Les outils SaaS sont le moteur de votre entreprise. 73 % des organisations considèrent le SaaS comme essentiel pour atteindre leurs objectifs commerciaux, 38 % le jugeant « très important » et 35 % « assez important ».
Mais comment gérer les fournisseurs de SaaS ? Quels outils utiliser ? Quelles sont les bonnes pratiques ?
Nous couvrons tout cela et bien plus encore dans cet article de blog. Commençons !
⏰ Résumé en 60 secondes
- La gestion des fournisseurs SaaS implique la sélection, l'intégration, le suivi et la gestion des fournisseurs de logiciels en tant que service (SaaS)
- Il permet de gérer les coûts, de garantir la sécurité et la conformité du SaaS et d'améliorer l'efficacité de l'entreprise
- Les étapes clés de la gestion des fournisseurs SaaS comprennent l'identification et la présélection des fournisseurs SaaS, la négociation des contrats et le suivi des performances des outils SaaS
- Voici quelques-uns des meilleurs conseils pour une gestion réussie des fournisseurs SaaS : centraliser les achats de SaaS, paramétrer des rappels de renouvellement automatique et identifier les outils SaaS en double
- ClickUp rend le processus de gestion des fournisseurs SaaS plus efficace en paramétrant des rappels automatiques pour la révision des contrats SaaS et en visualisant les performances et l'utilisation de l'outil
Qu'est-ce que la gestion des fournisseurs SaaS ?
La gestion des fournisseurs SaaS consiste à sélectionner, intégrer, surveiller et gérer les fournisseurs de logiciels en tant que service (SaaS) afin de s'assurer qu'ils sont en adéquation avec les objectifs de l'entreprise. Cela implique :
- Suivi des abonnements SaaS dans un emplacement centralisé
- Vérification des fournisseurs pour les certifications de sécurité (comme SOC 2 ou ISO 27001) et la conformité réglementaire (GDPR, HIPAA, CCPA)
- Surveillance de la disponibilité, des temps de réponse et de la qualité de service
- Obtenir la meilleure offre, des accords de niveau de service (SLA) clairs
- Vérification des intégrations avec les systèmes existants pour éviter les silos technologiques
Avec l'utilisation croissante des applications SaaS, une bonne gestion des fournisseurs permet de maintenir l'efficacité des opérations SaaS, en évitant les dépenses inutiles, les risques de sécurité et la redondance des outils.
Pourquoi une gestion efficace des fournisseurs SaaS est-elle importante ?
Avant d'approfondir le sujet de la gestion des fournisseurs SaaS, voyons pourquoi il est important de gérer efficacement les fournisseurs SaaS :
Contrôle des coûts et optimisation du budget
Une gestion efficace des fournisseurs de SaaS permet de réaliser des économies de 16,49 % sur les transactions achevées grâce à des négociations, soit une économie totale de 349 millions de dollars. Et ce n'est pas surprenant. Les domaines dans lesquels vous pensez qu'il n'est pas possible de réduire les coûts sont souvent ceux où les économies les plus importantes peuvent être réalisées. Votre pile SaaS en est un excellent exemple.
Avec une gestion solide des fournisseurs de logiciels SaaS, vous pouvez toujours surveiller le retour sur investissement et l'efficacité de vos outils.
🌟 Des contrôles réguliers à l'aide d'une solution de gestion des fournisseurs SaaS vous aident à éliminer les logiciels qui :
- Ce pour quoi vous l'avez acheté à l'origine ne fonctionne plus
- Des frais cachés sournois grignotent-ils votre budget ?
- N'est-il pas utilisé parce que votre équipe est passée à quelque chose de mieux ?
Quelle qu'en soit la raison, un gestionnaire de fournisseurs SaaS examinera vos abonnements et identifiera ceux à résilier, libérant ainsi un budget pour des achats SaaS plus importants.
💡Conseil de pro : Organisez une revue trimestrielle des performances SaaS avec les chefs de service pour identifier les goulets d'étranglement, éliminer les outils inutilisés et vous assurer que tous les logiciels sont alignés sur les objectifs de l'entreprise.
