Lisa, directrice marketing d'une agence de taille moyenne, s'appuyait sur un mélange de feuilles de calcul, d'e-mails et d'applications de discussion pour gérer ses campagnes. le résultat ?
Des délais non respectés, du travail en double et des questions interminables sur le statut. Après avoir adopté Smartsheet, son équipe a réduit de 60 % les réunions de statut et a livré les projets 40 % plus rapidement.
Voici ce qu'il faut savoir : comment utiliser Smartsheet pour la gestion de projet n'a pas besoin d'être une science exacte. Dans ce guide, nous vous présenterons des moyens pratiques d'utiliser Smartsheet.
⏰ Résumé en 60 secondes
Rationalisez vos projets avec Smartsheet
- Utilisez des modèles préétablis pour la création rapide de projets
- Accédez à une planification de projet flexible avec différentes vues (Gantt, Tableau, etc.)
- Automatisation des tâches répétitives et des flux de travail
- Collaborez en temps réel avec des commentaires, des étiquettes et des discussions d'équipe
- Suivi du temps et gestion efficace des ressources
- Utilisez les fonctionnalités d'analyse pour prendre des décisions fondées sur des données
- Suivre les affectations et les relations entre les tâches
- S'intégrer à des outils tels que Zapier, Slack, et plus encore
Utiliser Smartsheet pour la gestion de projet
Les meilleurs outils de gestion de projet font plus que suivre les tâches. Ils s'adaptent aux besoins uniques de votre projet, automatisent les tâches, prennent en charge le suivi du temps, permettent.. la communication au sein de l'équipe et de fournir des rapports et des analyses remarquables.
👀 Did You Know? Smartsheet a été initialement conçu pour imiter une feuille de calcul, mais s'est transformé en un puissant outil de gestion de projet doté de capacités d'automatisation.
Voici comment vous pouvez faire travailler Smartsheet pour vous.
Fournit des modèles préconstruits pour l'installation des projets
Pour ceux qui veulent sauter la phase d'installation, utilisez les modèles préconstruits de Smartsheet conçus pour divers projets, notamment les campagnes de marketing, les projets de construction, les lancements de produits, et bien plus encore.
via Smartsheet Les modèles constituent un point de départ pour la gestion de projet, avec tous les éléments essentiels du projet déjà présentés, ce qui vous permet d'ajuster les champs en fonction des besoins.
De plus, vous pouvez les utiliser pour automatiser vos flux de travail. Ces fonctionnalités vous permettent de gagner du temps et de commencer les tâches sans passer des heures à élaborer un forfait de projet à partir de zéro.
Permet une planification flexible du projet
Smartsheet offre un environnement de travail flexible qu'un gestionnaire de projet peut adapter à n'importe quel projet.
Avec la vue Tableau, la vue Gantt, la vue Carte similaire à un tableau Kanban et la vue Calendrier, Smartsheet vous permet d'afficher votre projet sous différentes perspectives, ce qui facilite l'adaptation de votre flux de travail au fur et à mesure de l'évolution de votre projet.
En tant que propriétaire ou administrateur de la feuille, vous pouvez créer un diagramme de Gantt dans Smartsheet pour gérer les dépendances des tâches et les échéanciers. Vous pouvez également afficher l'échéancier en fonction des forfaits de vos projets, qu'ils soient trimestriels, mensuels, hebdomadaires ou quotidiens.
🧠 Fun Fact: Le diagramme de Gantt, un outil de gestion de projet populaire, a été inventé il y a plus de 100 ans et reste l'un des moyens les plus efficaces de suivre les échéanciers.
Automatisation des tâches répétitives et des flux de travail
Lorsque vous gérez les multiples parties mobiles d'un projet, vous avez besoin de toute l'aide possible pour gérer les tâches, envoyer des rappels et mettre à jour les statuts automatiquement.
Smartsheet vous aide à créer des flux de travail personnalisés qui se déclenchent en fonction d'actions spécifiques. Par exemple, l'envoi de notifications lorsque des tâches sont achevées ou la mise à jour d'une fiche de projet à l'approche d'une échéance.
