Állítsuk be a jelenetet. 🎥
Ön egy új terméket bevezető vállalat projektmenedzsere – izgalmas!
Órákig dolgozott a tökéletes projektütemterv kidolgozásán, és hónapokig próbálta megvalósítani csapata ötleteit.
SMART célokat tűztél ki, vészhelyzeti terveket készítettél, és tartalékidőt is beépítettél arra az esetre, ha előre nem látható kihívások merülnének fel. Ennek ellenére a projekted még mindig nagyon lemarad. 🤯
Mit tegyen? Pánikba essen? Felborítsa az asztalt? Felhívja az életvezetési tanácsadóját?
Nem!
Mély levegőt veszel, és elkezded átgondolni, hogyan tudnád stratégiailag bepótolni az elvesztett időt. 🤓
Csatlakozzon hozzánk ezen az úton, és fedezze fel velünk a projektmenedzsmentben az egyik legnépszerűbb felzárkózási eszközt, annak használatát és sikeres alkalmazását!
Netflix/ GIPHY
Helló, a nevem _____ és a projektem lemaradt a tervezett ütemtervtől.
A projektekben való lemaradás rendkívül gyakori, és előbb-utóbb mindenkivel megesik! Néha pedig teljesen kívül esik az Ön ellenőrzési körén.
Az anyaghiány, a rossz kommunikáció, a kiégés és a nem megfelelően meghatározott célok összeadódhatnak, és gyorsabban visszavethetik Önt, mint gondolná, de vannak olyan eszközök, amelyeket projektmenedzserként felhasználhat, hogy felzárkózzon az ütemtervhez, és betarthassa a végső határidőt.
Itt jönnek képbe a menetrend-sűrítés technikái. Ezek olyan módszerek, amelyek segítenek a projekt eredeti határidőre történő befejezésében. 🙌🏼
Ráadásul ezek a technikák rendkívül sokoldalúak és mindenféle projekthez alkalmazhatók.
A tapasztalt termékmérnökök, fejlesztők, tervezők és menedzserek számára ez a technika már meglehetősen ismerős lehet, de az építőiparban, az orvostudományban és az ingatlaniparban is sikeresen alkalmazzák ezeket az eszközöket! Különösen a gyorsított ütemtervezés technikáját.
A gyorsított ütemezés a projektmenedzsmentben az egyik leggyakoribb eszköz a határidők rövidítésére, és bár nem feltétlenül érdemes rendszeresen alkalmazni, a gyorsított ütemezés semmiképpen sem jelenti a projekt ütemtervének végét.
Bónusz: Vészhelyzeti terv sablonok!
Mi az a gyorsított projektmenedzsment?
Örülünk, hogy feltette ezt a kérdést.
A gyorsított projektmenedzsment azt jelenti, hogy az eredetileg egymás után végrehajtásra tervezett feladatokat párhuzamosan vagy részben átfedésben végzik el.
Más néven: egy projekt keretében több feladat elvégzése egyszerre, anélkül, hogy ez hatással lenne a projekt hatókörére! Így továbbra is betarthatja a végső határidőt. 😎
A gyorsított ütemezés csak akkor lehetséges, ha az egymást átfedő feladatok nem függnek egymástól, és a kritikus útvonalra esnek – ez a projektben a végső szállítási határidőt meghatározó főbb feladatok sorozata.
Gondoljon a ClickUp! mérföldköveire vagy sprinteire!
PeacockTV/ GIPHY
Hasznos kiindulási pont, ha megnézi a projekt ütemtervét, és azonosítja azokat a feladatokat, amelyek jelzik, hogy a projekt a következő fázisba lép. Általában ezeknek a fázisoknak az első vagy utolsó feladata jó mutatók! Ezzel képet kaphat arról, hogy mely feladatok okozhatnak potenciális akadályokat, ha egyszerre próbálja meg őket végrehajtani.
