Lorsque votre entreprise s'enlise dans la routine, de maigres mesures ne font pas l'affaire. Il est temps de bousculer les choses et de réexaminer les "vieilles méthodes" pour continuer à aller de l'avant.
La réingénierie des processus d'affaires (RPA) est une approche puissante qui peut révolutionner les activités de votre équipe et propulser votre entreprise vers de nouveaux sommets. Bien qu'il s'agisse d'un défi et qu'elle se heurte souvent à une certaine résistance, c'est une démarche à faire absolument pour toute entreprise qui souhaite rester pertinente et compétitive.
Dans ce guide, nous aborderons tous les aspects fondamentaux d'une BPR et fournirons des fournisseurs prestataires pour une planification et une mise en œuvre réussies. En savoir plus et réaliser des améliorations spectaculaires!✨
Qu'est-ce que la réingénierie des processus d'entreprise ?
La Business Process Reengineering est la reconception fondamentale des flux de travail et des processus d'entreprise au sein d'une organisation. La Business Reengineering vise à rationaliser les opérations, à améliorer les résultats, à réduire les coûts et à stimuler la croissance des entreprises.
Le concept a été élaboré par Michael Hammer est professeur d'informatique au MIT. En 1990, il a écrit un article célèbre pour la Harvard Business Review intitulé "_Reengineering Work : Don't Automatisation, Obliterate"
Automatisation". Monatisation critiquait les managers qui utilisaient la technologie pour automatiser un travail intrinsèquement inefficace. Il suggère plutôt de repenser les processus de l'entreprise et de supprimer ceux qui n'apportent pas de valeur ajoutée.
L'article a invité, instructions à l'appui, de nombreuses entreprises à adopter rapidement cette tendance. En 1993, 60 % des entreprises du Fortune 500 déclaraient avoir commencé à réorganiser leurs processus d'entreprise ou prévoyaient de le faire.
Pourquoi la réorganisation des processus d'entreprise est-elle importante ?
Pour assurer la réussite d'une entreprise, il faut s'adapter aux changements en cours, se tenir au courant des dernières tendances et toujours s'efforcer de s'améliorer. ⬆️
Les processus qui collaient à vos besoins dans le passé peuvent devenir obsolètes ou être entravés par des développements internes ou externes. Le suivi d'une ou deux étapes de vos processus actuels peut faire l'affaire dans certains cas, mais il y a des moments où vous devez aller jusqu'au bout et procéder à des changements radicaux pour revenir sur la bonne voie. 🛤️
Réinventer vos processus existants présente de nombreux avantages :
- Une productivité accrue
- Production plus rapide et de meilleure qualité
- Suppression des étapes redondantes, inefficaces ou répétitives
- Réduction des coûts de production
- Satisfaction des employés et des clients
- Croissance des activités de l'entreprise
La réorganisation des processus d'entreprise n'est pas une mince affaire. Elle nécessite d'investir beaucoup de temps, d'argent et d'efforts. Même dans ce cas, personne ne peut garantir la réussite des nouvelles stratégies dans vos nouveaux processus d'entreprise.
Pourtant, les avantages potentiels à long terme de la RPA compensent largement les coûts et les risques potentiels qui y sont associés.
Réingénierie des processus d'entreprise vs. amélioration des processus d'entreprise
L'amélioration des processus d'entreprise (BPI) et le BPR ont le même objectif : améliorer les processus d'entreprise et favoriser la réussite à long terme. Mais elles visent à le faire en utilisant des approches différentes. Amélioration des processus consiste à identifier les goulets d'étranglement et à modifier les procédures au fur et à mesure. Vous pouvez modifier quelques règles, étapes ou outils, mais les processus fondamentaux de l'entreprise restent les mêmes.
La réingénierie des processus implique d'envisager de nouvelles perspectives, de rompre avec les conventions et de remettre en question chaque rouage de vos processus actuels et de votre moteur d'entreprise global. Elle implique la reconstruction du processus d'entreprise à partir de la base. Dans de nombreux cas, cela implique l'automatisation des processus d'entreprise .
