L'erreur est humaine. Tout le monde fait des erreurs au travail.
Presque toutes les organisations en ont ressenti les effets à un moment ou à un autre ; seulement 1,3 % des équipes déclarent n'avoir jamais connu de problèmes causés par des erreurs humaines.
La différence ne réside donc pas dans le fait de commettre ou non une erreur, mais dans ce qui se passe après.
Une erreur est un évènement, mais votre réaction est un choix. La propriété que vous assumez, la clarté de votre communication et la solution que vous proposez importent bien plus que l'erreur elle-même.
Alors, comment faire le bon choix lorsqu'une erreur se produit ?
Voyons comment gérer les erreurs au travail et réduire leur répétition, sans nuire à la confiance.
Types d'erreurs courantes au travail
Certaines erreurs sont immédiatement évidentes. D'autres apparaissent plus tard, lorsqu'un problème survient ou qu'une discussion déraille. Mais elles se répartissent en quatre types prévisibles :
1. Erreurs de communication
Les problèmes de communication surviennent lorsque ce que vous vouliez dire n'est pas compris comme vous le souhaitiez, ou n'est tout simplement pas dit.
📌 Exemples :
- Oublier d'informer une personne qui avait besoin d'une mise à jour
- Donner des instructions qui vous semblaient claires, mais qui ont semé la confusion chez quelqu'un d'autre
- Envoi d'un e-mail ou d'un message dans lequel il manque des informations importantes
2. Erreurs dans les tâches et leur exécution
Les erreurs dans les tâches et leur exécution apparaissent lorsque le travail livré ne correspond pas à ce qui était attendu, mais elles entraînent rarement un licenciement.
📌 Exemples :
- Oublier d'achever une étape dans une tâche comportant plusieurs étapes
- Manquer une échéance parce que vous avez sous-estimé le temps nécessaire à la réalisation de la tâche
- Soumettre une version incorrecte d'un document ou d'un fichier
3. Erreurs de processus et de documentation
Les erreurs de processus et de documentation surviennent lorsque les systèmes s'appuient trop sur la mémoire plutôt que sur la structure. Elles sont rarement dramatiques sur le moment, mais elles s'accumulent avec le temps et peuvent causer une grande confusion.
📌 Exemples :
- Saisie de données incorrectes dans un système et incapacité à les détecter rapidement
- Sauter une étape dans un flux de travail comportant plusieurs étapes
- Mettre à jour le travail sans mettre à jour la documentation associée
4. Erreurs interpersonnelles
Contrairement aux erreurs liées aux tâches ou aux processus, les erreurs interpersonnelles ne sont pas toujours visibles. Le travail est fait, mais quelque chose ne va pas dans la relation.
📌 Exemples :
- Éviter une discussion difficile jusqu'à ce qu'elle s'envenime
- Utiliser un ton dans un message ou lors d'une réunion qui a été perçu comme brusque, dédaigneux ou plus sévère que vous ne le souhaitiez
- Faire des suppositions sur la propriété sans clarification
📚 Pour en savoir plus : Le meilleur logiciel de communication interne pour stimuler la collaboration au sein de votre équipe
👀 Le saviez-vous ? Des études suggèrent que la perfection extrême est mauvaise pour la santé. Les personnes qui cherchent constamment à éviter les erreurs ou à atteindre des normes impossibles à atteindre finissent par être moins satisfaites dans leur travail. Elles sont plus sujettes au burn-out que leurs collègues.
Comment gérer les erreurs au travail
Vous avez commis une erreur. Que faire maintenant ? La manière dont vous réagissez dans les instants qui suivent est bien plus importante que l'erreur elle-même. Voici six conseils pratiques :
Étape 1 : Restez calme et évaluez les dégâts
Avant toute chose, vous devez sortir de votre état de panique. Il est tout à fait normal de ressentir une vague de frustration, d'anxiété ou de sentiments négatifs. Mais ces émotions peuvent brouiller votre jugement et affecter votre santé mentale.
Voici ce qu’il faut faire :
- Prenez cinq minutes pour vous
- Éloignez-vous de votre bureau, respirez profondément ou allez boire un verre d'eau.
- Posez-vous les questions suivantes : Que s'est-il passé exactement ? Quel est l'impact immédiat ? Qui est concerné ? Cherchez à comprendre la situation.
📮 ClickUp Insight : Plus de la moitié des personnes interrogées utilisent quotidiennement trois applications ou plus, luttant contre la « prolifération des applications » et la dispersion des flux de travail.