Ces automates facilitent la gestion des projets avec un minimum d'intervention manuelle, ce qui vous permet de vous concentrer sur des tâches de plus haut niveau.
Assurer une collaboration et une communication en temps réel
Smartsheet élimine le besoin de canaux de communication distincts en permettant à plusieurs membres de l'équipe de commenter les tâches, d'ajouter des notes et d'étiqueter d'autres personnes directement au sein des projets.
via Smartsheet La colonne de la liste de contacts dans Smartsheet facilite l'attribution et la notification de tâches individuelles à des membres spécifiques de l'équipe, en conservant toutes les discussions et décisions pertinentes en un seul endroit.
L'intégration de Smartsheet avec des outils comme Slack garantit que les mises à jour de l'équipe et la communication sur le projet restent au même endroit.
Permet le suivi du temps et la gestion des ressources
Vous vous souvenez de Sarah du marketing ? Vous pouvez éviter de telles erreurs de communication et améliorer l'efficacité en suivant du temps afin que les projets restent dans les temps. Smartsheet offre une fonction intégrée d'enregistrement du temps gestion des ressources qui vous aide à suivre la disponibilité de l'équipe et à prévenir l'épuisement professionnel.
via Smartsheet Le journal des activités enregistre les contributions de chaque membre de l'équipe, ce qui facilite le suivi de la charge de travail et permet de s'assurer que les tâches sont réparties de manière équilibrée.
La section Gestion des ressources facilite également l'attribution des tâches et l'équilibrage des charges de travail, en veillant à ce que le potentiel de l'équipe ne soit ni surexploité ni sous-exploité.
Des rapports complets et des décisions fondées sur les données
Les fonctionnalités de rapports et d'analyse de Smartsheet aident les gestionnaires de projet à obtenir des informations sur les projets et sur la gestion des ressources humaines suivre efficacement la progression des projets pour prendre des décisions éclairées et fondées sur des données.
via Smartsheet Les outils de rapports de la plateforme vous permettent de rassembler des données sur plusieurs feuilles afin de suivre des indicateurs clés tels que les dates de début et de fin, les taux d'achèvement des tâches, l'utilisation des ressources et les coûts du projet créer un rapport de projet complet .
Les tableaux de bord de la gestion de projet offrent une vue d'ensemble, tandis que les rapports détaillés vous permettent d'afficher les détails, vous aidant ainsi à maîtriser à la fois la situation dans son ensemble et tous les détails.
Permet l'attribution des tâches et le suivi des relations
L'un des éléments clés de Smartsheet est sa structure hiérarchique. Vous pouvez créer des lignes parent et enfant pour organiser des tâches parentes au sein d'un projet plus vaste.
La fonctionnalité de relations entre les tâches permet de définir les dépendances, de sorte que si une tâche est retardée, les tâches connexes sont automatiquement mises à jour pour refléter le nouvel échéancier.
Cette structure permet de diviser les projets complexes en éléments gérables, ce qui facilite la supervision simultanée de différentes tâches par les chefs de projet.
Permet des intégrations avec d'autres outils
Vous pouvez utiliser Smartsheet pour intégrer vos outils existants. Vous avez besoin de travailler avec Microsoft Excel ? Vous pouvez synchroniser les données facilement à l'aide de CData Connect Cloud ou de Zapier. Bien qu'il n'y ait pas d'intégration directe avec Google Sheets, Zapier comble efficacement cette lacune.
Si vous utilisez Microsoft Teams, l'intégration vous permet de lier vos feuilles de projet aux canaux Teams, ce qui permet à tout le monde d'être sur la même page sans changer d'outil. Des connexions comme DocuSign, Jira, Slack, Tableau et d'autres font de Smartsheet un centre de commande central pour toutes les données de votre projet.
Ces intégrations éliminent les silos d'informations, aidant les équipes à prendre de meilleures décisions basées sur les données.
Défis et limites de Smartsheet pour la gestion de projet
Bien que Smartsheet soit un outil puissant et qu'il convienne parfaitement à de nombreuses personnes, il fait face à certains défis que vous devez connaître.
