Il est frustrant de se rendre compte qu'on aurait pu obtenir un meilleur accord après avoir effectué une validation auprès d'un fournisseur, n'est-ce pas ? Qu'il s'agisse de planification d'évènements ou de gestion de projet, les e-mails et les discussions dispersés rendent la comparaison des devis des fournisseurs chaotique.
C'est pourquoi une demande de devis (RFQ) simplifie les choses. Les RFQ sont des documents officiels envoyés aux fournisseurs pour obtenir des informations sur les prix des biens ou des services. Ils améliorent la communication, permettent de gérer les budgets et offrent une valeur maximale.
Cependant, si vous souhaitez une solution plus efficace et plus simple, utilisez un modèle de demande de devis prêt à l'emploi. Grâce à ses champs de données essentiels pré-conçus, il vous permet de gagner du temps et d'augmenter votre productivité.
Pour vous éviter de longues recherches, nous avons sélectionné les cinq meilleurs modèles de demande de devis dans Excel. De plus, nous vous présenterons d'autres modèles de ClickUp, un expert en gestion de projet.
Qu'est-ce qui fait un bon modèle de demande de devis dans Excel ?
Avant de choisir le meilleur modèle de demande de devis dans Excel, il est important de savoir ce qu'il faut rechercher. Quels que soient les besoins de votre entreprise, voici ce qui rend un modèle efficace :
- Standardisez la saisie des données : choisissez des solutions avec des champs de données qui permettent de standardiser les types de réponses. Optez pour des éléments de validation des données tels que des menus déroulants et des cases à cocher afin de réduire les erreurs et de simplifier la collecte des données.
- Simplifiez les calculs : sélectionnez des outils avec des formules prédéfinies pour automatiser les calculs de coûts ou mettre en évidence les meilleures offres. Privilégiez les règles de mise en forme conditionnelle pour faciliter la prise de décision grâce à des détails faciles à repérer.
- Personnalisation améliorée : utilisez des modèles de demande de devis faciles à modifier pour répondre à tous les besoins de vos projets. En ajustant les catégories ou en ajoutant de nouveaux champs, vous pouvez adapter vos demandes de devis à n'importe quel flux de travail.
- Améliore la communication : optez pour des solutions avec des exigences et des délais clairement définis. Choisissez des modèles avec des espaces dédiés aux notes ou aux instructions spécifiques aux fournisseurs afin de garantir la transparence et la cohérence des informations.
💡 Conseil de pro : privilégiez le design visuel lorsque vous sélectionnez des modèles. Si les appels d'offres sont des outils essentiels pour l'entreprise, un design attrayant les rend plus faciles à remplir et plus interactifs.
Les 5 meilleurs modèles de demande de devis dans Excel
Les modèles de demande de devis sont un excellent moyen de garantir la cohérence, l'efficacité et la précision dans la collecte des devis des fournisseurs. Nous allons ici passer en revue les cinq meilleurs modèles de demande de devis dans Excel qui peuvent vous aider à gérer vos besoins en matière d'approvisionnement de manière simple et professionnelle.
1. Modèle de demande de devis par Vertex42
Le modèle de demande de devis de Vertex42 comprend les informations sur les fournisseurs, les données clients et le nom du service. Il permet aux fournisseurs de mettre à jour la validité des devis afin de garantir des décisions éclairées et opportunes.
Le modèle propose également un tableau dédié aux demandes de service et aux frais correspondants, et permet aux fournisseurs de confirmer la taxe sur les services pour faciliter le traitement des paiements. Il comprend également un guide utile qui facilite la compréhension et le remplissage du formulaire.
Principales fonctionnalités :
- Calculez automatiquement les taxes sur des éléments spécifiques grâce à la logique conditionnelle intégrée.
- Comparez plusieurs devis de fournisseurs à l'aide de deux feuilles de calcul dédiées.
