Envisagez-vous d'adopter une scrum processus de réunion ?
Mais peut-être n'êtes-vous pas sûr de la meilleure façon d'en organiser une.
Les Rapport sur l'état de l'IA de Digital.ai a révélé que 81% des techniciens déclarent que leur organisation suit un formulaire quelconque de scrum. Et avec une Rapport de Broadcom montrant que les équipes Full Scrum obtiennent une évaluation de qualité 250% supérieure à celle des équipes ne faisant pas d'estimation, on comprend pourquoi elle est parmi les plus populaires pratiques agiles .
Donc, si vous essayez de prendre le train scrum, nous ne vous en voulons pas. Voici ce que vous devez savoir pour commencer.
Que sont les réunions Scrum ?
Les réunions Scrum permettent aux parties prenantes, au management et aux équipes de rester alignés grâce à une communication concise et à des échanges rapides le forfait stratégique -tout cela dans un effort pour faire avancer les projets. Il existe cinq types de réunions scrum :
- Scrum quotidien / Standup
- Le forfait du sprint
- Raffinement du backlog de produit
- Revues de sprint
- Rétrospectives de sprint
Vous remarquerez que chaque réunion a sa raison d'être dans son nom. Le forfait de sprint est pour le forfait de sprint. Les rétrospectives sont des rétrospectives.
C'est intentionnel.
Parce que les réunions scrum sont un peu des anti-réunions. Ce ne sont pas des sessions de rattrapage, des brainstorms ou de longues conférences du PDG. Elles n'interrompent pas inutilement votre travail sur le produit.
Il s'agit d'un processus tactique, programmé aux moments opportuns et conçu pour que les équipes restent sur la même page afin d'éviter les accrocs à la communication (tout cela pour éviter que les projets ne se heurtent à des goulets d'étranglement inutiles).
UM, WHAT IS SCRUM? Le Scrum est un gestion de projet agile la gestion de projet agile est un cadre de travail qui repose sur des objectifs clairs, la collaboration, le compte rendu et l'apport d'une valeur incrémentielle. Il permet de diviser les grands projets complexes en éléments plus faciles à gérer et donne aux équipes la flexibilité nécessaire pour pivoter lorsque les choses changent en cours de projet. Le titre nous vient des mêlées de rugby : des jeux au cours desquels l'équipe se réunit en rangs serrés, tête baissée, pour récupérer le ballon.
Qui doit participer aux réunions de mêlée ?
La plupart des réunions Scrum sont destinées à l'équipe de développement, au Scrum master et au propriétaire du produit - bien qu'il y ait quelques exceptions. Le propriétaire du produit, par exemple, peut ne pas assister à vos rétrospectives. Et d'autres parties prenantes peuvent se joindre à vous pour la réunion de révision Scrum.
Dans l'idéal, votre équipe de mêlée ne devrait pas compter plus de 10 membres. Si votre équipe de mêlée est plus nombreuse, les dirigeants la diviseront souvent en petits groupes travaillant à la réalisation d'un objectif partagé.
Les 5 réunions Scrum que vous devez connaître
1. Réunions quotidiennes de scrum
L'un des types de réunions de mêlée les plus populaires - selon le rapport State of Agile Report mentionné précédemment - est le standup quotidien, également parfois connu sous le nom de réunion de mêlée quotidienne. Il s'agit d'un examen rapide des objectifs, des cours et des problèmes potentiels. Chaque personne présente dans la salle doit pouvoir répondre à trois questions :
- **Qu'avez-vous pu accomplir hier ?
- À quoi vous faites-vous forfait pour aujourd'hui ?
- **Y a-t-il des obstacles à votre horizon ?
Le terme résumé rapide est apparu parce que ce type de réunion scrum est censé rester court, de sorte que de nombreuses équipes les ont menées debout - pour ceux qui le pouvaient - afin d'éviter que quelqu'un ne se sente trop à l'aise. Maintenant que de nombreuses équipes travaillent à distance, il est moins probable que nous soyons debout, mais l'objectif de la réunion doit toujours être de rester aussi condensé que possible.
2. Planification du sprint scrum
L'objectif de votre planification de sprint scrum est d'identifier ce que vous voulez réaliser dans le prochain sprint et comment vous allez le réaliser. Cette réunion de planification de sprint dure généralement une heure pour chaque semaine du sprint à venir (par exemple, si votre sprint dure deux semaines, votre réunion dure deux heures ou moins).
