Hogyan készítsünk munkaidő-nyilvántartást Excelben (útmutató sablonokkal)

Hosszú utat tettünk meg azóta, hogy az emberek még időkártyákkal jelentkeztek be és papír alapú munkaidő-nyilvántartásokat vezettek.

Ma már automatikus időkövető programok vannak a számítógépeinken.

És valahol útközben az emberek felfedezték az Excel időkövetést.

De hogyan kell ezt megtenni?

Ebben a cikkben megmutatjuk, hogyan készíthet időkövetési táblázatot az Excelben, bemutatunk néhány sablont, és feltárjuk az Excel időkövetésének hátrányait. Emellett bemutatunk egy okos, alternatív eszközt is, amely megkönnyíti az időkövetést.

Ki áll készen arra, hogy kiválóan elkészítse az Excel munkaidő-nyilvántartási táblázatot?

Hogyan készítsünk munkaidő-nyilvántartást Excelben?

Ha Ön vállalkozás tulajdonosa vagy projektmenedzser, akkor biztosan szeretné tudni, hogy csapata hol tölti az idejét, különösen, ha távoli csapatot vezet.

Végül is az időadatok kritikus fontosságúak a HR, a bérszámfejtők, az ügyfelek számlázása stb. számára.

Szerencsére az időkövetés olyan feladat, amelyet el lehet végezni egy Excel táblázatkezelő programmal.

Nézzük meg, hogyan lehet munkaidő-nyilvántartást készíteni Excelben...

1. lépés: Formázza a táblázatot

Nyisson meg egy új Excel fájlt.

Ahhoz, hogy olvasható Excel-munkaidő-nyilvántartást készítsen, formázza a munkalap celláit, hogy azok szélesebbek legyenek.

Hogyan?

Válassza ki az A oszlopot, és húzza a szélét a kívánt szélességre.

Ezután kattintson a jobb gombbal az A oszlopra > válassza a Másolás lehetőséget > jelölje ki a B-től L-ig terjedő oszlopokat > nyomja meg a Ctrl+V billentyűkombinációt a formázás beillesztéséhez.

Ezzel a (B-L) oszlopok formázása átmásolásra kerül.

2. lépés: Munkaidő-nyilvántartás címének hozzáadása

Jelölje ki az A1–L1 cellatartományt.

Ezután válassza az Összevonás és központosítás lehetőséget az eszköztárból. Ezt a Főoldal fül alatt találja.

Írja be cége nevét az A1 cellába.

Középre igazítsa és formázza a cellaszöveget (a cég nevét) tetszése szerint.

Játszon a betűtípussal, mérettel és színnel. 🌈

Ne felejtse el kiemelni. Cégének neve kiemelkedjen!

Miután színesre változtatta a cég nevét, a táblázata körülbelül így fog kinézni:

3. lépés: Adja hozzá a szükséges címkéket

Most itt az ideje, hogy hozzáadja az összes címkét az Excel-munkaidő-nyilvántartásához.

Hogyan tudhatják meg az emberek, hová kell beírniuk az időbejegyzéseiket és egyéb alkalmazotti adataikat?

Kezdje el hozzáadni a címkéket, például alkalmazott, vezető, osztály stb.

Ehhez a munkavállalói munkaidő-nyilvántartási példához adjunk hozzá:

Minden címkéhez válassza a Szöveg körbefolyás lehetőséget.

Ez az „abc nyíllal” ikon az eszköztáron.

Így a szavak egy cellába férnek el, függetlenül attól, hogy a címke neve milyen hosszú.

Kész?

Az Excel-táblázata körülbelül így fog kinézni:

Az egyes címkék után következő cellákban hozzon létre egy sort, amelybe a munkavállalók és a vezetők beírhatják az adataikat.

Ha pedig úgy dönt, hogy ez egy nyomtatható munkaidő-nyilvántartás legyen, a vonal jelzi, hová kell írni.

A vonal létrehozásához jelölje ki a B2 és D2 cellákat, majd válassza az eszköztár Alsó szegély menüpontját.

Az Alkalmazott címke mellett megjelenik egy sor.

Ezután egyesítse a cellákat.

Ismételje meg ezt a folyamatot az összes többi hozzáadott címkével.

