Dal 2017 ClickUp ha consolidato gli strumenti di lavoro in un'unica piattaforma. Ma con l'aumento della popolarità e della necessità di adottare l'IA per ottimizzare il posto di lavoro, è necessario ripensare il modo in cui i team monitorano, condividono e richiamano i loro contenuti aziendali.
ClickUp Brain è una raccolta di funzionalità di IA conversazionale, contestuale e basata sui ruoli, disponibile ovunque in ClickUp. Ogni dipendente di qualsiasi team può sfruttare i suoi tre pilastri fondamentali: AI Knowledge Manager, AI Project Manager e AI Writer for Work.
La domanda che tutti si pongono è: Come può l'IA aiutarmi a essere più efficace ed efficiente nel mio ruolo?
Con ClickUp Brain, il tuo team non deve imparare l'ingegneria dei prompt per porre le domande giuste per ottenere risultati migliori dall'IA: ci pensiamo noi. E puoi applicare gli strumenti di ClickUp AI in modo incrementale, iniziando dalle aree ad alto impatto personale e di team, per poi ampliarne l'ambito!
SICUREZZA CON L'IA L'utente mantiene il pieno controllo sull'uso delle nostre funzionalità/funzioni di IA, e solo nei modi che sono in linea con le sue politiche a beneficio della sua forza lavoro. Ecco cosa deve sapere:
1. Crittografia dei dati: ClickUp utilizza la crittografia per proteggere i dati in transito e a riposo, garantendo che le informazioni sensibili non siano accessibili a soggetti non autorizzati. 2. Controlli di accesso per Ask AI: ClickUp implementa rigidi controlli di accesso, garantendo che solo gli utenti autorizzati possano accedere alle risposte di ClickUp Brain. Gli utenti devono avere accesso ai dati sottostanti. 3. Accordi con i partner AGI: ClickUp ha stipulato accordi con provider LLM per non utilizzare i dati per addestrare i modelli. 4. Addestramento del modello: ClickUp non addestra alcun modello di IA sui dati dell'utente.
Per ulteriori informazioni, leggere la nostra politica di sicurezza completa.
Diamo un'occhiata più da vicino alle funzionalità/funzioni chiave di ClickUp Brain! 🤓
1. Avvia l'IA da qualsiasi luogo in ClickUp
La nuova esperienza di chat con IA è esattamente dove serve: basta un clic dalla barra degli strumenti in qualsiasi punto dell'area di lavoro. È un gateway self-service per cercare risposte e mantenere il team in uno stato di flusso ininterrotto.
Grazie alla condivisione delle informazioni sempre attiva, la concentrazione individuale e la collaborazione in team beneficiano di un minor numero di interruzioni.
Quando i team aggiornano le loro attività o collaborano ai risultati finali, basta un semplice tocco per attivare l'IA, in modo che chiunque possa fare riferimento a decisioni e dati documentati esistenti.
Anche se ogni giorno porta nuove domande, ClickUp AI è disponibile 24 ore su 24, 7 giorni su 7, 365 giorni all'anno. Ecco alcuni scenari di come le persone possono utilizzare ClickUp AI per ottenere un rapido supporto organizzativo:
Domanda sulla politica interna
- *persona: Potrebbe dirmi qual è la nostra politica sulle ferie? Voglio prendermi il prossimo venerdì libero, ma non ero sicuro se avessi bisogno di un'approvazione preventiva e con quanto anticipo richiederla
- IA: Risponde con una breve panoramica delle politiche aziendali in materia di ferie, comprese le eventuali approvazioni richieste, con quanto anticipo devono essere presentate le richieste, la disponibilità di giorni di malattia rispetto ai giorni di ferie personali e le fonti per ottenere maggiori informazioni
Best practice generali per l'area di lavoro
- *persona: Da fare un'attività privata?
- ClickUp AI: risponde con istruzioni passo passo e collegamenti alle fonti agli articoli della Guida di ClickUp per ulteriori informazioni
Assistenza IT
- *persona: Il mio computer non funziona! Come faccio a contattare l'IT?
