La recherche d'un nouvel emploi peut être fastidieuse, en particulier lorsque vous postulez à plusieurs rôles. Le suivi de chaque candidature que vous avez envoyée peut rapidement devenir épuisant.
Après tout, postuler à un emploi ne se résume pas à envoyer des CV, c'est tout un processus. Vous devez respecter des délais, planifier des entretiens et envoyer des suivis. Chaque étape nécessite une attention particulière.
C'est pourquoi il est essentiel de garder le contrôle sur tout. Vous devez savoir à quelle étape en sont vos candidatures, si vous devez faire un suivi et si vous attendez une réponse. Il est essentiel de disposer d'un système transparent pour gérer tout cela.
Une solution plus pratique (et gratuite !) consiste à utiliser le suivi des candidatures dans Google Sheets. Il s'agit d'un outil simple qui vous permet de changer de carrière sans vous perdre.
Ce guide étape par étape vous montrera exactement comment créer et utiliser cet outil de suivi, vous aidant ainsi à vous concentrer sur ce qui compte vraiment : décrocher l'emploi de vos rêves.
Le concept d'un outil de suivi des candidatures
Un outil de suivi des candidatures est un outil ou un système permettant d'organiser et de suivre la progression de vos candidatures. Il vous permet de garder le contrôle sans avoir à vous demander où vous avez postulé ou quand effectuer un suivi.
Cet outil vous permet d'enregistrer des informations telles que le titre du poste, le nom de l'entreprise et la date à laquelle vous avez postulé, de suivre le statut de votre candidature et de planifier la prochaine étape.
Méthodes traditionnelles et modernes de suivi des candidatures
Traditionnellement, les candidats notaient les détails de leur candidature sur des blocs-notes ou les saisissaient dans des tableurs basiques. Bien que cette méthode fonctionne, elle peut devenir chaotique, surtout lorsque le nombre de candidatures augmente. Il y a également le risque de perdre la trace des postes auxquels vous avez postulé ou d'oublier de faire le suivi en temps voulu.
En revanche, les outils modernes de suivi des candidatures offrent une expérience beaucoup plus fluide. Ils sont conçus pour gérer toutes vos candidatures à partir d'un hub central, et proposent souvent des fonctionnalités supplémentaires qui facilitent le suivi des dates limites et des réponses. Ils peuvent également vous aider à préparer vos entretiens, en particulier les entretiens à distance, en mettant à votre disposition toutes les informations sur l'entreprise.
Si vous travaillez également à la rédaction d'une proposition d'emploi, il peut être utile de garder une trace des différents rôles et de leurs exigences. Votre outil de suivi peut vous aider à adapter chaque proposition au rôle spécifique, en utilisant des notes pour vous rappeler les détails importants.
En restant organisé et en gardant le contrôle sur vos candidatures, vous bénéficierez d'un réel avantage sur le marché du travail. Et grâce à un outil de suivi des candidatures, vous ne vous contentez pas de survivre à la recherche d'emploi, vous la maîtrisez.
Google Sheets comme outil de suivi des candidatures
Utiliser Google Sheets pour suivre vos candidatures est l'un des moyens les plus simples et les plus efficaces de rester organisé tout au long de votre recherche d'emploi. C'est gratuit, personnalisable et accessible depuis n'importe où. De plus, vous pouvez tout configurer exactement comme vous le souhaitez avec Google Sheets.
Voici comment utiliser Google Sheets pour suivre efficacement vos candidatures :
- Créez une nouvelle feuille Google Sheets : ouvrez une nouvelle feuille de calcul dédiée exclusivement au suivi de vos candidatures.
- Configurez les colonnes essentielles : ajoutez des colonnes telles que « Intitulé du poste », « Nom de l'entreprise », « Date de candidature », « Statut », « Prochaines étapes » et « Notes ». N'hésitez pas à personnaliser davantage le tableau en fonction de vos besoins.
- Suivez l'état d'avancement de vos candidatures : utilisez la colonne « Statut » pour indiquer si la candidature est « en cours », « en cours d'examen » ou « rejetée ».
