Tutti noi abbiamo partecipato a riunioni in cui le discussioni deviavano su argomenti irrilevanti, le persone parlavano contemporaneamente e, nel caos, si perdevano di vista gli elementi importanti da intraprendere.
È proprio per questo che esistono le Regole di procedura di Robert per le riunioni. Il quadro normativo fornisce una serie di regole specifiche basate su una procedura parlamentare (di cui parleremo più avanti), che conferisce struttura e ordine alle riunioni.
Quando si tratta di organizzare riunioni in modo efficace, la sfida non consiste solo nel conoscere queste regole, ma anche nell'applicarle in modo efficace e utilizzare strumenti moderni per aumentare la produttività delle tue riunioni.
In questa guida parleremo di come utilizzare le regole di ordine di Robert, dei migliori strumenti digitali per facilitare le tue riunioni e di molto altro ancora.
Quindi, iniziamo e impariamo come tenere riunioni di produttività utilizzando le regole di ordine di Robert per le riunioni.
Cosa sono le regole di ordine di Robert?
Le Robert's Rules of Order fungono da manuale di riferimento per l'applicazione delle procedure parlamentari al fine di garantire riunioni fluide e organizzate, in cui ogni voce viene ascoltata e le decisioni vengono prese in modo efficiente ed equo.
In questo contesto, per procedura parlamentare si intende un insieme di regole, principi etici, pratiche e consuetudini accettati e standardizzati che regolano le riunioni.
Che si tratti di una riunione del consiglio di amministrazione, di un incontro di un club o di una discussione di commissione, queste regole di base offrono un quadro flessibile che puoi facilmente adattare alle tue esigenze.
Ciò che rende le Robert's Rules così preziose è la loro attenzione all'equità e alla democrazia. Esse garantiscono che tutti abbiano voce in capitolo e che ogni opinione sia presa in considerazione, il che è fondamentale in qualsiasi organizzazione che prospera grazie a decisioni di gruppo efficaci.
Sebbene le Robert's Rules siano spesso applicate alle riunioni del consiglio di amministrazione, la loro utilità va ben oltre. Sono altrettanto efficaci nei comitati, nelle organizzazioni no profit, nei club e in qualsiasi organizzazione in cui sia essenziale prendere decisioni di gruppo ben strutturate.
💬 Ultima edizione: L'ultima edizione delle Robert's Rules of Order offre consigli aggiornati e best practice per l'applicazione delle procedure parlamentari in riunioni virtuali dinamiche. La dodicesima edizione, pubblicata nel 2020, include anche aggiornamenti su misura per le sfide moderne, come le riunioni virtuali e le configurazioni ibride, rendendole più attuali che mai.
I tre principi delle Robert's Rules of Order
Prima di spiegare il quadro di riferimento in modo approfondito, esaminiamo i suoi tre principi guida:
- A tutti dovrebbe essere consentito di parlare una volta prima che qualcun altro intervenga nuovamente
- Tutti hanno il diritto di sapere cosa sta succedendo e gli oratori dovrebbero essere interrotti solo in situazioni urgenti.
- Considera solo una mozione alla volta
🧠 Ricorda: si tratta di principi guida, non di istruzioni unilaterali immutabili. Ogni riunione ha ovviamente le sue sfumature e i suoi punti di discussione, ma l'idea di utilizzare questo quadro di riferimento è quella di garantire due cose fondamentali: equità e produttività.
Vantaggi dell'utilizzo delle Robert's Rules
Applicando le regole di Robert, potrai garantire:
- Equità: tutti hanno la possibilità di essere ascoltati e di partecipare alle discussioni.
- Democrazia: le decisioni vengono prese a maggioranza, garantendo che tutte le opinioni vengano prese in considerazione.
- Organizzazione: la struttura predefinita mantiene le riunioni in linea con gli obiettivi e evita confusione o distrazioni.
Ora vediamo come queste regole possono essere utili oggi a diversi tipi di organizzazioni.
Consigli di amministrazione
- Risoluzione dei conflitti: quando i membri del consiglio di amministrazione sono in disaccordo su una decisione importante, le Robert's Rules possono aiutare a facilitare un dibattito strutturato e garantire che tutti i punti di vista siano ascoltati.
- Garantire l'equità: le regole possono aiutare a prevenire squilibri di potere e garantire che tutti i membri abbiano pari opportunità di partecipare alle discussioni.
Comitati
- Gestione degli emendamenti: quando i membri del comitato propongono modifiche a una mozione, le Robert's Rules possono aiutare a guidare il processo di valutazione e votazione degli emendamenti.