- ClickUp AI: fa riferimento al database delle conoscenze per individuare le procedure documentate e condivide i link di origine
2. Fai domande su attività e documenti
Anche i dipendenti che eccellono nell'organizzazione faticano a tenere il passo con il loro elenco in continua evoluzione di attività che richiedono molta concentrazione.
Tutto è dovuto ora se hai cinque project manager su cinque attività su cui stai lavorando.
Ora avrai chiarezza sulle attività di lavoro che richiedono un'azione immediata e su quelle con priorità inferiore in base ai dati delle attività. Poni una domanda personalizzata o scegli tra i prompt predefiniti, tra cui:
- Quali sono le mie attività urgenti?
- Su cosa dovrei lavorare adesso?
- Quali sono le mie attività in ritardo?
- Quali attività sono aperte e assegnate a me?
Ciò consente ai team di lavorare costantemente su lavori urgenti e importanti obiettivi a lungo termine senza perdere di vista le attività cardine. 🔑
3. Riepilogare/riassumere attività, commentare thread e documenti
L'uso di strumenti di IA per riepilogare le informazioni e aiutare nella scrittura allevia la pressione di tutti dall'enorme quantità di contenuti di lettura e scrittura sul posto di lavoro. Ciò aumenta l'efficienza a livello aziendale con il tempo risparmiato.
Dillo a tutti: Basta leggere thread di attività lunghi un chilometro!
Creando automaticamente riepiloghi dei dettagli chiave, i team aumentano la loro capacità di completare e condividere più lavoro. Le situazioni seguenti sono ottime opportunità per mettere al lavoro la sintesi dell'IA:
- Sviluppo del prodotto: riepilogare/riassumere lunghi documenti sui requisiti per estrarre decisioni chiave e compromessi per i nuovi ingegneri
- Campagne di marketing: estraete i temi e gli spunti principali dai lunghi thread delle email che pianificano il lancio di una prossima campagna per aiutare i collaboratori a mettersi al passo
- Progetti di ricerca: Distillare i risultati chiave e le raccomandazioni da risultati e analisi lunghi per creare riepiloghi/riassunti concisi
- Supporto clienti: riepilogare/riassumere le conversazioni tra colleghi e clienti per far emergere problemi irrisolti, richieste di funzionalità o bug per i team di prodotto
- Progetti di consulenza: Crea un'istantanea dei risultati finali, dei report sullo stato e dei verbali delle riunioni per tenere aggiornati i clienti sullo stato generale dei lavori
4. Genera StandUp personali e aggiornamenti del team
StandUp™ con l'IA produce riepiloghi dello stato dell'attività di dimensioni ridotte su richiesta per un massimo di 10 persone. Questi punti di contatto regolari per valutare lo stato ci tengono responsabili, in modo da non trascurare il lavoro richiesto a livello individuale e collettivo che guida i risultati dell'organizzazione. 🏆
I colloqui individuali, le riunioni del team e le retrospettive si svolgono in parallelo. Gli StandUp quotidiani tramite ClickUp AI offrono visibilità istantanea per rimanere agili, rispondendo al contempo a esigenze più ampie come l'impostazione degli obiettivi e lo sviluppo dei talenti.
E quando un semplice controllo dello stato è sufficiente per tenere sotto controllo la giornata, aggiungi la scheda StandUp alla tua Home! Nelle impostazioni della scheda, puoi passare da un periodo di tempo a un altro e formattare i dati per visualizzare ciò che è rilevante per te durante la settimana.
5. Usa il linguaggio naturale per creare automazioni personalizzate
I nostri utenti adorano la funzionalità/funzione Automazioni di ClickUp, che elimina molti dei processi manuali relativi alle attività. Abbiamo potenziato lo strumento in modo che chiunque possa creare regole personalizzate utilizzando un semplice testo!
Descrivi con disinvoltura ciò che vuoi gestire con il pilota automatico: aggiornare gli stati, applicare modelli o inviare commenti a persone specifiche.
Ad esempio, un reclutatore automatizza un flusso di lavoro di assunzione utilizzando il linguaggio naturale: Quando lo stato dell'attività cambia in accettato, applica il modello di inserimento del nuovo assunto e cambia la priorità in alta.