Manque de fonctionnalités essentielles de collaboration et de rapports
Même si Smartsheet permet à votre équipe de travailler ensemble, il manque quelques muscles de collaboration cruciaux. Les diagrammes de Gantt aident à suivre la progression du projet, mais nécessitent une saisie manuelle importante.
Bien que vous puissiez créer des rapports de progression standard, les gestionnaires de projet et les équipes à la recherche d'analyses spécialisées telles que les diagrammes de vélocité ou Burndown pourraient vouloir explorer des outils complémentaires.
Fonctionnalités limitées de suivi du temps
Smartsheet est excellent pour vous indiquer les dates de début et de fin des projets, mais lorsqu'il s'agit de suivre les heures réellement consacrées à chaque tâche ? C'est là que les choses se compliquent. Les gestionnaires de projet peuvent avoir besoin de recourir à des outils externes ou à des méthodes manuelles pour suivre avec précision le temps passé sur les tâches.
Cette dépendance à l'égard d'applications tierces ajoute de la complexité au flux de travail et peut entraîner des incohérences dans les rapports de temps. Ce n'est pas vraiment l'idéal lorsque vous essayez de déterminer si vous utilisez vos ressources et votre temps de manière efficace.
Prix élevés
Voici le problème de l'impact de Smartsheet sur le portefeuille. Ce n'est pas un outil de gestion de projet gratuit.
Les forfaits commencent à $$$a par utilisateur mensuel pour le Plan Pro pour une équipe maximale de 10 personnes. Le forfait Business, quant à lui, va jusqu'à 32 dollars par utilisateur et par mois. En bref : même l'installation Business la plus basique coûte 96 $ par mois, puisqu'il faut au moins trois utilisateurs.
Il existe également un forfait Enterprise pour les devis personnalisés. Au fur et à mesure que votre équipe s'agrandit ou que vous avez besoin de fonctionnalités supplémentaires pour gérer plusieurs projets, vous risquez de faire des calculs budgétaires intéressants.
Ce modèle de tarification peut représenter un défi pour les petites équipes ou les organisations disposant d'un budget limité.
Automatisation limitée des tâches
Bien que Smartsheet vous aide à d'automatiser la gestion de projet pour les tâches répétitives, les options de flux de travail automatisé pourraient vous laisser sur votre faim.
Bien sûr, vous pouvez configurer des flux de travail personnalisés de base avec des modèles préconstruits, mais si vous gérez des projets et avez besoin de séquences d'automatisation avancées, vous devrez faire plus de travail manuel que vous ne le souhaiteriez.
Pour les équipes qui cherchent vraiment à gagner du temps sur les flux de travail, cette limite pourrait signifier passer à côté de gains d'efficacité importants.
Personnalisation minimale des modèles
Les modèles préconstruits modèles de gestion de projet sur Smartsheet sont pratiques pour répondre aux besoins de divers projets, mais leurs possibilités de personnalisation sont limitées par rapport à d'autres outils de gestion de projet.
Les équipes dont les flux de travail sont uniques doivent adapter leurs processus au cadre de Smartsheet plutôt que l'inverse. Bien qu'efficace pour les scénarios de projets courants, cette standardisation peut présenter des difficultés pour les équipes qui ont besoin de structures de projets très spécialisées.
Défis d'intégration
L'intégration de Smartsheet est prometteuse avec Microsoft Teams et les plateformes similaires intégrées, mais elles s'accompagnent de limites.
Bien qu'il gère efficacement les outils d'entreprise courants, les équipes utilisant des logiciels spécialisés s'appuient souvent sur des connecteurs tiers tels que Zapier. Cela crée une couche de complexité supplémentaire lorsqu'on tente de centraliser des données provenant de diverses sources pour des décisions basées sur les données.
Compte tenu de ces limites, il est tout à fait naturel de se demander s'il existe un.. Smartsheet alternative qui offre une solution globale ?" Explorons ce que ClickUp -une plateforme tout-en-un de gestion de projet, de gestion des connaissances par l'IA, de discussion et de fonctionnalités alimentées par l'IA- propose.
