Un projet peut démarrer avec un forfait bien défini, mais sans contrôle du cadre, de petits changements peuvent rapidement entraîner des retards, des dépassements de budget et du travail supplémentaire qui n'avait pas été pris en compte. Les équipes finissent par jongler avec des demandes hors périmètre, luttant pour suivre le rythme tandis que les livrables s'éloignent.
👀Le saviez-vous ? Des études montrent que les changements de périmètre sont l'un des principaux facteurs à l'origine des dépassements de coûts des projets
La clé pour éviter cela n'est pas de rejeter tous les changements, mais de s'assurer que chaque demande est suivie, évaluée et correctement gérée avant qu'elle ne perturbe le projet.
⏰ Résumé en 60 secondes
Vous êtes confronté à une dérive des objectifs et à des changements imprévus dans vos projets ? Voici comment garder le contrôle et maintenir vos projets sur la bonne voie :
- Définissez clairement dès le départ le travail qui n'entre pas dans le périmètre afin d'éviter les malentendus et les demandes de dernière minute
- Utilisez des forfaits de gestion de la portée structurés pour évaluer, documenter et approuver les changements avant qu'ils n'aient un impact sur les échéanciers
- Identifiez rapidement les écarts de périmètre en assurant le suivi des demandes des clients, des tâches supplémentaires et des livrables modifiés
- Évitez les décalages en renforçant les attentes en matière de périmètre à chaque jalon
Avec ClickUp, le suivi et la surveillance étroite de vos projets sont un jeu d'enfant. Vous pouvez créer une documentation alimentée par l'IA pour définir la portée de vos projets, créer des plans de ressources et des échéanciers détaillés, et créer un tableau de bord hautement personnalisable pour visualiser et gérer chaque aspect de votre projet.
Qu'est-ce que le « hors périmètre » dans la gestion de projet ?
Le terme « hors périmètre » désigne toute tâche, exigence ou livrable qui n'était pas incluse dans le cadre initial d'un projet. Il s'agit de demandes supplémentaires qui dépassent les paramètres définis dans le document et qui n'ont pas été prises en compte dans l'accord initial.
Sans une gestion adéquate, cela peut entraîner :
- Dérive des objectifs
- Échéanciers prolongés
- Coûts supplémentaires
Imaginez que vous développez une application mobile pour le projet d'un client. L'accord initial comprend un système de connexion et un tableau de bord utilisateur. À mi-parcours, le client demande une fonctionnalité de messagerie en temps réel.
🚨 Problème ? Cela ne faisait pas partie du périmètre de travail approuvé. Si votre équipe s'en charge sans faire d'ajustements :
- Ressources : Équipe dépassée par ses capacités
- Budget : plus de travail, mais pas de financement supplémentaire
- Échéancier : retards dus à des tâches imprévues
Cela perturbe le projet et détourne l'attention des livrables réels.
Pourquoi est-il important de définir ce qui est « hors du champ d'application » ?
Ne pas définir dès le départ le travail hors périmètre peut entraîner des retards, des problèmes budgétaires et des attentes non alignées. Tous les outils de gestion de projet insistent sur la définition claire des limites du projet pour une bonne raison : cela permet de maintenir les projets sur la bonne voie et d'éviter que les équipes ne se chargent de tâches supplémentaires sans autorisation préalable.
Voici pourquoi il est essentiel de définir clairement les limites :
- Empêche la dérive des objectifs : les demandes hors périmètre non contrôlées peuvent faire dérailler le projet et épuiser les ressources
- Garde les équipes et les parties prenantes sur la même page : évite toute confusion sur ce qui est inclus dans la déclaration de portée
- Protège les budgets et les échéanciers : garantit que les tâches imprévues n'entraînent pas de prolongation des échéanciers ni de coûts supplémentaires
- Élimine les litiges : un cadre de travail défini évite les arguments liés aux demandes imprévues des clients
- Améliore l'efficacité : aide les équipes à se concentrer sur les résultats attendus sans se laisser distraire par des tâches supplémentaires
Même avec une planification minutieuse, des demandes imprévues de la part des clients peuvent survenir. La clé est de les gérer correctement, sans laisser qu'elles perturbent la portée du projet.
En savoir plus : Comment rédiger un cahier des charges (avec exemples et modèles)
Comprendre la portée d'un projet
Tout projet réussi commence par une définition claire de son périmètre. Sans cela, les équipes sont confrontées à des attentes mal alignées, à des dérives du périmètre et à un gaspillage des ressources.
