D'après les recherches, une personne typique passe 2,6 heures par jour à gérer ses e-mails et 40 % des employés ne suivent même pas ce temps. Cet oubli peut entraîner des pertes considérables pour les entreprises qui facturent leurs clients sur la base de l'entrée du temps.
Par conséquent, il convient de se demander quelle est la part du temps de travail productif dans l'ensemble du temps de travail Quel est l'équilibre idéal entre les heures facturables et les heures non facturables ? C'est là que le suivi du temps est utile.
Une application de suivi du temps de travail de base vous aide à comprendre les coûts réels des activités de votre entreprise et fournit aux dirigeants, aux gestionnaires et aux employés des données précieuses. En analysant ces données, les dirigeants peuvent obtenir des informations importantes sur le fonctionnement de leurs activités.
Que vous soyez un gestionnaire de projet ou un propriétaire d'entreprise, l'utilisation d'une application de suivi du temps est essentielle pour :
- Rester organisé et au top des projets
- Prendre des décisions fondées sur des données afin d'optimiser les ressources
- Améliorer les performances des employés
- Identifier les coûts cachés et maximiser les profits
Dans ce guide, nous allons explorer les avantages d'un outil du suivi temps, comment le mettre en œuvre efficacement et comment il peut transformer votre organisation.
Qu'est-ce qu'un rapport de suivi du temps?
Un rapport de suivi du temps, ou Relevé de temps, évalue le temps passé sur les différentes composantes d'un projet, pendant une durée déterminée. Il permet également de comparer le temps réellement passé aux projections et aux estimations de durée antérieures.
Ainsi, un rapport de suivi du temps vous permet de prendre des décisions fondées sur des données, d'optimiser l'emploi du temps de votre équipe et de veiller à ce que les projets restent sur la bonne voie. Son but est de faire le meilleur usage possible du temps sans être constamment interrompu par des mises à jour sur la progression.
Les rapports sur la durée des projets peuvent combler le fossé entre l'estimation idéale du projet et les défis de l'exécution dans le monde réel. Il est particulièrement utile pour prévoir les ressources, les gérer efficacement et paramétrer des délais réalistes.
Les rapports de suivi du temps sont également indispensables pour la facturation des clients. Les données de suivi du temps garantissent que chaque heure de travail est comptabilisée, ce qui permet non seulement d'éviter les pertes de revenus, mais aussi de facturer les clients avec précision.
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Comment utiliser un logiciel de suivi du temps pour effectuer un suivi efficace du temps ?
Le suivi du temps peut souvent être perçu comme une corvée supplémentaire. Les travailleurs peuvent ne pas aimer le travail supplémentaire que représente le remplissage manuel d'un suivi du temps et la supervision qu'implique le contrôle de leurs activités. Cela dit, les responsables sont censés veiller à ce que les envois soient exacts et effectués dans les délais impartis.
Cependant, pour de nombreuses entreprises, les rapports de suivi du temps sont essentiels. Des données précises sur le temps fournissent des informations précieuses, qu'il s'agisse de facturer les clients à l'heure ou d'analyser la productivité de l'équipe. La clé est de choisir des méthodes et des outils efficaces qui minimisent les efforts tout en fournissant les informations nécessaires. ClickUp pour la gestion du temps offre un ensemble de fonctionnalités robustes pour que le suivi du temps se fasse sans effort et fasse partie intégrante de votre processus de gestion de projet.
Voyons comment ces fonctionnalités peuvent vous aider à optimiser la gestion du temps la gestion du temps du projet .
💡Pro Tip: Veillez à obtenir le consentement préalable de vos employés au sujet du suivi du temps. Il est utile de les informer qu'il s'agit purement de mesurer le temps passé sur les tâches. Cela permettra d'instaurer un climat de confiance entre vos employés et ne sera pas perçu comme un exercice intrusif.
Activer le suivi du temps et l'enregistrement des tâches dans ClickUp
La première étape consiste à activer l'outil de suivi du temps dans votre environnement de travail. Une fois activée, votre équipe peut commencer à enregistrer des heures directement dans ClickUp et suivre les heures sans perturber son flux de travail.
Le suivi du temps dans ClickUp est facile. Lorsque vous commencez une tâche, cliquez simplement sur le chronomètre. ClickUp enregistrera votre temps. Lorsque vous avez terminé, arrêtez le chronomètre pour enregistrer vos heures.
Pour les tâches qui ne sont pas chronométrées (comme les réunions ou les recherches), vous pouvez enregistrer votre temps manuellement. Cela permet de s'assurer que chaque minute de travail est enregistrée pour l'établissement de rapports précis.