- Ajoutez des dates de suivi : utilisez la colonne « Date de candidature » ou une colonne distincte « Date de suivi » pour savoir quand vous devez recontacter l'employeur.
- Utilisez des codes couleurs pour plus de clarté : attribuez des couleurs à différents statuts (par exemple, vert pour « en cours », rouge pour « refusé ») afin d'identifier rapidement où vous en êtes avec chaque candidature.
- Utilisez des filtres pour organiser vos données : utilisez les filtres de la feuille pour trier ou afficher les candidatures par entreprise, titre de poste ou statut.
- Ajoutez des notes pour chaque candidature : utilisez la section « Notes » pour enregistrer des informations spécifiques, telles que le nom du responsable du recrutement, les points forts de la description du poste ou des informations importantes pour le suivi.
- Mettez-le régulièrement à jour : après chaque envoi ou réponse, mettez immédiatement à jour votre feuille pour refléter les dernières informations.
Comme Google Sheets est basé sur le cloud, vous pouvez le mettre à jour sur votre téléphone ou votre ordinateur à condition d'avoir une connexion Internet.
Bonus : comment suivre vos candidatures dans Excel!
Conseils pratiques pour organiser et mettre à jour votre suivi des candidatures
Maintenant que vous savez comment utiliser Google Sheets pour suivre efficacement vos candidatures, il est temps d'affiner cette compétence.
Voici quelques conseils et astuces qui vous aideront à vous organiser :
- Ajoutez les nouvelles informations immédiatement après avoir postulé à un emploi ou reçu une réponse d'un employeur.
- Utilisez la colonne « date de candidature » pour créer des rappels afin de savoir quand effectuer le suivi de vos candidatures.
- Des repères visuels vous permettent de voir facilement quelles candidatures sont encore actives, lesquelles nécessitent une action et lesquelles sont fermées.
- Si votre feuille devient trop longue, utilisez la fonctionnalité de filtrage de Google Sheets pour vous concentrer sur des statuts ou des entreprises spécifiques.
- Regroupez les candidatures similaires (par exemple celles pour des postes dans le domaine technologique ou celles qui requièrent des compétences particulières) afin de pouvoir les comparer côte à côte.
- Utilisez la fonctionnalité de commentaire pour discuter de certaines entrées sans encombrer la feuille principale si vous travaillez avec quelqu'un d'autre (comme un partenaire de recherche d'emploi).
Avantages et inconvénients de Google Sheets comme outil de suivi des candidatures
Google Sheets est un outil polyvalent pour le suivi de vos candidatures, mais comme la plupart des outils, il présente à la fois des avantages et des inconvénients. Voici un aperçu rapide des avantages et des inconvénients :
Avantages de Google Sheets
Voici quelques-uns des nombreux avantages liés à l'utilisation de Google Sheets pour suivre vos candidatures :
1. Gratuit et accessible
L'un des principaux avantages est que Google Sheets est entièrement gratuit. Que vous effectuiez le suivi de deux candidatures ou vingt, cela ne vous coûtera rien.
Comme mentionné précédemment, vous pouvez accéder à votre suivi d'emploi depuis n'importe quel appareil, à tout moment, avec une connexion Internet. Par exemple, si vous postulez à un emploi sur votre téléphone pendant vos trajets, vous pouvez rapidement mettre à jour votre feuille de calcul pendant vos déplacements.
2. Personnalisable
Vous pouvez adapter Google Sheets à vos besoins spécifiques. Vous souhaitez suivre le nombre d'entretiens que vous avez passés pour chaque emploi ? Il vous suffit d'ajouter une colonne !
Vous pouvez également utiliser des codes couleur, créer des filtres et trier les données en fonction de vos préférences. Par exemple, vous pouvez attribuer le code couleur vert aux emplois pour lesquels vous avez reçu une invitation à un entretien et le code couleur jaune à ceux pour lesquels vous attendez une réponse.
3. Collaboration en temps réel
Si vous travaillez avec un coach de carrière ou si vous demandez conseil à un ami, vous pouvez partager votre feuille Google Sheets avec eux. Ils peuvent l’afficher et la modifier en temps réel, vous faire des suggestions ou vous aider à rester motivé.
