À fait le temps pendant une journée de travail ? Nous sommes nombreux à nous poser cette question pendant l'exécution de nos tâches. Il existe pourtant un moyen de suivre son temps et de l'exploiter pour une productivité maximale.
Il s'agit de la gestion des Relevés de temps.
Elle permet de suivre le temps que vous et votre équipe avez passé à travailler sur des projets et des tâches. Elle permet le suivi des dépenses, fait le suivi des présences, vous permet de définir les heures facturables et non facturables, et stimule la productivité.
Ce guide explore les principes fondamentaux de la gestion des feuilles de temps, ses avantages, les défis courants, les meilleurs cas d'utilisation dans la gestion de projet et les stratégies pour la mettre en œuvre dans votre organisation.
Qu'est-ce que la gestion des feuilles de temps?
La gestion des feuilles de temps est le processus de suivi et de gestion du temps passé sur différentes tâches, projets ou activités. Elle implique l'utilisation de Relevés de temps, qui sont des documents ou des outils numériques utilisés pour enregistrer les heures travaillées par les employés.
En fonction des Relevés de temps ou des logiciel de suivi du temps que vous utilisez, outre les entrées de temps, le Relevé de temps enregistre également des détails tels que les codes de projet, les budgets de projet, les descriptions de tâches, la paie des employés et d'autres informations pertinentes.
Auparavant, les feuilles de temps manuelles étaient utilisées pour le suivi du temps. Cependant, avec les progrès technologiques, des feuilles de temps prêtes à l'emploi ont été créées modèles de feuilles de temps prêts à l'emploi les feuilles de calcul, les feuilles de calcul et les logiciels de Relevé de temps sont plus courants. Souvent, les logiciels de gestion de projet comprennent également une application de feuille de temps.
Les logiciels de feuilles de temps présentent de nombreux avantages. Ils vous permettent de suivre et d'approuver les feuilles de temps des membres de votre équipe, d'aider à gérer le processus de paie et même de donner des indications pour améliorer la productivité.
Avantages de l'utilisation des Relevés de temps pour gérer les employés
Comme mentionné précédemment, l'utilisation des Relevés de temps pour gérer vos employés présente de nombreux avantages. Examinons-les.
Un suivi du temps précis
Contrairement aux méthodes manuelles de suivi du temps, qui sont très sujettes aux erreurs, les feuilles de temps numériques permettent un suivi du temps précis. Elles fournissent un moyen systématique d'enregistrer le temps passét sur différentes tâches ou projets.
Si vous êtes une petite organisation ou un travailleur indépendant, logiciel de suivi du temps pour les petites entreprises permet de s'assurer que le temps de votre équipe est suivi avec précision. Cela permet également de récompenser les employés qui travaillent dur, d'assister ceux qui ne sont pas en mesure d'achever leurs heures de travail et de s'assurer que les entreprises sont sur la bonne voie pour atteindre leurs objectifs.
Gestion de projet
Les Relevés de temps quotidiens présentent également un avantage significatif pour gestion de projet . Ils vous aident à suivre les heures consacrées à votre projet et à déterminer pleinement les coûts qui y sont associés. Vous pouvez utiliser ces informations pour prendre des décisions concernant l'échéancier du projet, l'affectation des ressources et la hiérarchisation des tâches.
En outre, ils permettent de déterminer les compétences des employés, d'identifier les domaines dans lesquels ils ont besoin de conseils et de formation, de mesurer l'efficacité globale du projet et de répartir correctement la charge de travail entre les équipes.
En disposant des informations nécessaires concernant la durée des projets, vous pouvez également suivre la progression, prévoir les retards, améliorer les processus et estimer les coûts prévus.
Coûts réduits
L'un des avantages les plus importants d'un outil de gestion Relevé de temps est qu'il vous permet de prévoir les exigences du projet, y compris les coûts et le budget. Vous pouvez identifier les moyens d'améliorer la productivité et de réduire les coûts des heures supplémentaires.