Csak a kritikus útvonalon lévő feladatokat lehet gyorsított ütemben végrehajtani, mert ezek azok a feladatok, amelyek ténylegesen előreviszik a dolgokat, és nem függnek más feladatoktól, amelyek megakadályozhatják azok elvégzését.
További információk a kritikus útvonalról itt.
De ClickUp, vannak más ütemezési eszközök is?
Igen, vannak ilyenek.
A gyorsítás mellett a crash egy másik gyakori eszköz a határidők rövidítésére, amelyet sok termékmenedzser fontolóra vehet, amikor a gyorsításról dönt.
A projekt gyorsítása azt jelenti, hogy további erőforrásokat fordítunk egy tevékenységre vagy feladatra, ahelyett, hogy módosítanánk az eredeti ütemtervet vagy a kezdési dátumokat. A gyorsításhoz hasonlóan a gyorsítás sem befolyásolja a végső szállítási határidőt, ha sikeresen végrehajtják, és csak a kritikus útvonalon lévő feladatokra alkalmazható.
A számos ütemterv-összevonási technika közül azonban jó szabály, hogy először a gyorsított ütemezést próbálja ki, mert ez nem jár többletköltséggel, és a gyorsított ütemezést más bevált technikákkal is egyidejűleg alkalmazhatja.
Gyorstalpaló a projektgyorsításról
Ha tudja, hogy rendelkezik a projekthez szükséges külső anyagokkal és erőforrásokkal, akkor a gyorsított ütemezés helyett a gyorsított végrehajtás tűnhet gyorsabb megoldásnak, de a költségek nem az egyetlen szempont, amelyet figyelembe kell venni.
A meglévő feladatokhoz további erőforrásokat rendelve több munkát osztasz el több ember között, ami gyorsabban vezethet „túl sok szakács a konyhában” helyzethez, mint azt mondani tudnád.
Warner Bros/ GIPHY
A közelgő projektek is szenvedhetnek attól, hogy további csapattagokat vonnak el más feladatoktól, hogy egy másik, folyamatban lévő projekten dolgozzanak. Ezért a gyorsított ütemtervhez ugyanolyan stratégia és szándék szükséges, mint a gyorsított ütemtervhez, mert nem az egyik eszköz hatékonyabb a másiknál, hanem tudnia kell, melyik működik a legjobban az Ön helyzetében.
Mégis, a gyorsított ütemezésnek rengeteg előnye van, ha sikeresen végrehajtják – beleértve a változatlan sorrendet is!
Realistusan és objektíven mérlegelje, hogy milyen többletköltségekkel járnak a külső erőforrások, és tartsa be a tervet. Ez magában foglalja a személyzetet és az anyagokat is.
Ne feledje, hogy a gyorsított ütemezés csak olyan tevékenységeknél működik, ahol a kiegészítő támogatás valóban lerövidíti a feladat időtartamát. Tehát amikor feladatokat delegál külső csapat tagoknak, győződjön meg arról, hogy minden érintett pontosan tudja, mit kell tennie, hogy elkerülje a duplikált munkát, a hibákat és más termelékenységet rontó tényezőket.
Bár a gyorsított ütemezéssel egyidejűleg alkalmazható a crash módszer, ez kockázatos és költséges lehet. Ezért javasoljuk, hogy óvatosan járjon el. 🚧
A két technika egyidejű alkalmazásának hátránya a megnövekedett költségvetés és a kiégés, mivel több ember dolgozik, több feladatot lát el egyszerre, és új projektekből származó feladatokat is felvállal.
Ráadásul, ha a gyorsított ütemezés nem jár sikerrel, sok projektmenedzser úgyis a crash módszerhez folyamodik! Tehát, ha a projektje lemaradt a tervezett ütemtervtől, és még nem ismeri az ütemterv-összevonási technikákat, akkor csak egy eszközt vegyen elő egyszerre. 🙂
A gyorsított ütemterv alkalmazásának ideális időpontja ⏰
Bár a projekt gyorsított ütemezésének alkalmazása vészjelzésnek tűnhet, valójában sokkal gyakoribb, mint gondolná.