- Evitare controversie procedurali: seguendo le Robert's Rules, i comitati evitano disaccordi sulle regole procedurali e si concentrano su problemi sostanziali.
Organizzazioni no profit
- Garantire trasparenza e responsabilità: le Robert's Rules possono aiutare i consigli di amministrazione delle organizzazioni no profit a conservare una registrazione delle loro decisioni e garantire che agiscano in linea con la loro missione.
- Tutela dei diritti dei membri: le regole possono aiutare a tutelare i diritti dei membri e garantire che le loro opinioni vengano ascoltate.
Altre organizzazioni
- Associazioni professionali: le regole possono aiutare le associazioni professionali a gestire i propri affari e a rappresentare efficacemente i propri membri.
- Organizzazioni religiose: le Robert's Rules aiutano le organizzazioni religiose a prendere decisioni sulle loro politiche e sui loro programmi.
Elementi chiave delle Robert's Rules
Ora che abbiamo compreso i principi fondamentali, esploriamo gli elementi essenziali delle Robert's Rules of Order per le riunioni:
- Quorum: si riferisce al numero minimo di membri che devono essere presenti affinché le decisioni siano valide. Ciò garantisce che le decisioni siano prese con un'adeguata rappresentanza.
- Ordine del giorno: la sequenza standard di una riunione è: apertura della seduta, approvazione del verbale e della reportistica, discussione dei nuovi argomenti e chiusura della seduta. Questa sequenza aiuta a mantenere la concentrazione durante le riunioni e garantisce che vengano affrontati i punti chiave.
- Mozioni: le mozioni sono proposte formali da discutere e votare. Comprendono mozioni principali, secondarie, privilegiate e incidentali.
Nozioni di base sulle regole di ordine di Robert
Comprendere il concetto di "mozione"
Una mozione è una proposta formale presentata durante una riunione per essere discussa e votata. Nella procedura parlamentare, funge da strumento principale per introdurre argomenti di discussione e facilitare il processo decisionale.
Per semplificare il concetto, una mozione è come alzare la mano in classe per suggerire un'idea per un progetto scolastico o proporre una nuova iniziativa di coinvolgimento dei dipendenti al team delle risorse umane. È un modo per coinvolgere tutti nella discussione e poi decidere se procedere, rimandare a più tardi o rinviare a tempo indeterminato, il tutto attraverso una votazione a maggioranza.
Tipi di mozioni:
- Mozione principale: è il tipo di mozione più comune, utilizzata per introdurre un nuovo argomento di discussione.
- Mozione secondaria: queste mozioni vengono utilizzate per modificare o controllare l'esame di una mozione principale. Gli esempi sono gli emendamenti, il rinvio e la riconsiderazione.
- Mozione privilegiata: queste mozioni hanno la precedenza sulle altre e vengono utilizzate per questioni urgenti o importanti.
- Mozione incidentale: queste mozioni nascono dall'attività della riunione e vengono utilizzate per affrontare questioni procedurali. Le mozioni incidentali vengono utilizzate come "mozioni di ordine interno". Hanno la precedenza sulle mozioni principali, sulle mozioni secondarie e su qualsiasi questione in sospeso.
Passaggi per presentare una mozione
1. Ottenere la parola
- Cosa significa: Ottieni l'autorizzazione a parlare dopo essere stato riconosciuto dal presidente.
- Da fare: Alza la mano o usa un segnale per indicare che desideri intervenire. Il presidente/facilitatore della riunione/organizzatore della riunione/team leader ti darà quindi la parola.
🌟 Esempio: Alzi la mano e il presidente dice: "Signor Smith, ha la parola. "
2. Presentare la mozione
- Cosa significa: presenta chiaramente l'idea o la proposta che desideri che il gruppo discuta e voti.
- Da fare: inizia la tua proposta con "Propongo che..." seguito dal tuo suggerimento.
🌟 Esempio: "Propongo di stanziare 5.000 dollari per il programma di sensibilizzazione della comunità."
3. Appoggiare la mozione
- Cosa significa: un altro membro mostra il proprio supporto alla discussione della mozione accettandola.
- Da fare: un membro dice "Appoggio la mozione".
🌟Esempio: Dopo aver presentato la tua proposta, il signor Johnson dice: "Appoggio la mozione".
4. Dibattito
- Cosa significa: i membri del gruppo discutono i pro e i contro della mozione. È possibile prendere in considerazione una sola questione alla volta e solo una persona alla volta può prendere la parola.
- Da fare: i membri intervengono a turno a favore o contro la mozione. Il presidente può stabilire delle regole relative alla durata degli interventi di ciascuna persona.
