Comment optimiser la gestion de projet grâce à l'automatisation ?

Un gestionnaire de projet est presque toujours un homme multitâche, plongé dans des listes de tâches interminables, noyé dans des notes adhésives et des feuilles de calcul. Est-ce aussi votre réalité en tant que gestionnaire de projet ? Aimeriez-vous être plus organisé et plus productif ?

**L'Automatisation peut vous aider !

L'automatisation a déjà connu une grande réussite dans le monde du marketing. A sondage menée par le Small Business & Entrepreneurship Council a révélé que 75 % de leur échantillon de petites entreprises utilisent l'automatisation à des fins de marketing. Et elles en sont plus sages et plus riches.

Chaque année, des milliers de milliards sont investis dans des projets. Pourtant, seul un taux scandaleusement bas de 35 % est atteint sont considérés comme une réussite ! Imaginez les ressources gaspillées et le potentiel non réalisé enfermés dans ces projets ratés. L'automatisation de la gestion de projet peut être la clé pour débloquer la réussite et transformer ces 35 % en un nombre beaucoup plus élevé.

Les solutions d'automatisation des projets peuvent vous aider à mettre en place un système qui génère et envoie des rapports en temps voulu, organise des réunions récurrentes, envoie des rappels et effectue d'autres tâches répétitives pour vous. Les gestionnaires de projet et les membres de l'équipe sont ainsi gratuits et peuvent se consacrer à un travail plus stratégique.

Découvrez comment l'automatisation du flux de travail peut transformer la gestion de projet, en rendant les équipes plus heureuses et plus efficaces.

Comprendre l'automatisation de la gestion de projet

L'automatisation remplace les tâches manuelles par des programmes informatiques capables d'identifier et de répéter des tâches routinières sans intervention humaine. Automatisation de la gestion de projet applique ce concept aux outils de gestion de projet, leur permettant de gérer automatiquement les tâches de routine.

Relations avec le développement agile de logiciels et le processus de développement de logiciels

La gestion de projet du processus de développement logiciel doit garantir une intégration en douceur de la méthodologie agile et une livraison de haute qualité et plus rapide. Le développement agile de logiciels implique essentiellement l'expédition d'un produit par phases sur la base du retour d'information et de l'itération. Cela crée des cycles récurrents d'étapes de développement. Les gestionnaires de projet peuvent facilement identifier ces tâches récurrentes et introduire l'automatisation pour les traiter.

Un processus de développement logiciel agile typique comprend des étapes de gestion de projet telles que l'initiation, le forfait, l'exploration, l'adaptation et la Fermé. À chacune de ces étapes, les gestionnaires de projet doivent identifier les possibilités d'automatisation, comme le suivi des échéanciers, la mise à jour de la progression quotidienne à partir des rapports fournis par l'équipe, le suivi de la résolution des problèmes et la programmation des réunions d'examen.

Les outils d'automatisation peuvent rationaliser les tâches répétitives qui paralysent les équipes agiles. Les outils d'automatisation peuvent rationaliser les tâches répétitives qui paralysent les équipes agiles. Pensez à eux pour gérer des tâches telles que la mise à jour automatique des rapports de progression après une validation de code, l'attribution de tâches sur la base de critères et de dépendances prédéfinis, l'envoi de rappels pour les prochaines réunions rapides quotidiennes et la génération de notes de réunion.

Cela permet de libérer la matière grise de l'équipe pour qu'elle se concentre sur la résolution créative des problèmes qui font réellement avancer le projet.

L'automatisation de la gestion de projet par l'IA Outils d'IA pour la gestion de projet par IA peuvent analyser de grandes quantités de données sur les projets, réduire les interventions manuelles, identifier des modèles, gérer les risques et améliorer la communication. Cela permet d'atténuer les risques et de corriger le cap de manière proactive, d'améliorer la précision, de maintenir les tâches sur la bonne voie, de synchroniser l'équipe et de respecter le budget du projet.

Avec une projection de $$$a 30 % de réduction des coûts pour l'automatisation basée sur l'IA , c'est le moment ou jamais pour les entreprises d'investir dans des outils d'automatisation de la gestion de projet par l'IA.

L'analyse prédictive peut être utilisée pour une prise de décision fondée sur les données et sans biais. Les outils d'IA peuvent être précieux pour aider au suivi de la conformité dans le développement de logiciels. En analysant les données et en identifiant les problèmes potentiels, l'IA aide les équipes de développement à rester informées et à répondre de manière proactive aux préoccupations en matière de conformité.

