Au début de cette décennie, le Bureau of Labor Statistics américain a constaté que la perte cumulative de production dans le secteur des entreprises non agricoles aux États-Unis due au ralentissement de la productivité du travail s'élevait à 10,9 millions de dollars. McKinsey a qualifié cette croissance de la productivité de « au mieux anémique ».
Des années plus tard, le scénario a changé. Pour la première fois depuis des décennies, nous assistons à une croissance de la productivité, les organisations ayant compris comment tirer parti des outils modernes dans les domaines du télétravail, de la collaboration, de l'intelligence artificielle et de la gestion de projet pour répondre à leurs besoins.
Pour pérenniser et tirer parti de ce phénomène récent, une approche stratégique de la gestion du travail est nécessaire. Dans cet article de blog, nous vous montrons comment utiliser des stratégies de gestion de projet éprouvées et des outils numériques de pointe pour améliorer les résultats de votre entreprise.
Que sont les stratégies de gestion de projet ?
Les stratégies de gestion de projet regroupent les objectifs, les approches, les processus, les bonnes pratiques et les outils utilisés pour mener à bien des projets d’entreprise. Une bonne stratégie de gestion de projet se caractérise par :
- Vision globale : il présente une vue d'ensemble, les objectifs et la vision.
- Vision à long terme : il s'agit d'envisager les projets sur une période de 3 à 5 ans.
- Applicabilité à l'échelle de l'organisation : en règle générale, les stratégies de gestion de projet sont définies au niveau de l'organisation ou du service afin d'améliorer l'efficacité.
- Alignement : il est aligné sur les objectifs et les processus de l'organisation.
- Cohérence : en tant que fondement, ces stratégies ne sont pas susceptibles de changer à court terme.
Stratégie de projet vs stratégie de gestion de projet
Pour être clair, une stratégie de projet décrit la manière dont l'équipe de projet exécute son travail. Elle se limite au niveau du projet et décrit ce qui doit être fait, pourquoi et comment. Le chef de projet/responsable du projet la décide et la finalise, avec la contribution et les commentaires des sponsors.
Par exemple, une stratégie de projet peut inclure le temps tampon à ajouter à chaque phase du projet ou la manière de réagir à une dérive des objectifs au cours du projet.
La stratégie de gestion de projet est la manière dont l'ensemble de l'organisation gère ses projets. Elle s'applique souvent au niveau organisationnel, est conçue par la direction et nécessite des investissements importants dans les processus et les outils de gestion de projet.
Dans une stratégie de gestion de projet, les décisions tournent autour du choix d'un logiciel de gestion de projet gratuit, de la mise en place de systèmes de suivi, de la définition de pratiques de révision, etc.
Que vous gériez un petit projet ou un projet gigantesque, des stratégies efficaces de gestion de projet peuvent faire toute la différence. Voyons comment.
L'importance d'une gestion de projet efficace
Le développement logiciel agile met l'accent sur la nécessité de disposer d'« équipes autogérées ».
Vous vous demandez peut-être : « Si j'ai recruté des membres compétents et que je leur ai donné les moyens de prendre des décisions, pourquoi ai-je besoin d'une gestion de projet ? »
Voici comment une gestion de projet efficace fournit l’assistance nécessaire aux fondements mêmes de toute entreprise.
Gestion du changement
Les entreprises ont besoin de changement. Les marchés évoluent. Les clients exigent de nouveaux produits et services. La méthodologie de gestion de projet que vous avez choisie au début de votre activité n'est peut-être plus pertinente. Elle peut même vous freiner.
Des outils de gestion de projet efficaces permettent de suivre le passé et de réaliser des prévisions pour l'avenir.
Gestion des tâches
Un projet peut impliquer plusieurs dizaines, voire plusieurs milliers de tâches à achever. Plus important encore, ces tâches sont interconnectées, l'achèvement de l'une ayant un impact sur la suivante, et se répercutant sur celle d'après.
Une bonne stratégie de gestion de projet permet d'éviter que les petits détails ne passent à la trappe.
Gestion du personnel
Employés, sous-traitants, ressources partagées, cadres supérieurs, cadres débutants et intermédiaires, consultants, sponsors, auditeurs, clients : chaque projet implique de nombreux types de personnes.
Une gestion de projet efficace garantit que chacun contribue à son rôle sans conflit entre les membres de l'équipe.
Si vous n'êtes toujours pas convaincu, voici les avantages quotidiens d'une gestion de projet stratégique.
Principaux avantages de la gestion de projet stratégique
Orientation : une bonne gestion de projet donne une orientation à tous les membres de l'équipe. Elle rallie chaque membre de l'équipe autour d'objectifs communs et le guide sur la bonne voie.
