Il y a de fortes chances que vous utilisiez Google Workspace depuis des années. Mais saviez-vous que vous pouvez facilement créer un modèle et établir un planning dans Google Sheets?
Certains d'entre nous ont été surpris d'apprendre comment créer un planning tel que :
- Un modèle de planning quotidien pour vos routines matinales et nocturnes idéales
- Modèle de planning pour les employés pour la semaine de travail de 4 jours de votre équipe
- Un calendrier scolaire et d'entraînement pour la saison de football de votre enfant
Cela semble plutôt utile, n'est-ce pas ?
Dans cet article, nous vous montrerons les étapes simples pour créer un planning quotidien dans Google Sheets, l'enregistrer comme modèle et créer des règles pour mettre automatiquement en évidence certaines tâches et certains évènements. Et si vous vous sentez limité par Google Sheets, nous vous présenterons également une alternative supérieure et plus puissante : ClickUp!
C'est parti ! 🏁
⏰ Résumé en 60 secondes
- Google Sheets peut être utilisé pour créer divers modèles de planning, tels que des routines quotidiennes, des plannings d'employés et des plannings d'entraînement scolaire.
- Étapes pour créer un planning dans Google Sheets : Ouvrez un modèle de planning dans la galerie de modèles Google Sheets. Choisissez le modèle « Planning » et définissez votre date de début. Personnalisez l'apparence du modèle en modifiant les couleurs d'arrière-plan et le texte. Ajoutez des éléments au planning et utilisez la mise en forme conditionnelle pour attribuer un code couleur aux tâches. Enregistrez le planning personnalisé en tant que nouveau modèle pour une utilisation future.
- Ouvrez un modèle de planning à partir de la galerie de modèles Google Sheets.
- Choisissez le modèle « Calendrier » et définissez votre date de début.
- Personnalisez l'apparence du modèle en modifiant les couleurs d'arrière-plan et le texte.
- Ajoutez des éléments à votre planning et utilisez le formatage conditionnel pour attribuer un code couleur aux tâches.
- Enregistrez le planning personnalisé comme nouveau modèle pour une utilisation future.
- Utilisez la mise en forme conditionnelle pour mettre en évidence des tâches spécifiques telles que les réunions ou les activités personnelles, afin de rendre le planning pratique et facile à suivre.
- Google Sheets manque de fonctionnalités de gestion des tâches, d'intégrations natives et d'évolutivité par rapport aux logiciels de calendrier modernes.
- Les outils de calendrier modernes offrent des mises à jour en temps réel, des estimations de tâches, plusieurs vues de calendrier et de meilleures fonctionnalités de planification de projet.
- ClickUp offre une plateforme de productivité complète avec des fonctionnalités telles que plusieurs vues de projet, des intégrations natives, un accès mobile et le suivi du temps.
- La vue Calendrier de ClickUp permet d’afficher le travail, de reprogrammer les tâches et de gérer l’échéancier des projets avec souplesse et facilité.
- ClickUp comprend également des diagrammes de Gantt, des tableaux Kanban, des tâches récurrentes et des calendriers partageables pour la collaboration en équipe.
- Ouvrez un modèle de planning à partir de la galerie de modèles Google Sheets.
- Choisissez le modèle « Calendrier » et définissez votre date de début.
- Personnalisez l'apparence du modèle en modifiant les couleurs d'arrière-plan et le texte.
- Ajoutez des éléments à votre planning et utilisez le formatage conditionnel pour attribuer un code couleur aux tâches.
- Enregistrez le planning personnalisé comme nouveau modèle pour une utilisation future.
Comment créer un planning quotidien dans Google Sheets
1. Ouvrez un modèle de planning hebdomadaire à partir de la galerie de modèles Google Sheets en sélectionnant Nouveau > Google Sheets > À partir d'un modèle.
2. Choisissez le modèle Calendrier.
3. Double-cliquez sur la cellule C2 et modifiez la date de début souhaitée. Bien que le modèle de calendrier Google Sheets ait une date de début le Monday, vous pouvez choisir n'importe quel jour de la semaine !
4. L'étape suivante est facultative. Mettez en surbrillance les cellules du haut et du bas pour modifier la couleur d'arrière-plan du modèle. Ensuite, procédez de la même manière pour les cellules de texte (Notes, À faire).
5. Ajoutez vos éléments de planning
6. Créez des règles de mise en forme conditionnelle pour attribuer des codes couleur aux rendez-vous, évènements, réunions et rappels en cliquant sur le bouton Sélectionner tout situé sous la barre de formule.
7. Cliquez avec le bouton droit n'importe où sur la feuille > Afficher plus d'actions sur les cellules > Mettre en forme les cellules selon des conditions
Si vous avez du mal à créer des catégories de couleurs, faites une petite pause ici ! Ne vous inquiétez pas trop de rendre votre planning digne de Pinterest. L'important est qu'il soit pratique.
Dans l'exemple ci-dessous, j'ai créé cinq règles avec trois catégories de couleurs (réunions, personnel et sessions de concentration) :
- Si le texte contient « mtg », surlignez la cellule en vert.
- Si le texte contient « deep work », surlignez la cellule en bleu.
- Si le texte contient « déjeuner », surlignez la cellule en violet.
- Si le texte contient « appt », surlignez la cellule en violet.
- Si le texte contient « promener le chien », surlignez la cellule en violet.
À vous de jouer !
8. Ouvrez le menu déroulant sous Règles de formatage pour appliquer une règle. Ensuite, ajustez le style souhaité sous Style de formatage.
9. Enregistrez-le comme nouveau modèle en ajoutant Modèle au titre de la feuille.
10. Cliquez sur l'icône du dossier à côté du titre de la feuille > icône Nouveau dossier.
11. Nommez le dossier et cliquez sur l'icône Coche pour enregistrer.
12. Cliquez sur Déplacer ici pour enregistrer le modèle de calendrier dans le dossier que vous avez créé.
Réussite ! Vous disposez désormais d'un nouvel agenda quotidien que vous pouvez réutiliser et modifier à votre guise.
Nous avons d'autres ressources et recommandations pour les environnements de travail Google Workspace si vous recherchez d'autres alternatives pour améliorer vos besoins en matière de planification ! ⬇️
Plus de tutoriels sur Google Sheets et Google Docs
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- Comment créer un tableau Kanban dans Google Sheets
- Comment créer un diagramme d'organigramme dans Google Sheets
Modèles de planning Google Sheets
• Planification via Google Sheets • Emploi du temps quotidien via template.net • Emploi du temps quotidien pour le télétravail via template.net
Google Sheets vs logiciel de calendrier moderne
Je comprends, la vie est imprévisible : votre ordinateur portable tombe en panne. Riley vous envoie un texte pour vous dire que son entraîneur de football change les dates d'entraînement du mardi au jeudi. Le projet qui doit être terminé dans quelques semaines prend du retard.
Je ne sais pas ce que vous en pensez, mais l'idée de réaliser une modification en cours sur des lignes et des colonnes dans un tableur me donne déjà mal à la tête. Ce qui devrait prendre moins d'une minute à mettre à jour prend en fait autant de temps qu'un épisode de The Great British Bake Off.
Par rapport aux logiciels de calendrier modernes qui peuvent transformer un planning statique en une ressource en temps réel, Google Sheets présente trois inconvénients majeurs :
- Aucune fonctionnalité de gestion des tâches pour communiquer ou collaborer avec d'autres personnes
- Aucune intégration native avec les systèmes de gestion de projet
- Aucun potentiel d'évolutivité
Si vous vous dites « Mais Google Sheets est gratuit et je n'ai pas le temps d'apprendre à utiliser un nouveau logiciel ! », je vous comprends tout à fait. Tout bien considéré, que diriez-vous d'un logiciel de calendrier moderne capable de faire cela pour vous :
- Des fonctionnalités de rapports pour une meilleure planification des projets à l'avenir ? Préparé.
- Des estimations de tâches pour anticiper les imprévus ? Activé.
- Plusieurs calendriers sur un seul écran ? Terminé.
Au fait, si vous souhaitez savoir comment gérer plusieurs calendriers, consultez ce guide pratique qui contient nos meilleurs conseils.
Avec le recul, les logiciels de calendrier modernes sont indispensables pour gagner du temps. Et vous disposez d'alternatives gratuites à Google Sheets! Le meilleur logiciel gratuit ? Je suis ravi que vous posiez la question.
📮ClickUp Insight : 92 % des travailleurs du savoir utilisent des stratégies personnalisées de gestion du temps. Cependant, la plupart des outils de gestion des flux de travail n'offrent pas encore de fonctionnalités intégrées robustes de gestion du temps ou de hiérarchisation des priorités, ce qui peut nuire à une hiérarchisation efficace.
Les fonctionnalités de planification et de suivi du temps de ClickUp peuvent vous aider à transformer ces conjectures en décisions fondées sur des données. Il peut même suggérer des plages horaires optimales pour les tâches de votre Calendrier. Créez un système de gestion du temps personnalisé qui s'adapte à votre façon de travailler !
Bonus : modèles de calendrier mensuel Google Sheets!
ClickUp : une alternative gratuite à Google Sheets
ClickUp est la plateforme de productivité ultime qui permet aux équipes de gérer des projets, de collaborer plus intelligemment et de regrouper tout leur travail dans un seul outil. Que vous soyez novice en matière d'applications de productivité ou que vous soyez un planificateur chevronné, la personnalisation de ClickUp peut vous aider à organiser vos journées de manière optimale ! ✨
Un logiciel de calendrier moderne comme ClickUp offre bien plus que la simple création d'un modèle de planning quotidien :
- Plusieurs vues de projet, notamment des diagrammes de Gantt, des tableaux Kanban et des tableaux ClickUp.
- Intégrations natives avec d'autres applications pour soutenir votre flux de travail actuel
- Descriptions des tâches/évènements pour en comprendre rapidement la signification
- Accès mobile pour rester informé où que vous soyez
- Tâches récurrentes pour que rien ne passe entre les mailles du filet
- Partageable avec les membres de l'équipe et les invités
- Suivi du temps et estimation horaire
Bonus : applications de planification numérique!
Qu'aimeriez-vous accomplir au travail ou à la maison si vous aviez plus de temps libre dans la semaine ? Avec la vue Calendrier de ClickUp, tout est possible ! 🔮