Où passe le temps pendant une journée de travail ? Beaucoup d'entre nous se posent cette question tout en accomplissant leurs tâches. Mais il existe un moyen de suivre votre temps et de l'exploiter pour une productivité maximale.
C'est ce qu'on appelle la gestion des relevés de temps.
Il permet de suivre le temps que vous et votre équipe avez consacré à des projets et à des tâches. Il permet de suivre les dépenses, de contrôler les présences, de définir les heures facturables et non facturables, et d'augmenter la productivité.
Ce guide explore les principes fondamentaux de la gestion des relevés de temps, ses avantages, les défis courants, les meilleurs cas d'utilisation dans la gestion de projet et les stratégies pour la mettre en œuvre dans votre organisation.
Qu'est-ce qu'un relevé de temps ?
Une feuille de temps est un registre numérique ou physique qui permet de suivre le temps passé par les employés au travail. Elle consigne généralement les heures travaillées, les tâches achevées et parfois même les pauses prises, ce qui permet aux organisations de suivre la productivité, l'avancement des projets et les données relatives à la paie.
Qui utilise les relevés de temps ?
✅ Agences : suivez les heures facturables par client ou par projet✅ Freelances : enregistrez le temps passé pour plusieurs clients et exportez des rapports✅ Équipes logicielles : suivez le temps passé par sprint ou par tâche pour estimer les points d'histoire✅ RH et finances : validez les heures de travail et synchronisez-les avec la paie✅ Équipes de consultants : créez des factures clients précises avec preuve de travail
Initialement utilisées sous forme papier, les relevés de temps modernes sont désormais numériques et peuvent automatiquement suivre le temps, envoyer des rappels et générer des rapports. Elles sont essentielles pour facturer les clients, gérer les heures des employés et améliorer la planification de la charge de travail.
🎉 Anecdote amusante : les relevés de temps remontent au XIXe siècle et étaient à l'origine utilisés dans les usines industrielles pour contrôler les horaires des travailleurs.
Qu'est-ce que la gestion des relevés de temps ?
La gestion des relevés de temps consiste à suivre et à gérer le temps consacré à diverses tâches, projets ou activités. Elle implique l'utilisation de relevés de temps, qui sont des documents ou des outils numériques utilisés pour enregistrer les heures travaillées par les employés.
Selon les relevés de temps ou le logiciel de suivi du temps que vous utilisez, outre les entrées de temps, le relevé de temps enregistre également des détails tels que les codes de projet, les budgets de projet, les descriptions de tâches, la paie des employés et d'autres informations pertinentes.
Auparavant, les relevés de temps manuels étaient utilisés pour suivre le temps. Cependant, avec les progrès technologiques, les modèles de relevés de temps prêts à l'emploi, les tableurs et les logiciels de relevés de temps sont de plus en plus courants. Souvent, les logiciels de gestion de projet comprennent également une application de relevé de temps.
Les logiciels de gestion des relevés de temps présentent de nombreux avantages. Ils vous permettent de suivre et d'approuver les relevés de temps des membres de votre équipe, vous aident à gérer le processus de paie et vous fournissent même des informations utiles pour améliorer la productivité.
Relevés de temps manuels ou numériques : quelle est la meilleure solution ?
Tous les systèmes de relevés de temps ne se valent pas. Alors que certaines équipes s'appuient encore sur des tableurs manuels ou des registres papier, d'autres ont adopté des outils numériques qui assurent l'automatisation de l'ensemble du processus. Voyons pourquoi les relevés de temps numériques offrent une solution meilleure et plus intelligente, en particulier pour les équipes en pleine croissance.
Tous les systèmes de relevés de temps ne se valent pas. Alors que certaines équipes s'appuient encore sur des tableurs manuels ou des registres papier, d'autres ont adopté des outils numériques qui assurent l'automatisation de l'ensemble du processus. Voyons pourquoi les relevés de temps numériques offrent une solution meilleure et plus intelligente, en particulier pour les équipes en pleine croissance.
| Fonctionnalité | Relevés de temps manuels | Relevés de temps numériques (comme ClickUp) |
|---|---|---|
| ⏱️ Précision du suivi du temps | ❌ Sujet aux erreurs, difficile à vérifier | ✅ Suivi automatique du temps à la seconde près |
| 🧾 Charge de travail administrative | ❌ Nécessite une entrée manuelle et une vérification manuelle | ✅ Les approbations, les rappels et les rapports sont automatisés. |
| 🔍 Transparence | ❌ Visibilité limitée sur la charge de travail | ✅ Vue complète de l'équipe via les tableaux de bord |
| 💰 Rentabilité | ❌ Coûts cachés liés aux erreurs et aux retards | ✅ Simplifié et évolutif pour toutes les tailles d'équipe |
| 📊 Rapports et analyses | ❌ Manuel, basé sur des feuilles de calcul | ✅ Informations instantanées grâce aux rapports intégrés |
🎉 Anecdote amusante : de nombreux freelances affirment que le suivi du temps de travail renforce leur confiance, car ils peuvent clairement montrer la valeur de chaque heure passée à leurs clients qui remettent en question l'étendue ou le prix de leurs prestations.
