Guide de désencombrement numérique pour créer un environnement de travail à haute productivité

Désencombrer votre environnement de travail numérique peut changer la donne… à condition de disposer des bons outils et d’adopter les bonnes habitudes pour vous organiser efficacement. Si vous avez repoussé le moment de classer des centaines, voire des milliers de fichiers, vous n’êtes pas seul !

La tâche de mettre en place un système de classement durable et digne de Pinterest me semblait être une corvée. Cela a changé après avoir mené à bien quelques projets de désencombrement simples. Aujourd’hui, mon environnement de travail m’inspire, et c’est exactement ce que je vous souhaite !

Vous ne savez peut-être pas par où commencer et vous vous demandez : « À quel point faut-il que ce soit propre ? » Je vais vous présenter huit projets de désencombrement numérique faciles à mettre en œuvre et vous expliquer comment ClickUp peut vous aider à adopter instantanément de bonnes habitudes d'organisation. 🌱

Vers un état d'esprit axé sur le désencombrement numérique

Il est de notre responsabilité de prendre régulièrement du recul par rapport à la technologie pour faire le point sur notre bien-être. En réalité, c'est cette mentalité du « garder ou regretter » qui encourage notre tendance à l'accumulation numérique, véritable obstacle à notre productivité au travail.

Pour remettre de l'ordre dans nos appareils encombrés, nous devons d'abord identifier ce qui contribue à cet encombrement.

Bureau de l'ordinateur

Applications de travail

Mobile/Tablette

La bonne nouvelle, c'est qu'une fois que vous aurez pris l'habitude de vous organiser, vous aurez de moins en moins de rangement à faire au fil du temps ! ✨

Alors, à quoi devez-vous vous attendre lorsque vous vous lancerez dans le désencombrement de vos appareils ? Au début, vous vous sentirez submergé :

Puis, quelques souvenirs qui vous feront sourire :

Enfin, vous vous sentirez soulagé une fois le projet terminé.

Avant de commencer, il est important de noter que vous n’êtes pas obligé de suivre ce guide à la lettre pour obtenir un flux de travail de désencombrement parfait. N’hésitez pas à vous organiser comme vous le faites normalement, mais je vous encourage à faire quelques essais ! 🧠💡

Voici huit projets de désencombrement numérique que vous pouvez faire pour vous lancer dans votre parcours de désencombrement numérique.

8 projets de désencombrement numérique

1️⃣ Videz le dossier « Téléchargements »

Téléchargements de PDF aléatoires et captures d'écran en double : il faut s'en débarrasser ! Commencez par organiser ce dossier sous forme de liste et triez-les par type de fichier pour les supprimer facilement par groupes. Cela m'aide à trouver et à supprimer rapidement tous les fichiers PNG, archives Zip, GIF et dossiers HTML de mes anciens projets dont je sais que je n'ai plus besoin. Une fois ce premier tri achevé, passez au reste qui nécessite une attention particulière. 🔎

Astuce : si vous utilisez un Mac, sélectionnez un fichier (ou un groupe de fichiers) et appuyez sur la barre d'espace pour prévisualiser le fichier. Appuyez ensuite à nouveau sur la barre d'espace pour fermer le fichier. Vous passerez ainsi plus rapidement en revue vos fichiers, plutôt que d'ouvrir et de fermer chaque fichier individuellement !

2️⃣ Organisez votre Google Drive

Google Drive ressemble au dossier « Téléchargements » : il peut rapidement se remplir de copies sur copies sur copies de documents bâclés. Organisez vos fichiers en mode grille ou vue Liste et supprimez tout ce qui ne sert à rien. 🗑

Astuce n° 1 : Améliorez l'organisation de votre Google Drive en remplaçant votre page d'accueil par défaut Mon Drive par Priorité. Cela vous aidera à vous sentir moins submergé en vous concentrant sur ce qui est important plutôt que sur l'ensemble de votre bibliothèque lorsque vous ouvrez Google Drive.

En haut de la page Priorité, vous trouverez un carrousel d'accès rapide aux fichiers individuels que vous avez ouverts fréquemment. C'est en bas de la page que la magie opère vraiment ! Vous pouvez créer des Environnements de travail pour accéder aux fichiers les plus essentiels ou les plus actifs sans les déplacer de leur emplacement d'origine. 📍

Astuce n° 2 : Si vous n'utilisez pratiquement jamais le panneau Suggestions en haut de votre Google Drive, vous pouvez désactiver cette fonctionnalité en cliquant sur l'icône en forme d'engrenage > Paramètres > puis en décochant Suggestions.