Cette fonctionnalité est utile si vous souhaitez changer de carrière et que vous recherchez un mentor pour vous guider.
4. Simple à utiliser
Google Sheets est facile à prendre en main. La plupart des gens connaissent déjà les fonctions de base des tableurs, donc la configuration d'un outil de suivi des candidatures ne nécessite pas beaucoup de connaissances techniques.
De plus, son interface intuitive vous permet d'organiser et d'afficher facilement les informations.
Inconvénients de Google Sheets
Malgré ses avantages, l'utilisation de Google Sheets pour le suivi des candidatures présente certaines limites.
1. Saisie manuelle
Si Google Sheets offre une grande flexibilité, son inconvénient est que tout doit être fait manuellement. Vous devez saisir chaque offre d'emploi, mettre à jour les statuts et suivre les réponses.
Contrairement aux outils dédiés à la recherche d'emploi, il n'envoie pas de rappels automatiques pour vous aider à assurer le suivi ou vous informer des dates limites. Par exemple, si vous gérez plusieurs candidatures et que vous oubliez de mettre à jour votre outil de suivi, vous risquez de perdre de vue des détails importants.
2. Automatisation limitée
Contrairement aux plateformes professionnelles de suivi des candidatures, Google Sheets ne propose pas de fonctionnalités d'automatisation intégrées, telles que la configuration de rappels ou l'extraction de données sur les offres d'emploi à partir de sites web.
Si vous jonglez entre plusieurs candidatures et souhaitez bénéficier d'une aide par automatisation, vous devrez définir des rappels manuels ou utiliser des outils supplémentaires.
3. Nécessite des compétences organisationnelles
Si vous n'êtes pas naturellement organisé, vous pourriez trouver difficile la maintenance d'Google Sheets.
En revanche, oublier de mettre à jour ou de classer correctement les offres d'emploi peut être source de confusion. Par exemple, vous pourriez postuler accidentellement deux fois au même poste si vous ne mettez pas à jour votre suivi.
4. Manque de fonctionnalités avancées
Google Sheets fonctionne bien pour le suivi de base des candidatures, mais il ne convient pas à ceux qui souhaitent obtenir des informations ou des analyses approfondies sur leur processus de recherche d'emploi.
De plus, les fonctionnalités avancées telles que les tableaux de bord visuels, proposées par certaines plateformes de recherche d'emploi, ne sont disponibles que si vous les créez manuellement.
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Mise en œuvre d'autres logiciels d'application pour le suivi des candidatures
Bien que Google Sheets soit un bon outil pour suivre vos candidatures, d'autres outils offrent des fonctionnalités plus avancées.
ClickUp est un logiciel performant de gestion de la productivité et des tâches qui s'intègre parfaitement à diverses opérations de l'entreprise.
Avec plusieurs fonctionnalités personnalisables et plus de 1 000 intégrations ClickUp, ClickUp centralise tout votre travail sur différentes plateformes dans un espace collaboratif.
Découvrons quelques fonctionnalités clés qui font de ClickUp un logiciel idéal pour le suivi des candidatures et la gestion des ressources humaines:
1. ClickUp documents
ClickUp Docs est une plateforme centralisée qui vous permet de stocker, gérer et organiser tous vos documents, y compris vos candidatures. Vous pouvez créer un nouveau fichier directement sur ClickUp ou importer un fichier existant.
Que vous rédigiez une lettre de motivation, effectuez le suivi des commentaires ou stockiez des brouillons de candidatures, cette fonctionnalité vous permet de créer des documents riches et visuellement attrayants.
Depuis que nous avons adopté ClickUp, nos équipes ont progressivement abandonné Google Docs pour la documentation, qui s'est d'ailleurs considérablement améliorée.
Depuis que nous avons adopté ClickUp, nos équipes ont progressivement abandonné Google Docs pour la documentation, qui s'est d'ailleurs considérablement améliorée.