Même si cela peut sembler productif et intense, vous vous perdez simplement entre les différentes applications, sans parler de l'énergie que vous dépensez à taper au clavier. BrainGPT rassemble tout cela : il suffit de parler une seule fois pour que vos mises à jour, vos tâches et vos notes se retrouvent exactement là où elles doivent être dans ClickUp. Plus besoin d'activer/désactiver des applications, plus de chaos, juste une productivité centralisée et fluide.
Étape 2 : Assumez rapidement vos responsabilités
Votre instinct vous poussera peut-être à expliquer pourquoi l'erreur s'est produite. Mais commencer par donner le contexte peut ressembler à une excuse, même si c'est vrai. La meilleure chose à faire est donc d'accepter l'erreur comme étant la vôtre et de la corriger.
Alors, faites une pause et dites-vous : « J'ai commis cette erreur. C'est à moi qu'il incombe d'y remédier. » En assumant la responsabilité de votre erreur, vous prenez le contrôle des étapes suivantes.
👀 Le saviez-vous ? Notre cerveau a tendance à refuser de reconnaître les erreurs, car celles-ci peuvent être perçues comme une menace pour notre image et notre statut, ce qui conduit les gens à persévérer plutôt qu'à changer de cap.
Cette résistance crée une dissonance cognitive, un conflit mental que beaucoup de gens évitent en s'accrochant à des croyances erronées ou en niant leurs erreurs. Les psychologues affirment qu'apprendre à reconnaître ses erreurs est essentiel pour l'épanouissement personnel, des relations plus saines et une meilleure prise de décision au travail.
Étape 3 : Communiquez clairement avec votre responsable
Maintenant que vous maîtrisez le récit, vous souhaitez lui donner une forme. Voici ce qu’il faut faire :
- Choisissez le bon canal : un appel rapide ou une discussion programmée vaut souvent mieux qu'un message Slack envoyé dans la panique.
- Tenez-vous en aux faits. Que s'est-il passé, quel est l'impact actuel et ce que vous faites actuellement pour mieux comprendre la situation ?
Cela vous aidera à faire trois choses : expliquer ce qui s'est passé, montrer que vous accordez la priorité à la communication et promettre un suivi axé sur la recherche de solutions. Cela permet d'instaurer la confiance au moment même où elle pourrait être compromise.
📚 Pour en savoir plus : Comment créer un environnement de travail positif
Étape 4 : Proposez au moins une solution
Tout le monde peut soulever un problème. Ce dont votre équipe a besoin actuellement, c'est de quelqu'un qui lui montre la voie à suivre.
Il n'est pas nécessaire que ce soit parfait, il suffit de montrer que vous avez réfléchi à la prochaine étape.
Voici ce qu’il faut faire :
- Avant d'entamer la discussion, réfléchissez à la mesure qui pourrait permettre de commencer à résoudre le problème. Il peut s'agir d'annuler une modification, d'envoyer un e-mail de correction ou de redéfinir les priorités de vos tâches afin de libérer du temps pour apporter la correction.
- Présentez votre solution comme un point de départ, par exemple : « Je pense que nous pourrions faire [la solution]. Qu'en pensez-vous ? »
📚 Pour en savoir plus : Apprenez à perfectionner votre communication avec vos clients
Étape 5 : Résolvez le problème rapidement
Vous avez trouvé la solution ? Parfait.
Et ensuite ?
Résolvez rapidement le problème, même si cela implique de faire quelques heures supplémentaires au début. Vous devez limiter les dommages potentiels et prouver votre engagement. Si vous avez besoin d'aide, demandez-la.
Réfléchissez également aux raisons qui ont conduit à cette erreur. Le processus d'apprentissage était-il flou ? Y avait-il un problème de communication ? Certains conseils ont-ils été ignorés ? Notez ce que vous avez remarqué.
Vous pouvez tenir un simple journal pour vous-même, par exemple :
- Erreur : envoi d'un rapport erroné
- Cause : utilisation d'un lien vers un fichier obsolète car le lecteur partagé n'était pas synchronisé.
- Solution immédiate : renvoyez le rapport corrigé.
- Prévention potentielle : vérification des versions dans notre processus
- Note : vérifiez toujours la date de dernière modification avant d'envoyer.
Étape 6 : Assurez le suivi après la correction
Votre responsabilité ne s'arrête pas à la correction de l'erreur.
Le suivi permet de s'assurer que le problème est réellement résolu et montre que l'erreur n'était pas un simple accident isolé.