3️⃣ Regroupez les signets et les extensions de votre navigateur

Les signets et les extensions devraient nous aider à tirer le meilleur parti de notre expérience en ligne. Si cet espace de votre environnement numérique est encombré, voici quelques suggestions pour le simplifier :

Astuce : sans exagération, l'extension Chrome ClickUp change la donne. Lorsque je fais des recherches pour mon prochain projet, j'ajoute entre 8 et 12 sites web à mes signets à chaque session. Il s'agit d'une compilation de sources de texte, de vidéos YouTube et d'idées inspirantes. Au lieu de les enregistrer dans un dossier Chrome et de les oublier, je les ajoute à mes signets via l'extension Chrome ClickUp ! Elle se synchronise avec mon compte ClickUp et le reste de mon travail, accompagnée d’une petite note que j’ai laissée à mon futur moi pour expliquer son utilité. Si vous ne devez retenir qu’une seule chose de ce guide, que ce soit celle-ci : téléchargez l’extension Chrome ClickUp! 🆓

4️⃣ Videz vos boîtes de réception d'e-mails

On peut supposer sans risque que chacun possède entre trois et cinq comptes d’e-mail :

1. AOL Mail, Hotmail, Lycos, Mail.com ou Yahoo! Mail de votre jeunesse 2. Gmail (parce que ce n'était pas AOL Mail, Hotmail, Lycos, Mail.com ou Yahoo! Mail de votre jeunesse) 3. Un compte de travail 4 & 5. Des comptes avec différentes versions de votre nom

Commencez par vous attaquer à un compte de e-mail — votre compte personnel ou professionnel — en classant, supprimant ou archivant vos messages. Si vous ne savez pas par où commencer, voici quelques options :

Astuce : si vous utilisez Gmail, rendez-vous dans la barre de recherche et cliquez sur l'icône Afficher les options de recherche. Recherchez tous les e-mails de plus de 5 Mo ou 10 Mo, puis supprimez-les ou archivez-les.

Une fois le désordre éliminé, il est temps de s'organiser ! Grâce à quelques astuces, vous pourrez développer vos compétences en matière de gestion des e-mails et de votre temps, et gagner du temps au quotidien. Voici comment :

1. Évitez d'utiliser une structure de dossiers à plusieurs niveaux pour classer vos e-mails. À terme, vous finirez par ajouter de nouveaux sous-dossiers, ce qui ne fera qu'accroître le désordre. Vous perdrez du temps à modifier votre système tous les deux mois pour l'adapter aux nouvelles tâches, aux nouveaux projets et à la nouvelle correspondance. Utilisez plutôt des catégories et des libellés pour vos e-mails et déplacez-les hors de votre boîte de réception. Lorsque vous aurez besoin de rechercher un e-mail spécifique, il vous suffira d'effectuer une recherche par étiquette ou par nom de catégorie.

2. Mettez en place une routine pour vos e-mails. Avant ClickUp, une journée de travail « normale » pour moi consistait à vider ma boîte de réception. Toutes les deux heures environ, j’allais à des réunions, mais je retournais ensuite à ma boîte de réception. Vers la fin de la journée, vers 15 h, je commençais mes tâches proprement dites, mais à ce moment-là, mon cerveau était déjà épuisé d’avoir passé toute la journée à traiter des e-mails. Ce n’est pas possible pour tout le monde, mais si vous vous entraînez à consulter vos e-mails seulement deux ou trois fois par jour, vous pouvez vous réserver des blocs d’heures dans votre journée pour accomplir vos tâches.

3. Utilisez les fonctionnalités de votre fournisseur de e-mail pour optimiser votre productivité. Raccourcis, catégories, étiquettes, règles, libellés, tout y passe ! Ces fonctionnalités méritent que vous preniez le temps de les découvrir et de les mettre en pratique, car elles vous font gagner du temps et vous épargnent des efforts intellectuels — deux ressources essentielles dont vous avez besoin au quotidien.

Si vous avez un intérêt pour les conseils pour améliorer votre productivité avec Outlook ou Gmail, faites-le-nous savoir dans les commentaires ci-dessous !

5️⃣ Téléchargez vos photos et captures d'écran sur le cloud

Gagnez de l'espace sur votre appareil en transférant vos photos vers un service de stockage cloud comme iCloud ou Google Photos. Pour les photos que vous souhaitez conserver sur votre téléphone, passez en revue votre photothèque et supprimez les doublons, les images de mèmes amusants et les captures d'écran accidentelles de votre réveil.

Astuce : Google Photos dispose d'une fonctionnalité qui classe les photos et vidéos volumineuses, les photos floues, les captures d'écran et les fichiers provenant d'autres applications afin de vous permettre de les passer rapidement en revue et de les supprimer. Si vous possédez un appareil Apple, vous pouvez filtrer par type de média.

6️⃣ Faites le ménage dans vos flux sociaux

Les réseaux sociaux apportent-ils une valeur ajoutée à votre vie ? Vous enrichissent-ils, vous inspirent-ils ou vous permettent-ils de vous sentir en lien avec des personnes positives ? C'est peut-être le projet de désencombrement le plus important de cette liste, car tout le monde peut le faire. Il existe tout un monde sans réseaux sociaux qui n'attend que vous pour que vous passiez du temps à faire des choses pour vous-même ou avec d'autres personnes.

