Au début de cette décennie, la Le Bureau américain des statistiques du travail a constaté que que la perte cumulée de production dans le secteur des entreprises non agricoles des États-Unis due au ralentissement de la productivité du travail s'élevait à la somme colossale de 10,9 millions de dollars. McKinsey a appelé cette croissance de la productivité "anémique au mieux"
Des années plus tard, le scénario a changé. Pour la première fois depuis des décennies, nous assistons à une croissance de la productivité à mesure que les organisations trouvent comment tirer parti des outils modernes en matière de travail à distance, de collaboration, d'intelligence artificielle et de gestion de projet pour répondre à leurs besoins.
Soutenir et tirer parti de ce phénomène récent nécessite une approche stratégique de la gestion du travail. Dans ce billet de blog, nous vous montrons comment utiliser des stratégies de gestion de projet éprouvées et des outils numériques de pointe pour élever les résultats de votre entreprise.
**Qu'est-ce que les stratégies de gestion de projet ?
Les stratégies de gestion de projet sont l'ensemble des objectifs, des approches, des processus, des bonnes pratiques et des outils utilisés pour exécuter la livraison des projets d'entreprise. Une bonne stratégie de gestion de projet se caractérise par :
- Une vision d'ensemble : Une bonne stratégie de gestion de projet se caractérise par : une vision d'ensemble : elle donne un aperçu de la situation dans son ensemble, des objectifs et de la vision
- Afficher une vision à long terme : Elle affiche une vision des projets sur 3 à 5 ans
- L'applicabilité à l'échelle de l'organisation : Généralement, les paramètres de gestion de projet sont définis au niveau de l'organisation ou du département pour une meilleure efficacité
- L'alignement : Elle est alignée sur les objectifs et les processus de l'organisation
- Cohérence : En tant que fondement, ces stratégies sont peu susceptibles de changer à court terme
Stratégie de projet vs. stratégie de gestion de projet
Pour être clair, une stratégie de projet décrit la manière dont l'équipe de projet exécute son travail. Elle est limitée au niveau du projet et décrit ce qu'il faut faire, pourquoi et comment les choses doivent être terminées. C'est le gestionnaire/chef de projet qui la décide et la finalise, avec l'apport et le retour d'information des sponsors.
Par exemple, une stratégie de projet peut inclure la durée de la période tampon à ajouter à chaque phase du projet ou la manière de réagir à l'élargissement de la portée au cours du projet.
La stratégie de gestion de projet est la manière dont l'ensemble de l'organisation gère ses projets. Elle s'applique souvent au niveau de l'organisation, conçue par la haute direction, avec un investissement important dans les processus et les outils de gestion de projet.
Dans une stratégie de gestion de projet, les décisions tournent autour du choix d'un logiciel de gestion de projet gratuit la manière dont vous établissez les paramètres de suivi, les pratiques d'examen, etc.
Que vous gériez un petit projet ou un projet gigantesque, des stratégies de gestion de projet efficaces peuvent faire toute la différence. Voyons comment.
L'importance d'une gestion de projet efficace
Le développement de logiciels agiles met l'accent sur la nécessité d'avoir des " équipes autogérées "
Vous pourriez vous demander : "Si j'ai engagé des membres d'équipe compétents et leur ai donné les moyens de prendre des décisions, pourquoi ai-je besoin d'une gestion de projet ?"
Voici comment une gestion de projet efficace assiste le fondement même de toute entreprise.
Gestion du changement
Les entreprises ont besoin de changement. Les marchés évoluent. Les clients exigent de nouveaux produits et services. La méthodologie de gestion de projet que vous avez choisie lors de la création de votre entreprise n'est peut-être plus pertinente. Il se peut même qu'elle vous empêche d'avancer.
Des outils de gestion de projet efficaces permettent de suivre le passé et de prévoir l'avenir.