Une fois que la situation s'est calmée, envoyez un bref message de suivi à toutes les personnes concernées.
Par exemple : « Bonjour à tous, je vous contacte pour vous confirmer que [la mesure corrective] a été achevée. Merci pour votre patience. J'ai également [mis à jour le processus/document] afin d'éviter que cela ne se reproduise à l'avenir. »
Ce message permet de tourner la page, d'améliorer la collaboration au travail et de faire en sorte que l'erreur laisse un héritage positif.
🤯 Comment l'insécurité professionnelle influe sur les erreurs au travail : le fait de se sentir en insécurité dans son travail rend plus susceptible de commettre des erreurs. Des études montrent que lorsque les employés perçoivent leur emploi comme incertain ou instable, leur capacité à détecter et à éviter les erreurs diminue. Cet effet est lié au burnout.
Exemples d’excuses professionnelles au travail
Voici comment présenter des excuses de manière professionnelle pour une erreur 👇
1. Non-respect des délais
Si la date limite est déjà passée, voici comment aborder l'erreur :
« Bonjour Jane, je suis vraiment désolé d'avoir manqué la date limite pour le projet. J'en assume l'entière responsabilité. Pour remédier à cela, je donne la priorité à cette tâche aujourd'hui. Vous aurez le résultat achevé au plus tard demain. »
2. Envoi d'informations incorrectes
Dès que vous constatez une erreur dans les informations que vous venez de partager, vous devez corriger rapidement le document. Chaque minute où les données erronées restent disponibles, cela crée davantage de travail et de confusion pour les autres.
Voici comment structurer vos excuses :
« Bonjour à tous, je dois apporter une correction à mon message précédent concernant [projet]. Les [chiffres] que j'ai fournis étaient incorrects. Les chiffres corrects sont [chiffres corrects]. J'ai également [corrigé le document source/mis à jour le tableau de bord partagé]. Je m'excuse pour la confusion et le travail supplémentaire que cette erreur a pu causer. »
3. Négliger certaines tâches
Quelqu'un comptait sur vous, et vous avez oublié. Dans vos excuses, vous devez montrer que sa priorité est désormais la vôtre et que vous avez un plan concret pour vous assurer que ce sera votre dernière erreur. Voici ce qu'il faut dire :
« Bonjour Sarah, je viens de réaliser que j'ai complètement oublié la [tâche] que vous m'aviez confiée [le jour/lors de notre réunion]. Je suis désolé pour le retard et pour la frustration que cela a pu causer.
C'est ma priorité actuelle. J'ai réservé [temps] dans mon Calendrier pour me concentrer exclusivement sur cette question. Vous recevrez [le résultat attendu/ma mise à jour] d'ici [heure précise]. Merci de votre patience pendant que je règle ce problème. »
4. Mauvaise communication avec un client
Si vous avez mal communiqué avec un client ou fourni un service médiocre à un consommateur, vos excuses doivent corriger le problème et réaffirmer vos objectifs communs. Votre réponse pourrait être la suivante :
« Bonjour David, merci pour vos commentaires sur [point précis qui prête à confusion]. J'ai relu nos notes et je constate un manque de cohérence de notre part concernant [le point précis]. Je vous présente mes excuses pour ce manque de clarté de notre part.
À l'avenir, je partagerai un bref résumé écrit après chaque appel afin de confirmer les éléments à prendre et les décisions prises. Cela vous semble-t-il correct ?
5. Les erreurs qui ont eu un impact sur le chiffre d'affaires
Lorsque vous avez commis une erreur qui a un impact sur les revenus de votre entreprise, vous devez présenter vos excuses et proposer un plan d'action corrective qui explique précisément comment vous allez résoudre le problème. Inspirez-vous du script suivant :
« Bonjour Jake, je dois corriger une erreur que j'ai commise. J'ai [décrivez l'action]. Cela a entraîné une sous-facturation de [montant]. J'ai déjà [décrivez la solution] et j'ai informé le client en lui présentant mes excuses pour cette erreur.
Pour éviter cela, j'ajoute une étape à mon processus afin de vérifier les tarifs par rapport aux accords conclus avec les clients avant de finaliser les factures. Je veillerai à ce que cela reste un cas isolé et ne se reproduise plus. »
Comment aller de l'avant après une erreur
La réparation est achevée. Vos excuses ont été envoyées. Maintenant vient la partie difficile : passer à autre chose.
Cela aura en fin de compte une incidence sur l'impact de votre erreur sur votre carrière et sur ses répercussions.