🌟 Esempio: La signora Carter si esprime a favore dello stanziamento di 5.000 dollari, affermando che andrà a beneficio della comunità. Una volta terminato il suo intervento, il signor Brown esprime preoccupazione per l'impatto sul bilancio.
5. Apporta modifiche
- Cosa significa: i membri possono suggerire modifiche alla mozione prima che venga votata.
- Da fare: un membro dice: "Propongo di modificare la mozione come segue..." seguito dalla modifica proposta.
🌟 Esempio: La signora Green dice: "Propongo di modificare la mozione aumentando l'importo a 7.000 dollari".
6. Votazione
- Cosa significa: Il presidente chiede al gruppo di votare la mozione, compresi eventuali emendamenti.
- Da fare: i membri votano per alzata di mano, appello nominale, alzata di mano o voto segreto, a seconda delle regole del gruppo.
🌟 Esempio: Il presidente dice: "Tutti quelli a favore della mozione emendata dicano sì. Tutti quelli contrari alla mozione originale dicano no". Il gruppo vota e il presidente conta i voti.
7. Annunciare il risultato
- Cosa significa: La maggioranza decide e il presidente annuncia se la mozione è stata approvata o respinta.
- Da fare: Il presidente espone chiaramente il risultato
🌟 Esempio: Il presidente dice: "La mozione è approvata". Ciò significa che la proposta è stata approvata.
Consigli per gestire situazioni comuni:
- Nessun appoggio: se una mozione non riceve un appoggio o la maggioranza dei voti, viene automaticamente respinta. Il presidente annuncerà che la mozione è stata respinta per mancanza di appoggio.
- Gestione del dibattito: il presidente può gestire il dibattito fissando limiti di tempo, dando la parola agli oratori e mantenendo la discussione in tema.
- Gestione delle obiezioni: se un membro non è d'accordo con una procedura o una decisione del presidente, può sollevare una mozione d'ordine o un'interrogazione parlamentare. Il presidente deciderà quindi in merito all'obiezione.
- Richiesta di divisione: se c'è incertezza sul risultato di una votazione, un membro può richiedere una divisione. Ciò richiede che i membri votino alzandosi in piedi o con un altro metodo chiaro.
Questi sono tutti gli ingredienti che possono aiutarti a imparare come partecipare in modo efficace alle riunioni.
Implementare le regole di Robert nel mondo moderno
L'importanza del programma
Il programma è un pilastro importante di una riunione ben organizzata. Fornisce una chiara panoramica degli argomenti di discussione e dell'ordine in cui saranno affrontati.
Un elemento chiave delle Robert's Rules sulla procedura parlamentare impone l'uso di un programma per approfondire i punti di discussione e garantire che le riunioni si svolgano in modo strutturato, efficiente e democratico.
💡 Illustriamo questo concetto con un esempio reale:
Immagina che il programma della tua riunione includa la revisione della reportistica finanziaria, la discussione di una nuova campagna di marketing e la votazione di una proposta. Le Robert's Rules aiutano tutti a rimanere concentrati.
Durante la parte dedicata alla relazione finanziaria, i membri possono porre domande o richiedere chiarimenti.
Tuttavia, se qualcuno desidera intraprendere un'azione sulla base della relazione, come la riallocazione dei fondi, dovrà attendere fino al momento opportuno nel Programma.
In questo modo le discussioni rimangono pertinenti e le decisioni sono per lo più strutturate. Quando sarà il momento di votare la proposta più avanti nella stessa riunione, il processo seguirà i passaggi delineati dalle Robert's Rules, mantenendo la riunione efficiente ed equa.
Se la proposta è significativa, potrebbe essere necessaria una maggioranza dei due terzi o un voto dei due terzi per essere approvata.
Un programma ben preparato riduce la confusione e mantiene le discussioni in linea con gli obiettivi. Nella pratica, promuove anche un processo decisionale informato e incoraggia la partecipazione attiva.
💡 Bonus: assicurati di leggere i nostri articoli su come prepararti per una riunione e utilizza la nostra lista di controllo dettagliata per la preparazione delle riunioni prima della tua prossima riunione.
Consigli per creare programmi efficaci per le riunioni
Utilizza i modelli
Sfrutta i numerosi modelli online disponibili per creare un programma professionale e curato per le tue riunioni.
Questi modelli includono in genere sezioni per dettagli importanti come data, ora, posizione, partecipanti e argomenti di discussione, facilitando l'organizzazione efficace della tua prossima riunione.
Modello di riunione ClickUp
Il modello per riunioni di ClickUp è uno strumento completo che migliorerà la qualità complessiva delle tue riunioni. Include funzionalità quali la durata stimata per la discussione, la titolarità delle attività e gli allegati dei documenti per la revisione prima della riunione. È completamente personalizzabile per adattarsi alle tue esigenze specifiche.
