Il rimborso manuale delle spese di viaggio è un'operazione noiosa. È necessario gestire fogli di calcolo, raccogliere tutte le ricevute delle spese di viaggio dai dipendenti, verificarle, registrare i dati e approvare il rimborso. Inoltre, questo processo lascia spazio a possibili errori.
Perché affrontare tutte queste seccature legate ai dati delle spese quando puoi effettuare l'automazione di questo processo con un software di gestione delle spese e dei viaggi?
Invece di tenere traccia di centinaia di ricevute cartacee e lunghe righe di spese dei dipendenti, è sufficiente scansionare le ricevute per registrare le spese e automatizzare i processi di approvazione tramite flussi di lavoro predefiniti, rendendo la gestione dei viaggi aziendali più semplice che mai.
Scopriamo insieme i 10 migliori software per la gestione delle spese e dei viaggi, pensati per soddisfare le tue esigenze in materia di viaggi aziendali, le loro funzionalità principali e i relativi prezzi.
Cosa dovresti cercare in un software per la gestione delle spese e dei viaggi?
Un software per la gestione delle spese e dei viaggi dovrebbe semplificare le prenotazioni, la fatturazione e i rimborsi. Ecco alcune funzionalità che consentono di snellire il processo di rimborso:
- Dashboard intuitiva: una dashboard intuitiva ti aiuta a monitorare facilmente le spese di viaggio di ciascun dipendente quando questi invia le note spese digitali. Cerca visualizzazioni personalizzabili, integrazioni con app e monitoraggio in tempo reale
- Automazione: il software dovrebbe compilare automaticamente i dettagli delle transazioni effettuate con le schede aziendali e calcolare i rimborsi spese
- Acquisizione delle ricevute digitali: dovrebbe essere in grado di estrarre i dati dalle ricevute digitali e compilare i campi relativi alle spese, eliminando la necessità di inserire manualmente le voci
- Analisi avanzate: Le migliori piattaforme di gestione delle spese offrono funzionalità di reportistica e analisi approfondite per aiutare le aziende ad analizzare e gestire le spese di viaggio
- Convenienza: il software dovrebbe offrire prezzi personalizzati e ragionevoli in base alle esigenze aziendali
I 10 migliori software per la gestione delle spese e dei viaggi da utilizzare
Ecco i 10 migliori software per la gestione delle spese e dei viaggi in grado di soddisfare tutte le tue esigenze relative ai viaggi aziendali, dalla prenotazione del viaggio alla gestione delle spese, dal monitoraggio del budget alla gestione delle ricevute.
1. TravelPerk
TravelPerk è una piattaforma che offre una gestione integrata dei viaggi e della reportistica sulle spese. Offre supporto per diversi casi d’uso, quali prenotazioni di viaggi di gruppo per eventi fuori sede, gestione dei viaggi, gestione delle spese e fatturazione centralizzata.
Grazie al suo sistema di monitoraggio dei viaggi integrato, i responsabili delle risorse umane possono monitorare in tempo reale gli spostamenti dei dipendenti e verificare che rispettino le politiche e le norme relative alle spese di viaggio.
Le migliori funzionalità/funzioni di TravelPerk
- Tieni sotto controllo il tuo budget di viaggio grazie alle informazioni in tempo reale fornite dalla dashboard interattiva di TravelPerk
- Aggiungi potenti integrazioni con un solo clic per gestire tutte le tue spese da un'unica piattaforma
- Modifica le tue prenotazioni in qualsiasi momento con Flexi Perk, una soluzione che ti permette con un solo clic di prenotare biglietti aerei e hotel a qualsiasi tariffa e di cancellarli in qualsiasi momento
- Visualizza lo stato dei viaggi in tempo reale grazie a una mappa interattiva
- Ottieni informazioni approfondite sull’impronta di carbonio dei viaggi per introdurre soluzioni di viaggio sostenibili
Limiti di TravelPerk
- Offre opzioni limitate per la prenotazione dei viaggi
- L'interfaccia utente potrebbe essere migliorata per quanto riguarda le prenotazioni di viaggio. Ad esempio, non è possibile cercare direttamente gli hotel e occorre scorrere l'intero elenco
Prezzi di TravelPerk
- Starter: Gratis
- Premium: 99 $ al mese + 3% sulla prenotazione
- Pro: 299 $ al mese + 3% sulla prenotazione
- Enterprise: prezzi personalizzati
Valutazioni e recensioni su TravelPerk
- G2: 4,6/5 (oltre 1.500 recensioni)
- Capterra: 4,8/5 (404 recensioni)
2. Fyle
Fyle è una soluzione per la gestione delle spese che effettua l’automazione del processo di gestione delle spese e dei rimborsi, compresa la riconciliazione delle spese effettuate con le carte aziendali e l’elaborazione dei rimborsi spese dei dipendenti. Collegalo al tuo software di contabilità per effettuare il monitoraggio delle spese relative a fornitori, progetti e reparti.