Contrôle : un projet géré efficacement a plus de chances d'être réalisé dans les délais et dans les limites du budget. La gestion de projet élimine le gaspillage et améliore l'utilisation des ressources.
Agilité : lorsque le chef de projet a une visibilité sur tous les aspects du projet, il peut anticiper les risques et mieux y répondre. Cela permet à l'équipe de s'adapter à des situations en constante évolution.
Satisfaction des employés : une gestion de projet efficace apporte de la clarté aux équipes. Elles connaissent leur travail et savent comment il contribue à l'organisation. Cela évite la confusion et améliore l'expérience des employés.
Satisfaction des parties prenantes : lorsqu'un projet est bien géré, il est prévisible. Les chefs de projet peuvent communiquer en toute confiance avec les parties prenantes.
Pour atteindre tous ces objectifs et bien d'autres encore, vous avez besoin de stratégies de gestion de projet solides. Les voici.
Stratégies essentielles de gestion de projet
Chaque organisation est unique. Considérez la stratégie ci-dessous comme une ligne directrice générale et personnalisez-la selon vos besoins. Pour plus de réussite et de meilleurs résultats, utilisez ClickUp pour les équipes de gestion de projet afin de mettre en œuvre ces stratégies. Dans cette section, nous vous montrons comment.
1. Définir clairement les objectifs et la portée du projet
« Pourriez-vous m'indiquer, s'il vous plaît, quelle direction je dois prendre à partir d'ici ? » demanda Alice au chat du Cheshire. « Cela dépend beaucoup de l'endroit où vous voulez aller », répondit le chat.
« Pourriez-vous m'indiquer, s'il vous plaît, quelle direction je dois prendre à partir d'ici ? » demanda Alice au chat du Cheshire. « Cela dépend beaucoup de l'endroit où vous voulez aller », répondit le chat.
La stratégie de gestion de projet la plus fondamentale, mais aussi la plus cruciale, consiste à définir les objectifs du projet. Ce faisant, concentrez-vous sur ce que signifie pour vous la réussite du projet et définissez cela comme le résultat attendu.
Vos objectifs pourraient être les suivants : « développer une application mobile pour la prise de rendez-vous » ou « concevoir une campagne marketing pour Thanksgiving ».
Pour éviter les difficultés liées à la gestion de projet par la suite, définissez vos objectifs :
- Équilibré : ne soyez pas trop vague, comme « simplifier la vie », ce qui peut entraîner une paralysie analytique. Ne soyez pas non plus trop précis, au point que l'équipe du projet n'ait plus aucune marge de manœuvre pour faire preuve de créativité.
- Limité : décrire la portée du travail nécessaire pour atteindre lesdits objectifs. Définir clairement les limites entre ce qui est inclus et ce qui est exclu.
- SMART : Fixez des objectifs spécifiques, mesurables, atteignables, pertinents et limités dans le temps (SMART).
Une fois que vous avez défini vos objectifs et la portée du projet, assurez-vous que toutes les parties prenantes en aient connaissance. ClickUp Goals est un outil simple et visuel qui vous permet de le faire. Créez des objectifs généraux, fixez des cibles, organisez-les dans des dossiers, attribuez-les à des personnes, suivez les progrès en temps réel et ajustez les projets au fur et à mesure, le tout en un seul endroit !
Si vous n'êtes pas sûr des objectifs que vous vous fixez, explorez quelques exemples de gestion de projet. Découvrez comment les organisations performantes fixent leurs objectifs et inspirez-vous-en.
2. Élaborer un plan de projet complet
Maintenant que vous savez où aller, il est temps de planifier votre voyage ✈️. Pour tout chef de projet, c'est l'une des tâches les plus chronophages. Elle consiste à jongler avec plusieurs aspects du projet et à les rassembler pour une exécution cohérente.
Ne vous inquiétez pas. Nous sommes là pour vous aider.
Commencez par vider votre esprit
Avant de vous asseoir pour planifier, rassemblez tous les aspects du projet en un seul endroit. Notez les objectifs, les exigences, les ressources, les budgets, les critères de réussite et tout autre élément que vous jugez pertinent dans un emplacement centralisé. Une bonne analyse des parties prenantes est également utile à ce stade.
N'essayez pas encore d'y voir clair. Contentez-vous pour l'instant de rassembler toutes les informations. Si vous aimez les listes, ClickUp Docs est un excellent moyen de les documenter. Si vous êtes plutôt visuel, ClickUp cartes mentales vous offre une excellente toile sur laquelle vous pouvez projeter vos idées.
Organisez vos idées
L'exercice de « brain dump » doit vous donner une image plus claire de tout ce dont vous avez besoin pour planifier votre projet. Maintenant, il est temps de vous organiser. Organiser votre projet vous aide à prendre des décisions concernant qui travaillera sur quoi, combien de temps cela prendra, etc.