Avantages de l'utilisation des relevés de temps pour gérer les employés
📮 ClickUp Insight : 64 % des employés travaillent occasionnellement ou fréquemment en dehors de leurs heures de travail prévues, et 24 % d'entre eux enregistrent des heures supplémentaires presque tous les jours ! Ce n'est pas de la flexibilité, c'est du travail sans fin. 😵💫 Tâches ClickUp vous aident à diviser les grands objectifs en étapes plus petites et plus faciles à gérer, afin que vous sachiez toujours quoi faire ensuite, sans vous sentir dépassé. Il suffit de demander à l'IA de ClickUp de générer des sous-tâches, d'ajouter des checklists et de cartographier les dépendances pour rester organisé et garder le contrôle. Parallèlement, les automatisations ClickUp rationalisent le travail routinier en gérant les mises à jour, les affectations et les rappels, ce qui vous permet de consacrer moins de temps aux tâches fastidieuses et plus de temps à ce qui compte vraiment. 🚀💫 Résultats concrets : Pigment a amélioré l'efficacité de la communication au sein de ses équipes de 20 % grâce à ClickUp, ce qui a permis de mieux connecter et aligner ses équipes.
Comme mentionné précédemment, l'utilisation de relevés de temps pour gérer vos employés présente de nombreux avantages. Voyons cela de plus près.
Suivi précis du temps de travail
Contrairement aux méthodes manuelles de suivi du temps, qui sont très sujettes aux erreurs, les relevés de temps numériques permettent un suivi précis du temps. Elles offrent un moyen systématique d'enregistrer le temps passé sur différentes tâches ou différents projets.
Si vous êtes une petite entreprise ou un travailleur indépendant, un logiciel de suivi du temps pour les petites entreprises vous permet de suivre avec précision le temps de travail de votre équipe. Cela permet également de récompenser les employés assidus, de fournir de l'assistance aux employés qui ne parviennent pas à achever leurs heures de travail et de s'assurer que les entreprises sont en bonne voie pour atteindre leurs objectifs.
Gestion de projet
Les relevés de temps quotidiens présentent également un avantage significatif pour la gestion du temps consacré aux projets. Ils vous aident à suivre les heures consacrées à vos projets et à déterminer précisément les coûts associés. Vous pouvez utiliser ces informations pour prendre des décisions concernant l'échéancier des projets, l'allocation des ressources et la hiérarchisation des tâches.
De plus, ils permettent de déterminer les compétences des employés, d'identifier les domaines dans lesquels ils ont besoin d'accompagnement et de formation, de mesurer l'efficacité globale du projet et de répartir correctement la charge de travail entre les équipes.
Grâce aux informations nécessaires sur le temps consacré aux projets, vous pouvez également suivre la progression, réaliser des prévisions de retards, améliorer les processus et estimer les coûts attendus.
Réduction des coûts
L'un des principaux avantages d'un outil de gestion des relevés de temps est qu'il vous permet de réaliser une prévision des besoins du projet, y compris les coûts et le budget. Vous pouvez ainsi identifier les moyens d'améliorer la productivité et de réduire les coûts liés aux heures supplémentaires.
Cela vous permet également de contrôler les coûts de main-d'œuvre, de gérer les heures supplémentaires et d'optimiser les effectifs en fonction de la charge de travail réelle.
Facturation précise et automatisée des clients
Si vous êtes consultant ou si votre entreprise facture ses clients en fonction du temps passé, un logiciel de facturation horaire peut vous aider au suivi de vos heures facturables et à la facturation précise de vos clients.
Ils vous aident également à gérer efficacement votre projet. De plus, les logiciels de suivi du temps effectuent l'automatisation de la facturation des clients, vous n'avez donc pas à vous soucier du suivi manuel des dépenses. Le logiciel s'en charge.
Allocation des ressources
Le suivi de vos heures et de celles de votre équipe est également utile pour allouer des ressources à de nouveaux projets ou tâches. Vous pouvez vérifier comment les employés consacrent leur temps à divers projets et identifier ceux qui sont sous-utilisés ou surchargés de travail.
