Hai mai provato a esportare dati da SharePoint a Excel, solo per ritrovarti alle prese con problemi di formattazione e informazioni mancanti? Non sei il solo.
Molti utenti incontrano questa difficoltà quando analizzano i propri dati. Per esportare i dati da SharePoint senza problemi non basta cliccare su "Esporta".
Scopriamo come esportare un elenco SharePoint in Excel e come superare le difficoltà più comuni di questo processo. Esploreremo anche come l'adozione di soluzioni alternative possa migliorare la tua esperienza di gestione dei dati.
Quando esportare gli elenchi SharePoint in Excel
Excel è uno strumento di gestione del lavoro molto diffuso tra studenti, professionisti e organizzazioni. Utilizzato in genere per la gestione e l'analisi di dati semplici, la sua versatilità e facilità d'uso hanno portato Excel ad essere utilizzato anche per il project management.
L'esportazione dei dati in Excel da altre app meno flessibili spesso aiuta gli utenti a formattarli, elaborarli e analizzarli meglio.
Ecco alcuni scenari in cui gli utenti scelgono in genere di esportare i dati. Comprendere queste situazioni ti consentirà di prendere decisioni informate per soddisfare le tue esigenze di gestione dei dati.
Manipolazione avanzata dei dati
SharePoint è uno strumento eccellente per gestire attività di base come la condivisione di documenti, la collaborazione e il controllo delle versioni all'interno di un team. La sua integrazione con Microsoft 365 lo rende ideale per archiviare e organizzare le informazioni tra i vari progetti, ma le sue funzionalità sono più adatte a queste attività semplici.
Excel è superiore quando si tratta di gestire calcoli complessi, analisi dettagliate dei dati e gestione sofisticata dei database. Ad esempio, se gestisci dati finanziari o esegui analisi statistiche, Excel offre funzioni avanzate come tabelle pivot, VLOOKUP e formule complesse in grado di gestire con facilità grandi set di dati.
Inoltre, nei casi in cui i dati siano distribuiti su più elenchi e raccolte di documenti, esportarli in Excel garantisce di disporre di un unico punto centrale per l'analisi e la reportistica. Utilizza funzionalità/funzioni come la formattazione condizionale per evidenziare i dati importanti nel file Excel, assicurandoti che le informazioni critiche risaltino.
Condivisione con utenti esterni
Nei progetti collaborativi, potresti trovarti in situazioni in cui non tutti i membri del team o gli stakeholder esterni hanno accesso a SharePoint. Sebbene SharePoint supporti la condivisione esterna, spesso richiede la gestione delle autorizzazioni o l’impostazione di accessi aggiuntivi, il che può rallentare le operazioni, soprattutto se gli utenti non dispongono di account Microsoft o hanno problemi di compatibilità. Ciò può rappresentare una sfida quando si condividono elenchi o dati importanti.
Excel offre una maggiore flessibilità nella condivisione dei dati. Puoi inviare file tramite email, servizi cloud come OneDrive o strumenti di terze parti senza preoccuparti delle restrizioni di SharePoint. I destinatari possono interagire facilmente con i dati, anche se non utilizzano SharePoint. Excel Online supporta anche la collaborazione in tempo reale, offrendo un'esperienza senza interruzioni e senza ostacoli di accesso, anche se è importante bilanciare la flessibilità con la sicurezza in ambienti sensibili.
Backup e archiviazione
Hai bisogno di una rapida panoramica dei tuoi dati in un determinato momento? Esportarli in Excel è un ottimo modo per eseguire il backup e rivederli. Puoi tenere traccia delle modifiche, gestire diverse versioni delle tue analisi e ripristinare le versioni precedenti, se necessario. Ciò è particolarmente utile se lavori con stakeholder esterni che potrebbero richiedere dati storici o aver bisogno di rivedere l'evoluzione delle analisi. Sebbene SharePoint offra il controllo delle versioni, Excel fornisce un controllo più granulare sui singoli set di dati e calcoli.
Visualizzazione dati personalizzata
Ogni progetto può richiedere prospettive diverse sugli stessi dati. Esportando in Microsoft Excel, puoi creare viste personalizzate che si concentrano su KPI specifici o fasi del progetto. Ciò garantisce che le parti interessate vedano solo le informazioni rilevanti senza il rumore di dati non correlati.
Accesso offline
Esportando i dati di SharePoint in Excel, potrai usufruire del vantaggio dell'accesso offline. Ciò è particolarmente utile per i membri del team che potrebbero non disporre di connessioni Internet affidabili o che lavorano in posizioni remote. Potranno comunque manipolare e analizzare i dati senza dipendere da un elenco online di SharePoint.
In riepilogo/riassunto, l'opzione di esportazione è la soluzione migliore se hai bisogno di un maggiore controllo sui tuoi dati o desideri renderli disponibili ad altri al di fuori del tuo ecosistema SharePoint.