La portée d'un projet décrit ce qui doit être livré, comment cela sera réalisé et ce qui entre dans le cadre convenu. Elle définit les attentes des parties prenantes, précise les livrables et garantit que le projet reste sur la bonne voie.
Considérez cela comme un plan directeur. Il ne se contente pas de mettre en évidence ce qui est inclus, mais précise également ce qui ne l'est pas. Cela évite les demandes hors périmètre de dernière minute qui pourraient perturber la progression.
Éléments clés de la définition de la portée
Pour créer une déclaration de périmètre claire, chaque projet doit disposer de paramètres précis.
Voici ce qui définit les limites d'un projet :
- Objectifs du projet : définit ce que le projet vise à accomplir. Une application de gestion des tâches peut se concentrer sur l'amélioration de la productivité de l'équipe. Si de nouveaux outils de collaboration sont demandés ultérieurement, ils pourraient ne pas être pris en compte dans le périmètre du projet, sauf s'ils ont été prévus dans le forfait
- Livrables : décrit ce qui sera produit. Un tableau de bord, une application mobile et une documentation API peuvent être inclus, tandis qu'une version de bureau nécessiterait une approbation formelle si elle était introduite en cours de projet
- Tâches et responsabilités : attribue des tâches aux développeurs, aux concepteurs et aux chefs de projet. Si un développeur est soudainement chargé de créer des supports marketing, il s'agit d'une tâche hors périmètre qui n'était pas prévue dans le forfait
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- Ressources : couvre le budget, le personnel et les outils. Avec un budget de 100 000 dollars et une équipe de cinq personnes, il faut travailler dans certaines limites. Une demande d'automatisation basée sur l'IA en cours de projet peut nécessiter un financement supplémentaire et des autorisations
- Échéancier : définit les échéances et les jalons pour suivre la progression du projet. Une version MVP tous les trois mois permet de structurer le projet, mais l'ajout de fonctionnalités de dernière minute peut repousser l'échéancier et entraîner des retards
- Contraintes et exclusions : liste ce qui n'est pas inclus. Une application mobile peut exclure les intégrations tierces dans la phase 1. Si elles sont demandées ultérieurement, elles doivent faire l'objet d'ajustements formels
Sans ces éléments, un projet peut rapidement sortir du cadre prévu, ce qui entraîne des retards, des coûts supplémentaires et des échéanciers prolongés.
Dans le champ d'application vs hors du champ d'application
Un document-cadre bien défini aide les équipes à distinguer le travail qui relève du périmètre de celui qui en est hors périmètre. Voici une ventilation claire :
| Aspect | Dans le périmètre (inclus dans le projet) | Hors du champ d'application (non inclus) |
| Fonctionnalités | Authentification des utilisateurs, interface utilisateur du tableau de bord | Intégrations personnalisées, nouvelles API |
| Tâches | Développement des fonctionnalités de base | Refonte supplémentaire de l'interface utilisateur/expérience utilisateur |
| Ressources | Équipe de développement dédiée, budget alloué | Embauches supplémentaires non approuvées |
| Livrables | Version bêta, documentation | Maintenance après le lancement |
| Demandes des clients | Changements dans le périmètre du travail | Nouvelles fonctionnalités majeures non incluses dans le contrat initial |
Tout élément qui n'était pas prévu dans la documentation initiale doit être évalué de manière formelle avant d'être ajouté. Cela permet de maintenir l'alignement des projets et d'éviter que des travaux imprévus ne perturbent la progression.
Définir clairement un cadre dès le début permet aux équipes de rester sur la même page, de travailler efficacement et d'éviter les retards imprévus dans les projets.
Exemples d'éléments hors périmètre
Tout travail imprévu n'est pas forcément évident au premier abord. Certaines demandes peuvent sembler mineures, mais peuvent faire dérailler l'échéancier d'un projet si elles ne sont pas évaluées correctement. Un document de portée bien défini aide à prévenir les ajouts imprévus, mais lorsque les limites ne sont pas claires, les projets peuvent rapidement prendre des proportions incontrôlables.
Voici quelques exemples d'éléments hors périmètre souvent négligés et qui causent fréquemment des problèmes :
1. Extension des fonctionnalités de base sans autorisation
Une équipe de développement est engagée pour créer un outil d'automatisation des flux de travail avec des capacités prédéfinies.