Idéal pour : les entreprises à la recherche de comparaisons détaillées de demandes de devis, taxes comprises.
➡️ En savoir plus : 10 modèles gratuits de demande de service pour simplifier les flux de travail de gestion des services
2. Modèle de demande de devis pour des services de restauration par Template.net
Le modèle de demande de devis pour les services de restauration de Template by Template.net est idéal pour les demandes de devis d'une page. La solution s'ouvre sur un espace réservé aux coordonnées des personnes à contacter et aux dates de devis.
Il comprend également un tableau simple avec les descriptions des services, les quantités, les prix, les unités et les totaux par ligne, et se termine par le calcul des taxes, le total et les conditions générales.
Un autre avantage est que cette solution est disponible aux formats Google Sheets, Docs et Microsoft Word.
Principales fonctionnalités :
- Simplifiez la mise à jour des coûts et éliminez les erreurs humaines grâce à des formules prédéfinies gratuites.
- Assurez un flux d'informations clair avec les coordonnées des fournisseurs et des demandeurs, y compris leurs coordonnées.
Idéal pour : les organisateurs d'évènements ou les entreprises qui ont besoin de services de restauration.
3. Modèle de devis comptable par Template.net
Vous recherchez un devis pour des services financiers ? Le modèle de devis comptable de Template.net offre une solution efficace et structurée. Ce modèle de demande de devis Excel comprend quatre feuilles clés pour permettre une gestion efficace des devis.
La fiche de devis permet de saisir les coordonnées des clients et des fournisseurs tout en calculant les tarifs des services. La fiche de services enregistre les tarifs de chaque service, tandis que les fiches clients et employés enregistrent les coordonnées clés telles que la position, l'e-mail et le numéro de téléphone.
L'une de ses fonctionnalités phares est sa formule de référence, qui vous permet de sélectionner un service et une quantité tout en extrayant automatiquement les informations associées à partir des feuilles liées.
Principales fonctionnalités :
- Optimisez la saisie des données en mettant l'accent sur les listes déroulantes et les références.
- Fournissez des devis précis en tenant compte de la taxe de vente et des réductions dans le prix final.
Idéal pour : les équipes de projet et les entreprises qui souhaitent externaliser leurs services financiers, ainsi que pour les cabinets ou les comptables qui gèrent des devis complexes.
4. Modèle de format de devis par Vyapar
Le modèle de format de devis de Vyapar est destiné à ceux qui souhaitent combiner facturation et devis. Le modèle comprend les sections essentielles d'une demande de devis, des coordonnées de l'entreprise aux prix des éléments, en passant par les valeurs de taxes et les totaux.
Il vous permet également d'ajouter le statut de paiement et le solde du compte en cas de créances impayées. Le modèle comprend un espace réservé aux remarques pour les clauses de livraison spécifiques. Il comporte une section de déclaration pour les clients qui gèrent des services ou des politiques sensibles.
Principales fonctionnalités :
- Intégrez une preuve commerciale et une confirmation formelle grâce à ses espaces réservés pour les signatures.
- Tenez compte des tranches d'imposition régionales et spécifiques aux produits en indiquant un pourcentage sur chaque élément.
Idéal pour : les petites entreprises et les équipes qui ont besoin de devis simples pour leurs nouveaux besoins d'approvisionnement, ainsi que les fournisseurs qui cherchent à standardiser leurs formats de devis et de facturation.
5. Modèle de devis avec calcul des taxes par Microsoft
Vous avez besoin de solutions de devis pour votre gamme diversifiée de services ? Le modèle Microsoft de devis avec calcul des taxes est un modèle de demande de devis polyvalent et visuellement attrayant dans Excel. Il comprend des descriptions détaillées des éléments, des calculs de taxes et des informations d'expédition pour fournir des devis professionnels.
Ce modèle Excel présente également une disposition claire et des formules intégrées pour des totaux et des taxes précis. De plus, il est facile d'ajuster les couleurs, les termes et les formats pour les adapter au thème de votre marque.
