Vous jonglez entre des réunions qui s'enchaînent et une liste de tâches à faire qui ne cesse de s'allonger. Le temps vous manque et vous avez besoin de faciliter votre planification.
Vous vous tournez donc vers un logiciel de planification intelligent.
Des études montrent que 40 % des managers consacrent plus de 15 heures par semaine à des réunions. Il est donc essentiel d'optimiser le processus de planification pour garantir l'efficacité des réunions et une utilisation optimale de ce temps.
Il va sans dire que les logiciels de planification de rendez-vous sont essentiels pour les professionnels qui cherchent à rationaliser la gestion de leur calendrier.
Dans cet article, nous allons comparer deux applications de calendrier très populaires: Microsoft Bookings et Calendly. Nous vous présenterons également un autre outil permettant de planifier facilement vos rendez-vous.
Qu'est-ce que Microsoft Bookings ?
Microsoft Bookings est un outil de planification de rendez-vous convivial intégré à l'écosystème Microsoft 365. Il simplifie la prise de rendez-vous et l'organisation de réunions, ce qui permet aux entreprises et aux équipes de gérer plus facilement et efficacement leurs calendriers de projet.
Fonctionnalités de Microsoft Bookings
Si vous utilisez déjà des outils Microsoft Office tels qu'Outlook, Teams et OneDrive, Bookings s'intègre parfaitement à ces applications pour améliorer votre expérience de planification. Examinons les fonctionnalités exceptionnelles offertes par ce calendrier en ligne:
Fonctionnalité n° 1 : rappels et suivis automatiques par e-mail
Microsoft Bookings simplifie la gestion des rendez-vous grâce à des rappels personnalisés par e-mail. Vous pouvez programmer leur envoi entre 15 minutes et deux semaines avant le rendez-vous, ce qui vous permet de communiquer en temps utile avec vos clients.
Une fois configuré, Bookings envoie automatiquement des rappels, aidant ainsi les clients à rester informés de leurs réservations à venir.
Microsoft Bookings propose également des suivis automatisés par e-mail. Vous pouvez concevoir ces e-mails pour demander un retour d'information après un rendez-vous ou effectuer un rappel auprès des clients pour leur rappeler de planifier leur prochaine session.
Fonctionnalité n° 2 : réservations partagées
La fonctionnalité Shared Bookings (Rendez-vous partagés) de Microsoft Bookings permet à plusieurs membres d'une équipe de gérer les rendez-vous au sein d'un système unifié. Cette fonctionnalité est idéale pour les organisations où les rôles en contact avec la clientèle exigent une certaine flexibilité dans la planification.
Les équipes peuvent facilement coordonner leurs disponibilités grâce à des calendriers partagés, garantissant ainsi aux clients un service rapide sans chevauchement des plannings.
Le système prend en charge le suivi de la disponibilité en temps réel, ce qui permet d'éviter les doubles réservations et d'améliorer l'expérience client.
Fonctionnalité n° 3 : paramètre du temps tampon
Certains rendez-vous peuvent nécessiter du temps supplémentaire pour la préparation, le rangement ou les déplacements entre les réunions avec les clients. Pour répondre à ce besoin, Microsoft Bookings propose une fonctionnalité de temps tampon qui vous permet de réserver du temps avant, après ou avant et après les rendez-vous.
Cela garantit une transition fluide entre les réunions et évite les retards inutiles pour les clients. Les délais tampons peuvent être configurés sur la page Détails du service dans Bookings.
Tarifs de Microsoft Bookings
- Microsoft 365 Business Basic : 7,20 $ par utilisateur et par mois
- Microsoft 365 Applications for Business : 9,90 $ par utilisateur et par mois
- Microsoft 365 Business Standard : 15 $ par utilisateur et par mois
- Microsoft 365 Business Premium : 26,40 $ par utilisateur et par mois
Avertissement : veuillez noter que Microsoft Bookings n'est disponible que dans le cadre de la suite Microsoft 365, et non en tant qu'outil autonome. Le prix indiqué correspond donc à celui de la suite. *
Qu'est-ce que Calendly ?
Calendly est un outil de planification populaire, réputé pour ses fonctionnalités flexibles. Il vous permet de décider du nombre de réunions que vous souhaitez planifier chaque jour et de personnaliser les types de réunions que vous proposez.