Utilisez des recettes d'automatisation préconstruites dans ClickUp ou personnalisez-les en fonction de vos besoins, afin que votre équipe puisse se concentrer là où c'est le plus important
Voici un exemple. Vous gérez un petit service de livraison de restauration rapide. Vous remarquez que vos temps d'attente augmentent à mesure que la demande s'accroît et que vous perdez des clients. Le système manuel de gestion des commandes qui fonctionnait autrefois commence à s'effondrer et la satisfaction des clients a tendance à diminuer.
L'ICPE suggérerait probablement d'embaucher de nouveaux employés ou de transférer temporairement des employés de différents services pour traiter les commandes en cas de besoin. Le BPR impliquerait la mise en œuvre d'un nouveau système électronique de gestion des livraisons nécessitant peu d'intervention humaine.
La première solution revient à balayer la poussière sous le tapis, tandis que la seconde empêche la poussière de s'accumuler. 🧹
Réingénierie des processus d'entreprise vs. gestion des processus d'entreprise Gestion des processus est le concept le plus large des deux. Il s'agit de gérer les éléments et les activités du processus pour s'assurer que tout se passe bien. Alors que le BPR est une occurrence occasionnelle, le BPM se produit en permanence.
Le BPM et le BPR comportent des éléments similaires. Dans les deux cas, il s'agit d'examiner les processus existants, d'identifier les problèmes et de les résoudre. L'objectif est également le même : améliorer la qualité du produit ou du service.
Quand mettre en œuvre une stratégie de BPR ?
L'idéal est de mettre en œuvre une stratégie de BPR le plus tôt possible. Mon travail consiste à préparer l'étape de tout travail futur et de tous les efforts de paramétrage. Plus votre entreprise est grande, plus la réorganisation de ses processus sera coûteuse, difficile et longue.
En réalité, la BPR est généralement évoquée lorsque l'entreprise stagne ou affiche des performances médiocres, les efforts déployés en matière d'ICPE ayant échoué. Dans ce cas, le bon moment pour mettre en œuvre une stratégie de BPR est maintenant.
Si vous avez manqué la fenêtre idéale, ne désespérez pas. Vous pouvez apporter des changements profonds à un processus d'entreprise à tout moment. Cela nécessitera plus de travail et un forfait méticuleux, mais le résultat peut être une réussite. Comme mentionné, les avantages à long terme en valent la peine.
Les quatre étapes de la réingénierie des processus d'entreprise
La forme que prend le processus de réingénierie des processus d'entreprise varie au cas par cas. Il comporte généralement quatre étapes, que nous décrivons dans la section suivante.
Notez qu'un processus efficace de gestion de projet outil comme ClickUp peut vous faciliter la tâche. Outre la centralisation de vos données, il offre diverses fonctionnalités pour une le forfait du projet et l'exécution. Au lieu de jongler avec plusieurs applications, vous pouvez exécuter des opérations complexes telles que le BPR à partir d'une seule plateforme.
Gagnez du temps en utilisant les applications ClickUp Modèle de forfait Business pour le projet de réingénierie des processus d'entreprise . Il est préchargé avec des colonnes et des modes d'affichage personnalisés, c'est-à-dire des "vues" conçues pour vous aider à aborder la BPR en toute confiance.
De plus, il est gratuit ! Revenons maintenant aux quatre étapes essentielles du processus d'entreprise.
Étape 1 : Préparation et recherche
Utilisez le modèle ClickUp de plan de projet de réingénierie des processus d'entreprise et rendez ce processus laborieux plus facile à gérer
Une entreprise aussi complexe que la réingénierie des processus d'entreprise nécessite que tout le monde soit sur le pont. 🤝
Vous devez constituer une équipe compétente et motivée qui sera chargée du projet de réingénierie. Votre tâche en matière de processus d'entreprise doit comprendre :
- Des experts externes connaissant bien le BPR
- Un manager d'expérience qui dirige l'équipe ou l'organisation
- Un employé expérimenté qui connaît les tenants et les aboutissants du processus
Pour déterminer ce qui fait défaut, vous devez étudier le processus en profondeur. Analysez les activités, les participants, les outils et les méthodes utilisés du début à la fin. Demandez à vos employés et à vos clients d'achever des sondages anonymes de retour d'informations et utilisez les ClickUp Modèle de forfait Business pour le projet de réingénierie des processus d'entreprise pour y parvenir encore plus rapidement.
Ce qui pose le plus de problèmes
Recherchez les étapes qui provoquent systématiquement des retards, des erreurs et des réclamations de la part des clients. Veillez également à noter les étapes qui se sont avérées bénéfiques.