Comment utiliser ClickUp pour la gestion de projet ? ClickUp pour la gestion de projet est conçu pour rapprocher les équipes grâce à des flux de travail connectés, des tableaux de bord en temps réel et une documentation complète.
Avec ClickUp, les gestionnaires de projet peuvent accéder à des fonctionnalités améliorées de gestion des tâches, des outils de collaboration , et des fonctionnalités alimentées par l'IA qui vous aident à simplifier les processus.
Installation rapide d'un projet
Si nous comparons Smartsheet et ClickUp, ClickUp renverse le script sur les limites de la personnalisation.
Vous disposez d'un terrain de jeu de possibilités dès le moment où vous démarrez un projet. Créez des espaces personnalisés, établissez des hiérarchies de projet et choisissez parmi des modèles prédéfinis pour être opérationnel.
Ce qui rend ces modèles uniques, c'est qu'ils sont entièrement personnalisables pour s'adapter à vos besoins, et non l'inverse.
L'une des fonctionnalités les plus remarquables de ClickUp est son affichage personnalisé des projets. Vous pouvez choisir entre plus de 15 vues, y compris la vue Gantt, la vue Liste, la vue Tableau, la vue Kanban, et plus encore, pour visualiser au mieux votre travail de la manière qui convient à votre équipe.
Par exemple, la vue Vue Gantt diagramme vous permet de mapper visuellement les échéanciers et les dépendances, tandis que la vue Liste affiche les tâches et leur statut d'un seul coup d'œil.
Affichez tous les échéanciers de vos projets en une seule fois avec ClickUp Gantt View
Plus, Affichage du tableau de bord ClickUp intègre tous vos éléments clés, indicateurs et KPI en un seul endroit, vous donnant un aperçu de haut niveau de la santé de votre projet.
Créez et collaborez sur des projets en temps réel avec ClickUp Docs
Les fonctionnalités de prise de notes intégrées à la plateforme et les ClickUp Documents vous permet de conserver toute la documentation du projet en un seul endroit, tandis que Objectifs ClickUp vous aident à suivre la progression par rapport à des objets plus importants. C'est comme si vous disposiez d'une feuille de route pour votre projet qui indique réellement où vous allez.
Lire aussi: Comment rédiger la documentation d'un projet : Exemples et modèles
Gestion transparente des tâches
Contrairement aux outils de gestion des tâches clickUp vous permet de créer des environnements de tâches riches avec des statuts, des priorités et des dépendances personnalisés.
Vous voulez des sous-tâches ? Des assignés multiples ? Un suivi du temps à l'endroit même où le travail a lieu ? Terminé, fait, et encore fait ! ÀIA, la création de tâches assistée par l'IA vous aide à décomposer automatiquement les projets complexes, vous évitant ainsi les moments où vous vous demandez par où commencer.
💡Pro Tip: Divisez votre projet en tâches plus petites et plus faciles à gérer pour faciliter le suivi de la progression et réduire le stress.
Des collaborations plus intelligentes
Votre communication du projet au lieu de rester dans votre boîte de réception e-mail, les outils de collaboration de ClickUp amènent les discussions là où le travail a lieu.
Besoin d'un brainstorming ? Sautez dans Tableaux blancs ClickUp canva, votre toile virtuelle en temps réel. Vous voulez documenter vos exigences ? Créez et partagez à l'aide de Click Up Docs sans quitter la plateforme.
Visualisez et lancez des idées en équipe avec les Tableaux blancs ClickUp
Vous pouvez également utiliser Révision de ClickUp de ClickUp pour mettre en évidence les marques, annoter les PDF, etc.
Avec ClickUp Brain vous pouvez même stocker et retrouver instantanément des informations importantes. C'est comme si vous disposiez du bureau virtuel de votre équipe, achevé avec tous les outils dont vous avez besoin pour travailler efficacement.
Résumez de longs fils de commentaires ou des documents avec ClickUp Brain
Le plus intéressant ? Il adapte ses connaissances en apprenant de vos tâches, de vos documents et des flux de travail propres à votre équipe. Cela signifie que votre équipe reçoit des recommandations personnalisées alimentées par l'IA et pertinentes pour vos objectifs. Tout ce que vous avez à faire, c'est de demander ce dont vous avez besoin !