Principales fonctionnalités :
- Mettez à jour instantanément les valeurs de la taxe de vente grâce à une cellule de taux d'imposition ajustable.
- Mappez les aspects commerciaux du devis avec les champs de données relatifs aux conditions de paiement, à la responsabilité civile et à la date d'expédition.
Idéal pour : les organisations qui gèrent de multiples exigences en matière de produits et de services, comme les soins de santé et les transports.
➡️ En savoir plus : Vous avez besoin de solutions pour déterminer avec quels fournisseurs travailler ? Découvrez ces dix modèles pratiques de demande d'informations (RFI).
Limites de l'utilisation du modèle Excel de demande de devis
Excel est idéal pour traiter des nombres, mais présente quelques limites en tant que logiciel de gestion des devis. Voici quelques inconvénients à garder à l'esprit avant d'adopter un modèle de demande de devis dans Excel :
- Nécessite des mises à jour manuelles : la mise à jour des données est en grande partie manuelle, ce qui augmente les risques d'erreurs humaines. Elle exige une attention constante pour garantir l'exactitude des formules et des champs de données.
- Collaboration limitée : Excel ne permet pas l'édition simultanée, ce qui entraîne des conflits de versions et des lacunes dans la communication. Les équipes sont alors obligées de recourir aux e-mails ou aux disques partagés, ce qui crée des inefficacités et entrave les mises à jour en temps réel et la prise de décision.
- Offre une évolutivité limitée : il est difficile de gérer un nombre croissant de demandes de devis comportant plusieurs éléments ou fournisseurs. Excel nécessite la création de fichiers distincts pour chaque demande, ce qui complique l'organisation, et n'est pas compatible avec les flux de travail, ce qui nuit à l'efficacité et à l'approbation des devis.
- Manque d'informations et d'automatisation : tous les calculs dans Excel nécessitent une saisie manuelle rigoureuse, l'établissement de règles et la validation des données. Excel ne dispose pas d'outils analytiques ni d'automatisation des tâches qui facilitent l'intégration des fournisseurs et d'autres éléments du projet.
- Intégration limitée : l'outil ne peut pas effectuer de connexions faciles avec des systèmes essentiels tels que les modules CRM, les processus d'approvisionnement ou les modules ERP. Cela crée des silos de données, rend la centralisation plus difficile et complique l'analyse des indicateurs clés.
🔍 Le saviez-vous ? Il existe des solutions logicielles dédiées aux appels d'offres (RFP) qui vous aident à élaborer, classer et envoyer des propositions commerciales à des clients potentiels.
Modèles Excel alternatifs pour les demandes de devis
Compte tenu des limites d'Excel, ce logiciel est loin d'être une solution dédiée aux appels d'offres ou aux demandes de propositions. Vous êtes limité à des cellules de données rigides qui ne sont pas nécessairement adaptées au processus d'approvisionnement. Dans cette optique, il est naturel de rechercher une alternative.
Les appels d'offres jouent un rôle essentiel dans l'exécution des projets et la prestation de services. C'est pourquoi une plateforme de gestion de projet telle que ClickUp offre une solution bien plus performante.
Grâce à l'automatisation, à une gestion robuste des devis, à plus de 30 fonctionnalités puissantes et à plus de 1 000 intégrations, ClickUp simplifie les appels d'offres et vous aide à obtenir efficacement des services de premier ordre.