La plateforme dispose également d'une fonctionnalité d'assistant IA appelée ClickUp Brain qui vous aide à tirer parti de l'IA pour préparer vos entretiens. Brain peut relire vos nouvelles candidatures ou lettres de motivation afin de corriger les erreurs d'orthographe, de grammaire et de mise en forme, et garantir la cohérence du ton et du style.
De plus, vous pouvez demander l'avis de vos collègues ou mentors afin d'obtenir un regard neuf. Intégrez leurs suggestions et apportez les modifications nécessaires pour améliorer votre candidature avant de la soumettre.
2. Vues ClickUp
ClickUp propose plus de 15 façons de visualiser les flux de travail, les projets et les tâches. Plusieurs de ces vues ClickUp sont particulièrement utiles pour le suivi des candidatures à un emploi :
- Vue Tableur : profitez d'une expérience similaire à celle d'un tableur avec cette alternative à Google Sheets. La différence est qu'ici, vous pouvez personnaliser les champs et les statuts, ce qui vous permet de réaliser un suivi plus nuancé de votre processus de candidature.
- Vue Liste : triez, filtrez et regroupez rapidement les tâches pour avoir une vision plus claire du statut de chaque candidature.
- Affichage formulaire : accédez facilement aux réponses aux sondages, aux commentaires sur les candidatures ou à d'autres données pour les transformer instantanément en tâches exploitables.
- Vue calendrier : suivez sans effort les calendriers des entretiens, les dates limites et les agendas quotidiens grâce à cette disposition visuelle.
- Vue Charge de travail : équilibrez vos priorités tout en gérant plusieurs tâches ou candidatures.
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3. Automatisations ClickUp
L'une des fonctionnalités phares de ClickUp est sa capacité à automatiser les tâches répétitives. ClickUp Automatisations peut automatiquement créer des tâches, attribuer des rôles, modifier le statut des candidatures ou remplir des commentaires en fonction des déclencheurs que vous avez définis.
Par l’automatisation de ces petites tâches essentielles, vous gagnerez du temps pour vous concentrer sur la préparation de vos entretiens ou la mise au point de votre candidature.
4. Modèles gratuits
ClickUp héberge une riche bibliothèque de modèles personnalisables pour différents documents destinés à divers usages, notamment des modèles de bases de données et des modèles de feuilles de calcul.
La recherche du bon emploi peut sembler insurmontable. Avec d'innombrables options et ressources à explorer, il est facile de ne plus savoir par où commencer et comment s'organiser. C'est là que les modèles ClickUp Job Search entrent en jeu !
Ces modèles conviennent aussi bien aux débutants qu'aux professionnels à la recherche de fonctionnalités avancées.
Par exemple, le modèle de recherche d'emploi ClickUp est conçu pour vous aider à simplifier votre processus de recherche d'emploi en effectuant le suivi des différents éléments essentiels.
Grâce à des statuts personnalisés tels que « Ouvert », « Postulé » et « En attente », ce modèle vous aide à :
- Organisez et surveillez vos candidatures pour un suivi facile.
- Enregistrez les offres d'emploi pour rester informé des opportunités potentielles.
- Effectuez l'évaluation des entreprises et de leurs avantages afin d'évaluer la qualité du lieu de travail.
- Compilez des ressources pour les entretiens, notamment des conseils et des questions fréquentes.
- Créez un échéancier personnalisé pour votre recherche d'emploi afin de gérer efficacement vos tâches.
Basé sur ClickUp Views, ce modèle propose trois affichages personnalisables : vue Liste, vue Calendrier et vue Tableau.
D'autre part, si vous recherchez des fonctionnalités complètes, le modèle personnalisable de recherche d'emploi de ClickUp (pour les débutants) vous permet de réaliser facilement et efficacement le suivi des offres d'emploi.
Vous pouvez enregistrer les offres d'emploi, organiser les tâches de suivi et gérer les discussions avec les recruteurs ou les responsables du recrutement, le tout au même endroit.
Le modèle de recherche d'emploi ClickUp comprend :
- Statuts personnalisés : suivez la progression de chaque candidature grâce à des statuts personnalisés tels que « En cours » ou « Achevé ».