Avantages et inconvénients des outils d'automatisation de la gestion de projet

Quels sont les avantages de l'automatisation de la gestion de projet ? Les gestionnaires de projet peuvent se retrouver pris dans les détails, perdant de vue les activités qui font réellement bouger les indicateurs. L'automatisation peut aider à réaligner l'attention sur ce qui compte via :

Augmentation de l'efficacité et de la productivité: L'automatisation élimine les tâches répétitives telles que la planification des réunions, la génération de rapports et l'envoi de mises à jour sur le statut. Les gestionnaires de projet et les membres de l'équipe peuvent alors se concentrer sur des activités de plus grande valeur telles que la planification stratégique, la résolution de problèmes et la collaboration
Amélioration de la précision et de la cohérence: L'erreur humaine fait naturellement partie de tout processus manuel. Les systèmes automatisés, en revanche, suivent systématiquement des règles et des flux de travail prédéfinis, ce qui minimise les erreurs et garantit la précision et la fiabilité des données du projet
Visibilité et transparence accrues: Les tableaux de bord en temps réel et les outils de rapports automatisés fournissent une image claire de la progression du projet, de l'affectation des ressources et des risques potentiels. Cette transparence favorise une meilleure communication et une meilleure collaboration au sein des équipes de projet
Réduction des coûts: L'automatisation peut réduire de manière significative les coûts administratifs liés à la gestion de projet. Elle peut également permettre d'achever le projet plus rapidement, ce qui se traduit par une réduction des coûts globaux du projet
Amélioration de la gestion des risques: Les outils de gestion de projet d'IA peuvent analyser les données historiques pour identifier les risques potentiels dès le début du cycle de vie du projet. Les gestionnaires de projet peuvent ainsi prendre des étapes proactives pour atténuer ces risques

L'automatisation de la gestion de projet peut être un véritable gain de temps, mais il peut aussi y avoir quelques inconvénients à prendre en compte.

L'investissement initial: La mise en œuvre de la gestion de projetoutils d'automatisation peut nécessiter un investissement initial important en logiciels et en formation. Cela peut constituer un obstacle pour les petites organisations disposant de budgets limités
**Des projets très complexes ou dynamiques avec des changements fréquents peuvent ne pas être bien adaptés à une automatisation rigide des processus d'entreprise. Ces projets peuvent nécessiter une approche plus flexible qui permet des ajustements en fonction des besoins
Problèmes de sécurité: Comme pour toute technologie, la sécurité est un élément crucial à prendre en compte. Les entreprises doivent s'assurer que leurs outils d'automatisation de la gestion de projet disposent de fonctionnalités de sécurité solides pour protéger les données sensibles du projet
Dépendance excessive à l'égard de l'automatisation: Bien que l'automatisation soit précieuse, elle ne doit pas remplacer entièrement le jugement humain. Les gestionnaires de projet doivent toujours faire preuve d'esprit critique pour prendre des décisions stratégiques, gérer les défis imprévus et motiver leurs équipes

Pourquoi et quand utiliser l'automatisation de la gestion de projet ?

Notre cerveau est fait pour la créativité et la résolution de problèmes complexes, et non pour l'exécution quotidienne de tâches répétitives. L'automatisation permet de libérer de la bande passante mentale pour que les équipes puissent se concentrer sur le véritable travail de projet : réfléchir à des solutions, collaborer sur des idées et relever des défis uniques.

Vous devriez envisager de faire venir à l'étape un assistant de gestion de projet automatisé si vous envisagez de :

Tâches administratives répétitives: Les tâches telles que la planification, les rapports et l'entrée de données consistent en des étapes simples qui peuvent être facilement automatisées. Par exemple, une équipe de marketing utilise un outil d'automatisation pour envoyer des notifications de tâches quotidiennes aux membres de l'équipe afin de leur rappeler les échéances et les tâches assignées
Flux de travail simplifiés : La mise à jour manuelle des statuts des tâches sur un tableau Kanban après chaque étape peut être fastidieuse. L'automatisation garantit un flux de travail fluide en déplaçant automatiquement les tâches entre les étapes en fonction de critères prédéfinis. Supposons, par exemple, qu'une équipe de développement de logiciels utilise un outil d'automatisation de la gestion de projet qui déplace automatiquement une tâche sur son tableau Kanban de "En cours" à "Revue de code" une fois que le code est achevé et que les tests unitaires ont été passés
Standardisation et cohérence: Pour les processus bien définis, l'automatisation permet de s'assurer que tout le monde suit les mêmes étapes, ce qui minimise les erreurs et améliore la qualité. Prenons l'exemple d'une équipe de développement logiciel qui travaille sur une application mobile et qui est prête à commencer les tests unitaires du code. Certains développeurs peuvent écrire des tests plus détaillés que d'autres. L'équipe de développement met en œuvre un outil de gestion de projet automatisé afin d'utiliser des modèles prédéfinis pour les tests unitaires, garantissant ainsi le même niveau de détail
Décision fondée sur les données: L'automatisation permet de recueillir des données en temps réel et de générer des rapports pour identifier les tendances et faire des choix éclairés. Un gestionnaire de projet utilise un outil d'automatisation pour générer des rapports centrés sur les données ou des rapports de progression et des indicateurs clés tels que le budget dépensé et les tâches achevées afin d'identifier les goulots d'étranglement

Toutefois, il est préférable d'éviter l'automatisation dans certains cas.