Configurez le travail sur votre logiciel de gestion des tâches. Sur ClickUp, vous pouvez créer directement des tâches à partir de documents et de cartes mentales, ce qui facilite la transition entre l'idée et l'action. Si vous préférez partir de zéro, pas de souci. Créez vos projets et ajoutez des tâches au fur et à mesure qu'elles vous viennent à l'esprit.
Saisissez les détails
Pour chaque tâche, incluez toutes les informations nécessaires, telles que :
- Toutes les sous-tâches qui doivent être achevées au cours de cette tâche.
- Date limite à laquelle il doit être achevé
- Dépendances, en amont et en aval
- Utilisateurs responsables de la tâche
- Checklists des critères d'acceptation
Utilisez l'une des dizaines d'automatisations ClickUp pour faciliter cette tâche. Par exemple, vous pouvez assigner des responsables à toutes les nouvelles tâches dans un emplacement, tel qu'un dossier ou un environnement de travail.
Concrétisez le plan du projet
Une fois que vous avez rempli les détails, il est temps de voir si votre plan est vraiment réalisable. Les chefs de projet qui utilisent ClickUp préfèrent le faire avec la vue Calendrier.
La vue Calendrier de ClickUp affiche un aperçu clair et visuel de ce qui se passe et quand. S'il y a des chevauchements, des dépendances, des jours fériés, etc., vous pouvez tous les voir ici. Et ce n'est pas tout ! Vous pouvez simplement glisser-déposer des tâches ou les prolonger pour ajuster vos délais depuis cet endroit.
Pendant que vous y êtes, rationalisez l'allocation de vos ressources. Utilisez les vues Charge de travail ClickUp pour vous assurer que l'équipe que vous constituez pour ce projet est disponible.
Si tout cela vous donne l'impression de garder un troupeau de chats, nous vous comprenons. Voici quelques-unes des stratégies les plus efficaces réunies dans un modèle complet de gestion de projet ClickUp.
Ce modèle avancé permet aux chefs de projet de planifier efficacement des projets complexes impliquant des équipes interfonctionnelles. Avec plusieurs vues, statuts personnalisés et champs personnalisés, ce modèle constitue la base d'un système de gestion de projet performant.
Si cela vous semble trop complexe, essayez l'un de ces autres modèles de gestion de projet ou modèles de plan de projet.
3. Favoriser une communication et une collaboration efficaces
Chaque projet est un ensemble d'éléments mobiles. Pour fonctionner comme une machine bien huilée, il faut absolument éviter les problèmes de communication sur le lieu de travail. Lorsque vous élaborez votre stratégie de gestion de projet, investissez dans la promotion d'une communication et d'une collaboration positives.
Processus : établissez des protocoles de communication clairs et mettez en place les bons outils de collaboration pour la gestion de projet.
Par exemple, si vos équipes ont besoin de discuter de questions liées à une tâche particulière, encouragez-les à utiliser la section commentaires sous les tâches ClickUp. Cela permet de créer un contexte et facilite le transfert de connaissances.
Pour éviter d'avoir à vérifier chaque tâche pour voir s'il y a un commentaire, utilisez ClickUp Chat. Regroupez tous les messages au même endroit, prêts à être traités par vos équipes.
Ressources : mettez toutes les ressources du projet à la disposition de l'ensemble de l'équipe. Qu'il s'agisse du cahier des charges, du plan, du calendrier ou des connaissances acquises lors de projets antérieurs. Regroupez toutes les ressources sur ClickUp Docs pour en faciliter l'accès.
Cela ne signifie pas que vous devez transférer toutes vos données vers ClickUp. Au contraire, vous pouvez simplement intégrer vos outils existants et activer la recherche connectée ClickUp!
État d'esprit : il s'agit d'un aspect essentiel pour encourager une collaboration efficace. Les membres introvertis ou timides de votre équipe peuvent ne pas demander activement de l'aide. Ils peuvent même ne pas prendre la parole tant qu'on ne leur adresse pas la parole. Assurez-vous de prendre régulièrement de leurs nouvelles. Invitez-les à partager leur opinion sous une forme qui leur convient et montrez-leur que vous l'appréciez.
4. Pratiquer la gestion et l'atténuation des risques
Aujourd'hui, chaque projet comporte des risques tels que des dépassements budgétaires, des retards, des perturbations technologiques, l'indisponibilité de la main-d'œuvre, l'incertitude du marché, etc. Prenez les devants en prenant des étapes d'atténuation ou en préparant vos réponses.
Évaluer
Réalisez des évaluations approfondies des risques. Tenez compte des facteurs de risque financiers, opérationnels, organisationnels, réglementaires et externes. Lorsque vous identifiez des risques, quantifiez également leur impact potentiel.
