Come esportare gli elenchi di SharePoint in Excel

Avete mai provato a esportare i dati da SharePoint a Excel, per poi ritrovarvi con la frustrazione di problemi di formattazione e informazioni mancanti? Non siete i soli.

Molti utenti si trovano di fronte a questo ostacolo quando analizzano i loro dati. L'esportazione dei dati da SharePoint richiede più di un semplice clic su "Esporta"

Scopriamo come esportare un elenco SharePoint in Excel e come aggirare i problemi più comuni di questo processo. Inoltre, analizzeremo come l'adozione di soluzioni alternative possa migliorare l'esperienza di gestione dei dati.

Quando esportare gli elenchi di SharePoint in Excel

Excel è uno strumento di gestione del lavoro molto diffuso tra studenti, professionisti e organizzazioni. Tipicamente utilizzato per la gestione e l'analisi dei dati, la sua versatilità e la sua facilità d'uso hanno portato alla nascita di un nuovo strumento di lavoro Excel viene utilizzato anche per il project management .

L'esportazione di dati in Excel da altre app meno flessibili spesso aiuta gli utenti a formattare, elaborare e analizzare meglio i dati.

Ecco alcuni scenari in cui gli utenti scelgono tipicamente di esportare i dati. La riunione di queste situazioni vi permetterà di prendere decisioni informate per soddisfare le vostre esigenze di gestione dei dati.

Manipolazione avanzata dei dati

SharePoint è uno strumento eccellente per gestire attività di base come la condivisione di documenti, la collaborazione e il controllo delle versioni all'interno di un team. La sua integrazione con Microsoft 365 lo rende ideale per l'archiviazione e l'organizzazione delle informazioni tra i progetti, ma le sue capacità sono più adatte a queste attività semplici.

Excel è superiore quando si tratta di gestire calcoli complessi, analisi dettagliate dei dati e attività sofisticate gestione di database . Ad esempio, se si gestiscono dati finanziari o si eseguono analisi statistiche, Excel offre funzioni avanzate come tabelle pivot, VLOOKUP e formule complesse in grado di gestire con facilità grandi insiemi di dati.

Inoltre, negli scenari in cui i dati sono sparsi in più elenchi e librerie di documenti, l'esportazione in Excel assicura un luogo centralizzato per l'analisi e la reportistica. Utilizzate funzionalità/funzione come la formattazione condizionale per evidenziare i punti di dati importanti nel vostro file Excel, in modo da far risaltare le informazioni critiche.

Condivisione con utenti esterni

Nei progetti di collaborazione, si possono verificare situazioni in cui non tutti i membri del team o gli stakeholder esterni hanno accesso a SharePoint. Da fare: SharePoint supporta la condivisione esterna, ma spesso richiede la gestione delle autorizzazioni o l'impostazione di accessi aggiuntivi, che possono rallentare le cose, soprattutto se gli utenti non hanno account Microsoft o hanno problemi di compatibilità. Questo può rappresentare una sfida per la condivisione di elenchi o dati importanti.

Excel offre una maggiore flessibilità nella condivisione dei dati. È possibile inviare i file tramite email, servizi cloud come OneDrive o strumenti di terze parti senza preoccuparsi delle restrizioni di SharePoint. I destinatari possono interagire facilmente con i dati, anche se non utilizzano SharePoint. Excel Online supporta anche la collaborazione in tempo reale, fornendo un'esperienza continua senza ostacoli di accesso, anche se è importante bilanciare la flessibilità con la sicurezza in ambienti sensibili.

Backup e archiviazione

Avete bisogno di una rapida istantanea dei vostri dati in un determinato momento? Esportare i dati in Excel è un ottimo modo per fare il backup e rivederli. È possibile monitorare le modifiche, gestire diverse versioni delle analisi e, se necessario, tornare alle versioni precedenti. Questo è particolarmente utile se si lavora con stakeholder esterni che potrebbero richiedere dati storici o che hanno bisogno di rivedere l'evoluzione delle analisi. Mentre SharePoint offre il controllo delle versioni, Excel offre un controllo più granulare sulle singole impostazioni e sui calcoli.