Voici comment vous reconstruire après une erreur :
1. Restaurer la confiance
Après une erreur, votre cerveau peut la rejouer en boucle, ce qui peut accroître votre culpabilité, vous inquiéter et entamer votre confiance. À ce stade, vous craignez surtout que cette erreur vous définisse, mais ce n'est pas le cas.
Vous voulez briser ce cercle vicieux afin de considérer l'erreur comme un évènement isolé, et non comme une définition de vos capacités. Voici ce qu'il faut faire :
- Reconnaissez le sentiment et nommez-le. Recadrer les erreurs et nommer l'émotion vous sépare du sentiment et réduit son pouvoir. Cette boucle de rétroaction avec vous-même transforme un moment de stress en une occasion d'apprentissage.
- Trouvez une petite tâche à achever et achevez-la pour prouver à votre système nerveux que vous êtes toujours compétent. Cette amélioration de votre capacité à gérer la pression peut faire progresser votre carrière.
Si vous craignez qu'une seule erreur vienne ternir l'ensemble de votre travail, le point de vue de cet utilisateur de Reddit pourrait vous aider:
D'après mon expérience, je pense que les gens se souviennent davantage des bonnes choses que vous faites que de vos erreurs. Ils s'attendent à ce que tout le monde fasse des erreurs de temps en temps. Lorsque j'ai commencé à travailler, j'ai adopté une approche assez audacieuse et agressive, me mettant souvent dans des situations difficiles. Cela signifie que je me suis souvent démarqué de manière positive, mais que j'ai aussi souvent commis des erreurs. En général, les gens n'ont que des commentaires positifs à faire sur mon travail, personne ne se souvient des dizaines d'erreurs que j'ai commises.
D'après mon expérience, je pense que les gens se souviennent davantage des bonnes choses que vous faites que de vos erreurs. Ils s'attendent à ce que tout le monde fasse des erreurs de temps en temps. Lorsque j'ai commencé à travailler, j'ai adopté une approche assez audacieuse et agressive, me mettant souvent dans des situations difficiles. Cela signifie que je me suis souvent démarqué de manière positive, mais que j'ai aussi souvent commis des erreurs. En général, les gens n'ont que des commentaires positifs à faire sur mon travail, personne ne se souvient des dizaines d'erreurs que j'ai commises.
2. Restaurez la confiance au sein de votre équipe
Une erreur peut créer une fissure invisible dans la confiance de votre équipe. La question qu'ils se posent inconsciemment est : « Cela va-t-il se reproduire ? » Vous voulez répondre à cette question par une série d'actions cohérentes et prévisibles qui colmatent définitivement cette fissure. Voici ce qu'il faut faire :
- Promettez moins et donnez plus. Dans les semaines qui suivent une erreur, fixez-vous délibérément des délais légèrement plus faciles à respecter, puis dépassez-les. Cela vous aidera à prouver que vous êtes quelqu'un de fiable.
- Soyez extrêmement transparent dans votre communication. Si une tâche particulière comporte un risque, soyez franc à ce sujet. N'hésitez pas à demander de l'aide. Partagez votre point de vue. Cela montre que vous avez tiré les leçons de la communication au travail.
3. Transformez les erreurs en opportunités d'apprentissage
Savez-vous quel est le signe le plus révélateur que vous avez tiré les leçons de vos erreurs au travail ?
Correction de trajectoire. Il peut s'agir d'une checklist, d'un changement de processus ou d'une automatisation qui vous protège, vous et votre équipe, à l'avenir.
Vous devriez partager la solution trouvée lors d'une réunion ou sur le canal de communication de l'équipe. Parlez du problème que vous avez rencontré et de la manière dont vous l'avez résolu. Cela montre que vous êtes capable de résoudre les problèmes.
💡 Conseil de pro : utilisez ClickUp BrainGPT pour réécrire vos communications après une erreur.
Après avoir commis une erreur au travail, il ne faut ni trop expliquer ni trop peu communiquer.
BrainGPT, votre assistant de rédaction IA, vous aide à réajuster le ton avant l'envoi du message.
Utilisez BrainGPT pour :
- Réécrivez les messages sensibles afin qu'ils semblent calmes, responsables et tournés vers l'avenir.
- Éliminez les propos défensifs ou émotionnels qui peuvent s'immiscer dans vos propos lorsque vous êtes stressé.
- Résumez ce qui n'a pas fonctionné et ce qui a changé, sans vous excuser de manière excessive.
- Rédigez des comptes rendus clairs qui mettent l'accent sur les actions à mener, et non sur les excuses.
