Avez-vous remarqué un absentéisme fréquent sur votre lieu de travail ? Ou des absences de dernière minute perturbent-elles les flux de travail ?
Si oui, votre organisation a besoin d'une politique de présence des employés claire.
Une politique bien définie et équitable permet de définir correctement les attentes, de garantir la responsabilité, d'accroître la satisfaction globale au travail et d'assurer le bon déroulement des opérations, sans surcharger le reste de votre équipe.
Dans cet article de blog, nous vous montrons comment créer une politique de présence des employés claire et efficace pour votre organisation.
⏰ Résumé en 60 secondes
- Une politique de présence des employés définit des attentes claires en matière d'heures de travail, d'absences imprévues et de procédures de congés, garantissant la responsabilité, la productivité et la conformité
- Une politique de présence des employés doit inclure des éléments tels que la portée et l'objectif, les attentes en matière de présence, les procédures de rapports d'absence, les types d'absences, les politiques de congés et les conséquences en cas de non-respect, entre autres. Les étapes de rédaction d'une politique de présence de l'entreprise sont les suivantes : Évaluer les besoins de l'entreprise et les exigences légales. Définir des directives claires en matière de présence et de congés
- Les étapes de rédaction d'une politique d'entreprise en matière de présence sont les suivantes :
- Évaluer les besoins de l'entreprise et les exigences légales
- Définir des directives claires en matière d'assiduité et de congés
- Communiquer la politique aux employés
- Les outils de gestion des connaissances et des relevés de temps de ClickUp aident les organisations à rationaliser le suivi des présences, à automatiser les entrées de temps et à centraliser la documentation des politiques pour en faciliter l'accès et les mises à jour.
- Les étapes de rédaction d'une politique d'entreprise en matière de présence sont les suivantes :
- Évaluer les besoins de l'entreprise et les exigences légales
- Définir des directives claires en matière d'assiduité et de congés
Qu'est-ce qu'une politique de présence des employés ?
Une politique de présence des employés est un ensemble de directives claires qui définissent les attentes en matière d'heures de travail, d'arrivées tardives et de demandes de congés. Cette politique définit les heures de travail, les absences acceptables, les procédures de congés et les conséquences en cas de violation de la politique.
Le résultat est un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée, une plus grande responsabilisation et une efficacité opérationnelle accrue, créant ainsi un lieu de travail où les employés et l'entreprise s'épanouissent.
Voici pourquoi il est important d'avoir une politique d'entreprise structurée en matière de présence :
- Pour les organisations : standardiser la gestion des congés, appliquer les politiques de l'entreprise de manière cohérente et garantir le respect du droit du travail
- Pour les responsables des ressources humaines : Encourager la ponctualité et la responsabilité et établir des normes de présence uniformes pour éviter les favoritismes
- Pour les managers de projet et les chefs d'équipe : Suivi de la disponibilité des ressources, équilibrage des charges de travail et réduction des conflits causés par l'absence imprévue d'employés
- Pour les employés : Ayez des attentes claires en matière d'assiduité et de congés afin de favoriser un environnement de travail équitable et d'améliorer la planification personnelle et la satisfaction au travail.
Pourquoi une politique de présence des employés est-elle essentielle ?
Une politique solide contribue à créer un lieu de travail où la fiabilité n'est pas seulement appréciée, mais constitue la norme. Elle garantit que les employés ne se démènent pas pour remplacer les membres absents de l'équipe, que les managers ne jouent pas les détectives et que chacun a une chance équitable de trouver un équilibre entre vie professionnelle et vie privée.