Gestion des tâches
Un projet peut comporter de quelques dizaines à plusieurs milliers de tâches à achever. Plus important encore, ces tâches sont interconnectées, l'achèvement de l'une d'entre elles ayant un impact sur la suivante, et s'ajoutant à la suivante.
La bonne stratégie de gestion de projet permet d'éviter que les petits détails ne passent à travers les mailles du filet.
Gestion du personnel
Employés, sous-traitants, ressources partagées, cadres supérieurs, débutants et moyens, consultants, sponsors, auditeurs, clients - de nombreuses personnes sont impliquées dans chaque projet.
Une gestion de projet efficace garantit que chacun contribue à son rôle sans conflit avec les autres.
Si vous n'êtes toujours pas convaincu, voici les avantages quotidiens de la gestion de projet stratégique.
Avantages clés de la gestion de projet stratégique
Direction : Une bonne gestion de projet donne une direction à tous les membres de l'équipe. Elle mobilise chaque membre de l'équipe vers des objectifs communs en suivant le bon chemin.
Contrôle : Un projet géré efficacement a plus de chances de respecter les délais et le budget. La gestion de projet permet d'éliminer les gaspillages et d'améliorer l'utilisation des ressources .
Agilité : Lorsque le gestionnaire de projet a une visibilité sur tous les aspects du projet, il peut prévoir les risques et mieux y répondre. Il donne à l'équipe les moyens de s'adapter à des situations en constante évolution.
Satisfaction des employés : Une gestion de projet efficace apporte de la clarté aux équipes. Elles connaissent leur travail et savent comment il contribue à l'organisation. Cela évite la confusion et améliore l'expérience des employés.
Satisfaction des parties prenantes : Lorsqu'un projet est bien géré, il est prévisible. Les gestionnaires de projet peuvent communiquer en toute confiance avec les parties prenantes.
Pour atteindre tous ces objectifs et bien plus encore, vous avez besoin de stratégies de gestion de projet solides. Les voici.
Stratégies essentielles de gestion de projet
Chaque organisation est unique. Prenez la stratégie ci-dessous comme une ligne directrice générale et personnalisez-la en fonction de vos besoins. Pour une plus grande réussite et de meilleurs résultats, utilisez ClickUp pour les équipes de gestion d'un projet pour mettre en œuvre ces stratégies. Dans cette section, nous vous montrons comment.
1. Définir des objectifs et un champ d'application clairs pour le projet
"Pourriez-vous me dire, s'il vous plaît, dans quelle direction je dois aller à partir d'ici ?" Demande Alice au chat du Cheshire. "Cela dépend beaucoup de l'endroit où tu veux aller", répondit le chat.
Lewis Caroll, Alice au pays des merveilles
La stratégie de gestion de projet la plus élémentaire, mais aussi la plus critique, consiste à définir les objets du projet. À cette fin, concentrez-vous sur ce que la réussite du projet signifie pour vous et définissez ce résultat.
Vos objectifs pourraient être : "développer une application mobile pour la prise de rendez-vous" ou "concevoir une campagne marketing pour Thanksgiving"
Pour éviter les défis de la gestion de projet par la suite, fixez vos objets :
- Équilibrés : Ne soyez pas trop vague, comme "simplifier la vie", qui peut entraîner une paralysie de l'analyse. Ne soyez pas non plus trop précis, au point que l'équipe du projet n'ait aucune marge de manœuvre pour la créativité
- Limités : Décrivez dans les grandes lignes l'objectif du projetl'étendue du travail nécessaires pour atteindre ces objets. Tracer des limites claires autour des inclusions et des exclusions
- SMART : Fixez des objectifs spécifiques, mesurables, réalisables, pertinents et limités dans le temps (SMART).
Gestion des objectifs du projet avec ClickUp
Une fois que vous avez fixé vos paramètres et défini la portée du projet, rendez-les visibles à toutes les parties prenantes. Objectifs ClickUp est un moyen simple et visuel de faire cela. Créez de grands objectifs, fixez des cibles, organisez-les dans des dossiers, assignez-les à des personnes, suivez la progression en temps réel et ajustez les projets au fur et à mesure, le tout en un seul endroit !
