La trasparenza finanziaria è fondamentale nella gestione dei budget dei reparti e dei progetti nell'ambito delle spese aziendali. Dalle campagne di marketing al software, ai viaggi e oltre, i costi aumentano rapidamente. Senza una supervisione costante, diventa difficile giustificarne il valore.
Un sistema semplificato di monitoraggio delle spese è essenziale per una reportistica finanziaria chiara. Una documentazione personalizzata fornisce una visibilità dettagliata sui flussi di denaro a livello di progetto, reparto e team. Diventa così possibile effettuare previsioni più accurate e dimostrare il ROI per iniziative grandi e piccole. 🏆
Grazie ai passaggi dettagliati, imparerai a creare report di gestione delle spese in Excel. Usa questa guida come punto di partenza per stimolare le conversazioni sull'ottimizzazione dell'applicazione della politica di spesa della tua azienda!
Ma cos'è esattamente una nota spese aziendale? Esaminiamo alcune funzionalità chiave delle note spese ad alto impatto.
- ⏰ Riepilogo/riassunto in 60 secondi
- Che cos'è una nota spese aziendale?
- Come creare un rendiconto spese aziendali in Excel Passaggio 1: scarica il nostro modello gratis per il monitoraggio delle spese Passaggio 2: imposta le informazioni dell'intestazione Passaggio 3: imposta le categorie di spesa Passaggio 4: Compila il modello con gli elementi Passaggio 5: Calcola il totale delle spese per categoria Passaggio 6: aggiungi le ricevute e i documenti giustificativi pertinenti
- Passaggio 1: scarica il nostro modello gratis per il monitoraggio delle spese
- Passaggio 2: imposta le informazioni dell'intestazione
- Passaggio 3: imposta le categorie di spesa
- Passaggio 4: compila il modello con gli elementi di linea
- Passaggio 5: Totale delle spese per categoria
- Passaggio 6: aggiungi le ricevute e i documenti di origine pertinenti
- Modelli di note spese 1. Modello di nota spese e rendiconto aziendale ClickUp Business 2. Modello di nota spese aziendale ClickUp 3. Modello di nota spese ClickUp
- 1. Modello di nota spese aziendale e rendiconto ClickUp
- 2. Modello di nota spese per piccole imprese ClickUp
- 3. Modello di nota spese ClickUp
- Puoi usufruire della formazione aggiuntiva su Excel Gestione e monitoraggio del tempo Visualizzazione dei dati e dashboard Project management Organizzazione
- Gestione e monitoraggio del tempo
- Visualizzazione dei dati e dashboard
- Project management
- Organizzazione
- Tieni traccia delle spese con ClickUp
- Passaggio 1: scarica il nostro modello gratis per il monitoraggio delle spese
- Passaggio 2: imposta le informazioni dell'intestazione
- Passaggio 3: imposta le categorie di spesa
- Passaggio 4: compila il modello con gli elementi di linea
- Passaggio 5: Totale delle spese per categoria
- Passaggio 6: aggiungi le ricevute e i documenti di origine pertinenti
⏰ Riepilogo/riassunto in 60 secondi
- La trasparenza finanziaria è fondamentale per gestire i budget e giustificare le spese, mentre un monitoraggio semplificato delle spese fornisce informazioni dettagliate sui modelli di spesa, consentendo previsioni più accurate e dimostrando il ROI.
- Un rapporto sulle spese aziendali monitora le spese dell'azienda relative a vari elementi, inclusi dettagli quali data, descrizione, fornitore, importo e categoria, ed Excel può essere utilizzato per organizzare e calcolare i totali per reparto, progetto o individuo.
- Sebbene Excel sia ampiamente utilizzato, presenta alcuni limiti nella gestione delle spese, in particolare per quanto riguarda l'allegato di ricevute e altri documenti di origine, e può anche presentare difficoltà nella collaborazione e nel controllo delle versioni.
- ClickUp si presenta come un'alternativa più solida a Excel, offrendo modelli personalizzabili, flussi di lavoro automatizzati, funzionalità di collaborazione migliorate e integrazioni con altri strumenti per semplificare la gestione delle spese.
- La piattaforma offre diversi modelli di note spese su misura per varie esigenze aziendali, con vantaggi quali visualizzazioni personalizzabili, collaborazione avanzata, integrazione perfetta con altri strumenti e funzionalità di reportistica migliorate.