Voici comment cela permet d'assurer le bon fonctionnement des opérations :
- Définit des attentes claires : aide les employés à comprendre et à respecter les exigences en matière d'heures de travail, les procédures de congés et les directives relatives aux rapports d'absence, réduisant ainsi la confusion et les malentendus
- Améliore la responsabilisation : garantit que les employés assument la responsabilité de leurs tâches tout en fournissant aux managers une approche structurée pour gérer les choses en leur absence
- Améliore la productivité : réduit les perturbations dues aux absences imprévues, aidant les équipes à maintenir la continuité de l'entreprise grâce à un flux de travail régulier
- assistance à la planification des effectifs* : aide les RH et les managers à suivre les tendances en matière de présence, à anticiper les besoins en personnel et à éviter les conflits d'horaires grâce à l'analyse des effectifs
- Favorise une culture de travail positive : crée un environnement de travail juste et transparent où les employés se sentent valorisés et assistés, ce qui améliore le moral et la rétention
🔍 Le saviez-vous ? Selon un sondage de la SHRM,
- 1 employé sur 3 rapporte que son travail a eu un impact négatif sur sa santé mentale au cours des six derniers mois
- 30 % des travailleurs se sentent dépassés par le travail
- 29 % ressentent de l'anxiété au moins une fois par semaine à cause de leur travail
- 27 % des employés de la génération Z rapportent se sentir déprimés au moins une fois par semaine à cause du travail
Les éléments clés d'une politique efficace de gestion des présences des employés
Une politique efficace en matière d'assiduité des employés doit clairement définir les attentes, les procédures et les conséquences liées à l'assiduité.
Voici les éléments clés :
1. Portée et objectif
Cette section explique pourquoi la présence est importante, en la liant à la productivité, à l'équité et à la réussite de l'entreprise. En répondant aux questions « À qui cela s'applique-t-il ? » et « Pourquoi est-ce important ? », les employés comprennent d'emblée que la politique vise à assurer le bon déroulement des opérations et une charge de travail équilibrée.
Pour plus de clarté :
✅ Expliquer pourquoi la politique existe et son importance pour maintenir la productivité et l'équité des employés
✅ Définir à qui s'applique la politique (par exemple, tous les employés, des services spécifiques, des types d'emploi)
2. Attentes en matière de présence
Ici, vous définissez exactement ce que signifie « se présenter » sur votre lieu de travail. Cela signifie qu'il n'y a plus d'excuses du type « je ne savais pas », juste des règles claires pour les heures de travail, les absences et tout le reste.
Pour définir correctement les attentes :
✅ Préciser les heures de travail, les temps de pause et les attentes en matière de ponctualité
✅ Inclure des directives pour les modalités de travail à distance ou hybrides
En savoir plus : Meilleur logiciel de gestion des horaires des employés
3. Procédures de rapports d'absence
Il indique aux employés exactement comment, quand et qui prévenir lorsqu'ils ne peuvent pas se rendre au travail. Des directives claires éliminent la confusion des textes vagues, des e-mails manqués ou des messages relayés par cinq personnes différentes.
Pour plus de commodité :
✅ Détaillez comment les employés doivent faire leurs rapports d'absence (par exemple, en informant un superviseur, en utilisant une application de calendrier )
✅ Inclure des délais pour les rapports (par exemple, au moins 2 heures avant le début du quart de travail)
💡Conseil de pro : Utilisez des relevés de temps automatisés pour enregistrer les pointages d'arrivée, de pause et de départ en temps réel, afin de garantir des données de présence précises sans saisie manuelle.
4. Types d'absences
Les politiques de présence ne doivent pas devenir un jeu de devinettes. Cette section décompose ce qui compte comme une absence justifiée, ce qui ne l'est pas, et comment les différents types de congés fonctionnent. Un système structuré pour les absences réduit les zones d'ombre et simplifie le suivi, les approbations et les ajustements de paie.
Pour éviter toute confusion :
✅ Définir les catégories de congés, ainsi que les critères d'éligibilité, le processus de demande et d'approbation, et les directives d'utilisation pour chaque type, tels que les congés payés et les congés sabbatiques illimités
✅ Fournir des exemples d'absences justifiées (par exemple, maladie, urgences familiales) et les documents requis
💡Conseil de pro : Utilisez des modèles de demande de congés pour créer un processus de congés fluide et sans stress.
5. Politiques de congés
Cette section est le manuel ultime pour prendre des congés. Elle indique qui obtient quoi, quand et comment en faire la demande. Des directives claires sur les périodes d'approbation et de préavis signifient moins de bousculades de dernière minute et de cauchemars de planification.