6. Aggiornamenti automatici delle attività in vista Elenco, Bacheca, Calendario o Tabella
Se stai già utilizzando i campi personalizzati per velocizzare il passaggio da un'attività all'altra, apprezzerai le ultime aggiunte al gruppo: Riepilogo con l'IA e Aggiornamenti di stato con l'IA!
Ricordi la funzionalità/funzione dei riepiloghi delle attività di prima? Ora è possibile ottenere riepiloghi istantanei dello stato e degli aggiornamenti da visualizzare, senza aprire un'attività.
Per le roadmap dei prodotti o gli elenchi delle campagne di marketing, genera una nuova panoramica narrativa dello stato di avanzamento dei compiti recenti. Sulle pipeline di vendita o sugli elenchi degli sprint, estrai i riepiloghi delle attività urgenti relative ai potenziali clienti o i tassi di completamento degli sviluppatori man mano che le attività si evolvono giorno per giorno. 🌱
7. Scrivere con il nostro assistente specifico per ruolo
L'assistente di scrittura IA genera valore consentendo ai team di massimizzare il momento. Mentre le idee sono ancora fresche nella nostra mente, è il momento perfetto per mettere in moto il lavoro. Manterremo l'attenzione sulle attività principali ed eviteremo gli arretrati di lavoro cartaceo.
Come funziona: i punti di partenza consigliati all'interno di ClickUp AI cambiano in base al ruolo selezionato nella finestra modale.
Ad esempio, gli ingegneri possono generare uno schema di modello o scrivere un documento di specifiche tecniche. Allo stesso modo, i project manager possono creare un documento di ambito o una richiesta di modifica del progetto. Le risorse umane possono creare elenchi di lavoro o bozze di annunci interni.
8. Alleggerisci il carico di lavoro iniziale con un modello basato sull'IA
Con l'aumento della velocità dei progetti in tutti i settori aziendali, una qualità costante porta conforto. I modelli generati dall'IA standardizzano la struttura e la formattazione, in modo che chiunque utilizzi le risorse approvate dal tuo marchio, sia che si tratti di clienti che di dirigenti, abbia materiali raffinati. 🎨
Sfrutta la funzionalità Scrivi con IA per generare una bozza iniziale del documento. Nello specifico:
- Apri un nuovo documento
- Digita la chiave della barra per aprire lo strumento Scrivi con IA
- Dì all'IA cosa vuoi creare e modifica in base alle tue esigenze
- Inserisci il testo nel documento e aggiungi gli ultimi ritocchi
- Salvare il documento come modello in modo che gli altri membri del team possano accedervi
Ad esempio, i responsabili di programma che lanciano nuove iniziative interfunzionali possono generare istantaneamente documenti di riferimento completamente strutturati per la modifica in linea con le best practice di PM come metriche di esito positivo, elenchi di rischi e matrici RACI su misura per le dimensioni del team.
Ecco come altri team stanno creando modelli per diverse occasioni:
Social Media
- Strutture dei contenuti con dimensioni delle immagini e lunghezze ideali delle didascalie preconfigurate
- Modelli di campagne social con elenchi di hashtag e messaggi riutilizzabili
- Reportistica analitica che evidenzia le tendenze delle metriche chiave
Contenuto
- Post del blog con schemi e ricerca SEO precompilata per finalizzare
- Script di concetti video con dettagli di scena e liste di controllo della produzione pronti
- Modelli di newsletter email con blocchi di contenuti segmentati per gli iscritti
Marketing
- Lead nurturing email drips con analisi dei segmenti dei lead
- Modelli di piano di lancio della campagna con un monitoraggio del budget, informazioni sull'obiettivo e sul pubblico
- Modelli di comunicati stampa per il lancio di prodotti con linguaggio di posizionamento
Ingegneria
- Modelli di architettura del codice e documentazione dei componenti
- Documenti di requisiti di prodotto con strutture preimpostate e guida allo stile
- Modelli di registro dei problemi del piano di correzione dei difetti con flussi logici ad albero decisionale
IT
- Moduli di documentazione per la risposta agli incidenti con categorizzazione della gravità
- Modelli di reportistica per gli audit sulla sicurezza informatica aggiornati alle più recenti conformità
- Griglie di test per il disaster recovery e strutture di archiviazione per il ripristino selettivo dei record
HR
- Modelli personalizzati di lettere di offerta con condizioni di impiego incluse
- Liste di controllo personalizzabili per l'onboarding di 90 giorni per reparto o team
- Strutture flessibili per la revisione delle prestazioni in linea con i valori dell'azienda
Finanza
- Modelli di analisi dei rischi per la preparazione di audit finanziari
- Modelli di reportistica delle spese effettive rispetto al budget
- Modelli di pitchbook per materiali di finanziamento aggiornati in base alla dimensione del round
9. Visualizzare le trascrizioni delle clip vocali da un commento inviato
Una collaborazione senza intoppi significa riunire i dipendenti nel modo in cui si sentono più a loro agio nell'esprimere le idee. Per alcuni, parlare ad alta voce dei concetti è più intuitivo, e permette di trasmettere il tono e l'entusiasmo.