Comment éviter de nouvelles erreurs au travail
Les erreurs sont inévitables, mais les bons systèmes peuvent les rendre beaucoup moins fréquentes. Le travail tel qu'il est pratiqué aujourd'hui est dysfonctionnel. Les tâches, les documents et les communications sont dispersés entre différents outils, ce qui rend les erreurs difficiles à repérer.
ClickUp, le premier environnement de travail IA convergent au monde, unifie tous vos outils numériques et vos flux de travail.
Cela vous aide à réduire la dispersion du travail en regroupant tout ce dont vous avez besoin pour terminer votre travail en un seul endroit.
Lorsque tout est regroupé au même endroit, les équipes n'ont plus besoin de se fier à leur mémoire, à leur boîte de réception ou à leur checklist. Le contexte ne se perd pas entre les différents outils. Les dépendances sont visibles. La propriété est claire.
Les erreurs sont détectées plus tôt, car le travail est plus facile à suivre, à examiner et à revoir.
Voyons comment :
1. Utilisez des checklists et des procédures opératoires normalisées (SOP)
La plupart des erreurs répétitives surviennent parce que des étapes importantes restent dans la tête de quelqu'un. Lorsqu'une tâche commence à vous sembler familière, il est temps de la sortir de votre tête et de la transférer dans un système.
ClickUp facilite cette tâche, car les procédures opératoires normalisées, les documents et les checklists sont directement intégrés au travail.
Utilisez le modèle de procédures opératoires normalisées de ClickUp pour noter une seule fois l'objectif, les étapes et les transferts, puis appliquez ce processus à chaque tâche ou projet pertinent.
Avec ce modèle :
- Créez des tâches avec différents statuts personnalisés pour suivre la progression de chaque procédure opératoire normalisée (SOP).
- Classez et ajoutez des attributs pour gérer vos procédures opératoires normalisées à l'aide de champs personnalisés.
- Ajoutez des FAQ, ajoutez des liens vers des ressources pertinentes et désignez des propriétaires pour garantir la transparence.
À partir de là, transformez les procédures opératoires normalisées en une checklist exploitable ou en un ensemble de sous-tâches au sein de la tâche elle-même. De cette façon, le processus apparaît exactement au moment où le travail est effectué. Vous ne pouvez pas marquer la tâche comme achevée sans passer par toutes les étapes, ce qui évite de sauter des actions.
⭐ Bonus : Rédigez ou peaufinez vos procédures opératoires normalisées dans ClickUp Docs. Utilisez ensuite ClickUp BrainGPT pour résumer les étapes, réécrire les instructions peu claires ou générer rapidement des checklists à partir de longs documents de procédure.
Docs + BrainGPT vous aide à conserver une documentation claire, à jour et facile à suivre. Il réduit les erreurs causées par des processus obsolètes ou ambigus.
2. Améliorer la hiérarchisation des tâches
Voici ce qui se passe lorsque les priorités ne sont pas explicites : les équipes se basent par défaut sur l'urgence, la visibilité ou des suppositions. Les tâches dépendantes commencent trop tôt ou trop tard.
En conséquence, le travail important prend du retard.
Et si vous souffrez d'une paralysie décisionnelle, nous avons créé cette vidéo pour vous aider. Elle vous donne des conseils et des stratégies concrets pour hiérarchiser vos tâches au travail 👇
Les tâches ClickUp vous aident à diviser votre travail en sous-tâches gérables.
Vous pouvez attribuer des niveaux de priorité, des dates d'échéance et des propriétaires à chaque tâche afin que les attentes soient claires.
Les dépendances entre tâches ajoutent un niveau de protection supplémentaire. Lorsqu'une tâche ne peut pas commencer tant qu'une autre n'est pas achevée, les dépendances empêchent le travail d'avancer prématurément. Cela vous aide à éviter les retouches causées par des données manquantes.
Cette fonctionnalité garantit que les tâches sont effectuées dans le bon ordre, en particulier pour les flux de travail récurrents.
🧠 Anecdote amusante : en 2025, les utilisateurs de ClickUp ont créé plus de 3,6 milliards de tâches ! 🤯
⭐ Bonus : associez la hiérarchisation des tâches à l'aide de l'IA. Utilisez ClickUp Brain pour résumer rapidement les listes de tâches, identifier les travaux en retard ou bloqués, ou clarifier les prochaines étapes lorsque les priorités changent.
3. Mettre en place une collaboration et une communication en temps réel
Vous demandez à un collègue de vous tenir au courant de l'avancement d'une tâche dans Slack.