Sécurité, conformité et atténuation des risques
Les applications SaaS traitant des données sensibles de l'entreprise, la sécurité et la conformité ne sont pas facultatives, elles sont essentielles. Un manque de surveillance peut entraîner des risques majeurs, allant de la violation de données à des amendes réglementaires. La gestion des fournisseurs SaaS garantit que chaque outil répond aux normes de sécurité nécessaires et aux exigences de conformité.
🌟 En surveillant en permanence votre pile SaaS, vous pouvez identifier et atténuer les risques, tels que :
- Fournisseurs ne disposant pas des certifications de sécurité appropriées (SOC 2, ISO 27001, conformité au RGPD)
- Outils non autorisés stockant des données sensibles sans l'accord du service informatique
- L'informatique fantôme qui rend votre entreprise vulnérable aux cyberattaques
Une stratégie efficace de gestion des fournisseurs SaaS garantit que chaque outil de votre écosystème répond aux exigences de sécurité, de conformité et de risque, protégeant ainsi votre entreprise en permanence.
🧠 Le saviez-vous ? Un rapport récent a révélé que 31 % des entreprises ont subi une violation de données SaaS au cours de l'année écoulée, ce qui souligne la nécessité absolue de mettre en place des pratiques de sécurité rigoureuses.
Amélioration des performances et de l'efficacité opérationnelle
Votre entreprise fonctionne essentiellement en mode SaaS. Le service client a besoin du SaaS ; le service des achats a besoin du SaaS ; le marketing a besoin du SaaS ; presque tous les services en dépendent. Comment pouvez-vous espérer atteindre l'efficacité opérationnelle si vous ne gérez pas correctement ces outils ?
Avec la gestion des fournisseurs SaaS, vous vous assurez que chaque outil de votre pile améliore les flux de travail au lieu de les ralentir.
🌟 En optimisant régulièrement votre écosystème SaaS, vous pouvez éliminer :
- Des outils qui se chevauchent et font le même travail, mais qui créent de la confusion et des inefficacités
- Des logiciels lents ou peu fiables qui perturbent les opérations quotidiennes
- Des flux de travail compliqués causés par des outils qui ne s'intègrent pas bien
📌 Exemple : Metropolitan Memorial Parks (MMP) en Nouvelle-Galles du Sud a été confronté à des défis liés à des systèmes financiers obsolètes et cloisonnés après avoir fusionné plusieurs entités. En passant à une plateforme de gestion SaaS unifiée, ils ont rationalisé les processus, amélioré l'efficacité et réalisé d'importantes économies.
Élimination des outils redondants
La plupart des entreprises ne se rendent même pas compte du nombre d'outils SaaS en double pour lesquels elles paient. Un rapport récent de Zylo a révélé qu'en moyenne, 44 % des licences SaaS des entreprises sont gaspillées ou sous-utilisées, ce qui entraîne des dépenses inutiles importantes.
Le marketing dispose d'un outil d'automatisation, l'équipe commerciale d'un autre, et le service client peut utiliser quelque chose de complètement différent, mais ils font tous la même chose.
🌟 Avec une plateforme de gestion des fournisseurs SaaS, vous pouvez :
- Éliminer les outils qui se chevauchent et qui font le même travail
- Réaffecter les licences des utilisateurs inactifs au lieu d'en acheter d'autres
- Assurez-vous que les équipes utilisent réellement les outils pour lesquels vous payez
Vérifiez l'activité de connexion aux applications SaaS : si les utilisateurs n'utilisent pas régulièrement un outil, il est temps de supprimer ou de réattribuer la licence.
📖 En savoir plus : Exemples et applications du SaaS
Les étapes clés de la gestion des fournisseurs SaaS
Une approche structurée vous aide à éviter les étapes et les obstacles inutiles dans la sélection et la gestion des fournisseurs SaaS. Voici un guide étape par étape pour une gestion efficace des fournisseurs.
Étape 1 : identifier les besoins de l'entreprise et les exigences des fournisseurs
Tout commence par la connaissance des outils dont vous avez besoin et du forfait le plus adapté. Sans une vision claire, vous vous retrouverez avec trop d'outils, des fonctionnalités qui se chevauchent ou vous paierez des forfaits coûteux avec des modules complémentaires inutiles.
