Come creare una struttura di ripartizione dei costi (con esempi)

quanto mi costerà questo progetto?

Questa è probabilmente una delle domande più comuni, ma anche più importanti, che qualsiasi client o stakeholder interno vi porrà. E se il preventivo fornito non è accurato o non è nemmeno lontanamente realistico, il progetto può essere messo a rischio.

Naturalmente, una stima dei costi non può essere sempre accurata fino all'ultimo dollaro, ma immaginatevi di quotare X per un progetto, per poi accorgervi che vi servirà il doppio del budget quando il progetto inizierà effettivamente.

Non è una situazione in cui ci si vuole trovare.

È qui che una Struttura di ripartizione dei costi (CBS) può aiutarvi ad avere un quadro chiaro delle finanze del progetto. Essa suddivide tutti i costi previsti in categorie gestibili, fornendo un quadro chiaro della destinazione del denaro. Questo vi consente di prendere decisioni informate in materia di budgeting e di gestire i costi del progetto in modo efficiente.

Inoltre, vi aiuterà a monitorare il progetto per individuare potenziali sforamenti dei costi fin dalle prime fasi, aiutandovi a consegnare il progetto in tempo e nel rispetto del budget stabilito.

Ma cos'è esattamente una CBS e in che modo si differenzia da una struttura di ripartizione del lavoro (WBS)? In questa guida esploreremo queste e altre domande.

Che cos'è una struttura di ripartizione dei costi nel project management?

Il project management prevede la gestione di molteplici aspetti di un progetto, tra cui l'ambito, i tempi e i costi. Se da un lato è fondamentale mantenere il progetto in linea con il monitoraggio e la riunione delle scadenze, dall'altro è altrettanto importante rispettare il budget. È qui che una struttura di ripartizione dei costi (CBS) diventa uno strumento essenziale.

La CBS è un documento che riporta in dettaglio tutti i costi che saranno sostenuti in un determinato progetto Ogni riga o riga della CBS rappresenta un elemento di costo associato al progetto. Ogni riga o riga del CBS rappresenta una voce di costo associata al progetto e suddivide i costi in categorie chiaramente definite, fornendo una tabella di marcia dettagliata per le finanze del progetto.

**Perché la struttura di ripartizione dei costi è importante?

In qualsiasi ciclo di vita del project management la parte più critica è garantire che il progetto sia consegnato in tempo e nel rispetto del budget stabilito. Se una delle due cose va storta, l'esito positivo del progetto può essere compromesso. Aggiungendo le strutture di ripartizione dei costi alla vostra strategia di project management, potrete:

• Migliorare il budgeting e la stima dei costi identificando in anticipo tutti i potenziali elementi della struttura dei costi. Questo vi permette di evitare spiacevoli sorprese lungo la strada e di ridurre al minimo il rischio che le spese crescano oltre un limite specifico
• Pianificare il progetto in modo più accurato, in quanto è possibile identificare i potenziali costi di un progettorischi legati ai costi del progetto e attività in anticipo, assicurandovi di poter sviluppare strategie di mitigazione o di minimizzare l'impatto di questi rischi
• Comunicare in modo chiaro le aspettative di un progetto a tutte le parti interessate, compresi client, sponsor e membri del team. Questo garantisce la trasparenza e assicura che tutti siano allineati sugli obiettivi del progetto

Differenza tra struttura di ripartizione dei costi e struttura di ripartizione del lavoro

La struttura di ripartizione dei costi può assomigliare molto a una struttura di ripartizione del lavoro struttura di ripartizione del lavoro (WBS) in quanto vengono elencate tutte le attività e gli stakeholder coinvolti in entrambe. Tuttavia, mentre la CBS si concentra sul controllo dei costi o sulla gestione delle spese del progetto, la WBS riguarda la comprensione di tutte le attività necessarie per realizzare un progetto di esito positivo.

Alcune delle sottili differenze sono

Scomposizione della struttura di ripartizione dei costi

La struttura di ripartizione dei costi viene creata utilizzando più componenti, tra cui:

1. Struttura di ripartizione dei lavori

Il fondamento della CBS è la WBS. Questo documento delinea i risultati e le attività che compongono il progetto. Si tratta di una bozza di ciò che deve essere terminato.