Pour garantir des politiques irréprochables et faciles à suivre :
✅ Décrire comment les employés doivent demander un congé (par exemple, portail RH, e-mail, approbation du responsable)
✅ Traiter la question de la gestion des absences imprévues et urgentes (par exemple, maladie soudaine, urgences familiales)
✅ Expliquer comment les congés s'accumulent et si les congés non utilisés sont reportés ou expirent
✅ Veiller à ce que les politiques soient conformes aux lois et réglementations du travail pour les types de congés obligatoires (par exemple, congé médical, congé de maternité/paternité)
Voici un bref aperçu des différents types de congés, s'ils sont payés, si une autorisation est nécessaire et quel est le délai de préavis à respecter.
Avertissement : cette politique peut être adaptée aux besoins spécifiques de l'entreprise et à son environnement de travail. *
| Type de congé | Rémunéré/non rémunéré | Approbation requise ? | Heure de notification |
| Congés | Rémunéré | ✅ | 2 à 3 semaines à l'avance |
| Congé maladie | Rémunéré | ❌ | Dès que possible |
| Absence non justifiée | Non rémunéré | ❌ | Aucun préavis n'a été donné |
| Congé parental | Rémunéré | ✅ | 30 jours à l'avance |
| Congé de deuil | Rémunéré | ✅ | Dès que possible |
6. Conséquences de la non-conformité
Répondez à la question « Que se passe-t-il si vous ne respectez pas les règles ? » de votre politique de présence. Les employés savent exactement ce qui se passe s'ils sont constamment en retard, prennent un nombre excessif de congés non approuvés ou ne se présentent pas au travail sans préavis. Pas de surprises, pas de zones d'ombre.
Pour garantir une application juste et cohérente :
✅ Indiquez clairement les mesures disciplinaires en cas d'absences excessives, de retards ou de non-respect des procédures
✅ Inclure un processus disciplinaire progressif (par exemple, avertissement verbal, avertissement écrit, licenciement)
7. Flexibilité et aménagements
C'est là que la politique de présence rencontre la vie réelle. Elle reconnaît que les employés ne sont pas des robots et que parfois, la flexibilité est nécessaire.
Pour garantir l'équité tout en tenant compte des besoins de l'entreprise :
✅ Définir des règles concernant les aménagements pour les employés handicapés, ayant des conditions médicales ou d'autres besoins particuliers, en conformité avec les exigences légales
✅ S'assurer que les employés comprennent que la flexibilité va de pair avec la responsabilité et doit être en adéquation avec les responsabilités professionnelles
Laquelle est la meilleure ?
*les politiques de présence sans faute sont plus équilibrées et plus largement utilisées, car elles fournissent un système structuré tout en laissant une certaine flexibilité aux employés.
Une politique de tolérance zéro en matière d'assiduité, en revanche, est beaucoup plus sévère et peut entraîner un niveau élevé d'insatisfaction et de rotation du personnel.
8. Suivi et contrôle
Considérez cette section comme la colonne vertébrale de votre politique de présence. Elle garantit que tout se déroule de manière fluide, équitable et transparente.
Pour garantir l'exactitude et l'équité :
✅ Définissez comment vous allez suivre la présence des employés (par exemple, logiciel de suivi du temps, registres manuels, systèmes de présence à distance )
✅ Préciser comment les retards et les départs anticipés sont contrôlés et enregistrés
✅ Expliquer comment les employés doivent enregistrer leurs heures de travail, y compris les installations de télétravail et de travail hybride
💡 Conseil de pro : Vous pouvez utiliser des modèles de relevés de temps pour le suivi du temps de travail des employés sur les tâches et avec les clients. Les responsables peuvent également configurer des rappels de relevés de temps pour s'assurer que les entrées sont soumises à temps, ce qui réduit les erreurs et les retards de paie.
9. Révision et mise à jour des politiques
Avec l'émergence du télétravail, des horaires flexibles ou des nouvelles technologies, les politiques doivent être affinées pour rester d'actualité, pertinentes et adaptées aux besoins changeants du lieu de travail. De plus, les employés apprécient que la politique soit révisée de manière réfléchie, et non pas simplement gravée dans le marbre et oubliée.