🌟 Pensez à :
- *quels sont les outils essentiels ? Avez-vous besoin d'un CRM, d'une plateforme de gestion de projet ou d'un outil d'automatisation ?
- De combien de licences ou de places avez-vous besoin ? Payez-vous pour 100 utilisateurs alors que seulement 50 utilisent réellement l'outil ?
- *quel forfait est le plus adapté ? Êtes-vous bloqué sur un forfait Enterprise alors qu'un forfait inférieur conviendrait parfaitement ?
- *quelles intégrations sont indispensables ? L'outil peut-il se connecter à votre logiciel existant pour éviter toute interruption du flux de travail ?
Chacun de ces facteurs vous aide à déterminer quel fournisseur convient réellement. Le marketing peut avoir besoin d'automatisation, tandis que l'informatique se soucie davantage de la sécurité et de la conformité. Le défi ? Trouver une solution qui coche toutes les bonnes cases sans faire exploser le budget.
ClickUp, l'application « Tout pour le travail », vous aide à rationaliser ce processus. Elle révolutionne la gestion des projets, des documents et de la communication, le tout dans un système unifié de gestion des fournisseurs.
Vous pouvez utiliser les tâches ClickUp pour mapper les exigences. Créez une checklist des fonctionnalités SaaS indispensables, attribuez des tâches de recherche aux membres de l'équipe concernés et fixez des délais pour faire avancer les choses . Si la conformité doit être examinée par le service informatique ou si le budget doit être approuvé par le service financier, attribuez-les directement afin que tout reste organisé en un seul endroit.
Étape 2 : Recherche et présélection des fournisseurs
Une fois que vous savez ce dont vous avez besoin, l'étape suivante consiste à trouver les bons fournisseurs. Mais avec les innombrables options de SaaS, il peut être difficile de faire un choix. Au lieu de vous lancer à l'aveuglette, concentrez-vous sur ceux qui correspondent vraiment à vos besoins.
🌟 Voici comment filtrer les options des fournisseurs SaaS à l'aide d'un logiciel de gestion des fournisseurs :
- Comparez les forfaits : le fournisseur propose-t-il des tarifs flexibles ou vous engage-t-il dans des contrats à long terme ?
- Vérifier la sécurité et la conformité : l'outil est-il conforme aux normes telles que SOC 2, ISO 27001 ou RGPD ?
- Regardez les intégrations : Est-ce que cela fonctionnera de manière transparente avec vos outils existants ?
- Lire les avis et recommandations : Que disent les autres entreprises à propos de sa fiabilité et de son assistance ?
Et quoi de mieux que de recueillir l'avis de votre équipe sur un outil avant de prendre une décision ? Pour discuter des différents fournisseurs, utilisez ClickUp pour collaborer en temps réel, finaliser les critères de sélection des fournisseurs et obtenir des recommandations, sans avoir à lire d'interminables fils d'e-mails.
📮ClickUp Insight : 42 % des membres d'une équipe continuent de communiquer principalement par e-mail, malgré son caractère cloisonné.
Selon une étude de ClickUp, la communication est souvent cloisonnée et séparée des flux de travail réels. Pour éviter les ruptures de communication, intégrez la messagerie dans vos flux de travail grâce à une plateforme centralisée qui réunit la gestion de projet, la collaboration et la communication. Essayez ClickUp, l'application Tout-en-un pour le travail.
Étape 3 : Négocier les conditions contractuelles et les SLA
Obtenir un excellent outil SaaS est une chose, en obtenir un bon prix en est une autre. Les fournisseurs fixent leurs prix, mais cela ne signifie pas que c'est définitif. La négociation est la clé pour obtenir de meilleures conditions, des contrats fournisseurs flexibles et des garanties de service qui vous sont réellement bénéfiques.
🌟 Voici les points à prendre en compte lors de la négociation avec un fournisseur SaaS :
- Flexibilité des prix : Pouvez-vous obtenir des réductions pour la facturation annuelle ou les contrats pluriannuels ?
- *évolutivité des utilisateurs : pouvez-vous augmenter ou réduire le nombre de places sans pénalités ?
- Contrats de niveau de service (SLA) : Quelle est la disponibilité garantie ? Que se passe-t-il s'ils ne la respectent pas ?