Processus instables ou en évolution: Si vos flux de travail en matière de gestion de projet sont en constante évolution ou n'ont pas encore été bien définis, leur automatisation peut être une source de frustration. Les outils d'automatisation eux-mêmes peuvent nécessiter des ajustements fréquents, ce qui annule l'avantage du gain de temps
Tâches hautement créatives ou stratégiques : Lorsqu'il s'agit de prendre des décisions stratégiques rapides, de résoudre des problèmes imprévus ou d'appliquer la pensée créative, la créativité et le jugement humains sont irremplaçables
Projets à budget limité : la mise en œuvre d'un outil d'automatisation et l'abonnement à cet outil risquent d'alourdir un budget déjà limité. Si votre budget est limité, il peut être plus pratique de laisser l'IA en dehors de la boucle
Délai court : Paramétrer l'automatisation d'un projet prend du temps. Cela peut l'emporter sur les avantages si le projet doit être achevé dans un échéancier serré

Idées d'automatisation de la gestion de projet Exemples

L'automatisation de la gestion de projet peut être le changement que vous recherchez pour fluidifier les processus, et nous avons quelques idées et des exemples concrets exemples concrets d'automatisation pour montrer comment il peut être utile.

Gestion intelligente des tâches Automatisation de la gestion des tâches implique des actions telles que la transformation automatique des e-mails en tâches, la délégation routinière des tâches, et la mise en place de déclencheurs spécifiques pour identifier les personnes ayant une charge de travail moindre et optimiser la redistribution des tâches.

Etude de cas

Trinetix s'enorgueillit d'une liste impressionnante de clients, dont Coca-Cola, McDonald's et Procter & Gamble. L'entreprise propose des solutions de conception et de développement à cycle complet, mais son entreprise florissante présentait un défi : l'exécution transparente des projets.

Ils ont cherché l'outil de gestion des tâches et de suivi du temps le plus adapté et ont adopté ClickUp .

Voici ce que dit Kateryna Sipakova, Portfolio Manager chez Trinetix ont parlé de leur expérience avec ClickUp :

Toute tâche qui passe de "en progression" à "en révision" déclenche une notification au responsable de la conception qui doit réviser la tâche une fois que le concepteur l'a achevée. Ensuite, la tâche est automatiquement attribuée à l'analyste d'entreprise du projet.

Kateryna Sipakova, Portfolio Manager chez Trinetix

Une fois l'automatisation créée, le nouveau processus a permis d'optimiser le flux de travail de Trinetix, en soulageant les employés d'une surcharge de communication et en réduisant le risque que le travail passe entre les mailles du filet.

Rationaliser les transferts entre les membres de l'équipe Automatisation des processus d'entreprise agit comme une machine bien huilée, facilitant le processus de transfert entre les membres de l'équipe. L'automatisation peut déclencher l'attribution de tâches en fonction de règles prédéfinies. Par exemple, lorsqu'un concepteur termine une maquette, l'automatisation assigne la tâche à un développeur pour le code, ce qui évite au concepteur de devoir se souvenir de l'étape suivante ou de l'assigner manuellement.

Étude de cas

Prenons le cas de Shopmonkey, une plateforme de gestion des ateliers de réparation automobile tout-en-un, basée sur le cloud, qui permet aux propriétaires d'ateliers de rationaliser leurs flux de travail et de mieux comprendre leur entreprise.

Alors que l'entreprise a progressé et a vu plusieurs nouvelles embauches, l'équipe marketing a commencé à rencontrer de graves problèmes de mauvaise communication et de collaboration lors du transfert de responsabilités. Elle a fait appel à ClickUp pour l'aider dans l'automatisation et a pu réduire les erreurs lors des transferts de responsabilités.

L'élimination d'un élément d'erreur humaine et le recours à l'automatisation pour nous informer des prochaines étapes ont permis à notre équipe de ne pas rater d'étapes importantes du projet

Rachel Gilstrap, chef de projet marketing chez Shomonkey

L'utilisation de l'automatisation pour gérer le travail intensif a permis à Mon travail d'éviter les erreurs de communication et les tâches oubliées, ce qui s'est traduit par un processus de gestion de projet plus fluide.

Mises à jour et notifications automatiques

Les logiciels de gestion de projet permettent de ne pas oublier les échéances et les jalons clés. Imaginez que vous soyez prévenu à l'approche d'une échéance ou même lorsque des informations sont ajoutées ou mises à jour dans la feuille de calcul d'un projet, le tout sans avoir à vérifier en permanence.

Les logiciels de gestion de projet ne sont pas réservés aux équipes internes. Vous pouvez également l'utiliser pour créer des rappels à l'intention de vos clients concernant les paiements à venir ou le renouvellement d'un contrat ou d'un acompte.