Si vous n'êtes pas sûr des objectifs que vous paramétrez, explorez quelques exemples de gestion de projet . Voyez comment les organisations qui réussissent fixent leurs objectifs et inspirez-vous d'elles.
2. Élaborer un forfait de projet complet
Maintenant que vous savez où aller, il est temps d'élaborer vos forfaits ✈️. Pour tout gestionnaire de projet, c'est l'une des parties du travail qui prend le plus de temps. Il s'agit de jongler avec les multiples aspects du projet et de les rassembler pour une exécution cohérente.
Ne vous inquiétez pas pour autant. Nous avons de l'aide.
Débutez par un brain dump
Avant de vous atteler au forfait, rassemblez tous les aspects du projet en un seul endroit. Notez les objectifs, les exigences, les ressources, les budgets, les critères de réussite et tout autre élément pertinent dans un emplacement central. Un bon analyse des parties prenantes est également utile à cet égard.
N'essayez pas de comprendre tout cela pour l'instant. Rassemblez le tout pour l'instant. Si vous aimez le format des listes en forme de schéma, Documents ClickUp est un excellent moyen de documenter cela. Si vous êtes une personne visuelle, Cartes mentales ClickUp propose un excellent canevas sur lequel vous pouvez jeter des éléments.
Brainstorming collaboratif et documents clairs avec ClickUp Docs
Organisez vos idées
L'exercice de brainstorming doit vous permettre d'avoir une vision plus claire de tout ce dont vous avez besoin pour le forfait de votre projet. Il s'agit maintenant de l'organiser. L'organisation de votre projet vous aide à prendre des décisions sur qui travaillera sur quoi, combien de temps prendra telle ou telle chose, etc.
Organisez le travail sur votre logiciel de gestion des tâches . Sur ClickUp, vous pouvez créer directement des tâches à partir de documents et de cartes mentales, ce qui facilite le passage de l'idée à l'action. Si vous préférez faire table rase du passé, pas de problème. Créez vos projets et ajoutez des tâches au fur et à mesure qu'elles se présentent à vous.
de l'idée à l'action avec les ClickUp MindMaps_
Insérez les détails
Pour chaque tâche, incluez toutes les informations nécessaires, telles que :
- Toutes les sous-tâches qui doivent être achevées au cours de cette tâche
- La date limite à laquelle elle doit être achevée
- Les dépendances, en amont et en aval
- Les utilisateurs responsables de la tâche
- Les checklists des critères d'acceptation
Automatisations au niveau de l'espace avec ClickUp
Utilisez l'une des douzaines de Automatisations ClickUp pour faciliter ce travail. Par exemple, vous pouvez définir des assignés pour toutes les nouvelles tâches dans un emplacement, comme un dossier ou un espace de travail.
Cristalliser le forfait du projet
Une fois que vous avez rempli les détails, il est temps de voir si votre forfait est vraiment pratique. Les gestionnaires de projet qui utilisent ClickUp préfèrent faire cela avec l'affichage Calendrier.
la gestion visuelle du calendrier avec ClickUp_
Le Affichage du Calendrier ClickUp fournit un aperçu clair et visuel de ce qui se passe quand. S'il y a des chevauchements, des dépendances, des jours fériés, etc., vous pouvez les voir ici. Vous pouvez les voir ici Vous pouvez simplement glisser et déposer des tâches ou les étendre pour ajuster vos échéances à partir d'ici.
Pendant que vous y êtes, rationalisez l'allocation de vos ressources. Utiliser ClickUp Vues Charge de travail pour vous assurer que l'équipe que vous réunissez pour ce projet est disponible.
Si vous avez l'impression d'être en train de vous débrouiller tout seul, nous comprenons. Voici quelques-unes des stratégies les plus efficaces réunies dans un seul et même document Modèle de gestion de projet ClickUp .