- conditions d'assistance* : l'assistance prioritaire est-elle incluse ou payante ?
Négocier sur des sujets comme ceux-ci peut sembler anodin, mais à long terme, ils ont une grande utilité.
Vous pouvez utiliser ClickUp Automatisations pour rester au fait des négociations de contrats. Définissez des rappels pour les dates de renouvellement, automatisez les suivis avec les fournisseurs et suivez les SLA et les indicateurs de performance clés au fil du temps. Ainsi, vous ne manquerez jamais une occasion de renégocier et d'optimiser le suivi de vos KPI SaaS.
Étape 4 : Intégrer le fournisseur et l'outil SaaS
Une fois le contrat signé, le vrai travail commence : mettre en place l'outil et le faire fonctionner correctement. Un processus d'intégration des fournisseurs mal exécuté entraîne une faible adoption, un gaspillage de licences et des équipes frustrées. Si les utilisateurs ne savent pas comment utiliser l'outil ou ne peuvent pas l'intégrer dans leurs flux de travail quotidiens, il devient rapidement une dépense de plus au lieu d'apporter une valeur ajoutée.
🌟Pour assurer un déploiement sans faille des outils SaaS :
- *définir les rôles et les permissions des utilisateurs : attribuer les niveaux d'accès appropriés pour éviter les risques de sécurité et organiser les données
- Fournir une formation et de la documentation : S'assurer que les équipes savent utiliser l'outil efficacement grâce à des sessions d'intégration structurées
- Surveiller l'adoption et l'utilisation : Suivre l'engagement et recueillir des commentaires pour résoudre rapidement les éventuels goulets d'étranglement
Un processus d'intégration bien planifié garantit que l'outil s'intègre au flux de travail de votre équipe, et ne devient pas un abonnement de plus que l'on oublie.
📖 En savoir plus : IaaS vs PaaS vs SaaS : quel modèle choisir ?
Étape 5 : Surveiller les performances et la relation avec le fournisseur
Le suivi régulier des performances des fournisseurs vous permet de tirer la valeur que vous avez payée et vous aide à identifier tout problème avant qu'il n'affecte les opérations.
Pour les logiciels d'entreprise SaaS B2B, il est essentiel de demander des comptes aux fournisseurs. Avec les tableaux de bord ClickUp , vous pouvez suivre le respect des SLA, surveiller la disponibilité et garder un œil sur les tendances d'adoption par les utilisateurs, le tout en un seul endroit. Si un fournisseur manque fréquemment à ses garanties de performance ou ne fournit pas d'assistance en temps utile, il est peut-être temps de renégocier ou de chercher des alternatives.
Grâce aux tableaux de bord personnalisés, vous pouvez surveiller les rapports d'utilisation pour voir si les équipes utilisent activement l'outil ou si les licences sont gaspillées. Les mises à jour de sécurité et les changements de conformité doivent également être examinés pour s'assurer que le fournisseur se tient au courant des normes de l'industrie.
Bonus : utilisez le modèle de checklist de gestion des fournisseurs de ClickUp
Si vous souhaitez vous lancer immédiatement, ClickUp a le modèle qu'il vous faut. Le modèle de checklist de gestion des fournisseurs ClickUp vous permet de lister les fournisseurs, de suivre les détails des contrats, de paramétrer des rappels de renouvellement et de contrôler la conformité, le tout en un seul endroit.
Au lieu de jongler avec des feuilles de calcul ou des notes éparses, vous disposez d'un moyen clair et structuré de gérer tous les aspects de vos relations avec les fournisseurs. Grâce à l'attribution intégrée des tâches, vous pouvez vous assurer que les approbations, les négociations et les évaluations de performance ne passent pas entre les mailles du filet.
📖 En savoir plus : Comment notre équipe d'excellence qualité utilise ClickUp
Bonnes pratiques pour la gestion des fournisseurs SaaS
Voici les bonnes pratiques à suivre pour une gestion efficace des fournisseurs SaaS :
Centraliser l'approvisionnement en SaaS
Les achats dispersés de SaaS entraînent un gaspillage de budget, des risques pour la sécurité et des outils en double. Un processus d'approvisionnement centralisé apporte commande et contrôle.
