Lisa, directrice marketing dans une agence de taille moyenne, s'appuyait sur un mélange de feuilles de calcul, d'e-mails et d'applications de chat pour gérer les campagnes. Le résultat ?
Délais non respectés, travail en double et questions incessantes sur le statut des projets. Après être passée à Smartsheet, son équipe a réduit de 60 % les réunions de statut et a livré les projets 40 % plus rapidement.
Voici le truc : utiliser Smartsheet pour la gestion de projet n'a rien de sorcier. Dans ce guide, nous vous présenterons des méthodes pratiques pour utiliser Smartsheet.
⏰ Résumé en 60 secondes
Rationalisez vos projets avec Smartsheet
- Utilisez des modèles prédéfinis pour réaliser rapidement la création de projets.
- Accédez à une planification de projet flexible avec différentes vues (diagramme de Gantt, Tableau, etc.).
- Effectuez l'automatisation des tâches répétitives et des flux de travail.
- Collaborez en temps réel grâce aux commentaires, aux étiquettes et aux discussions d'équipe.
- Suivez le temps et gérez efficacement les ressources
- Utilisez les fonctionnalités d'analyse pour prendre des décisions fondées sur les données.
- Suivez les affectations et les relations entre les tâches
- Intégrez des outils tels que Zapier, Slack et bien d'autres encore.
Utilisation de Smartsheet pour la gestion de projet
Les meilleurs outils de gestion de projet ne se contentent pas de suivre les tâches. Ils s'adaptent aux besoins spécifiques de votre projet, effectuent l'automatisation des tâches, facilitent le suivi du temps, favorisent la communication au sein de l'équipe et fournissent des rapports et des analyses remarquables.
👀 Le saviez-vous ? Smartsheet a été initialement conçu pour imiter un tableur, mais il est devenu un puissant outil de gestion de projet doté de capacités d'automatisation.
Voici comment tirer le meilleur parti de Smartsheet.
Fournit des modèles prédéfinis pour l'installation de projets.
Pour ceux qui souhaitent passer l'étape d'installation, utilisez les modèles prédéfinis de Smartsheet conçus pour divers projets, notamment les campagnes marketing, les projets de construction, les lancements de produits, etc.
Les modèles constituent un point de départ pour la gestion de projet, tous les éléments essentiels du projet y étant déjà définis, ce qui vous permet d'ajuster les champs selon vos besoins.
De plus, vous pouvez les utiliser pour automatiser vos flux de travail. Ces fonctionnalités vous permettent de gagner du temps et de vous lancer dans vos tâches sans passer des heures à élaborer un plan de projet à partir de zéro.
Permet une planification flexible des projets
Smartsheet offre un environnement de travail flexible que le chef de projet peut adapter à n'importe quel projet.
Avec ses vues en grille, en vue Gantt, en cartes (similaires à un tableau Kanban) et en calendrier, Smartsheet vous permet d'afficher votre projet sous différents angles, ce qui facilite l'adaptation de votre flux de travail à mesure que votre projet évolue.
En tant que propriétaire ou administrateur de la feuille, vous pouvez créer un diagramme de Gantt dans Smartsheet pour gérer les dépendances et les échéanciers des tâches. Vous pouvez également ajuster l'affichage de l'échéancier en fonction de vos plans de projet, qu'ils soient trimestriels, mensuels, hebdomadaires ou quotidiens.
🧠 Anecdote : le diagramme de Gantt, un outil de gestion de projet très populaire, a été inventé il y a plus de 100 ans et reste l'un des moyens les plus efficaces pour suivre les échéanciers.
Automatisez les tâches répétitives et les flux de travail.
Lorsque vous gérez les multiples aspects d'un projet, vous avez besoin de toute l'aide possible pour gérer les tâches, envoyer des rappels et mettre à jour automatiquement les statuts.
Smartsheet vous aide à créer des flux de travail personnalisés qui se déclenchent en fonction d'actions spécifiques. Par exemple, envoyer des notifications lorsque les tâches sont achevées ou mettre à jour une feuille de projet lorsque les délais approchent.