Relevés de temps automatisés
Ajouter du temps rétroactivement ou créer des entrées par intervalle de dates avec suivi manuel du temps Relevés de temps automatisés peuvent faire gagner du temps aux équipes qui traitent un grand nombre de tâches ou qui ont des besoins de rapports complexes.
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Obtenez des informations utiles pour optimiser l'efficacité de votre équipe avec les feuilles de temps de ClickUp pour le suivi du temps de projet
Il réduit les erreurs et crée des rapports précis et faciles à afficher. Il compile également les durées enregistrées dans des dossiers précis sur les heures de travail. Cela permet de libérer du temps pour les membres de l'équipe et les managers.
Les équipes peuvent se concentrer sur leur travail, tandis que les managers peuvent voir la progression du projet et la charge de travail de l'équipe en temps réel.
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Intégration avec Google Agenda
🧠 Faites-vous savoir : Presque 21% des employés ne suivent pas leur temps passé en réunion, ce qui coûte aux entreprises une moyenne de 32 000 dollars par an et par employé en perte de revenus.
Pour que cela se fasse sans effort, ClickUp s'intègre de manière transparente à Google Agenda, ce qui garantit que les mises à jour effectuées dans une application sont instantanément répercutées dans l'autre. Il n'est donc plus nécessaire de passer d'une application à l'autre.
Suivi du temps ClickUp pour les projets
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Restez synchronisé avec l'intégration de Google Agenda de ClickUp et suivez votre temps sans changer d'outil
- Création de tâches à partir d'évènements du Calendrier: AvecLe suivi du temps du projet de ClickUples équipes peuvent créer des tâches ClickUp directement à partir des évènements de Google Agenda. Cela signifie que chaque rendez-vous ou réunion devient une tâche ClickUp qui peut être suivie
- Automatisation des rappels: Automatisez les rappels pour les évènements à venir et ne manquez jamais une réunion ou une échéance importante. ClickUp enverra des notifications directement dans votre environnement de travail, vous permettant ainsi de rester organisé et de maîtriser votre emploi du temps
- Transformez les évènements en tâches exploitables : Lorsque vous planifiez une réunion, ClickUp crée automatiquement une tâche avec tous les détails pertinents, ce qui vous permet d'ajouter des informations supplémentaires telles que des agendas, des assignés, des checklists, et plus encore. Cela permet de centraliser vos évènements et vos tâches,en facilitant le suivi du temps sans passer d'un outil à l'autre
Générer des rapports personnalisés
L'un des aspects les plus puissants de la fonctionnalité de suivi du temps de ClickUp est sa capacité à générer des rapports personnalisés.
Grâce aux rapports personnalisés, vous pouvez afficher les journaux de suivi du temps cumulés pour chaque membre de l'équipe afin de comprendre la durée enregistrée pour une sélection de tâches.
ClickUp vous permet de personnaliser les rapports en fonction de divers indicateurs, tels que le temps suivi par jour, semaine, mois, ou tout autre intervalle personnalisé, comme le temps total passé sur un projet, le temps alloué à des tâches spécifiques, ou la productivité de chaque membre de l'équipe
Pour les gestionnaires de projet, les rapports personnalisés permettent de :
- Identifier les projets nécessitant plus d'attention, évaluer la charge de travail de l'équipe et ajuster le forfait des ressources si nécessaire
- Repérer les possibilités d'amélioration de l'efficacité et mieux prévoir les échéanciers des projets
- Éviter les échecs des projets tels que la surallocation des ressources, les goulets d'étranglement, l'épuisement de l'équipe et les délais non respectés
Cette amélioration continue permet une planification précise, une meilleure affectation des ressources et, en fin de compte, des projets réussis.
**A lire également Les meilleurs outils de suivi du temps des agences pour les créatifs et les marketeurs en 2024
Utiliser des modèles pour un suivi du temps efficace
ClickUp propose une bibliothèque de modèles conçus pour rationaliser vos processus de suivi du temps. Ces modèles peuvent être personnalisés pour répondre aux besoins spécifiques de vos projets, garantissant ainsi la cohérence de l'enregistrement des durées et des rapports au sein des équipes.
Modèle de suivi du temps ClickUp Consultant
Le modèle de suivi du temps des consultants de ClickUp est conçu pour vous aider à suivre les heures facturables et les paiements d'un consultant.
Modèle de suivi du temps des consultants de ClickUp est spécialement conçu pour aider les consultants à gérer efficacement leur temps en fonction des différents projets de leurs clients.
Le suivi du temps s'intègre parfaitement aux fonctionnalités de gestion de projet de ClickUp, offrant une plateforme complète pour le suivi des heures facturables, l'augmentation de la productivité et l'amélioration des relations avec les clients.