❌ Vous éliminez :
- Des logiciels qui se chevauchent et font le même travail
- Dépenses non suivies entre les différentes équipes
- Risques pour la sécurité liés à des outils non vérifiés
✅ Vous y gagnez :
- Une meilleure tarification grâce à la négociation avec les fournisseurs
- Une supervision claire des renouvellements et des annulations
- Un écosystème SaaS rationalisé et sécurisé
Au lieu que chaque équipe achète ce qu'elle veut, un processus structuré garantit que chaque outil est examiné, rentable et nécessaire.
Configurer des alertes de renouvellement automatique
Les contrats SaaS ont la fâcheuse tendance à se renouveler automatiquement, vous enfermant dans un autre cycle de paiements, même pour les outils que vous n'utilisez plus.
Si vous ne faites pas de suivi, vous gaspillez probablement de l'argent sur des logiciels dont votre équipe ne se sert plus.
🌟 Gardez une longueur d'avance en paramétrant des alertes de renouvellement. Cela vous donne le temps de :
- Vérifiez si l'outil est toujours nécessaire
- Négociez de meilleures conditions avant le renouvellement du contrat
- Annulez les abonnements qui n'apportent plus de valeur
La gestion des fournisseurs informatiques vous permet de garder le contrôle de vos dépenses SaaS.
🧠 Le saviez-vous ? Des études indiquent que jusqu'à 30 % des dépenses en SaaS sont gaspillées en raison de renouvellements manqués et automatiques.
Regroupez les fournisseurs lorsque c'est possible
Faites une vérification simple : votre équipe marketing utilise-t-elle un outil d'automatisation similaire à celui utilisé par l'automatisation ? Si le cas d'utilisation est le même, l'outil SaaS doit être différent.
Des outils SaaS en double s'immiscent lorsque différentes équipes effectuent des achats indépendants. La consolidation des fournisseurs permet de réduire les coûts, de simplifier les flux de travail et de renforcer le pouvoir de négociation.
🌟 Une simple vérification peut vous aider :
- Identifier les outils qui se chevauchent entre les services
- Standardiser les logiciels pour améliorer la collaboration
- Réduire les frais généraux de gestion des fournisseurs
Moins de duplication signifie moins de complexité et plus de valeur pour les outils que vous conservez.
Pour cela, vous pouvez utiliser ClickUp Brain, le puissant assistant IA de ClickUp. Il peut vous aider à créer une liste de tous les outils SaaS utilisés dans les différents services de votre organisation afin que vous puissiez identifier les outils qui se chevauchent.
Appliquer un flux de travail d'approbation SaaS
Les équipes achètent souvent des outils SaaS sans l'accord du service informatique ou des achats, ce qui entraîne des risques pour la sécurité, des problèmes de conformité et des dépenses inutiles. En l'absence de processus, le shadow IT prend le dessus.
🌟 Un flux de travail d'approbation garantit :
- Chaque outil est contrôlé pour vérifier sa sécurité et sa conformité
- Les outils redondants ou qui se chevauchent ne sont pas ajoutés à la pile
- Le service des achats peut négocier de meilleurs prix et conditions contractuelles
Avec 65 % des entreprises qui subissent des pertes de données dues à l'informatique fantôme, le contrôle des achats SaaS n'est pas une option, c'est une nécessité. Un processus d'approbation structuré garantit la sécurité, la rentabilité et l'efficacité de votre pile.
📖 En savoir plus : Comment optimiser la réussite client pour le SaaS
Rationalisez la gestion des fournisseurs SaaS avec ClickUp
La gestion des fournisseurs SaaS n'a pas à être chaotique. ClickUp vous offre un espace centralisé pour le suivi des contrats, la surveillance des performances des fournisseurs, l'automatisation des alertes de renouvellement et la collaboration avec votre équipe, le tout en temps réel.
Grâce à des fonctionnalités telles que les tableaux de bord, la gestion des tâches, les automatisations et les intégrations, vous pouvez rationaliser chaque étape du cycle de vie des fournisseurs, de l'approvisionnement au renouvellement. Prêt à prendre le contrôle de vos fournisseurs SaaS ? Inscrivez-vous à ClickUp et commencez dès aujourd'hui à gérer plus intelligemment.