Pour garantir la pertinence et l'efficacité de la politique :
✅ Mentionnez la fréquence à laquelle la politique sera révisée et mise à jour pour refléter les changements de législation ou les besoins de l'organisation
✅ Précisez qui est responsable de la révision et de la mise à jour de la politique (RH, équipe juridique, direction)
✅ Expliquer comment les commentaires sont recueillis pour les mises à jour des politiques et comment les mises à jour seront partagées (par exemple, e-mails de l'entreprise, réunions, portail RH)
10. Coordonnées
Cette section est le guide de référence pour savoir à qui s'adresser en cas de questions ou de problèmes liés à l'assiduité. Le fait d'avoir des contacts directs pour les RH, les managers ou le service de la paie permet aux employés d'obtenir rapidement les bons conseils et de se sentir mieux assistés.
Pour accélérer la résolution des problèmes :
✅ Ajoutez les noms, adresses e-mail et numéros de téléphone des personnes que les employés peuvent contacter pour poser des questions ou obtenir des éclaircissements sur la politique
✅ Préciser quand les RH ou les contacts concernés sont disponibles pour répondre aux questions relatives à l'assiduité
✅ Désignez une personne à contacter en cas de congé urgent (par exemple, en cas d'urgence médicale ou familiale)
En savoir plus : Comment créer une politique de congés payés (avec des exemples)
Étapes de la création d'une politique d'entreprise en matière de présence
1. Évaluer les besoins de l'entreprise et les exigences légales
Avant de rédiger votre politique de présence, prenez du recul et évaluez les besoins réels de votre entreprise. Tenez compte de la nature de votre secteur d'activité, de votre environnement de travail et de vos exigences opérationnelles.
Ensuite, assurez-vous que votre politique est conforme aux lois et réglementations locales du travail concernant les heures de travail, les heures supplémentaires, les droits aux congés et les droits des employés. Le non-respect de ces règles peut entraîner des problèmes juridiques, il est donc judicieux de consulter un spécialiste des ressources humaines ou un expert juridique.
À titre d'exemple, la loi américaine sur les normes du travail équitables (Fair Labor Standards Act, FLSA) établit le salaire minimum, la rémunération des heures supplémentaires et la tenue de registres pour les travailleurs à temps plein et à temps partiel dans le secteur privé et le secteur public.
💡Conseil de pro : Envisagez d'explorer des modèles d'horaires flexibles. Si votre entreprise souhaite offrir de la flexibilité tout en conservant une structure, un horaire de travail 8/90 pourrait être une excellente option. Il garantit aux employés un jour de congé régulier tout en respectant leurs heures requises.
2. Définir des directives claires en matière d'assiduité et de congés
✅ Vous avez terminé vos recherches sur les lois du travail et les exigences de l'entreprise.
✅ A reçu le feu vert des équipes juridiques et RH.
✅ Création d'une structure de gestion des absences.
Et ensuite ?
Il est maintenant temps de tout mettre en place pour obtenir des directives claires et réalisables que les employés peuvent facilement suivre. Une politique de présence bien définie élimine l'ambiguïté et assure la cohérence dans toute l'organisation.
Avec ClickUp Docs, votre politique de présence reste organisée, transparente et facile à gérer, tout en garantissant la conformité et la clarté pour votre équipe.
Vous pouvez :
- Ajouter des checklists pour les étapes de demande de congés ou les procédures de suivi des présences
- Organiser les types de congés, les échéanciers de notification et les exigences d'approbation dans des tableaux
- Permettre aux responsables et aux RH de laisser des commentaires ou de suggérer des modifications directement dans le document grâce à des fonctionnalités de modification et de collaboration en temps réel
- Créer et attribuer des tâches aux RH pour la mise à jour des politiques ou la formation des employés
ClickUp Brain, l'assistant IA de ClickUp, rend le processus plus rapide, plus intelligent et plus efficace. Il exploite l'IA pour fournir un plan structuré avec des sections clés, adapter les politiques aux besoins spécifiques de votre entreprise, suggérer les bonnes pratiques en matière de suivi des présences et de conformité, et condenser le jargon juridique en un langage simple et convivial.
ClickUp Brain recherche également les informations obsolètes et recommande des mises à jour basées sur les nouvelles lois du travail. Cela permet d'élaborer des politiques inclusives qui tiennent compte des lois géographiques et des facteurs culturels si vous avez une équipe dispersée géographiquement.
3. Communiquer la politique aux employés
Une politique de présence bien rédigée est inutile si les employés ne savent pas qu'elle existe. Une communication claire et proactive dans une base de données centralisée permet de s'assurer que tout le monde est sur la même page, ce qui réduit la confusion et les problèmes de conformité en aval.