Vous pouvez ensuite optimiser l'utilisation de la main-d'œuvre en redistribuant les tâches, en ajustant les affectations aux projets et en équilibrant la charge de travail. En outre, vous pouvez également prévoir les besoins en ressources à l'aide des données historiques et des tendances. Ces données vous aideront à planifier les périodes de pointe et à anticiper les besoins futurs en ressources.
💡 Conseil de pro : utilisez la vue « Charge de travail » de ClickUp en combinaison avec les registres de temps pour équilibrer les tâches. Si quelqu'un enregistre systématiquement plus d'heures que prévu, il est peut-être surchargé ou trop performant.
Amélioration de la productivité
Le principal avantage des relevés de temps des employés est leur capacité à améliorer la productivité. Mais comment cela fonctionne-t-il exactement ? La plupart des logiciels de suivi du temps permettent de surveiller et de suivre les employés en temps réel. Vous pouvez ainsi comprendre comment vos employés utilisent leur temps.
Les données des relevés de temps peuvent révéler des schémas de perte de temps, tels que des réunions excessives, des tâches non essentielles ou des distractions. Vous pouvez réduire cette perte de temps, rationaliser les processus lents et inefficaces, et bien plus encore.
De plus, le suivi du temps permet également à vos employés de mieux identifier les domaines dans lesquels ils peuvent améliorer leur gestion du temps et hiérarchiser efficacement leurs tâches.
💡 Conseil de pro : utilisez les tableaux de bord ClickUp pour générer automatiquement des rapports hebdomadaires ou mensuels sur les relevés de temps, triés par membre de l'équipe, tâche ou étiquette facturable. C'est le moyen le plus simple de consulter le temps en un coup d'œil sans avoir à exporter un seul fichier.
Défis courants liés aux relevés de temps
Compte tenu des nombreux avantages des relevés de temps, ce processus peut sembler ne présenter aucun inconvénient. Cependant, les relevés de temps posent également certains défis qui doivent être relevés. Explorons ces défis et voyons comment vous pouvez les gérer.
Entrées de données inexactes
Le premier défi, et peut-être le plus évident, lié aux relevés de temps est la saisie d'entrées inexactes. Imaginez que vous vous rendiez au travail avec une longue liste de tâches à faire qui vous pèse sur l'esprit, pour vous rendre compte que vous devez désormais ajouter à cela la tâche supplémentaire de consigner méticuleusement chaque tâche, chaque projet et les heures associées dans le système de relevés de temps.
Cela peut rapidement devenir une source de frustration pour les employés. Qu'il s'agisse d'un simple oubli ou d'une erreur involontaire dans l'enregistrement du temps, les inexactitudes peuvent s'immiscer de nombreuses façons dans les données des relevés de temps. Cela peut entraîner des erreurs dans le calcul des salaires, une baisse de la productivité, un manque de responsabilité et, dans certains cas, même des problèmes de conformité.
Comment relever ce défi ?
Utilisez des modèles ou des logiciels intuitifs de saisie des temps qui vous permettent de définir des règles, de proposer des relevés de temps facilement accessibles ou d'automatiser le suivi du temps. De nombreux outils envoient également des notifications automatiques pour rappeler aux employés de remplir leurs relevés de temps.
Résistance au changement
Les changements sont naturellement effrayants, car ils nous poussent à sortir de notre zone de confort.
Par conséquent, la mise en place d'un système de relevés de temps peut se heurter à la résistance des employés habitués aux méthodes existantes. La peur de l'inconnu, les préoccupations liées à la confidentialité et la crainte d'un micro-management peuvent être à l'origine de cette résistance.
Par exemple, si vous passez des relevés de temps manuels à un suivi du temps dans Excel ou à un logiciel de suivi du temps, il se peut que votre équipe manifeste une certaine réticence.
Comment relever ce défi ?
Communiquez clairement les avantages de ce changement à votre équipe et laissez-lui suffisamment de temps pour l'accepter. Fournissez des formations et répondez à toutes les questions qui pourraient surgir au cours du processus.
Besoins complexes en matière de suivi du temps
Les projets comportant plusieurs tâches, phases ou codes de facturation client compliquent également la gestion des relevés de temps. De plus, lorsque vos employés travaillent sur plusieurs tâches, le suivi de leurs heures devient encore plus difficile. Chaque tâche peut avoir des taux de rémunération différents ou des politiques distinctes.
C'est un défi pour les employés, et les responsables ont également du mal à vérifier chaque entrée. Un autre problème crucial est que vous ne disposez peut-être même pas d'un aperçu des relevés de temps de tous les employés.
Comment relever ce défi ?
La meilleure façon de relever ce défi est d'utiliser un logiciel qui offre une visibilité en temps réel et vous permet d'attribuer plusieurs tâches et missions à chaque employé. ClickUp Dashboards est la solution idéale : il offre une visibilité en temps réel sur l'avancement des projets, vous permettant de voir quelles tâches sont attribuées à qui et leur statut actuel. Personnalisez les tableaux de bord pour afficher les informations les plus pertinentes pour vos besoins, afin que tout le monde soit sur la même longueur d'onde.
