Hubungan masyarakat bergerak cepat. Satu saat, Anda sedang mempresentasikan peluncuran produk yang direncanakan; berikutnya, Anda harus segera merespons berita mendesak.
Namun, jika Anda masih mengandalkan dokumen yang tersebar dan perencanaan mendadak, Anda akan melewatkan tanggal penting dan peluang media yang seharusnya sudah dijadwalkan berminggu-minggu sebelumnya.
Di situlah kalender PR berperan.
Peluncuran produk, berita pendanaan, hari kesadaran, kampanye musiman, kemenangan pelanggan—semua bersaing untuk mendapatkan perhatian. Tanpa kalender terpusat, Anda mungkin lupa tentang acara pidato CEO atau melewatkan waktu yang tepat untuk presentasi tren AI.
Panduan ini akan membantu Anda mengatasi hal tersebut. Kami akan memandu Anda langkah demi langkah dalam merencanakan kalender PR yang membantu Anda tetap terorganisir, mencapai tanggal penting, dan menjaga konsistensi liputan media.
Ayo mulai! 🚀
Apa Itu Kalender PR?
Kalender PR (Public Relations calendar) adalah kalender perencanaan yang memetakan aktivitas PR kunci, kampanye, acara, dan peluang media selama periode waktu tertentu, biasanya bulanan, triwulanan, atau tahunan.
Misalnya, jika ada pameran dagang industri besar pada bulan Juli, tambahkan ke kalender PR Anda dan rencanakan siaran pers, pendekatan media, atau posting media sosial seputar acara tersebut sebelumnya.
Tujuannya adalah untuk menjaga upaya PR Anda tetap konsisten dan terencana dengan baik, sehingga Anda tidak terburu-buru merilis sesuatu setelah berminggu-minggu tanpa aktivitas media.
Manfaat menggunakan kalender PR
Inilah cara kalender PR menambah nilai pada upaya PR Anda:
- Identifikasi celah media: Kalender PR membantu mengidentifikasi bulan-bulan yang lebih sepi dalam siklus media, sehingga Anda dapat mengajukan cerita saat perhatian tinggi dan persaingan rendah
- Perluas dampak kampanye: Memungkinkan Anda untuk memanfaatkan momen PR menjadi konten blog, pembaruan email, posting media sosial, dan materi internal, sehingga memaksimalkan ROI di semua saluran
- Dapatkan akses eksekutif lebih awal: Dengan visibilitas terhadap kampanye yang akan datang, lebih mudah untuk menjadwalkan waktu dengan pemangku kepentingan untuk kutipan, wawancara, dan persetujuan sebelumnya
- Siap sedia untuk topik tren: Dengan memantau acara musiman dan tema editorial, tim Anda dapat menyiapkan wawasan, data, atau sudut pandang untuk segera merespons cerita relevan saat muncul
- Penuhi tenggat waktu media dengan tenggat waktu panjang: Media seperti publikasi industri dan majalah sering menutup kalender editorial berbulan-bulan sebelumnya. Tujuan PR yang jelas memastikan Anda mengajukan proposal tepat waktu
- Menyeimbangkan beban kerja internal: Merencanakan kampanye secara提前 memungkinkan perencanaan yang lebih baik di antara tim PR, konten, dan desain, menghindari kemacetan produksi pada menit-menit terakhir
💡 Tips Pro: Ubah ide PR besar menjadi tugas yang dapat dilaksanakan. Gunakan ClickUp Tasks dan subtugas bertingkat untuk merencanakan setiap langkah kampanye—penulisan draf, revisi, persetujuan kutipan, dan jangkauan media—serta tetapkan pemilik dan batas waktu untuk masing-masing.
Komponen utama kalender PR
Sama seperti kalender editorial atau pemasaran, kalender PR hanya sebaik isi yang Anda masukkan ke dalamnya. Berikut adalah elemen kunci yang membuatnya efektif:
- Tujuan dan sasaran: Setiap item dalam kalender PR Anda harus terhubung dengan tujuan yang jelas, seperti meningkatkan kesadaran merek, membangun kepemimpinan pemikiran, atau mengumumkan berita penting perusahaan
- Pesan utama atau tema: Sampaikan pesan utama yang harus disampaikan oleh setiap aktivitas. Untuk peluncuran produk, misalnya ‘Produk X menyelesaikan Masalah Y.’ Untuk kampanye kesadaran, bisa ‘Komitmen kami terhadap keamanan data.’
- Target audiens dan saluran: Ketahui siapa yang Anda tuju dan di mana mereka akan mendengarnya agar pesan Anda sampai ke tempat yang tepat. Apakah ditujukan untuk jurnalis teknologi, pelanggan, atau tim internal Anda? Apakah akan disebarkan sebagai siaran pers, posting LinkedIn, atau proposal media?