È possibile integrare Fyle con NetSuite, Xero, Sage Intact, BambooHR e QuickBooks. Sebbene non offra funzionalità di gestione dei viaggi, può essere integrato con TravelPerk per analizzare e fornire la reportistica sulle spese di viaggio dei dipendenti.
Le migliori funzionalità/funzioni di Fyle
- Sfrutta l’IA conversazionale per raccogliere le note spese digitali e abbinarle alle transazioni effettuate con carta di credito
- Automatizza la compilazione dei moduli delle spese, l'invio dei resoconti e la sincronizzazione delle spese con il tuo software di contabilità, come Quickbooks, Sage e Xero
- Ottieni informazioni utili in tempo reale sui tuoi dati di spesa grazie alla dashboard di analisi potente e avanzata
Limiti di Fyle
- Le categorie di spese con un limite di Fyle rendono difficile registrare con precisione tutti i tipi di spese
- Ha una curva di apprendimento piuttosto ripida
Prezzi di Fyle
- Standard: 6,99 $ al mese per utente, con fatturazione annuale
- Aziendale: 11,99 $ al mese per utente, con fatturazione annuale
- Enterprise: prezzi personalizzati
Valutazioni e recensioni su Fyle
- G2: 4,6/5 (oltre 1.300 recensioni)
- Capterra: 4,5/5 (146 recensioni)
3. WeGoPro (precedentemente Travelstop)
WeGoPro è un software per la prenotazione e la gestione dei viaggi, oltre che per il monitoraggio delle spese. Dispone di un elenco di oltre 800 compagnie aeree e 600.000 hotel per facilitare la prenotazione e il controllo dei viaggi per un utilizzo aziendale.
Con WeGoPro, puoi effettuare il monitoraggio delle spese aziendali in tempo reale su un'unica dashboard. Ti permette inoltre di tenere traccia dei casi di violazione delle politiche sui viaggi frequenti e delle norme di conformità.
Le migliori funzionalità/funzioni di WeGoPro
- Risparmia ore di lavoro amministrativo manuale e accelera i rimborsi grazie alla reportistica automatizzata delle spese
- Gestisci le spese in diverse valute con tassi di cambio in tempo reale per gestire le spese aziendali globali senza alcun ritardo
- Ottieni approfondimenti basati sui dati grazie a una visione consolidata delle tue spese, suddivise per categoria o reparto, in un unico posto dove poterle visualizzare
- Tieni traccia in tempo reale dei dati dei viaggiatori d’affari e garantisci sicurezza e supporto immediato grazie a mappe interattive
Limiti di WeGoPro
- Offre opzioni di alloggio limitate rispetto ad altre piattaforme di gestione dei viaggi
- Prezzi più elevati per ogni prenotazione possono incidere sul budget destinato ai viaggi, soprattutto per le piccole imprese aziendali
Prezzi di WeGoPro
- Standard: 10 $ per prenotazione
- Premium: Contattaci per conoscere i prezzi
- Spese: 5 $ al mese per utente
Valutazioni e recensioni su WeGoPro
- G2: 4,4 / 5 (12 recensioni)
- Capterra: 4,3/5 (18 recensioni)
4. Expensify
Expensify è un'app per la gestione delle spese che offre un monitoraggio illimitato delle ricevute. La sua funzionalità SmartScan scansiona tutte le ricevute con un solo clic e le carica automaticamente sulla dashboard.