Visualizzazione personalizzata dei dati

Ogni progetto può richiedere prospettive diverse sugli stessi dati. Esportando in Microsoft Excel, è possibile creare visualizzazioni personalizzate che si concentrano su KPI o fasi specifiche del progetto. In questo modo si garantisce che gli stakeholder vedano solo le informazioni rilevanti, senza il rumore dei dati non correlati.

Accesso offline

Quando si esportano i dati di SharePoint in Excel, si ottiene il vantaggio dell'accesso offline. Questo è particolarmente vantaggioso per i membri del team che potrebbero non disporre di connessioni Internet affidabili o che lavorano da posizioni remote. Possono comunque manipolare e analizzare i dati senza dipendere da un elenco online di SharePoint.

In riepilogo, l'opzione di esportazione è la scelta migliore se avete bisogno di un maggiore controllo sui vostri dati o se volete renderli disponibili ad altri al di fuori del vostro ecosistema SharePoint.

Ora passiamo subito a come esportare un elenco di SharePoint in Excel.

Come esportare gli elenchi di SharePoint in Excel

Rispondiamo prima alla domanda più importante. Non sono necessari strumenti sofisticati o software di terze parti, ma solo SharePoint ed Excel.

Ecco una guida con passaggi su come esportare gli elenchi di SharePoint in una cartella di lavoro di Excel:

Selezionare l'elenco SharePoint: Iniziare aprendo il sito SharePoint e selezionando l'elenco specifico che si desidera esportare
Esportare in Excel: Fare clic sull'opzione Esporta nella barra dei comandi in alto. Quindi, selezionare l'opzione Esporta in Excel nel menu a discesa risultante

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/image-804.png Esportazione in Excel /%img/

via Microsoft

Scaricare il file IQY: Salvare il file utilizzando le opzioni della finestra di dialogo Download file. Questa azione scaricherà il file sul sistema locale. Il file scaricato è un file di query web che Excel utilizza per recuperare i dati da SharePoint

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/image-12.jpeg Scaricare il file IQY /$$$img/

via MSSQLTips

Importare i dati di SharePoint: Aprire il file IQY in Excel dopo averlo scaricato e fare clic su Abilita nel prompt risultante. Ciò consentirà a Excel di popolare i dati dell'elenco SharePoint nella cartella di lavoro di Excel

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/image-805.png Importare i dati di SharePoint /$$$img/

Salvare il file Excel: Salvare il file come file XLSX una volta che i dati sono stati esportati con esito positivo in Excel

Ora siete liberi di manipolare, analizzare e condividere i vostri dati come preferite.

Punti dolenti comuni di SharePoint

Ecco alcuni dei problemi più comuni che gli utenti incontrano quando utilizzano SharePoint e la sua integrazione con Excel.

Problemi di integrità dei dati

A volte, quando si esportano insiemi di dati più grandi, si nota che potrebbero mancare campi personalizzati o che i dati sono corrotti, in particolare se l'elenco include metadati complessi o colonne personalizzate. Ricontrollate i dati dopo l'esportazione per assicurarvi che tutto sia stato riportato correttamente.

Problemi di aggiornamento di Excel

Se esportate regolarmente dati dinamici che si aggiornano frequentemente in SharePoint, potreste avere problemi con la capacità di Excel di aggiornare i dati. La connessione unidirezionale tra SharePoint ed Excel non è sempre perfetta: per mantenere la sincronizzazione dei dati potrebbe essere necessario un aggiornamento manuale.

