Le guide ultime des réunions Scrum

Envisagez-vous d'adopter un processus de réunion Scrum?

Mais peut-être ne savez-vous pas comment mener au mieux une réunion Scrum.

Le rapport Digital.ai State of Agile Report révèle que 81 % des professionnels de la technologie affirment que leur organisation suit une forme ou une autre de Scrum. Et avec un rapport Broadcom montrant que les équipes Full Scrum obtiennent une évaluation de qualité supérieure de 250 % à celle des équipes qui ne font aucune estimation, il est évident que cette méthode figure parmi les pratiques agiles les plus populaires.

Si vous souhaitez vous lancer dans l'aventure Scrum, nous vous comprenons parfaitement. Voici ce que vous devez savoir pour vous lancer.

Que sont les réunions Scrum ?

Les réunions Scrum permettent aux parties prenantes, à la direction et aux équipes de rester alignées grâce à une communication concise et une planification stratégique rapide, le tout dans le but de faire avancer les projets. Il existe cinq types de réunions Scrum :

Vous remarquerez que chaque réunion a un objectif qui transparaît clairement dans son nom. La planification de sprint sert à planifier le sprint. Les rétrospectives sont des rétrospectives.

C'est intentionnel.

En effet, les réunions Scrum sont en quelque sorte l'antithèse des réunions traditionnelles. Il ne s'agit pas de sessions de mise à jour, de brainstorming ou de longs discours du PDG. Elles ne constituent pas non plus des interruptions inutiles dans votre travail sur le produit.

Ce processus est tactique, planifié au bon moment et conçu pour que les équipes restent sur la même longueur d'onde afin d'éviter les problèmes de communication (tout cela dans le but de garantir que les projets ne rencontrent pas de goulots d'étranglement inutiles).

UM, QU'EST-CE QUE SCRUM ? Scrum est un cadre de gestion de projet agile qui repose sur des objectifs clairs, la collaboration, la responsabilité et la création de valeur ajoutée. Il permet de diviser les projets complexes et de grande envergure en éléments plus faciles à gérer et offre aux équipes la flexibilité nécessaire pour s'adapter lorsque des changements surviennent en cours de projet. Le terme vient du rugby, où les joueurs se regroupent en mêlée, tête baissée, pour récupérer le ballon.

Qui doit participer aux réunions Scrum ?

La plupart des réunions Scrum sont destinées à l'équipe de développement, au Scrum Master et au Product Owner, bien qu'il existe quelques exceptions. Votre Product Owner, par exemple, peut ne pas assister à vos rétrospectives. Et d'autres parties prenantes peuvent se joindre à vous pour la réunion de revue Scrum.

Idéalement, votre équipe Scrum devrait compter 10 membres ou moins. Si votre équipe Scrum est plus importante, les responsables la diviseront souvent en petits groupes travaillant vers un objectif commun.

Les 5 réunions Scrum que vous devez connaître

1. Réunions quotidiennes Scrum

L'un des types de réunions Scrum les plus populaires, selon le rapport State of Agile mentionné précédemment, est la réunion quotidienne debout, parfois appelée réunion Scrum quotidienne. Elle doit permettre d'examiner rapidement les objectifs, la progression et les problèmes potentiels. Chaque personne présente dans la salle doit être en mesure de répondre à trois questions :

Le terme « résumé rapide » (réunion debout) est apparu parce que ces types de réunions Scrum sont censés être courts, de sorte que de nombreuses équipes les organisaient debout (pour ceux qui le pouvaient) afin d'éviter que quiconque ne se mette trop à l'aise. Maintenant que de nombreuses équipes travaillent à distance, nous sommes moins susceptibles de rester debout, mais l'objectif de la réunion doit toujours être de rester aussi concis que possible.

2. Planification du sprint Scrum

L'objectif de votre réunion de planification de sprint est d'identifier ce que vous souhaitez accomplir lors du prochain sprint et comment vous allez y parvenir. Cette réunion de planification de sprint dure généralement environ une heure pour chaque semaine du sprint à venir (par exemple, si votre sprint dure deux semaines, votre réunion durera deux heures ou moins).

Cela dit, il existe des moyens de les raccourcir, comme une bonne planification préalable et les bons outils de suivi des sprints. Ce type de réunions permet de décomposer les problèmes en sections plus faciles à assimiler, ce qui rend la vue Liste de ClickUp si polyvalente.

