Siete costantemente bombardati da richieste di ferie casuali da parte dei vostri dipendenti?

Da fare assenze frequenti senza preavviso?

È il momento di adottare una politica di PTO strutturata. Aiuta i dipendenti a prendere permessi pianificati, promuove l'equilibrio tra lavoro e vita privata e aumenta la soddisfazione sul lavoro.

In questo post condivideremo come creare una politica sulla PTO con esempi pertinenti. Iniziamo!

Capire le ferie pagate (PTO)

Le pause retribuite (PTO) sono un benefit che consente ai dipendenti di assentarsi per ferie, malattia o motivi personali pur continuando a essere retribuiti. Le pause regolari danno ai dipendenti il tempo di ricaricarsi e ritrovare la concentrazione, promuovendo il benessere fisico e mentale dei dipendenti.

Tuttavia, una politica di PTO efficiente è importante per garantire un equilibrio tra i commit di lavoro e le esigenze personali dei dipendenti. Fornisce un modo strutturato per le organizzazioni di gestire i congedi dei dipendenti senza alcuna interruzione del flusso di lavoro.

Una politica di PTO imposta una procedura standard per la richiesta, il monitoraggio e la gestione dei permessi e riduce il carico amministrativo. Ad esempio, quando un dipendente richiede un permesso, è possibile consultare rapidamente il totale dei permessi nel sistema HR e concederli o negarli di conseguenza.

Inoltre, una politica di PTO ben strutturata promuove la fiducia tra i dipendenti, che hanno la libertà di gestire i loro commit personali senza preoccuparsi di perdere lo stipendio.

È possibile implementare diverse politiche di PTO in dipendenza delle esigenze aziendali. Ad esempio, se la vostra forza lavoro è composta principalmente da professionisti senior e volete puntare sulla fiducia, potete offrire una PTO illimitata.

Ecco i diversi tipi di permessi retribuiti che potete aggiungere alla vostra politica di PTO:

Congedo per malattia

I permessi retribuiti per malattia o per cure mediche sono disponibili per i dipendenti che si prendono cura della propria salute o si riprendono da un infortunio. Di solito lavora con un metodo di accumulo, in cui i dipendenti guadagnano un'ora di malattia ogni 30-50 ore lavorate, a seconda della politica.

Anche se negli Stati Uniti non esiste una legge federale che preveda la concessione di congedi per malattia ai dipendenti, molti Stati, tra cui Arizona, California, New York e Massachusetts, hanno approvato leggi locali che prevedono la concessione di congedi per malattia ai dipendenti congedi per malattia retribuiti obbligatorio per i dipendenti. È necessario verificare le leggi statali prima di redigere una politica di PTO.

Festività pubbliche

È possibile offrire permessi retribuiti ai dipendenti anche in occasione di festività religiose, statali o nazionali. L'elenco delle festività retribuite dipende dal Paese in cui ci si trova e dalla cultura del lavoro della propria organizzazione. Le aziende globali di solito permettono ai loro dipendenti di prendere fino a 10 giorni festivi facoltativi in un anno, a seconda della loro posizione.

Congedo per lutto

Il congedo per lutto, noto anche come congedo compassionevole, consente ai dipendenti di prendersi un periodo di ferie per elaborare il lutto della morte di una persona cara. Sebbene non esistano leggi federali sul congedo per lutto, le aziende lo offrono per compassione

Congedo familiare

Il congedo familiare è di solito un congedo principale retribuito fino a 12 settimane per la nascita di un neonato o l'adozione di un bambino. Include anche il congedo per caregiving, in cui i dipendenti si assentano per assistere un membro della famiglia con condizioni di salute critiche.

Tempo di voto

I dipendenti possono usufruire di questo tipo di permesso retribuito per le elezioni presidenziali e locali. Di solito i permessi di voto sono limitati, in quanto i dipendenti hanno bisogno di poche ore per votare.

Verificare con il proprio Stato se è necessario offrire permessi retribuiti o non retribuiti per le votazioni. Ad esempio, il Legge dello Stato della California consente ai dipendenti di prendere fino a due ore di permesso per votare senza perdere la retribuzione.