4. lépés: Idővel kapcsolatos címkék hozzáadása

Az előző lépés inkább a munkavállalóval kapcsolatos részleteket tartalmazott. Most itt az ideje hozzáadni az idővel kapcsolatos címkéket!

Különböző dolgok, nem gondolja?

Összevonjuk az A6 és L6 cellákat, hogy egy kis elválasztót hozzunk létre a munkavállalói adatok és a következő idővel kapcsolatos címkék között.

A 7. sorba idővel kapcsolatos címkéket adhat hozzá, hogy minden oszlophoz címsorokat hozzon létre.

Hozzáadás:

Ez csak néhány a gyakori címkék közül, amelyek szerintünk Önnek is hasznosak lehetnek.

De hozzáadhat vagy eltávolíthat olyan címkéket, amelyek jobban illeszkednek a szervezetéhez, például rendes munkaidő, ünnepnapok, alkalmazotti munkaidő, számlázható munkaidő stb.

Ha észreveszi, hogy a Bejelentkezés és a Kijelentkezés kétszer szerepel két különböző cellában. (C7, D7, E7 és F7)

Ez az ebédszünetre vonatkozik. 🍲

Ezt bármikor módosíthatja a szervezet igényeinek megfelelően.

Adjon hozzá egy-két kávészünetet, vagy akár többet is!

Nincs olyan, hogy túl sok kávé. ☕

Miután hozzáadta az összes idővel kapcsolatos címkét, egy ilyen táblázatot kap:

Valami nem stimmel, ugye?

Igen, a formázás.

Javítsuk ki!

Először töltse ki a sort bármilyen színnel. Ehhez jelölje ki az A7 és J7 cellákat, válassza az eszköztár Kitöltési szín opcióját, majd válasszon egy színt.

Ezt követően jelölje ki a kiemelt cellákban található szöveget félkövér betűvel, központosítsa a szöveget, és igazítsa középre. Ne felejtse el kiválasztani a Szöveg körbefolyás opciót, mint korábban, hogy a szöveg a cellán belül jelenjen meg, és ne folyjon át más cellákba.

Ezután lépjen a szegélyek eszközhöz, és válassza a legördülő menüből az Összes szegély lehetőséget, hogy a címkék köré kereteket helyezzen.

Mi maradt még?

Hozzá kell adnia a hét napjait!

Ehhez a heti munkaidő-nyilvántartáshoz adja hozzá a hétfőt és a vasárnapot az A8 cellától kezdve az A14 celláig. A hetet bármelyik napon kezdheti.

Miután beírta a hét napjait, formázza őket az olvashatóság érdekében.

Így kell csinálni:

5. lépés: Utolsó simítások

Ha észreveszi, hogy az Excel táblázatában vannak olyan extra rácsok és cellák, amelyekre a munkaidő-nyilvántartásában nincs szükség, távolítsa el őket.

A felesleges elemek eltávolításával tiszta megjelenésű heti Excel-munkaidő-nyilvántartást kaphat.

Végül végezze el a végleges betűtípus-, méret-, igazítás- és színmódosításokat, és kész is!

Gratulálunk, sikeresen elkészítette az Excel-munkaidő-nyilvántartást! 🎉

Az órabeosztási táblázata körülbelül így nézhet ki:

Kezdje el rögzíteni az időbejegyzéseket, hogy kézben tarthassa a termelékenységet és a bérszámfejtést!

Van azonban egy egyszerű megoldás is, amely nem igényli egy üres munkalapból való Excel-munkaidő-nyilvántartó táblázat létrehozását.

Á, a sablonok titkos ereje!

Gondosan kiválasztottunk néhány Excel-sablont az időkövetéshez, így nem kell tovább keresnie.

Kapcsolódó: Időkövető szoftver

3 Excel időkövetési sablon

A munkaidő-nyilvántartó Excel-sablonok legnagyobb előnye, hogy rengeteg időt és energiát takaríthat meg velük.

De a képleteket tartalmazó sablonok még jobbak.

Néhány Excel -mun kaid ő-nyilvántartási táblázat sablonja egy vagy két Excel-munkaidő-nyilvántartási képlet alapján elvégzi a számításokat.