Legyen óvatos, amikor eldönti, milyen gyakran alkalmazza ezt a technikát, de a projekt lemaradásán kívül is több oka lehet annak alkalmazására, így nincs ok a szégyenkezésre!
A gyorsított ütemezés a projektmenedzsmentben akkor alkalmazható, ha egy projektet be akar zárni, hogy előnyt szerezzen egy új lehetőségben, ha ezt kéri az ügyfél, vagy ha a versenytárs nyomást gyakorol a projekt befejezésére – de ne feledkezzen meg a kockázatokról!
Minden típusú ütemterv-sűrítés technikának megvannak a maga kockázatai és kihívásai, beleértve a gyorsított ütemtervet is. Ehhez pedig olyan projektmenedzserre van szükség, aki komolyan ismeri a dolgát. 🧐
A gyorsított ütemtervezés kockázatai és előnyei
Szerencsére a projekt ütemtervének gyorsított megvalósításához csak a már beütemezett forrásokat használja, így alig vagy egyáltalán nem merülnek fel többletköltségek a terv betartása érdekében.
A gyorsított projektmenedzsment azonban kockázatos is lehet.
A gyorsított ütemterv alapvetően egy gondosan megtervezett, nagyobb kockázattal járó multitasking. Mint minden más multitasking tevékenységnél, itt is könnyen kicsúszhatnak a dolgok az irányítás alól, ha egyszerre több határidőt kell összehangolni.
Ha több feladatot kell egyszerre elvégezni, nagyobb az esélye annak, hogy a korábban már elvégzett feladatokat újra át kell nézni, és esetleg teljesen újra kell csinálni őket.
Ez a további bonyolultság ronthatja a projekt minőségét és hatékonyságát, ami lassíthatja azt az ütemtervet, amelyet a gyorsított ütemezéssel éppen felgyorsítani szeretne.
És bár elkerülhet néhány többletköltséget azzal, hogy nem használ további erőforrásokat, vigyázzon a kiégéssel!
PeacockTV/ GIPHY
Ön és a csapat tagjai mindannyian hamarabb kapnak új feladatokat, mint várták, és bár a pénzmegtakarítás papíron jól hangzik, az alkalmazottak elégedettsége és a munka-magánélet egyensúlyának megőrzése valóban felbecsülhetetlen értékű. ✨
De ne hagyja, hogy ezek a kockázatok teljesen eltántorítsák a gyorsított projektmenedzsmenttől! Vannak módszerek ezeknek a kockázatoknak az elkerülésére, és csak a gyakorlat és a tervezés révén tud majd fejlődni ezzel az eszközzel! Ahogy mi itt a ClickUpnál mindig mondjuk: haladj a tökéletesség felé. 😎
Javaslatunk: kommunikáljon, kommunikáljon, majd kommunikáljon újra.
Olyan egyszerűnek tűnik, de működik... és egy kicsit nehezebb, mint amilyennek hangzik.
Az a projektmenedzser, aki a menetrendet úgy ismeri, mint a tenyerét, és gyorsan tájékoztatja a csapatot a legapróbb változásokról is, eloszlathatja az gyorsított ütemezéssel járó gondokat.
Különösen akkor, ha a csapat növeli a munkaterhelését, fontos, hogy mindenki tisztában legyen a történésekkel, a hatálybalépés időpontjával, a gyorsított ütemterv bevezetésének okával és annak hatásával a munkájukra.
Bár a gyorsított ütemterv nem befolyásolhatja a projekt hatókörét, minden feladatnak több új határideje lesz, és minél hamarabb sikerül a csapatot egyeztetni ezekkel a változásokkal, annál jobb!
Nem árt megosztani a gyorsított ütemezéssel járó, fent említett kockázatokat sem, hogy ne csak Ön (vagy projektmenedzsere) figyeljen az egyes akadályokra a szállítási határidő előtt.