Ora passiamo direttamente a come esportare un elenco SharePoint in Excel.
Come esportare elenchi SharePoint in Excel
Rispondiamo prima alla domanda più importante. No, non avrai bisogno di strumenti sofisticati o software di terze parti, solo SharePoint ed Excel.
Ecco una guida passo passo su come esportare elenchi SharePoint in una cartella di lavoro Excel:
- Seleziona l'elenco SharePoint: inizia aprendo il sito SharePoint e selezionando l'elenco specifico che desideri esportare.
- Esportazione in Excel: fai clic sull'opzione Esporta nella barra dei comandi in alto. Quindi, effettua la selezione dell'opzione Esporta in Excel nell'elenco a discesa che appare come risultato della selezione.
- Scarica il file IQY: salva il file utilizzando le opzioni nella finestra di dialogo Download file. Questa azione scaricherà il file sul tuo sistema locale. Il file scaricato è un file di query web che Excel utilizza per recuperare i dati da SharePoint.
- Importa i dati SharePoint: apri il file IQY in Excel dopo averlo scaricato e fai clic su Abilita nel prompt che appare. In questo modo Excel potrà inserire i dati dell'elenco SharePoint nella cartella di lavoro Excel.
- Salva il tuo file Excel: salva il file come file XLSX una volta che l'esportazione dei dati ha avuto un esito positivo in Excel.
Ora sei libero di manipolare, analizzare e effettuare la condivisione dei tuoi dati come preferisci.
Problemi comuni di SharePoint
Ecco alcuni dei problemi più comuni che gli utenti incontrano quando utilizzano SharePoint e la sua integrazione con Excel.
Problemi di integrità dei dati
A volte, quando si esportano set di dati di grandi dimensioni, è possibile che alcuni campi risultino mancanti o che i dati siano danneggiati, in particolare se l'elenco include metadati complessi o colonne personalizzate. Controlla attentamente i dati dopo l'esportazione per assicurarti che tutto sia stato trasferito correttamente.
Problemi di aggiornamento di Excel
Se esporti regolarmente dati dinamici che vengono aggiornati frequentemente in SharePoint, potresti riscontrare problemi con la capacità di Excel di aggiornare i dati. La connessione unidirezionale tra SharePoint ed Excel non è sempre perfetta: per garantire la sincronizzazione dei dati potrebbe essere necessario eseguire aggiornamenti manuali.
Autorizzazioni limitate
Non tutti gli utenti SharePoint dispongono delle stesse autorizzazioni. Ciò può rendere difficile l'esportazione per coloro che hanno accesso ai file ma non sono amministratori del sito. Assicurati che gli utenti che devono esportare i dati dispongano delle autorizzazioni appropriate per evitare confusione e ostacoli.
Formattazione limitata
Sebbene SharePoint esporti i dati in Excel, non sempre trasferisce la formattazione, come i codici colore, i filtri, le regole di formattazione condizionale o le larghezze delle colonne personalizzate. Questa mancanza di trasferimento continuo può portare a incongruenze nella presentazione. Di conseguenza, potrebbe essere necessario investire tempo aggiuntivo per riorganizzare e formattare manualmente i dati. Ciò rallenta il flusso di lavoro.
Esperienza utente incoerente
Gli utenti potrebbero riscontrare livelli di prestazioni diversi quando accedono a SharePoint da browser Web diversi. Questa incongruenza può influire sulla visualizzazione dei dati o sulle funzioni disponibili. Per evitare complicazioni impreviste, è essenziale standardizzare l'utilizzo del browser all'interno dei team.
Sebbene questi punti critici possano essere frustranti, conoscere e implementare trucchi avanzati di Excel può fare la differenza.
💡Suggerimento professionale: Power Automate di Microsoft consente di impostare flussi che automatizzano il processo di esportazione degli elenchi di SharePoint in Excel.
Abbiamo anche alcuni consigli alternativi, se desideri avere tutti i tuoi dati in un unico posto senza complesse procedure di esportazione e importazione.
Scopri ClickUp: l'alternativa all-in-one a SharePoint ed Excel
SharePoint ed Excel hanno entrambi dei punti di forza: SharePoint è ottimo per la gestione dei documenti e la collaborazione, mentre Excel è particolarmente adatto alla manipolazione e all'analisi dei dati.
Ma non sarebbe più facile accedere a entrambe le funzionalità su un'unica piattaforma?
Se ti stai chiedendo come sia possibile, la risposta è semplice. Con ClickUp.
Con la sua soluzione di project management all-in-one, ClickUp semplifica la vita dei knowledge worker come te, consentendoti di gestire i progetti, collaborare con il tuo team e analizzare i dati senza soluzione di continuità, tutto in un unico posto.
Continua a leggere per scoprire come ClickUp eccelle (gioco di parole intenzionale) nell'offrirti il meglio di entrambi i mondi.
