I grafici Gantt sono strumenti visivi semplici ma potenti che ti aiutano a mantenere i tuoi progetti in linea con gli obiettivi.
Oggi, i grafici Gantt sono lo strumento preferito dall'85% dei project manager che gestiscono più progetti contemporaneamente.
Ti aiutano per il monitoraggio delle dipendenze delle attività, per il monitoraggio dello stato dei progetti e per il controllo di tutte le scadenze.
I popolari strumenti di project management come Jira ti consentono di integrare facilmente i diagrammi di Gantt nei tuoi processi.
Che tu abbia bisogno di monitorare le dipendenze delle attività o di visualizzare le sequenze dei progetti su base giornaliera, settimanale o mensile, il grafico Gantt di Jira fa al caso tuo.
In questo articolo impareremo come creare un diagramma di Gantt per il project management in Jira (e una fantastica alternativa!).
Come creare un diagramma Gantt in Jira
Prima di iniziare, devi sapere che Jira non dispone di grafici di Gantt integrati.
La buona notizia è che puoi comunque migliorare le funzionalità di Jira aggiungendo plugin per creare e utilizzare i grafici Gantt in modo efficace. È un passaggio in più, ma ti permette di terminare il lavoro!
Passaggio 1: crea un diagramma Gantt
Il primo passaggio è scegliere un plug-in appropriato. A tal fine, puoi utilizzare il componente aggiuntivo WBS Gantt chart o un plug-in simile. Una volta terminato questo passaggio, vai al menu Apps di primo livello. Ti appariranno due opzioni:
- Scheda Progetto: apri il tuo progetto corrente nella vista Gantt: nessuna complicazione, nessuna configurazione aggiuntiva, solo un'istantanea dello stato di avanzamento del progetto a colpo d'occhio!
- Scheda Gantt: utilizza questa opzione per creare un nuovo grafico Gantt da più progetti e salvare i filtri.
Quando crei un nuovo grafico di Gantt, ti verrà chiesto di importare i problemi dai progetti Jira o dai filtri che hai già impostato. Puoi creare una roadmap completa del progetto o concentrarti su attività specifiche utilizzando i filtri.
Congratulazioni! Hai appena creato un nuovo grafico Gantt su Jira.
A sinistra vedrai la struttura di suddivisione del lavoro (WBS) e a destra la Sequenza, una vista dettagliata delle tue attività, della loro durata e delle dipendenze.
➡️ Leggi anche: Come creare una sequenza di progetto in Excel (con modelli!)
Passaggio 2: configura il tuo diagramma di Gantt
Ora che hai creato il tuo diagramma di Gantt in Jira, è il momento di impostarlo.
Puoi modificarlo in base alle esigenze del tuo progetto modificando il calendario di lavoro o allineando la Sequenza al tuo anno fiscale.
Per migliorare la visualizzazione del progetto, puoi personalizzare le barre di avanzamento e gli indicatori di priorità con colori diversi.
Se il tuo progetto ha più file, la funzione del filtro rapido ti viene in soccorso! Proprio come quelli sulla tua bacheca Jira, puoi cercare e filtrare problemi specifici utilizzando JQL per semplificare la pianificazione del tuo progetto.
Passaggio 3: pianifica le attività sul tuo diagramma Gantt
Hai mai avuto la sensazione che il tuo progetto stesse precipitando nel caos? L'intuitiva interfaccia drag-and-drop di Jira per la pianificazione potrebbe essere proprio ciò di cui hai bisogno.
Hai bisogno di aggiungere dipendenze? Basta selezionare l'inizio o la fine di una barra delle attività e trascinarla sull'attività corrispondente. È semplicissimo.
Una volta impostata la data di inizio e la durata di un'attività, l'app calcola automaticamente la data di completamento in base al tuo calendario di lavoro.
Naturalmente, se desideri modificare manualmente le date, puoi facilmente trascinare, allungare o ridurre le barre delle attività.