Vous avez besoin d'être convaincu ? Voici une comparaison des deux outils :
| Fonctionnalité | Excel | ClickUp |
|---|---|---|
| Collaboration | ❌Pas de modification en cours | ✅🏆Collaboration en temps réelPartage fluideFonctionnalité de chat complète |
| Automatisation | ➖Saisie manuelle de base pour les calculs | ✅🏆Calculs instantanés et d’automatisationFonctionnalités de rappel et de notification dédiées |
| Évolutivité | ➖Difficulté à gérer plusieurs appels d'offres | ✅🏆Gérez facilement plusieurs projets et demandes de devis |
| Intégrations | ❌Pas d'intégration directe en dehors de l'écosystème Microsoft | ✅🏆Plus de 1 000 intégrations avec d'autres outilsLogiciels CRM, RH et pour l'équipe commerciale intégrés |
| Contrôle des versions | ➖Suivi manuel des versions | ✅🏆Contrôle automatique des versions et mises à jour |
| Gestion des devis | ❌Aucune fonctionnalité de gestion | ✅🏆Gestion robuste des tâches Génération de contenu alimentée par l'IA Informations analytiques, tableaux de bord et rapports en temps réel |
1. Modèle de demande de devis ClickUp
Le modèle de demande de devis ClickUp est idéal pour gérer les devis de tout service ou produit. Ce modèle de document tient sur une seule page et couvre tout ce dont vous avez besoin dans une demande de devis.
Outre les coordonnées essentielles, il permet d'enregistrer les conditions commerciales et les calculs de devis. Le modèle comprend également une section dédiée aux instructions spéciales. Il est idéal pour les sujets qui nécessitent une attention particulière ou des négociations supplémentaires.
Principales fonctionnalités :
- Créez et déléguez des tâches à partir de n'importe quel texte du document avec les tâches ClickUp.
- Partagez facilement les appels d'offres grâce à diverses options de partage de liens et d'exportation.
Idéal pour : les équipes à la recherche d'une gestion transparente des appels d'offres et d'une intégration des tâches, ainsi que pour tous les besoins en matière d'approvisionnement.
2. Modèle de formulaire de devis ClickUp
Le modèle de formulaire de devis ClickUp améliore la gestion des devis pour les clients et les fournisseurs. Ce modèle de demande de devis alternatif offre neuf vues personnalisées pour vous aider à vous concentrer efficacement sur chaque étape du processus de demande de devis.
Tout commence par un formulaire de saisie simple et dédié permettant de recueillir les dernières exigences en matière de services. Le modèle comprend également une fonctionnalité permettant de résumer les nouvelles demandes et d'évaluer leur faisabilité avant d'impliquer les parties prenantes concernées.
Grâce à sa vue Tableau Kanban, le suivi du statut et de la catégorie de chaque demande de devis est facile. De plus, la fonctionnalité du calendrier permet d'aligner les devis sur le calendrier du projet.
Principales fonctionnalités :
- Gérez et convertissez plusieurs demandes de devis grâce au regroupement par statut.
- Partagez des coûts de service précis grâce à des champs personnalisés tels que l'expérience, le temps et les besoins en personnel.
Idéal pour : les petites entreprises et les équipes à la recherche d'une approche basée sur le statut pour la gestion des appels d'offres.
➡️ En savoir plus : Les 10 meilleurs modèles de formulaire de demande de projet pour les équipes
3. Modèle de formulaire de devis de service ClickUp
Vous cherchez à gérer la productivité de votre équipe et à optimiser vos appels d'offres ? Le modèle de formulaire de devis de service de ClickUp est un excellent choix.
Ce modèle vous aide à créer facilement des devis de services détaillés et professionnels. Il vous fait également gagner du temps grâce à un formulaire prêt à l'emploi qui vous permet de saisir les informations nécessaires sur les services afin de garantir la cohérence de vos appels d'offres et de ne manquer aucun détail important.
Le modèle offre une gestion complète des devis grâce à dix champs personnalisés et cinq vues dédiées. Ces éléments clés permettent également d'approfondir les spécificités du service et les échéanciers potentiels. De plus, il facilite une communication fluide grâce à des commentaires, des réactions et l'attribution de tâches.