Il vous permet également de contrôler les coûts du travail, de gérer les heures supplémentaires et d'optimiser les niveaux d'effectifs en fonction de la charge de travail réelle.
Facturation précise et automatisée des clients
Si vous êtes un consultant ou une entreprise qui facture ses clients en fonction du temps passé, logiciel de facturation du temps peut vous aider à suivre vos heures facturables et à facturer vos clients avec précision.
Ils vous aident également à gérer efficacement votre projet. En outre, les logiciels de suivi du temps automatisent la facturation des clients, de sorte que vous n'avez pas à vous préoccuper du suivi manuel des dépenses. Le logiciel s'en charge.
Affectation des ressources
Le suivi de vos heures et de celles de votre équipe s'avère également utile lors de l'allocation de ressources à de nouveaux projets ou tâches. Vous pouvez vérifier comment les employés passent leur temps sur différents projets et identifier ceux qui sont sous-utilisés ou surchargés de travail.
Vous pouvez alors optimiser l'utilisation du travail en redistribuant les tâches, en ajustant les affectations de projet et en rééquilibrant la charge de travail. En outre, vous pouvez également prévoir les besoins en ressources à l'aide des données historiques et des tendances. Ces données vous aideront à forfaiter les périodes de pointe de la charge de travail et à anticiper les besoins futurs en ressources.
Amélioration de la productivité
Le meilleur avantage des Relevés de temps des employés est leur capacité à contribuer à l'amélioration de la productivité. Mais comment cela va-t-il se faire exactement ? La plupart des logiciels de suivi du temps sont accompagnés d'un suivi en temps réel des employés. Vous avez ainsi une idée de la façon dont vos employés passent leur temps.
Les données du Relevé de temps peuvent révéler des schémas de perte de temps, tels que des réunions excessives, des tâches non essentielles ou des distractions. Vous pouvez réduire ces pertes de temps, rationaliser les processus lents et inefficaces, etc.
En outre, le suivi du temps permet également à vos employés de savoir où améliorer la gestion du temps et hiérarchiser les tâches de manière efficace.
Défis courants du Relevé de temps
Avec les nombreux avantages des Relevés de temps, il peut sembler qu'il n'y ait pas d'inconvénients au processus. Cependant, les Relevés de temps posent également certains défis qui doivent être relevés. Examinons ces défis et voyons comment vous pouvez les gérer.
Entrée de données inexactes
Le premier défi des feuilles de temps, et peut-être le plus évident, est l'inexactitude de l'entrée des données. Imaginez que vous vous rendiez au travail avec une longue liste de choses à faire qui vous pèse, et que vous vous rendiez compte que vous avez maintenant la tâche supplémentaire d'enregistrer méticuleusement chaque tâche, chaque projet et les heures qui y sont associées dans le système de feuilles de temps.
Cette situation peut rapidement devenir une source de frustration pour les employés. Qu'il s'agisse d'un simple oubli ou d'erreurs involontaires dans l'enregistrement des heures, il existe de nombreuses façons dont les inexactitudes peuvent se glisser dans les données des Relevés de temps. Il peut en résulter des erreurs de paie, une baisse de la productivité, un manque de compte rendu et, dans certains cas, des problèmes de conformité.
Comment relever ce défi?
Utiliser des outils intuitifs des modèles d'enregistrement de la durée enregistrée ou des logiciels qui vous permettent de définir des paramètres, de proposer des Relevés de temps facilement accessibles ou d'assurer un suivi automatisé des heures. De nombreux outils envoient également des notifications automatiques pour rappeler aux employés de remplir leurs feuilles de temps.
obtenez une visibilité en temps réel et le statut actuel de toutes les tâches qui vous sont assignées_
De plus, vous pouvez tirer parti des fonctionnalités d'attribution automatique de temps, de calcul et de rapports pour réduire votre charge de travail et générer des rapports précis.
Travail flexible et télétravail
Si vous disposez d'un personnel international avec des horaires et des politiques de travail différents, des télétravailleurs et des horaires flexibles, le suivi du temps devient délicat. La gestion de multiples équipes, emplacements et politiques peut compliquer vos systèmes de suivi du temps.