Que vous soyez freelance ou propriétaire d'une petite entreprise planifiant des consultations, recruteur organisant des entretiens ou chef d'équipe organisant des évènements de groupe, Calendly simplifie le processus.
Cela s'avère particulièrement utile pour coordonner un calendrier partagé entre plusieurs participants.
Le processus de planification des réunions est intuitif. Calendly vous aide à configurer une page de réservation personnalisée, à la synchroniser avec votre calendrier et à détecter automatiquement votre fuseau horaire. Une fois la configuration effectuée, il vous suffit d'ajouter vos créneaux horaires disponibles et vous êtes prêt à partager votre lien par e-mail ou texte.
Les invités peuvent sélectionner le moment qui leur convient le mieux, et Calendly confirme automatiquement la réunion et l'ajoute au calendrier de chacun.
Fonctionnalités de Calendly
Voici quelques-unes des fonctionnalités les plus populaires de Calendly :
Fonctionnalité n° 1 : types d'évènements personnalisables
Calendly vous permet de créer différents types d'évènements en fonction de vos besoins. Le forfait Free prend en charge les réunions individuelles, tandis que les forfaits payants débloquent des fonctionnalités supplémentaires telles que les réunions de groupe, collectives ou à tour de rôle.
Vous pouvez également gérer le nombre de réunions réservées quotidiennement et définir des intervalles entre les sessions afin d'éviter les réunions consécutives.
Fonctionnalité n° 2 : notifications automatisées
Calendly envoie une page de confirmation à vous et à votre invité lorsque vous planifiez une réunion. Il envoie également des rappels automatiques par e-mail ou texte avant la réunion, ce qui permet de réduire le nombre de rendez-vous manqués.
Vous pouvez personnaliser les rappels et envoyer des messages de suivi après la réunion pour une expérience personnalisée.
Fonctionnalité n° 3 : formulaires de routage permettant de gagner du temps
Calendly propose des formulaires de routage personnalisés qui, en fonction des réponses des clients, les dirigent vers le type de réunion ou la personne appropriée, minimisant ainsi le besoin d'intervention manuelle.
Fonctionnalité n° 4 : fonctionnalités de sécurité robustes
Calendly protège vos données grâce à une sécurité de niveau entreprise, notamment un hébergement cloud, des pare-feu et un cryptage. Il est conforme à diverses réglementations en matière de confidentialité, garantissant ainsi la sécurité de vos informations.
Tarifs Calendly
- Free
- Standard : 12 $ par place et par mois
- Teams : 20 $ par place et par mois
- Enterprise : à partir de 15 000 $/an
À lire également : Les 10 meilleures alternatives et concurrents de Calendly
Microsoft Bookings vs Calendly : comparaison des fonctionnalités
Examinons une comparaison détaillée entre Calendly et Microsoft Bookings, en nous concentrant sur les principales fonctionnalités, capacités et tarifs :
| Fonctionnalité/Forfait | Microsoft Bookings | Calendly |
| Types de planification | Rendez-vous en ligne, basés sur les services | Unlimited 1-1 (gratuit), plusieurs types |
| Intégration | Applications Microsoft 365 | Plus de 100 intégrations (Zoom, Stripe, etc.) |
| Gestion des utilisateurs | Jusqu'à 300 utilisateurs | Fonctionnalités de base à avancées |
| Accès mobile | Application mobile | Application mobile et extension du navigateur |
| Fonctionnalités avancées | Sécurité avancée, Teams | Rapports, automatisation (Teams/Entreprise) |
| Disponibilité de la version d'essai | Essai gratuit d'un mois | Forfait de base gratuit, essai pour la formule premium |
Maintenant que nous savons comment les deux se comparent, quel outil choisir pour vos besoins ? Cela dépend de ce qui compte le plus pour vous.
Fonctionnalité n° 1 : facilité d'utilisation
Microsoft Bookings s'intègre parfaitement aux produits Microsoft 365, offrant une expérience fluide aux utilisateurs qui utilisent Outlook pour la gestion de leurs e-mails et de leur Calendrier.
Cependant, l'installation peut sembler confuse et peu intuitive pour ceux qui ne font pas partie de l'écosystème Microsoft. La navigation sur la plateforme peut également s'avérer difficile en raison de sa forte dépendance aux processus spécifiques à Microsoft.