3. Raffinement du backlog produit

Entre les réunions de sprint backlog et de raffinement, demandez à votre équipe Scrum d'examiner le sprint backlog, d'ajouter des détails et de noter les priorités et les dépendances. Parmi les différents types de réunions Scrum, celle-ci dépend de l'organisation de l'équipe.

Sinon, si vous ne maintenez pas le backlog du sprint organisé, les propriétaires de produit et le scrum master n'auront pas grand-chose à utiliser pour planifier le prochain sprint.

4. Revue de sprint

À la fin de chaque sprint, les équipes doivent présenter leur travail au propriétaire du produit (et parfois à d'autres parties prenantes).

L'objectif : le feedback.

Considérez cette réunion à la fois comme une démonstration et comme une occasion pour les parties prenantes de poser des questions et de donner leur avis. Ces commentaires sont ensuite ajoutés au backlog pour être pris en compte ultérieurement.

5. Rétrospective du sprint

L'autre réunion de fin de sprint recommandée par Scrum est la rétrospective. Mais cette fois-ci, les parties prenantes ne sont généralement pas présentes dans la salle.

Il s'agit simplement pour les équipes de discuter de ce qui a bien fonctionné, de ce qui n'a pas bien fonctionné, de ce qu'elles ont appris et de la manière dont les choses devraient évoluer lors des prochains sprints.

Nous recommandons également d'organiser des rétrospectives à la fin des projets à grande échelle, auxquelles devraient participer un plus large intervalle de personnes. Les dirigeants, les responsables marketing et les autres parties prenantes peuvent se joindre à ces rétrospectives afin d'évaluer la contribution de chaque équipe à la communication, à la coordination et à la mise sur le marché.

Découvrez ces modèles de rétrospective de sprint!

NE MANQUEZ PAS LA RÉTROSPECTIVEDes études montrent que les performances d'une équipe augmentent de 20 % lorsque des rétrospectives efficaces sont mises en place.

Les avantages des réunions Scrum

1. Rendez les projets complexes plus faciles à gérer

Les réunions Scrum reposent sur deux éléments : la communication et la stratégie. Quel que soit le type de réunion, l'objectif doit toujours être de mettre tout le monde d'accord sur les objectifs, le statut et les problèmes à résoudre.

C'est cette communication ouverte qui permet aux équipes de progresser de manière constante (en maintenant une vitesse élevée) vers des objectifs communs.

Sans les points de contact stratégiques fournis par vos réunions Scrum, votre gestion de projet Scrum risque beaucoup plus facilement de dérailler. Pire encore, une fois qu'une équipe ou un membre de l'équipe a déraillé sans réunions pour faire le point, ils peuvent s'égarer considérablement, ce qui entraîne une perte de temps et d'argent et fausse les statistiques de vélocité pour la prochaine réunion de planification du sprint.

2. Les résultats sont toujours une priorité

Ces points de contact stratégiques doivent toujours rappeler aux équipes l'objectif vers lequel elles travaillent. Peu importe à quel point nous sommes plongés dans les détails d'un projet, ce rappel nous permet de garder les pieds sur terre et nous motive à atteindre les résultats que nous visons.

3. Satisfaction client accrue

De meilleurs résultats, des livraisons plus rapides et des équipes plus satisfaites se traduisent en fin de compte par une meilleure expérience client et des évaluations plus élevées. La cohérence est la clé pour satisfaire les clients, car elle renforce la confiance.

4. Réduisez les coûts !

Chaque type de réunion Scrum présente un avantage financier pour l'entreprise : les rétrospectives augmentent la productivité des équipes au fil du temps. Les réunions d'examen nous aident à intégrer rapidement les commentaires.

Les réunions quotidiennes permettent de respecter les délais et le budget des projets (ou, à tout le moins, de nous signaler les problèmes afin que nous puissions les résoudre dès que possible). Et la réunion de planification du sprint relie toutes nos activités aux objectifs de l’entreprise, avec des avantages financiers réels.

5. Restez en connexion

Le sixième principe du manifeste agile stipule que les réunions en face à face constituent le meilleur moyen de communiquer des informations aux équipes agiles. C'est pourquoi ces réunions sont si importantes pour les organisations agiles.