Amélioration de la prise de décision basée sur les données

Les gestionnaires de projet se tournent de plus en plus vers la les logiciels d'automatisation du flux de travail pour débloquer de nouvelles perspectives.

Les projets génèrent une multitude de données : temps d'achevé des tâches, schémas d'affectation des ressources, journaux de communication, etc. Les outils d'automatisation agissent comme des mineurs de données, en collectant et en stockant automatiquement ces informations. Les tableaux de bord automatisés peuvent fournir des informations en temps réel sur la progression du projet, l'utilisation des ressources et les goulets d'étranglement potentiels. Cela permet aux gestionnaires de projet de prendre des décisions éclairées à la volée, de rectifier le tir si nécessaire et de maximiser l'efficacité du projet.

Étude de cas

Chaya Fischman, de la société de conception de sites web et de services de conception Brand Right Marketing Group reconnaît la réussite de ClickUp dans le cadre de l'expansion de son entreprise.

ClickUp a changé la donne, en nous permettant de surveiller les données et de prendre des décisions éclairées d'une manière que nous n'aurions jamais pu faire auparavant.

Chaya Fischman, société de conception de sites web et de services de conception Brand Right Marketing Group

Cette nouvelle clarté les a aidés à identifier les secteurs rentables, à optimiser le personnel et à adapter continuellement leur installation ClickUp en fonction de la croissance de leur entreprise.

Embarquement et débarquement en douceur

L'accueil et l'intégration des clients sont des phases critiques dans le cycle de vie de tout projet. Terminées, elles peuvent laisser une impression négative durable et nuire aux relations futures. Cependant, l'automatisation de la gestion de projet peut agir comme une main invisible, guidant de manière transparente les deux processus pour améliorer l'expérience des clients et les résultats du projet.

Les formulaires et les questionnaires d'admission peuvent être automatisés, ce qui permet aux clients de soumettre des informations vitales à leur propre rythme. L'automatisation de la collecte des données minimise les erreurs et garantit que tous les détails nécessaires sont saisis dès le départ.

Des séquences d'e-mails pré-conçues peuvent être déclenchées automatiquement lors de l'inscription d'un client. Ces séquences peuvent inclure des messages d'accueil personnalisés, la présentation des membres clés de l'équipe et un aperçu de l'échéancier du projet, le tout sans effort manuel.

Etude de cas CEMEX cEMEX, une grande entreprise de matériaux de construction ayant des besoins en marketing dans le monde entier, décide de créer une équipe centrale pour les projets créatifs. Mais cette décision s'est rapidement heurtée à des difficultés.

Les gens s'envoyaient des e-mails individuellement et il n'y avait pas de système clair pour demander des projets. Oscar, le responsable des opérations de marketing, savait que cela n'allait pas fonctionner. Il avait besoin d'un moyen de rationaliser la manière dont les projets étaient soumis.

ClickUp a permis de normaliser le processus. Désormais, au lieu de faire circuler des e-mails, il y a des formulaires ! Ces formulaires déclenchent la création de nouveaux projets, les affectent automatiquement à la bonne équipe et utilisent un modèle personnalisé pour tout organiser. Fini le chaos dans l'enregistrement des projets !

Recrutement et intégration des membres de l'équipe

Les outils de gestion de projet peuvent changer la donne en matière d'embauche et d'intégration. Vous pouvez automatiser les étapes de recrutement telles que le suivi des candidatures et la planification des entretiens, ainsi que les tâches d'intégration telles que les checklists d'intégration et le partage des documents et du matériel de formation. Vous gagnerez du temps tout en assurant une transition plus douce pour les nouveaux embauchés.

Etude de cas Pigment est une société de logiciels qui aide les entreprises à se projeter dans l'avenir. Leur croissance a été fulgurante : leur équipe a triplé en l'espace de six mois ! C'était formidable, mais cela signifiait aussi que l'intégration de tous ces nouveaux employés devenait un cauchemar.

Ils utilisaient un tas d'outils différents pour communiquer et suivre les tâches, comme des e-mails, des messages Slack et même des listes de tâches. Il était donc difficile pour les nouvelles recrues de se mettre au diapason et pour tout le monde de rester sur la même page.

C'est ce qu'Alexis Valentin, responsable mondial du développement des entreprises chez Pigment, espérait d'un outil de gestion de projet :

_Nous voulions nous assurer que toutes les différentes équipes partageaient une plateforme commune où nous pouvions travailler ensemble et où rien ne passait à travers les mailles du filet. Nous voulions maintenir une grande efficacité dans nos opérations quotidiennes à mesure que nous nous développions dans un environnement mondial et à distance

Alexis Valentin, responsable mondial du développement des entreprises chez Pigment

C'est là que ClickUp est intervenu pour sauver la situation ! Ce logiciel de gestion de projet est devenu le hub central de Pigment. ClickUp les a aidés à rationaliser l'intégration grâce à des fonctionnalités telles que les modèles et les automatisations. Désormais, les nouveaux employés disposent immédiatement de toutes les informations et de tous les outils dont ils ont besoin, et Pigment peut se concentrer sur ce qu'elle fait le mieux : créer des logiciels.