La ciliegina sulla torta? Se modifichi la pianificazione di un'attività, tutte le dipendenze delle attività seguiranno l'esempio, mantenendo il tuo progetto in stato di sincronizzazione come un orologio.
➡️ Leggi anche: 5 passaggi per un efficiente project management nei progetti
Passaggio 4: assegnare risorse e flusso di lavoro
Ora che il tuo progetto sta prendendo forma, è il momento di gestire il carico di lavoro del tuo team.
Il lavoro in corso (WIP) su Jira è utile per misurare la quantità di lavoro gestita da ciascuna persona, calcolata in "unità". Questa funzionalità ha un limite per la quantità massima di lavoro che può esistere in ciascuno stato di un flusso di lavoro.
Ti aiuta anche a mettere a punto il carico di lavoro di ogni persona direttamente sul grafico di Gantt.
Ed ecco la parte interessante: se qualcuno è oberato di lavoro (chiamiamolo lo scenario "Bob ha troppi compiti"), la sua barra delle attività diventa rossa. Questo è il segnale che devi intervenire e ridistribuire le attività prima che si verifichi il burnout.
Questo è il modo giusto da fare per gestire le risorse, gente!
Per gestire in modo efficace il carico di lavoro del team all'interno del tuo diagramma di Gantt in Jira, segui questi passaggi:
Passaggio 1: apri le impostazioni di Jira per i campi personalizzati
- Vai alle impostazioni di Jira e effettua la selezione dei problemi.
- Clicca sulla scheda Campi personalizzati, quindi seleziona Crea nuovo campo personalizzato.
- Scegli Campi avanzati, quindi seleziona Selezione multiutente per consentire più assegnatari (se necessario per scopi di monitoraggio).
Passaggio 2: crea unità personalizzate per la gestione del carico di lavoro
- Durante la configurazione del campo personalizzato, definiscilo come unità di misura del carico di lavoro (ad esempio, "ore per attività" o "unità al giorno") per aiutarti a effettuare il monitoraggio della quantità di lavoro gestita da ciascun membro del team.
Passaggio 3: assegnare automaticamente i problemi
- Usa il campo Assegnatario con l'opzione Automatico. Questo assegnerà le attività all'assegnatario per impostazione predefinita per un componente o un progetto, semplificando il processo di assegnazione di nuovi problemi.
Passaggio 4: modifica gli assegnatari delle attività utilizzando la tavolozza dei comandi
- Premi la scorciatoia della tavolozza dei comandi sulla tastiera e digita "Assegna problema".
- Cerca il membro del team desiderato, seleziona il suo nome e premi Invio per assegnargli il problema.
Passaggio 5: regola il carico di lavoro nel diagramma di Gantt
- Nel diagramma di Gantt puoi effettuare il monitoraggio visivo del carico di lavoro tramite le barre delle attività. Se il carico di lavoro di un membro del team supera una soglia prestabilita (ad esempio, più di 8 ore al giorno), la sua barra delle attività diventerà rossa, indicando che potrebbe essere necessario ridistribuire le attività.
➡️ Leggi anche: Come creare un diagramma Gantt in Fogli Google (con modelli)
Passaggio 5: monitora e effettua il monitoraggio del tuo progetto
Il tuo percorso nel project management non finisce con il piano. L'azione vera e propria inizia quando si effettua il monitoraggio dello stato dei progetti.
In questo modo, potrai facilmente confrontare lo stato dei tuoi progressi con il piano originale. Il monitoraggio della linea di base, con barre grigio chiaro sotto ogni attività, ti offre una visione chiara di dove sei rispetto alla tabella di marcia.
Ricordati di tenere d'occhio il percorso critico. Si tratta delle attività decisive: il mancato rispetto delle scadenze potrebbe compromettere l'intera Sequenza del progetto.
💡Suggerimento: salva il grafico di Gantt come linea di base.
Limiti della creazione di un diagramma Gantt in Jira
Sebbene Jira sia senza dubbio popolare tra i project manager per la gestione delle attività, la piattaforma presenta alcune limitazioni nella creazione di diagrammi Gantt.