Ces automatismes facilitent la gestion des projets avec un minimum d'intervention manuelle, vous permettant ainsi de vous concentrer sur des tâches de plus haut niveau.
Assure une collaboration et une communication en temps réel.
Smartsheet élimine le besoin de canaux de communication séparés en permettant à plusieurs membres de l'équipe de commenter les tâches, d'ajouter des notes et de taguer d'autres personnes directement dans les projets.
La colonne « Liste de contacts » de Smartsheet facilite l'attribution et la notification de tâches individuelles à des membres spécifiques de l'équipe, en regroupant toutes les discussions et décisions pertinentes au même endroit.
L'intégration de Smartsheet à des outils tels que Slack garantit que les mises à jour de l'équipe et la communication relative au projet restent au même endroit.
Permet le suivi du temps et la gestion des ressources
Vous vous souvenez de Sarah, du service marketing ? Vous pouvez éviter ce genre de malentendus et améliorer l'efficacité en effectuant un suivi du temps afin que les projets respectent le calendrier prévu. Smartsheet propose une section intégrée de gestion des ressources qui vous aide à suivre la disponibilité de l'équipe et à prévenir l'épuisement professionnel.
Le journal d'activité enregistre les contributions de chaque membre de l'équipe, ce qui facilite le suivi de la charge de travail et garantit une distribution équitable des tâches.
La section Gestion des ressources vous aide également à attribuer les tâches et à équilibrer la charge de travail, afin que le potentiel de l'équipe ne soit ni surutilisé ni sous-utilisé.
Permet la création de rapports complets et la prise de décisions fondées sur les données
Les fonctionnalités de rapports et d'analyse de Smartsheet aident les chefs de projet à obtenir des informations sur les projets et à suivre efficacement leur progression afin de prendre des décisions éclairées et fondées sur des données.
Les outils de reporting de la plateforme vous permettent d'extraire des données de plusieurs feuilles pour suivre des indicateurs clés tels que les dates de début et de fin, les taux d'achèvement des tâches, l'utilisation des ressources et les coûts du projet afin de créer un rapport de projet complet.
Les tableaux de bord de gestion de projet affichent une vue d'ensemble, tandis que les rapports détaillés vous permettent d'afficher les détails, vous aidant ainsi à garder une vue d'ensemble tout en maîtrisant tous les détails.
Permet l'attribution des tâches et le suivi des relations
L'un des éléments clés de Smartsheet est sa structure hiérarchique. Vous pouvez créer des lignes parent et enfant pour organiser les tâches individuelles au sein d'un projet plus vaste.
La fonctionnalité de relations entre les tâches permet de définir des dépendances. Ainsi, si une tâche est retardée, les tâches associées sont automatiquement mises à jour pour refléter le nouveau calendrier.
Cette structure permet de décomposer des projets complexes en éléments gérables, ce qui facilite la supervision simultanée de différentes tâches par les chefs de projet en gestion de projet.
Permet l'intégration avec d'autres outils
Vous pouvez utiliser Smartsheet pour intégrer vos outils existants. Vous devez travailler avec Microsoft Excel ? Vous pouvez synchroniser facilement vos données à l'aide de CData Connect Cloud ou Zapier. Bien qu'il n'y ait pas d'intégration directe avec Google Sheets, Zapier comble efficacement cette lacune.
Si vous utilisez Microsoft Teams, l'intégration vous permet de lier vos feuilles de projet aux canaux Teams, afin que tout le monde reste sur la même longueur d'onde sans avoir à changer d'outil. Des connexions telles que DocuSign, Jira, Slack, Tableau et bien d'autres font de Smartsheet un centre de commande centralisé pour toutes vos données de projet.
Ces intégrations éliminent les silos d'informations, aidant ainsi les équipes à prendre de meilleures décisions fondées sur les données.
Défis et limites de Smartsheet pour la gestion de projet
Bien que Smartsheet soit un outil puissant et parfaitement adapté à de nombreux utilisateurs, il présente certains défis que vous devez connaître.
Absence de fonctionnalités essentielles de collaboration et de rapports
Même si Smartsheet permet à votre équipe de travailler ensemble, il lui manque certaines fonctionnalités essentielles en matière de collaboration. Les diagrammes de Gantt permettent de suivre l'avancement des projets, mais nécessitent une saisie manuelle importante.