- Deskripsi konten atau aktivitas: Menjelaskan secara tepat apa yang dilakukan dan bagaimana melakukannya. Contoh: ‘Siaran pers: Peluncuran Proyek Atlas melalui PR Newswire, dikirimkan ke 10 media teknologi teratas’
- Tanggal dan batas waktu: Ini mencakup tanggal peluncuran utama atau acara, serta batas waktu penting seperti tanggal pengiriman draf, siklus revisi, atau pertemuan persiapan
- Pemilik/tim bertanggung jawab: Siapa yang bertanggung jawab untuk menyelesaikan tugas ini? Bisa satu orang, beberapa anggota tim dengan peran yang jelas, atau bahkan mitra eksternal
Membuat Kalender PR yang Komprehensif
Membuat kalender PR mungkin terdengar seperti tugas yang besar, tetapi kita dapat membaginya menjadi langkah-langkah yang mudah diikuti.
Langkah 1: Brainstorming, riset, dan kumpulkan ide konten
Ini adalah titik awal, di mana Anda menentukan apa yang akan dikatakan, mengapa hal itu penting, dan kapan waktu yang tepat untuk mengatakannya. Tujuannya? Memiliki cadangan ide-ide yang menarik dan relevan yang selaras dengan tujuan bisnis Anda dan mampu menarik perhatian audiens Anda.
🧠 Brainstorm
Ini adalah ruang kreatif bebas di mana Anda dan tim Anda dapat melontarkan semua ide dan tanggal yang mungkin ke meja.
🛠️ Apa yang perlu dipikirkan?
- Milenium perusahaan: Peluncuran produk, pembaruan fitur, berita pendanaan, rebranding, pembukaan toko, pengumuman perekrutan, ulang tahun, dll
- Acara industri dan musim: Pameran dagang, konferensi, laporan kuartalan, peluang pemasaran musiman (misalnya, Black Friday, Musim Anggaran, SaaStr), bulan kesadaran (seperti Bulan Kesadaran Keamanan Siber, Hari Lingkungan Hidup Sedunia, Hari Laut Sedunia, atau Hari Donor Darah Sedunia)
- Libur dan peringatan: Libur bank musim panas, libur tradisional (Malam Natal atau Thanksgiving), dan ‘Hari Nasional atau Internasional’ seperti Hari Emoji Sedunia, Hari Pizza Nasional, Hari Pria Sedunia, Hari Cokelat Sedunia, atau Hari Vegetarian Sedunia
- Kampanye berulang: Jika Anda menjalankan laporan tahunan, inisiatif CSR, atau prediksi tren, daftarkan sejak awal untuk mengunci jadwal
💡 Tips Pro: Gunakan ClickUp Forms untuk mengumpulkan ide konten PR dari anggota tim atau mitra eksternal di satu tempat yang terorganisir—tidak perlu lagi email bolak-balik atau spreadsheet yang berantakan
🔍 Riset
Setelah Anda memiliki daftar ide awal, validasi dan perkaya ide-ide tersebut dengan riset strategis.
🛠️ Area penelitian utama:
- Verifikasi acara: Pastikan tanggal untuk konferensi besar, minggu kesadaran, liburan, dan peluncuran laporan
- Analisis pesaing: Kampanye apa yang dijalankan pesaing tahun lalu? Media mana yang meliputnya? Bagaimana Anda dapat membedakan atau menyesuaikan waktu cerita Anda dengan lebih baik?
- Wawasan audiens: Gunakan alat seperti SparkToro atau Reddit untuk melihat topik yang dibicarakan oleh audiens Anda. Perhatikan jenis konten yang mereka sukai—studi kasus, statistik, sudut pandang kepemimpinan, dll
- Relevansi media: Pantau berita terbaru di publikasi target Anda. Jenis siaran pers, artikel opini, atau komentar apa yang mereka angkat?
💡 Tips Pro: Buat basis data media di ClickUp menggunakan Bidang Kustom untuk nama outlet, kontak, tanggal terakhir pengiriman, dan status respons—tidak perlu menggunakan CRM terpisah
📋 Kumpulkan ide konten
Sekarang Anda memiliki lebih banyak ide daripada yang dapat Anda gunakan secara realistis. Jadi, saatnya untuk mengelompokkan, memberi label, dan mengorganisirnya.