Et avec 52 % des employés déclarant s'être sentis déconnectés de leur équipe à un moment donné au cours de l'année écoulée, il est temps de revenir à des réunions Scrum bien organisées et stratégiques qui permettent aux équipes de rester alignées sur tout, du backlog aux Sprints en passant par les tâches quotidiennes.

Comment organiser une réunion Scrum efficace

Alors, comment vous assurer que vos réunions Scrum atteignent leurs objectifs ? Voici quatre conseils d'experts :

1. Fixez des horaires et respectez-les

Les réunions Scrum sont importantes. Elles permettent aux équipes de s'accorder sur ce qui doit être fait, par qui et quand. Elles permettent à chacun de se connecter et de collaborer régulièrement. Et elles donnent la priorité à la stratégie.

Mais il s'agit toujours de réunions et il y a encore du travail à faire. Veillez donc à ce qu'elles soient suffisamment longues pour être efficaces et suffisamment courtes pour maintenir l'attention.

En d'autres termes : si vous dites que la réunion durera une heure, respectez cette durée ou réduisez-la.

2. Commencez par la priorité numéro un

S'il y a une chose que vous souhaitez que les équipes retiennent après votre réunion, quelle est-elle ? Quelle que soit votre réponse, c'est par là que vous devez commencer et terminer. Ne laissez pas la surcharge d'informations éclipser vos priorités.

QUE FAIRE S'IL Y A PLUS D'UNE PRIORITÉ NUMÉRO UN ?Nous comprenons. Dans les organisations complexes, de nombreux éléments se disputent la première place dans la liste des priorités. Mais la vérité est que... si vous voulez des équipes productives, vous ne pouvez pas leur donner des listes de priorités non classées et vous attendre à ce que tout soit fait. C'est aux chefs de projet et aux dirigeants de se réunir et de classer vos priorités avant de les transmettre à vos équipes.

3. Donnez des choix aux équipes... mais pas trop

Vous avez besoin que l'équipe prenne des décisions pendant votre réunion Scrum ? Donnez-lui des options... mais pas trop. Des études suggèrent qu'un trop grand nombre d'options peut être paralysant. C'est pourquoi les dirigeants doivent s'efforcer d'affiner les choix de l'équipe avant de soumettre des décisions importantes à la réunion.

4. Utilisez les bons outils

Tableaux Scrum, planification de sprint, diagrammes de Gantt, outils de suivi... Les réunions Scrum sont plus efficaces grâce à des outils qui vous aident à suivre et à partager des informations en temps réel. De Trello à ClickUp (bien sûr), vous disposez de nombreuses options pour permettre à vos équipes de rester sur la même longueur d'onde et de présenter les informations de manière utile et visuellement intéressante.

LIBÉREZ VOS ÉQUIPES POUR QU'ELLES PUISSENT SE CONCENTRER SUR LEUR TRAVAILUn excellent outil vous aide non seulement à suivre votre équipe au quotidien, mais il peut également raccourcir considérablement vos réunions, libérant ainsi tout le monde pour se concentrer sur le travail à accomplir. Comme le dit Alaina Maracotta de Vida Health à propos de ClickUp : « C'est phénoménal de voir combien de temps nous avons gagné en réunions depuis que nous sommes passés à ClickUp. Ce qui nous prenait auparavant trois heures par semaine pour la planification d'évènements et les mises à jour ne nous prend désormais qu'un peu plus d'une heure. Les équipes concernées ont désormais plus de temps pour se concentrer sur des priorités marketing plus importantes. »

Premiers pas avec les réunions Scrum

Vous comprenez ainsi ce que sont les réunions Scrum, comment elles fonctionnent et quelles sont les bonnes pratiques à garder à l'esprit...

Maintenant, si vous n'utilisez pas encore pleinement Scrum, comment y parvenir ?

Comme pour la plupart des changements importants au sein d'une entreprise, la réponse nécessite généralement des changements de mentalité, de processus et d'outils.

1. Mobilisez vos équipes

Sans la pleine participation de vos équipes, ces réunions ne seront pas aussi efficaces qu'elles pourraient l'être. C'est pourquoi vous devez obtenir leur adhésion. Expliquez à vos équipes en quoi cette nouvelle structure leur sera utile : réduction de la durée des réunions, libération de temps pour la créativité, etc.