Recueillir les commentaires de plusieurs parties vous permet d'obtenir l'image la plus réaliste possible. Armé de ces connaissances, il vous sera plus facile de reconstruire le processus et d'identifier les goulets d'étranglement.
Utilisez l'affichage du formulaire pour collecter, analyser et organiser le retour d'information
La collecte et le traitement des données sont un jeu d'enfant avec ClickUp. Utilisez Formulaires ClickUp pour créer des sondages efficaces, en choisissant parmi plus de 10 types de champs. Gérez votre équipe BPR en vue Liste ou Tableau. Ajoutez leurs coordonnées ou toute autre information pertinente dans les colonnes.
Attribuez des tâches ou des sous-tâches et créez des dépendances pour un flux de travail plus efficace. ✔️
Étape 2 : Cartographie des processus
Maintenant que vous savez quelles parties du processus fonctionnent et lesquelles ne fonctionnent pas, il est temps de le remanier.
Étape par étape, concevez le nouveau flux de travail en utilisant le mappage du processus . Vous constaterez peut-être que la visualisation vous aide à mieux comprendre les processus complexes et la manière dont des activités spécifiques s'influencent mutuellement.
Dessinez des connexions et reliez des objets entre eux pour créer des feuilles de route ou des flux de travail à partir de vos idées avec votre équipe dans ClickUp Tableaux blancs
Avec Tableau blanc de ClickUp vous pouvez créer des plans de processus et des organigrammes captivants pour illustrer les étapes de votre stratégie BPR.
Utilisez différentes formes pour indiquer le type d'activité. Par exemple, les formes en losange indiquent généralement les étapes de décision. Ajoutez des flèches pour préciser la direction et les dépendances des tâches. Outre les formes et les flèches, n'hésitez pas à ajouter des images, des vidéos, des cartes de site web, des documents ou des gribouillis pour faire passer votre message.
Une fois que vous avez visualisé l'ensemble du processus, définissez le début et la fin de vos efforts de BPR et ajoutez les étapes intermédiaires. Vous pouvez transformer les nœuds en tâches interactives, débloquant ainsi des fonctionnalités supplémentaires telles que les checklists, les commentaires et le suivi du temps.
Enregistrez le temps au fur et à mesure ou saisissez-le manuellement grâce au suivi du temps dans ClickUp
Vous pouvez même spécifier la personne ou le service responsable en ajoutant des rectangles à l'arrière-plan pour chacun et en triant les tâches le long de l'axe vertical en fonction de la personne qui doit les achever.
Les tableaux blancs facilitent également la collaboration avec votre équipe d'experts en BPR. Vous pouvez travailler sur le le plan du processus ensemble en temps réel et partager des idées par le biais de notes. 💡
Étape 3 : Planification et gestion des tâches
L'étape suivante consiste à définir la la portée du projet c'est-à-dire concevoir une stratégie de mise en œuvre pour donner vie à votre plan de processus. Tout d'abord, définissez votre objectif final et expliquez comment il s'aligne sur les paramètres de l'entreprise.
Ensuite, dressez la liste de toutes les étapes nécessaires à la réalisation du BPR. Déterminez si vous devez embaucher de nouvelles personnes, former les employés actuels, acheter de nouveaux équipements ou moderniser les équipements existants.
Il est facile d'ajouter des valeurs monétaires aux tâches afin de maintenir les budgets des projets sur la bonne voie
Soyez aussi précis que possible pour éviter les malentendus. N'oubliez pas de calculer les coûts afin d'obtenir des données précises l'allocation du budget .
En fin de compte, déterminez les mesures de la réussite. En faisant cela, vous pourrez voir exactement dans quelle mesure le flux de travail s'est amélioré grâce au processus de réingénierie.
Comme vous avez déjà établi les objectifs du BPR et les lacunes du processus existant, définir les indicateurs de performance clés (KPI) devrait se faire sans effort. C'est également une bonne idée d'avoir un forfait d'urgence au cas où le forfait A ne fonctionnerait pas.
Vous pouvez faire tout cela à l'intérieur de Documents ClickUp . Des fonctionnalités avancées de mise en forme au contrôle des versions, ClickUp a tout ce qu'il faut pour créer des documents pratiques et visuellement attrayants.