Giorni di ferie

Questo tipo di PTO è utile quando i dipendenti vogliono andare in vacanza, trascorrere del tempo con la famiglia o semplicemente prendersi una pausa dal lavoro. I giorni di ferie vengono offerti ai dipendenti dopo aver completato una determinata anzianità di servizio e aumentano in base al numero di anni di lavoro completati.

A sondaggio dell'Ufficio Statistico del Lavoro statunitense afferma che il 34% dei lavoratori dell'industria privata ottiene 10-15 giorni di ferie pagate in un anno dopo aver completato un anno di servizio. il 32% dei lavoratori ottiene 15-19 giorni di ferie pagate dopo aver completato cinque anni di servizio.

Congedo sabbatico

Alcune aziende offrono anche congedi sabbatici di solito di 4-6 settimane ai dipendenti idonei a prendersi una pausa prolungata dal lavoro. Può trattarsi di prendersi cura della propria salute mentale, di proseguire gli studi o di concentrarsi sullo sviluppo personale formazione professionale .

Ad esempio, ClickUp offre un congedo sabbatico di cinque settimane ai dipendenti che lavorano con noi da almeno quattro anni.

Tipi di politiche di congedo retribuito

Passiamo ora ad esaminare i diversi tipi di politiche di PTO che potete prendere in considerazione per la vostra organizzazione.

Congedo tradizionale

Una politica di PTO tradizionale offre ai dipendenti una quantità prestabilita di permessi retribuiti, suddivisi in varie categorie: ferie, malattia, giorni personali, ecc.

Si può pensare di aumentare gradualmente il numero di permessi dopo che il dipendente ha completato un certo periodo di lavoro in azienda.

Deloitte ha una politica di politica di congedo tradizionale . Il Gruppo dispone di 39 giorni di PTO all'anno, suddivisi in varie categorie, quali permessi per privilegi, permessi per malattia, permessi occasionali e permessi per cure mediche aggiuntive.

PTO bancata

Le Banked PTO sono simili alle PTO tradizionali. Anche in questo caso, è possibile assegnare ai dipendenti un numero prestabilito di permessi retribuiti. Tuttavia, a differenza dei secchi multipli di permessi, **tutti i permessi sono depositati in un'unica "banca" e non ci sono segregazioni

I dipendenti possono prelevare i PTO dalla loro banca per qualsiasi motivo e non devono preoccuparsi di quanti permessi hanno consumato in un determinato bucket. Questo tipo di politica PTO è una buona opzione se il vostro è un team snello.

Accenture offre ai suoi dipendenti pTO in banca per 13-27 giorni all'anno, a seconda del livello e della dipendenza del dipendente.

PTO illimitata

Questa politica consente ai dipendenti di prendere tutte le ferie di cui hanno bisogno. Non c'è un numero prefissato di giorni. Il principale vantaggio di una politica di PTO illimitata è che offre ai dipendenti flessibilità sul posto di lavoro e permette loro di prendersi delle ferie a loro piacimento. Quindi, che si tratti di una visita medica o delle vacanze di primavera, i dipendenti possono prendersi delle pause dal lavoro liberamente.

Secondo un'indagine di Harris Pollaggio il 60% dei professionisti americani ha più di 10 giorni di ferie pagate all'anno e un ulteriore 7% di dipendenti ha una PTO illimitata.

Anche se sembra che stiate concedendo ferie "illimitate", è un ottimo modo per dimostrare la fiducia dei dipendenti. Questa politica di PTO funziona meglio se siete una startup e volete attrarre i migliori talenti. Funziona bene anche se non avete la larghezza di banda necessaria monitorare le ferie dei dipendenti **e monitoraggio del tempo libero maturato Netflix offre una politica di PTO illimitata. Come menziona l'azienda, "non abbiamo impostato un programma di ferie e vacanze, così puoi osservare ciò che è importante per te, compreso quando la tua mente e il tuo corpo hanno bisogno di una pausa"

PTO maturata

La PTO maturata viene guadagnata dopo che i dipendenti lavorano per un certo numero di ore nell'organizzazione. I dipendenti possono utilizzare i permessi maturati per le ferie, per la salute o per motivi personali. La PTO maturata è come il denaro guadagnato e conservato in banca che può essere utilizzato quando necessario. Alcune organizzazioni consentono ai dipendenti di incassare i permessi non utilizzati.