Comme le montrent ces exemples et ces études de cas, il existe de nombreuses possibilités d'automatiser les différentes parties mobiles de la gestion de projet. Vous ne savez pas par où commencer ? Laissez-nous vous aider.

L'automatisation de la gestion de projet : Guide étape par étape

Jongler facilement avec plusieurs projets, communiquer de manière claire et précise, collaborer de manière productive, maintenir l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée et créer un environnement de travail créatif et fructueux ne sont que quelques-uns des nombreux avantages que vous pouvez explorer grâce à l'automatisation de la gestion de projet.

Voici un guide d'utilisation de ClickUp, un outil d'automatisation de la gestion de projet privilégié dans tous les secteurs d'activité et tous les cas d'utilisation, pour débloquer un flux de travail performant pour les managers.

1. Embarquement dans le projet

L'automatisation de la phase d'initiation du projet peut mettre le projet sur la voie de la réussite dès le départ. En tant que gestionnaire de projet, votre première tâche consiste à identifier les tâches qui peuvent être automatisées. Si vous ne savez pas par où commencer lorsqu'il s'agit d'intégrer rapidement et efficacement des projets, il vous suffit d'utiliser l'IA pour l'automatisation.

Sur ClickUp, faites-le en associant ClickUp Brain avec ClickUp Automatisation .

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/07/image-242.png Outils d'IA de ClickUp Brain /$$img/

Créez une automatisation personnalisée à l'aide des outils d'IA de ClickUp Brain. Il suffit de saisir une invite et de personnaliser les paramètres pour automatiser n'importe quelle tâche, campagne d'e-mail, champ personnalisé, étiquette, assignés ou objectifs

Décrivez simplement ce que vous souhaitez automatiser, et les outils d'IA le traduisent en une automatisation puissante.

Voici comment l'IA fonctionne avec l'automatisation sur ClickUp :

Vous pouvez décrire un évènement ou un déclencheur dans ClickUp à l'aide d'une invite en langage naturel via ClickUp Brain. Lorsque les conditions décrites dans le déclencheur sont réunies, ClickUp prend automatiquement une action prédéfinie et automatisée.

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/07/image-243-1400x309.png Automatisations ClickUp /$$img/

Paramétrer des automatisations personnalisées pour une variété de tâches en un clic ou deux

Dans la phase d'onboarding du projet, voici quelques idées d'automatisation :

Welcome all: Lorsqu'un nouveau membre rejoint un projet (Trigger), envoyer automatiquement un e-mail de bienvenue avec les détails du projet et les présentations de l'équipe (Action)
Accès instantané: Lors de l'adhésion à un projet (déclencheur), accorder automatiquement aux nouveaux membres l'accès à la base de connaissances correspondante (action)
Rationaliser les tâches: Lors de la création d'un nouveau projet (déclencheur), générer automatiquement une checklist des tâches essentielles d'intégration (action) et les assigner à des membres spécifiques de l'équipe (action)
**Automatisation des réunions : Lorsqu'un nouveau projet est lancé (déclencheur), une réunion de lancement du projet est automatiquement programmée avec les membres clés de l'équipe et le point de contact du client (action)
Obtenir un retour d'information instantané: Après une période déterminée du projet (déclencheur), envoyez un sondage de retour d'information automatisé aux nouveaux membres de l'équipe (action) afin de recueillir des informations précieuses (action)

2. Le forfait du projet

Le forfait est la base d'un projet réussi. Elle implique la définition des objectifs du projet, la description des tâches, l'affectation des ressources et la création d'un échéancier réaliste. Cependant, le forfait traditionnel peut prendre beaucoup de temps et être source d'erreurs. Voici comment Modèles d'automatisation ClickUp peuvent contribuer aux efforts de planification de votre projet.

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Automatisez votre travail ; choisissez parmi une bibliothèque de modèles d'automatisation pour rationaliser la planification des projets sans partir de zéro

Voici comment utiliser la centaine de modèles d'automatisation de ClickUp pour forfaiter votre projet du début à la fin :