ClickUp Docs permet aux commandes de formatage riche et aux commandes slash de travailler plus efficacement
Achevez vos forfaits en listant et en assignant toutes les tâches et sous-tâches dans ClickUp. Ajoutez des pièces jointes, des checklists et des informations cruciales pour aider les personnes assignées à achever leurs tâches.
Affichez la vue Charge de travail pour évaluer la capacité et la disponibilité de chacun. Affichez et gérez le calendrier et les jalons en vue Gantt ou Échéancier. ⏱️
Étape 4 : Mise en œuvre
Une fois que vous êtes prêt, commencez à exécuter le forfait de réingénierie des processus à petite échelle. Documentez et vérifiez toutes les activités et évaluez la progression après chaque jalon. Parallèlement, mettez en place des des contrôles solides du projet pour garantir le respect des coûts et du calendrier.
Si les ICP que vous avez choisis ne montrent pas d'amélioration significative par rapport à la base de référence, revenez à l'étape de la planification et réévaluez, puis réessayez. Si les résultats sont favorables au nouveau processus, appliquez-le progressivement à plus grande échelle.
Après coup, mesurez et recueillez les réactions des parties prenantes.
Restez sur la bonne voie pour atteindre vos objectifs grâce à des échéanciers clairs, des cibles mesurables et un suivi automatique de la progression
Dans ClickUp, vous pouvez définir des objectifs à suivre et mesurer automatiquement la progression au fur et à mesure. La plateforme offre de nombreuses autres possibilités d'automatisation, intégrées ou personnalisées.
Vous pouvez collaborer avec votre équipe dans ClickUp à chaque étape du processus de réingénierie. Discutez des sujets dans les commentaires des tâches ou dans des Affichez le chat . Modifiez des documents et d'autres fichiers, affichez les modifications en temps réel et recevez des notifications à ce sujet.
Vos employés peuvent également suivre leur temps dans l'application, ce qui facilite les procédures de rémunération. 💸
Exemples de réingénierie des processus d'entreprise
L'un des moyens les plus efficaces d'apprendre est l'exemple, alors explorons deux célèbres BPR success stories !
T-Mobile : Télécommunications
**Le problème Jusqu'en 2015, T-Mobile l'assistance client par téléphone de T-Mobile se compose d'agents de première réponse et de plusieurs services spécialisés dans différents types de problèmes. Pour cette raison, le dépannage nécessitait généralement plusieurs transferts d'appels. Ce processus prenait beaucoup de temps et suscitait la frustration des clients.
La solution : Après avoir analysé le processus, T-mobile s'est rendu compte que la solution la plus efficace serait de former ses agents d'assistance client à traiter tous les appels du début à la fin. L'entreprise a rassemblé des équipes interfonctionnelles d'experts pour mener à bien la formation des représentants. Teams a également modifié ses pratiques d'évaluation des agents, passant à un modèle basé sur les performances individuelles et d'équipe.
Le résultat : Le nombre d'appels par compte a été réduit de 21 % et les coûts par appel ont chuté. La fidélisation des clients a atteint un niveau record. Le taux de rotation du personnel a chuté. T-mobile a connu une réussite sans précédent.
Honeywell : Technologie et ingénierie
Le problème : Dans les années 1990, Honeywell avait pour objectif de réduire le nombre de défauts dans le processus de construction de l'une de ses unités d'Arizona. L'enquête a révélé que les deux principaux problèmes étaient la nécessité d'une plus grande coopération entre les équipes et un manque d'autorité sur les décisions ayant un impact sur leur travail.
La solution : Honeywell a cessé toutes ses activités et a achevé un nouveau système de production intégré doté d'un système de contrôle de la qualité achevé. Les employés ont suivi une formation. Des équipes polyvalentes ont été constituées et chargées de gérer la production des produits du début à la fin. Comme T-Mobile, l'entreprise a introduit un modèle d'évaluation basé sur la qualité et les performances.
Le résultat : Le processus a duré trois ans, mais les résultats parlent d'eux-mêmes. Honeywell a constaté une diminution de 70 % des défauts, une réduction de 72 % de la durée du cycle des pièces, ainsi que de nombreux autres avantages connexes.