- Nessun diagramma di Gantt integrato: la limitazione più evidente è che Jira non dispone di una funzione di diagramma di Gantt integrata. A differenza di altri strumenti di project management, dovrai installare dei plugin per simulare un diagramma di Gantt, il che comporta passaggi aggiuntivi e potenziali costi.
- Visualizzazione limitata del progetto: sebbene Jira eccella nella gestione delle attività, non è in grado di fornire una visione d'insieme dell'intero progetto. Senza un diagramma di Gantt integrato, visualizzare in modo chiaro e completo le tempistiche, le dipendenze delle attività e le attività cardine diventa molto più difficile.
- Complessità nell'allocazione delle risorse: Jira non eccelle nemmeno nella gestione delle risorse. Sebbene fornisca alcuni report sul carico di lavoro, mostra solo i dati relativi ai singoli membri del team alla volta. Ciò rende complicata la valutazione della capacità dell'intero team, soprattutto quando si gestiscono più progetti Agile.
- Pianificazione manuale delle attività: sebbene il plugin di Jira per i diagrammi di Gantt consenta la gestione delle attività tramite drag-and-drop, l'automazione delle dipendenze e della pianificazione può risultare macchinosa. La modifica di un'attività non sempre comporta l'aggiornamento automatico delle altre.
- Funzionalità di reportistica limitate: le bacheche Agile di Jira, pur essendo ottime per i team Agile, non offrono funzionalità di reportistica avanzate, in particolare per gli utenti dei diagrammi di Gantt. Ad esempio, non esiste un modo semplice per monitorare i percorsi critici o riassumere il carico di lavoro totale dell'intero team in un unico posto.
➡️ Leggi anche: Le 15 migliori alternative e concorrenti di Jira per team agili
Crea grafici Gantt con ClickUp
E se potessi utilizzare uno strumento di project management con funzionalità native di diagrammi di Gantt integrate?
ClickUp combina diagrammi di Gantt nativi con automazione integrata e funzionalità di reportistica complete, senza bisogno di plugin aggiuntivi. ✨
⚡️ Lo sapevi? Aziende come QubicaAMF hanno riportato un risparmio di tempo del 40% nella creazione di report e grafici e un miglioramento dell'80% nell'organizzazione dei progetti dopo essere passate a ClickUp. 📈
La vista Gantt Chat di ClickUp offre potenti funzionalità drag-and-drop per semplificare i flussi di lavoro, gestire le dipendenze delle attività e monitorare l'avanzamento dei progetti in tempo reale.
A differenza di Jira, dove sono necessari dei plugin, ClickUp ha queste funzionalità/funzioni integrate, consentendoti di risparmiare tempo e denaro.
Vediamo un esempio di come Jacob, un project manager che lavora su uno sprint, utilizza i diagrammi di Gantt di ClickUp per eccellere nel project management.
Passaggio 1: delineare il progetto
Jacob inizia definendo l'ambito del suo progetto in ClickUp. Per evitare confusione in seguito, utilizza ClickUp Goals per impostare traguardi misurabili, delineare attività più piccole sotto ogni obiettivo generale e creare una Sequenza realistica per il monitoraggio dello stato di avanzamento del suo progetto.
Con ClickUp, può organizzare questi obiettivi in cartelle, assicurandosi che le varie iniziative e le attività correlate siano organizzate in modo ordinato.
Passaggio 2: elenca tutte le attività
Successivamente, Jacob annota tutte le attività che deve completare. Invece di preoccuparsi dell'ordine, si concentra sulla suddivisione delle attività più grandi in parti più gestibili.
La vista Elenco di ClickUp aiuta Jacob a organizzare tutte le sue attività in modo ordinato, pronte per il diagramma di Gantt. Crea anche delle attività secondarie per assicurarsi che tutto proceda secondo i piani.
Passaggio 3: fornire i dettagli dell'attività
Jacob utilizza i campi personalizzati di ClickUp per assegnare attività, impostare date di scadenza e stabilire le priorità di lavoro. Apprezza particolarmente la facilità con cui è possibile trascinare e rilasciare le colonne per organizzare le attività e tenere aggiornato il team.