À mi-parcours, le client demande :
- Recommandations de tâches basées sur l'IA
- Un outil de gestion de projet intégré
- Intégration avec des logiciels tiers
Ces éléments ne faisaient pas partie du périmètre du travail, mais le client suppose qu'ils peuvent être ajoutés sans modifier le budget ou l'échéancier. Sans demande de modification officielle, l'équipe risque d'accepter du travail supplémentaire sans compensation.
2. Optimisations imprévues des performances
Un produit logiciel est développé pour fonctionner correctement sur des systèmes standard.
Peu avant la fin du projet, le client demande :
- Optimisation pour les appareils bas de gamme
- Migration vers une nouvelle pile technologique
- Refactoring du code pour une évolutivité future
Ces changements nécessitent des ressources et des tests supplémentaires qui n'étaient pas inclus dans la portée initiale. Sans contrôles clairs de la portée, les équipes peuvent se sentir obligées de répondre à ces demandes, ce qui entraîne des retards et une charge de travail supplémentaire.
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3. Mesures de conformité et de sécurité non budgétisées
Une entreprise du secteur de la santé engage une équipe de développement pour créer un outil interne. Au départ, le cryptage des données et l'authentification des utilisateurs étaient inclus.
Plus tard, les exigences de conformité augmentent et le client demande :
- Mesures de conformité HIPAA ou RGPD
- Audits de sécurité personnalisés
- Authentification multifactorielle
Bien qu'elles soient essentielles pour la sécurité, ces fonctionnalités nécessitent des ressources supplémentaires et l'intervention d'experts. Si elles ne sont pas incluses dans l'accord initial, elles sont considérées comme hors du champ d'application et doivent faire l'objet d'une évaluation appropriée avant d'être approuvées.
4. Révisions supplémentaires de la conception au-delà du périmètre convenu
Une équipe UI/UX est engagée pour concevoir un site web avec trois cycles de révision.
Après la livraison de la troisième version, le client demande :
- Une refonte complète de l'interface utilisateur basée sur une nouvelle image de marque
- Illustrations personnalisées pour chaque page
- Refonte de composants déjà approuvés
Sans gestion de la portée, les équipes peuvent se sentir obligées de livrer plus que ce qui a été convenu, ce qui entraîne une dérive de la portée et des attentes non alignées.
En savoir plus : La voie vers une gestion efficace grâce aux éléments essentiels du suivi de projet
Comment gérer les situations hors périmètre
Un travail hors périmètre non contrôlé peut faire dérailler les projets, grever les budgets et épuiser les équipes. Une approche structurée garantit que les demandes sont évaluées, documentées et approuvées avant qu'elles n'aient un impact sur les échéanciers et les ressources.
Suivez ces étapes pour traiter les demandes hors périmètre tout en gardant vos projets sur la bonne voie.
Étape 1 : Déterminez si la demande est hors périmètre
Toutes les demandes ne sont pas immédiatement hors de portée. Comparez la demande avec le brief, les livrables du projet et l'accord initial. Si elle n'a jamais été incluse dans le forfait, elle doit faire l'objet d'une évaluation plus approfondie.
Un client peut demander un tableau de bord supplémentaire pour les rapports dans le cadre d'un projet logiciel qui ne prévoyait à l'origine que l'exportation de données de base. Si cela n'était pas précisé dans le cahier des charges ou le cadre du projet, cette demande est considérée comme hors du champ d'application et doit faire l'objet d'une évaluation formelle.
💡Conseil de pro : le modèle « Portée du travail » de ClickUp aide les équipes à documenter ce qui a été initialement convenu, ce qui facilite le signalement des nouvelles demandes avant qu'elles ne deviennent un problème
Étape 2 : Évaluer l'impact sur les ressources et les échéanciers
Lorsque vous identifiez une demande comme hors périmètre, évaluez son impact sur les ressources du projet. Déterminez si elle nécessite un financement supplémentaire, si elle repoussera les délais et si l'équipe actuelle est en mesure de prendre en charge les tâches supplémentaires.
L'ajout de nouvelles fonctionnalités en cours de projet peut nécessiter des heures de développement, des tests et des travaux de conception supplémentaires. Sans temps ni ressources supplémentaires, les livrables existants peuvent en pâtir.
Les tâches ClickUp vous aident à suivre l'impact du travail supplémentaire en mappant les dépendances et en mettant en évidence les retards potentiels du projet avant la validation des modifications de périmètre.