Ils répondent plus tard par e-mail, en joignant une pièce jointe, mais sans donner de contexte sur les échéanciers ou les dépendances.
Le résultat ? Le travail avance sur la base d'hypothèses. Un petit écart dans le contexte se transforme en retouches, retards ou allers-retours inutiles.
Voici comment se produisent généralement les erreurs liées à la communication. Parce que les discussions et le travail sont répartis entre trop d'outils.
ClickUp Chat résout ce problème. Il intègre les discussions de l'équipe directement dans l'environnement de travail où se trouvent vos tâches. Il vous évite d'avoir à passer d'un e-mail à une application de messagerie ou à des commentaires pour trouver le contexte ou même le travail.
Vous pouvez collaborer instantanément dans un espace centralisé et consultable lié au travail.
Les principales fonctionnalités de ClickUp Chat sont les suivantes 👇
- Le contexte reste connecté : le chat coexiste avec les tâches et les documents pertinents, de sorte que les questions et les réponses ne se retrouvent pas dans une application distincte.
- Alignement plus rapide : coordonnez les priorités, les dépendances et les changements en temps réel sans attendre les réponses.
- Visibilité partagée : les discussions sont visibles par toutes les personnes qui en ont besoin, ce qui réduit les suppositions et les conjectures.
💡 Conseil de pro : au lieu de taper de longues explications ou de réexpliquer les mêmes étapes dans le chat, enregistrez une courte vidéo explicative à l'aide de Clips. Une courte vidéo montrant comment faire quelque chose permet souvent de lever plus d'ambiguïtés que plusieurs paragraphes de texte.
Utilisez Clips pour :
- Passe en revue les étapes du processus de manière visuelle.
- Expliquez le contexte difficile à saisir par écrit
- Clarifiez les mesures correctives après une erreur afin qu'elle ne se reproduise plus.
- Partagez des instructions cohérentes avec plusieurs collègues
Une fois enregistrées, stockez ces vidéos dans le Hub Clips afin de pouvoir les retrouver et les réutiliser facilement. Au fil du temps, cela permet de constituer une base de connaissances vidéo légère qui réduit les questions répétitives, les incohérences dans l'exécution et les erreurs liées à la communication.
4. Posez des questions pour clarifier les choses
Avant de demander des éclaircissements à d'autres personnes, le moyen le plus rapide de réduire les risques est de vérifier si la réponse existe déjà.
Mais lorsque les informations sont dispersées entre différentes applications, fichiers et discussions, il est facile de perdre de vue le travail essentiel.
ClickUp BrainGPT Enterprise Search répond à ce besoin en extrayant le contexte approfondi de tous vos outils connectés et applications tierces. Il fournit des réponses pertinentes et personnalisées qui reflètent la réalité de votre travail.
Disponible via une extension de navigateur ou un compagnon de bureau, Enterprise Search vous offre une recherche et une action unifiées dans votre environnement de travail et sur le Web.
Vous avez accès à des modèles d'IA externes tels que ChatGPT, Claude et Gemini, ainsi qu'à des fonctionnalités d'automatisation. Vous pouvez à la fois comprendre le contexte et agir en conséquence sans changer d'application.
💡 Conseil de pro : les super agents peuvent surveiller le travail en arrière-plan et intervenir lorsque quelque chose semble anormal.
Utilisez Super Agents pour :
- Signalez les tâches pour lesquelles des champs obligatoires, des propriétaires ou des dates d'échéance sont manquants.
- Détecter quand le travail est bloqué ou en attente d'informations
- Suivi rapide lorsque les dépendances ne sont pas résolues
- Identifiez rapidement les risques en vous basant sur les schémas récurrents dans les tâches et les projets.
Comme les agents comprennent le contexte de votre environnement de travail, ils s'adaptent au mode de fonctionnement de votre équipe. Ils sont donc particulièrement utiles pour prévenir les erreurs discrètes, fondées sur des suppositions, qui échappent aux contrôles manuels.
Cela semble trop beau pour être vrai ? Cette vidéo vous montre comment mettre en place vos super agents 🤯.
5. Mettez en place des automatisations pour éviter les erreurs répétitives
Les actions répétitives sont source de risques liés à la fatigue et peuvent perturber le flux de travail. Vous pouvez réaliser l'automatisation de ces tâches pour gagner du temps et éviter les erreurs humaines.
Avec ClickUp Automatisations, vous pouvez automatiser les actions routinières à l'aide de règles simples, sans code.