De plus, vous pouvez tirer parti des fonctionnalités automatiques d'attribution, de calcul et de rapports du temps pour réduire votre charge de travail et générer des rapports précis.
Travail flexible et de télétravail
Si vous disposez d'une main-d'œuvre internationale avec des horaires et des politiques différents, des télétravailleurs et des horaires flexibles, le suivi du temps devient délicat. La gestion de plusieurs équipes, emplacements et politiques peut compliquer vos systèmes de suivi du temps.
Comment relever ce défi ?
Utilisez un logiciel de suivi du temps basé sur le cloud qui offre un haut niveau de personnalisation et de flexibilité. Recherchez un logiciel qui propose des horaires de travail personnalisables, des rappels automatisés, le géorepérage et le suivi GPS.
Qu'est-ce que le processus de gestion des relevés de temps ?
Un processus de gestion des relevés de temps est un système structuré permettant de suivre, d'examiner et d'approuver la manière dont le temps est consacré au travail. Il garantit que les heures des employés sont enregistrées avec précision, que les projets sont facturés correctement et que la paie est traitée efficacement.
Ce processus comprend essentiellement cinq étapes clés :
- Enregistrement du temps
- Vérification des entrées
- Approuver ou rejeter les envois
- Rapports et analyse des données relatives au temps
- Synchronisation des résultats avec les outils de paie, de facturation ou de performance
Ce processus est crucial pour les organisations qui emploient des travailleurs horaires, gèrent des projets facturables aux clients ou ont des équipes à distance, où la visibilité sur le temps passé a un impact direct sur la productivité, les revenus et la responsabilité.
Comment mettre en œuvre un processus de gestion des relevés de temps
La gestion des relevés de temps ne se limite pas à l'enregistrement des heures d'arrivée et de départ : il s'agit d'un processus structuré qui consiste au suivi, à l'examen, à l'approbation et à la production de rapports sur la manière dont le temps est utilisé au sein de votre organisation. Que vous gériez des freelances, des équipes internes ou des projets clients, un système de relevés de temps cohérent et bien défini permet de garantir que les heures facturables sont enregistrées, que les exigences de conformité sont respectées et que la paie est exacte.
À quoi ressemble un bon processus de gestion des relevés de temps ? Et surtout, comment mettre en place un processus facile à suivre pour votre équipe ?
Voici une description détaillée de la manière de mettre en place un système de relevé de temps évolutif et fiable qui favorise la productivité et réduit les tâches administratives fastidieuses à l'aide d'un outil tel que ClickUp, l'application tout-en-un pour le travail.
Étape 1 : Évaluez les besoins de votre équipe
Avant de choisir un outil ou de définir des paramètres, prenez du recul et identifiez ce dont vous avez réellement besoin dans votre système de relevés de temps.
Demandez :
- Combien de membres de l'équipe doivent enregistrer leur temps ?
- Suivez-vous le suivi des heures facturables et non facturables ?
- Avez-vous besoin de respecter des normes de conformité ou d'audit ?
- Le suivi du temps sera-t-il effectué pour les tâches, les projets ou les deux ?
Par exemple, un suivi de haut niveau peut suffire pour les équipes internes qui gèrent la capacité. Mais si vous dirigez une agence en contact direct avec les clients, vous aurez peut-être besoin d'un suivi au niveau des tâches avec des étiquettes de facturation et des flux de travail d'approbation.
💡 Dans ClickUp, vous pouvez suivre le temps à tous les niveaux et créer des champs personnalisés pour la facturation, les tarifs ou les étiquettes spécifiques aux clients.
Si les tableurs ou les formulaires papier peuvent convenir dans les petites installations, les outils numériques offrent automatisation, précision et évolutivité. Choisissez un système adapté à vos besoins et qui s'intègre à vos flux de travail existants.
Principales fonctionnalités à rechercher :
ClickUp Relevés de temps offre toutes ces fonctionnalités, et bien plus encore :
Ce modèle de relevé de temps ClickUp Services vous permettra de suivre vos heures de travail chaque semaine. Vous pouvez mesurer l'utilisation des ressources dans différents projets et utiliser des diagrammes pour visualiser votre progression. Vous pouvez même l'utiliser pour suivre les coûts et collecter les paiements !
Le modèle comprend des champs personnalisés et des statuts, que vous pouvez adapter à vos besoins. Vous en voulez plus ? Utilisez le modèle pour générer automatiquement des factures pour vos clients à l'aide de ClickUp Automatisation.