Comment relever ce défi?
Utiliser un système basé sur le cloud logiciel de suivi du temps qui offre un haut niveau de personnalisation et de flexibilité. Mon travail consiste à rechercher un logiciel qui offre des horaires de travail personnalisables, des rappels automatisés, un système de géofencing et un suivi par GPS.
Quand utiliser la gestion des Relevés de temps
La gestion des feuilles de temps est plus utile lorsqu'elle est utilisée dans les bonnes circonstances et situations. Voici quelques scénarios où les feuilles de temps sont utiles.
Gestion de projet
Les Relevés de temps sont particulièrement utiles pour les entreprises qui facturent sur la base du temps passé. Puisque vous facturez vos clients en fonction du temps que vos employés ont passé, vous pouvez utiliser les feuilles de temps pour un suivi du temps précis.
Si vous vous dites, pourquoi ne pas simplifier les choses et utiliser un feuille de calcul pour la gestion de projet à la place ? C'est une bonne idée. Cependant, l'utilisation de feuilles de calcul présente de nombreux inconvénients.
Le plus grand inconvénient est que vous êtes coincé avec un suivi du temps manuel. Bien sûr, vous pouvez mettre en œuvre certaines formules, mais elles ne seront toujours pas à la hauteur de ce qu'un outil de suivi du temps comme ClickUp peut offrir.
suivez votre temps en fonction des projets et des tâches avec ClickUp_
ClickUp est un logiciel de gestion de projet qui offre un intervalle de fonctionnalités que vous pouvez exploiter pour un suivi du temps efficace. Le suivi du temps du projet de ClickUp vous permettent de faire ce qui suit :
- Suivre le temps depuis n'importe quel appareil, y compris votre bureau, votre mobile et votre navigateur Web
- Lier le temps suivi aux tâches sur lesquelles vous travaillez
- Passer d'une tâche à l'autre grâce au chronomètre global de ClickUp
- Ajoutez des notes à vos entrées de temps pour ajouter du contexte sur ce sur quoi vous travaillez
- Marquez le temps comme heures facturables pour définir quelles entrées de temps doivent être incluses dans la facture
- Filtrer le temps suivi par date, priorité, statut, etc.
- Ajustez manuellement le temps suivi en cas d'erreur
- Ajoutez des libellés pour mieux catégoriser le temps passé
- Identifier les goulots d'étranglement en triant vos tâches en fonction du temps passé
- Voir le temps total que vous avez passé sur les tâches
Distribuez le travail entre vos équipes en fixant des paramètres d'échéancier et en ventilant les estimations de durée à l'aide de ClickUp Time Estimates
- Ajoutez des estimations de durée pour chaque tâche
- Obtenez un aperçu du suivi du temps de votre équipe pour vérifier si vous avez atteint vos objectifs d'estimation de durée
- Créez et personnalisez des relevés de temps en fonction de vos besoins
- Tirez parti des outils pré-intégrés gratuitsmodèles de calendrier de projet préétablis pour forfaiter tous les aspects de vos projets
Prévision et allocation des ressources
Pour prévoir les besoins en ressources, quoi de mieux que les données historiques pour le faire ? Vous pouvez analyser les données des Relevés de temps pour identifier les modèles, les tendances et les fluctuations de l'utilisation du temps des ressources au fil du temps.
Analysez les données de projets antérieurs similaires pour identifier les périodes de charge de travail maximale, les variations saisonnières et les compétences ou l'expertise les plus demandées. Sur cette base, vous pouvez prévoir les besoins en ressources pour les projets à venir et déterminer les niveaux de dotation et les compétences requises.
Les données du Relevé de temps permettent également d'identifier les tâches qui requièrent une expertise spécifique et de déterminer si vous disposez des talents nécessaires pour répondre à ces besoins. Ainsi, vous pouvez travailler à combler le manque de compétences en embauchant ou en formant du personnel.