Ezek már szerepelnek a táblázat celláiban, így nem kell hozzáadnia őket!

Íme három Excel munkaidő-nyilvántartási sablon lehetőség:

1. Havi munkaidő-nyilvántartási sablon

Ez egy ingyenes Excel-sablon az időkövetéshez, amely több, az alkalmazottaknak szentelt fülre oszlik.

Ezzel egy jól szervezett munkavállalói munkaidő-nyilvántartási sablon jön létre, amelynek segítségével több munkavállaló teljes fizetésének kiszámítása gyerekjáték lesz.

Töltse le ezt a havi munkaidő-nyilvántartási sablont.

2. Kéthetes munkaidő-nyilvántartási sablon

Ez egy Excel-munkaidő-nyilvántartási sablonfájl, amely három sablont tartalmaz. Kap egy heti, egy havi és egy kétheti munkaidő-nyilvántartási sablont.

Töltse le ezt az Excel-munkaidő-nyilvántartási sablont.

3. Napi munkaidő-nyilvántartási sablon

Ez az Excel munkaidő-nyilvántartási sablon olyan címkékkel van ellátva, mint a munkavállalói adatok, a fizetési ráta, a teljes ledolgozott óraszám és egyebek. Emellett egy nagyon egyszerű munkaidő-nyilvántartási sablon, amellyel könnyen el lehet kezdeni a munkát.

Igényeinek megfelelően testreszabhatja vagy címkéket adhat hozzá, hogy megemlítsen egyéb részleteket, például óradíjat, számlázási díjat, túlórákat, fizetési időszak kezdő dátumát stb.

Töltse le ezt a napi munkaidő-nyilvántartási sablont.

Ez csak néhány lehetőség.

Számos egyéb opciót talál, például a munkavállalói termelékenység, a 24 órás tevékenység és a projektidő-nyomon követés Excel-sablonjait.

Van azonban egy probléma.

Előbb vagy utóbb szembesülni fog az Excel sablon időkövetésének ezekkel a korlátaival.

További információkért tekintse meg ezeket a munkaidő-nyilvántartási sablonokat!

3 hátránya az Excel időkövetésnek

Az Excel időkövetés meglehetősen egyszerű módszernek tűnik, de egyben rendkívül elavult is.

Miért?

Mert léteznek automatikus időkövetők és bérszámfejtők!

Íme néhány hátránya az Excelben történő időkövetésnek:

1. Felesleges kézi munka

Minden nyomon követett munkaórát manuálisan kell bevinni.

Csak így működik az Excel.

Örökre időadatokat fog bevinni.

És ez minden be- és kijelentkezéskor így van.

MINDEN ALKALOMMAL!

Ezután jön az összeadás, kivonás és szorzás, hogy megkapjuk a teljes munkaidőt...

Remélem, szereti a számokat, mert sokat fog velük foglalkozni.

Ráadásul a kézi időkövetésnél elkerülhetetlenek az emberi hibák.

Gondoljon bele!

A munkára fordított időt a memóriájára kell hagyatkoznia.

Ne felejtse el minden nap kitölteni a munkaidő-nyilvántartást, mert ellenkező esetben ez hatással lesz a fizetésére. Gúnyos nevetés

A legrosszabb esetben számítási hibát követ el, rossz perceket ír be, vagy véletlenül elront egy Excel-képletet a sablonban.

Máris pánikba esett?

Érdemes megtennie, mert ez súlyos tévedésekhez és költséges bérszámfejtési hibákhoz vezethet.

Ennek eredményeként a projekt költségei váratlanul megugorhatnak!

Hogy tetszik most az Excelben történő időkövetés?

2. Nem integrálható a projektmenedzsment eszközével

A Microsoft eszközök nem a legbarátságosabbak.

Olyan, mint az a szomszéd, akinek mindenkivel problémája van a környéken.

Mert ha összeállít egy listát a könnyen integrálható Microsoft -eszközökről, az Excel valószínűleg az utolsó helyen fog szerepelni.

Tehát ne számítson arra, hogy a projektmenedzsment szoftverében bármilyen hasznos vagy praktikus adat áll majd rendelkezésére.