Si, pour vous, faire le ménage signifie désactiver vos comptes pendant quelques semaines ou quelques mois, c'est à vous de voir ! Mais si cela vous semble trop radical, un simple désencombrement tous les mois environ commencera à avoir des effets bénéfiques sur votre santé mentale :

Si vous gérez les comptes de réseaux sociaux de votre entreprise, pensez à utiliser une boîte de réception sociale unifiée. Grâce à cet outil, vous gagnerez du temps que vous consacrez habituellement à passer d'un onglet, d'un compte ou d'un appareil à l'autre, et vous éviterez de céder aux nombreuses distractions.

7️⃣ Organisez vos écrans d'accueil d'Accueil

Supprimez toutes les notes et applications inutiles, puis organisez ce qui reste. Selon la façon dont vous préférez organiser vos applications, voici quelques suggestions de structure :

1. Organisez-vous par type de dossier. Regroupez les applications en fonction de leur usage (productivité, réseaux sociaux, travail, photographie, voyages)

2. Réfléchissez à la façon dont vous tenez votre téléphone ou votre tablette. Placez les applications auxquelles vous devez accéder rapidement sur les bords de l'écran.

3. Mettez en avant vos applications les plus utilisées ou indispensables. Limitez ce qui s'affiche sur les pages de votre écran d'accueil sans avoir à effectuer de recherche

8️⃣ Optimisez votre outil de gestion de projet

Si vous utilisez un outil de gestion de projet pour vos études ou votre travail, il y a de fortes chances que vous ayez une mine d’informations et de notes éparpillées aux quatre coins du logiciel. Ce n’est pas grave ! Nous sommes tous confrontés à ce désordre, car nous passons constamment à la nouveauté et à la prochaine étape. Nous nous disons : « Bah, je le ferai plus tard. » 🤷‍♀️

Commencez le processus de désencombrement en faisant le tri dans votre tableau de bord personnel et en classant vos anciens travaux :

1. Terminez les tâches en suspens

2. Archivez votre correspondance

3. Classez vos documents importants (factures, cahiers des charges pour les projets)

4. Supprimez les rapports obsolètes

Conseil : La clé d'un projet réussi (et sans stress) réside dans l'utilisation d'un système évolutif et fiable. Si vous disposez d'un outil de gestion de projet ou d'organisation complet, exploitez ses fonctionnalités et organisez votre travail.

Et voilà : huit projets pour vous libérer du désordre !

Prêt à passer au niveau supérieur en matière de désencombrement et d'organisation ? Découvrez ClickUp, un environnement de travail personnalisable et tout-en-un pour simplifier votre travail et en faire plus. 👋

Comment utiliser un compte ClickUp gratuit pour adopter instantanément de bonnes habitudes d'organisation

Il n'est jamais trop tôt pour commencer à organiser vos fichiers afin d'améliorer votre productivité ! Plutôt que d'attendre que le désordre s'accumule, consacrez chaque mois un peu de temps à désencombrer vos appareils. C'est là que ClickUp entre en jeu :

1. Créez une tâche récurrente mensuelle dans ClickUp pour faire le ménage dans vos environnements de travail numériques. Engagez-vous à respecter un calendrier de nettoyage numérique une fois par mois à l'aide de checklists afin de savoir exactement quoi faire le moment venu.

2. Gagnez de l'espace sur vos appareils en utilisant les rappels et les tâches ClickUp. Déplacez les captures d'écran, les notes et les fichiers liés à vos projets vers votre environnement de travail ClickUp pour ne rien oublier.

3. Accédez aux fonctionnalités clés de ClickUp depuis n'importe quel appareil, même en dehors de la plateforme. Finis les allers-retours entre plusieurs applications pour rester organisé et terminer votre travail

4. Utilisez l'extension Chrome ClickUp lorsque vous naviguez sur Internet. Sérieusement, ça change tout !

Si vous débutez avec ClickUp, consultez cette leçon facile de ClickUp University pour créer en toute confiance votre tâche de désencombrement numérique ! ⬇️

Une dernière réflexion

Que pouvez-vous faire avec du temps libre en plus dans votre journée ? Apprendre une nouvelle compétence ? Passer du temps avec vos proches ? Faire une sieste ?

Quelle que soit votre réponse, nous sommes tous d'accord sur un point : adopter des habitudes positives et durables nous permet d'être inspirés, productifs et confiants. Nous n'avons pas besoin des systèmes les plus sophistiqués ni d'une installation parfaite qui ne ferait que nous motiver temporairement à accomplir ce qui est à faire.

Vous pouvez mener à bien tous les projets de désencombrement présentés dans cet article sans eux. Allez-y doucement et n'oubliez pas qu'en vous y mettant dès maintenant, vous vous sentirez moins submergé au fil du temps. 😌 🖥 📱

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