Astuce : Ayez une longueur d'avance sur l'allocation des ressources grâce à la version entièrement personnalisable de l'application Modèle d'affectation des ressources ClickUp .
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Utilisez le modèle d'affectation des ressources de ClickUp pour suivre l'évolution du matériel, de la main-d'œuvre et des autres ressources de l'organisation pour chaque projet.
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Télécharger ce modèle
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Avec ce modèle, vous pouvez :
- Visualiser la disponibilité des ressources en temps réel
- Optimiser l'utilisation des ressources humaines et matérielles
- Affecter efficacement les ressources aux projets et aux tâches
Le modèle permet d'améliorer les décisions d'affectation des ressources et d'accélérer la prise de décision. Vous pouvez utiliser une variété d'affichages pour découper les informations par projet, par client, etc.
Améliorer la productivité et les économies
Votre entreprise est confrontée à des problèmes de productivité ? Les Relevés de temps pourraient bien être la solution.
Les Relevés de temps ne se limitent pas au suivi du temps ; ils permettent d'optimiser chaque minute du temps de votre équipe. Voici comment :
- Les Relevés de temps offrent une visibilité sur le temps des employés et permettent d'identifier les améliorations à faire
- Les entrées de temps étiquetées vous aident à analyser la part du temps de votre équipe consacrée au travail et aux activités non facturables
- Vous pouvez identifier les activités qui prennent plus de temps que prévu ou les ressources qui sont sous-utilisées
Sur la base de ces informations, vous pouvez prendre des étapes pour gagner du temps. Par exemple, si vous remarquez que votre équipe passe beaucoup de temps en réunion, cela peut indiquer que vous devez repenser vos stratégies de réunion. Vérifiez quelles réunions sont vraiment nécessaires et lesquelles peuvent facilement se transformer en e-mail.
Conseil de pro: Utilisez ClickUp Brain pour résumer de longs documents, des notes de réunion ou des discussions en quelques minutes - gagnez du temps et soyez plus productif !
Utilisez ClickUp Brain pour résumer vos notes en quelques secondes
**Comment mettre en place un système de gestion des temps ?
Vous êtes convaincu que votre organisation a besoin de son propre système de gestion des temps ? Vous êtes sur la bonne voie !
Voici comment vous pouvez mettre en place un outil robuste de gestion des feuilles de temps et faire passer votre productivité au niveau supérieur :
Évaluer les besoins
Quelle est la première chose que vous vérifiez lorsque vous mettez en œuvre un nouveau processus ou système ? Vos exigences ! C'est la même chose avec le système de gestion des Relevés de temps. La première étape consiste à évaluer vos besoins.
Tenez compte de facteurs tels que
- Le nombre d'employés, les types de projets, les méthodes de facturation, les exigences de conformité et l'intégration avec un autre système.
- La mesure dans laquelle vous souhaitez suivre votre temps. Vous ne voulez pas donner l'impression de microgérer vos employés, mais vous ne voulez pas non plus que les résultats soient trop vagues.
Par conséquent, si vous n'avez besoin que d'informations sur le temps que vous consacrez à des projets spécifiques, envisagez un suivi du temps au niveau du projet. En revanche, si vous souhaitez connaître le temps consacré à chaque produit livrable ou à chaque tâche, optez pour le suivi du temps au niveau des tâches.
Sélectionner un système
Maintenant que vous connaissez vos besoins, il est temps de sélectionner un système. Recherchez et évaluez les options de logiciels de Relevé de temps qui s'alignent sur votre budget et vos besoins. Cependant, il y a certaines fonctionnalités que votre logiciel doit avoir. Il s'agit notamment des feuilles de temps personnalisables, des capacités de rapports, de l'accessibilité mobile et de l'intégration avec d'autres systèmes nécessaires. Relevé de temps ClickUp possèdent toutes ces fonctionnalités et bien plus encore. Elles vous permettent d'afficher, de suivre et d'examiner les tâches comptabilisées.