Leggi anche: Le 11 migliori alternative e concorrenti di Excel (funzionalità/funzioni, pro, contro, prezzi)
Piattaforma di project management ClickUp
La piattaforma di project management ClickUp ti consente di creare flussi di lavoro personalizzati su misura per le esigenze specifiche dei tuoi progetti, proprio come le funzionalità organizzative di SharePoint.
Visualizzazioni ClickUp
Tuttavia, ClickUp va oltre offrendo visualizzazioni personalizzabili come elenchi, bacheche, tabelle e diagrammi di Gantt, che consentono di visualizzare attività, scadenze e dipendenze in modo adeguato al flusso di lavoro del tuo team, sia che tu stia gestendo attività semplici o progetti complessi.
Con oltre 15 visualizzazioni ClickUp, puoi portare avanti i tuoi progetti senza la distrazione di dover destreggiarti tra più strumenti.
ClickUp dashboard
A differenza di Excel, che richiede l'esportazione dei dati per un'analisi approfondita, le funzionalità di reportistica e analisi integrate di ClickUp forniscono informazioni in tempo reale senza alcuna difficoltà. Puoi monitorare le metriche chiave, controllare le prestazioni dei progetti e generare report dettagliati direttamente dalla piattaforma.
Le dashboard di ClickUp aiutano a visualizzare lo stato del team, assicurandoti di rimanere informato e di prendere decisioni basate sui dati, sia che tu stia ottimizzando le risorse o migliorando la collaborazione.
Attività di ClickUp
Inoltre, ClickUp semplifica la gestione delle attività con funzionalità che trasformano i tuoi elenchi in elementi utilizzabili all'interno della stessa piattaforma.
ClickUp Tasks offre un modo efficace per assegnare, monitorare e collaborare alle attività, garantendo che la tua lista di cose da fare rimanga organizzata e contestualizzata. Puoi facilmente assegnare attività a membri specifici del team, impostare priorità e definire date di scadenza per garantire che tutti siano responsabili e in linea con gli obiettivi. Con le dipendenze delle attività, puoi persino gestire il flusso di lavoro per garantire che le attività vengano completate nell'ordine corretto.
Ogni attività funge da hub centralizzato contenente tutti i dettagli rilevanti di cui il tuo team ha bisogno. Puoi aggiungere allegati direttamente alle attività, che si tratti di documenti, immagini o collegamenti, in modo che le risorse importanti siano sempre a portata di mano. Ciò riduce la necessità di cercare i file su più piattaforme, mantenendo tutto collegato e accessibile.
Grazie a ClickUp, tutti i nostri team possono trovare tutto il lavoro necessario in un unico posto. Non è più necessario passare da uno strumento all'altro!
Grazie a ClickUp, tutti i nostri team possono trovare tutto il lavoro necessario in un unico posto. Non è più necessario passare da uno strumento all'altro!
Grazie alle potenti dashboard, alla gestione flessibile delle attività e alle visualizzazioni personalizzabili di ClickUp, potrai usufruire di tutte le funzionalità di SharePoint per la collaborazione e di Excel per il monitoraggio e l'analisi, il tutto ottimizzato in un'unica piattaforma facile da usare.
Il modello di elenco delle attività da fare quotidiane di ClickUp
Con il modello di elenco delle cose da fare quotidiane di ClickUp, non avrai più bisogno degli elenchi di SharePoint per rimanere in linea con i tuoi obiettivi quotidiani.
Questo modello ti aiuta a dare priorità alle attività importanti della tua giornata, assicurandoti di concentrarti e perseguire ciò che conta di più.
Il modello include stati personalizzati per contrassegnare le attività come da fare, in corso o completate. È presente un contatore di serie integrato per una dose extra di motivazione mentre completi le tue attività in modo costante. Puoi anche migliorare il monitoraggio delle attività quotidiane con promemoria automatici, note, monitoraggio dei progressi, etichette e altro ancora direttamente all'interno di ClickUp.
Leggi anche: 20 modelli gratuiti per il project management
Trasformare gli elenchi di SharePoint in informazioni utili
L'esportazione di elenchi SharePoint in Excel è un modo per migliorare le tue capacità di gestione dei dati.
Grazie alle funzionalità avanzate di Excel per la manipolazione, la visualizzazione e la condivisione dei dati, puoi superare alcune delle sfide associate a SharePoint. Tuttavia, passare continuamente da uno strumento all'altro può rallentare il tuo lavoro. Per lavorare in modo davvero più efficiente, hai bisogno di una piattaforma integrata in cui tutto sia perfettamente coordinato.
ClickUp è progettato proprio per questo. Con uno strumento di produttività così completo, puoi consolidare le attività, gestire i dati e collaborare con il tuo team. La parte migliore è che puoi fare tutto questo senza dover attivare/disattivare una piattaforma all'altra. Avere tutto il tuo lavoro in un unico posto ti permette di concentrarti su ciò che conta: portare a termine il lavoro in modo più rapido ed efficace.
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