Il simplifie également le suivi du temps pour les consultants, en leur permettant d'enregistrer facilement les heures manuellement ou à l'aide de chronomètres. Cette fonction est très utile pour les consultants qui gèrent plusieurs projets, car elle permet de s'assurer que le travail de tous les clients est enregistré avec précision.
Cela permet de catégoriser clairement leurs heures comme facturables ou non facturables, facilitant ainsi une facturation précise et un meilleur compte rendu financier.
Modèle de répartition du temps ClickUp
Le modèle de répartition du temps de ClickUp est conçu pour vous aider à mieux gérer votre temps et vos ressources.
Modèle de répartition du temps de ClickUp est également un excellent outil pour les gestionnaires de projet qui doivent assurer le suivi du temps consacré à plusieurs tâches et membres de l'équipe. Ce modèle vous permet de prédéfinir des catégories pour différents types de travail, tels que le développement, la conception et les réunions.
💡 Pro Tip: Pour les agences gérant plusieurs clients , mettre en place des modèles de Relevé de temps pour les agences peut s'avérer utile. Ces modèles normalisent le suivi du temps entre les différents clients et projets, ce qui permet de s'assurer plus facilement que toutes les heures facturables sont saisies et déclarées avec précision.
Automatisation du suivi du temps Automatisations ClickUp clickUp Automations décharge votre équipe du suivi des heures de travail. Vous pouvez configurer les automatisations de manière à ce que le suivi du temps commence automatiquement lorsque le statut d'une tâche passe à "En cours" et s'arrête lorsque la tâche est marquée comme "Achevée".
Cette fonctionnalité se met automatiquement à jour lorsque les équipes et les responsabilités changent et permet de faire avancer les projets tout en libérant votre équipe du partage des mises à jour régulières du projet.
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L'Automatisation de ClickUp simplifie la gestion des tâches en assignant automatiquement les tâches lorsque le statut change
Les automatisations assurent un suivi du temps cohérent, réduisent les erreurs humaines et garantissent un enregistrement précis des données.
Lire aussi: Comment utiliser l'IA pour la gestion du temps (cas d'utilisation et outils)
Pourquoi le suivi du temps et les rapports sont importants
Les rapports de suivi du temps fournissent les données nécessaires pour optimiser les ressources et s'assurer que les projets sont achevés dans les délais et dans le respect du budget. Ils permettent également d'améliorer la productivité et le compte rendu des équipes et d'éviter les pertes de revenus.
Examinons-les plus en détail.
⏰ Comprendre la demande de ressources
Les heures de travail des employés sont un indicateur essentiel de l'allocation des ressources. L'utilisation d'une application gratuite de suivi du temps peut aider à identifier les tâches qui dépassent systématiquement les estimations budgétaires, ce qui permet d'intervenir rapidement.
En outre, elle peut révéler des lacunes dans les compétences du personnel, soulignant la nécessité d'une formation plus poussée. Elle permet également d'identifier les tâches dont les ressources sont insuffisantes. L'identification des disparités dans la charge de travail peut signaler la nécessité d'ajustements, comme la redistribution des responsabilités ou le partage plus équitable des tâches.
En abordant ces problèmes, vous pouvez établir des devis plus précis, ce qui peut se traduire par des taux de facturation plus élevés à long terme
⏰ Améliorer le travail des équipes
Les employés ne sont productifs que pour 2 heures et 53 minutes dans une journée.
Une application de suivi du temps peut accroître la concentration, car les employés prennent conscience des heures qu'ils consacrent aux tâches. En examinant leur temps, les employés peuvent identifier des modèles et réduire le travail non facturable.
Le suivi du temps ne consiste pas à fixer des paramètres irréalistes, mais à prendre conscience de soi et à prendre des décisions fondées sur des données. Avec le bon logiciel de suivi du temps, les équipes se rendent souvent compte qu'elles changent trop souvent de tâche ou qu'elles ne consacrent pas assez de temps à une seule.
En identifiant les inefficacités, telles que les réunions inutiles ou les goulets d'étranglement des processus qui gaspillent des heures facturables, les équipes peuvent apporter de petits ajustements à leurs flux de travail afin d'améliorer de manière significative l'efficacité globale au fil du temps.
👀 Bonus: Appliquer les modèles de Relevé de temps pour s'assurer que tous les membres de l'équipe enregistrent leur durée enregistrée de la même manière. Il est ainsi plus facile d'identifier les tendances et de prendre des décisions fondées sur des données.
⏰ Obtenir des informations sur les performances de l'équipe
Les applications de suivi du temps offrent des informations détaillées sur les performances des employés. Vous pouvez analyser ces données pour identifier vos travailleurs les plus efficaces et reconnaître leurs contributions. Cette reconnaissance stimulera le moral et encouragera le maintien d'un haut niveau de performance.