Calendly, en revanche, est connu pour son interface épurée et moderne et son processus d’installation facile à suivre. Sa conception intuitive et ses paramètres personnalisables garantissent une expérience utilisateur fluide, même pour ceux qui ne sont pas profondément ancrés dans un écosystème spécifique.
La connexion de plusieurs calendriers sur différentes plateformes, telles que Google, Microsoft et Apple, confère à Calendly un avantage en termes de flexibilité.
🏆 Gagnant : Calendly se distingue par son interface plus conviviale et son intégration multiplateforme, tandis que Microsoft Bookings convient mieux à ceux qui utilisent déjà Microsoft 365.
Fonctionnalité n° 2 : capacités d'intégration
Microsoft Bookings s'intègre parfaitement à la suite d'outils Microsoft, notamment Teams, Outlook et OneDrive, ce qui est idéal pour les entreprises qui utilisent déjà Microsoft 365.
Cependant, son intégration avec des applications tierces est plus limitée que celle d'autres outils.
Calendly, quant à lui, offre plus de 100 intégrations avec d'autres outils de réunion en ligne, tels que Zoom, Google Agenda et bien d'autres, ce qui en fait un choix polyvalent pour les entreprises qui utilisent des outils autres que Microsoft 365.
🏆 Gagnant : malgré le nombre manifestement plus élevé d'intégrations de Calendly, tout dépend vraiment de vos besoins spécifiques. Si vous avez déjà investi dans Microsoft 365, Bookings offre une expérience simplifiée. Cependant, les intégrations étendues de Calendly peuvent mieux convenir aux entreprises qui utilisent une gamme plus large d'outils.
Fonctionnalité n° 3 : prix abordable
En matière de prix, Microsoft Bookings se distingue clairement par son accessibilité. À partir de seulement 7,20 $ par utilisateur et par mois pour l'écosystème Microsoft 365, il offre une excellente valeur, car vous avez également accès à la suite d'applications telles que Teams, OneDrive, Outlook, Word, Excel et PowerPoint.
Calendly est proposé à partir de 12 $ par place et par mois pour les forfaits standard et 20 $ par place et par mois pour les forfaits équipe. Bien que cela puisse représenter un investissement plus important pour les grandes équipes, cette solution offre une grande flexibilité et une grande facilité d'utilisation.
🏆 Gagnant : Une fois encore, tout dépend de vos besoins spécifiques.
Microsoft Bookings offre une option plus économique pour les entreprises qui utilisent déjà les produits Microsoft. Cependant, Calendly peut être mieux adapté aux petites entreprises ou aux start-ups qui privilégient la facilité d'utilisation plutôt que l'intégration dans un écosystème.
Microsoft Bookings vs Calendly sur Reddit
Nous nous sommes tournés vers Reddit pour connaître l'avis des utilisateurs sur ces deux produits et leurs offres, et les opinions étaient assez tranchées dans les deux camps.
Par exemple, un utilisateur de Reddit a longuement décrit son expérience positive avec Calendly :
Honnêtement, je pense que Calendly est l'un des meilleurs, sinon le meilleur, produits actuellement disponibles sur le marché. Mon organisation a des utilisateurs payants, et même pour 10 à 15 dollars par mois, cela en vaut la peine grâce aux automatisations de flux de travail que vous pouvez ajouter avant et après la réunion (ou non).
Honnêtement, je pense que Calendly est l'un des meilleurs, sinon le meilleur, produits actuellement disponibles sur le marché. Mon organisation a des utilisateurs payants, et même pour 10 à 15 dollars par mois, cela en vaut la peine grâce aux automatisations de flux de travail que vous pouvez ajouter avant et après la réunion (ou non).