Voici quelques tâches que vous pouvez automatiser :
- Mises à jour du statut et de l'avancement : automatisez les changements de statut lorsque le travail avance, afin que rien ne reste bloqué ou ne prête à confusion. Lorsqu'une tâche est marquée comme « En cours de révision », informez le réviseur. Une fois l'approbation achevée, déplacez la tâche vers « Prêt à être expédié ».
- Lorsqu'une tâche est marquée « En cours de révision », informez le réviseur.
- Une fois l'approbation achevée, déplacez la tâche vers « Prêt à expédier ».
- Responsabilité et transferts : éliminez toute ambiguïté en attribuant automatiquement les tâches à des étapes clés. Attribuez les tâches à l'assurance qualité une fois le développement terminé. Réattribuez les tâches en cas de changement de propriété ou d'indisponibilité d'une personne.
- Confiez les tâches à l'assurance qualité une fois le développement terminé.
- Réattribuez les tâches lorsque la propriété change ou qu'une personne n'est pas disponible.
- Rappels de délais et de suivi : évitez les retards sans avoir à effectuer de suivi manuel. Envoyez des rappels à l'approche des dates d'échéance. Signalez les tâches qui n'ont pas été mises à jour dans un délai défini.
- Envoyez des rappels à l'approche des dates d'échéance
- Signalez les tâches qui n'ont pas été mises à jour dans un délai déterminé.
- Gestion des dépendances et des obstacles : Veiller à ce que le travail n'avance pas prématurément Déclencher des alertes lorsque des tâches dépendantes ne sont pas terminées Mettre à jour automatiquement les statuts lorsque les obstacles sont résolus
- Déclencher des alertes lorsque des tâches dépendantes sont incomplètes
- Mettez automatiquement à jour les statuts lorsque les obstacles sont résolus.
- Application de processus répétitifs : protégez les flux de travail critiques contre les omissions. Exigez que certains champs spécifiques soient remplis avant de pouvoir passer à la tâche suivante. Ajoutez automatiquement des éléments de checklist ou des sous-tâches pour les tâches récurrentes.
- Exigez que certains champs spécifiques soient remplis avant de pouvoir passer à l'étape suivante pour la tâche.
- Ajoutez automatiquement des éléments de checklist ou des sous-tâches pour le travail récurrent.
- Lorsqu'une tâche est marquée « En cours de révision », informez le réviseur.
- Une fois l'approbation achevée, déplacez la tâche vers « Prêt à expédier ».
- Confiez les tâches à l'assurance qualité une fois le développement terminé.
- Réattribuez les tâches lorsque la propriété change ou qu'une personne n'est pas disponible.
- Envoyez des rappels à l'approche des dates d'échéance
- Signalez les tâches qui n'ont pas été mises à jour dans un délai déterminé.
- Déclencher des alertes lorsque des tâches dépendantes sont incomplètes
- Mettez automatiquement à jour les statuts lorsque les obstacles sont résolus.
- Exigez que certains champs spécifiques soient remplis avant de pouvoir passer à la tâche suivante.
- Ajoutez automatiquement des éléments de checklist ou des sous-tâches pour le travail récurrent.
Quand une erreur doit être signalée à un supérieur
Certaines erreurs dépassent les limites et les dommages potentiels sont trop importants pour être gérés seul. Voici trois signes qui indiquent quand il faut escalader le problème :
1. L'impact est hors de votre contrôle
Si une erreur affecte d'autres équipes, des systèmes partagés, des exigences de conformité ou des relations importantes avec des clients, elle nécessite probablement des décisions que vous n'êtes pas habilité à prendre. Même si vous comprenez le problème, vous n'avez peut-être pas la visibilité ou l'autorité nécessaires pour évaluer les conséquences secondaires.
En signalant rapidement les problèmes, vous vous assurez que les bonnes personnes sont impliquées avant que la situation ne s'aggrave. Cela évite également que des solutions bien intentionnées ne créent de nouveaux risques ailleurs.
Signalez les erreurs lorsque :
- Plusieurs services sont concernés
- La confiance des clients ou les obligations contractuelles sont menacées
- Il peut y avoir des implications juridiques, de sécurité ou de conformité.
2. La solution nécessite des ressources dont vous ne disposez pas
Certains problèmes ne peuvent être résolus par l’effort seul. Ils nécessitent des approbations budgétaires, une expertise spécialisée, un accès au système ou une coordination entre plusieurs équipes qui ne relèvent pas de votre rôle.