2. Identificare i costi coinvolti in ogni attività

Per qualsiasi CBS, ci sono quattro categorie di costi principali da considerare:

• Costi del lavoro: Stipendi, salari e benefit dei membri del team assegnati all'attività. Si tratta del costo del lavoro richiesto dall'uomo
• Costi dei materiali: Le materie prime, le forniture e le attrezzature necessarie per completare l'attività. Può trattarsi di qualsiasi cosa, dall'inchiostro per stampanti al legname, a seconda del progetto
• Costi delle attrezzature: Noleggio o acquisto di attrezzature specializzate necessarie per l'attività
• Costi indiretti: Si tratta di fattori diversi dai costi diretti, che possono andare ad aggiungersi al budget del progetto. Tra questi figurano l'affitto dell'ufficio, le utenze, l'assicurazione, i costi amministrativi e altro ancora

3. Comprendere le opportunità di costo

Il piano CBS non aiuta solo a pianificare i costi, ma anche a capire le potenziali linee d'azione. Ad esempio, se si deve creare un sito web per un client.

Se il costo dell'assunzione di risorse esterne è molto più alto del previsto, potete prendere decisioni proattive come completare alcune attività internamente. In questo modo si riducono i costi complessivi del progetto e si ha il controllo sulla qualità del progetto stesso.

Come creare una struttura di ripartizione dei costi

Ora che avete capito il potere di una CBS, approfondiamo i passaggi pratici per crearne una. È possibile creare strutture di ripartizione dei costi dettagliate utilizzando un software di project management o uno strumento che aiuti ad analizzare o monitorare tutte le attività e le risorse coinvolte in un determinato progetto. Per creare una CBS dettagliata e accurata, potete seguire i passaggi seguenti:

Passaggio 1: Conoscere tutte le attività e i requisiti delle risorse

Il primo passaggio per un esito positivo del piano e della stima dei costi è conoscere le attività e le risorse necessarie per il progetto. In genere si tratta di:

• Documento sull'ambito del progetto: Questo documento delinea gli obiettivi, i risultati e le sequenze del progetto. Serve come base sia per la WBS che per la CBS
• **Una WBS ben definita è essenziale per la CBS. Fornisce il quadro di riferimento per l'identificazione degli elementi di costo associati a ciascuna attività del progetto
• Strumenti di stima dei costi: Sono disponibili diversi strumenti di stima dei costi, con intervalli che vanno da semplici fogli di calcolo a software più sofisticati. Scegliete il metodo più adatto alla complessità e al budget del progetto

Passo 2: identificare le categorie di costo

Il passaggio successivo consiste nello stimare il costo richiesto per ogni attività, compito o risorsa. Queste attività possono essere suddivise in più aspetti in dipendenza del loro impatto e dell'area di lavoro, come ad esempio:

• Costi diretti: Si tratta di spese tangibili direttamente collegate a specifiche attività del progetto. In genere comprendono:
  
  • Costi del lavoro: Stipendi, salari e benefit dei membri del team assegnati alle attività.
  • Costi dei materiali: Materie prime, forniture e attrezzature necessarie per completare le attività.
  • Costi delle attrezzature: Noleggio o acquisto di attrezzature specializzate necessarie per le attività
• Costi indiretti: Spesso chiamati costi generali, sono spese che supportano il progetto nel suo complesso ma non sono direttamente attribuibili a una singola attività. Ne sono un esempio:
  
  • Affitto dell'ufficio e utenze
  • Assicurazione
  • Costi amministrativi
  • Sottoscrizioni di software

Considerando sia i costi diretti che quelli indiretti, si riduce al minimo il rischio di aggiungere al budget qualsiasi attività o fattore di costo sconosciuto.

Passo 3: stima del costo del lavoro

Una volta considerati tutti i fattori di costo che influenzeranno il budget, è il momento di iniziare a stimare il costo di completare un particolare elemento d'azione. Ad esempio, se volete svolgere un'attività X, quanto tempo impiegano i membri del vostro team per completarla? Di quante risorse avranno bisogno per completare l'operazione? Queste risposte consentono di calcolare il budget complessivo necessario per completare l'attività.

Da fare per tutte le attività del progetto, si può ricavare il costo finale del progetto. Si tratta di un processo cruciale, soprattutto quando si stima il budget per progetti su larga scala come quelli edilizi.

Monitorando da vicino le attività e le risorse necessarie per un particolare progetto e altri impatti, utilizzando il sistema di calcolo del costo del lavoro software di gestione della costruzione è possibile garantire che i progetti vengano completati nel rispetto delle tempistiche e del budget definiti.

Passo 4: Costruire un piano di emergenza per il CBS

Anche dopo un piano meticoloso, gli eventi imprevisti possono aumentare i costi del progetto. Ad esempio, se dovete acquistare materiali da un fornitore e questi sono esauriti, potreste doverli procurare da un'altra fonte. Il costo di questi materiali può essere più elevato, oppure potreste dover pagare un extra allo stesso fornitore se i materiali di cui avete bisogno sono a corto di scorte.