Cependant, d'autres utilisateurs de Reddit se sont prononcés en faveur de Microsoft Bookings, un autre utilisateur expliquant à quel point la plateforme les avait aidés :
Nous avons mis en place avec succès Microsoft Bookings pour planifier les entretiens d'embauche, ce qui a permis de rationaliser le processus dans toute notre organisation. Cet outil permet d'aligner sans effort la disponibilité de tous les membres du jury. Nous créons de nouvelles instances pour chaque cycle de recrutement. Le résultat ? Une réduction significative des frais administratifs, une efficacité accrue et une coordination simplifiée de nos calendriers d'entretiens. 👍🏼
Nous avons mis en place avec succès Microsoft Bookings pour planifier les entretiens d'embauche, ce qui a permis de rationaliser le processus dans toute notre organisation. Cet outil permet d'aligner sans effort la disponibilité de tous les membres du jury. Nous créons de nouvelles instances pour chaque cycle de recrutement. Le résultat ? Une réduction significative des frais administratifs, une efficacité accrue et une coordination simplifiée de nos calendriers d'entretiens. 👍🏼
Bien que les deux outils aient leurs défenseurs, tout le monde s'accorde à dire que planifier trop de réunions, quel que soit l'outil utilisé, est toujours une mauvaise chose.
Mais pour les jours où vous ne pouvez absolument pas éviter de planifier une réunion après l'autre, ni Microsoft Bookings ni Calendly ne pourraient convenir à vos besoins. Mais ne vous inquiétez pas, il existe une solution pour cela aussi !
Découvrez ClickUp, la meilleure alternative à Microsoft Bookings et Calendly.
En matière de planification de rendez-vous, Microsoft Bookings et Calendly sont des choix très populaires.
Toutefois, si vous recherchez un outil de planification qui ne se limite pas à la gestion des rendez-vous, ClickUp pourrait être la meilleure option.
ClickUp est un outil de gestion de projet qui peut également être utilisé comme logiciel de planification des tâches. Il permet aux équipes de gérer les tâches, les échéances et les rendez-vous en un seul endroit.
Que ce soit pour gérer les réunions avec vos clients, coordonner votre équipe ou organiser vos tâches personnelles, ClickUp offre une solution complète qui surpasse Microsoft Bookings et Calendly.
Voici quelques avantages supplémentaires qui permettent à ClickUp de se démarquer de la concurrence :
ClickUp n'est pas en reste : affichage du Calendrier
ClickUp Calendar View permet une intégration transparente avec des outils tels que Google Agenda ou Microsoft Outlook. Il est idéal pour ceux qui recherchent une solution polyvalente pour gérer leurs tâches, leurs échéances et leurs rendez-vous en un seul endroit.
ClickUp Calendar View offre toute une gamme de fonctionnalités, notamment :
- Affichages personnalisables : passez d'un affichage quotidien, hebdomadaire, mensuel ou personnalisé à un autre.
- Échéanciers des tâches : gérez et ajustez facilement les phases d'un projet à l'aide des échéanciers des tâches.
- Planification facile : planification par glisser-déposer des tâches directement dans le Calendrier
- Partage public : partagez votre calendrier publiquement pour plus de transparence et une meilleure communication.
- Synchronisation avec des calendriers externes : intégration avec Google Agenda, Outlook et d'autres calendriers
- Rappels d'évènements : définissez des alertes personnalisables pour ne jamais manquer de délais ou de réunions importants.
La fonctionnalité « Vue calendrier » de ClickUp offre une solution tout-en-un aux chefs de projet et aux équipes qui souhaitent intégrer leur flux de travail à leur planning. ClickUp offre ainsi une expérience optimisée qui combine la gestion des tâches et la planification du calendrier d'une manière que ni Microsoft Bookings ni Calendly ne proposent.
ClickUp a un avantage n° 2 : ClickUp Réunions
Avec ClickUp Meetings, vous pouvez intégrer vos réunions directement dans votre flux de travail grâce à une solution flexible et multiplateforme qui s'intègre à divers outils, notamment Google Agenda, Outlook et même Microsoft Teams.
Avec ClickUp Réunions, vous pouvez :
- Prenez des notes de réunion grâce à l'édition de texte enrichi
- Gérez vos agendas à l'aide de checklists pour une meilleure organisation.
- Définissez des réunions récurrentes grâce à l'automatisation de la planification.
- Attribuez des éléments d'action et des tâches aux membres de l'équipe
- Utilisez les commandes slash pour réaliser rapidement la création de tâches.
- Attribuez des commentaires aux membres de l'équipe pour assurer le suivi.
La fonctionnalité de réunion de ClickUp convertit même automatiquement les discussions en tâches. Après une réunion, ClickUp crée des tâches liées, ce qui facilite le suivi de la progression et la gestion des responsabilités sans avoir à changer de plateforme.
