Il est 9 heures du matin, et un analyste en entreprise ouvre une feuille Google Sheets contenant des centaines de lignes.
Délais, budgets, mises à jour de statut : tout repose sur des formules complexes. Une seule cellule défectueuse peut retarder l'ensemble d'un projet.
Imaginez maintenant une méthode plus innovante : au lieu de vous débattre avec des formules ou de trier manuellement les données, vous demandez à /IA de s'en charger.
L'IA importera les données, organisera automatiquement les feuilles, signalera les incohérences et créera des rapports en quelques secondes. L'intervention humaine reste importante pour les décisions et la stratégie, mais l'IA vous décharge des tâches fastidieuses. En fait, plus de la moitié des chefs d'entreprise déclarent déjà utiliser l'IA générative pour terminer leur travail plus rapidement.
Dans cet article, nous vous montrerons comment automatiser Google Sheets à l'aide d'outils d'IA qui accélèrent les flux de travail, réduisent les erreurs et vous aident à vous concentrer sur des analyses pertinentes plutôt que sur des clics répétitifs.
Comment automatiser Google Sheets grâce à l'IA
Si vous vous demandez comment utiliser les outils d'IA pour apporter cette même efficacité à vos feuilles de calcul, voici un guide simple qui vous montre, étape par étape, comment automatiser Google Sheets grâce à l'IA.
Étape 1 : ouvrez votre feuille de calcul Google Sheets
Commencez par ouvrir la feuille de calcul Google Sheets que vous souhaitez automatiser. Pour ce faire, rendez-vous dans Google Sheets, sélectionnez un fichier existant ou créez une nouvelle feuille en cliquant sur « Feuille de calcul vierge »
📖 À lire également : Astuces Google Sheets qui vous faciliteront la vie
Étape 2 : accédez aux fonctionnalités basées sur l'IA dans l'environnement de travail de Google
Si votre compte peut accéder à Google Workspace Labs ou Gemini, vous verrez les fonctions d'IA dans le menu supérieur. Voici comment tirer le meilleur parti de l'IA à l'aide de ces fonctionnalités :
- Générez du texte directement dans une cellule
- Résumer les ensembles de données d'une colonne ou d'un tableau entier
- Catégorisez automatiquement les informations
- Effectuez une analyse des sentiments
voici la procédure étape par étape :*
- Ouvrez votre feuille de calcul
- En haut de la feuille de calcul, cliquez sur Insérer → Fonction → IA pour accéder à la même fonctionnalité sans avoir à saisir la formule manuellement
Vous pouvez également saisir la formule IA dans une cellule. Exemple :
- =IA(« Résumer les points clés de feedback », A2:A20)
- Appuyez sur Entrée, puis cliquez sur Générer et Insérer lorsque vous y êtes invité, avec les instructions
👀 Anecdote : le premier tableur, VisiCalc, a été créé en 1979 et est souvent crédité de faire de l'ordinateur Apple II un outil indispensable pour les entreprises. Il a jeté les bases d'outils tels que Microsoft Excel et Google Sheets, sur lesquels nous nous appuyons aujourd'hui pour l'analyse des données.
Étape 3 : Ajoutez une colonne IA pour les actions répétitives
Lorsque vous souhaitez appliquer la même action IA à plusieurs lignes :
- Allez dans le coin supérieur droit de votre tableauur
- Cliquez sur Insérer une colonne IA
- Dans la première cellule sans en-tête, saisissez votre invite IA
- Utilisez la fonction de remplissage automatique pour l'appliquer au reste de la colonne
📌 Exemple : classez chaque e-mail entrant dans la colonne B comme « Positif », « Négatif » ou « Neutre »
📖 À lire également : Comment créer un planning dans Google Sheets
Alternative n° 1 : utilisez les modules complémentaires IA de Google Environnement de travail Marketplace
Si vous ne voyez pas l'option IA intégrée, vous pouvez toujours automatiser les tâches répétitives à l'aide des modules complémentaires IA :
- Accédez à Extensions → Modules complémentaires → Obtenir des modules complémentaires
- Recherchez des outils d'IA tels que AI for Sheets ou l'automatisation basée sur GPT
- Cliquez sur Installer et accordez les permissions nécessaires
- Une fois installé, accédez-y sous Extensions → [Nom du module complémentaire] pour exécuter des actions telles que le nettoyage, le résumé ou les données liées entre les feuilles
📖 À lire également : Comment utiliser Google Sheets comme base de données
Alternative n° 2 : créez des scripts personnalisés avec Google Apps Script
Pour une automatisation plus complexe :
- Cliquez sur Extensions → Applications Script
- Dans l'éditeur de code, vous pouvez créer des scripts pour automatiser des tâches telles que le déplacement de données, la génération de rapports ou même la connexion à des API externes pour des analyses avancées
- Enregistrez et nommez votre projet
- Cliquez sur Exécuter pour tester votre automatisation
📌 Exemple : un script qui copie automatiquement chaque nouvelle réponse au formulaire dans une feuille principale, en ajoutant une nouvelle ligne pour chaque entrée.