💡 Dans ClickUp, vous pouvez suivre le temps à tous les niveaux et créer des champs personnalisés pour la facturation, les tarifs ou les étiquettes spécifiques aux clients.
Étape 2 : Choisissez le bon système de relevés de temps
Si les tableurs ou les formulaires papier peuvent convenir dans les petites installations, les outils numériques offrent automatisation, précision et évolutivité. Choisissez un système qui répond à vos besoins et s'intègre à vos flux de travail existants.
Principales fonctionnalités à rechercher :
- Suivi du temps manuel et basé sur un chronomètre
- Visibilité au niveau de l'équipe et du projet
- Flux de travail pour les rapports et l'approbation
- Accès mobile
- Intégrations de la paie ou de la facturation
ClickUp Relevés de temps offre toutes ces fonctionnalités, et bien plus encore :
- Épinglez votre relevé de temps personnel dans la barre latérale pour y accéder quotidiennement.
- Suivez le temps consacré à chaque tâche et affichez les heures enregistrées par rapport à la capacité.
- Filtrez les relevés de temps par étiquettes, statut de facturation ou date.
- Les responsables peuvent utiliser l'onglet « Toutes les feuilles de temps » pour afficher les journaux de l'ensemble de l'équipe et afficher les détails par utilisateur.
Ce modèle de relevé de temps ClickUp Services vous permettra de suivre vos heures de travail chaque semaine. Vous pouvez mesurer l'utilisation des ressources dans différents projets et utiliser des diagrammes pour visualiser votre progression. Vous pouvez même l'utiliser pour suivre les coûts et collecter les paiements !
Le modèle comprend des champs personnalisés et des statuts, que vous pouvez adapter à vos besoins. Vous en voulez plus ? Utilisez le modèle pour générer automatiquement des factures pour vos clients à l'aide de ClickUp Automatisation.
ClickUp s'intègre également à des outils tels que Harvest, Clockify, Toggl et Everhour. Ainsi, si votre équipe utilise déjà un autre outil de suivi, vous n'avez pas besoin d'en changer. Vous pouvez synchroniser les entrées directement dans ClickUp pour centraliser vos rapports.
Étape 3 : Enregistrez votre temps quotidiennement, et simplifiez-vous la tâche
Les équipes oublient souvent d'enregistrer leur temps, c'est pourquoi la cohérence est essentielle. ClickUp facilite cette tâche grâce à des automatisations qui rappellent aux utilisateurs de suivre leur temps quotidiennement ou signalent les envois incomplets.
Vous pouvez également :
- Configurez des rappels par défaut pour les relevés horaires dans les tâches récurrentes.
- Utilisez les champs personnalisés pour indiquer le temps facturable par rapport au temps non facturable ou le statut d'approbation.
- Visualisez les enregistrements manquants à l'aide des tableaux de bord ClickUp.
Cela permet de garantir l'exactitude de vos données de temps et d'éliminer la panique de fin de semaine ou de fin de mois liée à la saisie des données.
💡 L'intégration Slack de ClickUp permet même aux membres de l'équipe de créer des tâches et de commencer à enregistrer leur temps directement à partir d'un message Slack avec la commande /clickup new.
🎉 Anecdote amusante : le suivi du temps peut révéler des tendances surprenantes, comme le fait que cette réunion hebdomadaire « rapide » fait secrètement perdre plus de 10 heures à l'équipe. Parfois, le plus grand voleur de temps est quelque chose auquel tout le monde est habitué.
Étape 4 : Communiquez vos attentes et formez votre équipe
La mise en place d'un système de suivi du temps sans communication claire peut créer des tensions. Certains membres de l'équipe peuvent se sentir microgérés, tandis que d'autres peuvent ne pas savoir comment utiliser efficacement l'outil. Une communication claire réduit la résistance et la confusion. Expliquez à votre équipe pourquoi le suivi du temps est important, que ce soit pour équilibrer la charge de travail, garantir l'exactitude des salaires ou assurer la rentabilité des projets.
ClickUp aide à intégrer les employés grâce à :
- Des relevés de temps faciles d'accès et épinglés à leur environnement de travail
- Contrôle des permissions basé sur les rôles pour les responsables et les membres de l'équipe
- Des champs d'entrées de temps simples qui réduisent les courbes d'apprentissage
Définissez des règles claires concernant le moment et la manière d'enregistrer le temps, et documentez les flux de travail d'approbation dans ClickUp Docs pour faciliter la consultation.
Étape 5 : Vérifiez et approuvez les entrées de temps
Utilisez les options de statut des tâches et les automatisations de ClickUp pour créer un flux de travail d'approbation.
Par exemple :
- Les tâches sont transférées vers « En attente d'approbation » une fois qu'un seuil de temps est atteint.