È possibile effettuare la sincronizzazione di Expensify con i software di contabilità aziendale, risorse umane e gestione dei viaggi per riunire tutti i dati in un unico posto, semplificando così i processi di revisione contabile.
Le migliori funzionalità/funzioni di Expensify
- Acquisisci tutte le ricevute con un solo clic grazie a SmartScan per importare automaticamente le tue spese e ottenere rimborsi rapidi
- Ottieni fino al 2% di cashback sulle schede Expensify per transazioni superiori a 250.000 dollari
- Crea regole di spesa per classificare automaticamente i pagamenti ricorrenti
Limiti di Expensify
- Presentare note spese separate per le schede di credito personali e aziendali può risultare un compito gravoso per i dipendenti
- I frequenti problemi tecnici nel processo di scansione delle ricevute richiedono un lavoro richiesto per l’invio delle note spese
Prezzi di Expensify
- Collect: 5 $ al mese per utente, fatturazione annuale
- Control: 9 $ al mese per utente, fatturazione annuale
Valutazioni e recensioni su Expensify
- G2: 4,5/5 (oltre 5.100 recensioni)
- Capterra: 4,5/5 (oltre 1000 recensioni)
5. Navan
Navan è un software per l’automazione della gestione delle spese che raccoglie i dettagli delle spese aziendali dalle ricevute dei dipendenti e dalle spese effettuate con le schede aziendali. Le aziende possono limitare l’utilizzo delle schede per evitare spese eccessive da parte dei dipendenti.
Puoi utilizzare Navan per rimborsare le spese sostenute dai viaggiatori aziendali in 45 paesi e in 25 valute. Inoltre, Navan Rewards consente ai dipendenti di guadagnare premi durante i propri viaggi.
Le migliori funzionalità/funzioni di Navan
- Effettua il monitoraggio delle spese di viaggio dei dipendenti grazie a funzionalità avanzate di reportistica e analisi delle spese
- Ottieni dati in tempo reale sulle emissioni di carbonio per tenere traccia dei tuoi obiettivi di viaggio sostenibile
Limiti di Navan
- Il team del supporto clienti potrebbe impiegare più tempo del solito per rispondere alle tue richieste di supporto
- La mancanza di supporto GPS offline rende difficile registrare gli spostamenti quando i dipendenti si recano in un altro Paese senza una scheda SIM internazionale
Prezzi di Navan
- Growth: Gratis
- Professionale: prezzi personalizzati
Valutazioni e recensioni su Navan
- G2: 4,7/5 (oltre 7.500 recensioni)
- Capterra: 4,6/5 (176 recensioni)
6. Happay
Happay è una piattaforma completa per la gestione dei viaggi e delle spese. Offre diverse soluzioni di gestione delle spese per vari casi d’uso, come lo strumento di prenotazione autonoma (SBT) per prenotare biglietti di viaggio e hotel per scopi aziendali, e Xpendite per effettuare il monitoraggio automatico delle spese provenienti da oltre sei fonti.
La sua soluzione di audit intelligente aiuta i manager a identificare e segnalare le violazioni delle politiche di viaggio da parte dei dipendenti. Le analisi intelligenti di Happay offrono preziose informazioni sui modelli di spesa dei dipendenti, consentendo un maggiore controllo sulle spese aziendali.
Inoltre, la sua perfetta integrazione con i sistemi contabili lo rende la soluzione ideale per una gestione finanziaria efficiente.
Le migliori funzionalità/funzioni di Happay
- Ottieni reportistica delle spese accurata al 100% da oltre 6 fonti diverse con Happay Xpendite
- Individua le ricevute duplicate e le violazioni delle politiche aziendali utilizzando SmartAudit per garantire la conformità
- Gestisci i tuoi viaggi e le tue spese da qualsiasi luogo con l’app mobile Happay, che offre tutte le funzionalità/funzioni disponibili sul web
- Ottieni informazioni in tempo reale su viaggi e spese con DeepAnalyze per prendere decisioni ben informate
Limiti di Happay
- Può richiedere molto tempo e portare a rendiconti errati
- Può risultare difficile gestire le spese che coinvolgono diverse categorie di spesa, progetti e valute
Prezzi di Happay
- Prezzi personalizzati
Valutazioni e recensioni su Happay
- G2: 4,5/5 (305 recensioni)
- Capterra: 4,6/5 (829 recensioni)
7. Emburse Certify
Emburse è un altro popolare software di gestione delle spese che consente di creare, inviare e approvare le note spese. Offre inoltre un sistema di gestione dei viaggi e delle spese che semplifica la pianificazione dei viaggi, la conformità alle politiche aziendali, la registrazione delle spese e la raccolta delle informazioni relative ai visti e alla copertura sanitaria dei viaggiatori.