💡Pro Tip: Examinez la progression du travail en évaluant régulièrement la collaboration de votre équipe. Encouragez une communication ouverte afin d'identifier et de résoudre rapidement les difficultés potentielles.
Suivi efficace des projets
En ce qui concerne le suivi de la progression, ClickUp ne se contente pas de vous montrer l'essentiel. Il vous offre des outils complets de suivi de projet et de rapports.
Le flux de travail amélioré avec l'automatisation alimentée par l'IA fait avancer les choses en traitant les tâches de routine automatiquement, tandis que les rapports en temps réel vous permettent de repérer les goulets d'étranglement avant qu'ils ne deviennent des problèmes.
Gardez le contrôle de tous vos projets avec les tableaux de bord ClickUp
Contrairement à Smartsheet, Tableaux de bord ClickUp regroupent tous vos projets, leurs statuts, et tout ce que vous avez besoin de savoir sur un projet en cours en un seul endroit. Avec plus de 50 widgets disponibles pour construire votre tableau de bord, le suivi de la progression des projets devient plus facile.
Voici ce qu'en dit un utilisateur de ClickUp :
Avec ClickUp, nous avons pris une étape d'avance et créé des tableaux de bord où nos clients peuvent accéder et suivre les performances, l'occupation et les projets en temps réel. Cela permet aux clients de se sentir connectés à leurs équipes, d'autant plus qu'elles sont situées dans différents pays, et parfois même sur différents continents
Dayana Mileva, directrice de compte chez Pontica Solutions
Vous recevez en permanence des rapports en temps réel sur les tâches achevées par votre équipe un jour donné, et Jalons ClickUp va plus loin en vous permettant d'ajouter des jalons à votre voyage.
💡Pro Tip: Célébrer les petites victoires le long du chemin - reconnaître les jalons peut motiver les équipes et garder le moral.
Intégration puissante
Alors que Smartsheet pourrait vous faire sauter entre différents outils, l'écosystème d'intégration de ClickUp vous offre plus de 1000 intégrations avec des outils tels que Google Drive, Microsoft Outlook et Slack.
Plus, le travail manuel diminue considérablement avec les intégrations CRM, les outils de gestion de projet et d'autres applications Business, ce qui élimine les erreurs et vous permet d'afficher une vue cristalline de la performance de votre entreprise.
ClickUp est clairement l'outil de gestion de la relation client le plus performant du marché meilleure alternative disponible pour Smartsheet !
Vous ne souhaitez pas encore valider un outil ?
Essayez l'outil gratuit Modèle de gestion de projet ClickUp .
Fonctionnalités clés de ce modèle :
- Mettre en place des projets en quelques minutes avec des flux de travail et des affichages préconstruits entièrement personnalisables
- Suivez la progression avec des mises à jour de statut en un clic et des tableaux de bord en temps réel
- Les documents et les commentaires intégrés permettent à toute l'équipe de rester sur la même page grâce à une communication en temps réel
- Les tableaux de bord et les outils de suivi fournissent des mises à jour instantanées de la progression pour une meilleure prise de décision
- Teams s'adapte facilement à la croissance de votre équipe et à la complexité croissante de vos projets
Prêt à ClickUp pour la réussite de vos projets ?
Alors, lequel choisir lorsqu'il s'agit de Smartsheet vs ClickUp ? Le choix dépend des besoins de votre équipe.
Si vous valorisez la familiarité et la structure simple de Smartsheet, qui s'apparente à un tableur, Smartsheet pourrait être parfait pour vous. Cependant, si la flexibilité, la collaboration et l'efficacité basée sur l'IA ne sont pas négociables, la polyvalence tout-en-un de ClickUp est difficile à battre. Pour les petites équipes ou les projets complexes, la plateforme adaptable de ClickUp grandit avec vous.
N'oubliez pas que le bon outil permet à votre équipe de faire son meilleur travail. Alors, explorez, expérimentez et donnez à votre équipe un flux de travail efficace dès aujourd'hui. Vous voulez commencer votre voyage avec ClickUp ?
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