Az MS Excel egyedül járja az útját. 🙄

3. Nem lehet automatikus jelentéseket generálni

A Microsoft Excel egy táblázatkezelő eszköz, amely olyan funkciókkal rendelkezik, mint a kimutatási táblázat, a feltételes formázás és az adatellenőrzés.

Nincs azonban időkövetési funkció.

Nem képes automatikusan nyomon követni az időt, és nem tud jelentést generálni az időadatok alapján.

Lehet, hogy tartalmaz táblázatokat és képleteket, de mi haszna van?

Hacsak nem adja meg és dolgozza fel manuálisan az adatokat, nem lesznek elemzhető jelentések.

Ez nem ideális megoldás.

Az Excel munkaidő-nyilvántartási táblázat egyetlen munkalapon rengeteg adatot jelenít meg, ami megnehezíti a minták felismerését és az értékes következtetések levonását.

A lényeg az, hogy szüksége van a jelentésekre.

Az Excel pedig nem generál ilyet.

Olvassa el részletes útmutatónkat az Excel projektmenedzsmentről .

De a kérdés az, hogy most mi legyen?

A válasz erre a kérdésre a ClickUp, az egyik legjobban értékelt termelékenységi eszköz, amelyet világszerte minden méretű csapat szeret .

Bónusz: Időblokkoló sablonok

Élvezze a ClickUp segítségével a könnyű időkövetést

A ClickUp natív időkövető funkciója minden, amire valaha is szüksége volt.

Miért?

Először is, ez beépített funkció.

Ez azt jelenti, hogy nem lesz szüksége harmadik féltől származó alkalmazások segítségére.

Natív időkövetőnkkel a következőket teheti:

A ClickUp natív időkövetési funkciójának használata

Címkék és megjegyzések hozzáadásával még több részletet is hozzáadhat a nyomon követett időbejegyzésekhez.

Tanulja meg, hogyan használhatja az időkövetést a projektek gyorsabb befejezéséhez.

Tudta, hogy egy feladat időzítőjét egy számítógépen elindíthatja, majd egy másik számítógépen leállíthatja? 🤯

Igen.

Globális időmérőnk képes erre.

Csak annyit kell tennie, hogy bejelentkezik az Ön által használt eszközökre.

A nagyon klassz globális időmérőn kívül büszkék vagyunk a ClickUp időjelentési képességeire is.

A munkaidő-nyilvántartó widgetek segítségével mindenféle adatot megszerezhet.

Néhány közülük:

Időjelentés a ClickUp-ban

Van egy még jobb ötletem.

Csak használja a widgeteket, hogy létrehozza saját időkövetési irányítópultját a ClickUp-ban. 😎

Szabadon integrálhatja a ClickUp-ot kedvenc időkövető alkalmazásával, például a Time Doctor, a Harvest vagy az Everhour stb.

Így egy teljes körű, az Ön igényeire szabott megoldást kap, és nem csak azt, amit mi tartunk a legjobbnak az Ön számára. 😇

A ClickUp beágyazott nézetével akár egy meglévő Excel-munkaidő-nyilvántartáshoz is hozzáférhet.

Így nem veszít el egyetlen nyomon követett adatot sem az Excelből, amikor áttér a ClickUp időkövetésére.

De várjon, még többet tartogatunk Önnek.

Íme egy rövid áttekintés a ClickUp funkcióiról, hogy képet kapjon róluk:

Vége az Excel időkövetésnek!

Természetesen az Excel táblázatkezelő program is segíthet az időadatok nyomon követésében.

De ez túl időigényes és kockázatos.

Nincs idő- és adatpontosság, a hibák elkerülhetetlenek, és a bérszámfejtési zűrzavarok nem feltétlenül azok, amikkel a hónap végén foglalkozni szeretne.

A legjobb megoldás az lenne, ha automatizálná a folyamatot egy időkövető eszközzel.

Mint a ClickUp!

Miért?

Mert ez egy komplett megoldás.

A ClickUp képes nyomon követni az időt és a projekteket miközben jelentéseket készít mindkettőről.

Készen áll az automatikus időkövetésre? Akkor csatlakozzon még ma a ClickUp-hoz, és búcsút inthet a munkaidő-nyilvántartások unalmas, celláról cellára történő kitöltésének. 👋

Kapcsolódó cikkek: