Chefs de projet : vous recherchez un système d'organisation pour hiérarchiser vos tâches et vos demandes ? Essayez les tableaux Kanban !
Les tableaux Kanban sont parfaits pour gérer l'attention, car ils vous permettent de toujours savoir ce qui est en attente, en cours et achevé. Ces outils visuels, lorsqu'ils sont utilisés avec le bon logiciel Kanban, font office à la fois de tableau de statut et de rapports.
Et selon certaines sources, l'utilisation d'un rapport d'état de projet entièrement automatisé favorise une meilleure productivité pour tous les membres du projet !
Pour démarrer votre organisation, téléchargez gratuitement le modèle de tableau Kanban simple de ClickUp et ajoutez vos tâches. Vous gagnerez un temps précieux en évitant de créer manuellement un tableau Kanban dans Google Workspace!
Vous souhaitez choisir parmi d'autres modèles ?
Nous proposons d'autres modèles de tableaux Kanban indispensables à toute personne chargée de la gestion de projet qui préfère visualiser son travail (et si vous gérez des campagnes, vous ne voudrez pas passer à côté du modèle n° 3).
Comment créer un tableau Kanban dans Google Sheets
Passons maintenant à l'évènement principal : la création d'un tableau Kanban dans Google Sheets !
Étape 1 : Créez chaque colonne de statut
Dans la première ligne, ajoutez chaque étape de votre processus de travail dans une cellule d'en-tête distincte : Backlog, À faire, En cours et Terminé. Si votre flux de travail comporte d'autres statuts, veillez à les ajouter également !
Ensuite, sélectionnez un groupe de cellules (y compris les colonnes d'en-tête) et, dans la barre de menu, cliquez sur Bordures et sélectionnez Toutes les bordures.
Étape 2 : Mettre en forme les cellules
Le tableau Kanban semble un peu fade. Il est loin d'être l'outil de visualisation puissant que nous souhaitons, alors ajoutons de la couleur pour classer les statuts !
Sélectionnez vos cellules (y compris les colonnes d'en-tête) et accédez à l'onglet Mettre en forme. Sélectionnez Couleurs alternées et choisissez le thème de couleur qui vous convient.
Étape 3 : Modifiez la couleur d'arrière-plan de tous les en-têtes
Sélectionnez ensuite une cellule d'en-tête et, dans la barre de menu, cliquez sur Couleur de remplissage et choisissez une couleur de fond claire. Répétez cette étape pour le reste de vos cellules d'en-tête.
Étape 4 : Créer une carte de tâche
Créons maintenant un modèle de carte de tâche que vous pourrez copier-coller pour les nouvelles tâches ! Dans une cellule en dehors de votre tableau Kanban, saisissez les informations requises, par exemple :
Nom de la tâche :Description :Date d'échéance :Estimation de durée :Personne assignée :Priorité :
Conseil de pro : Google Sheets ne dispose pas de la fonctionnalité glisser-déposer pour déplacer facilement les tâches dans un flux de travail, utilisez donc une cellule pour chaque carte de tâche. Sinon, vous risquez de laisser derrière vous des cellules que vous n'avez pas copiées et collées lorsque vous déplacez votre carte de tâche d'un statut à l'autre. Dans les feuilles de calcul Google, voici comment ajouter une nouvelle ligne dans la cellule :
- Raccourci clavier Mac : Commande + Entrée
- Raccourci clavier Windows, Linux, Chromebook : Ctrl + Entrée
Étape 5 : Enregistrez le modèle de tableau Kanban dans votre Google Drive.
Colonnes ? C'est bon. Cartes de tâches ? C'est bon. Alors enregistrons ce modèle !
Renommez le titre de votre feuille de calcul et ajoutez le mot « Modèle ». Cliquez sur l'icône du dossier à côté du titre et déplacez votre modèle dans un dossier existant dans votre Google Apps Drive ou créez un nouveau dossier Modèle !
Plus de ressources connexes :
Modèles de tableaux Kanban pour résoudre les défis courants de la gestion de projet
Vous avez créé un bon tableau Kanban, mais est-il adapté au monde du travail moderne ? Il y a de fortes chances que vous souhaitiez partager ce tableau avec les membres de votre projet et vos clients. Or, les produits Google tels que Sheets ne sont pas conçus pour la gestion de projet avancée.
En tant que chef de projet, vous êtes comme une lampe torche dans le brouillard qui aide tout le monde à voir la progression globale du projet. Mais entre la gestion des demandes et la création de rapports de statut plusieurs fois par jour, vous devez constamment répondre à des priorités contradictoires. La gestion de projets dans Google Sheets n'est pas la meilleure solution.
Et ce n'est pas votre seule solution !
Avec une plateforme de gestion de projets et de productivité comme ClickUp, la version gratuite suffit pour profiter des avantages des puissants tableaux Kanban et récupérer le temps perdu à cause des défis liés aux projets.
Toutes les fonctionnalités mentionnées sont disponibles dans ClickUp avec ou sans le modèle, mais nous avons sélectionné les tableaux Kanban indispensables que vous devez avoir dans votre boîte à outils technologique !
1. Modèle de Tableau Kanban pour la gestion agile par ClickUp
La gestion de projet agile n'est pas un concept nouveau, mais il est nécessaire que les équipes souhaitent bénéficier d'une visibilité sur les possibilités d'amélioration de leurs flux de travail. Pour les chefs de projet qui créent de nouveaux rapports pour chaque réunion quotidienne de l'équipe... ceci est pour vous !
Lors des réunions de résumé rapide, les participants évitent de fixer un tableau statique sur leur écran. Ils préfèrent afficher les informations qui les concernent, et c'est pourquoi ClickUp est si utile ! En quelques clics, créez des tableaux Kanban pour différents publics ou critères une seule fois. Ces tableaux publics serviront ensuite de ressource quotidienne avant, pendant et après les réunions.