/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/05/ClickUp-Relevé de temps-1400x478.png ClickUp Relevé de temps /$$img/
visualisez, suivez et révisez vos temps avec ClickUp Timesheets_
ClickUp offre également quelques fonctionnalités intéressantes pour les membres de l'équipe. Il vous permet d'épingler vos feuilles de temps dans la barre latérale pour un accès rapide. Vous pouvez ajouter votre capacité de travail quotidienne et hebdomadaire.
De plus, vous pouvez filtrer le Relevé de temps en fonction des étiquettes, de la facturation et du temps suivi. Vous pouvez même voir le suivi du temps au-delà de votre capacité pour un jour donné.
Les managers peuvent utiliser l'onglet Toutes les feuilles de temps pour afficher le temps de tous les membres de leur équipe et le filtrer en fonction de la facturation et des étiquettes. Vous pouvez également consulter les relevés de temps de membres spécifiques de l'équipe.
**Si vous commencez à utiliser les feuilles de temps, nous vous recommandons d'utiliser l'onglet Toutes les feuilles de temps Modèle de Relevé de temps pour les services .
Utilisez le modèle de Relevé de temps des services pour assurer le suivi des heures de travail
Ce modèle vous permettra d'effectuer un suivi hebdomadaire des heures de travail. Vous pouvez mesurer l'utilisation des ressources sur différents projets et utiliser des diagrammes pour visualiser votre progression. Vous pouvez même l'utiliser pour suivre les coûts et collecter les paiements !
Le modèle est livré avec des champs personnalisés et des statuts, de sorte que vous pouvez le personnaliser en fonction de vos besoins. Vous voulez en savoir plus ? Utilisez le modèle pour générer automatiquement des factures pour les clients à l'aide de ClickUp Automatisation.
Communiquer avec les employés
Il est essentiel de tenir les membres de votre équipe au courant pour assurer la réussite du nouveau système de gestion Relevé de temps. Le suivi du temps peut rapidement donner l'impression que vous essayez de contrôler vos employés. Par conséquent, communiquez clairement l'objectif de la mise en œuvre des Relevés de temps. Il est essentiel de répondre aux doutes et aux inquiétudes avant qu'ils ne se transforment en malentendus.
Expliquez-leur les nombreux avantages des feuilles de temps. Expliquez-leur comment elles peuvent contribuer au suivi des coûts, à l'estimation des besoins, à l'équilibre des charges de travail et à un meilleur traitement de la paie.
En outre, formez vos employés à l'utilisation efficace du système. Définissez des politiques claires en matière d'envoi, de flux de travail d'approbation, de directives de suivi du temps et de conformité au droit du travail.
Surveiller et évaluer
Une fois que votre système est en place et qu'il fonctionne, surveillez en permanence son utilisation et son efficacité. Vous pouvez suivre les indicateurs tels que les taux d'envoi des Relevés de temps, la précision du suivi du temps, le respect des politiques et la satisfaction générale des utilisateurs.
Ces données vous aideront à identifier les domaines à optimiser et à améliorer. Vous pouvez également obtenir le retour d'information des employés et examiner l'évolution de vos exigences et de vos besoins afin de rationaliser le système.
Harnessing the Power of Relevé de temps for Success (Exploiter la puissance des feuilles de temps pour la réussite)
Du suivi des heures à l'optimisation des flux de travail, les Relevés de temps jouent un rôle crucial dans l'amélioration de la productivité et le gain de temps. Le bon modèles de feuilles de temps et les outils de suivi du temps sont plus qu'un simple moyen de suivi du temps ; ils permettent d'estimer les coûts et les besoins en ressources, d'automatiser les processus de facturation et de faciliter la gestion du projet.
Grâce à la visibilité de l'allocation du temps, au compte rendu de la productivité et aux informations permettant une amélioration continue, les Relevés de temps vous permettent de travailler plus intelligemment, et non plus difficilement.
ClickUp est un outil de gestion de projet doté d'excellentes capacités de suivi du temps qui vous donne un contrôle achevé sur votre temps et vous permet, ainsi qu'à votre équipe, de devenir plus productifs et efficaces. S'inscrire gratuitement aujourd'hui !