Principales fonctionnalités :
- Attribuez des tâches en fonction de la description du projet RFQ et des capacités de l'équipe grâce à la vue Charge de travail intégrée ClickUp.
- Gardez tout le monde et tous les plans d'action RFQ sur la même longueur d'onde grâce à l'outil de messagerie dédié du modèle, ClickUp Chat.
Idéal pour : les équipes orientées vers les services qui traitent un volume important de demandes de devis.
➡️ En savoir plus : 10 modèles gratuits de devis pour entreprises dans Word et Excel
4. Modèle de proposition budgétaire ClickUp
Le modèle de proposition budgétaire ClickUp est conçu pour approuver votre budget à l'aide des derniers devis. Cette alternative à Excel vous permet de prendre en compte tous les coûts RFQ pertinents avant l'approbation.
La feuille principale du modèle de document contient des échéanciers clairs et des détails sur le projet. Elle comporte six sous-pages pour le personnel, la logistique, les matériaux et les calculs liés à l'évènement. Cela vous permet de vous assurer que toutes les meilleures offres sont prises en compte dans votre approvisionnement.
La présentation claire des appels d'offres peut également être adaptée pour externaliser des projets ou des évènements entiers. Chaque tableau mappe les coûts interfonctionnels afin d'aligner les appels d'offres avec les centres de coûts appropriés.
Principales fonctionnalités :
- Structurez et présentez des aperçus complets des appels d'offres avec un résumé récapitulatif mettant l'accent sur les points importants.
- Créez des résumés automatisés et obtenez des informations analytiques pour justifier les coûts grâce à l'assistant IA intégré, ClickUp Brain.
Idéal pour : les équipes de projet qui intègrent les appels d'offres dans des budgets de projet détaillés.
5. Modèle de proposition de subvention ClickUp
Le modèle de proposition de subvention ClickUp aide les entreprises à améliorer la gestion des demandes de devis et les flux de travail grâce à des efforts ciblés de financement de projets.
Il comprend des champs de données clés tels que les tâches de financement, les coûts initiaux et les indicateurs de performance. Le modèle garantit également la responsabilité en mappant les priorités des tâches, les dates d'échéance et les responsabilités. Cette approche structurée facilite le suivi de l'avancement du financement de la recherche.
En regroupant les tâches en fonction de l'étape de proposition, le modèle permet d'effectuer des envois d'appels d'offres exploitables. Il affiche également un calendrier de projet afin d'aligner les propositions d'appel d'offres sur les jalons clés de votre projet. Que vous recherchiez des services ou élaboriez des demandes de financement, ce modèle vous permet de définir des objectifs de subvention précis et bien alignés.
Principales fonctionnalités :
- Améliorez la gestion des propositions grâce à la mise à jour automatisée des tâches et au suivi du temps.
- Différenciez les priorités en matière de financement des subventions grâce à une documentation claire des valeurs facturées, des coûts d'équilibre et des résultats.
Idéal pour : les organisations qui gèrent des flux de travail de demande de devis axés sur des projets financés par des subventions.
6. Modèle de proposition commerciale ClickUp pour l'entreprise
Si vous souhaitez intégrer les appels d'offres à votre planification commerciale, le modèle de proposition commerciale de ClickUp est un choix complet. Le modèle propose des vues Liste prédéfinies qui permettent le suivi de chaque étape du processus d'appel d'offres, de la demande initiale à l'envoi final.
Les champs personnalisés de ce modèle permettent de saisir des informations essentielles telles que les exigences en matière de service, les prévisions budgétaires et les coordonnées des fournisseurs. Il comprend également des modèles d'e-mails prêts à l'emploi pour envoyer des messages professionnels aux fournisseurs potentiels.
Vous avez besoin d'un peu plus d'aide ? ClickUp comprend un guide de démarrage qui vous accompagne tout au long du processus. Ce modèle de demande de devis gratuit est la solution tout-en-un pour gérer les nouveaux revenus de votre entreprise et remporter les meilleurs contrats.