Atténuer
Mettez en place des systèmes pour éviter tout risque. Intégrez la conformité dans votre projet. Si vous prévoyez d'être à court de fonds au milieu du projet, demandez un paiement anticipé, un prêt ou un investissement supplémentaire.
Créez une checklist pour la gestion de projet afin d'identifier et d'atténuer les risques de manière cohérente.
Planifier
Certains risques sont difficiles à atténuer, même si vous savez qu'ils peuvent survenir. Par exemple, l'indisponibilité d'un membre clé de l'équipe pour des raisons de santé ou personnelles est un risque courant. Mais le recrutement de ressources de sauvegarde peut s'avérer trop coûteux.
Dans de telles situations, ayez un plan. Vous pouvez créer une liste de sous-traitants à qui faire appel ou redistribuer le travail entre les membres de l'équipe existante. Réfléchissez à ce que vous allez faire.
5. Suivi et contrôle de la progression du projet
Une bonne stratégie de gestion de projet couvre l'ensemble du cycle de vie du projet : planification, exécution et évaluation. Dans le cadre de votre stratégie, mettez en place des mesures pour suivre et contrôler la progression du projet.
Définissez des indicateurs clés de performance (KPI) : dans le cadre des objectifs du projet, définissez des indicateurs clés de performance (KPI) pour chaque individu.
Suivez les résultats : utilisez un système de rapports tel que ClickUp Tableaux de bord pour suivre en temps réel les performances des projets à l'aide d'indicateurs clés de performance (KPI).
Effectuez des revues : discutez régulièrement avec l'équipe de la progression du projet. Il peut s'agir de rétrospectives, de revues de sprint ou d'entretiens individuels. Utilisez ces moments pour identifier les problèmes et apporter des ajustements.
6. Évaluation et apprentissage post-projet
Le projet n'est pas achevé à la livraison. La réussite d'un projet, c'est quand tu apprends quelque chose d'utile que tu peux utiliser à l'avenir. Intègre le processus d'évaluation et d'apprentissage, c'est-à-dire l'amélioration continue, à ta stratégie de gestion de projet.
Consultez les nombres : une fois le projet terminé, procédez à une évaluation quantitative. Posez les questions suivantes et notez les nombres.
- Avez-vous atteint vos objectifs ?
- Avez-vous livré dans les délais ?
- Avez-vous respecté votre budget ?
- Avez-vous perdu une partie de votre budget à cause de risques non maîtrisés ?
Trouvez le sens : recherchez également des informations qualitatives. Utilisez les questions suivantes pour orienter la discussion.
- Les promoteurs du projet sont-ils satisfaits du résultat ?
- Les membres de votre équipe sont-ils épuisés ?
- S'ils en avaient la possibilité, que souhaiteraient-ils faire différemment ?
- Quels enseignements tirés de ce projet pourront-ils mettre à profit à l'avenir ?
Consignez-les soigneusement pour pouvoir vous y référer ultérieurement. Essayez ClickUp Brain pour combiner les pouvoirs de la gestion de projet et de l'IA. Utilisez-le pour obtenir des informations, automatiser le remplissage de données, vous aider à rédiger, vérifier l'orthographe, transcrire et plus encore.
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Gagnez du temps et augmentez votre productivité avec ClickUp
La productivité dans le domaine du travail intellectuel est une notion étrange. Les chefs de projet chevronnés reconnaissent que les réunions font partie intégrante du travail intellectuel, car elles permettent de générer des idées, puis de les affiner en vue d'applications pratiques.
Vérification des faits : depuis la pandémie, les réunions, les e-mails et les autres activités de collaboration associées au télétravail ont entraîné un résultat d’une augmentation de 48 minutes par jour du temps de travail des équipes. Pourtant, la plupart des gens considèrent les réunions comme un frein à la productivité.
Dans un sondage HBR, 71 % des personnes interrogées ont déclaré trouver les réunions « improductives et inefficaces ». 64 % ont déclaré que cela leur coûtait un temps qu'elles auraient préféré consacrer à une réflexion approfondie.
L'une des principales raisons à cela est l'absence de moyen simple pour exploiter le contexte. Le problème est encore plus complexe lorsqu'il s'agit de gérer plusieurs projets.
Par exemple, le transfert entre la conception et le développement prend beaucoup plus de temps dans les environnements de travail à distance si la documentation n'est pas claire. Les analystes qualité peuvent ensuite rencontrer des difficultés s'ils n'ont pas accès à l'ensemble du contexte du projet.
C'est exactement ce que permet ClickUp. En tant qu'environnement de travail virtuel et outil de gestion de projet tout-en-un, ClickUp regroupe toutes les connaissances de votre organisation en un seul endroit, accessible à tous les membres de l'équipe en un seul clic. Il offre un outil unique pour la gestion de projet, la gestion du personnel, la gestion des connaissances, et bien plus encore.
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