Autorizzazioni limitate

Non tutti gli utenti di SharePoint hanno le stesse autorizzazioni. Questo può rendere difficile l'esportazione per coloro che hanno accesso ai file ma non sono amministratori del sito. Assicuratevi che gli utenti che devono esportare i dati abbiano le autorizzazioni corrette per evitare confusione e blocchi.

Formattazione limitata

Se SharePoint esporta i dati in Excel, non sempre trasporta la formattazione, come i codici colore, i filtri, le regole di formattazione a condizione o le larghezze personalizzate delle colonne. Questa mancanza di trasferimento continuo può portare a incoerenze nella presentazione. Il risultato è che potrebbe essere necessario investire ulteriore tempo per riorganizzare e formattare i dati manualmente. Questo rallenta il flusso di lavoro.

Esperienza utente incoerente

Gli utenti possono riscontrare livelli di prestazioni diversi quando accedono a SharePoint su browser diversi. Questa incoerenza può influire sulla visualizzazione dei dati o sulle funzioni disponibili. Per evitare complicazioni impreviste, è essenziale standardizzare l'uso dei browser all'interno dei team.

Sebbene questi punti dolenti possano essere frustranti, la conoscenza e l'implementazione di Excel possono fare la differenza.

💡Pro Tip: Power Automate di Microsoft consente di impostare flussi che automatizzano il processo di esportazione degli elenchi SharePoint in Excel.

Abbiamo anche alcune raccomandazioni alternative, se desiderate avere tutti i vostri dati in un unico posto senza complesse procedure di esportazione e importazione.

Riunione ClickUp: L'alternativa tutto in uno a SharePoint ed Excel

SharePoint ed Excel hanno i loro punti di forza: SharePoint è ottimo per la gestione dei documenti e la collaborazione, mentre Excel è adatto alla manipolazione e all'analisi dei dati.

Ma non sarebbe più facile accedere a entrambe le funzionalità su un'unica piattaforma?

Se vi state chiedendo come sia possibile, la risposta è semplice. Con ClickUp .

Con la sua soluzione di project management all-in-one, ClickUp semplifica la vita ai lavoratori della conoscenza come voi, consentendovi di gestire progetti, collaborare con il vostro team e analizzare i dati senza soluzione di continuità, il tutto in un unico luogo.

Continuate a leggere per scoprire come ClickUp sia in grado di offrire il meglio di entrambi i mondi.

Piattaforma di project management di ClickUp La piattaforma di project management di ClickUp consente di creare flussi di lavoro personalizzati in base alle esigenze specifiche del progetto, proprio come le capacità organizzative di SharePoint.

Visualizzazioni di ClickUp

Tuttavia, ClickUp va oltre, offrendo viste personalizzabili come Elenco, Tabella e Grafici Gantt, che consentono di visualizzare attività, scadenze e dipendenze in un modo che si adatta al flusso di lavoro del vostro team, sia che stiate gestendo attività semplici che progetti complessi.

Con oltre 15 Visualizzazioni ClickUp è possibile portare avanti i progetti senza le distrazioni dovute alla gestione di più strumenti.

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/image-87.gif ClickUp Visualizzazioni: come esportare un elenco di sharepoint in excel /$$$img/

Creare elenchi e trasformarli in informazioni utili in un unico luogo con ClickUp

ClickUp Dashboard

A differenza di Excel, che richiede l'esportazione dei dati per un'analisi approfondita, le funzionalità reportistiche e analitiche integrate in ClickUp forniscono approfondimenti in tempo reale senza la necessità di doverlo fare. È possibile monitorare le metriche chiave, controllare le prestazioni dei progetti e generare reportistica dettagliata direttamente dalla piattaforma.

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/image-806.png ClickUp Dashboard: come esportare un elenco di sharepoint in excel /$$$img/

Gestite e monitorate i carichi di lavoro, le attività di ClickUp e i risultati dei progetti in un unico luogo con dashboard personalizzate ClickUp Dashboard aiutano a visualizzare lo stato del team, assicurandovi di rimanere informati e di prendere decisioni basate sui dati, sia che stiate ottimizzando le risorse o migliorando la collaborazione.