- Les responsables sont avertis lorsque les journaux sont prêts à être examinés.
- Les entrées rejetées peuvent être renvoyées à la personne assignée pour correction.
Les champs personnalisés tels que « Approuvé par » ou « Statut d'approbation » permettent de suivre le processus de révision en un coup d'œil, sans avoir besoin d'un tableur.
Étape 6 : Générer des rapports et analyser les données relatives au temps
Une fois le suivi du temps effectué et approuvé, il est temps d'analyser les performances. Les tableaux de bord de ClickUp vous permettent de créer des vues entièrement personnalisées avec des widgets pour :
- Suivi du temps effectué par la personne assignée ou par une étiquette
- Durée estimée vs durée réelle
- Heures facturables et non facturables
- Totaux par service ou par client
Si vous avez besoin d'un aperçu rapide, utilisez ClickUp Brai n pour générer automatiquement des résumés des registres de temps, des rapports hebdomadaires ou des informations sur la répartition du temps.
Étape 7 : synchronisez avec les outils de paie et de facturation
Les relevés de temps approuvés doivent s'intégrer facilement à vos systèmes de facturation ou de paie. Plus besoin de copier-coller dans des feuilles de calcul ou de calculer manuellement les factures.
ClickUp vous permet de :
- Exportez les entrées de temps sous forme de fichiers CSV.
- Utilisez les intégrations intégrées (par exemple, QuickBooks, PayPal, Harvest).
- Automatisez la création de factures grâce à des outils connectés.
Pour les agences, les consultants et les entrepreneurs, cela garantit que les heures facturables ne sont jamais oubliées et que les clients reçoivent des factures précises et vérifiables.
Étape 8 : Surveillez et améliorez votre système
Une fois que tout est opérationnel, n'oubliez pas de vérifier les performances de votre système.
Les indicateurs à surveiller sont les suivants :
- Taux d'envoi et respect des délais
- Précision des entrées horaires
- Taux d'approbation achevé
- Commentaires des utilisateurs
Si l'adoption est faible ou si les entrées de temps sont constamment incomplètes, il est peut-être temps d'ajuster votre flux de travail ou d'ajouter des automatisations pour éliminer les frictions.
Les rapports et tableaux de bord de ClickUp vous permettent de visualiser facilement les tendances d'adoption et d'identifier les goulots d'étranglement dans votre processus de suivi du temps.
En mettant en place un processus de gestion des relevés de temps bien défini et en l'associant à un outil flexible tel que ClickUp, vous ne vous contentez pas d'enregistrer les heures travaillées. Vous créez un flux de travail plus intelligent et plus responsable qui aide votre équipe à se concentrer sur son travail plutôt que sur les tâches administratives.
Quand utiliser la gestion des relevés de temps ?
La gestion des relevés de temps est particulièrement utile lorsqu'elle est utilisée dans les bonnes circonstances et situations. Voici quelques scénarios dans lesquels les relevés de temps sont utiles.
Gestion de projet
Les relevés de temps sont particulièrement utiles pour les entreprises qui facturent à l'heure. Étant donné que vous facturez vos clients en fonction du temps passé par vos employés, vous pouvez utiliser les relevés de temps pour un suivi précis du temps.
Si vous vous demandez pourquoi ne pas simplifier les choses et utiliser plutôt un tableur de gestion de projet, c'est une question légitime. Cependant, l'utilisation de tableurs présente de nombreux inconvénients.
Le plus grand inconvénient est que vous êtes obligé de recourir à un suivi manuel du temps. Bien sûr, vous pouvez mettre en place certaines formules, mais elles ne seront jamais aussi efficaces qu'un outil de suivi du temps tel que ClickUp.
ClickUp est un logiciel de gestion de projet qui offre une gamme de fonctionnalités que vous pouvez exploiter pour un suivi efficace du temps. Les fonctionnalités de suivi du temps de projet de ClickUp vous permettent d'effectuer les opérations suivantes :
- Suivez le temps passé sur n'importe quel appareil, y compris votre ordinateur de bureau, votre mobile et votre navigateur web.
- Associez le temps suivi aux tâches sur lesquelles vous travaillez.
- Passez d'une tâche à l'autre grâce au chronomètre global de ClickUp.
- Ajoutez des notes à vos entrées de temps pour fournir des informations contextuelles sur votre travail.
- Marquez le temps comme heures facturables pour définir quelles entrées de temps doivent être incluses dans la facture.
- Filtrez le temps suivi par date, priorité, statut, etc.
- Ajustez manuellement le temps suivi en cas d'erreur.
- Ajoutez des libellés pour mieux classer le temps que vous avez passé.
