Le statut vert Teams est un signal envoyé à votre organisation qui signifie : « Bonjour, je suis là et disponible. » Savoir quand vous êtes disponible grâce à ce statut actif facilite la collaboration et la communication.
Malheureusement, l'application change automatiquement votre statut de vert (Disponible) à jaune (Absent) dans certaines conditions. Cela se produit lorsque votre ordinateur est inactif, lorsque l'écran de verrouillage apparaît, lorsqu'il passe en mode veille ou lorsque MS Teams s'exécute en arrière-plan.
Dans la plupart des organisations, il est généralement considéré comme une bonne pratique Teams de rester actif pendant les heures de travail. Cela montre que vos collègues peuvent vous contacter, en particulier lorsque vous travaillez à distance.
Voyons comment vous pouvez garder le statut de votre équipe au vert et apparaître comme actif, même si vous vous absentez quelques instants !
⏰ Résumé en 60 secondes
- Décodage des statuts Teams : le statut vert indique que vous êtes disponible, mais il passe automatiquement à « Absent » si votre ordinateur est inactif, si l'écran de verrouillage s'affiche ou si Teams s'exécute en arrière-plan.
- Respectez les règles de bonne conduite : dans la plupart des organisations, il est considéré comme une bonne pratique de définir votre statut Teams sur « actif » afin de garantir une communication fluide.
- Définissez manuellement votre statut : vous pouvez définir votre statut sur « Disponible » dans l'application pour éviter qu'il ne passe à « Absent ». Cette opération peut être effectuée à la fois sur ordinateur et sur mobile.
- Empêcher la mise en veille de l'appareil : les paramètres d'alimentation de votre appareil peuvent être ajustés pour empêcher sa mise en veille, ce qui garantit que votre statut reste actif pendant les pauses.
- Utilisez un message de statut : un message de statut personnalisé peut informer vos collègues de votre disponibilité et être effacé après quelques heures.
- Envisagez des alternatives : si les limites de Teams vous frustrent, essayez ClickUp, une plateforme tout-en-un pour la communication et la collaboration dotée de fonctionnalités basées sur l'IA.
Comprendre chaque paramètre de statut dans Microsoft Teams
Avant d'aborder la manière de maintenir votre statut Teams au vert, voyons d'abord ce que signifie chaque option de statut !
- Disponible : vous êtes actif et gratuit. Il passe à « Absent » lorsque votre ordinateur se verrouille ou reste inactif.
- Occupé : vous êtes concentré, mais vous souhaitez tout de même recevoir des notifications.
- En réunion ou En appel : activez automatiquement ce paramètre lorsque vous participez à ces activités, sauf si le mode « Ne pas déranger » est activé.
- Ne pas déranger : vous avez besoin de vous concentrer ? Cette fonction bloque les notifications pour vous.
- Je reviens tout de suite : lorsque vous vous absentez brièvement
- Apparaître comme absent : vous travaillez, mais vous ne répondez pas immédiatement.
- Apparaître hors ligne : lorsque vous souhaitez masquer votre présence tout en continuant à recevoir des Messages.
👀 Le saviez-vous ? Vos collègues peuvent choisir d'être avertis lorsque votre statut Teams change. Il leur suffit d'aller dans le chat, de sélectionner le profil d'une personne, de cliquer dessus avec le bouton droit de la souris et de sélectionner l'option « Notifier lorsque disponible ».
Comment maintenir le statut des équipes au vert
Votre journée de travail ne se résume pas à répondre à des messages sur Teams, elle comprend également le passage d'un onglet à l'autre, la prise d'appels et de courtes pauses.
Malheureusement, Microsoft considère toute interruption de plus de 10 minutes sur votre appareil, ou même l'exécution de Teams en arrière-plan, comme un motif suffisant pour changer votre statut en « Absent ».
De nombreuses personnes, dont un utilisateur de Reddit, sont frustrées par le problème temporaire lié au statut de Microsoft Teams. L'utilisateur déclare :
Je vous promets que je travaille, que j'ai lancé mes vidéos de formation annuelle et que je n'ai pas besoin de cliquer partout. Le système continue de m'afficher comme étant absent. C'est ennuyeux, car j'attends un appel d'ici peu.
C'était sympa tant que ça a duré.