Cela dit, il existe des moyens de les raccourcir - comme une bonne pré-planification et des les bons outils de suivi de sprint . Ces outils types de réunions permettent de diviser les problèmes en sections plus digestes, ce qui rend la vue Liste de ClickUp si polyvalente.
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3. Raffinement du backlog de produit
Entre les réunions sur le carnet de sprint et les réunions d'affinage, demandez à votre équipe de scrum de jeter un coup d'œil au carnet de sprint, d'y ajouter des détails et de noter les priorités et les dépendances. Parmi les différents types de réunions scrum, celui-ci dépend de l'organisation de l'équipe.
Sinon, si vous ne gardez pas le backlog de sprint organisé, les propriétaires de produits et le scrum master n'auront pas grand-chose à utiliser pour planifier le prochain sprint.
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4. Revue de sprint
À la fin de chaque sprint, il est temps pour les équipes de présenter le travail au propriétaire du produit (et parfois à d'autres parties prenantes).
L'objectif : feedback.
Cette réunion est à la fois une démonstration et une occasion pour les parties prenantes de poser des questions et de faire part de leurs commentaires. Ce retour d'information est ensuite ajouté au carnet de commandes en vue d'un examen ultérieur.
5. Rétrospective du sprint
L'autre réunion de fin de sprint recommandée par scrum est la rétrospective. Mais cette fois-ci, les parties prenantes ne sont généralement pas présentes.
Ce sont les équipes elles-mêmes qui discutent de ce qui s'est bien passé, de ce qui s'est moins bien passé, de ce qu'elles ont appris et de la manière dont les choses devraient évoluer au cours des prochains sprints.
Nous recommandons également des rétrospectives à la fin des projets de plus grande envergure - et ces rétrospectives devraient inclure un plus large intervalle de participants. La direction, le marketing et d'autres parties prenantes peuvent se joindre à eux pour évaluer la contribution de chaque équipe à la communication, à la coordination et au GTM.
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Les avantages des réunions Scrum
1. Rendre les projets compliqués plus faciles à gérer
Les réunions Scrum sont axées sur deux choses : la communication et la stratégie. Quel que soit le type de réunion, l'objectif doit toujours être de mettre tout le monde sur la même page en ce qui concerne les Objectifs, le statut et les problèmes à résoudre.
C'est cette communication ouverte qui permet aux équipes d'aller de l'avant (en maintenant une vitesse élevée) et d'atteindre des objectifs partagés.
Sans les fournisseurs prestataires de vos réunions scrum, il est beaucoup plus facile pour votre équipe d'atteindre ses objectifs gestion de projet scrum de dérailler. Pire encore, une fois qu'une équipe ou un membre de l'équipe a déraillé sans réunion pour faire le point, ils peuvent aller très loin sur la mauvaise voie - gaspillant à la fois du temps et de l'argent et faussant les statistiques de vélocité pour la prochaine réunion de planification du sprint.
2. Les résultats sont toujours au centre des préoccupations
Ces points de contact stratégiques doivent toujours rappeler aux équipes l'objectif de leur travail. Quel que soit le degré d'avancement d'un projet, ce rappel est ce qui nous permet de nous ancrer et de nous rapprocher des résultats que nous visons.
3. Une plus grande satisfaction des clients
De meilleurs résultats, une livraison plus rapide et des équipes plus heureuses signifient en fin de compte de meilleures expériences pour les clients et des évaluations de satisfaction plus élevées. Rester cohérent est la clé d'une clientèle satisfaite, car cela permet d'instaurer une plus grande confiance.
4. Réduire les coûts !
Chaque type de réunion scrum présente un avantage financier pour l'entreprise : Les rétrospectives rendent les équipes plus productives au fil du temps. Les réunions de révision nous aident à intégrer rapidement les retours d'expérience.
Les standups quotidiens permettent aux projets de respecter les délais et le budget (ou au moins de nous faire savoir quand les choses vont mal afin que nous puissions les corriger au plus vite). Et les réunion de planification du sprint relie tout ce que nous faisons aux objectifs de l'entreprise, avec de réels avantages financiers.
5. Restez connecté
Le sixième principe du manifeste agile est que les réunions en face à face sont le meilleur moyen de communiquer des informations à.. équipes agiles . C'est pourquoi ces réunions sont si incontournables pour les organisations agiles.