Modèles de tâches automatisées: Créez des modèles pour les tâches récurrentes et ajoutez-les facilement à de nouveaux projets. Par exemple, créez un modèle de tâche "Réunion de lancement du projet" qui ajoute automatiquement des blocs pour les éléments pertinents de l'agenda, les révisions et les attributions de tâches
Attribution automatique en fonction des compétences: Liez les profils des membres de l'équipe à leurs compétences et à leur expertise. L'automatisation peut alors attribuer automatiquement des tâches en fonction de critères prédéfinis. Par exemple, toutes les tâches de conception peuvent être automatiquement assignées aux membres de l'équipe dont les compétences incluent "Conception graphique"
Paramètres de délais intelligents: Automatisation des délais en fonction des dépendances des tâches. Achevez une automatisation pour planifier la date limite de la tâche dépendante en fonction de la date d'achèvement de la première tâche
Automatisation du suivi de la progression: Créez des tableaux de bord automatisés qui permettent de suivre la progression du projet en temps réel. Ces tableaux de bord constituent une source unique de mise à jour de la progression du projet pour l'ensemble de l'équipe, ce qui permet de tenir tout le monde informé et de s'assurer que les projets restent sur la bonne voie
Planificateur de réunions en pilote automatique: Synchronisez le calendrier ClickUp avec tout autre outil de planification tel que Calendly, Apple Calendrier ou Google Agenda. Créez une séquence d'automatisation qui ajoute automatiquement un lien de calendrier aux descriptions de tâches, permettant aux membres de l'équipe de réserver facilement du temps pour des sessions de brainstorming ou pour partager des mises à jour sur le statut du projet

3. Exécution du projet

La phase d'exécution du projet est celle où vos forfaits prennent vie. C'est l'étape où les tâches du projet sont assignées, où les délais sont respectés et où les produits livrables sont produits. Cette phase vise à achever le projet dans les délais, en respectant le budget et les paramètres de qualité fixés.

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/07/image-245-1400x627.png Gestion de projet ClickUp /$$img/

Le chef de projet peut créer une automatisation personnalisée en ajoutant une action pour créer une tâche dans une liste séparée pour les chefs de projet afin de planifier et de lancer le projet accepté

Voici comment le format déclencheur-condition-action de l'automatisation ClickUp peut considérablement rationaliser la phase d'exécution :

1. Progression de la tâche

Déclencheur: La tâche de la liste 'En cours' est marquée 'Achevé'.

Action: Déplacer automatiquement la tâche vers la liste "Achevé" et déclencher une notification à la partie prenante

2. Gestion des dépendances

Trigger: La tâche dépendante est marquée "Achevé"

Action: Assigne automatiquement la tâche suivante dans le flux de travail et fixe une date d'échéance.

3. Rapports de progression automatisés

Déclenchement: Tous les jours à une heure précise

Action: Achevé un rapport résumant les tâches achevées, l'affectation des ressources et les obstacles potentiels. (Ceci peut être réalisé en utilisant Documents ClickUp ou des intégrations avec des outils de rapports)

4. Rappels de tests automatiques

Déclencheur: La tâche assignée aux tests atteint un nombre spécifique de jours avant la date limite

Action: Envoi d'une notification aux testeurs et à l'équipe de développement pour leur rappeler les tests à venir

5. Allocation dynamique des ressources

Déclencheur: La capacité des ressources atteint un seuil prédéfini

Action: Envoi d'une alerte au gestionnaire de projet pour lui suggérer d'ajuster les ressources ou de réaffecter les tâches

4. Suivi et contrôle du projet

La phase de suivi et de contrôle du projet est cruciale pour s'assurer que le projet reste sur la bonne voie. C'est ici que vous suivez activement la progression, identifiez les écarts par rapport au forfait et prenez des mesures correctives si nécessaire. Cette phase se déroule parallèlement à la phase d'exécution et permet d'évaluer en permanence l'état de santé du projet.

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/07/image-28.gif Vue Tableau de type Kanban de ClickUp /$$img/

Glissez-déposez n'importe quelle tâche dans la colonne suivante pour mettre à jour automatiquement son statut avec l'affichage du Tableau ClickUp de type Kanban

Voyons maintenant comment l'automatisation des fonctionnalités de ClickUp, telles que les statuts personnalisés, les tâches récurrentes et les tableaux de bord, vous aide dans cette phase vitale de suivi et de contrôle.

CréerStatuts personnalisés pour représenter les différentes étapes de progression au-delà des simples "À faire", "En cours" et "Terminé" Par exemple, "En attente de révision", "Test", "Nécessite une révision"
Automatiser les mises à jour de statut en fonction de déclencheurs spécifiques. Par exemple, une tâche marquée "Achevé" dans la liste de développement passe automatiquement à "En attente de révision" dans la liste d'assurance qualité
Set upTâches récurrentes dans ClickUp pour les activités de suivi de routine telles que les mises à jour du statut, les évaluations des risques ou les examens du budget. Cela permet d'assurer un suivi cohérent tout au long du projet
Créertableaux de bord personnalisés affichant des indicateurs clés de performance (ICP) pertinents pour votre projet. Exemples : taux d'achèvement des tâches, allocation des ressources et écarts budgétaires
Utilisez les widgets ClickUp dans vos tableaux de bord. Ceux-ci fournissent des mises à jour en temps réel sur la progression, les risques et la communication au sein du projet

En particulier pour les équipes agiles, l'automatisation est préférable car les méthodologies agiles prospèrent sur la flexibilité et l'itération rapide. Les tâches manuelles peuvent devenir des goulots d'étranglement, ralentissant l'ensemble du processus.