PTO flessibile

I permessi retribuiti flessibili consentono ai dipendenti di prendere i permessi come e quando servono, senza accumularli o guadagnarli possono essere raggruppati in un'unica categoria che comprende tutti i permessi utilizzabili, come i permessi per lutto, i permessi personali, le ferie e i giorni di malattia. Il vantaggio principale della PTO flessibile è che, a differenza delle PTO tradizionali, i dipendenti non devono richiedere i permessi in anticipo. Buffer ha una politica di ferie flessibili per il suo team globale a distanza che consente ai dipendenti di prendersi le ferie quando ne hanno bisogno per sentirsi al meglio e prosperare. Offre almeno tre settimane di ferie retribuite.

Anche Google offre ai suoi dipendenti una PTO flessibile.

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/08/Google-1400x417.png Come creare una politica di PTO Google /$$$img/

via Google

Come creare una politica di PTO per il vostro team?

Creare una politica di PTO per il vostro team può essere un'impresa ardua, soprattutto se lo state facendo per la prima volta. Ecco una guida che vi aiuterà a redigere un regolamento sulla PTO:

1. Comprendere i requisiti legali

Poiché le leggi sul lavoro per i permessi retribuiti variano a seconda della posizione, controllate le leggi e i regolamenti locali sui permessi nella vostra giurisdizione mentre redigete la politica di PTO.

Ad esempio, la legge Legge federale sul congedo per motivi familiari e medici o FMLA negli Stati Uniti obbliga le aziende con almeno 50 dipendenti a fornire un congedo per motivi di salute principale, personale, di assistenza familiare e per esigenze militari.

Alcuni Stati richiedono inoltre ai datori di lavoro di monitorare il saldo della PTO da fare, quindi, per verificare le leggi del vostro Stato. Una volta proposto un programma, verificate gli standard del settore in cui operate. Per istanza, Programma di congedo familiare retribuito di New York obbliga le organizzazioni ad acquistare piani a pagamento per il congedo familiare e medico attraverso un mercato assicurativo privato.

💡Pro Suggerimento: Usare Documenti ClickUp per delineare la struttura della politica PTO e creare un elenco dei requisiti legali. Condividetela con il vostro team e ottenete un feedback in tempo reale.

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/08/ClickUp-Docs-9-1400x944.png ClickUp Documenti per creare una politica sulla PTO /$$$img/

utilizzate ClickUp Documenti per redigere le politiche PTO e collaborare con il vostro team

2. Determinare l'idoneità dei dipendenti per i diversi tipi di PTO

Determinare quindi l'idoneità dei dipendenti e la quantità di ferie a cui si ha diritto. **Per impostare l'idoneità dei dipendenti, è possibile classificarli in base al loro livello, alla natura del lavoro o all'anzianità aziendale:

• I dipendenti a tempo pieno hanno diritto a una politica di PTO illimitata
• I dipendenti a tempo parziale, stagionali o a ore hanno diritto alle PTO tradizionali o a nessuna PTO
• Un dipendente a tempo pieno deve completare 90 giorni prima di poter utilizzare le sue PTO

**Se il vostro team è più numeroso e risulta difficile impostare e gestire le categorie di idoneità dei dipendenti, provate a utilizzare un software avanzato per le risorse umane come ClickUp. Piattaforma di gestione delle risorse umane di ClickUp può aiutarvi a tenere tutto sotto controllo. Vi permette di monitorare il periodo di servizio, le prestazioni, l'impegno e lo sviluppo dei dipendenti in un'unica piattaforma.