Che cos'è una nota spese aziendale?
Una nota spese aziendale è un documento che tiene traccia delle spese aziendali relative a prodotti, servizi, salari e altri costi. Il documento contiene righe e colonne che registrano la data, la descrizione, il fornitore, l'importo, la categoria e altri dettagli delle spese elencate.
Le schede Excel all'interno di un foglio di calcolo vengono utilizzate per separare le spese per reparto, progetto, persona o altro. Le formule calcolano i totali di spesa per settimana, mese, trimestre o qualsiasi intervallo di date specificato.
Grazie al monitoraggio delle spese, i manager possono rispondere a domande fondamentali che riguardano il lavoro di progetto e l'allocazione delle risorse: i budget di progetto sono in linea con i costi effettivi? Le spese sono registrate con i codici contabili corretti? Quali costi stanno aumentando rapidamente?
I vantaggi dell'utilizzo di Excel per organizzare i fogli delle spese includono:
- Monitoraggio del budget dipartimentale: visualizza la spesa trimestrale o annuale rispetto al budget assegnato.
- Accuratezza delle previsioni: individua le tendenze di spesa passate per prevedere le spese future dell'azienda.
- Organizzazione: mantieni un unico modello e sistema standardizzato per le note spese, in modo da semplificare la verifica delle ricevute e delle fatture.
Ci auguriamo che riuscirete a organizzare i vostri dati in modo efficiente, in modo da non essere colti di sorpresa da cambiamenti dell'ultimo minuto nel budget e avere un quadro finanziario il più accurato possibile. Questo ci porta all'evento principale: Impostare la gestione delle spese!
Come creare un rendiconto spese aziendali in Excel
Prima di iniziare, vediamo quali sono i componenti fondamentali necessari:
- Qualsiasi versione di Excel: utilizzeremo le funzionalità universali del foglio di calcolo.
- Ricevute e documentazione delle spese: tutti i registri delle transazioni da inserire (perché non iniziare subito a preparare la tua prossima nota spese?)
- Categorie di spesa: definisci un elenco dei tipi di spesa rilevanti per le tue attività.
Una volta raccolti gli elementi essenziali, abbiamo tutti gli ingredienti per personalizzare un modello di nota spese in Excel. Passiamo subito alla guida passo passo!
Passaggio 1: scarica il nostro modello gratis per il monitoraggio delle spese
Invece di creare da zero un sistema di monitoraggio delle spese, utilizza il nostro modello gratis di nota spese in Excel come punto di partenza. Contiene già i campi di monitoraggio standard per date/fornitori/importi e formule predefinite per sommare automaticamente i totali per categoria. Sovrascrivi i dati fittizi con le tue spese aziendali mantenendo le formule integrate. 🧪
Basta aprire il file scaricato per seguire i passaggi riportati di seguito!
Passaggio 2: imposta le informazioni dell'intestazione
Nella parte superiore, inserisci i dettagli chiave per identificare il rendiconto:
- Preparato per: aggiungi il nome del dipendente o il reparto che ha sostenuto le spese.
- Inviato da: Elenco chi ha preparato/contribuito alle informazioni sulle spese e al foglio di calcolo.
- Scopo: spiega brevemente il motivo della nota (riunione settimanale sul budget, richiesta del manager, operazioni generali del reparto).
- Periodo di spesa: inserisci le date di inizio e fine (giorno, mese e anno a 4 cifre) coperte da un intervallo di date per tutte le transazioni documentate.
📮ClickUp Insight: il 92% dei lavoratori utilizza metodi incoerenti per il monitoraggio degli elementi da intraprendere, con il risultato di mancata presa di decisioni e ritardi nell'esecuzione.
Che tu stia inviando note di follow-up o utilizzando fogli di calcolo, il processo è spesso frammentato e inefficiente. La soluzione di gestione delle attività di ClickUp garantisce una conversione fluida delle conversazioni in attività, consentendo al tuo team di agire rapidamente e rimanere allineato.
Passaggio 3: imposta le categorie di spesa
Gli elenchi a discesa all'interno del modello di foglio di calcolo delle spese non sono inclusi per mascherare l'estetica, come dire, "spoglia" di Excel.