Regardez les tâches se mettre à jour automatiquement dans toutes les vues pour offrir à vos équipes une visibilité en temps réel sur les statuts, où qu'elles se trouvent !
2. Modèle de tableau Kanban « Demandes de l'équipe » par ClickUp
Vous gardez une trace de toutes les demandes de votre équipe, des opérations générales aux goodies de l'entreprise ? Cela nous réjouit. Nous adorons les processus rationalisés pour ces tâches mineures mais chronophages ! C'est pourquoi nous avons créé ce modèle pour vous permettre de faire avancer chaque tâche dans le pipeline et de sortir le demandeur de vos messages privés Slack.
Ajoutez le demandeur en tant qu'observateur à sa demande de tâche et centralisez la communication grâce aux commentaires. Avec les tableaux Kanban de ClickUp, vous disposerez d'un conteneur hermétique pour toutes les demandes à gérer à votre rythme !
3. Modèle de tableau Kanban pour le suivi des campagnes par ClickUp
Pouvons-nous parler de la nature des campagnes, qui évoluent plus rapidement qu'un enfant qui vient d'apprendre à courir ? Si vous n'utilisez aucun modèle de gestion de projet, ce modèle ClickUp sera votre premier et dernier ! Tous les différents départements impliqués dans votre projet apprécieront la flexibilité des tableaux Kanban ClickUp :
- Ajoutez des fichiers pour donner plus de contexte à la tâche (nous avons également des modèles ClickUp pour les briefs de projet!)
- Épingle une image de couverture pour prévisualiser rapidement les ressources créatives.
- Effectuez des mises à jour groupées des tâches à l'aide de la barre d'action en bloc.
- Déplacez la tâche vers le haut ou vers le bas pour modifier la priorité.
4. Modèle de tableau Kanban pour la gestion de projet par ClickUp
Enfin, un défi courant en matière de gestion de projet est le volume de travail trop important demandé ou en cours. Les limites de travail en cours (WIP) dans ClickUp sont les meilleures alliées des chefs de projet pour protéger la capacité de charge de travail de tous les membres du projet.
Voici comment cela fonctionne : définissez des limites souples et obtenez des indicateurs visuels lorsque vous atteignez ou dépassez la limite de travail en cours (WIP). ClickUp n'empêchera pas la création, le déplacement ou la mise à jour des tâches, même si cela entraîne un dépassement de la limite définie pour la colonne !
À qui profite l'utilisation des tableaux Kanban ?
Les tableaux Kanban sont devenus de plus en plus populaires ces dernières années, de nombreuses entreprises et organisations ayant adopté cet outil visuel de gestion de projet. Mais qui bénéficie exactement de l'utilisation des tableaux Kanban ? Voici quelques exemples et modèles d'équipes qui peuvent tirer un grand profit de l'utilisation des tableaux Kanban :
Équipes de gestion de projet : Les équipes de gestion de projet ont souvent beaucoup à faire, avec plusieurs projets et tâches à mener de front simultanément. Les tableaux Kanban offrent aux chefs de projet un moyen clair et organisé de suivre l'avancement de chaque projet et de s'assurer que toutes les tâches sont achevées efficacement.
Équipes marketing : les équipes marketing sont constamment en train de réfléchir à de nouvelles idées, de créer des campagnes et de suivre les analyses. Avec autant d'activités, il est facile de passer à côté de certaines tâches. Un tableau Kanban permet aux équipes marketing de visualiser tous leurs projets et toutes leurs tâches en un seul endroit, ce qui facilite la hiérarchisation des priorités et le suivi.
Comment les tableaux Kanban ClickUp aident les équipes
ClickUp a aidé d'innombrables équipes à rationaliser leurs processus de gestion de projet. Découvrez comment ces équipes ont utilisé les tableaux Kanban dans ClickUp pour atteindre leurs objectifs :
Adhere Creative
Adhere Creative est une agence de marketing entrant basée à Houston, au Texas, qui propose des services complets de développement de marque B2B et est partenaire Platinum de HubSpot. Voici ce qu'ils ont dit à propos de ClickUp :
« La vue Tableau s'est avérée très utile, car elle imite un tableau Kanban. Chaque matin, lors de nos réunions de résumé rapide, nous déplaçons tous les projets clients sur le tableau. Il s'agit d'une représentation visuelle de notre situation actuelle et de nos objectifs, ainsi que d'un rappel utile pour tous les services.
La disposition des fenêtres individuelles des tâches à faire s'est également avérée extrêmement utile. En quelques secondes seulement, nous pouvons identifier le statut d'une tâche, la personne à qui elle est attribuée, l'estimation de durée pour la réaliser, les dates d'échéance, les pièces jointes et les discussions autour du projet, sans avoir à fouiller ou à faire défiler excessivement. Auparavant, nous utilisions Basecamp, et rien de tout cela n'était facilement accessible, voire pas du tout. »
5 Star Commerce
Five Star Commerce est une agence de marketing qui se concentre sur la plateforme Amazon pour aider à développer les ventes de produits physiques et de marques. Voici ce qu'ils ont dit à propos de ClickUp :
« Dans une autre agence de marketing où j'ai travaillé, nous utilisions Trello, que je ne supporte plus aujourd'hui. Cet outil ne convenait absolument pas à notre type d'entreprise. Il ne proposait pas de tâches récurrentes et, selon moi, la vue Tableau n'est pas un bon moyen de trier un grand nombre de tâches. Il était très difficile pour un employé de voir exactement ce qu'il devait accomplir chaque jour et de nombreuses tâches passaient à la trappe. »