Je vous promets que je travaille, que je suis en train de regarder mes vidéos de formation annuelle et que je n'ai pas besoin de cliquer partout. Mais le système continue de m'afficher comme étant absent. C'est agaçant, car j'attends un appel d'ici peu.
C'était sympa tant que ça a duré.
Mais ne vous inquiétez pas. Nous avons la solution qu'il vous faut. Il est temps de faire un petit tour dans les astuces Microsoft Teams pour vous assurer d'apparaître comme Disponible sur l'application :
1. Définissez manuellement le statut Teams sur Disponible dans l'application.
Si vous vous demandez « Comment garder mon statut Teams au vert », voici comment définir votre statut sur « Disponible » dans l'application :
Pour votre MacBook Apple/PC Windows
- Ouvrez l'application Teams.
- Allez dans le coin supérieur droit de l'application.
- Vous y trouverez votre nom complet et vos initiales (icône/photo du profil).
- Cliquez ici pour afficher un menu déroulant présentant les différents statuts.
- Choisissez l'option de statut « Disponible » avec le point vert.
Pour choisir l'option « Actif » dans l'application Teams Android/iOS sur mobile :
- Ouvrez votre application Microsoft Teams.
- Recherchez l'icône de votre profil dans le coin supérieur gauche.
- Cliquez ici pour ouvrir les paramètres de statut de Microsoft Teams.
- Définissez votre statut sur « Disponible » (icône de statut actif verte).
Vous pouvez également saisir votre statut préféré dans la barre de recherche de Teams et le modifier rapidement.
- Ouvrez l'application Microsoft Teams.
- Accédez à la barre de recherche (en haut au centre).
- Entrez « / » (barre oblique) pour afficher un menu proposant différentes commandes.
- Choisissez votre statut dans le menu.
🧠 Anecdote amusante : si vous êtes connecté à Teams sur plusieurs appareils, votre statut est synchronisé sur tous ces appareils. Ainsi, si vous êtes marqué comme « Absent » sur votre ordinateur, cela s'affichera également sur votre application mobile.
2. Empêchez votre appareil de se mettre en veille
La technique Pomodoro recommande de faire une pause de cinq minutes toutes les 25 minutes afin d'améliorer votre relation avec vos tâches. Bien sûr, si vous craignez que votre statut Teams passe à « Absent », cette relation peut se détériorer au lieu de s'améliorer !
Pour garder votre statut Teams actif pendant les pauses, vous pouvez configurer les paramètres d'alimentation de votre appareil afin qu'il reste allumé.
Pour les utilisateurs Windows :
- Ouvrez les paramètres à partir du menu Démarrer ou à l'aide de la clé Windows.
- Accédez à Système > Alimentation et batterie.
- Sous l'option Délais d'attente de l'écran, de la veille et de l'hibernation , choisissez Jamais ou sélectionnez la durée la plus longue pour maintenir votre système en veille.
Pour les utilisateurs de MacBook :
- Ouvrez les paramètres système via l' icône Apple en haut à droite de votre écran.
- Cliquez sur l'option Verrouiller l'écran .
- Modifiez les paramètres de veille de votre appareil en réglant l'option « Éteindre l'écran » sur la durée maximale, tant pour l'adaptateur secteur que pour les situations où l'appareil est branché.
👀 Le saviez-vous ? Vous pouvez définir la durée d'un statut particulier dans MS Teams. Imaginons que vous ayez une réunion en présentiel. Sélectionnez l'option « Ne pas déranger » pour une durée de quelques heures. Malheureusement, vous l'avez deviné, cela ne fonctionne pas pour activer votre statut Teams.
3. Définir un message de statut dans l'application Microsoft Teams
Il y a de fortes chances que vos collègues soient déjà conscients de la difficulté de rester actifs sur Teams. Vous pouvez contribuer à leur faire connaître votre disponibilité, quel que soit votre statut sur l'application.
- Ouvrez l'application Teams.
- Cliquez sur l'icône de votre profil dans le coin supérieur droit.
- Accédez à l'option Définir un message de statut .
- Tapez un message pour réaffirmer votre disponibilité.
Il reste une étape à franchir pour mettre en œuvre cette méthode à la perfection.
Idéalement, vous devriez effacer le message de statut après un certain nombre d'heures, afin de ne pas rester indéfiniment « Disponible » !