- Identifiez les goulots d'étranglement en triant vos tâches en fonction du temps passé.
- Consultez le temps total que vous avez consacré à vos tâches.
- Ajoutez des estimations de durée pour chaque tâche
- Obtenez un aperçu du suivi du temps de travail de votre équipe afin de vérifier si vous avez atteint vos objectifs en matière d'estimation de durée.
- Créez et personnalisez des relevés de temps en fonction de vos besoins.
- Tirez parti des modèles de calendrier de projet prédéfinis gratuits pour planifier tous les aspects de vos projets.
Prévision et allocation des ressources
Si vous souhaitez réaliser une prévision des besoins en ressources, quoi de mieux que les données historiques à faire ? Vous pouvez analyser les données des relevés de temps pour identifier les modèles, les tendances et les fluctuations dans l'utilisation du temps des ressources au fil du temps.
Analysez les données de projets similaires passés afin d'identifier les périodes de pointe, les variations saisonnières et les compétences ou l'expertise les plus demandées. Sur cette base, vous pouvez réaliser une prévision des besoins en ressources pour les projets à venir et déterminer les niveaux de dotation en personnel et les compétences requises.
Les données des relevés de temps permettent également d'identifier les tâches qui nécessitent une expertise spécifique et de déterminer si vous disposez des talents nécessaires pour répondre à ces besoins. Vous pouvez ainsi combler les lacunes en matière de compétences en recrutant ou en formant du personnel.
Conseil de pro : prenez une longueur d'avance sur l'allocation des ressources grâce au modèle ClickUp Resource Allocation entièrement personnalisable.
Grâce à ce modèle, vous pouvez :
- Visualisez la disponibilité des ressources en temps réel.
- Optimisez l'utilisation du personnel et du matériel
- Allouez efficacement les ressources aux projets et aux tâches.
Le modèle permet d'améliorer les décisions en matière d'allocation des ressources et d'accélérer la prise de décision. Vous pouvez utiliser différents affichages pour classer les informations par projet, client, etc.
Améliorer la productivité et réaliser des économies
Vous rencontrez des problèmes de productivité dans votre organisation ? Les relevés de temps pourraient bien être la solution.
Les relevés de temps ne servent pas seulement au suivi des heures travaillées, ils permettent également d'optimiser chaque minute du temps de travail de votre équipe afin d'en tirer le meilleur parti. Voici comment :
- Les relevés de temps offrent une visibilité sur le temps de travail des employés et aident à identifier les domaines susceptibles d'être améliorés.
- Les entrées de temps étiquetées vous aident à analyser la part du temps de votre équipe consacrée au travail et aux activités non facturables.
- Vous pouvez identifier les activités qui prennent plus de temps que prévu ou les ressources qui sont sous-utilisées.
Sur la base de ces informations, vous pouvez prendre des étapes pour gagner du temps. Par exemple, si vous remarquez que votre équipe passe beaucoup de temps en réunion, cela peut indiquer que vous devez repenser vos stratégies en matière de réunions. Vérifiez quelles réunions sont vraiment nécessaires et lesquelles pourraient facilement être remplacées par un e-mail.
Conseil de pro : utilisez ClickUp Brain pour résumer en quelques minutes des documents longs, des notes de réunion ou des discussions en ligne. Vous gagnerez du temps et augmenterez votre productivité !
Comment mettre en place un système de gestion des relevés de temps ?
Vous êtes convaincu que votre organisation a besoin de son propre système de gestion des relevés de temps ? Vous êtes sur la bonne voie !
Voici comment mettre en place un outil de gestion des relevés de temps performant et passer à la vitesse supérieure en matière de productivité :
Évaluez les besoins
Quelle est la première chose que vous vérifiez lorsque vous mettez en place un nouveau processus ou système ? Vos besoins ! Il en va de même pour le système de gestion des relevés de temps. La première étape consiste à évaluer vos besoins.
Tenez compte de facteurs tels que :
- Le nombre d'employés, les types de projets, les méthodes de facturation, les exigences de conformité et l'intégration avec d'autres systèmes.
- Dans quelle mesure souhaitez-vous suivre votre temps ? Vous ne voulez pas donner l'impression de microgérer vos employés, mais vous ne voulez pas non plus que les résultats soient trop vagues.
Ainsi, si vous avez uniquement besoin d'informations sur le temps que vous consacrez à des projets spécifiques, envisagez un suivi du temps au niveau du projet. Cependant, pour connaître le temps consacré à chaque livrable ou tâche, envisagez un suivi du temps au niveau de la tâche.