Serve allo scopo indispensabile di garantire una categorizzazione chiara e la coerenza in tutte le transazioni a livello aziendale.
Questo vale anche per l'inserimento dei dati. Gli elenchi a discesa sono una garanzia per un'elaborazione dei dati senza errori e un'analisi semplificata. Un solo errore ortografico nel tipo di spesa o nel codice di costo potrebbe compromettere tutto. ⚖️
Ecco come bloccare le categorie tramite elenchi a discesa:
- Clicca sull'elemento Forniture per ufficio (cella B18) e apparirà l'icona dell'elenco a discesa.
- Vai alla barra degli strumenti del menu in alto, fai clic su Dati > Convalida dati, e si aprirà una finestra pop-up.
- Sotto il campo di testo Fonte, riscrivi l'elenco in modo che corrisponda alle categorie di spese della tua azienda. Separa ogni categoria con una virgola. (Ti consigliamo di elencarle in ordine alfabetico per facilitare la navigazione!)
- Quando hai finito, clicca su Applica e controlla il tuo nuovo elenco cliccando sull'icona a forma di freccia dell'elenco a discesa.
- Ripeti lo stesso processo per le altre intestazioni a discesa: Fornitore, Costo Centro Codice, Metodo di pagamento e Stato del pagamento.
- Per effettuare la modifica delle categorie in futuro, aggiungi o rimuovi il testo nel campo di testo Fonte secondo necessità.
Passaggio 4: Compila il modello con gli elementi
Infine, aggiungi ogni singola spesa aziendale in una riga separata. Sono i dettagli a fare la differenza, quindi includi quante più informazioni possibili per una documentazione finanziaria chiara.
- Data della spesa: il giorno, il mese e l'anno in cui è stata sostenuta la spesa.
- Categoria di spesa: categoria della spesa (marketing, viaggi, onorari professionali)
- Fornitore: il nome legale completo della persona o dell'azienda che corrisponde al loro W-8 o W-9. (Non confondere il tuo commercialista con soprannomi)
- Codice centro di costo: il centro di costo interno dal tuo piano dei conti a cui è collegata la spesa.
- Descrizione della spesa: una breve descrizione che illustra in dettaglio la transazione.
- Importo: importo della spesa in dollari
- Metodo/modalità di pagamento: come è stato pagato l'importo (carta di credito, contanti, assegno)
- Stato del pagamento: Spese pagate o in sospeso
Noterai che abbiamo aggiunto un totale di 7 opzioni di stato di pagamento. I tuoi fornitori non conoscono i tuoi diligenti colleghi dell'ufficio finanziario così bene come te, quindi queste fasi sfumate del processo di rimborso creano trasparenza nelle tempistiche relative alle spese sostenute. Il contesto aggiuntivo aiuta i project manager a gestire le conversazioni con i fornitori in attesa di pagamento. 💬
Piccole ma significative scelte personalizzate trasformano il tuo foglio di calcolo delle spese in un motore di analisi finanziaria. Questi documenti saranno conservati nei registri della tua azienda, quindi più attributi aggiungono valore analitico.
Passaggio 5: Totale delle spese per categoria
Le celle evidenziate contengono formule predefinite che forniscono i totali per ciascuna categoria di spesa. Ciò consente il monitoraggio della distribuzione delle spese.
Buone notizie: non è richiesta alcuna abilità matematica da parte tua! 🤩
Cattive notizie: c'è un intoppo. 👀
Al momento siamo in una fase di stallo perché il passaggio successivo richiede una pazienza da Jedi. Finora hai inserito tutti gli elementi nel tuo foglio delle spese. Ora dovrai allegare le ricevute e gli altri documenti giustificativi come allegati.
💡Suggerimento professionale: usa l'IA per automatizzare le parti più noiose delle note spese. Scopri come! 👇🏼
Passaggio 6: aggiungi le ricevute e i documenti di origine pertinenti
Ci piacerebbe poterti dire che questo processo è facile in Excel, ma gli allegati diventano rapidamente complicati. Innanzitutto, dovrai convertire ogni ricevuta in un PDF separato invece che in un JPEG. Quindi, rinominala in un formato adeguato che Excel possa archiviare facilmente.