Essayer de surmonter les difficultés sans disposer des ressources adéquates retarde souvent la résolution des problèmes et aggrave les dégâts. L'escalade permet aux dirigeants de lever les obstacles au lieu de vous laisser les compenser.
Signalez les erreurs lorsque :
- La solution nécessite un financement, des outils ou l'assistance d'un fournisseur.
- Des compétences spécialisées ou l'accord de la hiérarchie sont nécessaires
- Vous êtes bloqué malgré des tentatives raisonnables pour résoudre le problème
3. Il existe un risque systémique ou récurrent
Une seule erreur peut être une erreur humaine. Les erreurs répétées indiquent généralement un processus défaillant, un manque de clarté dans la propriété ou des lacunes structurelles. Si le même problème continue de se poser malgré des corrections individuelles, le risque n'est plus isolé.
À cette étape, l'escalade consiste à mettre en évidence les problèmes systémiques dès leur apparition. Ceux-ci doivent être traités à la racine.
Signalez les erreurs lorsque :
- Des erreurs similaires se sont produites à plusieurs reprises.
- Les solutions temporaires n'ont pas tenu
- Le problème révèle une faille plus générale dans le flux de travail ou le processus.
Éliminez les erreurs de conception de votre travail avec ClickUp
Au travail, la question n'est pas de savoir si des erreurs vont se produire, mais quand. Mais elles ne doivent pas nécessairement se reproduire. Les erreurs au travail sont souvent dues à des processus peu clairs, à des étapes manquées et à des lacunes dans la communication entre des outils dispersés.
L'IA contextuelle de ClickUp vous offre la structure nécessaire pour éviter ces erreurs. Il s'agit d'une plateforme tout-en-un qui vous aide à créer des checklists et des procédures opératoires normalisées pour verrouiller les processus, à utiliser les dépendances entre les tâches pour éviter les étapes manquées et à mettre en place des automatisations pour gérer les transferts répétitifs.
Avec ClickUp, vous pouvez créer une source unique d'informations fiables pour votre équipe et éliminer les erreurs de conception de votre travail.
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Foire aux questions
Vous n'êtes pas obligé de signaler chaque petite faute de frappe, mais vous devez signaler toute erreur susceptible de nuire à l'entreprise. Appliquez cette règle simple : si l'erreur affecte le travail de quelqu'un d'autre, un client, une échéance, le budget ou la qualité d'un livrable, vous devez en informer votre responsable.
Quand tu penses trop, ton cerveau est coincé dans une boucle du passé. Tu dois le rediriger de force vers le futur. Voici ce qu'il faut faire : accorde-toi une « période d'inquiétude » limitée, par exemple dix minutes, pour ressentir la frustration ou la peur. Change ton attention en te demandant : « Quelle petite action constructive puis-je entreprendre dès maintenant ? » Cela peut consister à noter une leçon apprise ou à établir une checklist préventive.
Commencez par assumer votre responsabilité. Ne laissez pas votre erreur affecter votre bien-être et ne craignez pas les conséquences. Dites simplement et sincèrement « J'ai fait une erreur » et expliquez l'impact de votre erreur sur votre équipe. Concentrez-vous ensuite sur ce que vous pouvez faire pour améliorer la responsabilité de votre équipe. À l'avenir, devenez la personne la plus prévisible et la plus transparente du projet. Livrez tôt, communiquez lorsque cela est nécessaire et aidez vos coéquipiers autant que possible. Cela montrera que vous avez intériorisé la leçon et vous permettra de regagner progressivement la confiance de l'équipe que vous aviez perdue.
Oui, mais excusez-vous pour votre part de responsabilité, pas pour l'ensemble de l'évènement. Vous pourriez dire quelque chose comme : « Je suis désolé d'avoir manqué la réunion. J'aurais dû demander des éclaircissements plus tôt. Concentrons-nous sur la manière de régler cela ensemble. » Cela montre que vous comprenez votre rôle dans la situation et que vous souhaitez vous concentrer sur le rétablissement du bon fonctionnement, sans rejeter la faute sur quelqu'un d'autre.
Vous devez mettre en place un système qui vous aidera à éviter de refaire la même erreur la prochaine fois. Ainsi, après avoir corrigé l'erreur, demandez-vous : « Quel changement pourrait empêcher que cela se reproduise ? » Ensuite, intégrez-le. Vous pouvez ajouter une checklist ClickUp, une automatisation pour les doubles vérifications ou une étape de révision obligatoire dans vos procédures opératoires normalisées. Lorsque cela fait partie de votre flux de travail, vous automatisez la bonne action.