🛠️ Tips untuk mengatur:
- Sortir berdasarkan kuartal: Kapan setiap kampanye paling tepat dilakukan? Tandai ide-ide sebagai Q1–Q4
- Tentukan tema: Kelompokkan ide-ide ke dalam kategori seperti Produk, Budaya, Kepemimpinan, Musiman, atau Cerita Pelanggan
- Tandai konten cadangan: Identifikasi beberapa ide abadi yang dapat Anda gunakan jika inisiatif besar tertunda atau dibatalkan
- Tambahkan konteks: Catat sumber setiap ide (misalnya, pemimpin tim, inspirasi dari pesaing, cerita pelanggan) dan format yang mungkin digunakan (siaran pers, presentasi, artikel, acara, dll.).
Baca Lebih Lanjut: Template Kalender Konten Gratis untuk Media Sosial di Excel & Sheets
Langkah 2: Hubungi pemangku kepentingan untuk konten yang beragam
PR tidak bekerja secara terpisah. Beberapa ide cerita terbaik Anda akan datang dari tim lain. Jadi, libatkan pemangku kepentingan kunci di seluruh perusahaan (dan terkadang di luar perusahaan)—ini adalah langkah manajemen pemangku kepentingan yang sederhana namun powerful.
Berikut adalah pihak-pihak yang perlu Anda hubungi:
| Pihak berkepentingan | Mengapa hal ini penting | Contoh peluang PR |
| Tim Pemasaran | Mereka menjalankan kampanye yang dapat didukung atau diperkuat oleh PR | Webinar, e-book, laporan riset, kampanye influencer, peluncuran iklan |
| Tim Produk / R&D | Mereka tahu produk atau fitur apa yang akan diluncurkan dan kapan | Peluncuran produk/fitur, pembaruan inovasi, pengumuman program beta |
| Penjualan / Keberhasilan Pelanggan | Mereka memiliki kisah pelanggan dan wawasan industri | Studi kasus pelanggan, kemenangan klien besar, kemitraan, penghargaan, pameran dagang |
| Eksekutif / Pimpinan | Mereka mendorong kepemimpinan pemikiran dan pengumuman perusahaan secara menyeluruh | Penampilan publik, artikel kepemimpinan pemikiran, penggalangan dana, inisiatif CSR, komunikasi dengan investor |
| HR / Komunikasi Internal | Mereka menangani acara internal dan pembaruan perekrutan yang berdampak pada branding perusahaan | Penghargaan Tempat Kerja Terbaik, cerita budaya, inisiatif DEI, perekrutan besar-besaran |
| Mitra Eksternal | Mereka menghadirkan peluang pemasaran bersama dan PR kolaboratif | Pengumuman bersama, laporan industri, acara bersama, dan jangkauan media melalui masukan agen |
💡 Tips Pro: Bagikan dokumen ClickUp secara eksternal dengan izin lihat/edit untuk mendapatkan masukan dari pemangku kepentingan atau agensi terkait siaran pers. Gunakan fitur Approvals untuk menyetujui pesan secara final dengan satu klik.
Langkah 3: Tentukan frekuensi, jadwal, dan gaya konten Anda
Sekarang, saatnya untuk mengorganisir ide-ide Anda menjadi jadwal kerja yang dapat diterapkan untuk tahun mendatang. Berikut hal-hal yang perlu Anda tentukan:
Frekuensi konten
Sebelum menentukan tanggal, tentukan seberapa sering Anda ingin merek Anda menjadi sorotan. Frekuensi Anda harus didasarkan pada:
- Tujuan: Jika Anda ingin membangun otoritas, Anda membutuhkan kepemimpinan pemikiran yang konsisten. Jika tujuannya adalah kesadaran produk, kalender Anda mungkin berfokus pada peluncuran produk
- Sumber Daya: Tetap realistis tentang kapasitas tim Anda. Lebih baik mempublikasikan satu cerita yang bagus setiap bulan daripada lima cerita yang terburu-buru
- Saluran: Frekuensi posting akan bervariasi tergantung pada platform—pitch media dapat dikirim lebih sering daripada posting blog atau wawancara eksekutif
🛠️ Beberapa tips cepat:
- Mulailah dari yang kecil. Rencanakan 1–2 acara besar per bulan, lalu tingkatkan secara bertahap
- Gunakan tema konten per bulan atau kuartal untuk mengarahkan ide (misalnya, ‘Inovasi di Kuartal 1’, ‘Keberhasilan Pelanggan di Kuartal 2’)
- Gantian antara konten yang membutuhkan usaha besar (seperti siaran pers) dengan konten yang lebih ringan (seperti ringkasan media sosial atau proposal kutipan)
Jadwalkan (Prioritaskan hal-hal penting terlebih dahulu, lalu isi celah yang tersisa)
Selanjutnya, seret dan lepas ide-ide tersebut ke dalam kalender Anda. Penjadwalan membantu Anda menghindari pengumuman yang tumpang tindih dan melewatkan siklus media.