È possibile impostare approvazioni preventive per le spese di viaggio, garantendo un migliore controllo dei costi. Inoltre, si eliminano le attività manuali come l’invio di una nota spese o di una ricevuta cartacea.
Le migliori funzionalità/funzioni di Emburse Certify
- Pianifica la creazione automatica dei rendiconti spese con ReportExecutive per evitare il noioso lavoro di reportistica manuale
- Individua le irregolarità e i doppioni utilizzando Embrace Audit per un processo trasparente di gestione dei rimborsi e delle spese
- Elimina i colli di bottiglia nel flusso di cassa grazie alla pre-approvazione dei programmi di viaggio
- Migliora il processo decisionale in ambito finanziario analizzando le spese e i modelli di spesa
Limiti di Emburse Certify
- La sua interfaccia utente complessa rende difficile agli utenti la navigazione all'interno dell'app
- Offre funzionalità di integrazione limitate
Prezzi di Emburse Certify
- Certify Now: 12 $ al mese per utente
- Professionale: Prezzi personalizzati
Scopri le valutazioni e le recensioni su Certify
- G2: 4,5/5 (2035 recensioni)
- Capterra: 4,7/5 (1279 recensioni)
8. SAP Concur
SAP Concur offre una soluzione integrata per la gestione delle spese, dei viaggi e delle fatture. Realizza una connessione tra le spese di viaggio e la fatturazione dei dipendenti in un unico sistema per offrire una maggiore visibilità sulle transazioni e garantire la conformità normativa.
Le migliori funzionalità/funzioni di SAP Concur
- Automatizza il sistema di gestione delle spese con Concur e velocizza l'elaborazione dei rimborsi
- Analizza i dati e le informazioni relative alle spese aziendali e ai tempi di liquidazione delle fatture grazie a dashboard complete
- Semplifica la gestione dei dettagli relativi ai viaggi aziendali collegando viaggi, viaggiatori e itinerari in un unico posto con Concur Travel
- Automatizza l'elaborazione della contabilità fornitori per ridurre i potenziali rischi di frode e di non conformità
Limiti di SAP Concur
- Impossibilità di visualizzare le note spese risalenti a più di 90 giorni fa
- I tempi di risposta ai ticket di supporto sono piuttosto lunghi
Prezzi di SAP Concur
- Prezzi personalizzati
Valutazioni e recensioni su SAP Concur
- G2: 4,0/5 (oltre 6.000 recensioni)
- Capterra: 4,3/5 (2030 recensioni)
9. TravelBank
TravelBank è un'altra soluzione completa per la gestione delle carte, il monitoraggio delle spese e la gestione dei viaggi. Con TravelBank puoi inviare note spese digitali, automatizzare le approvazioni, ottimizzare le spese di viaggio, riconciliare le transazioni delle carte aziendali e ottenere una migliore visibilità dei dati.
Le migliori funzionalità/funzioni di TravelBank
- Monitora l'assegnazione e l'utilizzo dei fondi per tenere sotto controllo le spese aziendali
- Prevedi le spese future e pianifica il piano di viaggio di conseguenza
- Integra tutte le schede di credito aziendali virtuali e effettua automaticamente la sincronizzazione delle transazioni con la piattaforma di gestione delle spese TravelBank
Limiti di TravelBank
- Può essere difficile modificare le tue prenotazioni
- Lo strumento di scansione a volte rileva informazioni errate dai ricevute caricate
Prezzi di TravelBank
- Viaggi: 25 $ al mese per utente
- Costo: 10 $ al mese per utente
- Travel and Expense: Prezzi personalizzati
Valutazioni e recensioni su TravelBank
- G2: 4,5/5 (333 recensioni)
- Capterra: 4,7/5 (226 recensioni)
10. Zoho Expense
Zoho Expense è uno strumento di gestione delle spese e dei viaggi pensato per le aziende, che consente di automatizzare la reportistica sulle spese e semplificare la prenotazione dei viaggi d'affari. Inoltre, esegue la scansione automatica delle transazioni effettuate con carte di credito e aziendali, abbinandole alle relative ricevute per una migliore riconciliazione. È anche possibile impostare indennità giornaliere per i dipendenti in diverse regioni.