Oké, ez talán soknak tűnhet. De csak azért, mert biztosak akarunk lenni abban, hogy felkészült és készen áll a valaha volt legjobb gyorsított ütemterv végrehajtására!
Íme egy módszer, hogyan lehet ezt megvalósítani.
Hogyan gyorsíthatja fel projektjét
Nem arról van szó, hogy a gyorsított ütemterv minden más ütemterv-sűrítési eszköznél jobb, hanem arról, hogy tudni kell, melyik eszközök a legmegfelelőbbek az Ön számára! És hogyan kell azokat alkalmazni.
Mielőtt belevágna egy lemaradó projekt ütemtervének felgyorsításába, győződjön meg arról, hogy rendelkezik egy projektmenedzsment szoftverrel, amely segít egyetlen helyen kezelni az összes mozgó alkatrészt.
Mint a ClickUp!
Töltse le a ClickUp alkalmazást, és bármikor, bármilyen eszközről elérheti
A ClickUp egy hatékony munkamenedzsment-megoldás, amely több száz eszközzel rendelkezik a projektmenedzsment-folyamatok egyszerűsítéséhez, összevonva a feladatokat, dokumentumokat, kommunikációt és az előrehaladást egyetlen platformon.
Minden funkciójának középpontjában az együttműködés és a testreszabás áll, hogy az egész projektcsapat naprakész legyen és a projekt minden szakaszában biztosított legyen az átláthatóság.
Ráadásul több mint 1000 másik eszközzel integrálható, így zökkenőmentesen illeszkedik a jelenlegi technológiai környezethez, és biztosítja, hogy ne vesztegesse az idejét, amikor időt szeretne megtakarítani a projektjein! Még azoknál is, amelyek kissé lemaradnak. 🙌🏼
A ClickUp sprintek segítségével hatékonyan tervezheti meg projektje időtartamát és feladatait bármilyen ütemtervben, és több mint 15 nézetben, köztük Gantt-, táblás és elméleti térképek segítségével vizualizálhatja munkaterhelését – ez nagy előny a funkciók közötti csapatokban dolgozó projektmenedzserek számára.
Kapcsolatok felvázolása a feladatok és a mérföldkő feladatok között a ClickUp Gantt nézetében
Bár a ClickUp professzionális módon tárolja és szervezi az eszközeit, a gyorsított nyomon követés nem történik meg magától. Ugyanolyan gondos tervezést igényel, mint az eredeti projekt ütemterv, és mi öt egyszerű lépésben segítünk elindulni. 🖐🏼
A gyorsított ütemtervezés 5 lépése
Bár minden projekt igényei eltérőek, a jelenlegi ütemterv átdolgozása minden esetben jelentős időt és hatékonyságot igényel, hogy az egész csapatot bevonják a folyamatba.
A létrehozott gyorsított ütemtervre hatással lehet a késedelmes feladatok száma, a függő feladatok, az időzítés és az, hogy miért maradt le a projekt, de ez az öt lépés segít eldönteni, hogy ez az eszköz megfelelő-e az Ön számára, és hogyan lehet újra beindítani a folyamatot.
1. Azonosítsa a problémákat, hogy meghatározza céljait.
Vizsgálja meg a projekt követelményeit, eredeti céljait, prioritásait és mérföldköveit. Határozza meg azokat a pontokat és okokat, amelyek a projektet ebbe a helyzetbe hozták, és tegye fel magának a kérdést, hogy a gyorsított ütemterv megoldhatja-e a problémát, vagy esetleg még több gondot okozhat.
A ClickUp irányítópultjain könnyedén meghatározhatja projektje általános „állapotát” a projekt előrehaladásának átfogó áttekintésével. Néhány másodperc alatt megtekintheti projektje mérföldköveinek számát, csapata aktuális munkaterhelését, teljesítményét és sprinteit.
A ClickUp Dashboards alkalmazásban áttekintést kaphat projektje előrehaladásáról.