Per mitigare questi rischi, includete un margine di contingenza nel vostro CBS. Si tratta di un margine di riserva per le spese impreviste che potrebbero sorgere durante il progetto. La dimensione del margine di contingenza dipenderà dai fattori di rischio intrinseci al progetto.

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Per dare il via al piano, utilizzate il modulo Modello di piano di emergenza ClickUp e mantenere la vostra azienda sicura e protetta.

Questo modello offre sia la vista Elenco che la vista Bacheca, aiutandovi a disegnare il vostro Piano di emergenza e a utilizzarlo efficacemente per i vostri progetti. Vi aiuta a creare una tabella di marcia chiara per gli eventi imprevisti:

• Analizzando i rischi potenziali e il loro impatto sulle operazioni
• Identificando le risorse e il personale necessari
• Testando scenari alternativi per garantire i risultati migliori

Passaggio 5: controllo della sensibilità

L'ultimo passaggio per la creazione di una struttura di ripartizione dei costi è la revisione completa del piano. Cercate eventuali incongruenze o informazioni mancanti. Condividete il CBS con le principali parti interessate e finalizzate il documento dopo aver incorporato il loro feedback.

Analisi della struttura di ripartizione dei costi: Uno strumento critico

Per qualsiasi progetto, i ritardi sono spesso costosi. Ad esempio, se fossimo un'impresa di costruzioni, un piccolo ritardo nell'approvvigionamento delle risorse potrebbe significare uno stallo dei lavori, con conseguente aumento delle spese dell'intero progetto. Ecco perché l'utilizzo dell'analisi CBS è fondamentale per le organizzazioni.

Con un'analisi regolare della struttura di ripartizione dei costi, potete assicurarvi che le finanze e le sequenze del progetto siano costantemente monitorate, contribuendo a eliminare i rischi di costo. Questo aiuta anche a:

• Gestione proattiva dei costi, in quanto è possibile identificare tempestivamente gli sforamenti dei costi e intraprendere azioni correttive, come la regolazione dell'allocazione delle risorse o la negoziazione con i fornitori, per rimanere all'interno del budget
• Migliorare il controllo e il project management, in quanto è possibile monitorare gli aspetti della WBS quando si analizza la documentazione CBS
• Identificare i rischi potenziali, compresi quelli legati al piano dei costi o delle risorse, consentendovi di ridurre al minimo il loro impatto sull'intero progetto

Quando si conduce un'analisi della CBS, assicurarsi di ricercare gli impatti standard sul progetto, come ad esempio:

• **Monitoraggio di eventuali scostamenti tra i costi preventivati e quelli effettivamente sostenuti. Analizzare le ragioni di tali scostamenti e adottare le azioni correttive necessarie.
• Attività cardine del progetto: Condurre un'analisi CBS in corrispondenza delle chiavi di letturaattività cardine del progetto per valutare le prestazioni finanziarie e identificare le aree da correggere. Utilizzare Le attività cardine in ClickUp per visualizzare gli obiettivi a colpo d'occhio e assicurarsi di essere sulla buona strada per raggiungerli.
• **Qualsiasi modifica all'ambito del progetto può avere un impatto sui costi. Analizzate il vostro CBS per capire le implicazioni finanziarie delle modifiche dell'ambito e assicuratevi che siano allineate con il budget complessivo.

Implementazione del CBS con ClickUp

Per ottenere una stima più accurata del progetto, è necessario essere in grado di suddividere tutte le attività, comprese le risorse, i costi effettivi, i costi logistici e tutte le attività coinvolte. Per la maggior parte delle aziende, questo si rivela spesso difficile, poiché tutte le attività e i team lavorano in silos e su piattaforme diverse.

È qui che un sistema end-to-end project management come ClickUp può aiutare a rendere le cose molto più snelle ed efficienti.

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vista Team di ClickUp per un'accurata gestione del project management e delle consegne_

ClickUp va oltre la gestione delle attività di base, offrendo una robusta suite di funzionalità/funzione che completano perfettamente le vostre esigenze di CBS. Con esso è possibile:

• Ripartire i progetti in attività e sottoattività gestibili, creando una chiara tabella di marcia visiva. Ciò consente di stimare meglio il budget del progetto in base alle attività e alle risorse coinvolte
• Tracciare i costi associati assegnando i costi stimati a ciascuna attività, categorizzare le spese e monitorare i costi effettivi sostenuti. Ciò fornisce una posizione centralizzata per la gestione di tutte le finanze del progetto
• Visualizzare le ripartizioni dei costi per categoria, monitorare le variazioni di budget e ottenere informazioni preziose sui dati finanziari del progetto
• Condividere il documento CBS con i membri del team, assegnare attività con stime dei costi e mantenere tutti informati sulle finanze del progetto attraverso aggiornamenti in tempo reale