Le migliori funzionalità/funzioni di Zoho Expense
- Ottieni la possibilità di visualizzare una panoramica completa delle richieste di viaggio dei tuoi dipendenti grazie ad analisi immediate e dashboard intuitive
- Automatizza il monitoraggio delle miglia percorse senza compromettere la sicurezza dei dati
- Migliora la verifica delle spese e il controllo delle frodi, così non dovrai più controllare manualmente ogni singola transazione
- Semplifica il monitoraggio delle ricevute aziendali grazie alla scansione automatica avanzata in oltre 14 lingue
I limiti di Zoho Expense
- Piccole discrepanze nella funzionalità di riconoscimento delle ricevute rendono inefficace la reportistica sulle spese
- Le integrazioni sono limitate
Prezzi di Zoho Expense
- Free
- Standard: 4 $ al mese per utente, fatturazione annuale
- Premium: 6 $ al mese per utente, fatturazione annuale
- Personalizzato: Prezzi personalizzati
Valutazioni e recensioni di Zoho Expense
- G2: 4,5/5 (oltre 1100 recensioni)
- Capterra: 4,6/5 (oltre 900 recensioni)
Altri strumenti per la gestione dei viaggi
I software di gestione delle spese e dei viaggi possono aiutarti a effettuare il monitoraggio degli sforamenti di budget e delle violazioni delle politiche aziendali. Tuttavia, per evitare di spendere più del previsto, è necessaria una pianificazione strategica dei viaggi. Prova ClickUp, una piattaforma all-in-one per creare piani di viaggio intelligenti.
ClickUp
Con ClickUp puoi creare piani di viaggio personali o aziendali dettagliati a costi contenuti. Si tratta di uno strumento di viaggio "tutto in uno" pensato sia per i responsabili dei viaggi che per i singoli utenti. Inizia dalla pianificazione del budget. Per farlo, non hai bisogno di uno strumento di contabilità basato sull’IA. Usa i documenti di ClickUp per collaborare con il team di viaggio, discutere i budget e creare itinerari.
Con ClickUp for Finance, tu e il tuo team finanziario potrete effettuare il monitoraggio degli obiettivi finanziari dell’organizzazione e definire un budget per i viaggi di lavoro di conseguenza.
Inoltre, ti serviranno dei modelli di itinerario per pianificare un viaggio aziendale senza intoppi.
ClickUp offre diversi modelli di itinerario adatti alle tue diverse esigenze di viaggio. Questi modelli ti aiutano a preparare un piano più efficace e a gestire i cambiamenti dell'ultimo minuto.
Puoi anche semplificare la pianificazione dei viaggi aziendali o personali con il modello "Travel Planner" di ClickUp. Il modello ti aiuta a effettuare il monitoraggio dei voli e delle prenotazioni alberghiere e a condividere i tuoi piani di viaggio con amici, familiari o colleghi.
Ora che hai pianificato il viaggio e il budget, è il momento di creare un programma per il tuo viaggio con la vista Calendario di ClickUp. Puoi pianificare tutte le attività del viaggio, compresi i giorni di riposo e i tempi di spostamento.
Semplifica la pianificazione e la gestione dei viaggi con ClickUp
La scelta del software giusto per la gestione delle spese e dei viaggi è fondamentale per garantire la conformità alle normative, mantenere il flusso di cassa e elaborare rapidamente i rimborsi.
Tuttavia, spesso mancano di funzionalità per la pianificazione dei viaggi e presentano opzioni di prenotazione costose.
ClickUp è la soluzione migliore per colmare questa lacuna. Combina i tuoi processi di gestione delle spese e dei viaggi con ClickUp per semplificare la pianificazione e l’esecuzione dei viaggi aziendali, il che a sua volta ha come risultato una migliore gestione delle spese.
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