/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/11/ClickUp-Report-Age-of-Disconnect-percentage-graphic-.png ClickUp Report Age of Disconnect pourcentage graphic (en anglais) /$$img/
Et avec 52% des employés déclarant qu'ils se sentent déconnectés de leurs équipes à un moment ou à un autre au cours de l'année écoulée, il est temps de revenir aux réunions scrum stratégiques et bien menées qui permettent aux équipes de rester alignées sur tout, du backlog aux sprints en passant par les tâches quotidiennes.
Comment mener une réunion Scrum efficace
Alors, comment faire pour que vos réunions de mêlée atteignent leurs objectifs ? Voici quatre conseils d'experts :
1. Fixer des paramètres et s'y tenir
Les réunions Scrum sont importantes. Elles permettent d'aligner les équipes sur ce qui doit être Terminé, par qui et quand. Elles permettent à chacun de se connecter et de collaborer régulièrement. Et elles donnent la priorité à la stratégie.
Mais ce sont toujours des réunions et il y a toujours du travail à faire. Elles doivent donc être suffisamment longues pour être efficaces et suffisamment courtes pour retenir l'attention.
En d'autres termes : si vous dites que la réunion durera une heure, tenez-vous-en à une heure ou moins.
2. Commencez par la première priorité
S'il y a une chose que vous voulez que les équipes retiennent à l'issue de votre réunion, quelle est-elle ? Quelle que soit votre réponse, c'est par cette chose que vous devez commencer et terminer. Ne laissez pas la surcharge d'informations supplanter vos priorités.
**ET S'IL Y A PLUS D'UNE PRIORITÉ ? Nous comprenons. Dans les organisations complexes, de nombreux éléments se battent pour obtenir la priorité absolue. Mais en réalité, si vous voulez des équipes productives, vous ne pouvez tout simplement pas leur donner des listes de priorités non ordonnées et vous attendre à ce que tout soit terminé. C'est aux gestionnaires de projet et aux dirigeants de s'unir pour ordonner les priorités avant de les transmettre aux équipes.
3. Donner des choix aux équipes... mais pas trop
Vous avez besoin que l'équipe prenne des décisions pendant votre réunion scrum ? Donnez-leur des options... mais pas trop. Des études suggèrent que un trop grand nombre d'options peut être paralysant . C'est pourquoi les dirigeants doivent travailler à affiner les choix de l'équipe avant de soumettre les grandes décisions à la réunion.
4. Utiliser les bons outils Tableau Scrum , la planification du sprint,
Diagrammes de Gantt , outils de suivi... Les réunions Scrum sont plus efficaces grâce à des outils qui vous aident à suivre et à partager l'information en temps réel. De Trello à ClickUp (bien sûr), vous avez beaucoup d'options pour garder les équipes sur la même page et présenter les informations d'une manière utile et visuellement intéressante.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/06/drag-and-drop-a-task-on-a-gantt-chart-in-clickup.gif Diagramme de Gantt dans ClickUp /$$$img/
Utilisez la vue Gantt dans ClickUp pour planifier des tâches, suivre la progression d'un projet, gérer les délais et les goulots d'étranglement.
LIBÉREZ VOS ÉQUIPES POUR QU'ELLES SE CONCENTRENT SUR LE TRAVAIL Un bon outil ne vous aide pas seulement à suivre votre équipe au jour le jour... il peut aussi raccourcir considérablement vos réunions, ce qui permet à chacun de se concentrer sur le travail à accomplir. Comme le souligne Alaina Maracotta de Vida Health dit de ClickUp : "Nous avons gagné un temps phénoménal en réunions depuis que nous avons adopté ClickUp : "Il est phénoménal de voir le temps que nous avons gagné en réunions depuis que nous sommes passés à ClickUp. Ce qui nous prenait trois heures par semaine pour la planification et les mises à jour des évènements nous prend désormais un peu plus d'une heure. Les équipes concernées ont désormais plus de temps pour se concentrer sur des priorités marketing plus importantes."
Démarrer avec les réunions Scrum
Vous comprenez donc ce que sont les réunions Scrum, comment elles fonctionnent et quelles sont les bonnes pratiques à garder en tête...
À présent, si vous n'êtes pas encore en Full Scrum, comment faire pour y arriver ?
La réponse - comme pour la plupart des changements importants au sein d'une entreprise - nécessite généralement un mindset, un processus et des changements d'outils.
