per saperne di più come il team di marketing di ClickUp utilizza ClickUp .
Il CEO di Airbnb riduce al minimo le riunioni individuali
In una recente intervista brian Chesky, l'amministratore delegato di Airbnb, ha definito difettoso il modello della riunione individuale. Ha detto,
Quello che succede è che spesso non si parla delle cose di cui si vuole parlare.
Brian Chesky, CEO di Airbnb
Per eliminare le barriere psicologiche e culturali legate a una comunicazione trasparente, Cheskey preferisce riunioni con più partecipanti. Ritiene che questo aiuti più persone a contribuire e a sfidarsi, accelerando il flusso di informazioni e il processo decisionale.
Abbatti le barriere della comunicazione con ClickUp
Una buona comunicazione è alla base di tutto, che si tratti di relazioni personali, funzioni aziendali o interazioni pubbliche. Tutti, dal presidente al pilota di linea, devono essere in grado di comunicare in modo chiaro, assertivo ed efficace ogni giorno.
Per questo esistono professionisti della comunicazione come gli speech writer, processi come il programma di formazione per la gestione delle risorse dell'equipaggio e strumenti di collaborazione sul posto di lavoro come ClickUp.
Con ClickUp è possibile non solo comunicare in modo efficace, ma anche renderlo contestuale, multimodale e automatizzato. Scoprite cosa può fare per voi uno strumento completo di project management. Provate gratuitamente ClickUp oggi stesso .