Sélectionnez un système
Maintenant que vous connaissez vos besoins, il est temps de réaliser la sélection du système. Recherchez et évaluez les logiciels de gestion des relevés de temps qui correspondent à votre budget et à vos besoins. Cependant, votre logiciel doit impérativement disposer de certaines fonctionnalités. Il doit notamment permettre de personnaliser les relevés de temps, de générer des rapports, d'être accessible sur mobile et de s'intégrer à d'autres systèmes nécessaires.
Les relevés de temps ClickUp offrent toutes ces fonctionnalités et bien plus encore. Elles vous permettent d'afficher, de suivre et d'examiner les tâches pour lesquelles le suivi du temps a été effectué.
ClickUp propose également des fonctionnalités intéressantes pour les membres individuels de l'équipe. Il vous permet d'épingler vos relevés de temps dans la barre latérale pour y accéder rapidement. Vous pouvez ajouter votre capacité de travail quotidienne et hebdomadaire.
De plus, vous pouvez filtrer le relevé de temps en fonction des étiquettes, de la facturation et du suivi du temps. Vous pouvez même voir le temps suivi par rapport à votre capacité pour un jour spécifique.
Les responsables peuvent utiliser l'onglet « Toutes les feuilles de temps » pour afficher le temps de travail de tous les membres de leur équipe et le filtrer en fonction de la facturation et des étiquettes. Vous pouvez également afficher les relevés de temps de membres spécifiques de l'équipe.
Communiquez avec vos employés
Il est essentiel de tenir les membres de votre équipe informés pour garantir la réussite du nouveau système de gestion des relevés de temps. Le suivi du temps peut rapidement donner l'impression que vous essayez de contrôler vos employés. Par conséquent, communiquez clairement l'objectif de la mise en place des relevés de temps. Il est essentiel de répondre à toutes les questions et préoccupations avant qu'elles ne donnent lieu à des malentendus.
Présentez-leur les nombreux avantages des relevés de temps. Expliquez-leur comment ils peuvent aider au suivi des coûts, à l’estimation des besoins, à l’équilibrage des charges de travail et à l’amélioration du traitement des salaires.
De plus, formez vos employés à utiliser efficacement le système. Définissez des politiques claires en matière d'envoi, de flux de travail d'approbation, de directives de suivi du temps et de conformité avec le droit du travail.
Surveillez et évaluez
Une fois votre système mis en place et opérationnel, surveillez en permanence son utilisation et son efficacité. Vous pouvez suivre des indicateurs tels que les taux d’envoi des relevés de temps, la précision du suivi du temps, le respect des politiques et la satisfaction globale des utilisateurs.
Ces données vous aideront à identifier les domaines à optimiser et à améliorer. Vous pouvez également obtenir les commentaires des employés et examiner l'évolution de vos exigences et besoins afin de rationaliser le système.
Exploiter le pouvoir des relevés de temps pour atteindre la réussite
Du suivi des heures à l'optimisation des flux de travail, les relevés de temps jouent un rôle crucial dans l'amélioration de la productivité et le gain de temps. Les bons modèles de relevés de temps et les bons outils de suivi du temps sont bien plus qu'un simple moyen de suivre le temps : ils aident à estimer les coûts et les besoins en ressources, à réaliser l'automatisation des processus de facturation et à faciliter la gestion de projet.
Les relevés de temps vous permettent de travailler plus intelligemment, et non plus dur, en vous offrant une visibilité sur la répartition du temps, la responsabilité en matière de productivité et des informations utiles pour une amélioration continue.
ClickUp est un outil de gestion de projet doté de fonctionnalités exceptionnelles de suivi du temps qui vous permettent de contrôler entièrement votre temps et vous aident, vous et votre équipe, à devenir plus productifs et efficaces.
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FAQ
Q : Qu'est-ce que le processus de gestion des relevés de temps ?R : Il s'agit d'un système étape par étape qui consiste à réaliser la distribution, la remplissage, l'examen et l'approbation des relevés de temps afin de garantir l'exactitude de la facturation, de la paie et du suivi des performances.
Q : Qu'est-ce qu'un système de relevés de temps ?R : Un système de relevés de temps est une installation numérique ou manuelle utilisée pour suivre, gérer et produire des rapports sur le temps que les employés consacrent à des tâches ou à des projets. Des outils tels que ClickUp automatisent ce processus.
Q : Qu'est-ce que la règle relative au relevé de temps ?R : Les règles relatives au relevé de temps varient selon les organisations, mais elles définissent généralement les heures de travail requises, la manière et le moment où le suivi du temps doit être effectué, ainsi que les échéanciers d'approbation.
Q : En quoi consiste le processus de gestion des relevés de temps ?R : Le processus consiste à enregistrer le temps quotidiennement/hebdomadairement, à le faire vérifier et approuver par le responsable, puis à synchroniser les données avec les systèmes de facturation ou de paie.