Plus les gens peuvent voir clairement l'objectif final (pour eux-mêmes, leurs équipes et l'entreprise), plus ils sont susceptibles de s'investir pleinement dans tout changement, y compris Scrum.

2. Apportez les changements nécessaires au processus

Examinez les processus existants de votre entreprise en gardant à l'esprit la méthode Scrum. Quels changements sont nécessaires ? Les équipes doivent-elles mettre à jour la progression de leurs travaux dans vos outils avant la réunion ? Les dirigeants doivent-ils se préparer différemment aux réunions ?

Les chefs de projet et le Scrum Master doivent-ils mettre à jour le backlog avant la réunion ? Plus vous communiquez clairement et rapidement les changements nécessaires au processus, plus la transition vers Scrum se fera facilement.

Cela permettra également à toute votre équipe Scrum d'avancer rapidement, ce qui prouvera aux équipes que les promesses que vous avez faites (concernant le gain de temps et la créativité, par exemple) sont fondées.

3. Choisissez des outils qui vous offrent de l'assistance

Vos outils actuels prennent-ils en charge vos nouvelles méthodes de travail ou vous freinent-ils ? Plutôt que de commencer par les outils et d'essayer d'y intégrer vos nouveaux processus, commencez par réfléchir à ce que vous devez faire pour vous aider, puis choisissez des outils Scrum en fonction de ces critères.

Nous comprenons que changer d'outil peut sembler difficile, mais nous savons également que sans les bons outils, les changements bien intentionnés vers des pratiques agiles peuvent se heurter à des obstacles. Hiérarchisez donc vos besoins et ne tombez pas dans le piège des coûts irrécupérables en conservant d'anciens outils qui ne sont plus utiles.

ATTENDEZ... QU'EST-CE QUE LE PARADOXE DES COÛTS IRRÉCUPÉRABLES ?Le paradoxe des coûts irrécupérables nous apprend que les êtres humains sont plus enclins à faire de mauvais choix lorsqu'ils ont déjà « investi » dans ces choix. C'est pourquoi les gens restent dans des relations qui ne leur conviennent plus (« mais j'y ai déjà consacré deux ans ! ») ou continuent à investir de l'argent dans des projets qui ont clairement déraillé (« mais nous avons déjà dépensé 100 000 dollars pour cette fonctionnalité ! »). Cela peut également vous inciter à continuer à utiliser des outils inutiles parce que vous « avez déjà dépensé l'argent ». Les experts affirment que lorsqu'on prend des décisions, il faut ignorer les coûts irrécupérables et se concentrer sur les coûts futurs. Cela vous coûtera-t-il plus ou moins cher demain si vous abandonnez l'ancien outil et choisissez celui qui correspond mieux à votre entreprise ?

Modèles pratiques de réunion Scrum

Selon un récent sondage auprès de nos clients, les modèles ClickUp figurent parmi les trois fonctionnalités les plus appréciées que nous proposons. Franchement, cela ne nous surprend pas. Disposer d'un excellent modèle permet de réduire la pression.

Vous savez exactement quelles informations vous avez besoin et comment les présenter, sans avoir à effectuer de recherches approfondies sur les bonnes pratiques. Voici deux modèles Scrum pour vous aider à démarrer votre nouvelle pratique:

1. Modèle de réunion Scrum ClickUp

Conçu pour rationaliser vos réunions quotidiennes, le modèle de réunion Scrum de ClickUp aide les équipes à se concentrer sur ce qui est terminé, ce qui doit être fait et les obstacles potentiels qui se profilent à l'horizon.

2. Modèle de gestion agile Scrum ClickUp

Idéal pour les réunions de planification de sprint, les rétrospectives, la réduction du backlog, etc. Le modèle Agile Scrum Management de ClickUp comprend également un document « Comment démarrer » qui aidera le Scrum Master à personnaliser vos réunions. Aucun membre de l'équipe ne doit être laissé dans l'ignorance !

Commencez avec ClickUp

Si vous êtes prêt à vous lancer, nous sommes là pour vous aider.

Que vous soyez débutant ou scrum master chevronné, ClickUp propose de nombreux modèles et fonctionnalités agiles pour vous aider à mener vos réunions Scrum sans encombre. Et notre forfait gratuit à vie est (vous l'avez deviné) gratuit à vie. Essayez-le dès aujourd'hui.