🛠️ Tips untuk mengatur jadwal PR dengan tepat:
- Mulailah dengan momen-momen penting: Rencanakan peluncuran produk, acara industri, kampanye musiman, dan hari-hari kesadaran terlebih dahulu
- Isi celah: Gunakan minggu-minggu yang lebih sepi untuk cerita yang abadi, keberhasilan pelanggan, atau kampanye ringan seperti kemenangan PR cepat atau potongan pemikiran kepemimpinan
- Sisakan minggu cadangan: Sisipkan slot 'jaga-jaga' setiap kuartal untuk menangani pengumuman mendadak, PR reaktif, atau peluang media yang tiba-tiba
- Tentukan tanggal: Tidak semua ide memerlukan tanggal pasti, tetapi 'TBD' adalah tempat di mana rencana bagus bisa gagal. Bahkan penanda sementara seperti 'minggu pertama April' memberi tim Anda sesuatu untuk direncanakan
- Jaga keseimbangan: Jangan menumpuk semua konten dalam satu bulan. Sebarkan konten secara merata di sepanjang kalender untuk menghindari kelelahan
Gaya konten dan saluran
Akhirnya, berikan konteks yang nyata untuk setiap entri kalender, karena sekadar 'siaran pers pada bulan Maret' tidak cukup untuk mendorong kemajuan.
Untuk setiap item, tanyakan pada diri Anda:
- Apa formatnya? Apakah ini akan menjadi siaran pers, posting blog, episode podcast, proposal media, atau liputan media sosial?
- Tone apa yang paling cocok? Apakah pesan formal dan berbasis data? Atau santai dan berfokus pada cerita?
- Di mana akan dipublikasikan atau dipromosikan? Apakah akan dipublikasikan di blog Anda? Dikirim sebagai proposal ke media teknologi? Dipromosikan di LinkedIn atau melalui email?
Ini membantu penulis, desainer, dan pemangku kepentingan untuk sejalan sejak awal, tanpa perlu bolak-balik membahas nada atau saluran distribusi yang terlewat.
Setelah mengisi kalender, ambil langkah mundur dan tinjau: Apakah kalender ini mendukung tujuan bisnis utama Anda? Apakah ada campuran format yang baik? Apakah jadwalnya realistis? Kemudian, bagikan drafnya dengan tim dan pemangku kepentingan Anda.
Baca Lebih Lanjut: Strategi Manajemen Merek Kreatif untuk Memaksimalkan Potensi Merek Anda
Alat Perencanaan Kalender PR
Menggunakan spreadsheet untuk kalender PR Anda bisa bekerja (pada awalnya).
Namun, seiring pertumbuhan kampanye Anda, kompleksitasnya pun bertambah. Anda harus melacak tenggat waktu, berkoordinasi dengan berbagai departemen, dan mengelola konten di berbagai kanal. Pembaruan sering terlewat, dan tiba-tiba, Anda tidak yakin siapa yang bertanggung jawab atas apa dan kapan.
Di situlah alat manajemen kampanye PR yang khusus dapat mempermudah segala hal—mulai dari penjadwalan, kolaborasi, hingga pelacakan hasil.
Pada tahap ini, Anda membutuhkan ClickUp untuk Tim Pemasaran. ClickUp mengintegrasikan seluruh kalender PR, kampanye, dan upaya tim Anda ke dalam satu ruang terhubung yang mudah dikelola.
Inilah cara perangkat lunak manajemen tugas PR ini dapat membantu:
1. Jadwalkan di Kalender ClickUp
ClickUp Calendar memberikan tampilan terpusat atas seluruh jadwal PR Anda, baik per minggu, bulan, atau sepanjang tahun. Dengan kemudahan seret dan lepas, Anda dapat secara visual merencanakan peluncuran produk, siaran pers, upaya jangkauan media, dan kampanye acara.
Apa yang membuatnya lebih baik lagi? Alat bertenaga AI ini membawa penjadwalan ke level berikutnya dengan:
- Otomatis memblokir waktu fokus untuk tugas seperti menulis, revisi, atau persiapan media. Misalnya, jika Anda memiliki rilis yang harus diselesaikan pada hari Jumat, sistem dapat membuat blok waktu menulis selama 2 jam pada hari Selasa dan Rabu
- Penjadwalan ulang tenggat waktu saat prioritas berubah. Jadi, jika tim produk menunda peluncuran fitur selama seminggu, semua tugas PR terkait (seperti tinjauan siaran pers, jangkauan media, dan penjadwalan media sosial) akan otomatis bergeser tanpa Anda perlu secara manual memindahkan jadwal
- Ubah poin pembahasan rapat, seperti ‘selesaikan daftar media untuk acara pada 5 Maret’ atau ‘presentasikan laporan kuartal kedua ke media keuangan,’ menjadi tugas terjadwal, sehingga kalender Anda (dan tim Anda) tetap sinkron
- Mengelola tugas PR berulang seperti “Laporan Media Bulanan,” “Pemantauan Liputan Mingguan,” atau “Pengikutan Proposal Dua Mingguan” dengan mudah.