Étape 3 : Communiquez avec les parties prenantes et l'équipe
Discutez de la demande avec le client, l'équipe de projet et les principales parties prenantes. Expliquez clairement pourquoi la demande ne relève pas du périmètre du projet et présentez les solutions possibles. Si la demande est nécessaire, déterminez s'il faut redéfinir les priorités du travail existant ou allouer de nouvelles ressources.
Si un projet logiciel est en voie d'achèvement et que le client demande une nouvelle fonctionnalité, les équipes doivent décider s'il faut prolonger l'échéancier du projet ou ajuster les priorités. Sans une communication claire, les équipes pourraient accepter un travail supplémentaire sans en comprendre toutes les répercussions.
ClickUp Chat permet aux équipes de discuter des changements de périmètre en temps réel, afin que les décisions restent cohérentes, sans longs fils d'e-mails ni détails manquants.
📮ClickUp Insight : 37 % des employés envoient des notes de suivi ou des comptes rendus de réunion pour assurer le suivi des éléments à traiter, mais 36 % ont encore recours à d'autres méthodes fragmentées. Sans système unifié pour consigner les décisions, les informations clés dont vous avez besoin peuvent se perdre dans les discussions, les e-mails ou les feuilles de calcul. Cela peut souvent entraîner des dérapages dans les projets et une dérive des objectifs. Une mauvaise communication peut également entraver le processus de communication et de correction des demandes hors périmètre.
Avec ClickUp, vous pouvez instantanément transformer vos discussions en tâches exploitables dans l'ensemble de vos tâches, discussions et documents, afin que rien ne passe entre les mailles du filet.
En savoir plus : Définir la portée d'un projet pour renforcer la connexion entre les équipes
Étape 4 : Documenter les modifications approuvées du périmètre
Si l'équipe approuve une demande, elle doit documenter officiellement la modification du cahier des charges afin d'éviter toute confusion future. Elle doit décrire ce qui était initialement prévu, ce qui est ajouté et comment cela affecte le budget, l'échéancier et l'allocation des ressources.
Lorsqu'un client demande des révisions supplémentaires au-delà du périmètre convenu, l'équipe doit enregistrer ces modifications avec une trace d'approbation claire qui montre comment elles ont été traitées.
ClickUp Docs sert de lieu central pour suivre les accords sur la portée, tandis que le modèle de plan de gestion de la portée fournit un moyen structuré de documenter les ajustements et les approbations de la portée.
Étape 5 : Suivez les changements de périmètre et évitez les dérives
Après avoir approuvé une modification de la portée, les équipes doivent surveiller activement son impact. Elles doivent suivre les nouvelles tâches par rapport aux échéances du projet afin d'éviter les retards imprévus et les changements incontrôlés.
La vue Diagramme de Gantt de ClickUp aide les équipes à visualiser comment les modifications approuvées du cadre affectent les échéanciers des projets. En gardant un œil sur les dépendances et les jalons, vous évitez qu'un changement ne se transforme en une avalanche de modifications des échéances.
Un processus de gestion structuré garantit que les projets restent alignés sur les objectifs initiaux tout en conservant la flexibilité nécessaire pour procéder aux ajustements requis.
L'utilisation du modèle de forfait de gestion de la portée ClickUp aide les équipes à formaliser les changements de portée, à suivre les approbations et à éviter les perturbations imprévues.
Le modèle vous aide à :
- Centralisez toutes les modifications de périmètre afin de faciliter le suivi des approbations et des modifications
- Prévenez la dérive des objectifs en définissant un processus structuré pour évaluer les demandes hors périmètre
- Évaluez l'impact des changements sur les ressources, les budgets et les échéanciers avant validation
Sans suivi et documentation clairs, les petites demandes peuvent se transformer en perturbations majeures, entraînant des échéanciers prolongés et des coûts supplémentaires.
Bonus : Modèles gratuits pour définir la portée d'un projet et exemples de documents de portée
Bonnes pratiques en matière de gestion de la portée
Même les projets les mieux planifiés sont confrontés à des défis liés à la portée. Un client peut supposer qu'une fonctionnalité est incluse alors qu'elle ne l'est pas. Une partie prenante peut imposer des modifications de dernière minute sans se rendre compte de leur impact. Les équipes travaillent souvent sous la pression d'attentes floues, ce qui entraîne des travaux non approuvés.
La gestion de la portée permet de structurer les projets tout en laissant la flexibilité nécessaire.
Voici comment structurer vos projets sans allers-retours incessants.