Avec La plateforme de gestion de projets logiciels de ClickUp vous pouvez permettre à vos équipes informatiques d'intégrer l'automatisation avec des outils tels que les Tableaux Kanban, les Sprints, les Tableaux Scrum, le Tableau blanc et même les diagrammes de Gantt, le tout en un seul endroit.

5. Projet Fermé

La Fermé du projet peut être aussi difficile que les autres étapes. La phase de Fermé marque la conclusion formelle de votre projet. C'est comme le dernier acte d'une pièce de théâtre, où l'on règle les derniers détails, où l'on tire les leçons de l'expérience et où l'on prépare l'étape suivante.

Grâce à l'automatisation, ClickUp vous aide à clôturer vos projets dans les délais impartis. Voici quelques exemples d'automatisation des étapes de cette phase :

Automatiser la notification des produits livrables : Dès l'achèvement d'une tâche critique désignée comme produit livrable, envoyez une notification à la partie prenante avec un lien de téléchargement ou des notifications d'accès. Il peut s'agir d'invitations provenant d'outils de suivi du temps qui permettent de vérifier le temps passé par les membres de l'équipe
Automatisation de la revue de projet: Lorsque le projet atteint le statut "Achevé", déclenchez une tâche ou une checklist pour la réunion de rétrospective du projet
Automatiser l'archivage du travail du projet: Mettez en place une automatisation pour déplacer la documentation du projet vers un dossier désigné "Projets archivés" lors de la clôture du projet. Cela garantit un stockage organisé et une récupération facile
Automatiser les rappels de factures: Programmer une notification automatique pour rappeler au client les factures en attente, avec des pièces jointes pour chaque produit livrable

Conseil : Vous travaillez dur ? Faites la fête encore plus fort et célébrez les réussites de l'équipe . Automatisez les rappels par e-mail pour la réunion de l'équipe une fois le projet achevé !

L'avenir de l'automatisation de la gestion de projet

L'automatisation de la gestion de projet transforme rapidement notre façon de travailler. En gardant une longueur d'avance, vous donnerez à vos gestionnaires de projet les moyens de s'adapter au rythme de l'avenir. Une étude de Gartner affirme que 80 % des tâches de gestion de projet d'aujourd'hui seront éliminées d'ici 2030, à mesure que l'intelligence artificielle prendra le relais.

Voici quelques tendances à anticiper, d'autant que certaines entreprises sont devenues des early adopters :

Gestion automatisée des stocks

La gestion automatisée des stocks fait référence à l'utilisation de logiciels et de technologies pour rationaliser et automatiser les différentes tâches liées à la gestion des niveaux de stocks. Elle remplace essentiellement les processus manuels par des systèmes numériques, dans un souci de précision, d'efficacité et de réduction des coûts.

Selon un communiqué de presse de Retail Insight Network , le rapport de GlobalData sur la robotique : Des entreprises comme Shandong Heavy Industry Group, NEC et Walmart déposent activement des brevets dans l'espace de la gestion automatisée des stocks, démontrant ainsi l'importance qu'elles accordent à l'innovation. Les détaillants du monde entier adoptent la gestion automatisée des stocks pour plusieurs raisons. Il s'agit notamment du gain de temps, de l'accès aux données en temps réel, de l'amélioration de l'efficacité opérationnelle et de la capacité à gérer efficacement les entrepôts à distance.

L'allocation des ressources en temps réel grâce à l'IA

L'allocation des ressources en temps réel avec l'IA fait référence à l'utilisation de l'intelligence artificielle pour attribuer automatiquement les tâches et les projets aux membres de l'équipe les plus appropriés en fonction de la disponibilité et de l'expertise actuelles.

Par exemple , Workfront d'Adobe Experience Cloud propose des fonctionnalités permettant aux membres de l'équipe de créer des profils mettant en avant leurs compétences et leur expérience. Un tel pool de données précieuses peut être analysé à l'aide de l'IA pour des affectations basées sur l'expertise et la disponibilité, réduisant ainsi le temps passé par les responsables humains à parcourir plusieurs profils pour sélectionner la meilleure personne pour le poste.

Programmation prédictive avec l'apprentissage automatique

La planification prédictive avec apprentissage automatique exploite les algorithmes d'apprentissage automatique pour prévoir la charge de travail et les besoins en ressources futurs, ce qui permet de planifier les projets de manière proactive et d'améliorer la précision de la planification. Cela peut avoir un impact sur de nombreuses industries, y compris les soins de santé, le contrôle du trafic et les restaurants.

Par instance, un sondage réalisé par Restaurant365 a révélé que près de 41 % des restaurants prévoient d'investir dans la prévision et la programmation des ventes par l'IA, 33 % pourraient mettre en œuvre un marketing invité piloté par l'IA, et 31 % souhaitent utiliser l'IA pour l'inventaire et les achats.