Passaggio 4: crea il tuo grafico di Gantt
Ora è il momento dell'evento principale. Jacob clicca sulla vista Diagramma di Gantt nel suo spazio di progetto e, come per magia, ClickUp visualizza le sue attività su una sequenza.
Non servono plugin aggiuntivi o configurazioni manuali: ClickUp genera il grafico Gantt all'istante.
Passaggio 5: personalizza il tuo grafico Gantt
Jacob personalizza il suo diagramma di Gantt nascondendo i fine settimana (Jacob è un buon manager che crede nell'equilibrio tra vita lavorativa e vita privata) e abilitando la funzionalità Riprogrammazione dipendenze, in modo che quando un'attività viene spostata, tutte le attività collegate si adeguino automaticamente.
Puoi anche passare da un intervallo di tempo all'altro, come la visualizzazione giornaliera, settimanale o mensile.
Passaggio 6: crea le dipendenze
ClickUp semplifica la creazione delle dipendenze tra le attività. Jacob trascina semplicemente una linea da un'attività all'altra, visualizzando come un'attività dipenda da un'altra.
Niente più incubi legati alla pianificazione manuale! Questo gli permette di tenere sotto controllo le attività critiche che potrebbero influire sull'intero progetto.
Passaggio 7: crea delle attività cardine
Le attività cardine sono fondamentali per il monitoraggio dello stato di avanzamento dei progetti e Jacob le utilizza per contrassegnare i risultati chiave raggiunti nel suo sprint.
Le attività cardine in ClickUp sono rappresentate da rombi giallo brillante, che rendono facile individuare i momenti importanti nella Sequenza del progetto.
Passaggio 8: monitora e aggiorna il tuo grafico Gantt
Jacob trascina le attività man mano che il progetto avanza, accorcia le scadenze e prolunga le sequenze con pochi clic.
Jacob apprezza molto il fatto che ClickUp riprogrammi automaticamente le attività collegate quando necessario. E grazie agli aggiornamenti in tempo reale, Jacob e il suo team sono sempre al corrente di ogni cambiamento.
Consulta la guida di ClickUp alla vista Gantt per scoprire quanto sia facile gestire attività e dipendenze dal punto di vista della metodologia di project management Waterfall.
Modello Gantt semplice di ClickUp
Per rendere il tuo approccio ai diagrammi Gantt il più agevole possibile, ClickUp offre una soluzione adatta ai principianti: il modello ClickUp Simple Gantt.
Questo modello offre un modo semplice e veloce per utilizzare i diagrammi di Gantt, anche se sei nuovo sulla piattaforma.
Ecco cosa li rende fantastici.
Il modello Simple Gantt è completamente personalizzabile, quindi puoi adattarlo alle esigenze del tuo progetto. Puoi modificare tutto, dallo stato delle attività ai campi personalizzati, in modo da adattarlo al tuo flusso di lavoro.
Con questo modello avrai anche accesso a tre diverse visualizzazioni:
- Vista Gantt per visualizzare tempistiche e dipendenze
- Vista Elenco per una panoramica chiara delle attività
- Vista Documento per tenere tutta la documentazione del tuo progetto organizzata in un unico posto
Non puoi fare Gantt senza ClickUp
Sebbene altri strumenti di project management (come Jira 👀) offrano alcune ottime funzionalità/funzioni, nessuno è completo come ClickUp.
Con ClickUp, non otterrai solo un diagramma di Gantt, ma potrai usufruire di un'intera suite di strumenti per pianificare, monitorare e collaborare con il tuo team in tempo reale.
Dagli obiettivi e dai documenti alle dashboard e alle visualizzazioni personalizzate, ClickUp ha tutto ciò che ti serve per mantenere i tuoi progetti organizzati e in linea con le scadenze.
Inoltre, non devi partire da zero! ClickUp offre modelli di grafici di Gantt pronti all'uso per ogni settore, semplificandoti notevolmente la vita.
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