Voice Clip in ClickUp consente ai team di condividere commenti verbali e di far trascrivere istantaneamente all'IA le conversazioni in testo.
La trascrizione consente a chiunque di scansionare rapidamente i contenuti alla ricerca di dettagli chiave. (Ed è utile se ci si trova in uno spazio pubblico o in un ufficio open space!) È anche possibile copiare trascrizioni complete o estratti per una maggiore visibilità.
10. Creare attività secondarie due volte più velocemente con l'IA
Invece di scervellarti per determinare ogni singola attività necessaria per completare un progetto con successo, lascia che ClickUp AI ti aiuti a costruire il piano d'azione. Basta definire l'obiettivo generale, ad esempio, "Creare un nuovo flusso di lavoro di presentazione IT", e l'IA metterà insieme una serie di sottoattività sequenziali!
E il potere delle attività secondarie generate dall'IA non si ferma qui. 🤖
*come funziona: se un'attività inizia con il piano di aggiornamento della formazione a livello aziendale, quando viene creata per la prima volta, potrebbe non avere le specifiche necessarie per determinare le attività secondarie logiche. Tuttavia, nel corso di alcuni giorni, man mano che le conversazioni chiariscono i formati di consegna, il pubblico e le priorità degli argomenti, l'IA può assimilare tutti i commenti appena aggiunti.
In base all'ambito in evoluzione, può quindi consigliare attività secondarie su misura che riflettono il contesto e i dettagli aggiornati: delineare i ruoli necessari, i luoghi da organizzare, gli argomenti da trattare durante la sessione e gli inviti da creare!
11. Cambia LLM per personalizzare la tua esperienza con l'IA
Da fare: accedere a ChatGPT dall'area di lavoro o scrivere un post dettagliato sul blog utilizzando Claude senza passare da una scheda all'altra e senza effettuare l'accesso allo strumento. Ora è possibile!
ClickUp Brain ti offre la possibilità di passare da un modello linguistico grande (LGM) all'altro per soddisfare vari casi d'uso e preferenze personali. In questo modo, otterrai risultati migliori per diversi lavori come codificare, scrivere o riepilogare/riassumere.
Con l'evolversi della tecnologia IA, la possibilità di cambiare LLM consentirà a Brain di integrare modelli più recenti e avanzati non appena saranno disponibili e di mantenere il tuo pratico assistente adattabile alle tue esigenze di lavoro.
Aumentare la produttività in tutta l'azienda con ClickUp Brain
Ci piacerebbe chattare con te per capire l'appetito del tuo team per l'automazione e dove si trovano i tuoi punti di attrito. Nella sessione personalizzata, discuteremo di dove si bloccano i tuoi flussi di lavoro e poi mostreremo dove ClickUp Brain, combinato con la tua base di conoscenza, moltiplicherà la produzione. ⚙️
E per rendere la trasformazione del posto di lavoro più accessibile, ClickUp Brain è disponibile per 5 dollari al mese per ogni membro dell'area di lavoro. A partire da oggi, il tuo team potrà completare le attività per oggi, domani e dopodomani!