D'après L'énergie en mer la société d'intelligence maritime Global Spatial Technology Solutions (GSTS) a été engagée par le Programme de leadership en technologies de base de la supergrappe océanique du Canada pour développer et mettre en œuvre le premier système de gestion prédictive, entièrement collaboratif et dynamique des horaires d'amarrage au monde.

En contribuant aux données en temps réel de notre flotte canadienne, nous visons à faire progresser les efforts visant à tirer parti de l'intelligence artificielle pour assister la décarbonisation dans les Grands Lacs et la Voie maritime du Saint-Laurent en optimisant l'acheminement juste à temps et les HAP des voyages

Julie Gascon, directrice générale, Administration portuaire de Montréal

En restant informé de ces tendances et en explorant les capacités d'automatisation au sein de vos outils de gestion de projet, vous pouvez positionner votre équipe pour une efficacité accrue, de meilleurs résultats de projet et un avantage concurrentiel dans l'avenir du travail.

Risques et stratégies d'atténuation dans l'automatisation de la gestion de projet

L'automatisation offre de nombreux avantages pour la gestion de projet, mais elle n'est pas sans certains risques. Voici une analyse de certains défis courants et des stratégies pour les atténuer :

Dépendance excessive à l'égard de l'automatisation: Une dépendance excessive à l'égard de l'automatisation peut conduire à négliger l'élément humain de la gestion de projet. L'esprit critique, la créativité et la communication avec les parties prenantes sont toujours essentiels à la réussite.

Stratégie d'atténuation: Maintenir un équilibre. Utilisez l'automatisation pour les tâches répétitives, mais donnez aux gestionnaires de projet les moyens de se concentrer sur la prise de décision stratégique, la direction de l'équipe et les relations avec les clients.

Manque de flexibilité: L'automatisation peut devenir rigide si elle n'est pas conçue avec soin. Elle peut ne pas être en mesure de faire face à des changements inattendus ou à des circonstances imprévues

Stratégie d'atténuation : Fonctionnalités de flexibilité intégrées. Concevoir des flux de travail avec des points de décision, permettant une intervention humaine en cas de besoin. Utiliser des outils d'automatisation personnalisables pour s'adapter à l'évolution de la dynamique du projet.

Problèmes de qualité des données: L'efficacité de l'automatisation repose en grande partie sur l'exactitude des données. Une mauvaise qualité des données peut conduire à des résultats d'automatisation erronés et à des informations inexactes sur le projet

Stratégie d'atténuation: Mettre en œuvre des contrôles de qualité des données et des processus de nettoyage. Encouragez les membres de l'équipe à saisir des informations exactes et à jour dans le système.

Déplacement d'emplois: L'automatisation pourrait potentiellement automatiser des tâches actuellement effectuées par des membres de l'équipe, ce qui entraînerait des pertes d'emplois

Stratégie d'atténuation: Concentrez-vous sur la requalification et l'amélioration des compétences. Investissez dans des programmes de formation pour doter les membres de l'équipe des compétences nécessaires pour s'épanouir dans un environnement automatisé. Toute automatisation nécessite un jour ou l'autre une intervention humaine.

Risques pour la sécurité: L'automatisation des flux de travail peut introduire de nouvelles vulnérabilités en matière de sécurité, telles que des accès non autorisés ou des violations de données

Stratégie d'atténuation: Mettre en œuvre des mesures de sécurité robustes. Choisissez des outils d'automatisation dotés de solides fonctionnalités de sécurité et procédez à des audits réguliers de votre système afin d'identifier les vulnérabilités potentielles et d'y remédier.

En reconnaissant ces risques et en mettant en œuvre des stratégies d'atténuation appropriées, vous pouvez assurer une transition en douceur vers un environnement de gestion de projet plus automatisé.

Automatisation de la gestion de projet avec ClickUp

L'automatisation est en train de façonner la façon dont nous gérons les projets aujourd'hui. Cependant, la sélection d'un outil de gestion de projet complet, tel que ClickUp, est essentielle pour profiter de tous les avantages de l'automatisation.

ClickUp, en tant que logiciel de gestion de projet doté de solides capacités d'automatisation, vous permet de rationaliser les flux de travail et d'obtenir des résultats exceptionnels. De l'automatisation des tâches et des mises à jour de statut aux notifications personnalisées et à la génération de rapports, il vous permet de vous concentrer sur votre tâche principale : guider votre équipe vers la réussite.

N'oubliez pas que les logiciels de gestion de projet ne sont qu'une pièce du puzzle. L'élément humain reste irremplaçable. L'automatisation est un outil qui permet à votre équipe de s'épanouir et non de se substituer à son expertise. Associée à une communication solide, à un leadership clair et à un souci d'amélioration continue, l'automatisation peut débloquer le véritable potentiel de vos projets. S'inscrire sur ClickUp aujourd'hui !