Avec les solutions de gestion des connaissances de ClickUp, votre politique de présence devient une ressource vivante et accessible à laquelle les employés peuvent se référer à tout moment.
Fini les PDF égarés, les documents obsolètes et la confusion. Grâce à l'IA, il crée un système rationalisé et facile à suivre qui permet à vos employés de toujours être à la hauteur des attentes et de rendre des comptes.
📮ClickUp Insight : Un travailleur du savoir typique doit se connecter avec 6 personnes en moyenne pour terminer son travail.
Cela implique d'établir quotidiennement six connexions principales pour recueillir des informations essentielles, s'accorder sur les priorités et faire avancer les projets. La difficulté est réelle : les suivis constants, la confusion entre les versions et les trous noirs en matière de visibilité nuisent à la productivité de l'équipe. Une plateforme centralisée telle que ClickUp, avec la recherche connectée et la gestion des connaissances par l'IA, permet de remédier à cela en mettant instantanément le contexte à portée de main.
Les employés peuvent utiliser l'IA pour récupérer des informations dispersées dans des documents, des tâches et des commentaires au sein d'un environnement de travail afin d'obtenir des réponses précises à leurs requêtes. Toutes les ressources de connaissances sont stockées dans un Hub Documents centralisé, avec des fonctionnalités de recherche, de tri et de filtrage des documents pour un accès facile.
Pour les nouvelles recrues, utilisez le modèle d'intégration des employés de ClickUp pour définir clairement les attentes, les directives et les procédures en matière d'assiduité.
Le modèle vous aide à :
- Ajoutez des documents sur la politique de présence et attribuez-les comme tâche de lecture obligatoire aux nouveaux employés
- Paramétrez un tableau de bord pour le suivi des tendances de présence, afin d'aider les RH à repérer rapidement les problèmes récurrents
- Maintenez un calendrier partagé qui affiche les congés approuvés pour une meilleure planification des effectifs
📌 Exemple
Politique d'assiduité de Netflix
La politique de présence de Netflix n'est pas une installation typique de pointage et de décompte des jours de vacances pour les employés salariés.
Au lieu de cela, elle encourage les employés à prendre le temps dont ils ont besoin, en fonction de leur jugement personnel et de leurs discussions avec les responsables, pour s'assurer qu'ils donnent le meilleur d'eux-mêmes au travail
Les aspects clés sont les suivants :
- Pas d'horaires de travail fixes : Personne ne regarde l'horloge. Les employés gèrent leurs propres horaires pour terminer leur travail
- Temps libre illimité : pas de feuilles de calcul de vacances ni d'accumulation de PTO. Besoin d'une pause ? Prenez-en une, et tenez votre équipe informée
L'idée est simple : lorsque les gens ont la liberté de gérer leur temps, ils se montrent plus engagés, plus énergiques et plus productifs. Netflix mise sur l'autonomie et la responsabilité personnelle plutôt que sur la microgestion.
En savoir plus : Comment calculer efficacement les heures de travail avec des outils modernes
Le rôle des logiciels de planification des horaires des employés
La création d'une politique de présence claire et efficace n'est que la moitié du chemin. C'est là qu'intervient le logiciel de planification des employés, qui permet de s'assurer que les employés la respectent sans problème. Un outil de planification bien conçu aide les entreprises à rationaliser le suivi des présences, à réduire les conflits d'horaires et à optimiser la gestion des congés.
ClickUp Relevés de temps offre une solution complète pour la gestion du suivi du temps, de l'envoi et des processus d'approbation au sein d'une plateforme unifiée. Il assure le suivi du temps directement dans les tâches, garantissant que toutes les entrées de temps sont associées à des tâches et des projets spécifiques.
Des tableaux de bord en temps réel permettent de suivre les entrées de temps au fur et à mesure de leur approbation, offrant ainsi une visibilité immédiate sur les activités de l'équipe et facilitant une gestion efficace de la charge de travail et des ressources.
Le modèle de relevé de temps quotidien des employés de ClickUp vous offre un cadre structuré pour suivre le temps passé sur les tâches et gérer l'allocation des ressources sur plusieurs projets à partir d'une seule interface.