- Champs personnalisés : gérez divers attributs de candidature, ce qui vous permet de visualiser plus facilement votre progression en un coup d'œil.
- Vues personnalisées : que vous souhaitiez classer vos candidatures par ordre de priorité ou conserver une liste d'entreprises, le modèle propose plusieurs vues pour vous aider à rester organisé.
- Outils de gestion de projet : utilisez des étiquettes, des commentaires, des automatisations et même l'IA pour rationaliser le suivi de vos candidatures.
Il simplifie la création de documents liés à la recherche d'emploi, vous faisant ainsi gagner du temps et vous épargnant des efforts. Il vous aide également à assurer la maintenance d'une liste complète d'employeurs potentiels, vous garantissant ainsi de ne manquer aucune opportunité.
De plus, ClickUp peut être utilisé par votre équipe RH comme logiciel de recrutement et de gestion des talents. Avec ClickUp pour les équipes RH, votre équipe RH peut bénéficier des avantages suivants :
Recrutement
- Offres d'emploi et suivi : les RH peuvent facilement créer et gérer des offres d'emploi dans ClickUp. La plateforme permet de suivre les envois de candidatures, de planifier les entretiens et de gérer l'ensemble du processus de recrutement du début à la fin.
- Gestion du pipeline de candidats : les flux de travail personnalisables de ClickUp peuvent être utilisés pour créer un pipeline de candidats, aidant les équipes RH à organiser les candidats, à suivre leur progression tout au long du processus d'entretien et à prendre des décisions d'embauche éclairées.
- Planification des entretiens : l'intégration du Calendrier dans l'outil facilite la planification des entretiens avec les candidats, garantissant que tout le monde est sur la même longueur d'onde et évitant les conflits d'horaires.
Gestion des talents
- Intégration des employés : ClickUp permet de créer un processus d'intégration structuré, garantissant aux nouvelles recrues de disposer de tout ce dont elles ont besoin pour réussir. Des tâches, des checklists et des échéances peuvent être attribuées pour guider le processus d'intégration.
- Gestion des performances : les fonctionnalités de gestion des tâches de la plateforme peuvent être utilisées pour définir des objectifs de performance, suivre la progression et réaliser des évaluations de performance.
- Engagement des employés : en créant des espaces pour recueillir les commentaires des employés, reconnaître leurs réalisations et encourager un sentiment d'appartenance à la communauté, ClickUp peut contribuer à créer un environnement de travail positif et motivant.
À lire également : Nous avons testé les 15 meilleurs logiciels RH pour les équipes RH et les modèles de lettres de motivation Google Docs.
Simplifiez le suivi de vos candidatures avec ClickUp
Toute personne à la recherche d'un emploi devrait utiliser un outil de suivi des candidatures tel que Google Sheets. Il permet de rationaliser le processus de recherche d'emploi en offrant un espace centralisé pour organiser et gérer toutes les candidatures.
Grâce à un outil de suivi, vous pouvez facilement garder une trace des employeurs potentiels, du statut de vos candidatures, des dates d'entretien et des actions de suivi. Cette organisation vous permet de ne manquer aucune échéance ou opportunité importante et de visualiser votre progression en un coup d'œil.
Cependant, Google Sheets présente plusieurs limites. Pour les contourner, vous pouvez utiliser ClickUp afin de simplifier l'ensemble du processus.
Vous pouvez facilement gérer les offres d'emploi et suivre leur progression grâce à des vues personnalisables telles que la vue Tableur et la vue Liste. Les automatisations vous font gagner du temps en prenant en charge les tâches répétitives, tandis que ClickUp Docs permet de centraliser tous vos documents de candidature. De plus, le modèle de recherche d'emploi vous permet de garder le contrôle sur toutes les tâches, des suivis aux discussions avec les recruteurs.
Que vous veniez de commencer votre recherche d'emploi ou que vous cherchiez à améliorer votre processus actuel, ClickUp vous offre les outils nécessaires pour rester organisé et concentré.
Inscrivez-vous dès aujourd'hui sur ClickUp et prenez le contrôle de votre recherche d'emploi !