👀 Anecdote : les premières versions d'Excel ne pouvaient gérer que 16 384 colonnes, ce qui semblait énorme à l'époque. Aujourd'hui, les tableurs modernes peuvent gérer des millions de lignes, ouvrant la voie à une analyse de données à grande échelle qui était autrefois inimaginable.
Limites de l'automatisation des feuilles de calcul avec l'IA
Même si l'automatisation de vos Google Sheets à l'aide de l'IA peut vous faire gagner beaucoup de temps, elle n'est pas encore parfaite. Voici quelques difficultés que vous pourriez rencontrer en cours de route :
- *il ne fournit que des réponses en texte, donc si vous souhaitez obtenir des diagrammes clairs ou des tableaux prêts à l'emploi, vous devrez les créer séparément
- L'IA ne peut « voir » que les cellules que vous lui demandez de regarder, ce qui signifie qu'elle ne lira pas comme par magie l'intégralité de votre feuille de calcul et n'importera pas d'autres fichiers pour obtenir du contexte
- il ne peut traiter qu'un nombre limité de cellules à la fois*, donc avec des feuilles vraiment volumineuses, vous devrez peut-être l'exécuter par petits morceaux
- Le nombre d'invites, d'instructions que vous pouvez envoyer en une seule fois est limité, et vous devrez parfois patienter avant de pouvoir réessayer
- Comme tout outil d'IA, il n'est pas toujours infaillible : les résumés et les analyses peuvent parfois manquer de précision. Il est donc toujours préférable de procéder à une vérification rapide par un humain
📮 ClickUp Insight : près de 88 % des personnes interrogées dans le cadre de notre sondage utilisent déjà des outils d'IA pour accélérer et faciliter leurs tâches personnelles. Vous souhaitez bénéficier des mêmes avantages en termes de gain de temps au travail ? ClickUp Brain, notre assistant IA intégré, aide les Teams à augmenter leur productivité de 30 % grâce à une réduction du nombre de réunions, à des résumés IA instantanés et à l'automatisation des tâches sans intervention manuelle.
📖 À lire également : Guide des automatisations dans ClickUp
Utilisation de l'IA et de Google Sheets avec ClickUp
Une fois que vous avez pris le temps de configurer les automatisations de Google Sheets, c'est très gratifiant de voir les données s'organiser d'elles-mêmes.
Mais vous remarquez rapidement autre chose : quelqu'un doit encore décider quoi faire de toutes ces informations. Qui passe à l'étape suivante ? Comment vous assurez-vous que rien ne se perd dans les lignes et les colonnes ?
C'est là que ClickUp et son assistant IA intégré, ClickUp Brain, entament leur étape pour vous aider.
ClickUp Brain se connecte à Google Sheets afin que chaque nouvelle entrée puisse devenir une tâche sans que vous ayez à lever le petit doigt.
Imaginez que vous ajoutiez une nouvelle idée de campagne à votre feuille de calcul et que vous la voyiez apparaître instantanément comme une tâche dans ClickUp, déjà attribuée à la bonne personne, avec des sous-tâches suggérées par l'IA prêtes à être exécutées !
📌 Exemple : un responsable marketing ajoute une idée de campagne à une feuille partagée. En quelques secondes, ClickUp crée une tâche pour l'équipe de conception, ajoute des sous-tâches pour la rédaction et la planification des publicités, et fixe la date d'échéance. Personne n'a besoin de copier-coller ou d'envoyer des e-mails de suivi.
Les automatisations ClickUp rendent cela encore plus puissant. Avec plus de 100 automatisations prédéfinies et un IA Builder qui comprend le langage naturel, vous pouvez automatiquement attribuer des tâches, publier des commentaires ou modifier des statuts sans jamais toucher une cellule du tableur.
💡 Conseil de pro : les Teams qui utilisent ClickUp Brain MAX gagnent plus d'une journée de travail par semaine, car l'IA se charge des résumés, des notes de réunion et des rapports sans effort manuel. Grâce à l'accès à des modèles d'IA avancés tels que Gemini, Claude et ChatGPT intégrés à ClickUp Brain, vous pouvez rapidement demander des informations, créer des tâches ou forfait des projets sans avoir à passer d'un outil à l'autre.