ClickUp, avantage n° 3 : gestion du temps
Les outils de gestion du temps de ClickUp vous aident à suivre, gérer et optimiser efficacement votre temps. Vous pouvez définir des estimations de durée, suivre la progression et recevoir des rappels pour les tâches à venir.
Les équipes peuvent tirer parti des prévisions de charge de travail et des alertes personnalisables pour gérer efficacement les échéances et les priorités.
La fonctionnalité de gestion du temps de ClickUp est très intéressante pour les personnes ou les équipes qui cherchent à être plus productives. Contrairement à Microsoft Bookings ou Calendly, ClickUp intègre la gestion du temps directement dans les calendriers de projet et les affectations d'équipe, ce qui vous aide à respecter les délais et à achever les tâches à temps.
💡Conseil de pro : vous voulez gagner encore plus de temps ? Utilisez des modèles de gestion du temps et d'agenda quotidien pour vous aider à démarrer.
Le modèle de calendrier ClickUp
De plus, le modèle de planificateur de calendrier ClickUp est idéal pour tous ceux qui souhaitent planifier facilement leur journée. Il est entièrement personnalisable, que vous souhaitiez planifier des réunions, fixer des délais ou organiser des évènements.
Grâce au modèle, vous pouvez :
- Suivez la progression, visualisez les tâches et configurez facilement votre Calendrier grâce à différents affichages.
- Organisez efficacement vos évènements en définissant des statuts personnalisés pour tenir les parties prenantes informées.
- Suivez les tâches et les détails essentiels grâce aux champs personnalisés pour une productivité maximale.
- Tirez parti d'outils tels que le suivi du temps, les étiquettes et les avertissements de dépendance pour affiner encore davantage le suivi des évènements.
La possibilité de créer un agenda personnalisé est un avantage considérable. Cette fonctionnalité vous permet de créer des flux de travail uniques, spécifiques à vos projets. Contrairement à Microsoft Bookings ou Calendly, ClickUp offre, grâce à ce modèle, un niveau de personnalisation beaucoup plus poussé, ce qui le rend idéal pour les équipes à la recherche de solutions personnalisées.
ClickUp's One Up #4 : Planification avec l'intégration ClickUp + Calendly
Grâce à l'intégration Calendly + ClickUp, vous pouvez mapper les données de Calendly dans les tâches ClickUp, en ajoutant automatiquement des personnes assignées aux réunions. Cette intégration garantit que les tâches sont créées et mises à jour dans ClickUp chaque fois que de nouvelles réunions sont planifiées dans Calendly, ce qui réduit le travail manuel.
En liant les fonctionnalités de planification de Calendly à la puissante gestion des tâches de ClickUp, les entreprises peuvent créer un flux de travail fluide où les réunions, les tâches et les responsabilités de l'équipe sont synchronisées.
Cette intégration est un atout majeur pour les équipes qui recherchent l'efficacité sans avoir à passer d'un outil à l'autre.
Simplifiez vos réunions avec ClickUp
Les applications de planification sont aujourd'hui plus importantes que jamais. Le nombre croissant de réunions qui requièrent notre attention rend indispensables des outils tels que Microsoft Bookings et Calendly.
Chaque plateforme présente des avantages et des inconvénients. Microsoft Bookings est idéal pour les équipes qui utilisent beaucoup Microsoft 365, car il s'intègre parfaitement à Outlook, Teams et d'autres outils Microsoft.
Calendly se distingue par ses nombreuses options d'intégration et sa facilité d'utilisation, ce qui en fait un outil idéal pour les équipes qui utilisent divers outils.
Cependant, si vous recherchez plus qu'un simple logiciel de planification de rendez-vous, ClickUp est à la hauteur du défi. Il combine de puissantes fonctionnalités de gestion de projet, de suivi des tâches et de collaboration en équipe avec des flux de travail automatisés et une gestion des tâches basée sur l'IA.
ClickUp peut être l'application de planification quotidienne idéale qui vous permet de gérer votre calendrier, vos réunions et l'ensemble de votre pipeline de projets sur une seule plateforme.
Commencez dès aujourd'hui avec ClickUp et transformez la façon dont vous gérez vos réunions, vos projets et vos équipes !