Principales fonctionnalités :
- Visualisez le taux de réalisation de chaque proposition de demande de devis grâce à une vue personnalisée des étapes de la proposition commerciale.
- Contactez les fournisseurs pour les demandes de devis hautement prioritaires à l'aide d'un ensemble de modèles d'e-mails et d'une liste de priorités en temps réel.
Idéal pour : les entreprises qui élaborent des appels d'offres pour s'aligner sur la croissance de leur activité et la génération de revenus.
7. Modèle de proposition de services ClickUp
Le modèle de proposition de service ClickUp est conçu pour fournir des propositions de devis tangibles avec quelque chose d'aussi nuancé qu'un service. Ce modèle structuré et professionnel couvre toutes les informations essentielles, des coordonnées à l'étendue des services.
Il permet également aux entreprises de présenter clairement la description du projet, le contexte de l'entreprise et les objectifs. Ce modèle comprend des éléments clés tels que les livrables, les dépendances et les échéanciers estimés, ce qui est parfait pour une ventilation réaliste des coûts.
Il comprend également des sections pour les négociations tarifaires, les signatures finales et les logos d'entreprise. Le modèle est également facile à personnaliser pour s'adapter aux thèmes de votre marque.
Principales fonctionnalités :
- Modifiez facilement les sections pour les modèles de tarification complexes, y compris la tarification échelonnée ou les offres groupées de services, afin de mieux répondre aux besoins des clients.
- Collaborez avec les membres de votre équipe ou les parties prenantes avant l'envoi final de la demande de devis grâce à des modifications en cours et à diverses permissions d'accès.
Idéal pour : les entreprises à la recherche de propositions de devis avec des modèles de tarification flexibles.
8. Modèle de demande et d'approbation de projet ClickUp
Le modèle de demande et d'approbation de projet ClickUp est une solution qui offre un aperçu instantané du statut de vos appels d'offres et du processus d'appel d'offres.
Cette solution gratuite de gestion des demandes génère de nouvelles tâches avec des détails tels que la description, la priorité, les échéanciers et les ressources. Elle suit l'évolution des stratégies d'approvisionnement grâce à des statuts personnalisés supplémentaires tels que les nouvelles demandes, les révisions et les approbations.
Le modèle permet une modification en cours facile, le retrait de tâches et l'intégration du flux de travail. Il dispose également d'une permission de sécurité pour traiter chaque offre scellée de manière professionnelle.
Principales fonctionnalités :
- Visualisez toutes les négociations et l'évolution des appels d'offres dans un dossier dédié à la feuille de route.
- Achevez vos tâches de demande de devis avant la date limite d'envoi grâce au regroupement des statuts et à la vue Kanban.
Idéal pour : les chefs de projet et les équipes qui préfèrent une solution unique pour gérer les appels d'offres, de l'étape de demande à l'étape d'approbation.
🏆 Bonus : voici un guide complet pour maîtriser les appels d'offres marketing si vous envisagez de faire appel à une agence de marketing externe pour votre prochaine campagne de marque.
Rationalisez les nouvelles exigences en matière d'approvisionnement avec ClickUp
Un modèle de demande de devis est essentiel pour obtenir les meilleurs prix auprès des fournisseurs et améliorer les négociations. Il simplifie le processus de devis, garantit la cohérence et renforce les relations avec les fournisseurs.
Les modèles Excel RFQ que nous avons présentés constituent un excellent point de départ pour ce processus.
Cependant, les limites d'Excel ne conviennent pas à la gestion de devis à grande échelle ou à long terme.
C'est là que ClickUp se distingue. Ses modèles offrent une collaboration en temps réel, l'automatisation des tâches et une intégration transparente avec d'autres outils professionnels. ClickUp conclut également l'affaire grâce à ses informations basées sur l'IA et ses fonctionnalités complètes de gestion d'entreprise.
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