Bien que vous puissiez créer des rapports d'avancement standard, les chefs de projet et les équipes à la recherche d'analyses spécialisées telles que les diagrammes Velocity ou Burndown peuvent souhaiter explorer des outils complémentaires.
Fonctionnalités limitées de suivi du temps
Smartsheet est excellent pour afficher les dates de début et de fin d'un projet, mais qu'en est-il du suivi du temps réellement passé sur chaque tâche ? C'est là que les choses se compliquent. Les chefs de projet peuvent être amenés à recourir à des outils externes ou à des méthodes manuelles pour suivre avec précision le temps passé sur les tâches.
Cette dépendance à des applications tierces ajoute de la complexité au flux de travail et peut entraîner des incohérences dans les rapports de temps. Ce n'est pas vraiment idéal lorsque vous essayez de déterminer si vous utilisez vos ressources et votre temps de manière efficace.
Prix élevés
Voici ce qu'il en est de l'impact de Smartsheet sur votre portefeuille. Ce n'est pas un outil de gestion de projet gratuit.
Les forfaits commencent à 9 $ par utilisateur et par mois pour le forfait Pro, qui permet d'avoir une équipe de 10 personnes maximum. Le forfait Business, quant à lui, coûte jusqu'à 32 $ par utilisateur et par mois. En bref : même l'installation la plus basique vous coûtera 96 $ par mois, car vous aurez besoin d'au moins trois utilisateurs.
Il existe également un forfait Enterprise pour les devis personnalisés. À mesure que les membres de votre équipe augmentent ou que vous avez besoin de fonctionnalités supplémentaires pour gérer plusieurs projets, vous pourriez vous retrouver à faire des calculs budgétaires intéressants.
Ce modèle de tarification peut s'avérer difficile à mettre en œuvre pour les petites équipes ou les organisations disposant d'un budget limité.
Automatisation restreinte des tâches
Bien que Smartsheet vous aide à automatiser la gestion de projet pour les tâches répétitives, les options de flux de travail automatisé pourraient vous laisser sur votre faim.
Bien sûr, vous pouvez configurer des flux de travail personnalisés de base à l'aide de modèles prédéfinis, mais si vous gérez des projets et avez besoin de séquences d'automatisation avancées, vous devrez faire plus de travail manuel que vous ne le souhaiteriez.
Pour les équipes qui cherchent à gagner du temps sur leurs flux de travail, cette limite pourrait les priver d'importants gains d'efficacité.
Personnalisation minimale des modèles
Les modèles de gestion de projet prédéfinis sur Smartsheet sont pratiques pour divers besoins liés aux projets, mais leurs possibilités de personnalisation sont limitées par rapport à d'autres outils de gestion de projet.
Les équipes ayant des flux de travail uniques doivent adapter leurs processus au cadre de Smartsheet plutôt que l'inverse. Bien qu'efficace pour les scénarios de projet courants, cette standardisation peut présenter des défis pour les équipes qui ont besoin de structures de projet hautement spécialisées.
Défis liés à l'intégration
L'intégration de Smartsheet est prometteuse avec Microsoft Teams et d'autres plateformes similaires, mais elle comporte certaines limites.
Bien qu'elles maîtrisent efficacement les outils professionnels courants, les équipes qui utilisent des logiciels spécialisés s'appuient souvent sur des connecteurs tiers tels que Zapier. Cela ajoute une couche supplémentaire de complexité lorsqu'il s'agit de centraliser des données provenant de sources de données diverses afin de prendre des décisions fondées sur les données.
Compte tenu de ces limites, il est tout à fait naturel de se demander s'il existe une alternative à Smartsheet qui offre une solution globale. Découvrons ce que propose ClickUp, une plateforme tout-en-un pour la gestion de projet, la gestion des connaissances, le chat et les fonctionnalités basées sur l'IA.
Comment utiliser ClickUp pour la gestion de projet
ClickUp pour la gestion de projet est conçu pour rapprocher les équipes grâce à des flux de travail connectés, des tableaux de bord en temps réel et une documentation complète.