Utilizza il modello per guidare la tua riunione e effettuare il monitoraggio dei progressi in tempo reale.
Cosa fa il modello:
- Sezioni personalizzabili in base alle esigenze della tua riunione
- Definisci chiaramente gli argomenti e gli obiettivi del programma
- Assegna attività e responsabilità ai membri del team
- Fornisce un quadro strutturato per riunioni efficienti.
- Consente la collaborazione e gli aggiornamenti in tempo reale
- Ha un sistema di monitoraggio delle attività per garantire la responsabilità
- Consente di creare allegati con documenti pertinenti come riferimento.
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Distribuisci il programma in anticipo
Condividi il programma con tutti i partecipanti prima della riunione. Ciò consentirà ai partecipanti di esaminare gli argomenti, raccogliere le informazioni necessarie e preparare i propri contributi.
Utilizza strumenti digitali
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Questo strumento digitale semplifica il processo di definizione dell'ordine del giorno e migliora la collaborazione, rendendo le riunioni più produttive e organizzate.
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Per iniziare a utilizzare ClickUp Teams, registrati o accedi. Quindi, crea il tuo team assegnandogli un nome e impostando le preferenze dell'area di lavoro. Invita i membri inserendo i loro indirizzi email e assegnando loro dei ruoli.
Inoltre, utilizza le funzionalità/funzioni di ClickUp, come Dipendenze delle attività, Sequenze e Automazioni, per migliorare il flusso di lavoro e la produttività del tuo team.
Sii flessibile
Sebbene sia importante attenersi al programma, siate pronti a riconsiderare e apportare modifiche se necessario. Se durante un dibattito serrato sorgono problemi imprevisti o la discussione prende una direzione diversa, siate disposti a modificare il programma per adattarlo a questi cambiamenti.
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Le regole di Robert nell'era digitale
Con il passaggio delle riunioni alle piattaforme online, è essenziale mantenere la struttura e l'efficienza. Le regole di procedura di Robert possono essere utilizzate efficacemente con strumenti digitali come Zoom, Google Meet e Microsoft Teams.
Queste piattaforme offrono supporto per l'implementazione di pratiche di riunione strutturate, garantendo che i tuoi incontri virtuali rimangano organizzati e con una alta produttività.
Ecco come puoi applicare le Robert's Rules utilizzando queste moderne soluzioni per le riunioni:
- Voto digitale: molte piattaforme di collaborazione e comunicazione dispongono di funzionalità/funzioni integrate per votare le mozioni, eliminando la necessità di alzare fisicamente la mano o raccogliere le schede elettorali.
- Funzione chat: utilizza la funzione chat per presentare mozioni "secondarie" in formato elettronico.
- Condivisione dello schermo: condividere documenti e presentazioni diventa semplicissimo, favorendo una comunicazione chiara e un processo decisionale informato.
Tieni presente, tuttavia, che alcune funzioni potrebbero richiedere funzionalità/funzionalità avanzate o componenti aggiuntivi all'interno della piattaforma che stai utilizzando. È sempre meglio esplorare in anticipo le capacità della piattaforma scelta.
Sfruttare ClickUp per riunioni efficaci
ClickUp Meetings è uno dei migliori software di gestione delle riunioni per condurre riunioni di alta produttività in conformità con le regole di ordine di Robert.
Fornisce una serie completa di funzionalità per ogni fase della riunione, dalla pianificazione e organizzazione degli ordini del giorno alla gestione della riunione stessa e al follow-up delle azioni da intraprendere.
Con ClickUp Meetings, puoi semplificare il processo delle riunioni, aumentare la partecipazione e garantire che le decisioni vengano implementate in modo efficiente.
Le funzionalità principali includono:
- Creazione e gestione integrata del programma: crea programmi dettagliati, assegna attività e imposta scadenze.
- Videoconferenze senza interruzioni: conduci le riunioni direttamente all'interno di ClickUp, eliminando la necessità di piattaforme separate.
- Votazione digitale: implementa le regole di ordine di Robert per riunioni efficaci con funzionalità di voto integrate.
- Collaborazione in tempo reale: lavora insieme agli altri sulle note delle riunioni e sui documenti per una maggiore trasparenza.
- Monitoraggio delle azioni da intraprendere: assicurati che le decisioni vengano portate a termine con strumenti di gestione delle attività.
- Verbali delle riunioni: ClickUp's Meeting è anche un ottimo software per la redazione dei verbali delle riunioni che garantisce che i tuoi verbali siano organizzati e accessibili.