- Menggabungkan kalender dengan menumpuk jadwal yang berbeda (misalnya, kalender peluncuran produk, kalender kampanye pemasaran, kalender PR) untuk mengidentifikasi konflik atau menemukan peluang sinergi.
Bagian terbaiknya? ClickUp Calendar terintegrasi dengan ClickUp Brain untuk menghemat waktu Anda. Artinya, Anda tidak perlu lagi mencari-cari tugas, obrolan, atau dokumen untuk menemukan apa yang harus dilakukan selanjutnya. Cukup tanyakan: “Apa prioritas utama saya hari ini?” atau “Kapan rapat tinjauan siaran pers?” dan jawabannya akan muncul secara instan.
📮ClickUp Insight: 18% responden survei kami ingin menggunakan AI untuk mengatur kehidupan mereka melalui kalender, tugas, dan pengingat. 15% lainnya ingin AI menangani tugas rutin dan pekerjaan administratif.
Untuk melakukannya, AI perlu mampu: memahami tingkat prioritas untuk setiap tugas dalam alur kerja, menjalankan langkah-langkah yang diperlukan untuk membuat tugas atau menyesuaikan tugas, dan mengatur alur kerja otomatis.
Sebagian besar alat hanya memiliki satu atau dua langkah dari proses ini. Namun, ClickUp telah membantu pengguna mengintegrasikan hingga 5+ aplikasi menggunakan platform kami! Nikmati penjadwalan berbasis AI, di mana tugas dan pertemuan dapat dengan mudah dialokasikan ke slot kosong di kalender Anda berdasarkan tingkat prioritas. Anda juga dapat mengatur aturan otomatisasi kustom melalui ClickUp Brain untuk menangani tugas rutin. Selamat tinggal pekerjaan yang membosankan!
Baca Lebih Lanjut: Aplikasi Kalender Terbaik (Gratis & Berbayar)
2. Brainstorming dengan papan tulis
ClickUp Whiteboards menyediakan ruang visual bagi tim Anda untuk merencanakan ide kampanye, hari-hari kesadaran, pengumuman produk, dan peluang media—semua dalam satu tempat.
Anda dapat mengatur blok konten berdasarkan bulan, saluran (media, blog, media sosial), atau jenis (acara, produk, kepemimpinan pemikiran). Lebih baik lagi, Anda dapat menggunakan bentuk, label, atau kode warna untuk memprioritaskan momen-momen yang berdampak tinggi.
- Grupkan kampanye berdasarkan tema, seperti kampanye berfokus pada produk, visibilitas eksekutif, atau pembangunan merek, untuk mengidentifikasi celah pesan
- Seret dan lepas blok konten di sepanjang garis waktu untuk memvisualisasikan musim dan menghindari penumpukan kampanye di jendela yang sama
- Hubungkan tugas atau dokumen langsung dari papan tulis sehingga tim Anda dapat beralih dari brainstorming ke eksekusi tanpa perlu mengganti alat
- Undang kolaborator lintas fungsi (pemasaran, eksekutif, produk) untuk memberikan masukan sejak awal dan menyelaraskan prioritas sebelum jadwal ditetapkan
- Buat peta pitching media: Rencanakan secara visual sudut cerita yang berbeda dan targetkan jurnalis atau media yang relevan untuk masing-masing.
- Rancang rencana komunikasi krisis: Gunakan ruang fleksibel untuk brainstorming skenario krisis potensial dan memetakan alur tanggapan serta tanggung jawab.
- Buat peta pemangku kepentingan: Visualisasikan pemangku kepentingan internal dan eksternal yang penting untuk suatu kampanye dan rencanakan strategi komunikasi yang disesuaikan.
Tangkap wawasan media secara instan
Biarkan ClickUp AI Notetaker mencatat setiap detail selama wawancara media dan rapat tim PR. Alat ini secara otomatis menerjemahkan percakapan, menyoroti poin-poin penting, dan membuat tugas tindak lanjut langsung dari diskusi Anda.
Ketika seorang jurnalis menyebutkan sudut pandang spesifik yang mereka minati atau tim Anda brainstorming ide yang relevan, Anda tidak akan pernah kehilangan wawasan tersebut lagi—semua informasi tersebut disimpan, terorganisir, dan siap untuk dimasukkan ke dalam kalender PR Anda.