Avec ClickUp, les chefs de projet ont accès à des fonctionnalités avancées de gestion des tâches, à des outils de collaboration et à des fonctionnalités basées sur l'IA qui vous aident à simplifier les processus.
Installation rapide du projet
Si l'on compare Smartsheet et ClickUp, ClickUp renverse la tendance en matière de limitations de personnalisation.
Dès le lancement d'un projet, vous disposez d'une multitude de possibilités. Créez des espaces personnalisés, configurez des hiérarchies de projets et choisissez parmi des modèles prédéfinis pour démarrer sur les chapeaux de roue.
Ce qui rend ces modèles uniques, c'est qu'ils sont entièrement personnalisables pour s'adapter à vos besoins, et non l'inverse.
L'une des fonctionnalités phares de ClickUp est ses vues de projet personnalisables. Vous pouvez choisir parmi plus de 15 vues, notamment la vue Gantt, la vue Liste, la vue Tableur, la vue Kanban et bien d'autres encore, afin de visualiser votre travail de la manière la plus adaptée à votre équipe.
Par exemple, la vue « Diagramme de Gantt » vous permet de visualiser les échéanciers et les dépendances, tandis que la vue « Liste » offre un moyen simple de voir les tâches et leur statut en un coup d'œil.
De plus, la vue tableau de bord ClickUp intègre tous vos éléments clés, indicateurs et KPI en un seul endroit, vous offrant ainsi une vue d'ensemble de l'état de santé de votre projet.
Les fonctionnalités de prise de notes intégrées à la plateforme et ClickUp Docs vous permettent de conserver toute la documentation relative au projet au même endroit, tandis que ClickUp Objectifs vous aide au suivi de la progression par rapport à des objectifs plus importants. C'est comme avoir une feuille de route qui vous montre réellement où vous allez.
À lire également : Comment rédiger la documentation d'un projet : exemples et modèles
Gestion transparente des tâches
Contrairement aux outils de gestion de tâches basiques, ClickUp vous permet de créer des environnements de tâches riches avec des statuts, des priorités et des dépendances personnalisés.
Vous voulez des sous-tâches ? Plusieurs personnes assignées ? Un suivi du temps là où le travail est effectué ? C'est terminé, c'est terminé, et c'est terminé ! De plus, la création de tâches alimentée par l'IA vous aide à décomposer automatiquement les projets complexes, vous évitant ainsi de vous demander « par où commencer ? ».
💡Conseil de pro : divisez votre projet en tâches plus petites et plus faciles à gérer afin de faciliter le suivi de la progression et de réduire le stress.
Une collaboration plus intelligente
Vos communications liées aux projets bénéficient d'une amélioration considérable lorsque vous utilisez ClickUp. Au lieu de rester dans votre boîte de réception, les outils de collaboration de ClickUp permettent de mener les discussions directement là où le travail est effectué.
Besoin d'un brainstorming ? Lancez-vous dans ClickUp Whiteboards, votre tableau blanc virtuel en temps réel. Vous souhaitez documenter vos besoins ? Créez et partagez à l'aide de Click Up Docs sans quitter la plateforme.
Vous pouvez également utiliser la fonctionnalité de Révision de ClickUp pour mettre en évidence des annotations, annoter des fichiers PDF, et plus encore.
Avec ClickUp Brain, vous pouvez même stocker et récupérer instantanément des informations importantes. C'est comme si vous disposiez d'un bureau virtuel pour votre équipe, équipé de tous les outils nécessaires pour travailler efficacement.
Le plus intéressant ? Il adapte ses informations en apprenant de vos tâches, de vos documents et des flux de travail spécifiques à votre équipe. Cela signifie que votre équipe bénéficie de recommandations personnalisées basées sur l'IA et pertinentes par rapport à vos objectifs. Il vous suffit de demander ce dont vous avez besoin !
💡Conseil de pro : examinez l'avancement des travaux en évaluant régulièrement la collaboration de votre équipe. Encouragez une communication ouverte afin d'identifier et de résoudre rapidement les difficultés potentielles.