Défis courants de la réingénierie des processus d'entreprise + solutions
La réingénierie des processus d'entreprise est généralement un processus long et élaboré, qui peut donc poser de nombreux problèmes. Nous en aborderons quelques-uns ci-dessous :
Manque d'assistance
Lorsqu'un manager initie un changement, il se heurte souvent à la résistance de ses supérieurs. Les convaincre d'accepter l'idée peut s'avérer délicat, même si l'auteur de la proposition est un expert du processus en question.
Comprenez en un coup d'œil qui, dans votre équipe, est sous ou surchargé de travail afin de pouvoir facilement réaffecter vos ressources
En outre, recevoir l'assistance des supérieurs et des propriétaires est une chose, mais obtenir des employés dans les tranchées qu'ils les mettent en œuvre est une autre paire de manches. 🐟
Même si les fonds ne sont pas un problème, changer un modèle existant et familier peut l'être.
Solutions potentielles :
- Rassemblez autant d'éléments que possible pour prouver que votre entreprise bénéficiera de la BPR
- Proposez des incitations à la participation
- Soyez patient et persévérant
- Mettez en œuvre les changements de manière progressive pour faciliter la transition
Préparation inadéquate
Beaucoup de choses peuvent mal tourner à l'étape de la préparation.
Par exemple, si l'équipe d'experts est partiale, elle peut proposer un agenda qui n'est pas nécessairement le meilleur pour l'entreprise. Une équipe trop nombreuse peut être source de confusion, tandis qu'un nombre insuffisant de membres peut ne pas être en mesure de suivre le rythme. Le manque de connaissances ou de motivation peut également poser problème.
Un autre obstacle courant est la mauvaise analyse des causes. Si vous ne comprenez pas la cause réelle des inefficacités d'un processus, vous risquez d'être condamné à les répéter.
Solutions potentielles :
- Ne pas précipiter le processus de préparation
- Constituez une équipe de professionnels aux compétences multiples
- Recueillir des informations en retour à partir de plusieurs points de vue et encourager la transparence
Contraintes de ressources
Le manque de ressources est probablement le problème le plus courant en matière de BPR et peut sérieusement entraver sa progression. Qu'il s'agisse de temps, d'argent ou de main-d'œuvre, il faut faire des économies pour que le changement se produise.
Cela n'est possible que si tout le monde est à bord et que les préparatifs sont faits bien à l'avance.
Suivi et contrôle des tâches, des ressources et de la progression du projet dans le tableau de bord ClickUp
Solutions potentielles :
- Soyez clairs sur la quantité de temps et d'efforts nécessaires pour le BPR
- Se concentrer sur les avantages que le nouveau processus devrait apporter
- Commencer le forfait à temps
- Améliorer l'organisation et la gestion des ressources humainesgestion du temps compétences
Mise en œuvre irrégulière
Vous êtes arrivé à l'étape de la mise en œuvre. Hourra ! 🎉
La voie n'est pas encore libre. Vous devez encore mettre en œuvre le nouveau processus de manière à ce qu'il soit efficace. Si vous l'appliquez de manière inadéquate et incohérente, il ne réussira pas.
Un autre point à noter est que le BPR n'est pas un évènement ponctuel. Il s'agit d'un processus permanent d'amélioration en profondeur. Si vous ne mesurez pas l'efficacité de votre stratégie de reconfiguration des processus d'entreprise, qui peut dire qu'elle est meilleure que la précédente ?
Les indicateurs de performance clés pourraient montrer que certaines parties de la nouvelle approche ne sont pas optimales et doivent être réévaluées.
Solutions potentielles :
- Accepter que le travail n'est pas terminé une fois le nouveau processus mis en œuvre
- Commencer modestement et mettre en œuvre les changements petit à petit
- Tester et mesurer en permanence
- Superviser l'adaptation et fournir une assistance supplémentaire si nécessaire
Briser le moule et atteindre de nouveaux niveaux d'efficacité avec le BPR
En repensant fondamentalement les flux de travail, vous pouvez rationaliser les opérations, réduire les coûts et stimuler la croissance. Bien que difficile, les avantages potentiels à long terme de la BPR en font un projet intéressant pour toute entreprise désireuse de rester en tête dans un paysage commercial dynamique.
Fini l'ancien, place au nouveau ! Donnez à votre organisation une bouffée d'air frais en adoptant la réingénierie des processus d'entreprise. 🛫