Ce modèle de niveau avancé permet aux gestionnaires de projet de planifier efficacement des projets complexes impliquant des équipes interfonctionnelles. Avec plusieurs affichages, statuts personnalisés et champs personnalisés, ce modèle constitue la base d'un système de gestion de projet puissant.
Si ce modèle est trop complexe pour vous, essayez l'un des autres modèles suivants modèles de gestion de projet ou modèles de plans de projet .
3. Permettre une communication et une collaboration efficaces
Tout projet est un ensemble de pièces mobiles. Pour travailler comme une machine bien huilée, la seule chose à éviter absolument est de les lacunes en matière de communication sur le lieu de travail . Lors de l'élaboration de votre stratégie de gestion de projet, investissez dans la promotion d'une communication et d'une collaboration positives.
Processus : Établissez des paramètres de communication clairs et mettez en place les bons outils de communication outils de collaboration pour la gestion de projet .
Par exemple, si vos équipes ont besoin de discuter de choses liées à une tâche particulière, encouragez-les à utiliser la section des commentaires sous ClickUp Tasks. Cela crée un contexte et favorise le transfert de connaissances.
Pour éviter d'avoir à se rendre sur chaque tâche pour vérifier s'il y a un commentaire, utilisez la fonction ClickUp Discuter . Obtenez tous les messages en un seul endroit, prêts à être traités par vos équipes.
Le tout nouveau ClickUp Chat
Ressources : Mettez toutes les ressources du projet à la disposition de l'ensemble de l'équipe. Qu'il s'agisse du document d'exigences, du forfait, du calendrier ou des connaissances acquises dans le cadre de projets antérieurs. Consolidez toutes les ressources sur ClickUp Docs pour un accès facile.
Cela ne veut pas dire que vous devez apporter toutes vos données à ClickUp, au contraire, vous pouvez simplement intégrer vos outils existants et permettre à votre équipe d'y accéder facilement ClickUp Connected Search (Recherche connectée) !
recherche connectée à travers des dizaines d'applications au sein de ClickUp_
Mindset : C'est un aspect clé pour encourager une collaboration efficace. Les membres de votre équipe qui sont introvertis ou timides ne demanderont peut-être pas activement de l'aide. Il se peut même qu'ils ne parlent pas tant qu'on ne leur a pas parlé. Invitez-les à partager leur opinion dans une forme qui leur convient et montrez-leur que vous en avez la valeur.
4. Pratiquer la gestion et l'atténuation des risques
Aujourd'hui, tout projet court le risque de dérapages budgétaires, de retards, de perturbations technologiques, d'indisponibilité de la main-d'œuvre, d'incertitude du marché, etc. Prenez de l'avance en adoptant des étapes d'atténuation ou en préparant vos réponses.
Évaluer
Effectuez des évaluations approfondies des risques. Incluez les facteurs de risque financiers, opérationnels, organisationnels, réglementaires et externes. Lorsque vous identifiez les risques, quantifiez également leur impact potentiel.
Mitiger
Mettez en place des paramètres permettant d'éviter tout risque. Incluez la conformité dans votre projet. Si vous prévoyez de manquer de fonds au milieu du projet, demandez un paiement anticipé, un prêt ou un investissement supplémentaire.
Créez une checklist de gestion de projet pour identifier et atténuer les risques de manière cohérente.
Plans
Certains risques sont difficiles à atténuer, même si l'on sait qu'ils peuvent se produire. Par exemple, l'indisponibilité d'un membre essentiel de l'équipe pour des raisons de santé ou personnelles est un risque courant. Mais l'embauche de ressources de sauvegarde peut s'avérer trop coûteuse.
Pour de telles situations, prévoyez un forfait. Vous voudrez peut-être créer une liste de sous-traitants à qui faire appel ou redistribuer le travail entre les membres de l'équipe existants. Réfléchissez à ce que vous allez faire.