Les rapports deviennent également plus faciles à réaliser. Au lieu de créer des formules Google Sheets, il suffit de demander à ClickUp Brain des mises à jour qui expliquent tout dans un langage simple. Il pourrait par exemple indiquer : « Cinq tâches sont achevées, deux sont en retard et la seule chose qui constitue un bloc pour la progression est l'attente d'une révision par le client. » Vous savez ce qui se passe sans avoir à faire défiler des colonnnes de données.
ClickUp facilite grandement la gestion de projets complexes en combinant l'IA avec des tâches complexes.
*voici un guide rapide pour vous lancer en quelques minutes : $$a
Et pour de nombreuses équipes, la vue Tableur de ClickUp peut remplacer entièrement une feuille de calcul traditionnelle. Elle est tout aussi familière, mais est liée à vos tâches et à vos projets.
Vous pouvez collecter des demandes de fonctionnalités, gérer des budgets ou suivre les stocks, et l'IA les regroupera automatiquement, estimera l'effort nécessaire pour chacune d'entre elles et élaborera même des points de départ sur lesquels votre équipe pourra s'appuyer.
📌 Exemple : un chef de produit recueille les demandes de nouvelles fonctionnalités via un formulaire. ClickUp les rassemble toutes dans un tableau, leur attribue une étiquette par catégorie, et rédige des ébauches de récits d'utilisateurs que les développeurs peuvent ensuite affiner.
📖 À lire également : Aide-mémoire Google Sheets
Comment intégrer ClickUp et Google Sheets
La connexion entre ClickUp et Google Sheets ne prend que quelques minutes. Une fois les paramètres effectués, vous pouvez synchroniser des données, créer automatiquement des tâches et joindre des feuilles à vos projets sans avoir à passer d'une application à l'autre.
1. Ouvrez le centre d'applications ClickUp
Dans ClickUp, cliquez sur votre avatar de profil dans le coin inférieur gauche et sélectionnez Centre d'applications. C'est là que vous pouvez gérer toutes vos intégrations.
2. Trouver Google Drive
Recherchez Google Drive dans le Centre d'applications. (Google Sheets se connecte via Google Drive. )
👀 Anecdote : Lotus 1-2-3, un tableur des années 1980, était si influent que de nombreuses entreprises ont retardé leur passage à Windows, car elles ne pouvaient imaginer travailler sans lui.
3. Connectez votre compte
Cliquez sur Connecter et choisissez l'une des options suivantes :
- Connexion personnelle : lie votre Google Drive personnel à votre compte utilisateur ClickUp
- Connexion à l'environnement de travail : permettez à tous les membres de votre environnement de travail d'accéder aux fichiers partagés sur Drive
Connectez-vous à votre compte Google et accordez les permissions demandées.
💡 Conseil de pro : si votre environnement de travail compte plusieurs équipes, la connexion à l'environnement de travail garantit que les feuilles sont consultables et accessibles à tous.
4. Joindre Google Sheets aux tâches en tant que pièce jointe
- Ouvrez une tâche ClickUp
- Faites défiler jusqu'à la section Pièces jointes
- Cliquez sur l'icône + et sélectionnez Google Drive
- Choisissez la feuille que vous souhaitez joindre en tant que pièce jointe
À partir de là, vous pouvez prévisualiser ou intégrer la feuille Google Sheets directement dans ClickUp sans changer d'onglet.
📖 À lire également : Comment utiliser l'IA pour l'analyse de données
Célébrez des flux de travail plus intelligents avec ClickUp
L'automatisation de Google Sheets à l'aide de l'IA et d'outils de traitement du langage naturel est un excellent moyen d'alléger votre travail. Elle vous débarrasse des petites tâches répétitives, analyse les données en quelques clics et vous fournit des réponses rapides sans avoir recours à des formules complexes.
Mais l'entrée de données et l'automatisation des feuilles de calcul ne suffisent pas à faire avancer les projets. C'est là que ClickUp prend le relais en douceur.
Grâce à ClickUp Brain et à son intégration transparente avec Google Sheets, vous pouvez faire bien plus qu'automatiser des cellules. L'IA gère discrètement les rapports, génère des mises à jour de projet, exécute des tâches, analyse les données et synchronise votre équipe sans modifications manuelles constantes.
Ajoutez à cela le fait qu'il regroupe toutes vos tâches, fichiers, discussions et rapports sur une seule plateforme alimentée par l'IA, et vous comprendrez pourquoi ClickUp est vraiment l'application tout pour votre travail.
Si vous êtes prêt à passer moins de temps à corriger des cellules et plus de temps à obtenir des informations, inscrivez-vous à ClickUp et découvrez combien de temps vous pouvez gagner.