3. Scegliere la giusta politica di PTO

Fate attenzione nella scelta della politica di PTO per la vostra organizzazione. È possibile offrire flessibilità all'interno di una politica di PTO più ampia, come il pagamento delle PTO durante la separazione, la possibilità di riportare il tempo, o illimitato tempo di vacanza.

Potete anche suddividere le PTO in ferie, permessi personali, giorni di salute mentale, giorni di malattia e così via, a seconda di ciò che i dipendenti desiderano e di ciò che è in linea con la visione generale dell'azienda.

Ad esempio, se siete molto attenti al benessere dei dipendenti, concedere permessi per la salute mentale dimostra che ci tenete davvero.

Ecco come decidere la migliore politica di PTO per la vostra azienda:

4. Delineare il processo di approvazione e le procedure di pagamento

Il passaggio successivo consiste nel definire il processo di approvazione della PTO per evitare abusi e assenze non programmate. Ad esempio, se non si tratta di un'emergenza, i dipendenti devono presentare le richieste di PTO che devono essere esaminate dai supervisori o dai manager e dalle Risorse Umane.

Definite come dovrebbe funzionare il processo di approvazione della PTO nella vostra politica sulla PTO:

• Quanto preavviso deve dare un dipendente in una situazione di non emergenza?
• Come richiedere le PTO in caso di emergenza (se necessario, definire la situazione di emergenza, come l'assistenza ai bambini o la malattia)?
• Chi approverà la PTO?
• Cosa succede se la PTO non viene approvata entro un certo periodo di tempo?

Ad esempio, se il manager non approva la PTO entro una settimana, la PTO viene approvata automaticamente.

È possibile utilizzare Modello di calendario per la PTO di ClickUp per monitorare i permessi dei dipendenti e semplificare il processo di approvazione dei permessi. Questo modello semplifica la gestione e l'approvazione dei permessi monitorare lo stato dei congedi dei dipendenti e visualizzare le ferie dei dipendenti. È possibile visualizzare la disponibilità del personale, ridurre il rischio di conflitti di pianificazione e identificare le lacune nei piani per il fabbisogno di personale.

/$$$cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/08/ClickUps-PTO-Calendar-Template.png Modello di Calendario PTO di ClickUp

https://app.clickup.com/signup?template=t-205352846&department=hr-recruiting

Scarica questo modello /$$$cta/

Con questo modello è possibile:

• Organizzare il programma di ferie per tutti i team in un unico posto
• Visualizzare il numero di giorni e ore di ferie di ciascun dipendente
• Pianificare il fabbisogno di personale

5. Redazione della politica

Da fare, dopo aver terminato le ricerche e aver creato la struttura della politica sulla PTO, è il momento di aggiungere i dettagli rilevanti e preparare una bozza della politica.

Condividete la prima bozza con il management, il team legale e le parti interessate per raccogliere feedback. Apportate miglioramenti in base al feedback e condividete la politica con i dipendenti.

Suggerimento: È possibile utilizzare anche ClickUp Brain , l'assistente IA di ClickUp, per creare una polizza PTO. Ecco un esempio:

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/08/ClickUp-Brain-20.png Utilizzate ClickUp Brain per redigere una polizza PTO /$$$img/

creare una politica PTO con ClickUp Brain

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Pro e contro di una politica di PTO strutturata

Politiche PTO migliorare la produttività dei dipendenti e benessere e la soddisfazione sul lavoro, oltre a contribuire ad attrarre e trattenere i dipendenti. Se state pensando di implementare una politica di PTO, potete trarre diversi vantaggi. Alcuni di questi sono:

• Miglioramento della produttività dei dipendenti: Un recente studio diSondaggio Deloitte rivela che il 45% dei lavoratori soffre di burnout. Le PTO assicurano che i dipendenti possano prendersi delle pause liberamente senza preoccuparsi delle finanze. Questo aiuta i dipendenti a ricaricare la loro salute fisica e mentale, migliorando la produttività
• Maggiore fidelizzazione dei dipendenti: Secondo Forbes,permessi retribuiti obbligatori è uno dei principali benefici che i dipendenti desiderano dalle loro organizzazioni. Una politica di PTO strutturata può portare a una migliore soddisfazione dei dipendenti e a una maggiore fidelizzazione.
• Attrarre talenti: Poiché i professionisti sono alla ricerca di una maggiore flessibilità del lavoro, una politica di PTO generosa può aiutarvi ad attrarre talenti di qualità

Sebbene le PTO siano altamente incoraggiate, potrebbero esserci anche alcuni svantaggi.