Définissez la portée de manière à ne laisser aucune place aux suppositions
La plupart des problèmes liés à la portée proviennent d'une formulation vague.
Au lieu de dire « l'application inclura une fonctionnalité de rapports », définissez-la clairement :
« L'application génère trois types de rapports : activité des utilisateurs, tendances commerciales et journaux système, disponibles au format CSV. L'équipe exclut les rapports personnalisés et les analyses en temps réel et exige une modification de la portée pour les inclure. »
Soyez précis. Décrivez exactement ce qui est inclus, ce qui ne l'est pas et les ajouts qui nécessiteront une modification de la portée.
Utilisez des périodes de « gel de la portée » pour verrouiller l'orientation du projet
La portée n'est pas une cible mobile et lorsque vous discutez de l'étendue du travail en cours de projet, cela ralentit l'exécution. L'introduction d'une période de gel de la portée garantit que l'équipe ne se retrouve pas coincée dans une boucle sans fin de changements de priorités.
Au cours de cette phase :
- Aucune demande de nouvelle fonctionnalité ou modification n'est prise en compte
- L'accent est mis exclusivement sur l'exécution, les tests et la finalisation des livrables
- Toute demande de modification critique est mise en attente pour être évaluée après le lancement
En savoir plus : Comment gérer de manière proactive n'importe quel projet ?
Établissez un point de contrôle « Défi de la portée »
Les équipes acceptent souvent du travail supplémentaire parce qu'elles se sentent sous pression, même lorsqu'elles ne l'ont pas prévu dans leur forfait.
Au lieu de répondre « oui » par défaut, introduisez une étape « Défi de portée » où :
- Les équipes remettent officiellement en question chaque demande inattendue
- Les équipes vérifient si c'est essentiel ou simplement « souhaitable »
- Les tâches non planifiées sont classées en trois catégories : urgentes, différées ou rejetées
Cela permet de maintenir les projets sur la bonne voie sans que les membres de l'équipe n'aient à absorber de travail supplémentaire en raison d'attentes peu claires.
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Créez une marge de manœuvre pour les risques liés à la portée dans les échéanciers de projet
Les changements imprévus sont inévitables, mais ils ne doivent pas nécessairement compromettre les échéanciers. Les équipes hautement performantes ajoutent une marge de manœuvre pour les risques liés à la portée, un bloc de temps alloué spécifiquement à la gestion des ajustements mineurs.
Au lieu de retarder les livrables importants, les équipes utilisent cette marge de manœuvre pour :
- Répondre aux améliorations imprévues du cadre
- Résoudre les légers décalages dans les attentes des clients
- Garantir une marge de manœuvre pour les corrections de dernière minute
Cela évite que les changements de périmètre ne bouleversent l'ensemble du calendrier du projet.
Intégrez le « récapitulatif du périmètre » à chaque jalon important de vos projets
Les équipes ne doivent pas se contenter de définir les limites d'un projet, elles doivent les renforcer. Au lieu de supposer que votre équipe se souvient des détails du périmètre, elle doit les passer en revue à chaque jalon.
Un bref récapitulatif du périmètre vous garantit :
- Les équipes examinent régulièrement les priorités des projets
- Les clients restent informés de ce qui est livré
- Les équipes détectent rapidement les travaux non approuvés avant qu'ils ne prennent de l'ampleur
En intégrant des rappels sur la portée dans les mises à jour régulières des projets, les équipes minimisent les désalignements et évitent le travail inutile.
Les équipes qui gèrent le mieux les projets ne s'appuient pas sur des politiques rigides en matière de périmètre. Elles réussissent en gérant intelligemment les changements. Lorsqu'elles définissent clairement le périmètre, le structurent bien et le gèrent activement, elles exécutent efficacement et évitent les travaux imprévus.
À lire également : Étapes clés du processus de cycle de vie d'un projet
Gardez le contrôle et maintenez vos projets sur la bonne voie
Sans un processus clair de gestion de la portée, les équipes perdent le contrôle de la portée du projet, ce qui entraîne une dérive de la portée, des échéanciers prolongés, des coûts supplémentaires et des attentes mal alignées. Une seule demande d'un client peut sembler mineure, mais sans un suivi adéquat, elle peut rapidement se transformer en travail imprévu qui perturbe les livrables.
La clé n'est pas de rejeter chaque changement : les équipes doivent évaluer, documenter et aligner activement tous les ajustements de périmètre sur les objectifs du projet afin de maintenir la structure et l'efficacité.
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