Esaminiamoli in dettaglio.
Voto digitale
Molte piattaforme software per riunioni includono funzionalità di voto integrate, eliminando la necessità di alzare fisicamente la mano o raccogliere le schede elettorali.
Con ClickUp, puoi integrare perfettamente queste funzionalità di voto con i più diffusi strumenti di videoconferenza come Zoom, Google Meet e Microsoft Teams.
Questa integrazione ti consente di implementare in modo efficiente le regole di ordine di Robert per le riunioni, conducendo votazioni direttamente all'interno del tuo spazio di riunione virtuale.
Come funziona:
- Scegli la tua piattaforma: ClickUp si integra con strumenti di videoconferenza come Zoom, Google Meet e Microsoft Teams. Scegli quello più adatto al tuo team.
- Avvia la tua riunione: inizia la riunione come faresti normalmente utilizzando la piattaforma selezionata.
- Utilizza le funzionalità di voto di ClickUp: durante la riunione, utilizza i sondaggi o i sondaggi integrati in ClickUp per condurre votazioni sulle mozioni.
- Visualizza i risultati in tempo reale: i voti vengono conteggiati istantaneamente, fornendo un feedback immediato e garantendo la trasparenza.
- Registra e condividi: ClickUp registra automaticamente i risultati, rendendo facile la revisione e la condivisione con i partecipanti dopo la riunione.
Elementi da intraprendere e assegnatari
Dopo una discussione produttiva, è fondamentale trasformare le decisioni in attività attuabili per garantire il loro follow-up. ClickUp rende questo processo semplice, consentendoti di convertire le azioni concordate direttamente in attività all'interno della piattaforma.
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Come funziona:
- Cattura gli elementi di azione: durante la riunione, identifica le attività chiave che devono essere affrontate.
- Crea attività in ClickUp: dopo la riunione, converti facilmente questi elementi in attività utilizzando ClickUp. Fai riferimento alle tue note o al programma della riunione per includere tutti i dettagli rilevanti.
- Assegna le responsabilità: delega ogni attività al membro o ai membri del team più adatti in base alla loro esperienza e disponibilità.
- Imposta date di scadenza e traguardi: utilizza le attività cardine di ClickUp per stabilire le date di scadenza di ogni attività, aiutandoti a stabilire le priorità e garantire il completamento tempestivo.
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Collaborazione e documentazione in tempo reale
ClickUp Docs consente la creazione e la modifica collaborativa di note e documenti delle riunioni in tempo reale. Ciò favorisce la trasparenza e garantisce a tutti l'accesso alle informazioni più recenti della riunione. Con Docs puoi:
- Crea e modifica documenti in modo collaborativo: più membri del team possono lavorare contemporaneamente sullo stesso documento, facilitando la registrazione in tempo reale di note, decisioni e elementi da intraprendere durante le riunioni.
- Aggiungi commenti e annotazioni: lascia commenti o annotazioni direttamente sul documento per fornire feedback, porre domande o chiarire alcuni punti.
- Traccia le modifiche: scopri chi ha apportato modifiche al documento e quando, garantendo trasparenza e responsabilità.
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- Integrazione con altre funzionalità/funzioni di ClickUp: collega i tuoi documenti a attività, progetti e altri elementi di ClickUp per creare un flusso di lavoro senza interruzioni.
Limiti da considerare
Sebbene le regole di procedura di Robert per le riunioni siano estremamente utili, presentano alcune difficoltà in un ambiente digitale. Problemi tecnici, come malfunzionamenti o connessioni Internet instabili, possono interrompere il flusso della discussione e le procedure di voto.
Inoltre, l'incapacità di interpretare facilmente i segnali non verbali in un'impostazione virtuale può portare a fraintendimenti durante i dibattiti.
Infine, mantenere il coinvolgimento dei partecipanti in riunioni online più lunghe può essere più difficile rispetto alle riunioni di persona.
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Utilizza le regole di Robert e ClickUp per migliorare le tue riunioni
Le regole di ordine di Robert per le riunioni forniscono un approccio strutturato affinché tutti i partecipanti alla riunione siano sulla stessa lunghezza d'onda.
Quando le regole di Robert per le riunioni si uniscono alla potenza di ClickUp, danno vita a una combinazione vincente per incontri efficienti e di alta produttività.
Grazie alle potenti funzionalità/funzioni di ClickUp, puoi creare facilmente programmi dettagliati, collaborare in tempo reale, assegnare e effettuare il monitoraggio delle azioni da intraprendere e condurre riunioni virtuali senza intoppi, il tutto all'interno di un'unica piattaforma.
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