Grâce à ce modèle, vous pourrez :
- Visualisez les tendances et les modèles de présence à l'aide de diagrammes et de graphiques
- Passez à la vue Liste récapitulative des employés pour obtenir un aperçu des envois et approuver ou modifier le statut d'un relevé de temps spécifique
- Suivi du taux horaire, du total des heures facturables, des heures de congés payés, et plus encore avec les champs personnalisés
💡 Conseil de pro : utilisez le modèle de planning des équipes de ClickUp pour organiser les équipes et les tâches grâce à la fonction glisser-déposer afin d'assurer la couverture et la continuité de l'entreprise.
Créer une politique de présence efficace : bonnes pratiques
1. Assurer la conformité légale
Les lois du travail ne sont pas immuables. Elles évoluent, et votre politique de présence devrait en faire autant. Tenez-vous au courant de la FMLA, de l'ADA, de la loi sur les handicaps, de l'USERRA et d'autres réglementations pour garantir la conformité, éviter les sanctions et maintenir l'équité pour tous. Une vérification juridique rapide aujourd'hui vous évitera un casse-tête majeur en matière de ressources humaines demain.
2. Alignement avec la culture d'entreprise
Une bonne politique de présence doit être adaptée à votre secteur d'activité et à l'ambiance de votre entreprise, et ne pas ressembler à un règlement rigide. La politique d'absence d'un restaurant ? Non négociable. Une agence de marketing avec des horaires flexibles ? C'est une autre histoire. L'objectif ? Assurer l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée tout en répondant aux besoins de l'entreprise.
3. Rendre la politique accessible et facile à comprendre
Communiquez les attentes de la politique et incluez-les dans le manuel de l'employé, la base de connaissances interne de l'entreprise et la documentation d'intégration.
La clé est de rendre la politique facile à trouver et à comprendre. Évitez le jargon et rédigez-la dans un langage simple et accessible. Personne ne veut décoder une énigme d'entreprise juste pour savoir comment demander un congé de maladie payé.
4. Mettre en place un mécanisme de retour d'information et de révision
Les politiques de présence ne doivent pas être établies une fois pour toutes. Discutez avec votre équipe, réalisez des sondages rapides et créez un espace de discussion sur les retards, l'absentéisme et ce qui fonctionne réellement.
À mesure que la dynamique du lieu de travail évolue, votre politique doit également évoluer. Ajustez, affinez et mettez à jour votre politique en fonction des commentaires reçus afin de garantir l'équité et l'efficacité.
💡Conseil de pro : Utilisez la fonction d'affichage des formulaires de ClickUp pour recueillir les commentaires des employés et créer un sondage structuré sur l'assiduité. Elle centralise les réponses, automatise la collecte des données et aide les RH à affiner la politique en fonction des besoins réels des employés.
5. Honorez l'assiduité
Un peu de reconnaissance peut faire beaucoup. Sérieusement, qui n'aime pas une tape dans le dos bien méritée ? S'il est facile de se concentrer sur les problèmes d'assiduité, n'oubliez pas de féliciter ceux qui se présentent régulièrement et contribuent au bon fonctionnement de l'entreprise.
Voici quelques moyens de récompenser l'assiduité :
- Reconnaissance publique : Faites l'éloge des employés les plus performants lors des réunions d'équipe, dans les bulletins d'information de l'entreprise ou sur votre plateforme de communication interne
- Bonus : Intégrez des mesures incitatives à la présence dans le programme de récompenses de votre entreprise
- Vacances supplémentaires : Offrez un jour de vacances supplémentaire ou un vendredi plus court à ceux qui ont un excellent taux de présence
Créer une politique de présence réussie avec ClickUp
Il est essentiel de mettre en place une politique de présence efficace pour maintenir un lieu de travail fiable, efficace et équitable.
En paramétrant des directives claires et en maintenant les politiques accessibles et à jour, les entreprises peuvent réduire l'absentéisme, améliorer la conformité et favoriser une culture de travail positive.
Utilisez ClickUp Docs pour créer des documents de politique facilement accessibles et complets, ClickUp Knowledge Management pour fournir des réponses basées sur l'IA aux requêtes des employés, et ClickUp Timesheets pour le suivi du temps et des présences.
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