Au-delà de l'identification des employés les plus performants, le suivi du temps peut également révéler les forces et les faiblesses. Les entrées de temps suivies, les habitudes et les modèles peuvent vous aider à identifier les domaines dans lesquels les employés peuvent avoir des difficultés.
Ces informations vous permettent d'apporter une assistance ciblée et de les aider à améliorer leur efficacité.
⏰ Créer un registre du temps passé
Le suivi du temps ne fournit pas seulement des données résumées, mais crée également un enregistrement détaillé du travail de votre équipe.
Par exemple, si un client s'interroge sur les heures de travail consacrées à un projet, vous pouvez générer un rapport qui décrit clairement les tâches spécifiques achevées et le temps investi. Ces données peuvent aider à justifier les coûts et à répondre aux attentes déraisonnables. Dans des secteurs comme la construction, où les audits sont fréquents, le suivi du temps est crucial pour démontrer que les ressources sont utilisées efficacement.
Un enregistrement précis du travail effectué et du temps passé est essentiel pour prouver la conformité et prévenir les accusations de gaspillage de fonds.
⏰ Éviter les pertes de revenus et facturer les clients avec précision
Les données de suivi du temps révèlent les problèmes de perte de revenus tels que les flux de travail inefficaces, les sureffectifs, les contrôles de progression peu fréquents, et bien d'autres encore.
Ces problèmes sont souvent liés entre eux. Des flux de travail inefficaces peuvent entraîner des sureffectifs, qui à leur tour augmentent les frais généraux, et un suivi peu fréquent entraîne des retards dans les projets.
Un logiciel de suivi du temps peut résoudre tous ces problèmes :
- Identifie les goulots d'étranglement du flux de travail: Repère les endroits où le temps est perdu
- Optimise la dotation en personnel: Détermine si l'allocation des ressources est en adéquation avec la charge de travail
- **Améliore les mises à jour sur la progression des projets : les équipes peuvent mieux communiquer sur leur capacité à respecter les délais
Les logiciels de suivi du temps permettent de créer un historique des données du projet. Vous pouvez voir la durée des projets, leurs coûts et leur rentabilité. Ces informations peuvent vous aider à fournir aux clients des factures détaillées et transparentes.
Vous pouvez utiliser les fonctionnalités de rapports de ClickUp pour comparer le temps passé sur chaque tâche avec le budget qui lui est alloué. Cela vous permet d'identifier les domaines dans lesquels vous pourriez dépasser les dépenses et de prendre des mesures correctives avant que le projet ne dépasse le budget.
Plus d'informations, l'intégration d'un logiciel de suivi des PTO permet de s'assurer que les heures facturables et non facturables sont bien comptabilisées, ce qui vous donne une idée plus précise de la disponibilité et de la charge de travail de votre équipe.
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⏰ Instaurer la confiance par la transparence dans le fonctionnement de l'équipe
Les données de suivi du temps peuvent favoriser la confiance et la transparence au sein de votre organisation, ce qui profite à la fois aux employés et aux gestionnaires. Fournir une visibilité sur les heures de travail peut également atténuer les inquiétudes liées à la microgestion
Avec le bon logiciel de suivi du temps, les gestionnaires restent informés des activités du projet, ce qui garantit que les bonnes tâches sont priorisées.
Les employés, quant à eux, se sentent en confiance et responsabilisés dans leur rôle, ce qui réduit le besoin de vérifications fréquentes. En fin de compte, lorsque les managers et les membres de l'équipe effectuent un suivi du temps, cela crée un champ d'action équitable et renforce les relations.
Track Hours With Ease Using ClickUp (Suivez vos heures en toute simplicité avec ClickUp)
L'utilisation d'un logiciel de suivi du temps peut conduire à une gestion de projet réussie. Il fournit les informations nécessaires pour optimiser les flux de travail, améliorer la productivité et s'assurer que les projets sont achevés dans les délais et dans le respect du budget.
Les fonctionnalités de suivi du temps de ClickUp sont conçues pour s'intégrer de manière transparente dans votre flux de travail existant, offrant ainsi la flexibilité nécessaire pour gérer le temps de manière plus efficace.
Que vous soyez propriétaire d'une entreprise ou que vous supervisiez des projets complexes, ClickUp vous offre les outils dont vous avez besoin pour que tout soit sur la bonne voie. Enregistrez les heures avec précision, générez des rapports personnalisés et exploitez les modèles pour vous assurer que les heures de travail sont enregistrées et que votre équipe fonctionne avec une efficacité optimale.
Avec ClickUp, vous pouvez transformer le suivi du temps d'une tâche banale en un outil puissant pour la réussite de vos projets. Démarrer avec ClickUp gratuitement dès aujourd'hui !