Per aggiungere file, sono necessarie le funzionalità avanzate Oggetti e/o Collegamento e incorporamento di oggetti (OLE) di Excel. Eseguire quella che dovrebbe essere un'operazione di base diventa noioso. Ad esempio, i file non Microsoft hanno un processo di caricamento complicato. Le funzioni sulla barra degli strumenti del menu che dovrebbero essere cliccabili sono inattive, quindi occorre procedere per tentativi.
Se utilizzi già un foglio di calcolo Microsoft Excel sul web, l'approccio migliore e più efficiente sarebbe quello di utilizzare OneDrive di Microsoft. Ciò risolverebbe alcuni problemi che i team potrebbero incontrare con le applicazioni Excel:
- I file archiviati in uno spazio di archiviazione web renderanno i dati accessibili tramite browser.
- Teams non dovranno installare Excel su tutti i loro dispositivi per collaborare sui dati.
- Chiunque può lavorare con i dati utilizzando Excel, anche se utilizza versioni diverse.
Anche gli utenti più esperti devono seguire la stessa procedura per effettuare la connessione di file esterni.
Ma se vuoi passare al lato oscuro della forza, una piattaforma di produttività che va oltre un semplice modello di nota spese è il luogo in cui nascono alleanze strategiche e partnership.
Dai il benvenuto a ClickUp! 👋
Modelli di note spese
Sebbene Excel sia da tempo il programma legacy per il monitoraggio delle spese, i suoi limiti in termini di collaborazione, flessibilità e funzionalità rendono opportuno trasferire la documentazione finanziaria essenziale, come i rendiconti delle spese, su piattaforme dedicate alla produttività come ClickUp.
Grazie a flussi di lavoro di automazione personalizzabili per le approvazioni, la modifica drag-and-drop, le autorizzazioni basate sui ruoli, le funzionalità IA, i moduli di spesa e le visualizzazioni delle tendenze di spesa, la tua azienda potrà prendere decisioni informate più rapidamente. 📊
Abbiamo selezionato tre modelli di spese in ClickUp per mostrare come gli strumenti intuitivi di ClickUp migliorino le funzionalità di documentazione contabile rispetto ai fogli Excel statici afflitti da problemi di versione.
Nota: da qui in poi non ci saranno più cattive notizie!
1. Modello di nota spese aziendale e rendiconto ClickUp
Ideale per: sostituire le difficoltà di conformità con soluzioni pratiche
Il modello di nota spese aziendale e rendiconto di ClickUp e tutti i modelli ClickUp includono visualizzazioni personalizzabili per ottimizzare le configurazioni di reportistica, approvazioni, tag e altro ancora.
Se non hai familiarità con le visualizzazioni nei software di project management, pensale come cartelle o divisori diversi in un unico archivio. Ogni visualizzazione raggruppa informazioni selezionate, ma le mostra in modo diverso per soddisfare criteri specifici in base a ciò che è più importante per la persona o lo scopo.
L'elevato livello di personalizzazione di questo modello apre le porte alla collaborazione a livello di team all'interno della piattaforma ClickUp. I reparti contabilità, finanza e altri non devono creare report aggiuntivi o cercare informazioni tramite email. 📥
ClickUp riduce invece il doppio lavoro, facilitando l'accesso di tutti i membri dell'area di lavoro alle informazioni condivise in un unico posto. Un contesto migliore significa conversazioni produttive quando è il momento di riconciliare le note spese.
Situazioni come violazioni delle politiche o modifiche dei budget diventano più facili da individuare. Come risultato, i project manager hanno una maggiore visibilità sui modelli di spesa, sulle opportunità di risparmio e sulle incongruenze.
Abbina questo modello al Modello di preparazione fiscale ClickUp per migliorare la preparazione fiscale con funzionalità di monitoraggio del tempo, tag, avvisi di dipendenza, email e altro ancora!
2. Modello di nota spese per piccole imprese ClickUp
Ideale per: gestire le attività di amministrazione e pagamento dei fornitori
La semplificazione della reportistica è solo uno dei vantaggi superficiali del modello di nota spese per piccole imprese di ClickUp. Allinea la project management e la contabilità sotto lo stesso tetto. Le sequenze integrate collegano le spese ai risultati finali, ai clienti e alle fatture, consentendoti di massimizzare l'efficienza finanziaria e operativa.