2. Vizsgálja meg a jelenlegi projekt ütemtervét.
Kérdezze meg magától:
- Mennyi időre van szüksége a lemaradás behozásához?
- Mely feladatok tartoznak a kritikus útvonalhoz?
- Mely feladatok függnek másoktól?
- Milyen hatással lesznek ezek a változások az egyes munkatársak munkaterhelésére?
Mielőtt módosítaná a jelenlegi ütemtervét, győződjön meg arról, hogy minden kérdésre tud válaszolni, hogy elkerülje a további problémákat és a gyorsított ütemtervvel járó kockázatokat a jövőben!
3. Keresse meg a gyorsított feldolgozás lehetőségeit.
Ne feledje, hogy csak a kritikus útvonalon lévő feladatokat gyorsíthatja. Az egymástól független feladatokat átfedje, és ha még nem tette meg, alakítsa ezeket a feladatokat mérföldkövekké a ClickUp-ban!
A mérföldkövekké alakított feladatok a projekt ütemtervén gyémánt alakú jelöléssel különválnak a többi feladattól. A mérföldkövek megnyitásával azonnal láthatók lesznek a figyelembe veendő feladatkapcsolatok és függőségek is.
Egy másik profi tipp? Tekintse meg projektjének ütemtervét Gantt-diagramként vagy gondolattérképként, hogy vizuálisabban láthassa, hogyan fog kinézni a sűrített ütemterv.
És említettük már, hogy a ClickUp mindkét nézetet és több mint 13 további nézetet is kínál? 👀
4. Vizsgálja meg erőforrásait. Reális a gyorsított ütemterve?
Vizsgálja meg csapata gyorsított ütemezéssel elvégezhető munkaterhelését, és hozzon létre sprinteket, hogy a fennmaradó feladatokat megvalósítható időkeretekre ossza fel.
Ez segíthet abban, hogy új határidőket betartson, és könnyen nyomon követhesse, melyik feladatcsoport mikor kerül végrehajtásra.
Hozzon létre, kezeljen és testreszabjon sprinteket a ClickUp-ban, vagy nézze meg a Sablonközpontot, hogy automatizálja a projektmenedzsment folyamatot, miközben kiküszöböli az ismétlődő munkákat!
5. Kövesse nyomon az előrehaladást.
A gyorsított ütemtervhez nem csak egy szilárd terv vagy egy szilárd projektmenedzser szükséges, hanem egy hatékony platform is, amely segítségével nyomon követheti az elvégzett munkát.
Gyakran és közvetlenül kommunikáljon csapatával egy könnyen elérhető helyen. Az olyan all-in-one munkamenedzsment rendszer, mint a ClickUp, segíthet a projektfolyamatok racionalizálásában, miközben megszünteti a különböző lapok és programok ellenőrzésének szükségességét a gyors üzenetek küldéséhez.
Gyakran ellenőrizze a folyamatban lévő feladatok állapotát, és tartsa a kapcsolatot a csapattal! Győződjön meg arról, hogy munkatársai jól alkalmazkodnak az új változásokhoz, és legyen készen arra, hogy szükség esetén ismét támogatást nyújtson és változtasson a terven. Meg tudod csinálni. 💪🏼
HBOmax/ GIPHY
Vegye fel a sebességet!
Ismételje utánunk: A lemaradás normális, és mindenkivel előfordulhat.
Csak ne váljon szokássá! 😉
Az ütemterv-összevonó eszközök, mint például a gyorsított ütemterv, segítenek abban, hogy a projektterveit úgy módosítsa, hogy a feladatok időben elkészüljenek, még akkor is, ha az útiterv során váratlan fordulatokat vesznek.
Vegyünk tehát néhány mély levegőt, osszuk meg gyorsított ütemezésünket a csapattal, és forduljunk olyan munkamenedzsment megoldásokhoz, mint a ClickUp, hogy szükség szerint könnyedén módosíthassuk és kezelhessük a határidőket!