5. Suivre et contrôler la progression du projet
Une bonne stratégie de gestion de projet couvre l'ensemble du cycle de vie du projet - la planification, l'exécution et l'évaluation. Dans le cadre de votre stratégie, mettez en place des paramètres pour suivre et contrôler la progression.
Définir des indicateurs clés de performance : Dans le cadre des objectifs du projet, définissez des indicateurs clés de performance (ICP) pour chaque personne.
Contrôler les résultats : Utilisez un système de rapports tel que Tableaux de bord ClickUp pour suivre en temps réel les performances du projet en fonction des indicateurs clés de performance.
le suivi de la gestion de projet avec ClickUp Dashboards
Effectuer des révisions : Ayez des discussions périodiques avec l'équipe sur la progression du projet. Il peut s'agir de rétrospectives, de revues de sprint ou d'entretiens individuels. Profitez-en pour identifier les problèmes et procéder à des ajustements.
6. Évaluation et apprentissage post-projet
Le projet ne se termine pas à la livraison. La réussite d'un projet s'achève lorsque vous avez appris quelque chose de significatif que vous pourrez utiliser à l'avenir. Intégrez le processus d'évaluation et d'apprentissage - ou d'amélioration continue - à votre stratégie de gestion de projet.
Voyez les nombres : Une fois le projet terminé, procédez à une évaluation quantitative. Posez les questions suivantes et notez les nombres.
- À avez-vous fait vos objectifs ?
- Avez-vous fait ce qu'il fallait dans les délais ?
- Avez-vous respecté le budget ?
- Avez-vous perdu une partie du budget à cause de risques non maîtrisés ?
Trouvez le sens : En outre, recherchez également des informations qualitatives. Utilisez les questions suivantes pour orienter cette discussion.
- Les promoteurs du projet sont-ils satisfaits de la livraison ?
- Les membres de l'équipe sont-ils épuisés ?
- S'ils en avaient la possibilité, que voudraient-ils faire différemment ?
- Qu'ont-ils appris de ce projet qu'ils pourront utiliser à l'avenir ?
Documentez soigneusement ces questions pour pouvoir vous y référer ultérieurement. Essayez ClickUp Brain pour combiner les pouvoirs de la gestion de projet par l'IA . Utilisez-la pour vous apporter des informations, automatiser le remplissage de données, aider à la rédaction, à la correction orthographique, à la transcription, etc.
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Gagner du temps et être plus productif avec ClickUp
La productivité dans le travail de la connaissance est une bête étrange. Les responsables de projet qui réussissent reconnaissent que les réunions font partie intégrante du travail de la connaissance parce qu'elles permettent de créer des idées et de les affiner en vue d'applications pratiques.
**Depuis la pandémie, les réunions, les e-mails et les autres activités de collaboration associées au travail télétravail ont eu pour résultat d'augmenter la productivité des équipes travaillent 48 minutes de plus par jour . Pourtant, la plupart des gens considèrent les réunions comme un gouffre à productivité.
Dans un Sondage HBR , 71% des personnes interrogées ont déclaré trouver les réunions "improductives et inefficaces" 64 % ont déclaré que cela leur fait perdre du temps qu'ils auraient pu consacrer à une réflexion approfondie.
L'une des raisons clés de cette situation est l'absence d'un moyen simple d'exploiter le contexte. Le problème s'aggrave lorsque la gestion de plusieurs projets .
Par instance, le transfert de la conception et du développement prend infiniment plus de temps dans les lieux de travail éloignés si la documentation n'est pas claire. Les analystes de la qualité risquent par la suite de rencontrer des difficultés s'ils n'ont pas accès à l'ensemble du contexte du projet.
C'est exactement ce que permet ClickUp. En tant qu'environnement de travail virtuel et outil de gestion de projet tout-en-un, ClickUp consolide toutes vos connaissances organisationnelles en un seul endroit auquel chaque membre de l'équipe peut accéder d'un simple clic sur un bouton. Il offre un outil unique pour la gestion de projet, la gestion des personnes, la gestion des connaissances, et plus encore.
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