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/04/image-311-1400x933.png Attività di ClickUp /$$$img/

Gestite facilmente tutte le attività legate ai progetti su un'unica piattaforma con ClickUp Tasks

Con ClickUp Project Management offre funzionalità/funzione avanzate che possono aiutarvi:

• Pianificare e dare priorità a tutti i dettagli del progetto con facilità, aiutando tutto il team a comprendere chiaramente l'ambito, l'allocazione e le attività
• SfruttareClickUp Brain, un assistente di project management basato sull'IA, per semplificare il vostro lavoro quotidiano. È in grado di generare automaticamente elementi di azione e attività secondarie, riepilogare thread di commenti, creare tabelle di dati, trovare dettagli rilevanti all'interno di ClickUp e delle app connesse e creare e condividere aggiornamenti automatici sullo stato di avanzamento. Utilizzatela come AI Project Manager
• Ottenere più rapidamente il consenso e avviare i progetti con chiarezza utilizzando un'unica piattaforma per collaborare alla visione del progetto, stimare i costi e consegnare i progetti più velocemente e nel rispetto del budget

Fornisce anche modelli di stima pronti all'uso e completamente personalizzabili per aiutarvi a iniziare immediatamente con le stime dei progetti CBS e WBS. Per istanza, il modello Modello di budget di progetto ClickUp con WBS rende il monitoraggio dei costi facile e semplice, suddividendo il progetto in attività.

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Utilizzando questo modello, è possibile semplificare le attività di budgeting dei progetti, in quanto consente di:

• Mappare le attività e le stime dei costi
• Organizzare tutti i dati del progetto in un unico luogo
• Monitorare le spese in modo continuo, da fare in modo di non sforare il budget

Include una dettagliata struttura di ripartizione del lavoro (WBS), che comprende:

• Stati personalizzati: Per contrassegnare lo stato delle attività come Annullato, Terminato, In Corso, In Attesa e Da fare
• Campi personalizzati: Per categorizzare e aggiungere attributi per gestire le attività e visualizzare facilmente le attività e il budget del progetto
• Visualizzazioni personalizzate: Per visualizzare le informazioni in più punti per il monitoraggio e il project management del progetto
• Project management: Migliorare il monitoraggio del budget e della WBS del progetto con funzionalità di monitoraggio del tempo, tag, avvisi di dipendenza, email e altro ancora

Questi modelli forniscono una struttura predefinita per le WBS, i campi di stima dei costi e le funzioni di monitoraggio del budget, senza dover fare tutte le attività manualmente o partire da zero.

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Con ClickUp, è possibile rendere l'intero progetto project management il processo di gestione dei progetti è molto più efficace e consente di monitorare budget e attività sulla stessa piattaforma.

Sia che si tratti di project manager o del reparto finanziario o commerciale, tutti possono lavorare insieme, pianificare i progetti e collaborare come richiesto. O, come direbbe Michael Scott, è una tripla vittoria.

Il tutto in uno software per il project management consente di gestire flussi di lavoro, documenti, dashboard in tempo reale e altro ancora, aiutando il team a muoversi più velocemente, a lavorare in modo più intelligente e a risparmiare tempo.

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Domande frequenti (FAQ)

1. Che cosa è incluso in una struttura di ripartizione dei costi?

Una struttura di ripartizione dei costi (CBS) comprende tutti i costi sostenuti in un determinato progetto. Comprende quattro categorie principali di costi:

• Costi del lavoro: Il denaro speso per le persone che eseguiranno il progetto
• Costi dei materiali: Tutti i materiali acquistati dall'azienda, comprese le materie prime, le parti e i componenti, le forniture di produzione, l'assicurazione e il trasporto
• Costi dell'attrezzatura: L'attrezzatura vera e propria
• Costi generali o indiretti: Spazi non direttamente attribuiti a un costo specifico, come lo spazio per l'ufficio, le utenze, i benefit e le tasse

**2. Che cos'è il metodo di ripartizione dei costi?

Il metodo di ripartizione dei costi si riferisce al processo di creazione di una struttura di ripartizione dei costi. Si tratta di identificare tutte le attività del progetto dalla Work Breakdown Structure (WBS), assegnare i costi a ciascuna attività e sommarli per ottenere il budget totale del progetto.

**3. Qual è la differenza tra una struttura di scomposizione dei costi e una struttura di scomposizione del lavoro (WBS)?

Una struttura di ripartizione del lavoro (WBS) delinea i risultati del progetto suddividendoli in attività più piccole e gestibili. Una CBS si concentra sugli aspetti finanziari del progetto, assegnando i costi a ciascun elemento della WBS. Insieme, forniscono una visualizzazione completa dell'ambito e delle finanze del progetto.