Progettato per titolari d'azienda e piccoli team, questo modello aiuta a gestire le attività amministrative dei fornitori, in modo che le richieste di pagamento e gli adempimenti normativi non vengano trascurati. 🔍
Tutti i tuoi strumenti sono a portata di mano all'interno della piattaforma:
- Funzionalità di importazione e incorporamento per Excel, Fogli Google e altre app di lavoro
- Promemoria per l'automazione delle attività per gestire rinnovi e revisioni
- Dashboard report per una panoramica delle spese fino ad oggi
- Campi personalizzati per il monitoraggio dei dettagli dei fornitori
Grazie a queste funzionalità/funzioni e a centinaia di altri strumenti di collaborazione e integrazioni disponibili in ClickUp, le piccole imprese possono coordinare senza sforzo le partnership interne ed esterne.
Abbina questo modello ai modelli di contabilità per effettuare il monitoraggio delle attività, delle passività e del patrimonio netto della tua azienda!
3. Modello di nota spese ClickUp
Ideale per: tenere sotto controllo le spese aziendali
Le aziende consolidate e le agenzie attente ai costi dovrebbero utilizzare il modello di nota spese di ClickUp per ottenere rapidamente informazioni finanziarie strategiche. Ottieni una visione d'insieme e una panoramica degli elementi necessari per ottimizzare la spesa per la crescita. ⚡️
Prova gli strumenti integrati per prevedere il budget futuro e le risorse necessarie sulla base dei risultati passati. Le integrazioni collegano il lavoro dei clienti alle spese, mentre gli strumenti di reportistica e i flussi di lavoro consentono ai project manager di risparmiare tempo nel monitoraggio del tempo dedicato al tracciamento delle spese segnalate dalla contabilità.
Grazie a strumenti che semplificano la supervisione delle spese e lo svolgimento delle mansioni lavorative necessarie, inclusi campi flessibili per organizzare i beneficiari e gli importi, i manager hanno la possibilità di personalizzare il monitoraggio delle spese in base ai propri flussi di lavoro.
Abbina questo modello al Modello di modulo di pagamento ClickUp per creare moduli online facili da usare!
Puoi usufruire della formazione aggiuntiva su Excel
Sebbene questa guida si concentri sulla creazione di una nota spese personalizzata, Excel può fornire supporto per altre esigenze aziendali, se implementato correttamente.
Considerando i vantaggi che ClickUp offre alle aziende, abbiamo altre risorse, suggerimenti e modelli da aggiungere alle tue conoscenze di Excel. Dai un'occhiata a queste guide aggiuntive e alle best practice da seguire quando Excel deve dare il meglio di sé! ✨
Gestione e monitoraggio del tempo
Impara a creare calendari, tabelle orarie, programmi e altro ancora in Excel per pianificare le tue giornate e effettuare il monitoraggio del lavoro.
Visualizzazione dei dati e dashboard
Rendi i tuoi dati Excel più efficaci con questi tutorial approfonditi per trasformare le informazioni del tuo foglio di calcolo in eleganti immagini!
Project management
Crea grafici burndown, diagrammi Gantt, bacheche Kanban e altro ancora in Excel per pianificare e gestire i flussi di lavoro.
Organizzazione
Organizza le informazioni relative all'azienda e ai dipendenti con gli strumenti organizzativi di Excel.
Bonus: dai un'occhiata ai modelli di note spese di Microsoft Excel!
Tieni traccia delle spese con ClickUp
In definitiva, la chiave è garantire trasparenza, accessibilità e accuratezza nella reportistica delle spese, in modo che il denaro venga utilizzato esattamente come previsto.
Ci auguriamo che questa guida ti abbia illustrato le possibilità di miglioramento dei flussi di lavoro relativi alla gestione delle spese. La reportistica delle spese è un vero e proprio lavoro di squadra e i team che desiderano soddisfare le esigenze e le preferenze di supervisione non dovrebbero limitarsi a Excel. 🧑💻
Che tu scelga i fogli di calcolo collaudati o i nuovi hub centralizzati, noi ti diciamo: "Perché non entrambi?" Crea un'area di lavoro gratuita in ClickUp o importa i tuoi fogli di calcolo in una vista Tabella di ClickUp!