- Rendez-vous dans l'option Effacer le message de statut après située sous le champ de texte.
- Ouvrez le menu déroulant et choisissez parmi les options suivantes : Jamais, Aujourd'hui, 1 heure, 4 heures et Cette semaine.
- Enregistrez vos modifications en cliquant sur Terminé.
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👀 Le saviez-vous ? En 2017, Microsoft a annoncé que Teams remplacerait à terme Skype Entreprise, marquant ainsi sa transition d'une plateforme de messagerie vers un outil de communication destiné aux entreprises.
À lire également : Avantages et inconvénients de Microsoft Teams : est-ce l'outil adapté à votre équipe ?
Limites de l'utilisation de Teams
Microsoft Teams est un outil extrêmement populaire qui compte plus de 320 millions d'utilisateurs actifs par mois!
Mais la plateforme présente certaines limites qui peuvent compliquer la communication au sein de l'équipe.
- Personnalisation limitée : Teams offre des options limitées pour personnaliser l'interface utilisateur et les notifications, ce qui peut être frustrant pour les utilisateurs qui préfèrent une expérience plus personnalisée.
- Intégrations complexes : bien que les intégrations de Teams avec la suite Microsoft 365 soient très appréciées, la gestion des fichiers dans l'application peut s'avérer fastidieuse, en particulier lorsque le nombre de fichiers est important.
- Limites de recherche : les utilisateurs peuvent avoir des difficultés à trouver un contenu spécifique dans les discussions.
- Qualité audio/vidéo : bien qu'elle soit généralement bonne, la qualité audio et vidéo pendant les appels peut parfois être affectée, en particulier lorsque la connexion Internet est faible.
- Paramètres de notifications incohérents : si les préférences de notifications ne sont pas correctement synchronisées entre les appareils, vous pouvez recevoir des notifications sur un appareil, mais pas sur les autres.
- Problèmes pour rejoindre les réunions : le nouveau client Teams empêche parfois les utilisateurs de rejoindre des réunions via Outlook, ce qui nécessite souvent de redémarrer l'appareil ou Teams pour résoudre le problème.
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Utiliser ClickUp pour une collaboration fluide
Microsoft Teams est un outil de communication et un logiciel de partage d'écran puissant. Cependant, ses limites, telles que des intégrations peu pratiques, des problèmes de synchronisation et un nombre maximal de canaux (200 publics et 30 privés), l'empêchent d'être une plateforme de collaboration d'équipe parfaite.
C'est là que ClickUp apparaît comme une meilleure alternative. Il s'agit d'une application tout-en-un pour le travail, axée sur la communication et la collaboration au sein des équipes. Voici en quoi elle peut remplacer avantageusement Teams :
1. Discutez avec votre équipe
Passer constamment d'une application de gestion des tâches à une autre pour communiquer est la recette idéale pour un désastre. Sans oublier que c'est un véritable trou noir où les tâches peuvent disparaître. ClickUp Chat résout ce problème en consolidant le chat et le travail sur une seule plateforme à l'aide de l'IA. Il aide à se souvenir du contexte et à maintenir la clarté.
Attendez-vous à ce que chaque discussion et chaque fil de discussion soient automatiquement liés aux tâches, documents et projets pertinents. Vous risquez d'oublier une tâche, mais ClickUp Chat, lui, ne l'oubliera pas !
Principaux avantages de ClickUp Chat pour la collaboration en équipe
- Transformez un message en tâche et attribuez-la immédiatement, sans avoir à passer d'un outil à l'autre.
- Produisez des résumés de fils de discussion générés par l'IA pour vous mettre rapidement au courant.
- Collaborez via des messages directs, des fils de discussion, des canaux, des appels vocaux et des visioconférences.
- Utilisez les @mentions pour étiqueter des personnes, des équipes ou des groupes entiers dans les tâches, les commentaires et les documents.
2. Laissez l'IA faire le travail à votre place
Environ 75 % des travailleurs du savoir utilisent déjà l'IA au travail, un nombre qui augmente à un rythme sans précédent. Et ClickUp Brain peut vous aider à simplifier vos tâches quotidiennes en s'intégrant à votre environnement de travail.
Il combine l'automatisation, la gestion des connaissances et des capacités avancées d'IA pour gérer les flux de travail, réduire les frictions et favoriser l'alignement des équipes.