Baca Lebih Lanjut: Membuat Strategi Komunikasi Pemasaran yang Efektif
3. Simpan riset dan ide konten di dokumen
Setelah ide kampanye Anda tervisualisasi, langkah selanjutnya adalah mengubah kekacauan menjadi struktur. Dan apa cara yang lebih baik untuk melakukannya selain dengan ClickUp Docs?
Buat dokumen terpisah untuk setiap bulan, kampanye, atau tema, seperti ‘Peluncuran Produk Kuartal 2’ atau ‘Kampanye Kesadaran Bulan Oktober’. Di dalamnya, Anda dapat menyimpan draf pesan, garis besar siaran pers, artikel berita relevan, target media, ide musiman, dan kinerja kampanye sebelumnya.
Bangun buku panduan PR terpusat: Gunakan Docs untuk membuat dan memelihara repositori yang terus diperbarui untuk pesan merek, poin pembicaraan kunci, teks standar, dan protokol komunikasi krisis, memastikan konsistensi di seluruh tim.
Buat laporan analisis pasca-kampanye: Strukturkan laporan kampanye yang detail di Docs, sertakan grafik, tautkan ke dashboard, atau lampirkan data kinerja untuk berbagi hasil PR secara efektif.
Manfaatkan riwayat versi: Lacak semua perubahan yang dilakukan pada siaran pers, dokumen pesan, atau dokumen strategi, sehingga Anda dapat kembali ke versi sebelumnya jika diperlukan.
Manfaatkan tautan relasional: Hubungkan Dokumen langsung ke tugas, kampanye, daftar, atau acara kalender tertentu. Misalnya, tautkan Dokumen “Q3 Event Press Release” ke tugas kampanye “Q3 Industry Event” untuk akses kontekstual instan.
💡 Tips Pro: Gunakan ClickUp Brain untuk mengubah catatan kasar menjadi konten PR yang rapi.
Anda dapat meminta Brain untuk menulis ringkasan kampanye singkat untuk peluncuran produk kuartal kedua Anda berdasarkan catatan dan pesan yang disimpan di dokumen Anda. Atau, tempelkan artikel atau laporan tren, dan minta Brain untuk menyarankan sudut pandang cerita atau ide judul yang disesuaikan dengan merek Anda.
4. Tetapkan dan capai tujuan PR Anda dengan ClickUp Goals
Tunjukkan dampak nyata dari upaya PR Anda. Dengan ClickUp Goals, Anda dapat:
- Tentukan tujuan yang jelas: Tetapkan target spesifik dan dapat diukur untuk kampanye Anda, seperti “Mendapatkan 20+ penempatan media untuk peluncuran kuartal ketiga” atau “Meningkatkan mention positif merek sebesar 15%”
- Bagi menjadi target: Bagi tujuan utama Anda menjadi target yang lebih kecil dan dapat dikelola, yang dapat berupa angka, nilai uang, atau bahkan berbasis tugas (misalnya, “Mendapatkan 5 wawancara,” “Menerbitkan 3 artikel dengan nama penulis”)
- Pantau kemajuan secara visual: Pantau bagaimana upaya Anda berkontribusi terhadap tujuan keseluruhan secara real-time, memudahkan pelaporan ROI PR dan menjaga motivasi tim
- Link ke pekerjaan: Hubungkan tujuan dan target langsung ke tugas dan daftar tempat pekerjaan dilakukan, memastikan keselarasan antara aktivitas harian dan hasil strategis
5. Optimalkan alur kerja dengan ClickUp Automations
Dengan ClickUp Automations, Anda dapat menghubungkan setiap langkah alur kerja PR Anda. Berikut adalah beberapa contoh cara mengotomatisasi kalender PR Anda untuk hasil kampanye terbaik:
| Trigger | Aksi otomatisasi |
| Tugas kampanye baru dibuat (misalnya, 'Peluncuran Produk') | Otomatiskan penugasan tugas ke departemen dan tim yang relevan |
| Status tugas berubah menjadi ‘Disetujui’ | Buat tugas tindak lanjut bernama ‘Distribusikan ke media’ dan tugaskan kepada Manajer PR |
| Tanggal jatuh tempo tugas telah diperbarui | Otomatis sesuaikan tanggal jatuh tempo semua subtugas terkait sesuai dengan jadwal |
| Sebuah subtugas (misalnya, 'Draft postingan blog') ditandai sebagai selesai | Tinggalkan komentar seperti ‘Konten siap—lanjut ke desain visual’ |
| Tugas berulang (misalnya, Ringkasan PR Bulanan) telah dibuat | Otomatiskan penugasan ke Pemimpin PR dan tetapkan subtugas dengan batas waktu untuk penulisan, penyuntingan, dan tinjauan |
6. Hubungkan ekosistem Anda dengan integrasi ClickUp