Attività di ClickUp

Inoltre, ClickUp semplifica la gestione delle attività con funzionalità/funzione che trasformano gli elenchi in elementi attuabili all'interno della stessa piattaforma. Attività di ClickUp offrono un modo solido per assegnare, monitorare e collaborare alle attività, assicurando che l'elenco delle cose da fare rimanga organizzato e contestualizzato. È possibile assegnare facilmente attività a membri specifici del team, impostare priorità e definire date di scadenza per mantenere tutti responsabili e in linea con i tempi. Grazie alle dipendenze, è possibile gestire il flusso di lavoro per garantire che le attività siano completate nel giusto ordine.

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/image-807.png Attività di ClickUp: come esportare l'elenco di sharepoint in excel /$$$img/

Utilizzate ClickUp Tasks per trasformare i vostri impegni in elementi da gestire, completati da dettagli come tipi di attività, dipendenze, priorità e documentazione contestuale

Ogni attività funge da hub centralizzato contenente tutti i dettagli rilevanti di cui il team ha bisogno. È possibile aggiungere allegati direttamente alle attività, che si tratti di documenti, immagini o collegamenti, in modo che le risorse importanti siano sempre a portata di mano. In questo modo si riduce la necessità di cercare i file su più piattaforme, mantenendo tutto in connessione e accessibile.

Grazie a ClickUp, tutti i nostri team cercano in un unico posto tutti i loro lavori, senza dover più cambiare strumento!

Alex, Chief Technical Officer di Liquid Barcodes

Con i potenti dashboard, la gestione flessibile delle attività e le visualizzazioni personalizzabili di ClickUp, si ottengono tutte le funzioni di SharePoint per la collaborazione e di Excel per il monitoraggio e l'analisi, in un'unica piattaforma facile da usare.

Il modello di elenco giornaliero di ClickUp Da fare

Con il Modello di elenco giornaliero Da fare di ClickUp non avrete più bisogno di elenchi SharePoint per tenervi in carreggiata mentre monitorate i vostri obiettivi quotidiani.

/$$$cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/image-808.png Modello di elenco giornaliero di Da fare di ClickUp https://app.clickup.com/signup?template=t-3k53b9a&department=personal-use Scarica questo modello /$$$cta/

Questo modello vi aiuta a stabilire le priorità delle attività più importanti della vostra giornata, assicurandovi di concentrarvi su ciò che conta di più.

Il modello è dotato di stati personalizzati per contrassegnare le attività come da fare, in corso o completate. C'è anche un contatore di punti incorporato, per una dose extra di motivazione quando si controllano le attività con costanza. È inoltre possibile migliorare il monitoraggio delle attività quotidiane con promemoria automatici, note, monitoraggio degli stati, etichette e molto altro ancora direttamente all'interno di ClickUp.

Scaricate questo modello

Trasformare gli elenchi di Sharepoint in informazioni utili per l'azione

L'esportazione di elenchi SharePoint in Excel è un modo per migliorare le capacità di gestione dei dati.

Grazie alle funzionalità avanzate di Excel per la manipolazione, la visualizzazione e la condivisione dei dati, è possibile superare alcune delle sfide associate a SharePoint. Tuttavia, passare continuamente da uno strumento all'altro può rallentare il lavoro. Per lavorare in modo davvero più efficiente, è necessaria una piattaforma integrata in cui tutto si integri perfettamente.

ClickUp è stato progettato per fare proprio questo. Con uno strumento di produttività così completo, potete consolidare le attività, gestire i dati e collaborare con il vostro team. La cosa migliore è che potete fare tutto questo senza attivare/disattivare più piattaforme. Avere tutto il lavoro in un unico posto vi permette di concentrarvi su ciò che conta: Da fare in modo più rapido ed efficace.

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