1. Obtenir l'adhésion des équipes au Tableau
Sans la pleine participation de vos équipes, ces réunions ne seront pas aussi efficaces qu'elles pourraient l'être. C'est pourquoi vous devez obtenir leur adhésion. Expliquez à vos équipes en quoi cette nouvelle structure leur sera utile : réunions plus courtes, temps de création gratuit, etc.
Plus les gens voient l'objectif final (pour eux-mêmes, leurs équipes et l'entreprise), plus ils sont susceptibles d'adhérer à n'importe quel changement, scrum inclus
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2021/06/image20-2.gif Stockez et catégorisez vos objectifs dans des dossiers d'objectifs dans ClickUp /$$img/
Stockez et catégorisez les objectifs similaires dans des dossiers d'objectifs dans ClickUp
2. Apporter les modifications nécessaires au processus
Examinez les processus existants de votre entreprise en gardant scrum à l'esprit. Que faut-il changer ? Les équipes doivent-elles mettre à jour leur cours dans vos outils avant les réunions ? Les dirigeants doivent-ils préparer les réunions d'une nouvelle manière ?
Les gestionnaires de projet et le scrum master doivent-ils nettoyer le backlog avant la réunion ? Plus vous communiquerez clairement et rapidement sur les changements de processus nécessaires, plus le passage à scrum sera facile.
Cela permet également à l'ensemble de votre équipe de mêlée d'avancer rapidement, ce qui prouvera aux équipes que les promesses que vous avez faites (à propos de la libération du temps et de la créativité, par exemple) tiennent la route.
3. Choisissez des outils qui vous assistent
Vos outils actuels font-ils assistance à vos nouvelles méthodes de travail ou vous empêchent-ils d'avancer ? Plutôt que de commencer par des outils et d'essayer d'y intégrer vos nouveaux processus, commencez par réfléchir à ce que vous avez besoin que les outils fassent pour vous apporter une assistance, puis choisissez outils scrum sur la base de ces critères.
Nous comprenons que le changement d'outil peut sembler une lourde tâche, mais nous savons aussi que sans les bons outils, les changements bien intentionnés vers les pratiques agiles peuvent rester bloqués. Alors priorisez vos besoins et ne tombez pas dans le piège des coûts irrécupérables en conservant de vieux outils qui ne sont plus utiles.
ATTENDEZ... QU'EST-CE QUE L'ERREUR DES COÛTS IRRÉCUPÉRABLES? L'erreur des coûts irrécupérables nous dit que les humains sont plus susceptibles de faire de mauvais choix une fois qu'ils ont déjà "irrécupéré des coûts" dans ces choix. C'est la raison pour laquelle les gens restent dans des relations qui ne leur servent plus ("mais j'y ai déjà consacré deux ans !") ou continuent à injecter de l'argent dans des projets qui ont manifestement déraillé ("mais nous avons déjà dépensé 100 000 dollars pour cette fonctionnalité !"). Cela peut également vous amener à continuer à utiliser des outils peu utiles parce que vous avez "déjà dépensé l'argent"
Les experts recommandent d'ignorer les coûts irrécupérables lors de la prise de décision et de se concentrer sur les coûts à venir. Cela vous coûtera-t-il plus ou moins cher demain si vous vous débarrassez de l'ancien outil et choisissez celui qui correspond mieux à votre entreprise ?
Modèles de réunions Scrum pratiques
Selon un récent sondage auprès des clients, les modèles de ClickUp figurent parmi les trois fonctionnalités les plus appréciées que nous proposons. Franchement, nous ne sommes pas surpris. Le fait de disposer d'un modèle de qualité permet de relâcher la pression.
Vous savez exactement quelles sont les informations dont vous avez besoin et comment les présenter - aucune recherche approfondie sur les bonnes pratiques n'est nécessaire. En voici deux modèles scrum à lancer votre nouvelle pratique :
1. ClickUp Modèle de réunion Scrum
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/11/ClickUp-Scrum-Meeting-Template.png ClickUp Modèle de réunion Scrum /$$$img/
Le modèle de réunion ClickUp Scrum facilite la communication au sein de l'équipe et la visibilité des projets
Conçu pour rationaliser vos comptes rendus quotidiens, Le modèle de réunion Scrum de ClickUp aide les équipes à se concentrer sur ce qui est Terminé, sur ce qui doit être fait et sur les obstacles potentiels qui se profilent à l'horizon. Télécharger ce modèle
2. Modèle de gestion ClickUp Agile Scrum
/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/11/ClickUp-Agile-Scrum-Management-Template.png ClickUp Modèle de gestion Agile Scrum /$$$img/
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