Meskipun ClickUp mengintegrasikan banyak alat, ia juga kompatibel dengan alat lain. Tingkatkan operasional PR Anda dengan mengintegrasikan ClickUp dengan:
- Alat pemantauan media (misalnya, Meltwater, Brandwatch melalui Zapier/API): Otomatiskan pembuatan tugas di ClickUp saat mention media relevan atau peringatan baru terdeteksi
- Layanan permintaan sumber (misalnya, HARO, Qwoted, SourceBottle): Percepat pencarian peluang media. Dengan meneruskan ringkasan harian dari layanan seperti HARO ke alamat email ClickUp yang khusus (menggunakan Email di ClickUp atau alat seperti Zapier), Anda dapat secara otomatis membuat tugas untuk setiap permintaan. Perbaiki proses ini dengan menggunakan alat otomatisasi untuk menganalisis email berdasarkan kata kunci yang relevan dengan klien atau industri Anda, lalu alokasikan tugas tersebut ke anggota tim yang tepat untuk melakukan pitching
- Alat manajemen media sosial (misalnya, Hootsuite, Buffer): Koordinasikan penyebaran konten PR yang sukses di media sosial dengan menghubungkan tugas dan berbagi pembaruan
- Penyimpanan awan (Google Drive, Dropbox, OneDrive): Dengan mudah lampirkan dan akses kit media, gambar, video, dan aset PR penting lainnya yang disimpan di layanan penyimpanan awan pilihan Anda
Sumber informasi utama tim PR Anda!
Sinkronkan pedoman merek, rencana krisis, strategi kampanye, dan wawasan media. Temukan dengan cepat, terapkan secara konsisten, dan kembangkan narasi secara strategis menggunakan ClickUp Knowledge Management.
Dorong PR yang lebih cerdas: semua pengetahuan, terorganisir dengan rapi, dalam satu tempat.
7. Hemat waktu dengan templat kalender PR
Jika semua ini terdengar menarik tetapi Anda tidak yakin harus mulai dari mana dalam perencanaan PR Anda, ClickUp menyediakan templat siaran pers yang sudah siap pakai, memberikan struktur yang siap digunakan untuk merencanakan, menyusun, dan mendistribusikan pengumuman dengan mudah. Anda juga dapat menggunakan templat jadwal PR untuk merencanakan kampanye, tenggat waktu, dan upaya jangkauan media—semua dalam satu garis waktu yang terorganisir.
Template Kampanye PR ClickUp dirancang untuk mendukung sifat kerja PR yang cepat dan lintas fungsi. Template ini membantu Anda mulai dari perencanaan kampanye, peluncuran, hingga pemantauan kinerja—semua dalam satu ruang kerja yang dapat disesuaikan.
Template ini menawarkan:
- Status Kustom seperti ‘Draft,’ ‘Siap untuk Ditinjau,’ dan ‘Diterbitkan’ untuk melacak fase kampanye PR
- Tampilan yang disesuaikan dengan kebutuhan PR, seperti Tampilan Daftar untuk mengelola alur kerja konten, Tampilan Papan untuk brainstorming, dan Tampilan Kalender atau Gantt untuk memetakan jadwal dan menghindari tumpang tindih kampanye
- Kolom Kustom untuk mengorganisir kampanye berdasarkan kriteria PR utama, seperti saluran distribusi (siaran pers, media sosial, buletin), jenis daftar media (teknologi, gaya hidup, regional), atau prioritas kampanye (visibilitas tinggi vs kesadaran merek)
💡 Tips Pro: Buat dasbor PR kustom yang menampilkan metrik kampanye, penempatan media, dan tenggat waktu yang akan datang secara sekilas. Pantau KPI, lacak keterlibatan jurnalis, dan bagikan kemajuan dengan pemangku kepentingan melalui tampilan yang terfokus dan didukung data, sehingga menghilangkan pekerjaan pelaporan yang membosankan.
Namun, jika Anda mengelola beberapa kampanye sekaligus dan membutuhkan pandangan menyeluruh untuk mengorganisir semuanya dari awal hingga akhir, gunakan templat perencanaan hubungan masyarakat.
Template Perencanaan Hubungan Masyarakat ClickUp adalah pusat kendali all-in-one untuk menjalankan kampanye PR yang cerdas dan efisien. Dengan template ini, Anda dapat menetapkan tujuan yang jelas untuk setiap kampanye, mengorganisir tugas dan jadwal, serta berkolaborasi dengan rekan tim dan pemangku kepentingan tanpa kebingungan.