• Alto costo del lavoro: Le aziende che offrono la PTO possono avere costi di manodopera elevati, soprattutto durante i periodi di picco aziendale
• Abuso del sistema: Alcuni dipendenti possono abusare del sistema PTO. Ad esempio, se un'azienda ha una politica di PTO illimitata, è possibile che ne facciano un uso improprio, interrompendo il flusso di lavoro e la produttività del team

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Modifica e aggiornamento delle politiche sulla PTO

È possibile modificare le politiche di PTO a metà anno o quando se ne presenta la necessità. Ad esempio, durante il 2020, molte organizzazioni hanno modificato le proprie politiche di PTO, in quanto i dipendenti hanno rimandato i piani di ferie a causa della serrata.

Tuttavia, quando si ricalibrano le politiche sulla PTO, bisogna considerare quanto segue:

• Assicurarsi che non siano in conflitto con i benefit PTO attuali e/o maturati dai dipendenti
• Verificare che le politiche PTO aggiornate siano conformi alle leggi locali
• Includere una clausola che descriva cosa succede all'accumulo di PTO di un dipendente in caso di licenziamento. Ad esempio, molte aziende offrono rimborsi per i giorni rimanenti della PTO
• Considerare l'impatto sulla produttività e come i manager possono coprire la perdita di produttività con personale temporaneo.

Una volta entrata in vigore la modifica della PTO, aggiornate tutte le politiche su una piattaforma centrale (come il portale delle politiche aziendali) o sul manuale del dipendente come unico punto di verità. Assegnate dei portavoce delle risorse umane a cui i dipendenti possano rivolgersi in caso di necessità di chiarimenti.

Ogni volta che si modificano e aggiornano le politiche sulla PTO, il reparto Risorse Umane deve avere un piano chiaro per comunicare efficacemente le modifiche alle politiche ai dipendenti.

Per semplificare la comunicazione delle modifiche alle politiche, è possibile utilizzare Modello di promemoria sulle politiche di ClickUp . Vi aiuta a comunicare le modifiche alle politiche in modo chiaro e organizzato. È possibile aggiungere le ragioni del cambiamento della politica, chiedere le impostazioni degli stakeholder e stabilire le linee guida per seguire la politica aggiornata.

/$$$cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/08/ClickUps-Policy-Memo-Template.png Modello di promemoria delle politiche di ClickUp https://app.clickup.com/signup?template=kkmvq-5505220&department=other Scarica questo modello /$$$cta/

Il modello vi aiuta:

• Organizzare tutte le politiche esistenti e nuove in un unico posto per una rapida consultazione
• Evidenziare le modifiche alle politiche
• Creare un piano d'azione per implementare le nuove politiche

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Se state creando o aggiornando la vostra politica sulla PTO, avete bisogno di un piano ben congegnato per eseguirla, senza interrompere il flusso di lavoro. Mentre la guida di cui sopra vi aiuterà a definire una strategia per la creazione della vostra politica sulla PTO, utilizzate ClickUp per suddividere l'intero processo di redazione della politica sulla PTO in parti più piccole e gestibili. Questo vi aiuterà a monitorare lo stato di creazione della vostra politica sulla PTO.

Potete anche sfruttare le funzionalità/funzioni di ClickUp per ottimizzare il vostro sistema di gestione delle ferie. Questo vi aiuterà a monitorare i permessi dei dipendenti, a garantire approvazioni più rapide e a non perdere mai nulla di importante. Iscriviti a ClickUp per creare gratuitamente una politica di PTO completa!