Pourquoi vous devriez utiliser ClickUp Brain :
- Reliez les connaissances provenant d'applications externes telles que Google Drive, GitHub et Salesforce.
- Obtenez des réponses instantanées et contextuellement précises à vos questions sur les tâches, les documents et les projets.
- Générez du contenu de haute qualité grâce à un correcteur orthographique intégré pour les tâches et les documents.
- Gagnez 30 % de temps supplémentaire et améliorez la coordination tout en réduisant les coûts liés aux outils jusqu'à 75 %.
3. Attribuez des commentaires à votre équipe à partir d'un seul emplacement
Imaginez que vous disposiez d'un génie qui organise tous les commentaires liés au travail en un seul endroit, sans que vous ayez à vous soucier des tâches manquées.
Le nom de ce génie est ClickUp Assign Comments.
Pourquoi l'utiliser ?
- Attribuez des commentaires directement aux membres de l'équipe, afin de vous assurer que rien ne passe entre les mailles du filet.
- Permettez aux membres de résoudre ou de réattribuer des commentaires directement dans l'interface.
- Donnez à votre équipe la possibilité de transformer n'importe quel commentaire en rappel pour un flux de travail efficace.
📮ClickUp Insight : Plus de 60 % du temps d'une équipe est consacré à la recherche de contexte, d'informations et d'éléments à mener.
Selon une étude menée par ClickUp, les équipes perdent un temps précieux à passer d'un outil à l'autre. Pour éviter les problèmes de communication, intégrez la messagerie à vos flux de travail grâce à une plateforme centralisée qui regroupe la gestion de projet, la collaboration et la communication. Essayez ClickUp , l'application tout-en-un pour le travail.
4. Réinventez les réunions grâce à de meilleurs outils
Personne n'apprécie les discussions qui détournent l'attention au travail. Cependant, la gestion des réunions avec ClickUp facilite la collaboration entre les membres, améliore la gestion des vidéoconférences et facilite le suivi.
Envisagez ClickUp pour :
- Documentez les notes de réunion à l'aide d'outils d'édition avancés, en utilisant les options de mise en forme du texte pour mettre en évidence les points clés et souligner les priorités.
- Convertir les notes de réunion ou les discussions en tâches et les lier aux projets pertinents pour assurer le suivi
- Ajoutez une checklist de tous les points de discussion et cochez les éléments au fur et à mesure qu'ils sont abordés.
- Mettez en forme des textes, créez des tâches ou déclenchez des actions directement dans les notes et les documents de réunion à l'aide de raccourcis simples tels que « /task » ou « /checklist ».
Avant ClickUp, les réunions et les échanges incessants d'e-mails conduisaient à un trou noir où les éléments étaient laissés de côté et ignorés. De ce fait, les tâches n'étaient pas examinées à temps et personne ne savait où en était le développement créatif. Désormais, tous les membres de l'équipe peuvent clairement voir quand les actions doivent être réalisées, discuter et collaborer dans le cadre des tâches.
Avant ClickUp, les réunions et les échanges incessants d'e-mails conduisaient à un trou noir où les éléments étaient laissés de côté et ignorés. De ce fait, les tâches n'étaient pas examinées à temps et personne ne savait où en était le développement créatif. Désormais, tous les membres de l'équipe peuvent clairement voir quand les actions doivent être réalisées, discuter et collaborer dans le cadre des tâches.
À lire également : Comment participer efficacement aux réunions
Communiquez mieux avec ClickUp
Teams est un excellent outil de communication si vous utilisez l'écosystème Microsoft 365. Mais des problèmes élémentaires tels que l'inactivité des statuts peuvent être source de frustration pour les équipes qui souhaitent rester sur la même longueur d'onde.
Si vous recherchez une plateforme de communication plus fluide, sans avoir à passer d'un onglet à l'autre, ClickUp peut être la solution.
Contrairement aux plateformes qui nécessitent d'utiliser plusieurs outils, ClickUp rassemble tout (chats, tâches et documents) dans un espace de travail unifié. Son design intuitif, ses environnements de travail personnalisables et ses outils basés sur l'IA aident les équipes à rester organisées, efficaces et connectées, quelle que soit leur taille ou leur emplacement.
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