Selain itu, panduan ini menyediakan 14 tampilan berbeda untuk melihat rencana PR Anda dari segala sudut pandang:
- Tampilan Daftar Baru: Lihat semua tugas PR baru yang belum ditugaskan untuk mulai merencanakan kampanye Anda
- Daftar Tugas yang Sedang Berjalan: Periksa dengan cepat apa yang sedang dikerjakan dan oleh siapa
- Untuk Tampilan Daftar Publikasi: Lacak tugas yang siap atau hampir siap untuk dipublikasikan
- Tampilan Papan: Pindahkan tugas secara visual antar tahap seperti 'Penulisan' ke 'Diterbitkan'
- Tampilan Obrolan: Diskusikan tugas dan pembaruan atau brainstorming ide secara langsung dengan tim Anda
Baca Lebih Lanjut: Template Rencana Pemasaran Gratis untuk Membangun Strategi Pemasaran
Mengatasi Tantangan dalam Pengelolaan Kalender PR
Bahkan kalender PR terbaik pun bisa melenceng. Berikut panduan singkat tentang kesalahan umum dan cara menghindarinya.
1. Membebani kalender (dan tim)
Mudah untuk terlalu bersemangat dan mengisi kalender Anda dengan jadwal PR yang ambisius. Namun, kalender yang terlalu padat dapat menyebabkan kelelahan dan pelaksanaan yang kurang rapi.
Untuk mencegah hal ini:
✅ Tetap realistis tentang seberapa banyak tim Anda dapat menangani tanpa kelelahan. Perhatikan juga tanda-tanda peringatan seperti lembur yang sering atau sesi perencanaan yang terlewat
✅ Prioritaskan dengan tegas. Fokus pada kampanye yang wajib dimenangkan dan tunda atau hapus kampanye yang berdampak rendah
✅ Sesuaikan kalender Anda berdasarkan kapasitas tim dan perubahan real-time
💡 Tips Pro: Tampilan Beban Kerja ClickUp membantu Anda melihat siapa yang kelebihan beban dan siapa yang memiliki kapasitas—sehingga Anda dapat menugaskan kepemilikan siaran pers atau persiapan acara secara adil tanpa membebani tim.
2. Kurang fleksibel
Menganggap kalender Anda sebagai sesuatu yang kaku dan tidak bisa diubah dapat berakibat buruk. Dalam PR, berita tak terduga dapat membuat konten Anda menjadi tidak relevan jika Anda tidak beradaptasi dengan cepat.
Untuk mencegah hal ini:
✅ Sisakan waktu cadangan untuk peluang tak terduga atau berita mendadak
✅ Siapkan konten cadangan jika ada hal yang tidak terduga (misalnya, posting blog jika acara dibatalkan)
✅ Periksa kalender Anda secara rutin—pemeriksaan mingguan sangat efektif untuk menyesuaikan berdasarkan perkembangan terbaru
3. Menjaga kalender tetap terupdate
Beberapa tim membuat kalender PR tahunan yang bagus tetapi tidak memperbaruiinya. Kegagalan dalam melakukan pengecekan rutin dan informasi yang sudah usang membuatnya tidak dapat diandalkan, dan segera, tidak ada yang menggunakannya.
Untuk mencegah hal ini:
✅ Tunjuk pemilik kalender (biasanya manajer PR) untuk memperbarui kalender dan mengumpulkan masukan dari tim
✅ Tetapkan rutinitas mingguan untuk meninjau item yang akan datang, menandai tugas yang telah selesai, dan menjadwal ulang jika diperlukan
✅ Latih semua orang untuk memperbarui tugas, perubahan status, pergeseran tanggal, dan sebagainya.
💡 Tips Pro: Otomatiskan tugas PR yang berulang seperti mengirim pengingat tindak lanjut, memperbarui status kampanye, atau memberitahu anggota tim saat siaran pers siap untuk direview.
Buat Kalender PR yang Benar-Benar Berfungsi dengan ClickUp
Membuat dan mengelola kalender PR mungkin terdengar seperti pekerjaan yang banyak di awal, tetapi hasilnya sangat besar. Dengan peta jalan yang jelas, tim Anda tetap sejalan, tenggat waktu tetap terpenuhi, dan cerita Anda selalu sampai ke audiens yang tepat setiap kali.
Dan dengan ClickUp, seluruh proses menjadi lebih mudah, cepat, dan kolaboratif. Mulai dari brainstorming visual dengan Whiteboards, mengorganisir ide konten di Docs, menjadwalkan kampanye dengan Kalender bertenaga AI, hingga mengotomatisasi tugas-tugas berulang, ClickUp menyatukan setiap bagian dari alur kerja PR Anda ke dalam satu platform yang powerful.
Siap untuk menyederhanakan kalender PR Anda?
Daftar sekarang di ClickUp! 🙌