Suivi efficace des projets
En ce qui concerne le suivi de la progression, ClickUp ne se contente pas de vous montrer les bases. Il vous offre des outils complets de suivi et de préparation de rapports pour les projets.
Le flux de travail amélioré grâce à l'automatisation basée sur l'IA permet de faire avancer les choses en traitant automatiquement les tâches routinières, tandis que les rapports en temps réel vous permettent de repérer les goulots d'étranglement avant qu'ils ne deviennent des problèmes.
Contrairement à Smartsheet, les tableaux de bord ClickUp regroupent tous vos projets, leur statut et tout ce que vous devez savoir sur un projet en cours en un seul endroit. Avec plus de 50 widgets disponibles pour créer votre tableau de bord, le suivi de l'avancement des projets devient beaucoup plus facile.
Voici ce qu'en dit un utilisateur de ClickUp :
Avec ClickUp, nous avons pris une longueur d'avance et créé des tableaux de bord permettant à nos clients d'accéder et de surveiller les performances, le taux d'occupation et les projets en temps réel. Cela permet aux clients de se sentir connectés à leurs équipes, d'autant plus qu'ils ont un emplacement dans différents pays, voire parfois sur différents continents.
Avec ClickUp, nous avons pris une longueur d'avance et créé des tableaux de bord permettant à nos clients d'accéder et de surveiller les performances, le taux d'occupation et les projets en temps réel. Cela permet aux clients de se sentir connectés à leurs équipes, d'autant plus qu'ils ont un emplacement dans différents pays, voire parfois sur différents continents.
Vous êtes constamment informé, grâce à des rapports en temps réel, des tâches achevées par votre équipe au cours d'une journée donnée. ClickUp Milestones va encore plus loin en vous permettant d'ajouter des jalons à votre parcours.
💡Conseil de pro : célébrez les petites victoires en cours de route : reconnaître les jalons importants peut motiver les équipes et maintenir leur moral au plus haut.
Intégrations puissantes
Alors que Smartsheet peut vous obliger à passer d'un outil à l'autre, l'écosystème d'intégration de ClickUp vous offre plus de 1 000 intégrations avec des outils tels que Google Drive, Microsoft Outlook et Slack.
De plus, le travail manuel est considérablement réduit grâce aux intégrations CRM, aux outils de gestion de projet et à d'autres applications commerciales, ce qui élimine les erreurs et vous offre une vision claire des performances de votre entreprise.
ClickUp est clairement la meilleure alternative disponible à Smartsheet!
Vous ne souhaitez pas encore obtenir la validation pour utiliser un outil ?
Essayez gratuitement le modèle de gestion de projet ClickUp.
Principales fonctionnalités de ce modèle :
- Configurez des projets en quelques minutes grâce à des flux de travail et des vues prédéfinis entièrement personnalisables.
- Suivez les progrès grâce à des mises à jour de statut en un clic et des tableaux de bord en temps réel.
- Les documents et commentaires intégrés garantissent que toute votre équipe reste sur la même page grâce à une communication en temps réel.
- Les tableaux de bord et les outils de suivi fournissent des mises à jour instantanées sur l'avancement des projets pour une meilleure prise de décision.
- S'adapte facilement à mesure que votre équipe s'agrandit et que la complexité des projets augmente.
Prêt à utiliser ClickUp pour assurer la réussite de vos projets ?
Alors, lequel choisir entre Smartsheet et ClickUp? Le choix dépend des besoins de votre équipe.
Si vous appréciez la familiarité et la structure simple de Smartsheet, qui ressemble à un tableur, Smartsheet pourrait être la solution idéale pour vous. Cependant, si la flexibilité, la collaboration et l'efficacité basée sur l'IA sont des critères non négociables, la polyvalence tout-en-un de ClickUp est difficile à battre. Pour les petites équipes ou les projets complexes, la plateforme adaptable de ClickUp évolue avec vous.
N'oubliez pas que le bon outil permet à votre équipe de faire son meilleur travail. Alors, explorez, expérimentez et donnez à votre équipe les moyens d'avoir un flux de travail efficace dès aujourd'hui. Vous souhaitez vous lancer avec ClickUp ?
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